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• Yulihet Stfany Carrillo

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LAS CUENTAS POR COBRAR

BACHILLER: YULIHET CARRILLO

1. CUENTAS POR COBRAR: (DEFINICIÓN) Son derechos a favor de la empresa que provienen de las operaciones normales que realiza la empresa, deben ser canceladas en el siguiente ejercicio económico. Suelen estar respaldadas por facturas, notas de entrega u otros documentos similares. Las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier activo, recursos económicos propiedad de una empresa que la generarán un beneficio en el futuro Forman parte del activo circulante Entre las principales cuentas que están incluidas en este rubro se encuentran: Clientes. Las cuentas por cobrar son aquellos “dineros” que se adeudan a una entidad económica o a una persona física y que pueden estar o no relacionadas directamente con la actividad comercial, basadas en la calidad moral (clientes), en el cobro coactivo (deudores diversos) ó por medio de una intervención de terceras personas (documentos por cobrar) los cuáles forman parte del activo circulante dentro de la empresa de acuerdo a su fácil realización ó conversión a efectivo real y que son convertibles a un mediano ó largo plazo; lo cuál a diferencia de las cuentas de caja, bancos y mercancías (inventarios ó almacén de acuerdo a la actividad económica de la empresa)que son de realización a corto plazo. 2. ORIGEN DE LAS CUENTAS POR COBRAR: Las cuentas por cobrar atendiendo a su origen pueden ser de clientes y deudores. Así también, en función de la buena práctica contable, la estimación debe hacerse en función al incumplimiento de las políticas crediticias establecidas por la entidad. 3. CLASIFICACIÓN. Las cuentas por cobrar agrupan los conceptos: Clientes, Documentos por cobrar, Deudores diversos, Clientes por consignaciones, Comisionistas e intereses y Dividendos por cobrar. Clasificaciones de las cuentas por cobrar Las cuentas por cobrar se clasifican en generalmente en tres grupos que son: Cuentas por cobrar al cliente: esta compuesto de los montos que acuerdan los clientes con la empresa, debido al crédito tomado por la venta. Cuentas por cobrar Funcionarios y Empleados: son los acuerdos que los funcionarios y empleados hacen con la empresa por concepto de ventas a créditos, anticipo de sueldo, entre otros lo que se le descuenta después de su salario.

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Otras cuentas por cobrar: estas surgen por una variedad de transacciones tales como anticipo a un ejecutivo, empleado, ventas o compras de algo, daños o perdidas entre otros. Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo corriente después del efectivo ya que es lo que se puede convertir en efectivo lo más pronto posible, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayoría de los casos, es de doce meses estas deben de colocarse en el renglón de activos no corrientes, es decir en el de otros activos. 4. REGISTRÓ, AUXILIARES E INFORMES. No basta a la administración de la entidad económica conocer el saldo a su favor por concepto de cuentas por cobrar y su respectivo análisis. Es necesario presentar, como información adicional, un reporte de antigüedad de saldos. Dicho reporte divide los saldos de los clientes en vencidos y no vencidos, por su parte, respecto a los saldos vencidos, se indica la antigüedad de vencimientos señalando los que tienen 30, 60, 90 y 120 días o más según el caso. 5. TRANSACCIONES EN MONEDA EXTRANJERA. Cuando existan cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera deberá revelarse este hecho en una nota a los estados financieros. Las cuentas por cobrar deberán liquidarse al tipo de cambio vigente al momento del pago, registrando pérdida o utilidad de acuerdo con el tipo de cambio. 6. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES. 

Valor histórico original.



Realización.

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Período contable.



Revelación suficiente.

7. REGLAS DE VALUACIÓN. Las cuentas por cobrar deben computarse de acuerdo al valor pactado originalmente del derecho exigible. Atendiendo al principio de realización del mismo boletín, el valor pactado deberá modificarse para reflejar lo que en forma razonable se espera obtener en efectivo, especie, crédito o servicios, de cada una de las partidas que lo integran; esto requiere que se le

