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• oscar ernesto

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Página: 1 de 20 Código: 1GD-GU-0003 Fecha: 04/07/2018 Versión: 0

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL PRODUCCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

POLICÍA NACIONAL

Objetivo: aplicar adecuadamente los lineamientos que permitan a los productores documentales de las unidades policiales, cumplir con el Programa de Gestión Documental en relación a la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos producidos en la Institución. Alcance: este documento va orientado a todos los productores documentales de las unidades policiales, quienes serán los responsables de la aplicación y observancia constante de lo dispuesto en la presente Guía; así mismo, ejecutarán las pautas generales correspondientes a la producción, gestión, trámite, conservación y disposición final de las comunicaciones oficiales. Contenido de la Guía La Policía Nacional, consecuente con los objetivos propuestos que permiten el fortalecimiento continuo del Proceso de Gestión Documental establece un procedimiento que permite el registro, vinculación a un trámite, distribución, disponibilidad, recuperación y acceso a la consulta de los documentos, desde su producción hasta la resolución de los asuntos, promoviendo una cultura eficiente fundamentada en los principios archivísticos y en el marco legal establecido para las entidades del Estado. Por lo anterior y con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa a través de una correcta elaboración de las comunicaciones oficiales en la Institución, la presente Guía desarrolla la siguiente temática: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 14.1. 14.2. 14.3. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23.

Condiciones técnicas y uso del papel Márgenes Encabezado o membrete Pie de página Logosímbolos Estilo Fuente Número de la comunicación y siglas de quien aprueba y origina Lugar de origen y fecha de elaboración Datos del destinatario Asunto Cuerpo o texto Datos del remitente Líneas especiales Visto bueno Anexos Copia Bloque informativo Recibido en las comunicaciones Uso de la negrilla Uso de tintas en los documentos institucionales Características de redacción y presentación Utilización de las comunicaciones oficiales Uso racional del papel en la producción documental Asignación de numeración consecutiva Clasificación de la información

1. CONDICIONES TÉCNICAS Y USO DEL PAPEL Las comunicaciones oficiales en la Policía Nacional se producirán en papel en formato carta (dimensiones 21.59 cm x 27.94 cm), con gramaje entre 75 y 90 g/m 2, libre de ácido y exento de lignina, cuyo valor de pH esté en el rango de 7.0 a 8.5, con el fin de asegurar su permanencia y durabilidad.

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POLICÍA NACIONAL

Es pertinente indicar que, las comunicaciones oficiales que sobrepasen su información a más de una página, el documento debe imprimirse por ambas caras de la hoja, atendiendo a los lineamientos de política de Cero Papel, encaminados a la reducción sistemática en su uso, a la protección del medio ambiente a través del cumplimento de la legislación vigente y al mejoramiento continuo del desempeño ambiental de la Institución. 2. MÁRGENES Las márgenes a utilizar para la elaboración de los documentos quedarán de la siguiente manera: Superior: Lateral Izquierdo:

2 cm 3 cm

Inferior: Lateral derecho:

2 cm 2 cm

PUNTO DE CONTROL: Qué: al imprimir documentos, las márgenes laterales (izquierda - derecha) de forma simétrica a tres (3) cm cuando el documento tenga información por ambas caras del papel. Quién: funcionarios Policía Nacional. Cuándo: cada vez que el documento tenga información por ambas caras del papel.

Para el encabezado, la margen será desde el borde superior de la hoja de dos (2) cm, que corresponden al espacio definido por el procesador de texto o computador. A partir de este espacio, se incluye el membrete. Para el pie de página, la margen será desde el borde inferior de la hoja de dos (2) cm, que corresponden al espacio definido en el procesador de texto o computador. En este espacio se incluye el pie de página. 3. ENCABEZADO O MEMBRETE Es la inscripción que se emplea en la parte superior de las comunicaciones oficiales donde se incluye el escudo de la Policía Nacional, el cual quedará alineado al margen izquierdo (dimensiones 2 cm x 2 cm), conforme a los parámetros de estilo, forma y distribución establecidos en el Reglamento de Identidad, Imagen y Comunicación de la Policía Nacional; estandarizados y controlados en la herramienta gerencial Suite Visión Empresarial. De igual forma, consta de tres renglones escritos en Arial 10 a dos centímetros por debajo del borde superior y alineado a la margen izquierda, así:

En la primera Segunda línea Tercera línea

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL (con negrilla) POLICÍA NACIONAL (sin negrilla) NOMBRE DE LA UNIDAD (sin negrilla)

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICÍA NACIONAL NOMBRE DE LA UNIDAD

POLICÍA NACIONAL

ESPACIO DESTINADO PARA LOS LOGOSÍMBOLOS

PUNTO DE CONTROL: Qué: Emplear una cuarta línea en el encabezado o membrete de la unidad. Quién: funcionarios Policía Nacional. Cuándo: el nombre de la unidad policial o dependencia desconcentrada sea muy extenso.

