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BPM CON TI UNIDAD 2: FASE 2 - PROYECTO BPM Y MAPA DE DESCUBRIMIENTO

PRESENTADO POR: ANDRES FABIAN BUITRAGO VALENCIA JULIAN PINO ACOSTA LUIS FELIPE SAAVEDRA

GRUPO: 212063_6

TUTOR: VICTOR HUGO RODRIGUEZ

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA - UNAD ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERÍA SANTIAGO DE CALI, MARZO DE 2020

Introducción.

Con el desarrollo de la actividad propuesta en la guía, el estudiante debe realizar lectura del material que reposa en el entorno de conocimiento y los anexos suministrados por el tutor para facilitar el progreso de la actividad, ya que estos otorgan las herramientas necesarias y primordial para realizar el mapa de descubrimiento.

En este proceso el estudiante comprenderá el ciclo de vida de un proceso y los elementos de un proyecto BPM, los componentes del mapa de descubrimiento y la importancia de la cadena de valor; lo que permitirá realizar una estructuración y mejora de los procesos empresariales.

Se presenta una propuesta colaborativa del mapa de descubrimiento para el proceso de reembolso de gastos de una empresa real mediante la herramienta Blueworks Live de IBM.

Objetivos.

Objetivo general. Comprender el ciclo de vida de un proceso, la cadena de valor, los elementos de un proyecto BPM, y los componentes de un mapa de descubrimiento.

Objetivo específico. 

Identificar los conceptos básicos de BPM.



Elaborar un mapa de descubrimiento.



Identificar el concepto de cadena de valor.



Desarrollo de la actividad 1. Aporte Andrés Buitrago a) Ciclo de vida de un proyecto BPM BPM es el medio por el cual las empresas y los gobiernos mejoran sus operaciones al utilizar la experiencia empresarial interna en formas nuevas y escalables. La mejora se logra directamente involucrar a la gente de negocios en el diseño, definición y creación de aplicaciones de proceso de clase empresarial.

El clico de vida de un proceso BPM se define como la metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia de una organización a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio, que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma continua. La gestión por procesos es una forma de gestionar toda la organización basándose en los procesos, entendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada para conseguir un resultado; pero lo que tiene importancia es el proceso en su conjunto, no sus partes por separado. Para la gestión de los procesos de negocio de una organización, se propone entonces una serie de etapas y actividades que establecen el ciclo de

desarrollo de un proyecto de BPM, que se debe seguir para alcanzar de forma eficaz todos los objetivos y beneficios perseguidos por la gestión. Descubrimiento El principal objetivo es identificar y entender cada uno de los procesos de negocio que forman la organización. Especifica todos los detalles de cada uno de los requisitos, centrándose en las funcionalidades clave del sistema. Análisis Se estudia cada uno de los procesos de negocio del sistema, modelándolos con las nuevas características y reglas a seguir para obtener una mayor productividad. Desarrollo Se especifican los procesos de negocio analizados y diseñados en la etapa anterior. Monitoreo Cada proceso de negocio debe medirse para saber el grado de éxito y calidad con el que ha sido llevado a cabo; de esta forma se puede analizar los resultados de cada uno de los procesos para su redefinición y mejora. Optimización Aquellos procesos que no han cumplido las expectativas deseadas, bien porque no poseen un conjunto coherente de tareas, o bien porque las necesidades han cambiado, son optimizados para mejorar su rendimiento y así también el de la empresa.

b) Cadena de valor. Una cadena de valor es una representación a nivel macro de los procesos operativos de una organización. Constituye el núcleo central del negocio, donde se concentran los esfuerzos principales de gestión. Es así porque la cadena de valor da viabilidad a la organización, ya que a través de ella se generan los productos y servicios para los clientes, por los que la organización recibe una contraprestación directa o indirecta, dándole la posibilidad de subsistir como ente operacional. Las cadenas de valor aparecen como un conjunto secuencial de procesos genéricos (fases) cuyo comienzo suele estar relacionado con la definición de requisitos del cliente y suele terminar con la entrega del producto o servicio y su posterior seguimiento, o servicio posventa. Cada organización tiene una serie de peculiaridades propias; por ello, estas cadenas de valor deben ser personalizadas adaptando el número de fases, así como su secuencia, nombre y contenido, a las singularidades de cada caso. Así, por ejemplo, en una organización dedicada exclusivamente a la comercialización de productos, donde no existe fabricación ni diseño de producto, la cadena de valor se ve simplificada y puede quedar reducida a tres grandes procesos (fases): compra y almacenamiento, comercialización y distribución. Si la organización genera distintos productos cuya cadena de valor no coincide, se pueden disponer varias cadenas de valor independientes o parcialmente relacionadas.