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de efecto a descuentos y bonificaciones pactadas, así como a estimaciones por irrecuperabilidad o difícil cobro. Los incrementos o reducciones que se tengan que hacer a las estimaciones, con base en los estudios de valuación, deberán cargarse o acreditarse a los resultados en que se efectúen. Las cuentas por cobrar en moneda extranjera deben valuarse al tipo de cambio bancario que esté en vigor a la fecha de los estados financieros. 8. REGLAS DE PRESENTACIÓN. Considerando su disponibilidad, las cuentas por cobrar se clasificarán como de corto y largo plazo. Las cuentas de corto plazo serán aquellas cuya exigibilidad sea menor a un año a partir de la fecha de presentación de los estados financieros, y las de largo plazo, aquellas de un año o más. Las cuentas por cobrar a corto plazo deberán presentarse en el activo circulante inmediatamente después del efectivo y de las inversiones en valores negociables. La cantidad a vencer a más de un año deberá presentarse fuera del activo circulante. Los saldos acreedores de las cuentas por cobrar deben reclasificarse como cuentas por pagar, si su importancia relativa lo amerita. Cuando existan cuentas por cobrar y por pagar a la misma persona física o moral, deberán cuando sea aplicable, compensarse para efectos de presentación en el balance general, mostrando el saldo resultante como activo o pasivo según corresponda. 9. CONTROL DE CUENTAS A COBRAR Las cuentas a cobrar requieren el mismo control interno que otros activos del negocio. Los empleados responsables de cobrar y de aprobar los créditos no deben estar implicados con el aspecto de la contabilidad relacionado con ellos. Todas las funciones de la contabilidad deben ser diseñadas para poder utilizar el trabajo de un empleado como verificación del trabajo de otro empleado. Un negocio que tiene una cantidad sustancial de documentos puede encontrar el uso de un registro de documentos muy provechoso. Este registro proporciona la información detallada de cada documento, y asiste a su cobro oportuno. Los controles apropiados de cuentas a cobrar también incluyen la obtención de la aprobación para las ventas a crédito, las devoluciones de las ventas, bonificaciones otorgadas, y los descuentos de las ventas.

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10. Cuentas Incobrables: Son las cuentas por cobrar vencidas que se tienen al final de un ejercicio económico y las cuales no han sido canceladas por incumplimiento de los clientes. 11. Métodos Calcular Estimación Cuentas Incobrables Para el cálculo de los saldos estimados como incobrable para las cuentas por cobrar, la teoría contable ha establecido diferentes métodos que tratan de estimar dicho monto y que son los siguientes: ◦

Un porcentaje sobre los saldos de las cuentas por cobrar

◦

Un porcentaje sobre los totales de un análisis de antigüedad de saldo

◦

Calcular un porcentaje sobre las ventas a crédito

◦

Calcular una provisión por partidas específicas y un porcentaje general adicional

12. TRATAMIENTO CONTABLE DE LAS CUENTAS INCOBRABLES Como ha se anotó anteriormente, las cuentas incobrables o difíciles de recuperar deben ser tratadas o consideradas como un gasto. Este gasto de acuerdo con la mayoría de las legislaciones de los diferentes países es deducible, para efectos del pago del impuesto sobre la renta o, impuesto a las utilidades. En cada caso será necesario revisar la respectiva legislación, para conocer las condiciones existentes en cada país, y los porcentajes deducibles permitidos. La práctica administrativa y contable ha introducido el concepto de las provisiones o estimaciones, para minimizar o paliar en el tiempo, el impacto que los montos dejados de cobrar pudieran tener sobre las finanzas de la empresa. Lo anterior significa que, con la creación de las provisiones, se realiza una previsión, afectando el gasto antes de que éste ocurra y creando una provisión. La provisión no significa, en absoluto, que de manera real se separe algún monto o cantidad de dinero en alguna cuenta para cubrir o “reponer” lo que se deje de cobrar. La provisión representa un concepto o partida ‘virtual’, cuyo efecto se puede explicar, razonando lo siguiente: “Al incorporar un gasto en un período determinado, se reducirá automáticamente la utilidad contable, impidiendo así disponer de recursos en la distribución de dividendos o en otro tipo de aplicación de recursos”.

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De igual manera, la partida virtual denominada ‘estimación para cuentas incobrables’ permitirá presentar el activo por su monto real, al deducirle al total de las cuentas por cobrar el monto de la provisión: Es importante resaltar que, las Cuentas por Cobrar, reflejadas en el Activo Corriente, son un indicador de que ya se han registrado como ingresos los montos ahí reflejados. Esto es así por el principio de Devengado, y no precisamente porque se haya recibido el efectivo de dichos ingresos. Por otra parte, de acuerdo con diferentes legislaciones, los montos que aparecen en Cuentas por Cobrar, ya han sido afectados por el pago de impuestos, en ocasiones de doble impuesto: Por un lado, el Impuesto General sobre las Ventas, que se declara y tributa, independientemente de si las ventas han sido al contado o al crédito. Por otro lado el Impuesto sobre la Renta, en el que, que de igual manera, se ha considerado como ingreso el total de ventas, ya sean éstas al crédito o al contado, se hayan o no cobrado al momento de la declaración respectiva. Provisión o Estimación de Cuentas Incobrables 3.1. Concepto y Necesidad La provisión para cuentas incobrables: Es una cuenta de valuación que se resta de las cuentas por cobrar provenientes de las operaciones en el estado de situación financiera. Esta cuenta además de prever las pérdidas futuras, intenta alcanzar dos objetivos: que cada período soporte sus propios gastos, y el segundo es el de mostrar el valor real de sus créditos, lo más aproximado posible. Para cuantificar el importe de las partidas que habrán de considerarse irrecuperables o de difícil cobro, debe efectuarse un estudio que sirva de base para determinar el valor de aquéllas que serán deducidas o canceladas y estar en posibilidad de establecer o incrementar las estimaciones necesarias, en previsión de los diferentes eventos futuros cuantificables que pudieren afectar el importe de esas cuentas por cobrar, mostrando de esa manera, el valor de recuperación estimado de los derechos exigibles. 3.2. Métodos para su Estimación

