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Universidad de Oriente Núcleo de Sucre Escuela de Administración Departamento de Contaduría

AUDITORÍA DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Realizado por: García, Valentina C.I. 20.678.219 Salazar, Ronielci C.I. 20.991.610 Rodríguez, Tomas C.I. 24.513.297 Kouftaian, Markrit C.I 20.993.886.

Cumaná, Mayo del 2015 INTRODUCCION

El propósito principal de la auditoria es determinar la confiabilidad de la información contable expresada a través de los estados financieros es así como casi todo el esfuerzo del auditor está dirigido básicamente a formarse una opinión profesional de los estados financieros en subconjunto para la cual examina cada una de las cuentas de activos, pasivos, buscando con ellos elementos de juicios sobre su racionalidad de los mismos una vez evidenciados forman su opinión. En nuestro caso nos centraremos en estudiaremos la cuenta de activo es decir las cuentas por cobrar

que se encuentran dentro de la sección activos

corrientes en el estado de situación financiera. Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa a través letras pagares u otros documentos por cobrar que puede provenir de operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios o no provenientes de ventas de bienes o servicios por lo tanto la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos referidos a estos documentos ya que constituye parte de su activos y sobre todo debe controlar que esto no pierda su formalidad para convenirse en dinero partiendo de ahí radica la importancias de los controles interno sobre las cuentas y documentos a cobrar y la realización de una auditoria de estados financieros.

Cuentas a cobrar

Las cuentas por cobrar representan los activos, adquiridos por la empresa a través de operaciones que puede ser comerciales de venta de bienes o servidos o no puede provenir de ventas de bienes o servicios. Estas cuentas otorgan el derecho a la organización de exigir a los deudores el pago de la deuda documentada. Se trata de un beneficio futuro que acredita al titular de la cuenta. Tipos de cuentas a cobrar a. Documento por cobrar: Los pagar ciertos montos en fechas futuras. Generalmente, los documentos por cobrar se utilizan para manejar transacciones de monto sustancial; estos documentos negociables son de uso generalizado por parte de empresas industriales y comerciales documentos por cobrar son promesas escritas para. b. Deudores Varios (neto): Corresponde a todas aquellas cuentas por cobrar que no provengan de las operaciones comerciales de la empresa, tales como cuentas corrientes del personal o deudores de ventas de activos fijos. La estimación de deudores varios

incobrables debe ser rebajada para su

presentación en el balance. c. Documentos y Cuentas por Cobrar a Empresas Relacionadas: Documentos

y

descontados

los

cuentas intereses

por

cobrar

a

empresas

no devengados que

relacionadas,

provengan

o

no

de

relaciones comerciales y cuyo plazo de recuperación no excede de un año a contar de la fecha de los Estados Financieros. Objetivos de los auditores al auditar cuentas por cobrar y ventas. 1.

Considerar el control interno sobre las cuentas por cobrar y las

transacciones de ventas.

2.

sustentar la existencia de las cuentas a cobrar y la ocurrencia de las

transacciones. 3.

Establecer la precisión numérica de los registros y de las planillas de

soporte de las cuentas por cobrar. 4.

Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen

devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que debe considerarse. Principios y prácticas contables sobre la valuación de las cuentas, efectos por cobrar y su presentación en el estado de situación. a. Cuentas a cobrar: Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas. Servicios prestados, otorgamiento de créditos o cualquier otro concepto análogo. b. Clasificación: Las cuentas por cobrar agrupan Documentos

por

cobrar,

Deudores

los conceptos: Clientes,

diversos, Clientes por consignaciones,

Comisionistas e intereses y Dividendos por cobrar. c. Transacciones en moneda extranjera: Cuando existan cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera deberá revelarse este hecho en una nota a los estados financieros. Las cuentas por cobrar deberán

liquidarse al

tipo de cambio vigente al

momento del pago, registrando pérdida o utilidad de acuerdo con el tipo de cambio. Reglas de presentación Considerando su disponibilidad, las cuentas por cobrar se clasificarán como de corto y largo plazo. Las cuentas de corto plazo serán aquellas cuya exigibilidad sea menor a un año a partir de la fecha

de presentación de los estados

financieros, y las de largo plazo, aquellas de un año o más.

Evaluación del control interno sobre los documentos y cuentas a cobrar El control interno sobre ventas a crédito se ve fortalecido por una división de funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos

son

responsables: 1)

La preparación o toma del pedido de ventas.

2)

La aprobación del crédito.

3)

La entrega de la mercancía de las existencias.

4)

Los despachos.

5)

La facturación.

6)

La verificación de la factura.

