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• Gabriela

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FICHA DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y ANÁLISIS DE COMPETENCIAS

1.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

CARGO

Coordinadora Administrativa

REPORTA A

Directora de Planificacion Estrategica

DIRECCIÓN O UNIDAD

Dirección de Planificacion Estrategica.

2.

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO:

Ámbito de Acción

3.

Código: ADM-PEASISTENTE

Debe asistir administrativamente de manera eficiente y oportuna a las Unidades pertenecientes a la Dirección de Planificación Estratégica. De igual forma, debe colaborar en la revisión y generación de documentos administrativo, manteniendo adecuado registro. Colaborar en actividades logísticas, como gestión de materiales, espacios físicos, compra de bienes , etc.

REQUISITOS

Nivel de estudio Título o profesión

Técnico de nivel medio o superior, Profesional con experiencia en cargos similares. Secretaria/o Ejecutiva/o, Asistente Ejecutiva/o o formación afín.

Idioma

No requiere

Formación complementaria

• • •

Experiencia Previa Necesaria

Especialización en gestión de Administrativa. Manejo de Office . Manejo de e-mail y de herramientas tecnológicas para uso administrativo. • Atención de público presencial y virtual. • Manejo de Protocolo. • Manejo en técnicas de archivo y correspondencia. Minimo 3 años de experiencia en cargos similares.

Competencias o Habilidades

 

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Proactividad: Se anticipa a posibles dificultades buscando soluciones coordinadas y eficientes. Flexibilidad: Capacidad de adaptación a cambios en la planificación de las autoridades, realizando las respectivas modificaciones en la planificación y organización de tareas. Comunicación efectiva: Permanente retroalimentación informativa con pares y superiores, de manera asertiva y coordinada. Planificación y Organización: Establecer plan de trabajo para cumplir con las tareas encomendadas. Responsabilidad: Obligación de responder dentro de los plazos y niveles de calidad exigidos, con las tareas asignadas. Preocupación por el orden y la calidad: Verifica permanentemente la exactitud de la información y la calidad en el cumplimiento de las tareas asignadas. De igual forma, mantiene registros claros de las actividades efectuadas.

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FUNCIONES ESPECIFICAS DEL CARGO:

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1. Gestión Documental Redactar y transcribir correspondencia, oficios, actas, memorándum, informes, correo electrónico y otros documentos. Elaborar y mantener actualizados registros clasificados de la documentación interna y externa, asociados a normativa, manuales de procedimientos y documentos que requieran seguimientos históricos. Efectuar el control de cumplimiento de documentos a los integrantes del equipo. Entrega de informes de actividades a Unidad de Planificación estratégica.

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2. Gestión de Personal Registro y seguimiento de procesos de contratación de personal, asociado a pagos de honorarios.

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3. Gestión de Compras Centralización de actividades asociadas a la gestión de cotizaciones y solicitudes compras de acuerdo a Plan anual. Vela por la entrega trimestral del listado de materiales que requieran las autoridades. Revisión de documentación relacionada a compras, contratación, pago de proveedores, etc. Lleva control de stock de la Dirección. Prepara documentación a la Unidad de Planificación, para cumplimiento de los procesos de adquisiciones. Revisión de rendiciones de caja chica acorde a la normativa. 4. Asistencia Unidades Realizar y recibir llamadas telefónicas. Otros que la Directora determine como apoyo relevante para las Unidades.

5. Funciones Transversales - Uso de hardware (fotocopiadora, escáner, etc). - Mantener la confidencialidad y privacidad de la información emitida. - Recordar e informar permanentemente los procesos y plazos administrativos a las autoridades.

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6. Gestión de Agenda Visualizar, informar y realizar seguimiento de las actividades de la Directora. Agendar entrevistas de estudiantes, personal de colaboración, académicos y autoridades, preparando informe sobre la situación. Velar por el cumplimiento de la programación institucional.

CONDICIONES

HONORARIOS $ 20 Monto neto, devengado a la tasa del dia los viernes de cada semana, contrato interno entre las partes por 3 meses Todo ejemplar impreso es un documento No Controlado

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