En algunos casos, a través de la cadena de valor se pueden hacer ver peculiaridades o dimensiones específicas del negocio. En algunos casos, a través de la cadena de valor se pueden hacer ver peculiaridades o dimensiones específicas del negocio.



Una cadena de valor debería tener al menos dos fases, pues representa el encadenamiento de procesos macro de un negocio.



En muchos casos, el inicio de la cadena de valor se identifica con la definición del producto o servicio (determinación de los requisitos del cliente).



Si dos o más fases se ejecutan de forma más o menos paralela, se pueden dibujar en paralelo.



Cada fase es una representación macro de procesos y, por tanto, su despliegue suele contener más de un proceso.



La cadena de valor concluye donde finaliza la relación con el cliente.

Cada organización debe adaptar su cadena de valor a su casuística particular, acomodando el formato utilizado a sus necesidades e incorporando toda la información que le pueda aportar valor.

c) Componentes de un mapa de descubrimiento Crear un Mapa de descubrimiento consiste en asegurarse de que el orden esperado de las actividades en el proceso se describa de manera efectiva. Esta es la razón por la que los estándares de Business Process Management Notation (BPMN) están limitados en términos de uso en este punto del esfuerzo de modelado.

ELEMENTO DE MAPA DE DESCUBRIMIENTO

DESCRIPCIÓN

HITO

Use un hito en un mapa de descubrimiento para comunicar una fase de proceso en particular. Los hitos no son un estándar BPMN, sino un componente muy importante en Blueprint y Lombardi.

ACTIVIDAD

Use una actividad para comunicar una tarea de proceso realizada por una sola unidad de negocios en un mapa de descubrimiento. La actividad es un estándar BPMN

SUB-PROCESO

Utilice un Subproceso para comunicar una Actividad que se ejecuta por varias unidades de negocio. El subproceso es un estándar BPMN.

HITOS Para un mapa de descubrimiento, se utiliza un hito para definir un particular fase de proceso, que representa un cambio en el estado o estado de la salida del proceso previsto. Para todo el proceso, los hitos se enumeran de manera secuencial. Cada hito consiste en un grupo de actividades destinadas a producir un entregable específico dentro de un marco de tiempo determinado. La colaboración temprana o la revisión de una narrativa del proceso debe proporcionar los hitos del proceso. Esta es la primera tarea a realizar para crear un mapa de descubrimiento.

ACTIVIDAD Ahora que los hitos de mapa de descubrimiento están en su lugar, es el momento para agregar las actividades asociadas para cada hito. En proceso modelando, una Actividad representa una unidad atómica de trabajo, aquellas cosas que una parte responsable en un proceso hace para completar una tarea. La colaboración con el propietario del proceso o la información de una narrativa del proceso debe proporcionar todos los pasos del proceso necesarios para identificar todas las tareas (actividades). SUB-PROCESOS Una Actividad en un Mapa de Descubrimiento también se puede comunicar como un Subproceso. Los subprocesos son tareas que son propiedad y ejecutadas por diferentes unidades de negocio. Buenas prácticas y pautas de Discovery Map: 

Cuando cree su proceso en IBM BPM Blueprint, proporcione un nombre de proceso simple y claro



Póngase de acuerdo con los convenios de denominación de Hitos y Actividades en toda su organización para que los nombres signifiquen lo mismo para todos los miembros del equipo de proceso y los interesados clave



Organizar hitos en secuencia.



Utilizar sustantivos para etiquetar los hitos.



Los hitos son fases de proceso; deben indicar las subdivisiones significativas de todo el proceso, no cada paso individual



Los hitos destacan partes del proceso que pueden ser buenos candidatos para la implementación de los intervalos de seguimiento del proceso durante la implementación del proceso, y pueden proporcionar una manera útil de organizar el análisis de las métricas del proceso con los propietarios del proceso y otras partes interesadas.



Comience agregando los Pasos del proceso al Mapa de descubrimiento debajo de cada hito apropiado



Convertir varios Pasos simultáneos asignados a un propietario en una sola Tarea



Si hay un número inusualmente alto de pasos para un hito determinado, esto puede indicar que es necesario agregar más hitos.



