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• HAMILTON POSADA NOVOA

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PROCESO DE AUDITORIA LAS CUENTAS POR COBRAR Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa a través de letras, pagarés u otros documentos por cobrar proveniente de las operaciones comerciales de ventas provenientes o no de bienes o servicios Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos referidos a estos documentos, ya que constituyen parte de su activo, y sobre todo debe controlar que éstos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero. De ahí la importancia de controlar y de auditar las “Cuentas por Cobrar” El auditor financiero establece los objetivos y procedimientos para realizar el examen previsto en la planeación de la auditoría a estas cuentas. Cuentas por Cobrar: 1.1 Definición: las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados y otorgamiento de préstamos, son créditos a cargo de clientes y otros deudores, que continuamente se convierten o pueden convertirse en bienes o valores más líquidos disponibles tales como efectivo, aceptaciones, etc., y por lo tanto pueden ser cobrados. Las cuentas por cobrar constituyen una función dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de las deudas de clientes y deudores para reportarlas a los departamentos de crédito y cobranza, contabilidad, tesorería y finanzas. Las cuentas por cobrar son el total de todo el crédito extendido por una empresa a sus clientes; por lo consiguiente, esta cuenta del estado de posición financiera representa cuentas no pagadas adeudadas a la empresa. Documentos por Cobrar: Los documentos por cobrar son cuentas por cobrar documentadas a través de letras, pagarés u otros documentos, proveniente exclusivamente de las operaciones comerciales. Esta cuenta debe mostrarse rebajada de las estimaciones de deudores incobrables por este concepto y por los intereses no devengados por la sociedad. b) Deudores Varios (neto): Corresponde a todas aquellas cuentas por cobrar que no provengan de las operaciones comerciales de la empresa, tales como cuentas corrientes del personal o deudores de ventas de activos fijos. La estimación de deudores varios incobrables debe ser rebajada para su presentación en el balance. c) Documentos y Cuentas por Cobrar a Empresas Relacionadas: Documentos y cuentas por cobrar a empresas relacionadas, descontados los intereses no devengados que provengan o no de relaciones comerciales y cuyo plazo de recuperación no excede de un año a contar de la fecha de los estados financieros.

Objetivos de la auditoría de cuentas por cobrar: 

Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen origen en operaciones de ventas.

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Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva (cobrables en pesos).

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Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse.

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Comprobar si hay una valuación permanente –respecto de intereses y reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance.

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Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo contable.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA: Los procedimientos básicos de auditoria relativos al rubro de Cuentas por Cobrar son: 

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CONFIRMACIÓN: Circularizar enviando una carta para confirmar el saldo por cobrar 1-Circularizacion positiva: todos los clientes responden 2-Circularización negativa: responde si cumple. COBROS POSTERIORES: Verificar los pagos o las entregas parciales a las cuentas por cobrar realizados en días posteriores ARQUEOS DE DOCUMENTACIÓN: Verificar la autenticidad del derecho a cobro a favor de la empresa. Cuidar fecha de vencimiento, autenticidad de la fecha del aceptante, etc. ANÁLISIS DE SALDOS: Estudiar los movimientos de las cuentas para determinar la corrección de las operaciones. ESTUDIO DE LA RECUPERABILIDAD: Las cuentas por cobrar que presentan deudas respecto de su recuperabilidad deben ser provisionadas como incobrables y/o castigadas según corresponda. INDAGAR SOBRE LAS DEVOLUCIONES DE CLIENTES EN DIAS ANTERIORES AL CIERRE DEL EJERCICIO: Determine que las Notas de Crédito fueron registradas y rebajadas de las Cuentas por Cobrar en el período correcto. REVISAR OTRO TIPO DE REBAJAS a las cuentas por cobrar registradas en el período posterior al cierre del ejercicio. Cotejar con los documentos de soporte y determine que fueron registrados en el período correcto. ANALICE LAS FACTURAS, COPIAS LEGALIZADAS de acuerdos entre empresas relacionadas, contratos y otros documentos firmados o pendientes de aprobación u otras indicaciones (incluyendo la autorización y aprobación del Directorio cuando sea apropiado) EFECTÚE CONFIRMACIÓN CRUZADA con otros auditores, si corresponde. Indagar cualquiera diferencia detectada.

