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República Bolivariana de Venezuela. Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, Ciencia y Tecnología. Universidad Politécnica Territorial del Estado Aragua “Federico Brito Figueroa”. La Victoria, Estado Aragua.

Procedimientos de Control de las Cuentas Por Cobrar.

Bachilleres:  

Cela María. 21.370.516

Flores Roxana.29.771.000



López Jolmarys. 26.681.069



Segura Rosángel. 27.521.149

La Victoria, 12 de abril de 2018.

Introducción. En la actualidad las organizaciones se están direccionando hacia la búsqueda de mejores prácticas sobre la base de la eficiencia y eficacia lo cual se traduzca en la consecución exitosa de sus objetivos propuestos, esto en vista de un entorno cada vez más competitivo y exigente que demanda diariamente mayores retos, a fin de no permanecer aislados a los cambios, económicos, financieros y tecnológicos que se vienen suscitando. Es ante tal situación que cobra mayor importancia el diseño y establecimiento de lineamientos, mecanismos y procedimientos que a nivel organizacional regulen y garanticen una evaluación constante de sus procesos y operaciones con el objeto de verificar el adecuado desempeño y apego a las políticas y normativas establecidas; a fin de verificar que todo se está desarrollando de acuerdo a lo planeado. De igual modo, el área relativa a los ingresos, representa un aspecto que debe ser monitoreado constantemente al ser un elemento vital dentro de cualquier entidad y eje motor que inyecta el potencial necesario para cumplir con las obligaciones y compromisos contraídos con el personal, proveedores y en líneas generales para el desarrollo de las operaciones diarias. No obstante, en el presente trabajo se explicará sobre el procedimiento de control de las cuentas por cobrar.

Definición de Procedimiento. Procedimiento es un término que hace referencia a la acción que consiste en proceder, que significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, está vinculado a un método o una manera de ejecutar algo. Según Melinkoff, R(1990), "Los procedimientos consiste en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores".(p. 28)

Definición de Control. Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa. Según Stephen Robbins define el control como “un proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviación evidente”.

Definición de Cuentas Por Cobrar. Se entiende por cuentas por cobrar todos aquellos derechos adquiridos por la institución, a través de sus Unidades Administrativas, por la prestación de un servicio, arrendamiento, suministro o venta de material. También, las cuentas por cobrar se encuentran dentro de la clasificación de las cuentas del activo como un activo circulante que su saldo es deudor, nunca acreedor. En tal sentido, Brito (1999) señala que: “Las Cuentas por cobrar son derechos legítimamente adquiridos por la empresa que, llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra clase de servicios”. (p. 337).

Objetivo general de las Cuentas Por Cobrar. Suministrar información de los procedimientos involucrados en el registro y control de dicha cuenta, generadas por las distintas Unidades que conforman la Institución y centralizando su cobro en la Sección de Cuentas por Cobrar.

Normas que debe tener un Administrador con respecto a las Cuentas Por Cobrar. 1. Es responsabilidad del Administrador de Cuentas por Cobrar realizar el “Cronograma de Cobros”, de acuerdo a las fechas establecidas en cada uno de los documentos que generan la misma. 2. El Administrador de Cuentas por Cobrar mantendrá actualizado el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar. 3. El Administrador de Cuentas por Cobrar indicará al deudor que los pagos deben enterarse en la Caja Principal. 4. Todo pago realizado a través de depósito bancario deberá ser cancelado en efectivo. 5. El Administrador de Cuentas por Cobrar será responsable de emitir mensualmente: Estados de Cuentas detallados de las Cuentas por Cobrar y enviarlos a las Unidades Responsables del Ingreso y el resumen conciliado de las Cuentas por Cobrar al Departamento de Tesorería. 6. El Administrador de Cuentas por Cobrar deberá suministrarle mensualmente al Departamento de Contabilidad la situación de los deudores para su respectiva conciliación.

