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PROYECTO “MONTAJE Y PUESTA EN MARCHA DE UNA PLANTA DE PRODUCCION DE ALMIDON AGRIO DE YUCA EN LA CIUDAD DE IBAGUE”

FERNANDO LAGOS LOPEZ SABRINA ALBARRAN VERGARA

UNIVERSIDAD DEL TOLIMA ESPECIALIZACION GERENCIA DE PROYECTOS INSTITUTO DE EDUCACION A DISTANCIA IDEAD IBAGUE 2012

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PROYECTO “MONTAJE Y PUESTA EN MARCHA DE UNA PLANTA DE PRODUCCION DE ALMIDON AGRIO DE YUCA EN LA CIUDAD DE IBAGUE”

FERNANDO LAGOS LOPEZ SABRINA ALBARRAN VERGARA

TUTOR: DR.JOSE DIDIER VAQUIRO Especialista en Gerencia de Proyectos

UNIVERSIDAD DEL TOLIMA ESPECIALIZACION GERENCIA DE PROYECTOS INSTITUTO DE EDUCACION A DISTANCIA IDEAD IBAGUE 2012

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TABLA DE CONTENIDO Introducción ………………………………………………………………………….

1. 2. 3. 4. 5.

4

Formulación y planteamiento del problema …………………………. 5 Justificación……………………………………………………………….. 6 Objetivos generales y específicos…………………………………….... 7 Metodología ………………………………………………………………… 8 Planeación, programación y control …………………………………... 9 5.1 Gestión del alcance ……………………………………………………. 9 5.1.1 Acta de constitución del proyecto (Anexo Excel)…………………... 9 5.1.2 Estructura de la división del trabajo………………………………….. 10 5.1.3 Diccionario de la EDT …………………………………………………. 14 5.1.4 Matriz de responsabilidades………………………………………….. 17 5.2 Gestión del tiempo ……………………………………………………... 19 5.2.1 Matriz de precedencias ………………………………………………... 19 5.2.2 Recursos utilizados en las actividades ……………………………… 20 5.2.3 Estimación de la duración de las actividades…………………........ 20 5.2.4 Programa para la ejecución del proyecto ……………………………. 21 5.2.5 Red y Gantt de la ejecución del proyecto ……………………………. 22 5.3 Gestión del costo ………………………………………………………. 23 5.3.1 Presupuesto global para la ejecución del proyecto………………….. 23 5.3.2 Plan de desembolsos …………………………………………………… 23 6. Dirección……………………………………………………………………… 24 6.1 El Gerente del Proyecto (característica generales, como debe ser).. 24 6.2 Conformación equipo nuclear …………………………………………. 24 6.2.1 Funciones y responsabilidades del GP……………………………….. 26 6.2.2 Forma de contratación………………………………………………….. 28 6.3 Estructura organización para la ejecución del proyecto ……………. 29 6.3.1 Tipo de estructura para la ejecución del proyecto …………………… 29 6.3.2 Niveles jerárquicos de la estructura organizacional …………………. 30 6.3.3 Interrelación entre los componentes de la estructura organizacional. 31 6.3.4 Línea base de talento humano ………………………………………… 32 6.4 Modelo gerencial para la ejecución del proyecto ……………………. 32 6.4.1 Misión para la ejecución del proyecto ………………………………… 33 6.4.2 Aspectos teóricos en que se apoya el modelo ………………………. 33 6.4.3 Estilo de liderazgo propuesto …………………………………………. 34 6.4.4 Forma de operar el modelo en la ejecución del proyecto …………... 35 7. Control …………………………………………………………………………… 36 7.1 Evaluación del desempeño ……………………………………………. 36 7.2 Técnica de valor agregado ……………………………………………... 36 8. Conclusiones y recomendaciones………………………………………….. 37 8.1 Conclusiones ……………………………………………………………... 37 8.2 Recomendaciones ……………………………………………………….. 37 9. Bibliografía ………………………………………………………………………. 39 10. Anexos ……………………………………………………………………………. 40