Etiquetar pasos, tareas y actividades con una combinación de verbo y sustantivo



Las condiciones del proceso, las excepciones y los detalles de "quién" y "cuándo" no son el foco de un Mapa de descubrimiento en esta etapa del modelado de procesos



Para facilitar su uso, use la vista de esquema del Blueprint Discovery Map para editar y modificar elementos durante una sesión de colaboración en tiempo real • Utilice la función de instantáneas en Blueprint para capturar y etiquetar Versión inicial de Discovery Map una vez que haya completado el esfuerzo.

d) El Mapa de Descubrimiento del Proceso de Reembolso de Gastos, siguiendo paso a paso las instrucciones dadas en el Anexo B - ZB001 – Student Notebook guía, hasta tener todos los detalles del Mapa de Descubrimiento (hitos, actividades, subprocesos, participantes, entradas, salidas, problemas, documentación, riesgos) construido con la herramienta Blueworks Live de IBM.

Reembolso de gastos andres buitrago Training Space space https://us006.blueworkslive.com/scr/processes/21271282070 Created on Mar 24, 2020 5:24 PM by andres buitrago ([email protected]) Last modified on Mar 24, 2020 7:09 PM by andres buitrago ([email protected])

Reembolso de gastos 1. Presentacion 1.1. Informe de gastos Participants Empleado

1.2. Generar informe de gastos Participants Tesoreria

2. Aprobacion 2.1. Aprobar reporte de gastos Participants

3. Pagos 3.1. Confirmacion pago Participants Tesoreria

3.2. Archivar reporte de gastos Participants Tesoreria

Glossary Participants, Business Owners, Experts Value

Description

Contador Empleado Tesoreria

2. Aporte Julián Pino Acosta a) Ciclo de vida de un proyecto BPM Diseño Se identifican procesos existentes y se re-estructuran o eliminan y se diseñan nuevos que sean teóricamente efectivos. Se representan flujos de proceso, actores, alertas y notificaciones, escalaciones, Acuerdos de Nivel de Servicio, Procedimientos de Operación Estándar y mecanismos de entrega de tareas.

Modelamiento Modelamiento toma el diseño teórico e introduce combinaciones de variables a tener en cuenta (costos, eficiencia, indicadores de rendimiento). También incluye análisis “Qué pasa si…” (ej. ¿Qué pasa si se quiere desarrollar la misma actividad con el 80% del presupuesto?) Ejecución Personas y herramientas de software comienzan a automatizar y cambiar los procesos actuales y comienzan a funcionar los nuevos. Se documentan los resultados para generar conocimiento, se realizan las compras en infraestructura tecnológica necesarios, se entrena al personal, se establecen metas y se pone en marcha el diseño ya planteado, se producen resultados tangibles.

Optimización Se toma información de la etapa de modelamiento y datos de desempeño de la etapa de monitoreo y se comparan, identificando los cuellos de botella en los procesos (capacidad o agilidad que se ve limitada por uno o más recursos) y las oportunidades de ahorro potenciales y de mejoramiento. Luego se aplican estas mejoras al diseño. Si la optimización no es buena, se realiza una re-ingeniería del proceso (re-estructurar los procesos de una manera más drástica).

b) Cadena de valor. Una cadena de valor es una representación a nivel macro de los procesos operativos de una organización. Constituye el núcleo central del negocio, donde se concentran los esfuerzos principales de gestión. Es así porque la cadena de valor da viabilidad a la organización, ya que a través de ella se generan los productos y servicios para los clientes, por los que la organización recibe una contraprestación directa o indirecta, dándole la posibilidad de subsistir como ente operacional. Las cadenas de valor aparecen como un conjunto secuencial de procesos genéricos (fases) cuyo comienzo suele estar relacionado con la definición de requisitos del cliente y suele terminar con la entrega del producto o servicio y su posterior seguimiento, o servicio posventa. Existen cadenas de valor de organizaciones dedicadas a la fabricación de productos y cadenas de valor centradas en la prestación de servicios. En la figura aparecen ambas representaciones muy esquematizadas, con la única intención de ilustrar el concepto de cadena de valor.

Se establecen algunas recomendaciones lógicas: • Una cadena de valor debería tener al menos dos fases, pues representa el encadenamiento de procesos macro de un negocio.