7)

El manejo de cuentas de control.

8)

El manejo de los libros mayores de los clientes.

9)

La aprobación de las devoluciones y las rebajas en ventas.

La autorización de castigos de cuentas incobrable. Cuando este grado de subdivisión de funciones es factibles, es probable que los errores accidentales sean detectados rápidamente a través de comparaciones de

documentos y

de

sumas que

surgen

de

unidades

independientes de la compañía, y la oportunidad para el fraude se reduce a un mínimo.

Compresión de las irregularidades más comunes en los documentos y cuentas a cobrar. El Fraude:

Podemos afirmar que es un engaño hacia un tercero, abuso de

confianza, dolo, simulación, etc. El término “fraude” se refiere al acto intencional de la Administración, personal o terceros, que da como resultado una representación equivocada de los estados financieros,

pudiendo implicar:

Manipulación, falsificación o alteración de registros o documentos. Malversación de activos Supresión u omisión de los efectos de ciertas transacciones en los registros o documentos. Registro de transacciones sin sustancia o respaldo, mala aplicación de políticas contables. Tipos de fraude: Se considera que hay dos tipos de fraudes: el primero de ellos se realiza con la intención financiera clara de malversación de activos de la empresa. El segundo

tipo de

fraude, es

la presentación de

información financiera

fraudulenta como acto intencionado encaminado a alterar las cuentas anuales. Los fraudes denominados internos son aquellos organizados por una o varias personas dentro de una institución, con el fin de obtener un beneficio propio. Los fraudes conocidos como externos son aquellos que se efectúan por una o varias personas para

obtener

un

beneficio,

utilizando

fuentes

externas

como

son: bancos, clientes, proveedores, entre otros. Por qué se dan los fraudes: Se considera que hay fraudes por: ● Falta de controles adecuados. ● Poco y mal capacitado personal. ● Baja / alta rotación de puestos. Documentación confusa ● Salarios bajos. ● Existencia de activos de fácil conversión: bonos, pagares, entre otros. ● Legislación deficiente.

Como se evita un fraude: La respuesta más sencilla es la de mejorar el control administrativo, implementar prácticas y políticas de control, analizar los riesgos que motiven a un fraude, tener la mejor gente posible, bien remunerada y motivada. Como se detecta un fraude: Existe una infinidad de respuestas a esta pregunta las más comunes son: Observar, probar o revisar los riesgos específicos de control, identificar

los

más

importantes

y

vigilar

constantemente

su

adecuada

administración.  

Simular operaciones. Revisar constantemente las conciliaciones de saldos con bancos, clientes,



entre otros. . Llevar a cabo pruebas de cumplimiento de la eficacia de los controles.

Errores e irregularidades: La presentación adecuada de los estados financieros depende de varios factores, entre los que se encuentra la aplicación de los PCGA, el ejercicio de un criterio adecuado en la realización de las estimaciones necesarias en

aquellas áreas

en donde existan

incertidumbres

y

él

suficiente desglose de aspectos significativos, además de los elementos básicos, que son la adecuación validez de las operaciones y saldos. Los errores, se consideran que se producen sin intención, mientras que las irregularidades se producen intencionalmente. Puesto que es más difícil prevenir o detectar las irregularidades que los errores. Las posibles bancos

de

irregularidades que efectúan sus

las operaciones de caja y

saldos pueden clasificarse, desde el punto de vista de su

ejecución de la siguientes forma: A) Desfalcos: 1.- Interceptación: efectuar cobros antes de que estos se registren (ejemplos: ventas al contado o cobros de cuentas a cobrar no registrados)

2.- Sustracciones Hacerse con una cantidad en efectivo después de haberla registrado (Ejemplo: apoderarse de una cantidad de los cobros registrados pero no depositados, de fondos fijos o cuentas bancarias) 3.- Desviaciones :Hacer que un desembolso que en un principio es legítimo se desvíe de su destino correspondiente. B) Distorsiones: Modificación de los estados financieros sin obtener ningún activo. Los errores administrativos en

pueden

ser

consecuencia

de

fallos

matemáticos

o

los registros contables, aplicación errónea de los PCGA o

mal interpretación de los hechos existentes. Las irregularidades en los estados financieros pueden ser el resultado de una mal interpretación u omisión deliberadas de los efectos de hechos u operaciones u otros cambios intencionados en los registros contables básicos. Errores más comunes: • En la clasificación del activo que no sería material en cuanto a su cantidad, si está afectada a dos categorías de la planta o el equipo. • Error en un principio, un cambio de un principio debe ser evaluado en cuanto a sí: el principio contable adoptado es generalmente aceptado, el método contable por el efecto de cambio está en conformidad con los PCGA. Error tolerable: se especifica generalmente como un componente de la precisión deseada. El problema de los errores en el sistema de control debe ser adecuado para detectar errores, así como desfalcos. Tipos de Errores:

1. Errores de Omisión: no son intencionales, son errores humanos y los más numerosos y costosos en la industria, pues contribuyen en más al gasto o la falta de beneficio. 2. Errores intencionales: son los desfalcos y falsificaciones de registros. El Error de incluida en la muestra como por ejemplo, cuando se lista un saldo de una cuenta de 87, 65 anotando en su lugar 78, 65. Las cuentas por cobrar son altamente vulnerables a fraudes. Las modalidades más comunes en que ocurre el

fraude en esta área son

la apropiación

indebida de fondos, cuentas por cobrar ficticias y registro indebido de notas de crédito. La apropiación

indebida de

fondos, una modalidad bastante común,

consiste en utilizar ciertas entradas de dinero para

sustituir otras entradas

previamente desviadas, postergando así la detección del robo.

Procedimientos de auditoria para los documentos y cuentas a cobrar A.

Considerar el control interno sobre las cuentas por cobrar y las ventas

1.

Obtener un conocimiento del control interno sobre los efectos por cobrar y

las ventas: El auditor puede comenzar el examen de los controles de estas tres partidas preparando una descripción escrita o diagrama de flujo y llenando y llegando un cuestionario de control interno. Una vez descrito los controles, los auditores tratan de determinar si el cliente aplica las políticas y los procedimientos, es decir, si han sido a puestas en práctica. A medida que los auditores vayan conociendo el control interno, obtendrá evidencia que les permitirá evaluar

el riesgo de algunas afirmaciones de los

estados financieros sobre las cuentas por cobrar y los ingresos en un nivel menor del máximo 2.

Evaluar el riesgo de control y diseñar pruebas de controles adicionales para

las cuentas por cobrar y las ventas: Basándose en el conocimiento obtenido del control interno del cliente sobre las cuentas por cobrar y las transacciones de ventas, el auditor diseña la evaluación de los niveles planeados del riesgo de control que presenta varias afirmaciones en los estados financieros. Para corroborarlos, tal vez necesite conseguir más evidencia referente a la eficacia operativa de los controles mediante el diseño de más pruebas. Diseñará las pruebas sustantivas basándose en la determinación del riesgo inherente y de control. Al hacerlo, conviene que a partir de su evaluación considere los tipos de errores que podrían ocurrir. En el siguiente cuadro se dan ejemplos de posibles errores en las ventas y cuentas por cobrar, así como de las debilidades del control interno que las facilitan.

3.

Realizar pruebas adicionales de controles: Las pruebas que se centran en

la eficacia de los controles sirven para evaluar el control interno del cliente y determinar si puede apoyarse la evaluación delos niveles planeados del riesgo. Los auditores efectúan ciertas pruebas a medida que van conociendo dicho control. A continuación se dan ejemplos de otras pruebas representativas: a- Examinar aspectos significativos de una muestra de transacciones de ventas b- Comparar una muestra de documentos de despacho con las facturas de ventas respectivas. c- revisar el uso y autorización de las notas crédito d- Conciliar las cintas de las cajas registradoras y los tiquetes de ventas seleccionadas con los diarios de ventas. 4.

Revaluar el riesgo de control y modificar pruebas sustantivas para las

cuentas por cobrar y las ventas: Una vez concluidos los procedimientos descritos en las secciones precedentes, los auditores revalúan el nivel del riesgo de control en las afirmaciones de los estados financieros respecto las cuentas por cobrar y a las transacciones de ventas. Así deciden si conviene modificar sus pruebas sustantivas de las afirmaciones. B. Realizar pruebas sustantivas de cuentas por cobrar y transacciones de venta 5.

Obtener un balance de pruebas de la cartera por edades o de las cuentas

por cobrar comerciales y análisis de otras cuentas por cobrar y conciliar con mayores: Análisis dé antigüedad de saldos de las cuentas comerciales por cobrar en la fecha de auditoria suele ser preparado por los empleados del cliente para los auditores, a menudo en impresión de computadora. El programa preparado por el cliente que se muestra en la siguiente figura, tiene un formato multipropósito que contiene el envejecimiento de las cuentas de los clientes. Estimación de las pérdidas posibles de crédito y la información referente al control de confirmación.