Ejemplos: 1.

INSPECCIÓN GENERAL

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICÍA NACIONAL INSPECCIÓN GENERAL INSPECCIÓN DELEGADA REGIÓN 4

2.

ESPACIO DESTINADO PARA LOS LOGOSÍMBOLOS

DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN CRIMINAL E INTERPOL

ESPACIO DESTINADO MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL PARA LOS LOGOSÍMBOLOS POLICÍA NACIONAL DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN CRIMINAL E INTERPOL SECCIONAL DE INVESTIGACIÓN CRIMINAL DEARA

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3.

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DIRECCIÓN DE ANTISECUESTRO Y ANTIEXTORSIÓN

ESPACIO DESTINADO MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL PARA LOS LOGOSÍMBOLOS POLICÍA NACIONAL DIRECCIÓN DE ANTISECUESTRO Y ANTIEXTORSIÓN GAULA ANTIOQUÍA

4.

DIRECCIÓN DE BIENESTAR SOCIAL

ESPACIO DESTINADO MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL PARA LOS LOGOSÍMBOLOS POLICÍA NACIONAL DIRECCIÓN DE BIENESTAR SOCIAL CENTRO SOCIAL DE AGENTES Y PATRULLEROS

5.

DIRECCIÓN DE INTELIGENCIA POLICIAL

ESPACIO DESTINADO MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL PARA LOS LOGOSÍMBOLOS POLICÍA NACIONAL DIRECCIÓN DE INTELIGENCIA POLICIAL SECCIONAL DE INTELIGENCIA POLICIAL DECAL

6.

DIRECCIÓN DE INCORPORACIÓN

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICÍA NACIONAL DIRECCIÓN DE INCORPORACIÓN REGIONAL DE INCORPORACIÓN No. 2

ESPACIO DESTINADO PARA LOS LOGOSÍMBOLOS

ESPACIO DESTINADO PARA LOS LOGOSÍMBOLOS

POLICÍA NACIONAL

Página: 5 de 20 Código: 1GD-GU-0003 Fecha: 04/07/2018 Versión: 0 7.

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DIRECCIÓN DE ANTINARCÓTICOS

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICÍA NACIONAL DIRECCIÓN DE ANTINARCOTICOS COMPAÑÍA ANTINARCÓTICOS REGIONAL No. 1

8.

ESPACIO DESTINADO PARA LOS LOGOSÍMBOLOS

DIRECCIÓN DE CARABINEROS Y SEGURIDAD RURAL

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICÍA NACIONAL DIRECCIÓN DE CARABINEROS Y SEGURIDAD RURAL REGIONAL DE CARABINEROS Y SEGURIDAD RURAL No. 8

9.

DIRECCIÓN DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE

ESPACIO DESTINADO MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL PARA LOS LOGOSÍMBOLOS POLICÍA NACIONAL DIRECCIÓN DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE SECCIONAL DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE BOYACÁ

10.

DIRECCIÓN DE SANIDAD

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICÍA NACIONAL DIRECCIÓN DE SANIDAD SECCIONAL DE SANIDAD HUILA

11.

ESPACIO DESTINADO PARA LOS LOGOSÍMBOLOS

DIRECCIÓN DE PROTECCIÓN Y SERVICIOS ESPECIALES

POLICÍA NACIONAL

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POLICÍA NACIONAL

ESPACIO DESTINADO MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL PARA LOS LOGOSÍMBOLOS POLICÍA NACIONAL DIRECCIÓN DE PROTECCIÓN Y SERVICIOS ESPECIALES SECCIONAL DE PROTECCIÓN Y SERVICIOS ESPECIALES META

12.

SECRETARÍA GENERAL

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICÍA NACIONAL SECRETARÍA GENERAL COORDINACIÓN REGIÓN 5

13.

ESPACIO DESTINADO PARA LOS LOGOSÍMBOLOS

SECRETARÍA GENERAL

ESPACIO DESTINADO MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL PARA LOS LOGOSÍMBOLOS POLICÍA NACIONAL ESCUELA DE SUBOFICIALES Y NIVEL EJECUTIVO GONZALO JIMÉNEZ DE QUESADA

4. PIE DE PÁGINA Dentro del espacio definido para el pie de página (2 cm desde el borde inferior de la hoja), se colocará la información del código del documento, número de página y su fecha de aprobación. Adicionalmente y fuera de las márgenes del pie de página, se incluye alineado a la margen izquierda, los datos de la dirección, teléfono, correo electrónico de la unidad y página web institucional.

PUNTO DE CONTROL: Qué: Emplear una cuarta línea en el encabezado o membrete de la unidad. Quién: funcionarios Policía Nacional. Cuándo: el nombre de la unidad policial o dependencia desconcentrada sea muy extenso.