• En muchos casos, el inicio de la cadena de valor se identifica con la definición del producto o servicio (determinación de los requisitos del cliente). • Si dos o más fases se ejecutan de forma más o menos paralela, se pueden dibujar en paralelo . • Cada fase es una representación macro de procesos y, por tanto, su despliegue suele contener más de un proceso. • La cadena de valor concluye donde finaliza la relación con el cliente.

Formatos posibles de la cadena de valor Dependiendo del alcance definido, de la complejidad del negocio, de la utilidad prevista, etc., la cadena de valor puede presentar distintos formatos para expresar toda aquella información considerada relevante. Si la organización genera distintos productos cuya cadena de valor no coincide, se pueden disponer varias cadenas de valor independientes o parcialmente relacionadas. La gestión de incidencias también coincide en el aspecto secuencial, pero se presenta en fases separadas porque los procesos incluidos en la gestión de incidencias en tarjetas y en la gestión de incidencias en terminales son completamente diferentes.

La cadena de valor también puede contener de forma bidimensional o tridimensional los principales agentes que intervienen en los procesos de cada una de sus fases. Es una información genérica de la interfuncionalidad de los procesos de la cadena de valor y alerta sobre la importancia de la buena comunicación, la coordinación y la organización interna.

En algunos casos, a través de la cadena de valor se pueden hacer ver peculiaridades o dimensiones específicas del negocio. En la figura se puede observar cómo la gestión de la seguridad y salud en el trabajo en una organización posee una vertiente preventiva y otra correctiva, siguiendo cada vertiente unas fases particulares (en el caso de la prevención, las fases son: identificación y evaluación de riesgos, control de los riesgos y actuaciones para la mejora).

c) Componentes de un mapa de descubrimiento Un mapa de Descubrimiento es creado centrándose en los siguientes elementos: Hitos Actividades Sub-procesos Cada uno de estos elementos pueden ser capturados durante las sesiones de colaboración del mapeo del proceso con el propietario del proceso y expertos en la materia. Los elementos también pueden ser extraídos de una narrativa del proceso cuando ésta exista. Es importante entender cuando mapear cada elemento y como se relacionan entre si los elementos. La creación de un mapa de descubrimiento se trata de hacer que el orden de las actividades del proceso se describan efectivamente. Esta es una de las razones por las que el estándar de notación de procesos (BPMN) está limitado en el uso de términos en este punto del esfuerzo del modelamiento. Descripción



Use un hito en un mapa de descubrimiento para mostrar una fase en particular del proceso. Los hitos no son un estándar BPMN pero son componentes muy importantes.



Use una actividad para comunicar una tarea de un proceso realizada por una unidad de negocio en un mapa de Descubrimiento. Actividad es un estándar BPMN.



Use un Sub-proceso para comunicar una Actividad que es ejecutada por múltiples unidades de negocio. Subproceso es un estándar BPMN.

GUIAS 

Organizar los hitos en el orden en el cual ellos se han realizado



Considere el uso de nombres de etiqueta para los hitos



Los hitos son fases del proceso, ellos deben indicar el significado de las subdivisiones de todo el proceso, no cada paso individual.



Las partes más destacadas de los hitos del proceso pueden ser buenos candidatos para los espacios de seguimiento en la implementación del proceso y pueden proporcionar una forma útil de organizar la discusión de métricas de Proceso con los dueños del proceso y otros interesados.

ACTIVIDAD Ahora que el mapa de descubrimiento tiene los Hitos en su lugar es hora de agregar las Actividades asociadas a cada Hito. En el modelamiento de procesos una Actividad representa una unidad atómica de trabajo, esas cosas que son parte de la responsabilidad de un proceso y que hacen que se complete la tarea. La colaboración con el dueño del proceso o la información de una narrativa de proceso debe mostrar todos los pasos necesarios para identificar todas las tareas (Actividades).

Pasos La elaboración del mapa de descubrimiento empieza con la captura de cada paso del proceso señalado en cada Hito. 

En el ejemplo a continuación, se muestran tres pasos de la información del Proceso De Reembolso de Gastos que se encuentran bajo el primer hito.



Estos son los pasos que alguien tendría que presentar en un informe de gastos.



Cada uno de los tres pasos es asignado a un participante del Proceso.

GUIAS 

Si hay un número inusualmente alto de pasos para un determinado hito, esto puede ser un indicio de que hay que añadir mas Hitos.