RIESGOS DE AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR: Los riesgos más comunes asociados a estos rubros son: a)Aceleración o de mora intencionales de las ventas (corte)

b)Cobrabilidad: antigüedad de los saldos pendientes de cobro y factores externos (solvencia del cliente) c)Complejidad de la determinación del corte de ventas (revisar fechas) d)Historial de devoluciones y políticas de descuentos (notas de créditos) e)Sobrevaloración: debido a la aplicación incorrecta de precios (relación con las Notas de Crédito)

1. CONTROL INTERNO El control interno de cartera, cuentas por cobrar y documentos por cobrar es similar. Debe tenerse en cuenta al menos los siguientes aspectos: Asignar personas diferentes para la revisión de los pedidos a crédito y la facturación de los mismos. Aprobar los créditos por parte de la persona autorizada, teniendo en cuenta las políticas de crédito establecidas, las características éticas y económicas del candidato al crédito, etc. Comprobar que si los despachos que van a efectuarse tienen aprobado el respectivo crédito. Ahora veremos un paso a paso del control interno de la cartera. 1.2 Clasificación: Las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas como de exigencia inmediata a CORTO PLAZO y A LARGO PLAZO. Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el balance general como activo circulante y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo circulante. En el presente trabajo nos ocuparemos de mencionar los aspectos relevantes de las cuentas por cobrar a corto plazo que según los principios de contabilidad pueden sub. / clasificarse de acuerdo a su origen en dos grupos que son: a) A cargo de Clientes y b) A cargo de Otros Deudores Papel del administrador de créditos: El objetivo básico de la administración de crédito consiste en aumentar las ventas rentables y aumentar así el valor de la empresa al extender crédito a los clientes dignos. El administrador de crédito estará en condiciones de desempeñar un papel importante dentro de la organización tan solo cuando pueda obtener y analizar información financiera acerca de sus clientes sus industrias. 1.3 Determinación del nivel de las cuentas por cobrar: Para determinar un nivel en cantidad de cuentas por cobrar es necesario conocer las políticas que la empresa tenga en cuenta al otorgamiento de créditos y clientes, por ejemplo acostumbran ofrecer descuentos por pronto pago, pero es conveniente comparar el monto de dicho descuento con el costo de administración de la inversión en clientes para precisar cuál de las alternativas es la más conveniente. 1.4 Determinación apropiada de la política de las cuentas por cobrar: Una vez que los directores de finanzas conocen los costos y los beneficios. Se van a tomar las tres políticas de cuentas por cobrar más comunes; es decir, venta al contado, neto a 30 y 2/10, neto a 30, para analizarlas a fin de ejemplificar cómo puede proceder el director de finanzas. El director puede modificar las condiciones de crédito ampliando el tiempo en que se debe hacer el pago y / o concediendo al cliente un descuento si paga antes del plazo máximo concedido. En los ejemplos, la política de ventas al contado implica el pago inmediato; el neto a 30 concede al cliente 30 días como máximo para pagar y el 2/10, neto a 30 también 30 días, sólo que si paga dentro de los 10

días que siguen a la venta podrá deducir un 2 por ciento del importe. Ese 2 por ciento es un incentivo para inducirlo a pagar dentro de los primeros 10 días. La venta al contado. Si la política de la empresa es vender al contado, no otorga crédito comercial. No habrá costos de cobranza ni de capital, puesto que no se ha invertido dinero para financiar las cuentas por cobrar. Es obvio que tampoco habrá costos de morosidad e incumplimiento, de manera que el costo total de la política de ventas al contado es de cero. 

No habiendo costos qué comprar, hay que examinar los beneficios (utilidades) que se derivan de la política. Las utilidades se pueden calcular en esta forma: TP = S (M) - C (M) – A. En donde: *TP= son las utilidades totales que se derivan de esta política. * S= el precio de venta por unidad. * C= el costo de artículos vendidos, por unidad. *M= el número de unidades vendidas al contado. * A= los costos de cuentas por cobrar.

Los costos anuales adicionales se pueden comparar con las utilidades anuales adicionales, para determinar si la adopción del neto a 30 es más rentable que continuar con la política de ventas al contado. Es evidente que la política del 2/10 neto a 30 días se preferiría a la venta al contado y al neto a 30 días, puesto que maximiza las utilidades de la empresa. 1.5 Análisis comparativo de saldos: Este se lleva a cabo comparando los saldos dentro de un determinado tiempo para observar cómo ha avanzado la cobranza de las cuentas a cargo de los clientes, con el fin de modificar la política de cobranzas, de otorgamiento de créditos o reafirmarlas.  Análisis por antigüedad de saldos: Este se realiza clasificando los saldos a cargo de los clientes por antigüedad de su vencimiento, pudiendo ampliar o restringir, de acuerdo a las necesidades de la empresa. Esta clasificación, se puede ampliar o restringir, en vista de las necesidades de cada empresa; pero en cualquier momento nos permite conocer el estado real de los saldos a cargo de los clientes. Es conveniente que el director financiero ordene al gerente de crédito y cobranza, el estudio individual de cada uno de los saldos vencidos con objeto de precisar las causas que en cada caso originan acumulaciones de saldos. Si el estudio de éstos, determina que algunos saldos se vencieron injustamente, sin que el cliente hiciera nada por reducirlos, se pueden tomar medidas como las siguientes:     

Iniciar una campaña especial de cobranza. Restringir las ventas al crédito al cliente moroso. De ambas cosas a la vez. Cambiar las bases de operaciones a crédito con el cliente moroso. Análisis de clientes por antigüedad de saldos.