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3.2.1

Método con base nominal: porcentaje de ventas Se calcula sobre el bruto de ventas,

disminuyéndole las devoluciones, bonificaciones y descuentos en ventas para obtener el ingreso total neto por ventas. 3.2.2 Método con base real: porcentaje (s) de cuentas por cobrar Este método aplica un porcentaje sobre las cuentas por cobrar “limpias de incobrabilidad”. Los pasos a seguir para la aplicación de este método son: - Limpiar el saldo de las cuentas por cobrar de incobrables. - Calcular el saldo que debe mostrar la cuenta estimación (después de los ajustes). - Comparar el saldo que se desea para la cuenta estimación con el saldo que muestra la cuenta Estimación. También en este renglón se puede determinar la incobrabilidad mediante el análisis por antigüedad de los saldos de las cuentas por cobrar. Para hacer este análisis se utiliza una cédula, cuya función es la discriminación tabular de las cuentas de los clientes por cobrar. La cédula utilizada, se llena con la información tomada del mayor auxiliar de cuentas por cobrar; esta cédula tiene una columnas para indicar el conjunto de datos que podríamos utilizar para el estudio exhaustivo y detallado de cuenta por cobrar. 13. Cancelación de Cuentas Incobrables La cancelación de cuentas incobrables se puede realizar por varios métodos. Uno de ellos es el método de cancelación directa que consiste en no hacer ningún asiento mientras una cuenta específica no se haya calculado como incobrable. Luego se registra la pérdida abonando a cuentas por cobrar y cargando a Gastos por Cuentas Incobrables. El otro método que se puede utilizar para cancelar una cuenta incobrable es el de estimación o provisión, que consiste en hacer una estimación de las cuentas por cobrar que se encuentren vigentes. El método de cancelación directa es deficiente porque normalmente no opone los costos a los ingresos del período, ni da lugar a Cuentas por Cobrar presentadas en el estado de situación financiera a su valor realizable estimado.

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- Suponiendo que la empresa tiene suficiente provisión: ————————————-x——————————————– Provisión para cuentas incobrables Cuentas /efectos por cobrar - Suponiendo que la empresa no tiene suficiente provisión y cargamos las pérdidas al período actual:

se crea o aumenta la provisión: —————————————-x—————————————— Pérdidas por cuentas incobrables Provisión para cuentas incobrables —————————————-x—————————————— Provisión para cuentas incobrables Cuentas /efectos por cobrar - Si no hay suficiente provisión y no se desean cargar al actual período: —————————————–x—————————————– Utilidades retenidas Cuentas por cobrar 14. Recuperación de Cuentas Canceladas por Incobrables Cuando se determina que una cuenta es incobrable el saldo se saca de los libros cargando a provisión para cuentas incobrables y abonando a las cuentas por cobrar. Si se logra el cobro de una cuenta que ya había sido cancelada, el procedimiento a seguir consiste en primero reestablecer la cuenta por cobrar con cargo a Cuentas por cobrar y crédito a Provisión de cuentas incobrables. Entonces se hace un asiento con cargo a efectivo y abono a la cuenta por cobrar del cliente por el importe del pago recibido. Si se está usando el método de cancelación

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directa se carga a Efectivo la cantidad cobrada y se abona a una cuenta de Ingreso llamada Cuentas incobrables recuperadas, haciendo la anotación debida en la cuenta del cliente. Por ejemplo: El saldo de la cuenta provisión para cuentas de cobro dudoso debería ser Bs. 40.000, pero ya tiene un saldo de 49.300 Bs. Esto significa que ha habido una recuperación en alguna de las cuentas consideradas como de “cobro dudoso”, por lo que, en lugar de aumentar la provisión, hay que disminuirla: Monto del ajuste: Debería tener————-Bs. 40.000 Tiene un saldo de——–Bs. 49.600 Debe disminuirse por—-Bs. 9.600 La cuenta “provisión para cuentas de cobro dudoso” es una cuenta de naturaleza acreedora, que disminuye con una anotación en el debe. Nace una cuenta nominal, de naturaleza acreedora que se denominará “recuperación de las cuentas de cobro dudoso”. Aquí se reflejará el menor valor por el cual debe ajustarse la provisión, producto de la recuperación de cuentas consideradas de difícil recuperación. Cabe destacar, que esta cuenta se utiliza cuando en ejercicios anteriores se ha cargado a una cuenta de “pérdida no realizada por cuentas de cobro dudoso”

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