Nombrar Pasos, tareas y actividades con una combinación de verbosustantivo



Si no hay cambio de Participante de un paso a otro en un Hito en el mapa de Descubrimiento, entonces estos pasos deben convertirse en una sola tarea.



En el ejemplo del proceso de Reembolso de Gastos, el Mapa de Descubrimiento ahora se comunica con una unidad atómica de trabajo o actividad.



Acción tal como presentar o enviar se representa con símbolos de dirección de flujo de trabajo en el mapa de Descubrimiento.



El Mapa de Descubrimiento inicial del ejemplo de Reembolso de Gastos está completo. El objetivo principal era la lista de los hitos y las actividades de forma secuencial mostrando el orden de acompañamiento o realización.



En esta etapa, la falta de detalles tales como quién y cuándo en el Mapa de Descubrimiento es libre. La intención del mapa de procesos es proporcionar la visibilidad de lo que el proceso de negocio es en realidad, sin tener en cuenta condiciones o excepciones.

SUB-PROCESO Una Actividad en un Mapa de descubrimiento también se puede comunicar como un sub-proceso. Sub-proceso son tareas que tienen un mismo dueño y que son ejecutadas por diferentes unidades de Negocio. En el ejemplo del Proceso de Reembolso de Gastos el Mapa de Descubrimiento muestra un Hito candidato y un conjunto de Tareas que podrían ser un solo Subproceso.

El Mapa del Descubrimiento revisado con el Sub-proceso en su lugar.

d) El Mapa de Descubrimiento del Proceso de Reembolso de Gastos, siguiendo paso a paso las instrucciones dadas en el Anexo B ZB001 – Student Notebook guía, hasta tener todos los detalles del Mapa de Descubrimiento (hitos, actividades, subprocesos, participantes, entradas, salidas, problemas, documentación, riesgos) construido con la herramienta Blueworks Live de IBM. Reembolso de gastos Reembolso de gastos space https://us006.blueworkslive.com/scr/processes/2057128db79 Created on Mar 23, 2020 10:39 AM by Julian Pino Acosta ([email protected]) Last modified on Mar 23, 2020 11:42 AM by Julian Pino Acosta ([email protected])

Reembolso de gastos 1. Presentación

1.1. Presentar gastos

Versión PDF de la informe de gastos

Participants

Inputs

Empleado

Datos aspirante

Business Owners

Outputs Ingresar aspirante a la base de datos

Gerente de Recursos Humanos Experts

Customers

Analista de recursos humanos

Departamento de reclutamiento Systems Risk

Laptop

Low Cycle Time Value Add

20 minutes

No Work Time 20 minutes

=

Wait Time +

0 minutes

Cost 20000 Problems Recibos no adjuntos

Severity Low

Frequency Low

1.2. Generar reporte gastos

Outputs Informe de gastos (O) 2. Aprobación

2.1. Aprobar reporte gastos

Participants Auxiliar contable 3. Pagos

Business Owners Auxiliar contable 3.1. Confirmar pago

3.2. Archivar reporte gastos

Glossary

Participants, Business Owners, Experts Value

Description

Analista de recursos humanos Auxiliar contable Empleado Gerente de Recursos Humanos

Inputs, Outputs Value

Description

Datos aspirante Informe de gastos (O) Ingresar aspirante a la base de datos

Systems Value

Description

Laptop

Suppliers, Customers Value

Description

Departamento de reclutamiento

Problems Value

Description

Recibos no adjuntos

3. Aporte Luis Felipe Saavedra a) Ciclo de vida de un proyecto BPM. BPM es una metodología que facilita la mejora de los procesos y el desempeño de una organización. Sus actividades son cíclicas ya que buscan una mejora continua; su ciclo de vida se puede resumir en 4 actividades principales, aunque puede presentar variaciones. Estas actividades son: 

Modelar: Identificar el estado actual del proceso utilizando herramientas como IDEF, BPMN, SIPOC, Diagramas de flujo. En esta etapa se incluye a los involucrados en los procesos con el fin de identificar cambio o mejoras a corto plazo.



Automatizar: Se determinan los requerimientos tecnológicos de los procesos. En esta etapa se debe diseñar una arquitectura tecnológica que permita hacer una interacción interna y externa (usuario) de la información.



Ejecutar: Se coloca en marcha los planes de mejoramiento. Por los cambios que esto implica en los procesos, se debe considerar un cambio gradual para minimizar el impacto.