 Rotación de cuentas por cobrar:

El Análisis por medio de razones financieras ayuda a determinar la rotación de las cuentas por cobrar a clientes, su convertibilidad y el período promedio de cobranza para que en base a lo encontrado, cambie total o parcialmente o reafirme las políticas de cobranza y otorgamiento de crédito pactados. Es una técnica para medir la circulación de las cuentas por cobrar y se calcule en dos pasos: FÓRMULA Rotación de cuentas por cobrar Paso No. 1***Ventas netas a Crédito / Promedio de cuentas por cobrar =N°. de veces de recuperación de créditos. Paso No. 2: ***360 / Rotación de cuentas por cobrar = Días de Crédito En el total de las ventas a crédito, dividida entre el promedio mensual de cuentas por cobrar, permite conocer las veces en que los créditos otorgados por ventas de artículos son recuperadas. Esta razón financiera únicamente tiene aplicación en las empresas que venden a crédito; la cual permite conocer el grado de eficiencia en el cobro de las cuentas, así como el atinado de la política en el otorgamiento de los créditos. Al relacionarse la rotación de cuentas por cobrar con un cierto número de días (360), es posible conocer los días que tarda la rotación de cuentas por cobrar. Es importante observar que mientras menor es el ritmo de convertibilidad de las cuentas por cobrar, es índice de un movimiento económico mayor, mismo que puede traducirse en un incremento en las utilidades. Como medida de control interno un nivel óptimo de cuentas por cobrar debe calcularse en base a los ingresos reportados y debe actualizarse de acuerdo a los pedidos y a la cobranza reportada por el departamento de crédito. Es indispensable que el sistema de cobranza funcione bajo procedimientos inteligentes de control interno que aseguren que la información que se entregue al departamento de cuentas por cobrar, sea confiable. 1.6 Facturación: Se inicia cuando se envía un pedido o cuando se completa la prestación de un servicio; y es responsable de la asignación del precio y de la emisión de una factura al cliente. Notas de crédito y cargos: En ellas se registran todos aquellos descuentos y devoluciones que se concede a clientes. Estos se tramitan a través del departamento encargado de la facturación el cual se encarga de elaborar las notas. La consideración de pagos de clientes es una actividad constante e importante del proceso de las cuentas por cobrar. Al final de las actividades de cobranza de cada día, el departamento de crédito y cobranza turna la información correspondiente a cuentas por cobrar y esta actualiza el auxiliar de clientes. 1.7 Cuentas incobrables: Normalmente los negocios que otorgan crédito esperan que el deudor cumpla oportunamente los compromisos de pago. Para ello el departamento de crédito ha realizado un exhaustivo estudio sobre la capacidad de pago, uso del crédito en el mercado, solvencia económica y moral. Esto con el fin de eliminar posibilidades de pérdidas de cartera.

A pesar de todo lo anterior algunas de las cuentas son irrecuperables, por factores tales como muerte del deudor, insolvencia, quiebra o declaración expresa de no pago. El riesgo de pérdida es asumida en parte por la empresa y parte se traslada como una deducción a los costos y gastos en el estado de resultado, con el fin de disminuir el efecto tributario sobre la renta. métodos para contabilizar las cuentas incobrables: Las ventas a crédito normalmente producen cuentas que por una u otra razón no pueden recuperarse. El fisco reconoce esta pérdida al permitir el aumento de los gastos operacionales en el estado de resultado, por el valor de las cuentas que a consideración del estatuto no sean recuperables. La cartera pérdida se clasifica en el estado de resultado como un gasto administración o de venta si la pérdida está correlacionada con la incapacidad de cobro administrativo o con la colocación de créditos fáciles por parte del departamento de ventas: Existen dos métodos para contabilizar las cuentas incobrables: Anulación Directa: El procedimiento consiste en acreditar la cuenta por cobrar por el valor de la cuenta incobrable y debitar la cuenta de gastos deudas malas por idéntica cantidad. Aunque este método es más sencillo y de fácil manejo , no ofrece información para la toma de decisiones por cuanto al invertir la cuenta por cobrar clientes, se elimina la porción de la cuenta por cobrar que se pierde, sin que quede rastro contable para determinar el monto de las cuentas malas en un periodo determinado. Provisión para deudas malas: Consiste en estimar la porción de cartera que se perderá en un periodo dado, mediante un análisis de vencimiento en el momento de cierre de libros, teniendo en cuenta las regulaciones de reconocimiento por pérdidas de cuentas por parte del estado. Es sumamente importante analizar los casos en donde a pesar de los esfuerzos de cobranza, se aprecie una baja probabilidad de cobro. Cuando esto sucede se debe enviar al cliente un aviso de cobro ya sea por medio de cartas, o funcionarios de mayor jerarquía con lo cual se exija el cobro. Estas funciones las analizaremos en el siguiente punto que es el que corresponde al departamento de crédito y cobranza.  El crédito y la cobranza: El crédito y la cobranza también son funciones que se realizan dentro del ciclo de ingresos y es la que se encarga de cobrar, autorizar ajustes y asignar créditos y tiene 4 objetivos: 1. Minimizar cuentas incobrables a través del establecimiento de límites de crédito apropiados para cada cliente. 2. Registrar los pagos de clientes rápida y certeramente, 3. Tomar acción inmediata y efectiva dada una factura vencida, 4. Asegurarse que solamente se hagan ajustes a las cuentas de clientes cuando estén estipulados en los procedimientos internos y sean autorizados por el departamento de crédito. Si estos objetivos no se cumplen, las empresas asumen los siguientes riesgos: 1. Pérdida excesiva por vender a créditos razonables. 2. Pérdida de ventas por la insatisfactoria solución de quejas de clientes,