Tiempo de duración de las Cuentas Por Cobrar. Las Cuentas por Cobrar vencidas se mantendrán en la Sección de Cuentas por Cobrar por noventa (90) días, después de este lapso y previa verificación de su imposibilidad de cobro por parte de la Sección, será enviada a Asesoría Jurídica, quien procederá de acuerdo al caso. En los casos de pagos de teléfonos, es responsabilidad del Administrador de Cuentas por Cobrar generar un listado de los deudores con antigüedad mayor a treinta (30) días luego de la fecha de pago y remitirlos al jefe del Departamento de Tesorería para su aprobación y copia al Departamento de Teléfonos.

Fondos de Trabajo. 1. El Administrador de Cuentas por Cobrar deberá mantener al día en el Libro Auxiliar de las Cuentas por Cobrar los Fondos de Trabajo otorgados a las Unidades, en tal sentido deberá recibir la copia del formato “Transferencia a Unidad” del Operador de Pagos. 2. El Administrador de Cuentas por Cobrar emitirá mensualmente los Estados de Cuentas de los Fondos de Trabajo y los entregará a la Sección de Cuentas por Pagar. 3. El Administrador de Cuentas por Cobrar será el responsable de recibir y controlar los expedientes de Rendición de Cuentas.

Rescisión de Contratos. 1. Al rescindirse un contrato el Administrador de Cuentas por Cobrar deberá actualizar el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar hasta la fecha de la rescisión. 2. Asesoría Jurídica deberá informar a la Sección de Cuentas por Cobrar en el momento que se realice efectivamente la rescisión de un contrato.

Cheques Devueltos. 1. El Administrador de Cuentas por Cobrar se encargará del control de los cheques devueltos y los enviará al Registrador para que lo incluya como una Cuenta por Cobrar en el Sistema Financiero. 2. El Administrador de Cuentas por Cobrar ingresará en el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar los cheques devueltos por el banco para su gestión y control. 3. El Administrador de Cuentas por Cobrar enviará a la Unidad correspondiente un listado de los cheques devueltos, junto con el físico de los mismos, para que se realicen las Gestiones de Cobros pertinentes. 4. El Administrador de Cuentas por Cobrar solicitará quincenalmente un Informe de las Gestiones de Cobro de los cheques devueltos realizados por las Unidades Responsables.

Procedimiento: Cuenta Por Cobrar. Responsable.

Unidades Responsables del Ingreso.

1.

Sección de Cuentas por Cobrar.

1.

2.

2.

3.

Acción. Realiza contrato o convenio por prestación de servicio, arrendamiento o venta y establece canon y fecha de cobro, de acuerdo al tipo de contrato. Envía copia del contrato, convenio o documento que respalde el compromiso, al Administrador de Cuentas por Cobrar. En caso de cobro de teléfono recibe Estados de Cuenta mensualmente del Departamento de Teléfonos. Recibe copia del documento y registra la cuenta en el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar. Determina la fecha o fechas en que se debe realizar el cobro y lo registra en el “Cronograma de Cobros”. Archiva contrato o documento en la carpeta correspondiente, por tipo de cuenta hasta gestionar su

4.

5.

6.

Registrador.

1.

2.

Deudor.

1.

Sección de Caja.

1.

2. 3.

Deudor.

1.

Sección de Caja.