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PUNTO DE CONTROL: Que: El tamaño de la fuente debe corresponder al establecido en el Reglamento de Identidad, Imagen y Comunicación (Arial 8.5 pts, normal, altas y bajas; última línea Arial 9 pts., negrilla, bajas). Cuando se trate de una comunicación de más de una hoja, el membrete quedará en la primera página y el pie de página con los logosímbolos en la última hoja pegada al pie de página. Quién: funcionarios Policía Nacional. Cuándo: cada vez que se genere una comunicación oficial.

5. LOGOSÍMBOLOS Éstos se colocarán fuera de las márgenes del pie de página, a un centímetro del borde derecho de la hoja. Se podrán utilizar un máximo de cinco logosímbolos, de acuerdo a los parámetros establecidos para el uso y empleo de logosímbolos de certificaciones y reconocimientos otorgados a la Policía Nacional. Estas disposiciones se aplicarán según corresponda para cada unidad policial, de acuerdo al lineamiento y/o acto administrativo que la modifique, adicione o sustituya.

6. ESTILO Para efectos de la distribución del contenido de las comunicaciones oficiales se deberá utilizar el estilo bloque extremo (todas las líneas a margen izquierdo). 7. FUENTE El contenido de la comunicación oficial se deberá escribir en letra Arial con tamaño de 10 a 12 puntos, por ser una fuente clara, homogénea y agradable a la vista del lector, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura, impresión, digitalización y/o microfilmación. (El tamaño de la letra dependerá de la extensión de la comunicación oficial o cantidad de texto que contenga el documento). 8. NÚMERO DE LA COMUNICACIÓN Y SIGLAS DE QUIEN APRUEBA Y ORIGINA Se debe escribir con negrilla a una o dos interlineas libres después del membrete, conservando las estructuras de la numeración automática que genera el aplicativo Gestor de Contenidos Policiales “GECOP” (sin la sigla de la unidad que genera el aplicativo); con el propósito de facilitar la asociación de los datos de información en la producción documental de trámite o respuesta a radicados en el mismo sistema, así:

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PUNTO DE CONTROL: Que: tener en cuenta que la “SIGLA1” corresponde a la unidad, área, comando, regional de quien depende estructuralmente la oficina que produce el documento y la “SIGLA2” corresponde a la oficina que origina, produce o elabora el documento. Estas siglas se deben escribir de acuerdo a lo dispuesto en la estructura orgánica funcional definida para cada unidad; para el caso de “TRD”, corresponde a la codificación asignada, según la serie o subserie documental que se esté produciendo Quién: Productor Documental. Cuándo: cada vez que se genere una comunicación oficial. Ejemplos: Cuando la comunicación oficial la produce el Área de Archivo General, de acuerdo a la estructura orgánica funcional de la Secretaria General, las siglas quedarán de la siguiente forma:

Cuando la comunicación oficial la produce el Grupo de Administración y Conservación Documental, de acuerdo a la estructura orgánica funcional de la Secretaria General, éste grupo depende del Área de Archivo General, por lo tanto, las siglas quedarán de la siguiente forma:

9. LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIÓN Se debe escribir a una o dos interlineas libres del número de la comunicación oficial y en forma completa en el siguiente orden: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúsculas) y año (sin separarlo con punto). Es importante aclarar que, si la comunicación oficial es para otro país, se escribirá el nombre del país de origen. Ejemplo: Bogotá D.C., 07 de marzo de 2018. Colombia, 07 de marzo de 2018. 10. DATOS DEL DESTINATARIO Se debe escribir a dos o tres interlineas del lugar de origen y la fecha de elaboración, según la extensión de la comunicación, los siguientes datos:

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-

Denominación o título académico: se escribe con mayúscula inicial el nombre de la denominación o título académico del destinatario.

-

Nombre del destinatario: se escribe los nombres y apellidos completos con mayúscula fija.

-

Cargo: se escribe con mayúscula inicial, para las denominaciones de los cargos con grandes extensiones, se pueden distribuir en dos líneas para conservar la proporción visual con los otros datos.

-

Unidad, entidad u organización: se escribe en la interlinea siguiente al cargo; para las unidades policiales, la escritura se efectúa con mayúscula inicial indicando el nombre completo de la unidad, para las entidades externas, la escritura se efectúa con la denominación más conocida con mayúscula inicial o sostenida, es decir razón social, sigla o acrónimo, de acuerdo con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando la denominación Ltda., S.A. y otras que puede contener la razón social.

