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PROCEDIMIENTO DE GESTION GESTION DE PROYECTOS

CONTROL DEL PLAZO

1.

GYM.SGP.PG.22 Revisión: 0 Fecha: 22/06/2008 Página 1 de 3

OBJETIVO Establecer la metodología y herramientas para asegurar el término del Proyecto en la fecha prevista (y de los hitos intermedios si los hubiera) con base en la evaluación de la ruta crítica. Está orientado a garantizar el cumplimiento de la política “Antes del Plazo”.

La Ruta Crítica del Proyecto se define durante la elaboración del Cronograma General1 y determina la duración del Proyecto. Las actividades críticas son aquellas que no poseen holgura, por lo que cualquier retraso en la ejecución de estas actividades afecta directamente la duración del Proyecto. En el caso de Trenes de Actividades2 todas las actividades son críticas, ya que su elaboración se basa en la eliminación de todas las holguras. Durante el desarrollo del Proyecto, es posible que la ruta crítica vaya cambiando, de acuerdo a la ejecución real de las actividades que la conforman. Esto hace necesaria la revisión permanente de su evolución.

2.

DESARROLLO Oficina Técnica procesa los avances de las actividades ejecutadas semanalmente a través del proceso de Control de Avances3, obteniendo la fecha de término a través de la actualización del cronograma y el análisis de las actividades críticas del Proyecto.

Figura 01 – Análisis de la ruta crítica

2.1. Actualización del Cronograma El Cronograma General se actualiza con base en la información del Control de Avance4, incluyendo el análisis de cada una de las actividades de la ruta crítica, comparando su avance real respecto del previsto, e identificando así el estado del Proyecto. Este análisis busca asegurar que se esté cumpliendo con el plazo del Proyecto. Es importante mantener actualizadas no sólo las cantidades ejecutadas a la fecha, sino también las cantidades totales a ejecutar, con el fin de tener una correcta estimación de la duración de los saldos del Proyecto. 1 2 3 4

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procedimiento procedimiento procedimiento procedimiento

GYM.SGP.PG.13 GYM.SGP.PG.13 GYM.SGP.PG.23 GYM.SGP.PG.23

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Cronograma General Cronograma General Control de Avance Control de Avance

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CONTROL DEL PLAZO

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En el caso que se identifique una variación desfavorable en la fecha de término del Proyecto, se procede a estudiar la secuencia y dependencia, duración, holgura y recursos asociados a las actividades remanentes o pendientes de ejecución, con el fin de calzar dentro del plazo. Este ajuste no representa un cambio significativo o un replanteo en la estrategia de ejecución, encajando dentro de la flexibilidad que debe tener todo plan de trabajo.

Las herramientas de programación5 tienen como punto de partida el Cronograma General, de allí la importancia de mantenerlo actualizado.

2.2 Riesgo de Incumplimiento del Plazo (Alerta Roja) Cuando la fecha de término del Proyecto excede la fecha contractual y la brecha temporal es insalvable, es necesario replantear las estrategias de ejecución para poder cumplir con los compromisos de plazo. Este replanteo se define como una Reprogramación del Cronograma. La Reprogramación consiste en modificar los recursos, duraciones y secuencia de las actividades con el fin de volver a obtener una fecha de término proyectada acorde con la fecha contractual. Con ello se actualizan también los Cronogramas de Recursos a fin de prever las variaciones de recursos y asegurar la menor duración de las actividades. Dentro de las alternativas a tomar se tiene el cambio de procesos constructivos, el modificar horarios y calendarios, aumentar recursos, etc. La Reprogramación debe ser liderada por Gerente de Proyecto, quien evaluará los impactos en costo de las alternativas planteadas. Las causas para llegar a esta situación pueden ser de responsabilidad propia, del Cliente o de terceros, como por ejemplo solicitudes directas del Cliente, retrasos del mismo en el suministro de recursos, cambios en los alcances o cantidades a ejecutar, interferencias no previstas, causas de fuerza mayor, etc. El Contrato establece la responsabilidad de las partes en función a la situación que origina la reprogramación, por lo que ésta deberá ser documentada de acuerdo a los mecanismos previstos por el mismo Contrato: 9

9

Si se determina que la responsabilidad del retraso es del Cliente, entonces le corresponderá asumir los costos de recuperación del Plazo. En caso no esté dispuesto a asumir dichos costos, entonces deberá reconocer una extensión del plazo contractual (y sus costos asociados), acordando una nueva fecha de término contractual, sin perjuicio del cumplimiento de GyM. Si se determina que la responsabilidad del retraso es de GyM, entonces GyM asumirá los costos de recuperación del Plazo.

Una reprogramación implica siempre un impacto en costo, el cual será asumido en función a lo que determine en el Contrato. De allí la importancia de una adecuada gestión contractual6 del Cronograma General. La estrategia de negociación y presentación de una reprogramación y/o ampliación de plazo y sus costos asociados deberá ser definida por el Gerente de Proyecto, en coordinación con el Gerente de División.

2.3. Sistema de Alerta Roja (SAR) El sistema de Alerta Roja es un informe mensual del estado del Proyecto en relación al plazo. Tiene por objetivo alertar a toda la organización en caso el Proyecto comience a enfrentar un riesgo de incumplimiento del plazo, propiciando una colaboración para superarlo. El Gerente de Proyecto (o la persona designada por él) es el encargado de ingresar de manera obligatoria al SAR al menos una vez al mes, indicando el estado del Proyecto: 9 Normal, si no existe riesgo de incumplimiento, o 9 Alerta Roja, si existe riesgo de incumplimiento.

5 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.18 – Herramientas de Programación 6 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.41 – Gestión Contractual con el Cliente

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El Panel de Control7 incluye un espacio para reportar este estado. La fecha límite para el único ingreso mensual son los días 04 del siguiente mes. Se encuentra en la intranet de GyM. Para su uso puede consultarse el Instructivo GYM.SGP.IN.04 – Sistema de Alerta Roja (SAR), el cual se adjunta.

2.4. Matriz de Responsabilidades GP 1. Definir con que frecuencia se actualizará el cronograma 2. Actualización o Reprogramación del Cronograma interno y/o contractual 3. Revisar y aprobar el cronograma actualizado / reprogramado del Proyecto 4. Elaborar el Informe de Planeamiento del Panel de Control 5. Ingresar mensualmente al SAR

OT

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GP: Gerente de Proyecto OT: Oficina Técnica

3.

REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Mejores Prácticas Para el control del cronograma se recomienda el uso de software como MS Project o Primavera Project Planner o el que establezca el Cliente, de tal manera de obtener de forma rápida y confiable la fecha de termino y la ruta crítica del Proyecto, en función de los avances actualizados.

3.2. Documentos Relacionados 9 9 9 9

GYM.SGP.PG.13 – Cronograma General GYM.SGP.PG.23 – Control de Avance GYM.SGP.PG.45 – Informes de Gestión GYM.SGP.IN.04 – Sistema de Alerta Roja (SAR)

7 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.45 – Informes de Gestión