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INTRODUCCION La Gerencia de Proyectos se ha convertido en la principal herramienta que permite planear, organizar, asegurar y coordinar los recursos, para llevar a cabo Proyectos de toda clase, donde se realiza la aplicación de los conocimientos, habilidades y herramientas técnicas, para dar cumplimiento a los objetivos y metas establecidas, mediante la planificación, el seguimiento y control de las actividades, de los recursos humanos y materiales que intervienen en su desarrollo1. Gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio. Dada la naturaleza única de un proyecto, en contraste con los procesos u operaciones de una organización, administrar un proyecto requiere de una filosofía distinta, así como de habilidades y competencias específicas. De allí la necesidad de la disciplina Gerencia de Proyectos. La gerencia de proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energía, comunicación (entre otros) para lograr unos objetivos pre-definidos 2. El Proyecto “MONTAJE Y PUESTA EN MARCHA DE UNA PLANTA DE PRODUCCION DE ALMIDON AGRIO DE YUCA EN LA CIUDAD DE IBAGUE”, tiene como principal objetivo, implementar funciones asociadas a la Gerencia de Proyectos que permita alcanzar conocimientos más puntuales y la excelencia en la ejecución de los Proyectos.

1

http://www.ciecem.uhu.es/centrodocumentacion/documentos/seminario/ponencias/GestionProyectosPepe_Pino.pdf

2

http://www.degerencia.com/tema/gerencia_de_proyectos

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1. FORMULACION Y PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La administración de proyectos en las organizaciones pueda llegar a ser una solución de algún problema que se pueda estar presentando en la organización, y poder llegar al objetivo del proyecto3. Debido al alto consumo de alimentos que requieren en su proceso productivo almidón de yuca como insumo y la producción de almidón generada a nivel nacional no satisface la demanda actual que presentan las industrias, siendo necesario realizar importaciones para cubrir este mercado. Además en la actualidad las rallanderías del país cuentan con tecnología obsoleta que no permiten lograr un valor agregado del producto que permita ampliar la comercialización del mismo. Generalmente las rallanderías no cuentan con el apoyo público ni privado que permita mejorar la calidad del bien ofrecido, debido que para el montaje de una planta que industrialice la producción de yuca se necesita un gran flujo de dinero que es restringido por parte del sector público. En el Tolima existen generalmente pequeños agricultores, que cultivan la yuca para consumo propio y en contadas excepciones para distribución comercial en la región, y en la ciudad de Ibagué no se cuenta con una planta de producción de almidón agrio de yuca, que satisfaga la demanda de las panaderías de la región, que son los mayores consumidores del almidón. Los aspectos mencionados son los que originaron la realización de este Proyecto, con el fin de alcanzar la optimización de los recursos disponibles. Orientado hacia la elaboración de un producto a base de Yuca que permita verificar que tan probable es el desarrollo del mismo.

3

http://jcarloscolladofelix.blogspot.es/

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2. JUSTIFICACION Obtener la optimización de los recursos del Proyecto mediante la iniciación, planificación, seguimiento y control, y cierre, que permita impulsar la agroindustrialización de la yuca en el departamento del Tolima y en la ciudad de Ibagué, ya que como cultivo, la producción de yuca tiene grandes ventajas, como lo son su gran rendimiento por hectárea, tolerancia a la sequía y a los suelos degradados, y una gran flexibilidad para la siembra y la cosecha. Como fuente de almidón, la yuca es muy competitiva, la raíz contiene más almidón, por peso en seco, que casi cualquier otro cultivo alimentario, y su almidón es fácil de obtener con tecnologías sencillas. Casi la totalidad del almidón de yuca se elabora en fábricas pequeñas y medianas de las comunidades, con mano de obra intensiva y técnicas tradicionales. Al ponerse en marcha una planta de producción de almidón agrio de yuca, se está generando trabajo para un buen número de personas, con esto se está colaborando para disminuir los índices de desempleo de la región, impulsando así la economía del municipio y por ende la del departamento. En el Departamento del Tolima según información de la Secretaria de Desarrollo Agropecuario se tiene un área de producción de 2467 hectáreas, de las cuales se obtienen producciones de 23.436 toneladas de yuca en fresco, de esta el 46% se destina a consumo en fresco y el 54% restante a industrialización. Lo anterior nos indica que en la región existe una oferta de esta materia prima. La producción de almidón agrio de yuca es una opción amplia de agro industrialización del producto aumentado los horizontes de este en el mercado nacional e internacional. Esta alternativa permite generar un bien de mayor valor agregado lo cual aumentara las ganancias y permitirá que el proyecto se consolide en un tiempo futuro. Al darle un mayor valor agregado al producto se ofrece excelentes estándares de calidad al consumidor y se amplía su gama de usos.