-

Dirección: de acuerdo con el medio a través del cual se realice el envío de la comunicación (correo certificado, estafeta, mensajería); en este espacio se escribe la dirección de nomenclatura, el apartado aéreo, el fax o el correo electrónico. Si la comunicación oficial es remitida a un funcionario o dependencia de la misma unidad o complejo no es necesario agregar dirección. No se debe utilizar abreviaturas (Cll., Cra., Av., Transv., Nro., No., N°, #, entre otras). Para designar el número en la dirección se dejan tres (3) espacios entre la designación principal y nomenclatura. Cuando la dirección contiene información complementaria como bloque, interior, apartamento, entre otros, para su designación se recomienda escribir la palabra completa.

Ejemplo 1. Coronel PABLO ANTONIO CRIOLLO REY Secretario General Carrera 59 26-21 CAN Bogotá D.C. Ejemplo 2. Ingeniera ANDREA SIERRA GONZÁLEZ Gerente de Producción Química Nacional Ltda. Carrera 58C 19-21, bloque 1, apartamento 402 Santiago de Cali, Valle del Cauca. 11. ASUNTO Se escribe la palabra asunto con mayúscula inicial, seguida de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. Se debe escribir a una o dos interlineas libres a partir del último dato del destinatario, de acuerdo a la distribución de espacios en toda la comunicación oficial.

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PUNTO DE CONTROL: 12.Que: expresar en un mínimo de cinco palabras en minúscula sostenida la síntesis del tema de la comunicación oficial. Se omiten artículos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido. Quién: Productor Documental. Cuándo: cada vez que se genere una comunicación oficial. CUERPO O TEXTO Es importante que el contenido transmita la idea en forma clara, precisa, concisa, coherente, breve, directa, sencilla, cortés y ordenada, para cumplir con los objetivos de lo que se quiere comunicar; se sugiere que el texto esté justificado y no contenga más de tres párrafos en comunicaciones de un solo folio. PUNTO DE CONTROL: Que: debe indicarse el número consecutivo de la comunicación oficial, seguida de la sigla de la unidad de origen y la fecha. Quién: Productor Documental. Cuándo: Cuando se dé respuesta o se cite un documento (oficio o mensaje). Ejemplo 1: En atención a la comunicación oficial No. S-2016-020357-DIPRO del 27 de enero de 2018, mediante el cual se solicita información sobre… Ejemplo 2: En cumplimiento al memorando No. M-2017-006223-SUDIR del 15 de marzo de la presente vigencia, respetuosamente me permito informar… 13. DATOS DEL REMITENTE Se escriben los nombres y apellidos completos en mayúscula fija y con negrilla, antecedido por el grado en mayúscula inicial y sin negrilla. En la interlinea libre siguiente, se debe colocar en mayúscula inicial el cargo que ostenta el remitente de acuerdo a sus funciones. Ejemplo: General JORGE HERNANDO NIETO ROJAS Director General

PUNTO DE CONTROL: Que: dejar constancia de lo actuado mediante la firma o rúbrica, con el propósito de garantizar la trazabilidad, legalidad y transparencia de la comunicación, utilizando tintas de color negro. Quién: Remitente. Cuándo: Cuando se genere una comunicación oficial.

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14. LÍNEAS ESPECIALES Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos (2) interlineas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto. El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. 14.1.

VISTO BUENO

Cuando se requiera el visto bueno, se debe escribir la abreviatura (Vo. Bo.), contra el margen izquierdo a tres (3) interlineas libres del cargo del firmante o de quien realiza la solicitud, seguida de la línea para la aprobación y barra oblicua o diagonal (/), posteriormente el nombre del funcionario responsable con mayúscula inicial sin negrilla, a un espacio y alineado con el nombre se indica el cargo con mayúscula inicial. Ejemplo: Vo. Bo.___(firma)______/ Teniente Cesar Augusto Morales Cárdenas Jefe Grupo Información y Consulta PUNTO DE CONTROL: 14.2. Que: denominación aplicará en situaciones donde el funcionario o solicitante desee obtener un aval de su superior jerárquico, relacionado con actividades administrativas o personales, sin omitir el conductor regular. Quién: Productor Documental. Cuándo: Cuando se genere una comunicación oficial que requiera de esta actividad.

A N E X O S

Se detallan en el texto y al final de la comunicación a dos interlineas libres del remitente. La palabra anexo, o anexos, según el caso, se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:), a un espacio se enuncia la cantidad de anexos en letra; entre paréntesis se relaciona el número de folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,). Ejemplo 1: Anexo: uno (15 folios). Ejemplo 2: Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM). Ejemplo 3: Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto). Ejemplo 4: Anexos: cuatro (una invitación en un folio, dos actas en 10 folios y un informe en 10 folios). Ejemplo 5: Anexos: siete (cuatro actas en 22 folios, un disco compacto, una bolsa con afiches y un CD-ROM). 14.3.

COPIA

La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se ubica a dos interlíneas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de los anexos, si los hay, contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los destinatarios con mayúscula inicial así: denominación, grado o título, cargo y entidad. Si se dirige a un funcionario de la misma Institución, se omite el nombre, no se debe usar abreviaciones. Ejemplo: Copia: Mayor Jenny Patricia Morales Puentes, Jefe Área de Archivo General.