Medir y evaluar: Se debe evaluar los índices de los procesos que se identificaron durante el proceso de modelado para evaluar la utilidad de las mejoras realizadas y las que se deben implementar en el próximo ciclo. Estos reportes deben facilitar la toma de decisiones.

b) Cadena de valor La cadena de valor es una herramienta utilizada para analizar las actividades de la empresa con el fin de determinar las fuentes de ventajas competitivas y el comportamiento de los costos. También proporciona un esquema para identificar la posición de la empresa respecto a la competencia permitiendo definir estrategias que propendan a una ventaja competitiva.

En la cadena de valor se identifican dos tipos de actividades: 

Actividades primarias. Acciones enfocadas en la elaboración del producto. Tiene 5 actividades:  Logística interna: Comprende la recepción, almacenamiento y distribución de materias primas.  Producción: Procesamiento de materia prima para su transformación en el producto final.  Logística externa: Almacenamiento del producto terminado y distribución del producto al consumidor.

 Marketing y ventas: Actividades con las que se busca dar a conocer o publicitar el producto.  Servicio post venta: Actividades destinadas a las garantías y mantener el valor del producto. 

Actividades de apoyo: Participa el recurso humano y da apoyo a las actividades primarias; tales como:  Infraestructura: Actividades que brindan apoyo a la empresa como la contabilidad, finanzas y la planificación.  Dirección de recurso humanos: Reclutamiento, contratación y motivación del personal.  Desarrollo de tecnología, investigación y desarrollo: Generan valor.  Compras: Su objetivo es abastecer y almacenar materias primas o suministros.

c) Componentes de un Mapa de descubrimiento. Un mapa de descubrimiento permite plasmar los procesos de la empresa para garantizar que los procesos sean eficientes y eficaces, además de existir un canal de comunicación en todos los niveles y que el producto o servicio ofrecido sea cada vez más competitivo y con mayor valor. Sus componentes son:

Componente

Descripción Es un grupo de actividades destinadas a producir una entrega especifica en un marco de tiempo determinado y son numerados

Hito

secuencialmente. Debe indicar las subdivisiones relevantes del proceso, no el paso a paso.

La actividad está asociada al hito y representan las pequeñas tareas que se desarrollan para las actividades. Su elaboración Actividad

comienza con la identificación del proceso y los pasos de cada hito, los cuales deben ser descritos en verbo y/o sustantivos.

Se utiliza para describir una actividad que se ejecuta en varias unidades del proceso. Las actividades se pueden considerar Sub proceso

subprocesos.

d) El Mapa de Descubrimiento del Proceso de Reembolso de Gastos construido con la herramienta Blueworks Live de IBM.

Reembolso de Gastos 1. Envío

1.1. Informe de Gastos Participants Empleado 2. Aprobación

2.1. Reporte de Gastos Aprobados Participants Contador

3. Pago

3.1. Confirmar Pago Participants Auxiliar de Pagos y Cartera 3.2. Archivo de Informe de Gastos Participants Auxiliar de Pagos y Cartera

Glossary

Participants, Business Owners, Experts Value Auxiliar de Pagos y Cartera Contador Empleado

Description

4. El Mapa de Descubrimiento del Proceso de Reembolso de Gastos construido colaborativamente con la herramienta Blueworks Live de IBM, de acuerdo con los aportes que hizo cada estudiante con base en la información de empresas reales.

34

Reembolso de gastos Rustiformas S.A

35

Reembolso de gastos Rustiformas S.A 1. Solicitud 1.1. Informe de justificacion de gastos