3. Desfalcos de caja a un deficiente control de pagos 4. Cuentas por cobrar excesivas debido a la incapacidad de cobrar oportunamente. Por ello es necesario mantener una política adecuada de control interno en cuanto a las cuentas por cobrar. 1.8 Fuentes de información de crédito: La primera fuente de información es el conjunto de estados financieros que se requiere que presente cada solicitante de crédito. Los solicitantes pueden presentar sus declaraciones de impuestos en lugar de otros estados. Los datos que incluyen los estados financieros permite que el departamento de crédito realice un análisis de razones financieras, el énfasis caerá sobre la liquidez. Los administradores de crédito de las empresas que hacen sus ventas a una industria en particular se reúnen periódicamente para intercambiar información de crédito. 1.9 Políticas de crédito: El nivel de las cuentas por cobrar de una empresa está determinado por el volumen de sus ventas y por el período promedio entre el momento en el que se hace una venta y el momento en que se cobra el efectivo correspondiente a dicha venta, o el período promedio de cobranza. El período promedio de cobranza, a la vez, depende en parte de las condiciones económicas y en parte de un conjunto de factores que son controlables por la empresa. Las principales variables de política incluyen:  Las normas de crédito, o el riesgo máximo aceptable de las cuentas de crédito.  Los términos de crédito que incluyen el plazo de tiempo durante el cual se concede el crédito, denominado período de crédito y el porcentaje de descuento dado por la prontitud de pago.  La política de cobranza de la empresa. La política de crédito es un conjunto de decisiones que incluye el periodo de crédito de una empresa, las normas de crédito, los procedimientos de cobranza y los descuentos ofrecidos. Por lo tanto, el éxito o fracaso de un negocio dependen principalmente de la demanda por sus productos, como regla general, entre más altas sean sus ventas, más grandes serán sus utilidades y más alto será el valor de sus acciones. Las principales variables controlables que afectan a la demanda son los precios de venta, la calidad del producto, la publicidad y la política de crédito de la empresa. La política de crédito a su vez, se forma de las cuatro siguientes variables:  El periodo de crédito, el cual consiste en la longitud del plazo de tiempo que se confiere a los compradores para que liquiden sus adquisiciones.  Las normas de crédito, las cuales se refieren a la capacidad financiera mínima que debe tener los clientes a crédito para ser aceptados y el monto del crédito disponible para distintos tipos de clientes.  La política de cobranza de la empresa, la cual se mide por la rigidez y por la elasticidad en el seguimiento de las cuentas de pago lento.  Cualquier descuento concedido por pronto pago, incluyendo el precio del descuento y el monto.