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Doctor Andrés Camilo Beltrán Aguirre, Director General, Archivo General de la Nación. 15. BLOQUE INFORMATIVO A dos interlineas libres del remitente o a una interlinea libre de anexos y copias, se coloca la identificación de quien elabora y revisa el documento, así como la fecha de elaboración y su ubicación electrónica. Para este caso, se escriben las palabras “Elaborado por” y “Revisado por” seguida de dos puntos (:); el grado (sigla 1), los nombres y apellidos de las personas que participaron en la redacción o elaboración, revisión y demás actividades relacionadas con la producción de la comunicación, en mayúscula inicial y con letra Arial 5, el grado en mayúscula sostenida, conservado el orden jerárquico del grado de las personas participantes. Los que intervienen en la producción del documento (elaboró y revisó), dejarán constancia de lo actuado mediante la firma o rúbrica, con el propósito de garantizar la trazabilidad, legalidad y transparencia de la comunicación Ejemplo 1: Elaborado por: SI. Bayron Herrera Caicedo Revisado por: MY. Jenny Patricia Morales Puentes Fecha de elaboración: 17-03-2018 Ubicación C:\\mis documentos\Informes de actividades 2018 Ejemplo 2: Elaborado por: TES17. Laura Bibiana Briceño Rincón SI. Bayron Herrera Caicedo CT. Tatiana Marcela López Beltrán Revisado por: MY. Jenny Patricia Morales Puentes CR. Pablo Antonio Criollo Rey Fecha de elaboración: 17-03-2018 Ubicación C:\\mis documentos\Informes de actividades 2018

16. RECIBIDO EN LAS COMUNICACIONES Para el recibido de las comunicaciones oficiales se deberá utilizar el recuadro predeterminado, ubicado en la parte superior derecha de la comunicación, entre el borde y la margen; espacio destinado para el recibido, registro, y/o radicación del documento, conforme a los parámetros establecidos en el formato 1DS-OF-0001 de la comunicación oficial estandarizado en la Suite Vision Empresarial. Se dejará constancia en forma clara y legible de los datos (firma y posfirma) de quien recibe el documento, fecha y hora.

Es de aclarar que este espacio de recibo de las comunicaciones solo aplicará para los documentos que son tramitados a nivel interno, para los documentos que son tramitados para entidades externas, no deberá contar con este espacio.

1

Todo en mayúscula (TC., MY., CT., TE., ST., SM., CM., SC., IT., SI., PT., ASE09, ASE02, APA10, etc.)

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Si el recibido se realiza con sello, éste debe contener como mínimo los siguientes datos: nombre de la unidad, número de radicación quien recibe, fecha y hora. Se estampará entre la margen y el borde superior derecho del documento con tinta de color negro insoluble.

17. USO DE LA NEGRILLA El uso de la negrilla se debe restringir a los títulos y subtítulos que encabezan un apartado; para los casos que se desee destacar palabras o frases dentro de un texto, se preferirá la cursiva o las comillas. De manera excepcional podría admitirse el uso de la negrilla dentro del texto en enumeraciones o para destacar unidades menores que la palabra, por su tamaño, de otro modo no destacarían. Nunca debe utilizarse el subrayado o las mayúsculas como recurso diacrítico. El uso inadecuado de la mayúscula supone incurrir en falta de ortografía. Con respecto al subrayado, su uso se reduce únicamente a los documentos mecanografiados o escritos a mano. Para documentos informatizados, la cursiva sustituye siempre al subrayado. 18. USO DE TINTAS EN LOS DOCUMENTOS INSTITUCIONALES Se deberá utilizar tintas de color negro para las firmas de las comunicaciones oficiales, teniendo en cuenta lo siguiente: 1. La tinta para escribir debe ser un líquido uniforme, libre de sedimento, materiales en suspensión o elementos extraños; no debe presentar separación de componentes o coagulación. 2. La tinta debe fluir de la pluma fácil y libremente, sin interrupciones, permitiendo una escritura suave (no abrasiva) y secado rápido. 3. El matiz del color de la tinta debe ser uniforme a través de toda la escritura, siempre de color negro. 4. La tinta o sus componentes no deben atravesar completamente el papel cuando la escritura se realiza sobre un papel bond. 5. La tinta permanente debe presentar un nivel despreciable de pérdida de color al ser expuesta a la luz del día, rayos ultravioletas o sumergirla en agua o alcohol.

PUNTO DE CONTROL: 19.Que: los documentos producidos físicamente por la Policía Nacional, deberán ser firmados única y exclusivamente de forma manuscrita con el fin de garantizar los principios de fiabilidad, disponibilidad, autenticidad y veracidad. Quién: Productores Documentales. Cuándo: Cuando se genere una comunicación oficial. CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN Las comunicaciones tienen como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario; para ello se debe tener en cuenta lo siguiente: -

Tratar un solo tema central por comunicación.

