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UNIDAD 4.- SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE. Un sistema contable, son todos aquellos elementos de información contable y financiera que se relacionan entre sí, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa, de manera eficiente y oportuna; pero esta información debe ser analizada, clasificada, registrada (Libros correspondientes: Diario, mayor, Auxiliares, etc.) y resumida (Estados financieros), para que pueda llegar a un sin número de usuarios finales que se vinculan con el negocio, desde los inversionistas o dueños del negocio, hasta los clientes y el gobierno.

4.1.- CATALOGO DE CUENTA. 4.1.1.- CONCEPTO, CARACTERISTICAS E IMPORTANCIA. CONCEPTO Podemos definir al Catálogo de Cuentas como el “plan de cuentas que nos sirve para el registro, clasificación y aplicación de las operaciones a las actividades correspondientes.” El Catálogo de Cuentas es una lista ordenada y pormenorizada de cada una de las cuentas que integran el Activo, el Pasivo, el Capital Contable, los Ingresos y los Egresos de una entidad; esto es, es un listado de las cuentas que en un momento determinado son las requeridas para el control de operaciones de una entidad quedando sujeto, por ende, a una permanente actualización. Los objetivos del catálogo pueden expresarse de la siguiente manera: 1. Es la base del sistema contable. 2. Es la base para unificar criterios del registro uniforme de las transacciones realizadas. 3. Es la base y guía para la elaboración de los estados financieros. 4. Sirve de guía para la elaboración de presupuestos. 5. Imprescindible si se cuenta con un sistema de cómputo.

IMPORTANCIA Es importante tener un Catálogo de Cuentas que ofrezca flexibilidad para poder crecer cuando la empresa se expanda o se desarrolle. Recordemos que la Contabilidad, a través de un proceso de captación de operaciones, mide, clasifica, registra y resume con claridad. Para que esto pueda realizarse, se requiere de un Catálogo adecuado a la operación del negocio, con flexibilidad para irse adecuando ordenadamente según las necesidades del negocio. Para el registro de las operaciones en sistemas electrónicos de procesamiento de datos, esto es indispensable, ya que de no contar con un Catálogo y un código, la computadora no puede procesar las operaciones ni producir la información que se le programe. En sistemas de Registro Directo (máquinas de contabilidad) o manuales, también es necesario porque facilita el trabajo por tener un orden y una identificación numérica de las cuentas. Un Catálogo de Cuentas debe tener un orden y es

preciso que las cuentas se agrupen por su naturaleza: cuentas de Activo, cuentas de Pasivo, cuentas de Capital, cuentas de Ingresos, cuentas de Costos, cuentas de Gastos. Esto facilita su localización al clasificar la operación, al hacer el registro y el resumen.

CARACTERISTICAS   

Hasta 20 dígitos y 9 niveles, en el número de cuenta. Para una fácil puesta en marcha ofrece 8 catálogos de cuentas predefinidos. Ágil acceso a la información financiera, se puede consultar desde el catálogo:

-El auxiliar de cada cuenta. -Los saldos históricos en moneda contable y en moneda extranjera. -Editar pólizas y muchas funciones más. 

Para la eficiente generación de los reportes y declaraciones fiscales, así como una eficaz operación, las cuentas se clasifican por:

-Su naturaleza: acreedora o deudora. -Su tipo: Activo circulante, fijo, gastos de operación, costos de ventas, inventarios, etc.

4.1.2.- ELABORACION DEL CATALOGO DE CUENTAS. A continuación se detallan los conceptos que integran un catálogo de cuentas: DEFINICIÓN DE CUENTA.Es un registro donde se anota de forma clara, ordenada y comprensible los aumentos y disminuciones que sufre un valor o conceptos de Activo, Pasivo y Capital como consecuencia de las operaciones realizadas por una entidad. ESTRUCTURA.La estructura básica de un catálogo de cuentas, se integra por tres niveles: Rubro, cuenta y subcuenta. RUBRO: Es el nombre que reciben las subdivisiones de los elementos que integran al Estado de Situación financiera. Por ejemplo Activo Circulante, Activo Fijo, Activo Diferido, Pasivo Circulante o corto plazo, Pasivo Fijo o largo plazo. CUENTA: Denominación que se le da a cada uno de los renglones que integran el Activo, Pasivo, Capital Contable, Ingresos, Costos y Gastos de una entidad. Por ejemplo: Caja, Bancos, Proveedores, etc. SUBCUENTAS: Término contable, que se le asigna a cada uno de los miembros o elementos que integran a una cuenta principal o colectiva. Por ejemplo: Sr. Luis Lara, Sr. Raúl Robles, Sr. Lino Vázquez son subcuentas del Cliente.

