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FASE 2 GESTION DEL CONOCIMIENTO

ADRIANA HERNANDEZ PACHECO. COD. 1099207307 JUAN DE DIOS ESPINOSA PARRA.COD.93.238.722 CESAR ORLANDO RAMIREZ.COD.13.927.487 JOSE ALEXANDER FUQUEN MURCIA. COD. ANDRES FERNANDO AMAYA. COD.

GRUPO 207027_5

TUTOR RONALD JOANNNY ROJAS

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD 2017

INTRODUCCION

La Gestión de Conocimiento permite desarrollar una visión sistémica en las organizaciones a través del uso de las tecnologías que facilitan el acceso fuentes de información confiables; fomentando capacidades y habilidades que le permiten solucionar situaciones problemas en una organización. En el presente trabajo se trata de dar solución a una situación presentada en la organización objeto de estudio; para lo cual se debe de hacer un reconocimiento de las temáticas estudiadas en la unidad dos; identificando cuales temáticas se dominan y en cuales se debe profundizar para poder darle solución a los problemas presentados. Cabe destacar que los aportes individuales de los integrantes del Grupo Colaborativo son de mucha ayuda ya que de una manera detallada quedan claras las temáticas a estudiar

OBJETIVOS.

OBJETIVO GENERAL

Aplicar el conocimiento adquirido en el estudio de las temáticas de la unidad dos para poder dar solución al caso propuesto en la empresa ART & DESIGN

OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Comprender las temáticas de la unidad dos.  Realizar todos los pasos requeridos para poder solucionar la problemática.  Desarrollar las actividades aplicando el conocimiento adquirido de las diferentes temáticas estudiadas.  Identificar el problema y las posibles soluciones basadas en la temática de la unidad dos

JUSTIFICACIÓN

El presente trabajo se hace con el fin que los estudiantes hagan un intercambio de conocimientos de acuerdo a los aportes realizados por cada uno de los integrantes del grupo colaborativo realizando de manera detallada las temáticas de la unidad dos; tratando de familiarizarse con la Gestión de Conocimiento teniendo un entendimiento claro y práctico de los temas específicos. De acuerdo a lo anterior se busca que los distintos aportes significativos permitan realizar un buen trabajo en el cual se reflejará el conocimiento que se ha logrado con el desarrollo de esta actividad.

CONTENIDO DE LA ACTIVIDAD 2 Definición del problema.

Paso 1. Leer y analizar el escenario del problema.

La empresa Muebles ART & DESIGN en su trayectoria de fundación ha estado muy bien dirigida hasta que se hace necesario la ampliación en cantidad de pedidos es ahí donde el problema se comienza a empeorar ya que la capacidad de la organización en medio de su capacitación son limitados para la organización adecuada y logística para que haya la producción requerida en el momento indicado, la cantidad estipulada, por lo que se comienzan a perder clientes y la empresa desde luego comienza a decaer y desde luego se ve que la organización se basa en base de datos que se generan cada tres meses por eso es necesario que la comunicación sea más fluida y que las directrices del gerente general o dueño se hagan a base de profundizar a la empresa hacia al futuro. La empresa está pasando por una serie de problemas que no la dejan crecer y está perdiendo credibilidad a los clientes que son la base de existencia de una empresa. La desmotivación del personal con experiencia es uno de los motivos para renunciar al trabajo de la empresa por lo cual llega personal nuevo sin experiencia y para el colmo no hay adecuada inducción por lo que se siguen comiendo errores, entonces la falta de comunicación y de liderazgo por parte de sus dirigentes el manejo que se le está dando al personal en la orientación de recursos humanos está siendo muy mal dirigido ya que el departamento de recursos humanos debe apoyar y hacer que las personas que ingresan a la empresa tengan y darles los conocimientos necesario, no lo están ejerciendo como es por eso que las problemáticas que se ven en la empresa son muy visibles.