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Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa. Usar redacción respetuosa y cortés. Evitar términos empalagosos. No excederse en halagos o elogios. Redactar en primera persona del plural. Emplear estilo gramatical natural, sencillo o continuo. Utilizar los formatos estandarizados en los manuales y reglamentos de la Institución. Distribuir el texto de acuerdo con su extensión. No presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. La presentación de originales y copias debe ser impecable; sin borrones ni repisados.

20. UTILIZACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES De acuerdo con sus objetivos, las comunicaciones oficiales tienen los siguientes usos: -

Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes. Regular o aclarar una situación. Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto. Dar respuesta a una comunicación recibida. Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente. Solicitar detalles sobre un asunto determinado. Impugnar o corregir una situación. Confirmar eventos ocurridos o pendientes. Solicitar o remitir información, documentos u objetos. Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias. Felicitar, invitar o convocar. Hacer llamados de atención, entre otros.

21. USO RACIONAL DEL PAPEL EN LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Si bien la estrategia de Cero Papel en la Administración Pública tiene un componente de Gestión Documental y Tecnológico, se pueden alcanzar reducciones significativas con los recursos que actualmente disponen las unidades. La formación de una cultura que usa racionalmente los recursos redundará en una mejor y más fácil adaptación a los cambios relacionados con la Gestión Documental y por ende la utilización de documentos electrónicos de archivo. En las etapas previas a la producción final de un documento es frecuente la impresión de dos (2) y hasta tres (3) borradores para su revisión y en la mayoría de los casos solo utiliza una (1) cara de la hoja y no se aprovechan eficazmente las herramientas existentes, tales como: correo electrónico, red interna, sitios web internos, repositorios de documentos, entre otros, que constituirían potenciales alternativas respecto a la utilización del papel. Por lo anterior se deberá tener en cuenta lo siguiente:  Fotocopiar e imprimir a doble cara: un mecanismo eficaz para reducir el consumo de papel en la oficina es utilizar ambas caras de la hoja, en lugar de solo una. Cuando se utilizan las dos (2) caras se ahorra papel, envíos, espacio de almacenamiento, se reduce el peso, son más cómodos para engrapar, encarpetar y transportar. Es recomendable que en la tercerización o contratos de servicios de fotocopiado e impresión, o en la compra de estos equipos, se fije prioridad a aquellas fotocopiadoras, impresoras y multifuncionales que tengan habilitada la función de impresión a doble cara (dúplex) de forma automática. En el caso de los funcionarios de la Policía Nacional, deberán utilizar por defecto la impresión y fotocopia a doble cara, con excepción de aquellos casos en que normas internas, como las de Gestión Documental o requerimientos externos, exijan el uso de una sola cara de la hoja (ejemplo: documentos de carácter histórico).

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 Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar: es recomendable utilizar las funciones de reducir los documentos a diferentes tamaños, lo cual permite que en una cara de la hoja se reúna dos (2) o más páginas (se sugiere para para revisión de borradores). Un amplio porcentaje de las fotocopiadoras modernas tienen la función de reducir el tamaño, situación que deberá verificarse con los proveedores de estos equipos y servicios.  Elegir el tamaño y fuente pequeños: elegir el tipo de letra más pequeño posible en la impresión de borradores (por ejemplo 10 puntos), mientras se trabaja en la pantalla de la computadora con un tipo de letra más grande, por ejemplo, de 14 o 16 puntos, permite aprovechar mejor el área de impresión de las hojas. En las versiones finales o en comunicaciones oficiales se utilizará las fuentes y tamaños determinados en esta guía, por el Sistema de Gestión de Calidad y las normas relaciones con estilo e imagen institucional.  Configuración correcta de las páginas: muchas de las impresiones fallidas se deben a que no verificamos la configuración de los documentos antes de dar la orden de impresión. Para evitar estos desperdicios de papel es importante utilizar las opciones de revisión y vista previa para identificar elementos fuera de las márgenes.  Revisar y ajustar los formatos: otra estrategia es la de optimizar el uso del espacio en los formatos empleados por las oficinas productoras documentales, con el fin de usar menores cantidades de papel. Igualmente, es necesaria la revisión de los procedimientos para identificar la posibilidad de integrar varios documentos o formatos en uno solo, reducir el número de copias elaboradas, entre otras.  Lectura y corrección en pantalla: durante la elaboración de un documento, es común que se corrija entre dos (2) y tres (3) veces antes de su versión definitiva. Al hacer la revisión y corrección en papel se está gastando el doble de éste, de modo que un método sencillo para evitar el desperdicio de papel es utilizar el computador para hacer la revisión en pantalla, que adicionalmente nos ofrece la posibilidad de utilizar correctores ortográficos y gramaticales, antes de dar la orden de impresión. De esta manera, solo se imprime la versión final del documento para su firma y radicación.  Evitar copias e impresiones innecesarias: es importante determinar, antes de crear o generar múltiples ejemplares de un mismo documento, si son realmente indispensables. En la mayoría de los casos, existen medios alternativos para compartir o guardar copias de los documentos de apoyo, tales como: correo electrónico institucional, intranet, correo Exchange, Skype empresarial, entre otros repositorios de documentos o carpetas compartidas. Un ejemplo de impresiones innecesarias puede ser los correos electrónicos, ya que pueden ser leídos en la pantalla y guardar, de ser necesario, en el disco duro del computador. Si no sabe cómo hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos, solicite la colaboración de los funcionarios de Telemática de su unidad, donde le aclararán todas las dudas al respecto.  Guardar archivos no impresos en el computador: en los casos que no se requiera copia impresa de los documentos, se recomienda almacenarlas en el disco duro del computador, discos compactos, DVD u otro repositorio o medio tecnológico que permita conservar temporalmente dicha información. Es importante que las unidades cuenten con políticas claras sobre la forma de nombrar o rotular, clasificar y almacenar documentos digitales, con el fin de preservarlos y garantizar su recuperación y acceso para consulta. En este aspecto es importante que los funcionarios adopten las directrices formuladas por el Comité de Archivo de la Policía Nacional, atendiendo las recomendaciones y normas que en materia de preservación digital emita el Archivo General de la Nación.  Reutilizar el papel usado por una cara: se utilizarán las hojas de papel usadas por una sola cara para la impresión de borradores, toma de notas, impresión de formatos a diligenciar de forma manual y que no estén controlados, listas de asistencia, entre otros.