Tantas fases del examen de las cuentas por cobrar en un solo documento de trabajo, este puede resumirse tratándose de empresas pequeñas con pocos clientes. Si el cliente tiene muchas otras que no sean comerciales, los auditores deberán conseguir análisis semejantes de ellas. Al probar la antigüedad conviene verificar algunas cuentas clasificadas como corrientes y también las indicadas como ya vencidas. 6.

Obtener análisis de documentos por cobrar e interés respectivo

7.

Inspeccionar documentos disponibles y confirmar aquellos que no están

disponibles para los tenedores: Los valores que el cliente mantiene como garantía de los documentos por cobrar deberán ser revisados e incluidos al mismo tiempo. Los auditores llevan un control absoluto sobre todos los instrumentos negociables hasta terminar el conteo y la inspección. La carta de confirmación enviada a un banco, a una agencia de cobranza, a un acreedor asegurado o a otro tenedor, incluirá una solicitud para verificar el nombre del que lo firmó, el saldo del documento, la tasa de interés y la fecha de vencimiento 8.

Confirmar cuentas por cobrar con deudores: El término confirmación se

define como un tipo de evidencia documental obtenida fuera de la empresa del cliente y transmitida directamente a los auditores. El reconocimiento escrito de la deuda por el deudor cumple dos propósitos: 1. Demuestra la existencia y la valuación global del activo; 2. Ofrece cierta seguridad de que no se esté realizando jineteo ni otra manipulación que afecte a las cuentas por cobrar a la fecha del balancegeneral.3. La confirmación de una cuenta por cobrar es una evidencia insuficiente sobre las afirmaciones referentes a la integridad y a la valuación, Hay dos métodos de confirmar las cuentas por cobrar a través de la comunicación directa con el deudor: Método positivo o Método Negativo.

9.

Revisar el corte de fin de año de las transacciones de ventas: Uno de los

métodos más comunes de falsificar los registros contables consiste en inflar las ventas anuales manteniendo abierto el diario después de la fecha del balance general. Por tanto, los auditores han de estar alerta e investigar lo siguiente: 1. incrementos extraordinarios de las ventas de fin de año a uno o varios clientes. Eso indicará transacciones de facturar y esperar, en que las ventas se facturan pero los productos no se embarcan. 2. Aumentos importantes de los ingresos y de las cuentas por cobrar junto con un incremento de los márgenes brutos de utilidad, incompatibles con la experiencia del cliente o con los promedios de la industria. 3. Cambios incorrectos en los principios de contabilidad que aumentan el ingreso registrado. 4. Devoluciones considerables después de la fecha del balance general que podrían mercancía enviada a los clientes sin una orden de ellos, o sea saturación de canales. 10.

Realizar procedimientos analíticos para las cuentas por cobrar, ventas,

documentos por cobrar y recaudo de intereses: Pueden calcularse diversas razones y relaciones. Como ejemplos se incluyen: 1. La tasa de utilidad bruta, 2. La rotación de las cuentas por cobrar, 3. La razón entre las cuentas por cobrar y las ventas a crédito netas del año, 4. La razón entre las cuentas castigadas durante el año, y el saldo final de cuentas por cobrar, 5. La razón entre la valoración de la provisión y las cuentas por cobrar,

6. La razón entre el ingreso por intereses y los documentos por cobrar 7. La razón entre el gasto de las cuentas incobrables y las ventas a crédito. 11.

Verificar el interés ganado sobre los documentos e intereses acumulados

por cobrar: La verificación más efectiva de la cuenta de intereses ganados consiste en un cálculo independiente o global delos auditores del interés ganado durante el año en los documentos por cobrar. La sección de intereses de este papel de trabajo consta de cuatro columnas que muestran la siguiente información para cada documento por cobrar poseído durante el año. 1. Intereses acumulados por cobrar al principio del año (tomados de los papeles de trabajo de auditoría del año anterior). 2. El interés ganado durante el año (calculado con base en los términos de los documentos). 3. Intereses cobrados durante el año (rastreados de los registros de entradas de efectivo). 4. Intereses acumulados por cobrar al final del año (calculado por los auditores). 12.

Evaluar la propiedad del cliente sobre cuentas por cobrar y las ventas

contabilizadas: Los problemas que los auditores podrían descubrir incluyen: 1. No puede establecerse una provisión para las devoluciones en ventas por bienes despachados a clientes a quienes se les da el derecho a devolver los bienes bajo ciertas circunstancias. 2. Sin haber prestado servicios a franquiciados, pueden incluirse entradas de efectivo de tarifas de franquicia en el ingreso y en las cuentas por cobrar. 3. Los arrendamientos financieros contabilizados apropiadamente para utilizar el método

de

contabilidad

de

operación

pueden

ser

contabilizado

sin

apropiadamente como arriendos de capital del tipo ventas, que sobrestiman los recaudos y las cuentas por cobrar. 4. Los documentos por cobrar pueden no llevar tasas de interés razonables en el momento en que son aceptados, dando como resultado la necesidad de descontar los documentos a los valores presentes. 5 .La gerencia podría utilizar el método de porcentaje determinación como reconocimiento del ingreso en circunstancias inapropiadas o podría sobrestimar la cantidad del ingreso ganado. 13.