1.

cobro. Elabora Relación de Cobros a realizar en el mes y lo remite al Registrador en el Departamento de Tesorería para su ingreso en el Sistema Financiero. Elabora las Facturas en original y dos copias de acuerdo al “Cronograma de Cobros” en el mes correspondiente. Cinco (5) días hábiles antes de la fecha de pago, envía segunda copia de la Factura al deudor. En caso de no ubicar al deudor, lo envía a la Unidad Responsable del Ingreso (para que lo remita al deudor). Recibe Relación de Cobros y registra en el Sistema Financiero generando la Cuenta por Cobrar. Emite Comprobante de Diario y le anexa la Relación de Cobros. Lo envía al Archivo Central de la Dirección de Finanzas para su archivo como Registros Diarios. Recibe de la Sección de Cuentas por Cobrar o de la Unidad Responsable del Ingreso copia de la Factura y se dirige a la Sección de Caja para cancelar la deuda. Recibe al deudor y le ubica original y primera copia de la Factura con el Administrador de Cuentas por Cobrar. Realiza Procedimiento de “Recepción de Ingresos”. Recibe al deudor original de la Factura sellada como cancelada y del Ticket de Caja. Recibe original de la Factura con sello de cancelada y original del Ticket de Caja, para su control. Entrega copia del Reporte “Diario de Cobros”, con primera copia del Ticket de Caja anexo. Al Administrador de Cuentas por Cobrar.

Responsable.

Sección de Cuentas por Cobrar.

Archivo Central de la Dirección de Finanzas.

Acción. 1. Recibe copia del Reporte “Diario de Cobros” y primera copia del Ticket de Caja anexo. 2. Verifica información contenida en el Reporte “Diario de Cobros” y en las copias de los Tickets de Caja. 3. Actualiza en el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar con los cobros realizados. En caso de pagos de teléfonos, mensualmente emite Relación de Pagos de Teléfonos y lo envía al Departamento de Teléfonos con su respectiva copia. 4. Archiva Reporte “Diario de Cobros” y anexa primera copia de los Tickets de Caja en la carpeta del cliente correspondiente para su control por el período fiscal. 5. Al transcurrir el período fiscal envía Auxiliar de Cuentas por Cobrar y soportes anexos, al Archivo Central de la Dirección de Finanzas. 1. Recibe documentos y los archiva por Auxiliar de Cuentas por Cobrar. En caso de Comprobante de Diario lo archiva como Registros Diarios.

Flujogramas.

Conclusión. Para la implementación de Sistemas de cuentas por Cobrar, se consideró tres etapas: 

Planificación



Ejecución



Comunicación de Resultados

1.

PLANIFICACIÓN.

Para cubrir con esta etapa de planificación se planifico los objetivos, riesgos y resultados a alcanzar.

Por otra parte, se procedió a la evaluación del sistema de control interno a través de un cuestionario de control interno donde se aplicó preguntas y respuestas esto con la finalidad de determinar un diseño e implementación adecuada del sistema de control interno.

Las evaluaciones se realizaron en cada una de las áreas administrativas involucradas en el proceso, mediante los cuestionarios para elaborar un flujo de procesos y procedimientos el cual se llevaba a cabo de manera empírica puesto que no se contaba con un manual.

El proceso iniciaba desde el ingreso de la solicitud del cliente hasta la entrega del bien o servicio, pero al revisar las cuentas por cobrar se pudo evidenciar que no existían convenios o contratos, en algunos casos no se encontraban los datos actualizados de los clientes que adeudaban a la institución, no se contaba con un archivo organizado de las cuentas por cobrar siendo esto una falencia al tratar de identificar la documentación para rearmar el proceso.

Se pudo evidenciar que algunas de las áreas no se encontraban cumpliendo con sus tareas, lo cual ocasiono inadecuado respaldo de la documentación.

La falta de coordinación entre las áreas de la institución ha causado también errores en los procedimientos que ya por si mismos erar deficientes.

2.

EJECUCIÓN.

En esta etapa se aplica los procedimientos de Control Interno, también se prepara la documentación, donde refleja el trabajo de control interno, se elaboran pruebas del sistema para poder verificar la secuencia y corregir los errores en el proceso mismo, para optimizar los resultados.

3.

ELABORACIÓN DEL FLUJO.

En el procedimiento se utilizó toda la información recabada durante la planificación, misma que fue evaluada corregida y entregada al directorio y la parte administrativa para que sea aprobada en una primera fase.