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• Daniel Cisneros Flores

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PLAN DE GESTION DE RIESGOS PROYECTO : AMPLIACION CAPACIDAD DE EMBARQUE DE RESIDUALES CODIGO : HAUG – PGR-00

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PLAN DE GESTION DE RIESGOS PROYECTO: AMPLIACION CAPACIDAD DE EMBAQUE DE RESIDUALES LIMA – PERU 2005

REVISION Nº

DOC. REVISADO

REVISADO POR: JUAN CACHAY. .ING. Ingeniero de Planeamiento FIRMA :

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

FECHA

REVISADO POR: APROBADO POR: JCM Ing. Jorge Cespedes Ing. del Ing. Proyecto del Proyecto FIRMA :

APROBADO POR: AVC Jefe de Ingeniería

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INDICE DEL CONTENIDO

1. OBJETIVO 2. AMBITO DE APLICACION 3. DEFINICIONES RELEVANTES 4. PROCEDIMIENTO 4.1 PLANIFICACION 4.2 OCURRENCIA DE RIESGOS IMPREVISTOS 4.3 CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS RIESGOS 5. REGISTROS

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1. OBJETIVO  Definir las acciones a llevar a cabo para gestionar adecuadamente los riesgos durante la ejecución del proyecto y como se debe estructurar toda la información generada en la citada gestión de riesgos. 2. AMBITO DE APLICACION  Haug S.A.  Dpto. de Ingeniería RELAPA 3. DEFINICIONES RELEVANTES  Riesgo: todo evento que pudiera producirse durante el proyecto o su preparación, que pudiera tener efectos negativos o positivos en el desarrollo de su ejecución.  Matriz de riesgo (Risk Breakdown Structure o RBS): esta matriz cruza los entregables de último nivel de la WBS (Paquetes de Trabajo), con los riesgos ya conocidos y los nuevos que pudieran aparecer durante el proceso de identificación de los riesgos.  Coeficiente de probabilidad de ocurrencia del riesgo: índice de 0 a 1. Si la probabilidad de ocurrencia es nula, el coeficiente es 0, mientras que si es segura es 1. Si el riesgo tiene una posibilidad de ocurrencia del 50 %, el coeficiente será 0,5.  Coeficiente de gravedad del riesgo: índice de 1 a 5, siendo el 5 el más grave y 1 en más leve.  Coeficiente de Riesgos: resulta de multiplicar el coeficiente de grevedad por el de frecuencia.  Ranking de Riesgos (RR): lista de riesgos, donde figuran los mismos ordenados de mayor a menor según el coeficiente calculado.  Tipos de respuestas a los riesgos: 

Eliminar el riesgo: tomar acción para eliminar la posibilidad de que el riesgo ocurra. Esto finalmente se puede traducir en un entregable o una actividad que pueden alterar la línea base del proyecto.



Reducir o mitigar el riesgo: ídem que anterior, pero no se alcanza a eliminar el riesgo, solo se reduce su probabilidad de ocurrencia o su gravedad.

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Planes de contingencia: que sería llevado a cabo si el evento desencadenante del riesgo ocurre. Esto obliga a monitorear las variables que pueden producir el evento. Estos planes de contingencia deben ser incluidos en el Plan del Proyecto.



Aceptar el riesgo: solo se trata de monitorear el riesgo. Se utiliza solo para riesgos inevitables y con difícil solución, o para riesgos que no vale la pena contrarrestar por ser su impacto leve y la probabilidad de ocurrencia baja.

4. PROCEDIMIENTO 4.1 PLANIFICACION La gestión del riesgo se realizará atendiendo a cada Paquete de Trabajo del proyecto. Se aprovecharán los riesgos ya conocidos (riesgos Standard) para crear la RBS contra los paquetes de trabajo. Las fases da cada análisis de riesgo se divide en las siguientes etapas: 1. Identificación de riesgos 2. Evaluación de los riesgos mediante análisis cualitativo. 3. Respuestas a los riesgos detectados Finalmente, hay que establecer las acciones de seguimiento y control de los riesgos y sus respuestas. Este proceso deberá iniciarse después de haber realizado el Plan de Comunicaciones, el de Calidad, el de Seguridad y Medio Ambiente y haber determinado las líneas base de alcance (WBS), tiempo (cronograma y curva PV en hH) y coste (curva de cronograma valorizado en S/. ). Las respuestas a los riesgos se integrarán, si procede, a la línea base del proyecto estableciéndose el método de iteración del Plan del Proyecto. Todo el proceso se realizará en reuniones, cuyos integrantes serán: Por RELAPA:  Jefe de Ingeniería  Ing. del Proyecto.  Responsable de Calidad/Medio Ambiente y Seguridad.