Determinar si la provisión para cuentas incobrables es adecuada

14.

Verificar si las cuentas por cobrar han sido pignoradas

15.

Investigar los documentos o cuentas por cobrar con partes relacionadas

16.

Evaluar la presentación y la revelación en los estados financieros de las

cuentas por cobrar y las ventas.

PROCEDIMIENTOS DE CONFIRMACION Es la recepción de una respuesta oral o escrita de una tercera parte, independiente que verifica la precisión de la información que ha solicitado el auditor. FORMA DE CONFIRMACION: INDUSTRIAS “MIXTECO”, S.A. A quién va dirigida (nombre del cliente) Estimado cliente: Por nuestro mutuo interés, una vez al año, los auditores revisan algunas de nuestras cuentas. Este año, ha escogido la de usted. Le suplicamos que ayude tanto a nosotros como a nuestros auditores a revisar si hemos manejado su cuenta correctamente. Según nuestro auxiliar al 31 de diciembre de 2009 usted nos debía Bs. 135.000 sin considerar ningún pago que haya hecho usted después de esta fecha. Si la cantidad anterior es incorrecta por favor indique usted la razón al reverso de esta circular y envíela a nuestros auditores. Despacho CAMS asesores fiscales y auditores, Apartado postal Sucre, Cumana 90030, utilizando el sobre adjunto.

OBJETIVO El objetivo del auditor cuando utiliza procedimientos de confirmación es diseñar y aplicar dichos procedimientos con el fin de obtener evidencia de auditoría relevante y fiable.

Examen físico de los documentos a cobrar. El examen físico es un medio directo para verificar que en realidad existe un activo, se considera como uno de los tipos más confiables y útiles de evidencias de auditoría. Tales como los inventarios, arqueo de dinero, arqueo de documentos. En algunas ocasiones los dados de la contabilidad están representados por bienes materiales, títulos de crédito u otra clase de documentos que constituyen la materialización del dato registrado en la contabilidad, lo que hace a los saldos del activo.

Evaluación de la cobrabilidad de los documentos y cuentas a cobrar. Antigüedad de las relaciones comerciales y si se tratan de un cliente antiguo, comportamiento en los últimos años. •

La comprobación de los antecedentes de morosidad del deudor y verificar si

se ha reincidido últimamente y con qué frecuencia y si se trata de un deudor crónico. •

Análisis previo de la solvencia del deudor y de sus activos.

•

La capacidad que posee el deudor de continuar operando en el mercado.

•

Si se trata de un caso de falta de liquidez transitoria por tensiones

estacionales de tesorería o es un problema más serio del fondo de maniobra. •

Motivos reales de la morosidad (Fortuita, Culpable, Circunstancial o

Intencional). •

La documentación acreditativa del débito (Crédito documentado o no).

•

Personalidad

mercantil).

jurídica

del

deudor

(Empresario

individual,

Sociedad

ANALISIS DE LA SUFICIENCIA DE LA ESTIMACIÓN DE LAS CUENTAS DE COBRO DUDOSO. Las cuentas incobrables son aquellas cuentas por cobrar vencidas que se tienen al final de un ejercicio económico y las cueles no han sido canceladas por incumplimiento de los cliente Cuando hay cierta incertidumbre en cuanto a la baja de valor de un activo, debe determinarse una estimación o provisión. La provisión para cuentas incobrables es una estimación de las cuentas por cobrar que se perderán por incobrables durante el siguiente ejercicio económico, provenientes de las ventas de mercancía efectuadas a crédito. Esta provisión se realiza cuando no se tiene certeza de las cuentas por cobrar que puedan recuperarse totalmente, y como las cuentas por cobrar son activos que generan beneficios económicos futuros, la entidad va necesita de una cuenta que le ayude a compensar, en el periodo de ventas actual, esas cuentas que no se recuperaran, por lo tanto no generaran flujos de efectivo pero así la compañía puede hacer frente a la situación. Dicha provisión para cuentas incobrables debe ser lo suficiente para compensar aquellas cuentas incobrables, es por eso que resulta necesario conocer con precisión la situación de cada cuenta por cobrar y tomar en cuenta toda la información que la compone. Para ello el auditor deberá hacer un estudio de las cuentas para discutir aquellas de dudoso cobro, para comprobar la suficiencia de la estimación correspondiente. Dicho estudio se realizará a través de: - Análisis de la antigüedad de los saldos: Es un criterio que clasifica las deudas de los clientes de acuerdo al número de días que tiene cada cuenta sin haberse pagado.