El administrador de crédito tiene la responsabilidad la política de crédito de la empresa. Sin embargo, debido a la profunda importancia del crédito, la política de crédito es establecida normalmente por el comité ejecutivo, el cual consiste por lo general del presidente de la empresa y de los vicepresidentes a cargo de las áreas de finanzas, de mercaderías de producción.  Normas crediticias: Si una empresa extendiera crédito sobre las ventas sólo a sus clientes fuertes, tendría pocas pérdidas por cuentas malas y pocos gastos por operar un departamento de crédito; al hacer esto probablemente estaría perdiendo ventas, y las utilidades que se abandonaron sobre estas ventas pérdidas podrían ser mucho mayores a los costos implícitos en la extensión del crédito necesarias para hacer ventas a clientes más débiles. La determinación de las normas óptimas de crédito implica igualar los costos increméntales asociados con una política activa de crédito con las utilidades increméntales provenientes del aumento en ventas. Los costos increméntales incluyen costos de producción y de ventas, así como aquellos costos asociados con la calidad de las cuentas marginales, o costos de crédito. Estos costos de crédito incluyen: a) Pérdidas por incumplimiento de pago o por cuentas malas. b) Costos elevados de investigación y cobranzas. c) Mayores costos asociados con el capital invertido en las cuentas por cobrar provenientes de ventas a clientes con menor dignidad de crédito, quienes pagan sus cuentas más lentamente, y quienes consecuentemente hacen que el período promedio de cobranza se vea agrandado.  Términos de crédito: Especifican el período durante el cual se extiende el crédito y el descuento, si es que lo hay, por pronto pago. Por ejemplo, si los términos de crédito de una empresa para todos los clientes aprobados se estipulan como "2/10, neto 30", entonces se concede un 2% de descuento sobre el precio de venta si el pago se hace dentro de 10 días, o bien, la totalidad del monto se deberá pagar 30 días después de la fecha de factura si no se toma el descuento.  Política de cobranza: Se refiere a los procedimientos que la empresa usa para cobrar las cuentas vencidas y no pagadas. Los procedimientos estandarizados de cobranza incluyen el envío de cartas que con severidad creciente requieran el pago, hacer llamadas telefónicas, entregar la cuenta por cobrar a una agencia externa de cobradores, o entablar una demanda civil. El proceso de cobranza puede ser muy costoso en términos de los gastos que se requieran y del crédito mercantil que se pierda, pero se necesita por lo menos alguna firmeza para prevenir una prolongación indebida del período de cobranza y para minimizar las pérdidas resultantes. El proceso usual de la cobranza involucra los puntos que aparecen a continuación: *** La función de cuentas por cobrar turna un estado de cuentas de clientes al departamento de crédito y cobranza. *** Con los datos incluídos en el estado de cuenta, el departamento de crédito y cobranza envía estados de cuenta a todos los clientes deudores y se encarga de cobrarles el día adecuado.

*** De acuerdo a la antigüedad de las cuentas por cobrar y a la importancia de cada una, se deben llevar a cabo ciertas actividades adicionales. Las alternativas seleccionadas en cada caso, deben implementarse de acuerdo a políticas y procedimientos preestablecidos. a) Hasta 30 días de atraso. Se hace una llamada al cliente, seguida de tres cartas escalonadas, bien pensadas y perfectamente redactadas, firmadas por el funcionario encargado de los cobros. b) Hasta 60 días de atraso. Un funcionario de mayor importancia debe visitar al cliente previa cita para tramitar el pago. c) Hasta 90 días de atraso. El caso deberá transferirse al departamento legal. d) Insolvencia del cliente. Se cargan a la partida reserva para cuentas incobrables. Cuando va al departamento legal puede darse el embargo de bienes en contra del deudor o persona a que le pertenece el crédito. 1.10 Análisis de cartera: Un análisis de cartera se refiere primordialmente al listado de clientes que toda empresa tiene; el análisis se debe saber por medio de técnicas de control sobre los clientes que se pueden clasificar de acuerdo a los límites de crédito que la compañía ha otorgado, cada cliente debe de tener un estado de cuenta que informe todas las transacciones que se han realizado con él y si éste ha cumplido satisfactoriamente y oportunamente con sus pagos ya que si no se deben de ir desechando aquellos que no han cumplido con lo establecido y esto también de acuerdo a las políticas de control que la empresa tenga ya establecidas. Un análisis se puede hacer al verificar y comparar el límite de crédito aprobado de un cliente, con la suma de las cuentas por pedido actual. Si con el pedido actual se excede el crédito 27 otorgado al cliente, se requiere de una autorización especial de la administración (nunca del agente de ventas). La recepción oportuna, identificación y control de dinero en cualquiera de sus formas, es responsabilidad del departamento de crédito y cobranza.  Costo / beneficio: Un costo es un gasto que realiza la empresa para llevar a cabo sus actividades productivas, este está determinado por la cantidad de trabajo incorporada a la mercancía. El beneficio entra en el costo de transformación de la mercancía que son todos aquellos egresos que hacen posible tener mercancía para poderla convertir en cuentas por cobrar a clientes y a su vez en dinero y este en utilidades ya que este es el fin primordial que toda empresa debe de tener. A continuación se mencionan los costos y beneficios en que incurre la empresa al otorgar crédito.  Costos: Los costos principales asociados con las cuentas por cobrar son: (1) los de cobranza, (2) los de capital, (3) los de morosidad en pagos (4) los de incumplimiento.  Costos de cobranza: Si la política de la empresa es vender estrictamente al contado, no tendrá costos de cobranza porque todos los clientes harán sus pagos al recibir las mercancías, pero si comienza a extender crédito esperando que atraerá más negocios incurrirá en costos de cobranza porque tendrá que contratar a un gerente de crédito con ayudantes y contadores dentro del departamento de finanzas, conseguir fuentes de