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

Responsable de Obras Mecánicas.



Responsables de Obras Civiles.

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

Responsable de Programación y Control de Costes.



Responsable de Oficina Técnica.



Supervisores asignados al proyecto.

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Por Haug S.A: 

Ingeniero Residente



Jefe de Obras Civiles



Jefe de Obras Mecanicas



Ingeniero de Calidad



Ingeniero de Programación y Control de Costes



Ingeniero de Seguridad/Medio Ambiente

4.1.1. IDENTIFICACION DE RIESGOS La identificación de los riesgos debe realizarse después de haber realizado el Plan de Comunicaciones, el de Calidad, el de Seguridad y Medio Ambiente y haber determinado las líneas base de alcance (WBS), tiempo (cronograma y curva PV en hH) y coste (curva de cronograma valorizado en S/.). Previo a la primera reunión de análisis de riesgos, Haug S.A. realizará una identificación preliminar de los riesgos, que presentará el Ingeniero de Proyectos de RELAPA, en la reunión que se empezará analizando y dicho Riesgos depurándolos o filtrándolos. Los Riesgos que se apliquen se quedarán en la lista, mientras los otros serán borrados. A continuación se procederá a una tormenta de ideas con el fin de detectar cualquier riesgo nuevo que pudiera aplicar a cada uno de los paquetes de trabajo Todo riesgo detectado, pasarán formar parte de la Base de datos de Riesgos Estándar (RDRS) para futuros análisis. El entregable de esta fase es una Lista Definitiva de Riesgos (LDR) finalizada y consensuada entre Haug S.A y RELAPA.. 4.1.2. EVALUACIÓN DE CADA RIESGO (análisis cualitativo) Se trata básicamente en un análisis cualitativo de los riesgos incluidos en la LRF. Consiste en analizar cada riesgo en los siguientes términos:

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Impacto o gravedad del mismo. Es decir, los efectos que pudiera producirse sobre el avance y/o calidad, en caso de producirse el evento.



Probabilidad de ocurrencia del evento desencadenante del riesgo.

Según su gravedad, cada riesgo debe ser catalogado como de muy grave a muy leve. El nivel del riesgo será catalogado por una puntuación de 5 (muy grave) a 1 (muy leve) siendo el nivel medio de 3 puntos. La probabilidad de ocurrencia tiene una puntuación de 0 a 1, siendo el índice 1 una probabilidad segura de ocurrencia y el 0 imposible de que ocurra. El nivel 0,5, será el índice medio de ocurrencia (50% de ocurrencia). Una vez evaluados los riesgos, por impacto y frecuencia se procederá a calcular el coeficiente de riesgo que resulta de multiplicar impacto por frecuencia. En función del coeficiente obtenido se procederá a realizar un ranking de riesgos (RR), de mayor a menor. 4.1.3. RESPUESTA A LOS RIESGOS La respuesta a cada riesgo será tratada individualmente y especificada en detalle, especialmente de aquellos que estén los primeros del RR. Estas respuestas se centrarán en las siguientes categorías:  Eliminar o mitigar los riesgos de mayor coeficiente.  Establecer planes de contingencia para los riesgos medios.  Aceptar los riesgos de coeficiente bajo. Incrementar la supervisión de los factores desencadenantes de estos riesgos por si se producen.  Eventualmente, si no se encuentra solución a un riesgo de alto coeficiente, se debe aceptar, pero aquí, la supervisión debe ser muy rigorosa y así debe quedar reflejado en el plan. El entregable de esta fase es una Lista con los Riesgos, sus Respuestas y el Responsable (L3R). Las funciones de este responsable son las siguientes:

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 Implementar las acciones para eliminar o mitigar el riesgo.  Hacer seguimiento del riesgo y encargarse de elaborar y aplicar el plan de contingencia en función de que el riesgo se produzca.  Hacer seguimiento al riesgo y reportar cualquier cambio que implique un cambio en el coeficiente del riesgo, tanto porque ha aumentado o disminuido su gravedad como su probabilidad.  Reportar la ocurrencia del riesgo o su eliminación total (ya ha pasado la posibilidad de que pueda ocurrir). Generalmente deberá haber un responsable de cada riesgo en Haug S.A. y otro en RDI. 4.2 OCURRENCIA DE RIESGOS IMPREVISTOS En caso de ocurrencia de riesgos graves imprevistos, se deberá reunir un comité de riesgos cuyos integrantes son los siguientes: Por RELAPA:  Jefe de Ingeniería (opcional)  Ing. del Proyecto.  Responsable de Calidad/Medio Ambiente y Seguridad. 

Responsable de Obras Mecánicas.

 Responsables de Obras Civiles  Responsable de Programación. Por Haug S.A:  Ingeniero Residente  Ingeniero de Seguridad  Ingeniero de Programación  Ingeniero de Calidad  Jefe de Obro Mecánica.  Jefe de Obra Civil.  Quién considere el Ing. Residente necesario para asistir, previa aprobación del Ing. del Proyecto.

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Este comité deberá evaluar y elaborar una respuesta al riesgo ocurrido. Finalmente designará un responsable del riesgo. El riesgo deberá ser incluido en la RBS, en el RR después de ser evaluado y en la L3R después de haberle asignado un responsable y determinado el tipo de respuesta. 4.3 CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS RIESGOS: COEFICIENTES Y RESPUESTAS Cualquier respuesta que genere un cambio en la línea base del proyecto, deberá ser reportada mediante el formato Hoja de Solicitud de Cambio a RELAPA. Una vez aprobado el cambio se procederá a cambiar la línea base del proyecto con todo lo que ello implica. El responsable o dueño del riesgo, por parte de Haug S.A debe reportar cual es el estado de cada riesgo con su respuesta, en cada reunión semanal. Cualquier cambio de valoración del riesgo deberá reportada de inmediato al dueño del riesgo de RELAPA, quién revisará este cambio y si lo aprueba, Haug S.A. cambiará el coeficiente del riesgo. Este nuevo coeficiente será reportado a la reunión semanal, para ser evaluado de nuevo quedando refrendado o modificado. A partir de ahí, se modificará el RR y la respuesta, si procede. 5. REGISTROS El resultado de la gestión del riesgo debe quedar plasmado en los siguientes documentos: 

Ranking de Riesgos detectados, indicando su grado de probabilidad e impacto (RR).



L3R: Lista de Riesgos, Respuestas y Responsable.



Los entregables anteriores pueden quedar unificados en una sola matriz de Riesgos

rankeada de mayor a menor. Esta matriz deberá tener los siguientes campos: 

.

De derecha a Izquierda, las siguientes columnas:: 

El coeficiente de cada riesgo.



Los riesgos, en orden decreciente según si CR.



El tipo de riesgo, si afecta la calidad, plazo o costo.



Consecuencias de cada riesgo si se produjera



El grado de severidad o impacto en el proyecto



La probabilidad de ocurrencia.

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

El coeficiente de riesgo.



Respuesta al riesgo



Responsable por Haug



Responsable por RELAPA.



Estado del riesgo: o

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A: Se ha producido el Riesgo y se ha ejecutado el plan de contingencia.

o

B: Se ha producido el Riesgo sorpresivamente y se ha ejecutado el plan de emergencia.

o

C: El riesgo a pasado o se ha tomado la acción para eliminarlo. Ha dejado de existir.

o

D: Se ha tomado la acción para mitigarlo.

o

E: espera de ejecutar la acción.

o

F: en observación, por si se produjera el riesgoy hubiera que ejecutar Plan de Contingencia.

o



Planes de contingencia.



Planes de Emergencia.

Fecha de acción para eliminar o mitigar el Riesgo.

Estos entregables deben figurar en el Plan del Proyecto con todo detalle. Al final del proyecto se evaluará la eficacia y el grado de cumplimiento del Plan de Riesgos. De esta evaluación se documentarán las lecciones aprendidas, que quedarán como base para mejora de futuros proyectos.

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