Paso 2. Realizar una lluvia de ideas Las causas generales son             

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La falta de utilizar GRH nuevas tecnologías proyección estratégica de los recursos humanos Falta de comunicación La gestión del conocimiento es algo que empieza con los objetivos y los procesos de la empresa Falta de entrenamiento físico e intelectual al personal seleccionado para la labor Calidad de selección del personal al ingreso Problemas con el seguimiento de los productos. Problemas con el contacto de los posibles clientes. Dificultades en la propaganda que se envía, NO está siendo efectiva para conseguir nuevos clientes. Cada tres meses, los gerentes de cada ciudad viajan a Bogotá para socializar el desempeño de los empleados a su cargo y para dar un informe general de su gestión. La empresa aún no tiene implementado un sistema de comunicación interna y externa efectivo y no cuenta con un sitio en Internet que facilite la proyección de la empresa en el ámbito Nacional e Internacional. La mayoría de los empleados antiguos no tienen conocimientos básicos en sistemas. Poca importancia al nivel educativo de los colaboradores operativos, pues, aunque son especialistas en su rama (carpintería), no cuentan con una estructura académica formal que les permita estar acorde a la evolución que exige el medio actual. Dificultades para cumplir con los plazos de entrega fijados con sus clientes Demoras en el Departamento de Producción, el encargado del Departamento de Ventas se ha visto en la obligación de excusarse por los retardos en las entregas, perdiendo así importantes negocios para la compañía. Retrasos con el pago de la nómina. Los empleados con más conocimiento en el área (carpintería) han ido abandonando la empresa, pues no se muestran conformes con esta situación. Excesiva rotación laboral registrada durante los últimos tres meses. El personal que ingresa a la organización no recibe una inducción adecuada para ocupar los cargos correspondientes. Aumento de accidentes laborales, inasistencia y renuncias repentinas de los trabajadores antiguos. La señorita Ximena Gómez, al intentar comunicarse asertivamente con los colaboradores, lo hace de manera inadecuada, lo que ha generado fallos en la comunicación y por ende una ruptura comunicativa. Actos de desprecio hacia los trabajadores por parte de la Jefe del Dpto. de Presupuesto Ximena Gómez. Disminución de la calidad de los productos. Bajos controles de calidad.

 Lo anterior debido al rezago tecnológico.

 Ausencia de modernización en sus esquemas de producción.  Profesionalizar y desarrollar integralmente las competencias requeridas en el talento humano, buscando el nivel de desempeño deseado  satisfacción y compromiso en la realización de las labores y en el logro de los resultados.  Participar activamente en las actividades gremiales y sectoriales que busquen fortalecer la competitividad y productividad en el entorno nacional  Poca capacidad de negociación frente a proveedores y clientes.  Desconocimiento del mercado y su competencia.  Baja competitividad.  Falta de preparación empresarial, es de baja capacidad de asociación, ya que la empresa tiene por costumbre operar individualmente y no compartir riesgos y oportunidades.  Falta de una gestión empresarial enfocada a un mercado global con una economía abierta.  Falta de controles administrativos en sus empresas.  Falta de capacitación de mano de obra.  Desconocimiento de la rentabilidad real de la empresa.  Falta de la optimización de los recursos.  Falta de personal con suficiente capacidad para administrar la empresa. GESTIÓN DE TALENTO HUMANO – DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA COMPONENTE

Ambiente de Control

Identificación de Problemas para El Factor Humano Descripción

Valor

No sabe

0

No se Cumple

1

Se cumple insatisfactoriamente

2

Se cumple medianamente

3

Se cumple sobresaliente

4

Se cumple plenamente

5

AFIRMACIÓN

RESPUESTA

El perfil diseñado permite la selección de los trabajadores acorde con los requerimientos de los cargos. Su perfil corresponde al cargo asignado. El proceso de inducción permite que los trabajadores nuevos conozcan la las funciones y objetivos de la empresa, y las funciones de su cargo. La entidad realiza diagnósticos sobre el personal que requiere la empresa para poder cumplir con la producción requerida por los clientes. La empresa implementa periódicamente un plan de capacitación de los nuevos procesos. La entidad cuenta con programas de bienestar social, para un buen clima laboral. ART & DESIGN tiene creado un plan de incentivos pecuniarios y no pecuniarios La entidad realizar evaluación del desempeño a sus trabajadores, para identificar sus fortalezas y debilidades y crear un plan de acción. ART & DESIGN evalúa la gestión y coordinación del gerente y administradores, de acuerdo a la gestión presentada. Existen mecanismos de publicidad para realizar prácticas de gestión del talento humano de los trabajadores.