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 Reciclar: el reciclaje del papel disminuye la necesidad de árboles para la fabricación de papel, así como la emisión de elementos contaminantes. Por tal motivo, se deberán mantener políticas y acciones que faciliten la selección en la fuente y el reciclaje del papel. 22. ASIGNACIÓN DE NUMERACIÓN CONSECUTIVA Las dependencias, áreas o unidades policiales deberán llevar un control y asignar un número consecutivo a los actos administrativos o tipos documentales, tales como: resoluciones, circulares, directivas, órdenes de servicio, órdenes internas, contratos, actas, entre otros documentos; iniciando su numeración a partir de uno, haciendo uso de sistemas manuales, mecánicos o automatizados y evitando numerar aquellos documentos con enmendaduras o sin firmas manuscritas. PUNTO DE CONTROL: Que: Dejar constancia por escrito, con la firma del jefe de la dependencia, área o unidad a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos o tipos documentales, dejando registro mediante la Planilla de Numeración de Tipos Documentales”. Quién: Productores Documentales. Cuándo: Cuando se presentan errores en la numeración.

23. CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN La clasificación del documento, se escribirá debajo de los datos correspondientes a la dirección, teléfono, correo electrónico de la unidad y pagina web institucional, la palabra correspondiente a la clasificación de la información será la establecida mediante Resolución 04691 del 29092017 “Por medio de la cual se adopta el Índice de Información Clasificada y Reservada para la Policía Nacional y se dictan otras disposiciones ”, se escribirá a un espacio libre, centrado, en Arial 10, negrilla y en mayúscula. Niveles de Clasificación de la Información de Inteligencia y Contrainteligencia de conformidad con la Ley 1621 del 17 de abril de 2013 y el Decreto Único Reglamentario 1070 del 26 de mayo de 2015.  Ultrasecreto. Documentos de inteligencia y contrainteligencia que contengan información sobre posibles amenazas, riesgos, oportunidades o capacidades, que puedan afectar al exterior del país los intereses del Estado o las relaciones internacionales.  Secreto. Documentos de inteligencia y contrainteligencia que contengan información sobre posibles amenazas, riesgos, oportunidades o capacidades, que puedan afectar al interior del país los intereses del Estado.  Confidencial. Documentos de inteligencia y contrainteligencia que contengan información sobre posibles amenazas, riesgos, oportunidades o capacidades, que puedan afectar directamente las instituciones democráticas.  Restringido. Documentos de inteligencia y contrainteligencia que contengan información de las instituciones militares, de la Policía Nacional o de los organismos y dependencias de inteligencia y contrainteligencia, sobre posibles amenazas, riesgos, oportunidades o capacidades, que puedan afectar en las citadas instituciones y organismos, su seguridad, operaciones, medios, métodos, procedimientos, integrantes y fuentes. Niveles de Clasificación de la Información de conformidad con la Ley 1712 del 06 de marzo de 2014.

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 Información pública. Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal. Ejemplo: Datos abiertos, estadísticas, informes de gestión, informe de actividades, planes, programas y solicitudes administrativas.  Información pública clasificada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014. 