Participants Empleado

Business Owners Empleador

Experts Jefe inmediato Director de area

Systems Medios informaticos

Inputs Presentacion informe de gastos Factura soporte de gastos

Customers Empleado

Problems Gastos detallados Formularios Mal diligenciados

Severity

Frequency

Medium

Medium

Low

Low

Severity

Frequency

1.2. Factura de soporte de gastos

Participants Empleado

Business Owners Empleador

Experts Director de area

Systems Medios informaticos

Problems

Suppliers departamento financiero

Inputs Factura soporte gastos

Outputs Revision

Customers Empleado

36

Medium

Facturas de gastos sin detalles

Medium

2. Revision 2.1. Recepcion de factura

Participants

Inputs

Tesoreria

Business Owners

Recepcion facturas

Outputs

Empleador

Experts

Verificacion informe de gastos

Customers

Departamento de tesoreria

Systems

colaborador

Risk

Medios informaticos

Controlled

Suppliers departamento financiero

Problems Entrega de formulario incompleto

Severity

Frequency

High

Low

2.2. Verificacion informacion de gastos

Participants Tesoreria

Business Owners Empleador

Experts Tesoreria

Inputs Verificacion de informacion de gastos

Outputs Aprobacion de gastos

Customers Empleado 37

Systems Medios informaticos

Risk Controlled

Suppliers Empleado

Problems Disponibilidad de revision

Severity

Frequency

Medium

Medium

Severity

Frequency

High

Low

3. Autorizacion 3.1. Aprobacion de gastos

Participants

Inputs

Tesoreria

Business Owners

Aprobacion de gastos

Outputs

Empleador

Experts

Autorizacion

Customers

Tesoreria

Systems Medios informaticos

Empleado

Risk High

Suppliers Departamento de tesoreria

Problems Cruce de cuentas incorrecta

3.2. Autorizacion de gastos

38

Participants

Inputs

Tesoreria

Business Owners

Autorizacion

Outputs

Empleador

Experts

Desembolsos

Customers

Tesoreria

Systems

Empleado

Risk

Medios informaticos

High

Suppliers Departamento de tesoreria

Problems Solicitud firma de autorizacion

Severity

Frequency

High

High

4. Desembolso

4.1. Expedicion de pago Participants

Inputs

contabilidad

Business Owners

Expedicion de pagos

Outputs

Empleador

Experts

Archivo

Customers

contabilidad

Systems Medios informaticos

Empleado

Risk Low

Suppliers 39

Problems Gastos no soportados

Severity

Frequency

Low

Low

Severity

Frequency

Low

Low

4.2. Desembolso de dinero

Participants

Inputs

contabilidad

Business Owners

Desembolsos

Outputs

Empleador

Experts

Expedicion de pagos

Customers

contabilidad

Systems Medios informaticos

Empleado

Risk Controlled

Suppliers contabilidad

Problems Legalizacion de gastos sin soportes

5. Archivo 5.1. Archivo informe de pago

Participants Area de archivo

Business Owners Empleador

Experts

Inputs Recepcion facturas

Outputs Verificacion informe de gastos

Customers 40

Area de archivo

Systems Medios informaticos

colaborador

Risk Controlled

Suppliers Departamento de tesoreria

Problems Documentacion y soporte incompleto

Severity

Frequency

Medium

Medium

41

Glossary

Participants, Business Owners, Experts Value

Description

Area de archivo contabilidad Departamento de tesoreria Director de area Empleado Empleador Jefe inmediato Tesoreria

Inputs, Outputs Value

Description

Aprobacion de gastos Archivo Autorizacion Desembolsos Expedicion de pagos Factura soporte de gastos Factura soporte gastos Presentacion informe de gastos Recepcion facturas Revision Verificacion de informacion de gastos Verificacion informe de gastos

Systems Value

Description

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Medios informaticos

Suppliers, Customers Value

Description

colaborador contabilidad Departamento de tesoreria departamento financiero Empleado

Problems Value

Description

Cruce de cuentas incorrecta Disponibilidad de revision Documentacion y soporte incompleto Entrega de formulario incompleto Facturas de gastos sin detalles Formularios Mal diligenciados Gastos detallados Gastos no soportados Legalizacion de gastos sin soportes Solicitud firma de autorizacion

Conclusiones y recomendaciones

La herramienta Blue Work Live es una herramienta muy práctica para representar cualquier tipo de proceso. Nos brinda la posibilidad de simplificar los procesos y hacerlos didácticos acordes

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a nuestras expectativas. Se pudo representar de forma muy sencilla el proceso de rembolso y gastos fue muy práctico utilizar la herramienta.

Bibliografía

Pardo, Á. J. M. (2012). Capítulos 5 y 6. En Á. J. M. Pardo, Configuración y usos de un mapa de procesos. (Pp. 45-63) Madrid, ES: AENOR - Asociación Española de Normalización y

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Certificación. Recuperado de: http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?docID=10741532&ppg=4

IBM, I. (2014). Introduction to Business Process Management (1st ed., pp. 7-8). IBM.

IBM, I. (2010). IBM Websphere Lombardi Edition V7.1 Process Modeling (1st ed., pp. 13-15, 24-73). IBM. 

IBM, I. (2014). Websphere Education (1st ed., pp. 1-54, 56-57, 63-81). IBM.

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