Organigrama: Art & Desing, es una mediana empresa, ya que cuenta con más de quince trabajadores y fabrica según pedido por clientes.  Gerencia: Gerente General German Gómez, fundador y propietario de la empresa ART & DESING.  Auditoria y Gestión de Calidad: se contratará un Auditor especializado en Control Interno, para la medición de tiempos de entrega, procesos y métodos, quien visitará todas las sucursales y planta, llevando un plan estratégico de manejo y control en cada una de estas zonas.

 Departamento de Recursos Humanos: especialista en área de Recursos Humanos, quien se encargará de reclutamiento y selección del personal, inducción, capacitación, remuneraciones, motivación y clima laboral de todos los trabajadores de la empresa.  Administradores: se contratará un administrador para la Planta Principal y uno para cada sucursal teniendo en cuenta las ya existentes, zona norte, centro, sur y oriente.  Auxiliar Administrativa: se contratará, dos auxiliares para planta principal y una para cada zona, como auxiliar del área administrativa.  Coordinador área comercial: se contratará uno por cada zona y planta principal, quien se encargará de implementar metas y plan estratégico de ventas y mercadeo.  Coordinador de área operacional: se contratará uno por cada zona y Planta y se encargará de dirigir el área de fabricación, proporcionando reacción, inspección, revisión, producción. A su vez creará un programa de Seguridad en el Trabajo.  Asesores Comerciales: se contratarán Cuatro asesores para Planta Principal y tres por cada sucursal, quienes tienen la obligación del cumplimiento de meta en ventas y la atracción de más clientes.  Fabricación: en planta principal se tienen diez carpinteros y en cada zona se tienen cinco operarios o carpinteros, encargados de la elaboración de muebles.  Diseño: se contratará un diseñador para toda la empresa en general, quien será el encargado de mostrar nuevos diseños, para cada temporada y la creación del catálogo de ventas.  Almacenista: se contratarán tres almacenistas para planta principal y uno por cada zona, quien serán los encargados de velar, porque se mantenga un stop en inventario y control de entradas y salidas.  Distribución y transporte: se contrataran seis transportadores, los cuales serán distribuidos por rutas, que serán asignadas por el auditor de Control y Calidad.  Servicios generales: se contratará una para cada zona y una para planta.  Consultores de Atención al Cliente: para planta se contratará dos auxiliares y una para cada zona. Son las encargadas de velar por brindar una excelente atención al cliente, recibir sus quejas, reclamos, pedidos, sugerencias etc, ofreciendo una cara amable al cliente.

 Coordinador contable: Habrá un profesional encargado en la presentación de informes de la empresa para ver el mejoramiento durante cada mes, con el objetivo de demostrar si hay pérdidas o ganancias.  Coordinador Cartera: Persona que estará a cargo de recuperar la cartera durante el periodo que se pacte con el cliente, logrando una comodidad y conformidad por parte de la empresa y el cliente.

REESTRUCTURACIÓN ORGANIZACIONAL EMPRESA ART & DESIGN

JUNTA DIRECTIVA

REVISORIA FISCAL Coordinador Contable

GERENCIA

Asist Contable Control Interno: Métodos – Procesos Tiempos

Auditoría y Gestión de Calidad

Departamento de Recursos Humanos Administradores

Auxiliares Administrativas

Coordinador de Operaciones Servicios Generales

Coordinador Área Comercial Consultores de Atención al Cliente Asesores Comerciales Diseñador/ Ventas Publicista