- Examen de cobros posteriores: Es una evaluación a aquellas cuentas o deudas que fueron eliminadas porque se consideraron incobrables. Pero de igual forma, la suficiencia de la provisión para cuentas de cobro dudoso, se evalúa mediante: a. Conversaciones con la gerencia sobre la situación de aquellos saldos que no presentan movimiento. b. Indagación sobre los procedimientos seguidos por la gerencia de la compañía para la recuperación de aquellas cuentas consideradas de cobro dudoso c. Verificación de la documentación que soporte las observaciones realizadas por la gerencia, tales como carta de abogados, correspondencia, acuerdo entre las partes. Para evaluar la suficiencia de la estimación para cuentas de cobro dudoso, se deben considerar varios aspectos: •

Estudio de las cuentas por cobrar atrasadas o vencidas en función a plazos

de crédito mediante investigaciones con personal del departamento de crédito y cobranza y funcionarios de la compañía. •

Respuestas recibidas de abogados

•

Evaluación de los saldos no vencidos en función a la experiencia de la

compañía en cuanto a pérdidas por incobrabilidad en el pasado. •

Indicamos en papeles de trabajo el resultado de las investigaciones,

discusiones, opiniones del cliente y

nuestras conclusiones respecto a la

suficiencia de estimación. Seleccionamos las cuentas y documentos que vayan a ser confirmados y desarrollamos el siguiente trabajo:

a. Solicitamos a la compañía que prepare estados de cuenta de todos los saldos, que hayan sido seleccionados, para adjuntarlos a las solicitudes de confirmación y papeles de trabajo b. Solicitamos a la compañía que prepare las solicitudes de confirmación. c. Revisamos que los saldos que muestren las confirmaciones, coincidan con los listados y que los nombres, domicilios, etc., estén de acuerdo a los registros de la compañía d. Dos semanas después del envío de la primera solicitud, se envía la segunda e. Consideramos la posibilidad de solicitar confirmación de aquellas cuentas que estén siendo manejadas

ANALISIS DE EXACTITUD DE LAS CUENTAS POR COBRAR Consiste en la verificación precisa de que los saldos de todas las cuentas y los documentos por cobrar, sean reales mediante las pruebas de auditoría.

Los objetivos principales de este análisis son: • Verificar que las cuentas por cobrar representen todos los importes adeudados a la entidad a la fecha del cierre del ejercicio contable y si han sido adecuadamente registradas. • Establecer que las acumulaciones y reservas para cuentas dudosas, devoluciones y descuentos sean adecuadas. • Determinar que las cuentas a cobrar estén apropiadamente descritas y clasificadas y si se han realizado adecuadas exposiciones de importes que han sido prendados, descontados, o vendidos. • Verificar que las ventas y otros ingresos representen todas las transacciones que han ocurrido en el período, y si han sido adecuadamente registradas sobre bases uniformes. • Determinar que los ingresos y los cargos por cuentas dudosas, devoluciones, descuentos y bonificaciones estén apropiadamente descritos y clasificados, y si se han realizado adecuadas exposiciones de estos importes. El análisis de antigüedad de saldos es la prueba de auditoría que se realiza con el fin de clasificar las cuentas pendientes de cobro en intervalos, que se definen según el número de días transcurridos desde la fecha en que se otorgó el crédito. Ese análisis permite al auditor determinar la eficiencia en la gestión de cobro, en la concesión de créditos y en la cobrabilidad de todos esos derechos. De igual forma, la prueba es útil para determinar el monto apropiado en la constitución de las reservas para pérdidas en cuentas malas. Análisis de otras cuentas por cobrar

1. Objetivos de la prueba Los objetivos del auditor en la ejecución de esta prueba deben ir encaminados a, obtener evidencia suficiente y adecuada que le permita concluir si las cuentas de otros deudores diferentes de los comerciales reflejan, integridad, existencia, exactitud y propiedad, presentación y valuación.