información de crédito que le ayuden a decidir cuáles clientes son confiables y sostener y operar de modo general un departamento de crédito proveyéndolo de elementos esenciales como papelería, gastos de correo y tiempo de computadora.  Costo de capital. Una vez que la empresa decide otorgar crédito, tiene que obtener recursos para financiarlo. Debe pagar a sus empleados, a sus proveedores de materias primas y a todos aquellos que fabrican y distribuyen el producto mientras espera a que el cliente pague por él mismo. La diferencia de tiempo implica que tendrá que conseguir recursos por fuera (o utilizar los generados internamente, que se podrían invertir con más provecho en otra parte) para cumplir con sus pagos mientras espera los de sus clientes. El capital es caro y la empresa tiene que soportar el costo.  Costos de morosidad. La empresa incurre en costos de morosidad cuando el cliente se demora en pagar. El hecho de que no pague a tiempo aumenta otros costos a los que van asociados con la cobranza normal. Habrá que pagar el costo de los recordatorios que se envían por escrito, de las demandas por vía legal, de las llamadas telefónicas y de otros medios que se emplean para cobrar. Si la empresa se ve en el caso de pasarla cuenta a una agencia de cobros como pago por los servicios de la agencia. La morosidad en los pagos inmoviliza recursos que podrían estar generando beneficios en otra parte, lo cual viene a crear un costo de oportunidad por el tiempo adicional en que los recursos están inmovilizados después de transcurrido el período de cobro normal.  Costo de incumplimiento. La empresa incurre en costos de incumplimiento cuando el cliente no paga definitivamente. Además de los costos de cobranza, de capital y de morosidad en que incurrió hasta ese momento, la empresa pierde el costo de los artículos vendidos y no pagados. Tendrá que cancelar la venta en cuanto decida que la cuenta morosa se ha vuelto incobrable.  Beneficios: La empresa obtiene de su política de cuentas por cobrar beneficios que se deben comparar con los costos para determinar la conveniencia de una política determinada. Los beneficios consisten en el aumento de las ventas y las utilidades que se esperan de una política más liberal.  Descuentos en efectivo. Los efectos de cambiar la política de descuentos en efectivo pueden ser analizados en forma similar. Pueden atraer clientes que consideren tales descuentos como un tipo de reducción de precio y aumentar de este modo sus ventas brutas. El período promedio de cobranza se verá acortado, ya que algunos clientes antiguos pagarán más rápidamente para aprovechar el descuento. El descuento óptimo se establece en el punto en el que los costos y los beneficios se compensan exactamente entre sí. 1.11 Evaluación del solicitante del crédito: Después de establecer los términos de venta que se van a ofrecer, la corporación de evaluar a los solicitantes individuales de crédito y tomar en cuenta las posibilidades de una cuenta mala o un pago lento. El procedimiento de evaluación del crédito involucra tres pasos relacionados: la obtención de información respecto del solicitante, el análisis de esta información para determinar si el solicitante es digno de crédito y tomar la decisión sobre el crédito. Esta última, a su vez,

establece si se debe extender el crédito y la cantidad máxima si se puede conceder por este concepto. 

Fuentes de información: Existen diversas fuentes que proporcionan información para el crédito, pero para algunas cuentas en especial las pequeñas, el costo de obtener la información, puede sobrepasar la rentabilidad potencial de la cuenta.

Unas de las fuentes de información pueden ser los estados financieros del cliente; al momento de la venta potencial, el vendedor puede solicitar unos estados financieros, una de las fuentes más deseables de información para el análisis de crédito. Otra fuente de información para la corporación es una verificación de crédito por conducto de un banco. Al llamar o escribir a un banco donde el solicitante de crédito tenga una cuenta, el banco de una compañía puede obtener información sobre el saldo promedio de efectivo que tiene, otorgamiento de préstamos, experiencia y, en ocasiones, otra información financiera. También es frecuente que se intercambie información de crédito entre empresas que venden al mismo cliente. Una empresa puede preguntar a otros proveedores acerca de sus experiencias con una cuenta determinada. La información útil incluye el tiempo que han tenido la cuenta, el crédito máximo otorgado, la cantidad de la línea de crédito y si los pagos son rápidos o lentos. 1.12 Análisis y decisión sobre el crédito: Después de haber recabado la información de crédito, una empresa debe hacer un análisis del crédito del solicitante y determinar si la compañía está por encima o por debajo de la norma de mínima calidad. El analista estará especialmente interesado en la liquidez del solicitante y su capacidad de pagar las cuentas a tiempo. Además, el análisis de los estados financieros, el analista de crédito deberá considerar el carácter y la fortaleza de la empresa así como su administración, el riesgo de negocios asociado con su operación, y otros asuntos diversos. Entonces el analista trata de determinar la capacidad del solicitante de dar servicio al crédito comercial, la probabilidad de que un solicitante no pague a tiempo y la pérdida por una cuenta mala. Con base en esta información, junto con la información acerca del margen de utilidades del producto o servicio que se está vendiendo, se llega a una decisión sobre extender o no el crédito. Objetivos del auditor en la verificación de las cuentas por cobrar: El auditor persigue fundamentalmente cuatro objetivos principales, que son los siguientes:  Establecer la adecuación sustancial de la cantidad que aparece en el balance general de situación que sirve para justificar los registros contables.  Establecer la validez de las cuentas a cobrar, como demandas en contra los deudores registrados. El auditor debe asegurarse de que las cuentas a cobrar constituyen obligaciones de buena fe de empresas o individuos existentes, según sea el caso. Esto se logra básicamente estableciendo una correspondencia con los deudores (confirmación de las cuentas).  Establecer la viabilidad de cobro y determinar el valor realizado de las cuentas a cobrar. Este objetivo incluye la determinación de la suficiencia de la provisión efectuada en concepto de deudores morosos.