Auxiliar Fabricación Almacenista Distribuidor

Coordinador Cartera Aux. Cartera

Plan de mejoramiento  Mejoramiento en los recursos humanos  Fomentar la ergonomía y seguridad laboral  Crear una especie de folleto o formato para que los que ingresen a la empresa sean personas capacitadas o tengan experiencia en el campo  Hacer cursos y asesorías para el personal de la empresa y capacitarlos en los procesos de producción y logísticos de la empresa  Hacer cursos o video conferencias para darles el conocimiento necesario para el trabajo que se está esperando por parte de cada uno  Para dar solución a este problema, debemos: hacer un análisis de nuestro producto; es decir, realizar una lista detallada de las ventajas del mueble y los aspectos a mejorar del mismo, incluyendo el tipo de madera que se utilizara, diseño funcional y/o ergonómico, planos o dibujos acotados del diseño de muebles, herramientas y materiales de buena calidad utilizados para la construcción de muebles. Este análisis debe ser realizado por personal idóneo y capacitado para esta actividad.  Para dar solución a este problema, debemos: utilizar el método de comunicación apropiado (correo electrónico, chat, SMS, teléfono, etc.).  Realizar un seguimiento de las preferencias del cliente en una base de datos y utilizar esa información para establecer una estrategia de comunicación para cada cliente.  También el jefe de cada departamento es responsable de un grupo o departamento y también puede y debe evaluar el desempeño de cada uno de sus miembros y programar con cada uno de ellos las medidas necesarias para mejorar cada vez más.  Estos esquemas serian así: ● Hacia el interior de la empresa (Comunicación interna): Personal, Dirección, Representantes laborales, Empresas filiales y Grupo económico o Accionistas. ● Hacia el exterior de la empresa (Comunicación externa): Hacia el mercado: Comunicación al público, Comunicación profesional y Comunicación con los colaboradores. Hacia el entorno social: Comunicación financiera, Comunicación política, Comunicación con la opinión pública, Comunicación social o Medios de comunicación.

Paso 3: Elaborar una lista de los aspectos conocidos como de los desconocidos. (Actividad individual y grupal) Cuadro 1 síntesis grupal de ideas Preguntas a resolver

Lo que se sabe del problema

¿Cómo es posible que La empresa tiene una nuestros colaboradores usen comunicación muy mala ya que las nuevas tecnologías? sus entrevistas con los gerentes de Bogotá son cada tres meses Internamente la comunicación es mala y con las sucursales no hay una fluidez de información constante

Lo que hace falta saber para solucionar el problema Que creen correos internos, Que activen nuevas formas de comunicación y utilizar las nuevas tecnologías las cuales dan formas fáciles de comunicación.

¿Por qué los recursos Que los trabajadores no les dan Que están ingresando humanos no implementan las la capacitación adecuada para personal sin experiencia y sin nuevas formas de ARH? ejercer su puesto de trabajo tener claridad del papel que debe ejercer en la empresa

Ideas o posibles soluciones al problema Implementar nuevas formas de comunicación dando utilización de nuevas tecnologías como es correos electrónicos video llamadas

Se debe implementar la ARH función administrativa dedicada a la adquisición, entrenamiento, evaluación y remuneración de los empleados ¿Por qué no se utiliza las Que se demora mucho tiempo en Porque los camiones o la Implementar nuevas formas nuevas tecnologías para entregar los productos a los parte logística se están de manejar la logística de la agilizar la logística dela clientes demorando en sus entregas empresa implementado empresa? nuevas tecnologías en hacer documentación que

¿Por qué no se ha implementado la gestión del conocimiento organizacional en la empresa? ¿Qué estrategias se pueden utilizar para poder implementar la gestión de conocimiento dentro de la organización? ¿Cómo pueden aportar los trabajadores a los programas de gestión de conocimiento empresarial que implemente la compañía? ¿Por qué la empresa no utiliza las tecnologías de la información y comunicación al servicio de la gestión del conocimiento? ¿Por qué alejar de la parte administrativa a los familiares?

Competencias claves para la gestión del conocimiento. Condiciones para facilitar el desarrollo de las competencias organizacionales claves para la gestión del conocimiento. Proceso de gestión de talento humano para la gestión del conocimiento. La empresa del conocimiento Gestión de recursos físicos. Las tecnologías de la información y comunicación al servicio de la gestión del conocimiento Conocimiento organizacional Gerencia del conocimiento

El factor humano El dilema social. El dilema de compartir el conocimiento. El conocimiento como bien común Reducir el coste de contribuir. Incrementar la eficacia. Tamaño y composición de los grupos. Formación y aprendizaje organización para el conocimiento Modelos organizacionales para la gestión del conocimiento Construcción de sistemas de gestión del conocimiento

su personal se guie por GPS para reducir el tiempo de entrega y capacitarlos en las entregas y trato de los clientes Gestionar el conocimiento organizacional. Recursos humanos evaluar las competencias de los líderes de los diferentes departamentos. Estimular la cultura de conocimiento organizacional. Aplicar en la organización la empresa del conocimiento Las experiencias y contribuciones de los trabajadores que sirvan como aportes para la gestión del conocimiento