Integridad: Que todas las transacciones de las cuentas de otros deudores han sido registradas. Existencia: Que los valores registrados en las cuentas de otros deudores realmente existen al cierre de periodo Exactitud: Que los montos registrados están libres de diferencias significativas Propiedad: Que los montos registrados son realmente de la compañía auditada Valuación: Que los montos registrados están adecuadamente valuados (se ajustan a la realidad de cobrabilidad)

2. Procedimientos Los

procedimientos

sustantivos

las

debemos

plantear

con

un

alcance

inversamente proporcional a los resultados o ausencia de las pruebas a los controles. Es decir, si los resultados de las pruebas a los controles fueron satisfactorios (positivos) el alcance de nuestras pruebas sustantivas debe ser menor, pero si los resultados de las pruebas a los controles no fueron satisfactorios (negativos) o no realizamos pruebas a los controles, el alcance de nuestras pruebas sustantivas debe ser mayor. Para estos casos es necesario que el Auditor utilice su juicio profesional para determinar si obtuvo evidencia suficiente y adecuada que le permita concluir si las cifras auditadas son razonables.

Errores o irregularidades que el auditor puede encontrar en estas cuentas A continuación presentamos algunos de los errores e irregularidades más comunes que el auditor puede encontrar en estas cuentas al cierre a 31 de diciembre, con el fin de que sean tenidos en cuenta por los auditores al momento de realizar sus procedimientos:

• Cuentas por cobrar a socios ficticias o no cobrables • Cuentas por cobrar a casa matriz no cobrables o ficticias • Cuentas por cobrar a vinculados económicos no cobrables o ficticias • Anticipos y avances no legalizados • Impuestos a favor no recuperables • Reclamaciones no recuperables • Cuentas por cobrar a trabajadores no recuperables • Deudores varios ficticios o no recuperables

Identificados los riesgos que se pueden materializar y teniendo en cuenta los resultados de nuestras pruebas a los controles, identificamos que tipo de prueba nos puede ayudar a detectar la ocurrencia del riesgo. Debido a las características particulares de cada cuenta, en la sección de resultados mostraremos los procedimientos más recomendables para la auditoría de cada cuenta que compone las otras cuentas por cobrar.

El riesgo principal que encontramos en estas cuentas al cierre del ejercicio es la sobreestimación de saldos. Es decir mostrar activos que no existen o no son recuperables.

3. Resultados: A continuación desarrollaremos los procedimientos más recomendados para las cuentas que componen los otros deudores diferentes a los comerciales. Identificación de cuentas Antes que todo el auditor debe elaborara una sub sumaria en donde le mostremos al lector la composición de las otras cuentas por cobrar, ésta sub sumaria debe cruzar con los estados financieros que estamos auditando en caso que posterior a nuestra auditoría surjan cambios por ajustes propuestos por el auditor, el papel de trabajo debe reflejar esta situación. (a), (b) y (c) Cuentas por cobrar a Casa Matriz, vinculados económicos y socios o accionistas En la etapa de planeación, debemos identificar los terceros con los cuales la compañía tiene algún tipo de vínculo, con el fin de determinar, evaluar y revelar las transacciones que surjan dentro de dicho vinculo. Lo anterior, debido a que algunas compañías crean transacciones ficticias con sus vinculados o socios con el fin de maquillar sus estados financieros. Las transacciones con Casa Matriz, compañías vinculadas y socios o accionistas deben estar registradas en las cuentas que permitan su plena identificación. Ejemplo: Cuentas por cobrar a vinculados económicos Algunas transacciones utilizadas para maquillar los estados financieros

A continuación presentamos algunas de las transacciones que las compañías pueden generar para maquillar sus estados financieros:  

Ventas ficticias a casa matriz o a compañías vinculadas Solicitud de préstamos a entidades financieras a través de Casa Matriz

 

ocompañías vinculadas Gastos ficticios para bajar la utilidad (pago de un menor impuesto de renta) Contabilización de gastos en las cuentas por cobrar a vinculados, Casa Matriz o socios, para bajar la pérdida. Es necesario que en estas transacciones los auditores estén atentos a identificar situaciones que puedan generar sospecha de que nuestro cliente u organización está efectuando este tipo de transacciones, ya que pueden tener un impacto significativo para la compañía, los terceros interesados en la compañía y para los auditores que realizan la auditoría a los estados financieros. (d) Anticipos y avances Los errores e irregularidades que se presentan en esta cuenta normalmente están relacionados con: _ Anticipos no legalizados de forma oportuna _ Gastos llevados como anticipos _ Contrapartida de ventas ficticias Para diseñar los procedimientos de esta cuenta primero que todo debemos tener en cuenta de seleccionar los más significativos, posteriormente entrar a verificar la existencia y validez de los anticipos mediante la revisión de la documentación soporte (contratos, ordenes de compra, facturas, etc.) En los casos en donde existe un gran número de transacciones con valores similares, el auditor puede optar por entrar a verificar todos aquellos anticipos que tienen una antigüedad superior a la política de legalización.