 Determinar que los saldos de cuentas a cobrar que aparecen en los estados financieros son los correctos. La presentación de los estados financieros debe ser uniforme con los tres primeros objetivos.

Auditoría de las cuentas por cobrar: (clientes) Objetivos:  Comprobar si las cuentas realmente existen.  Determinar si los saldos son cobrables.

 Determinar si existen restricciones sobre las cuentas por cobrar.  Determinar si es adecuado el registro y control de la existencia y exactitud de las cuentas por cobrar y la suficiencia de la provisión para cuenta de cobranza dudosa.  Que las cuentas por cobrar se verifiquen, que sean propiedad del cliente. Procedimientos:  Solicitar el listado de clientes.  Determinar una muestra.  Verificar cumplimiento de las políticas de aprobación de crédito por la muestra seleccionada.  Verificar el cumplimiento de pagos.  Circulación de saldos.  Resumir observaciones, precisando causas y efectos y conclusión final sobre el rubro a examinar.  Revisión de papeles de trabajo.  Comunicación a funcionarios responsables. 9 Revisar actas directorio, verificar si han sido cedidas en garantía.  Confirmación Bancaria o Comercial.  Verificar la afectación contable. Tipos de evidencia.      

Exámenes Físicos. Declaraciones orales y/o escritas. Documentos autorizados preparados fuera y dentro de la organización. Cálculos. Manifestaciones de ejecutivos y empleados. Interrelación con otra información.

Cómo se obtiene la evidencia de auditoría: La evidencia debe ser obtenida por medio de la inspección, observación o confirmación o cualquier combinación de estos métodos. Obtenida la evidencia el auditor debe evaluar el grado de pertenencia y finalidad de ella y determinar lo que debe aceptar o rechazar.  Letras en descuento: Financia capital de trabajo.  Letras en cobranza: El banco los va cobrando en la fecha de vencimiento. Papeles de trabajo requeridos:  Cuentas por cobrar: Se debe preparar una relación que muestre el nombre del deudor, importe de la deuda y un análisis del saldo según su antigüedad, clasificándolo en vencido y no vencido. Si las cuentas están vencidas, se debe separar el saldo según el número de meses de vencimiento. Si las cuentas están en prenda indicar en la relación las cuentas en prenda y a quien se dieron a prenda. Esto permitirá que posteriormente se haga una conciliación con la confirmación de cuentas por pagar.