ROSA MEZA CASTILLEJOS MECR-800727-8M7 CATALO DE CUENTAS 1000 CUENTAS DE ACTIVO 2000 CUENTAS DE PASIVO 3000 CUENTAS DE PATRIMONIO 4000 CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO 5000 CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS 6000 CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS 1000. CUENTAS DE ACTIVO 1100. Activo Circulante 1101. Caja 110101. Fondo Fijo de Caja 1102. Bancos 110201. BBVA Bancomer 4529 110202. BBVA Bancomer 3878 1103. Clientes 110301. ABC Construcciones, S.A. de C.V. 110302. Barzco Ingeniería y Construcción, S.A. de C.V. 110303. Construcciones y Cimentaciones, SA De CV 1104. IVA Acreditable 110401. IVA Acreditable Enero 2011 1105. IDE Retenido 110501. IDE Retenido Enero 2011 1106. Subsidio para el Empleo 110601. Víctor Cisneros Vásquez 110602. Pablo Matus Sánchez 110603. Juan Carlos Matus Castillo 1107. Anticipo de Impuestos 110701. Anticipo de ISR 110702. Anticipo de IETU 1200. Activo Fijo 1201. Terrenos 120101. Zona Norte Baldío 1202. Edificios 120102. Edificio Central 1204. Equipo de Transporte 120401. Camioneta Chevrolet 120402. Camioneta Ford 2000. CUENTAS DE PASIVO 2100. Pasivo Circulante 2101. Proveedores 210101. Proveedora de Materiales Eléctricos del Sur, SA de CV 2102. Acreedores 210201. Comisión Federal de Electricidad

3000. CUENTAS DEL PATRIMONIO 3100. Patrimonio Contribuido 3101. Patrimonio Contribuido 310101. Patrimonio Inicial 3200. Patrimonio Ganado 3201. Patrimonio Ganado 320101. Utilidad Neta del Ejercicio 320102. Utilidad de Ejercicios Anteriores 4000. CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO 4100. De Activo Fijo 4101. Depreciación Acumulada de Edificios 410101. Depreciación Acumulada de Edificio Central 4102. Depreciación Acumulada de Equipo de Transporte 410201. Depreciación Acumulada de Camioneta Chevrolet 410202. Depreciación Acumulada de Camioneta Ford 5000. CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS 5100. Ingresos por Servicios 5101. Ingresos por Servicios al Contado. 510101. Ingresos por Servicios al Contado. 5102. Ingresos por Servicios a Crédito. 510201. Ingresos por Servicios a Crédito. 6000. CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS 6100. Costo de Instalaciones 6101. Costos de Instalaciones 610101. Material Eléctrico 610102. Mano de Obra 610103. Herramientas 6200. Gastos Generales 6201. Gastos de Administración 620101. Sueldos y Salarios 620102. Energía Eléctrica 6202. Gastos No Deducibles 620201. Gastos No Deducibles

4.2.-SISTEMA DE POLIZAS. Un sistema de pólizas es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones. Se ideó una forma de agilizar el registro contable utilizando hojas sueltas que permiten que un número ilimitado de personas intervengan en el registro con la consecuente fluidez de la información financiera de la empresa, a fin de mantener la competitividad que actualmente exige el mercado. A estas hojas sueltas se le denomina pólizas.

Los elementos que contiene una póliza son: •Especificación del tipo de póliza que se elabora. • Nombre de la empresa. • Columnas para el número de cuenta, subcuenta y nombre. • Columnas para el parcial, el debe y el haber. • Renglón para sumas iguales. • Espacios para anotar quién la formuló, quién la revisó y quién la autorizó. • Espacios para señalar la fecha y número de póliza. • Pie: Nombre y firma de quien realizó, revisó y autorizó. Las pólizas se clasifican de la siguiente forma: 1.- Póliza de diario. 2.- Póliza de ingreso. 3.- Póliza de egresos o de cheque. Póliza de diario: Póliza de diario, se utiliza cuando la empresa tiene operaciones diversas, esto es que no significa un ingreso o egreso de la entidad, ejemplos: • Comprobante de gastos • Nómina de la empresa • La escritura constitutiva

Póliza de Ingresos Póliza de Ingresos se utiliza, como su nombre lo dice, cuando hay una entrada de efectivo, ejemplo de algunas operaciones: Pago de clientes por: • Depósito banco • Transferencia bancaria • Estado de cuenta bancario por los intereses, etc.

Póliza de egresos Póliza de egresos, o también conocida como de cheque, es la principal evidencia de liquidar algún servicio o adquisición que realiza la entidad, algunos ejemplos son: • Pago a proveedores • Pago de teléfono • Pago de servicios, etc.

4.2.- REGISTRO ELECTRONICO. El Registro Electrónico es un sistema que permite registrar solicitudes, escritos y comunicaciones, por medios telemáticos, con disponibilidad en todo momento y desde cualquier lugar. Logra el control de todas las entradas realizadas a través de Internet y posibilita la integración y consolidación de las entradas telemáticas en el Registro General de Entrada