(e) Anticipo de impuestos Lo clave a la hora de revisar esta cuenta es que el auditor verifique que dichos saldos si son recuperables, lo anterior, debido a que muchas compañías generan estos valores, que inflan el activo, pero que a la hora de realizar el trámite con la entidad de impuestos, no es factible su recuperación, por lo que se deben llevar al gasto. Algunos procedimientos que podemos realizar para verificar la existencia y recuperabilidad de esta cuenta: 1) Verificación de su generación mediante la revisión de la documentación soporte (declaraciones de impuestos) 2) Verificación de su generación mediante la realización de cálculos globales. Ejemplo: Las retenciones en la fuente son un porcentaje del ingreso. El auditor puede realizar un cálculo global tomando los ingresos y multiplicando por el porcentaje de retención en la fuente. El resultado, lo compara con lo registrado en contabilidad e investigas la causa de las diferencias y sus implicaciones en los estados financieros, de existir. 3) Revisión de la recuperabilidad de los saldos, mediante inspección de documentación soporte. Ejemplos: a) cartas de la entidad de impuestos que reconoce los saldos a favor de la compañía. b) Revisión de las leyes y regulaciones que le aplican a la compañía.

(f) Reclamaciones

Para el reconocimiento de un ingreso no debe existir incertidumbre en relación con su recuperabilidad. Las reclamaciones normalmente se manejan como otros ingresos y están relacionadas con valores que reconocen las aseguradoras por pérdidas de activos. Teniendo en cuenta lo anterior, y al igual que los anticipos de impuestos, el auditor en esta cuenta debe verificar que realmente las reclamaciones son recuperables por los montos que están registrados en los estados financieros (NO EXISTE INCERTIDUMBRE) y que existe algún tipo de documento que asegura que ese ingreso será cancelado por la entidad obligada. Ejemplo: Reclamaciones a compañías aseguradoras. En caso de valores significativos, el auditor puede optar por realizar una confirmación con la entidad aseguradora en donde nos suministren evidencia que dichos saldos son recuperables por los montos que están registrados al cierre del ejercicio.

(g) Cuentas por cobrar a trabajadores Estos saldos normalmente no son significativos, debido a que en muchas empresas se motiva a los empleados a que crear fondos de empleados que se manejen de forma independiente. En los casos en donde el saldo es significativo, el auditor puede ejecutar los siguientes procedimientos: _ Revisar la conciliación con entre el libro mayor y el módulo de nómina _ Revisar que los saldos por cobrar están a nombre de empleados que se encuentran laborando en la actualidad _ Revisar que se están efectuando los respectivos descuentos

(h) Deudores varios

En caso de existir saldos significativos en esta cuenta, el auditor debe seleccionar los más significativos, con el fin de verificar la existencia y recuperabilidad de estos saldos. Es necesario que el auditor esté atento ante posibles registros utilizados para inflar los activos de la compañía. En caso de existir saldos significativos, el auditor puede optar por realizar confirmaciones de saldos.

(i) Provisiones Los saldos que de otros deudores de difícil recuperabilidad deben ser provisionados con el fin de reducir la cuenta de otros deudores a un valor razonable. En la revisión de otros deudores el auditor debe determinar si existen saldos que deben ser manejados como no corrientes, es decir, que su recuperabilidad se va a producir en un tiempo mayor a un año.

4. Conclusiones Las conclusiones deben estar directamente amarradas con los objetivos de la prueba, es decir que de acuerdo con los resultados de la prueba el auditor obtuvo evidencia suficiente y adecuada que le permite concluir que las otras cuentas por cobrar reflejan, integridad, existencia, exactitud, propiedad y valuación. En caso contrario puede indicar que es necesaria una salvedad por parte del auditor.

Conclusión

Los controles ineficaces sobre las ventas a créditos y cuentas por cobrar pueden ser costosos para un negocio cuando dichos controle sobre las ventas a crédito son inadecuados, son casi inevitable las grandes pérdidas por crédito. Partiendo de ahí radica la importancia de implementar controles y auditar las transacciones de ventas y cuentas por cobrar, el auditor financiero establece los objetivos y procedimientos para realizar el examen previsto en la planeación de la auditoria a estas cuentas entre los objetivos que se fija el auditor en una auditoría de cuentas a cobrar se encuentran los siguientes: -

Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tiene origen en operaciones de ventas.

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Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo contable.

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Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen devoluciones, descuentos o cualquier otro elemento que deba ser considerado.