 Documentos por cobrar: Preparar una cédula que indique el nombre del deudor, cantidad adeudada a la fecha de auditoría, importe del documento original y términos, garantía, si la hubiera, fecha en que se pagarán los intereses, si fuere aplicable; también se tendrá que señalar los intereses pagados por anticipado y los intereses por pagar; importe que vence después de un año si lo hubiera y si los pagos están a tiempo. A la fecha de auditoría, todos los documentos, contratos y demás títulos negociables deberán ser examinados por el auditor y ser custodiados para asegurarse del control de ellos y evitar que se hagan substituciones. Todos los documentos con fecha inmediatamente anterior a la fecha de auditoría deberán considerarse como sospechosos. Es bastante común que los documentos vencidos sean renovados inmediatamente antes de la fecha de auditoría para mostrar una mejor posición circulante. Si se descubriera tal situación, se deberá investigar a fondo, debiendo hacer una revelación completa cuando sea necesario.  Cuentas por cobrar – diversos: Se debe preparar una relación para todas las cuentas por cobrar, no incluídas en las hojas de trabajo anteriores. Además deberá, proveerse información para indicar la naturaleza de las cuentas por cobrar, tales como anticipos para gastos de viaje, anticipos a empleados, etc.  Reserva para cuentas incobrables: Al auditar esta área, se deberá hacer referencia al análisis de antigüedad de saldos de clientes, para poderse formar una opinión respecto a lo adecuado de la estimación para cuentas incobrables. Las cuentas vencidas obviamente son de dudoso cobro. La experiencia pasada de la compañía, sin embargo, generalmente es un buen indicador respecto a la cobrabilidad esperada. Pruebas de auditoría en las cuentas por cobrar  Pruebas de cumplimiento: El auditor puede decidir que lo más apropiado será examinar todas las partidas que constituyen el saldo de una cuenta o clase de transacciones (o un estrato del universo). Un examen del 100% puede ser apropiado cuando el universo constituye un pequeño número de partidas de monto relevante, cuando tanto los riesgos inherentes como los de control son altos y otros medios no proporcionan evidencia suficiente, o cuando la naturaleza repetitiva de un cálculo u otro proceso desarrollado por un sistema de información computarizado hace que un examen del 100% sea efectivo en cuanto al costo.  Pruebas sustantivas: Las pruebas sustantivas están relacionadas con montos y son de dos tipos: Procedimientos analíticos y Pruebas de detalle sobre transacciones y saldos. El propósito de estas pruebas es obtener evidencia de auditoría para detectar errores importantes en los estados financieros. Cuando se llevan a cabo pruebas sustantivas de detalle, el muestreo en la auditoría y para seleccionar partidas y reunir evidencia de auditoría puede usarse para verificar una a más características sobre una cifra de los estados financieros (por ejemplo la existencia de cuentas por cobrar), o para hacer una estimación de alguna partida en particular (por ejemplo el importe de inventarios obsoletos).

Existen procedimientos que son típicos del trabajo de auditoría que se hace en la verificación de cuentas por cobrar y las transacciones de venta al realizar las pruebas sustantivas:  Obtener o preparar un balance de comprobación de las cuentas por cobrar comerciales, por antigüedad.  b) Obtener o preparar un análisis de los documentos por cobrar y de los intereses relativos.  c) Inspeccionar los documentos en existencia, y conforme los que no estén en poder del cliente mediante comunicación directa con los que los guarden.  d) Confirmar los documentos y cuentas por cobrar mediante comunicación con los deudores.  e) Determinar lo adecuado de la reserva para cuentas y documentos incobrables.  f) Revisar el corte de fin de año de las transacciones de ventas.  g) Verificar el interés ganado sobre documentos y el interés acumulado por cobrar.  h) Obtener o preparar un análisis comparativo de las ventas y el costo de las mercancías vendidas.  i) Determinar si se han entregado en garantía algunas cuentas y documentos por cobrar.  j) Determinar si hay documentos o cuentas de personal de la empresa pagados antes de la fecha del balance general y que se hayan anotado después de esa fecha.  k) Determinar la presentación correcta de los documentos y cuentas por cobrar en el balance general, y la presentación correcta de las ventas en el estado de rendimientos. Las transacciones que no se llevan a cabo con terceros requieren más atención que la común y corriente por parte de los auditores. Las cuentas con funcionarios, directores o empleados, accionistas empresas afiliadas se pagan a veces cerca del cierre del año fiscal para evitar su presentación en los estados financieros, pero se vuelven a abrir al principio del periodo siguiente. Los anticipos para gastos y otros tipos de cuentas por cobrar se han usado a veces para disimular préstamos que se hacen a los funcionarios. Deberá estudiarse la naturaleza de las transacciones y lo adecuado de los créditos. Los análisis de cuentas por cobrar de las sucursales o de las compañías afiliadas, a menudo descubren asientos de cargo por transacciones que son ajenas a las ventas de mercaderías. Los auditores deberán determinar que el saldo de las cuentas por cobrar está de acuerdo con el saldo por pagar en los registros contables de la afiliada. Esto puede lograrse mediante comunicación con el auditor o responsable que tiene a su cargo el examen de los estados financieros de la sucursal o afiliada. La eliminación de cuentas entre compañías por supuesto es esencial para la preparación de los estados consolidados, y constituye otra razón para un análisis detallado de dichas cuentas por cobrar por los auditores. Además, deberán verificarse los saldos de los registros del mayor auxiliar sumando las columnas de los cargos y abonos sobre una base de pruebas. Generalmente se considera que la comunicación directa con los deudores es esencial, y un paso decisivo en la verificación de los documentos y cuentas por cobrar. El reconocimiento por escrito de la deuda por el obligado o el cliente lleva un propósito doble: a) El de establecer la existencia y validez del activo; y,

b) Proporcionar alguna seguridad de que no hay jineteo y otras manipulaciones que afecten los documentos y cuentas por cobrar a la fecha del balance general