Datos privados. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular, de conformidad con lo establecido en el literal h del artículo 3 de la Ley 1266 de 2008.



Datos semiprivados. Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios, en atención a lo preceptuado en el literal g del artículo 3 de la Ley 1266 de 2008.



Datos sensibles. Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, conforme lo dispone el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012.

Ejemplo: Datos personales de las Historias Laborales, datos personales de las Historias Clínicas, documentos en los que se identifiquen menores de edad involucrados en hechos o situaciones que atenten contra sus derechos personales, datos personales básicos, registros financieros y bancarios, documentos que contengan información personal (número de cuenta de ahorros, dirección de residencia, teléfonos personales, datos de núcleo familiar u otros datos personales sensibles que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación).  Información pública reservada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en-su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014 por las siguientes razones, así:     

Defensa y seguridad Nacional. Las relaciones internacionales. La prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinaria. El debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales. La administración efectiva de la justicia.

Ejemplo: Seguridad pública, relaciones internacionales, prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, mientras que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule el pliego de cargos, procesos judiciales, administración efectiva de la justicia, derechos de la infancia y la adolescencia, estabilidad macroeconómica o financiera del país y salud pública.

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Referencia documental Ley 527 del 18 de agosto de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”. Ley 594 del 14 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. Ley 962 del 08 de julio de 2005 “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”. Ley 1621 del 17 de abril de 2013 “Por medio del cual se expiden normas para fortalecer el marco jurídico que permite a los organismos que llevan a cabo actividades de inteligencia y contrainteligencia cumplir con su misión constitucional y legal, y se dictan otras disposiciones". Ley 1712 del 06 de marzo de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones” Decreto Único Reglamentario 1070 del 26 de mayo de 2015 “Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Defensa”. Decreto 1081 del 26 de mayo de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República”. Acuerdo No. 060 del 30 de octubre de 2001 “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas ” Guía Técnica Colombiana 185 del 2009 “Documentación Organizacional”. Resolución No. 03303 del 15 de octubre de 2010, “Mediante el cual el Director General expide el Reglamento de identidad, imagen y comunicación”.

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Resolución No. 06580 del 27 de diciembre de 2017 “Por la cual se actualiza el Programa de Gestión Documental para la Policía Nacional” Resolución No. 02493 del 05 de junio de 2017 “Por la cual se modifica o adiciona la Resolución 04226 del 23 de noviembre de 2011 “Por la cual se expide el Manual de Gestión de la Doctrina y las Lecciones aprendidas para la Policía Nacional”. Resolución No. 04691 del 29 de septiembre de 2017 “Por medio de la cual se adopta el Índice de Información Clasificada y Reservada para la Policía Nacional y se dictan otras disposiciones” Instructivo No. 001 SUDIR-OFPLA del 22 de febrero de 2015 “Parámetros para el uso y empleo de logosímbolos de certificaciones y reconocimientos otorgados a la Policía Nacional”, según corresponda para cada unidad policial. Directiva Administrativa Permanente No 002 del 09 junio de 2016 Parámetros sobre la “Eficiencia administrativa y lineamientos de política de cero papel”. NTC 4436 “Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad”. Guía Técnica Colombiana 185 del 2009 “Documentación Organizacional”. Formatos y/o Anexos 1DS-OF-0001 Comunicación Oficial 1DS-AC-0001 Acta 1DS-DI- 0001 Directiva 1DS-IN -0001 Instructivo 1DS-OS-0001 Orden de Servicios 1DS-RS-0001 Resolución 1DS-CI-00001 Circular 2PP-FR-0011 Orden Administrativa de Personal. 1GD-PR-0001 Control de Registros 1GD-PR-0002 Producir, Recepcionar, Distribuir y Tramitar los Documentos Glosario Comité de Archivo: Grupo asesor de la Alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Documento: Información que ha quedado registrada de alguna forma con independencia de su soporte o características.

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Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Productores documentales: Hace referencia a todo servidor público que en ejercicio de sus funciones produce información documentada, registros de los cuales deben responder por su organización, conservación, uso y manejo. Registro de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo. Elaborado por:

Revisado por:

TES17. LAURA BIBIANA BRICEÑO RINCÓN Responsable Análisis Estadístico.

Mayor. HERNÁN MAURICIO TORRES ROZO Jefe Grupo Soporte y Apoyo

Capitán TATIANA MARCELA LÓPEZ BELTRÁN Jefe Grupo Administración y Conservación Documental Fecha: 21 MARZO 2018

Mayor. JENNY PATRICIA MORALES PUENTES Jefe Área Archivo General Fecha: 08 JUNIO 2018

Aprobado por:

Coronel. PABLO ANTONIO CRIOLLO REY

Fecha: 27 JUNIO 2018