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3. OBJETIVOS

GENERAL Implementar las herramientas ofrecidas por la Gerencia del Proyecto para realizar el Plan de Gestión del Proyecto Montaje y Puesta en Marcha de una planta de producción de Almidón Agrio de Yuca en la ciudad de Ibagué, con el fin de garantizar la implementación exitosa del mismo, aplicando los principios de planeación, ejecución y control. ESPECIFICOS  Definir la metodología a usarse para definir los procesos y las actividades que componen los diferentes elementos de la dirección de proyectos que permitan el alcance de los objetivos.  Establecer los procesos involucrados en la administración de Proyectos que garanticen que este incluya únicamente el trabajo requerido para su ejecución exitosa.  Implementar los procesos necesarios que permitan la culminación del Proyecto en el tiempo establecido.  Realizar la planificación, estimación, presupuesto y control de los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado 4.  Definir el personal idóneo para la planificación, adquisición y desarrollo del proyecto.  Garantizar que se ejecuten los requerimientos de calidad del Proyecto.  Diseñar el modelo gerencial del proyecto  Generar recomendaciones que sirvan de insumo para posteriores proyectos similares a este.

4. METODOLOGIA 4

Libro: Fundamentos para la Gestión de Proyectos (Guía PMBOK). CUARTA EDICION.

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Consiste en el diseño de un Plan de Gestión, con el cual se pueda realizar la optimización de los recursos entregados mediante la aplicación de la Gerencia del Proyecto para la generación de un producto que garantice su ejecución exitosa, además garantizar que las actividades que se programen tengan el respaldo financiero oportuno y suficiente para realizarlas mediante la identificación y el estudio de los siguientes procesos:     

Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Gestión del Costo Gestión de la Calidad Gestión de los Recursos Humanos

Lo anterior por medio de asesorías clase por parte del docente Alexander Vaquiro y reuniones de CIPAs.

5. PLANEACIÓN, PROGRAMACION Y CONTROL

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5.1 GESTIÓN DEL ALCANCE Constitución, Montaje y puesta en marcha de una Planta de producción de Almidón Agrio de Yuca en la ciudad de Ibagué, así como la adecuación de la Planta productora y distribuidora, cuya capacidad de producción es de 508 Toneladas anuales, incluyendo su legalización, adecuación e implementación de infraestructura tecnológica, administrativa y de mercado, necesarias para su puesta en marcha en un tiempo de 129 días con un costo de $489.646.480 con un aporte de capital por Bancolombia del 30%, en un área de 1800 metros cuadrados.

5.1.1 ACTA DE CONCTITUCION DEL PROYECTO Ver anexo de Excel la pestaña correspondiente a “Acta de Constitución”.

5.1.2 Estructura de la División del Trabajo

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Figura 1. EDT

Figura 1 (continiación)

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Figura 1 (continuación)

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Figura 1 (continuación)

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5.1.3 Diccionario de la EDT: Definición del alcance de cada una de las actividades a ejecutarse en el Proyecto: 1) Contratación del Gerente y Equipo nuclear: Consiste en la determinación del perfil del Gerente del Proyecto, en el cual se indican las competencias y capacidades, además incluye la convocatoria, recepción de hojas de vida, la selección y la contratación; proceso que realizará el o la psicólogo(a) experto en selección de personal. Adicionalmente, dentro de esta actividad, se incluye la contratación del equipo nuclear, los cuales tendrán un proceso de selección similar al del Gerente de Proyecto. De igual forma, esta actividad tendrá una duración de 15 días. 2) Localización y adecuación de oficinas, compra de equipos: Esta actividad consiste en la compra de muebles, enseres y maquinaria y equipo necesarios para la ejecución del proyecto; en este actividad se realizarán las solicitudes de cotización, la selección de los proveedores más adecuados y la respectiva compra de los diferentes activos fijos de la empresa. Esta actividad tendrá una duración de siete (7) días, y en ella participarán el Gerente del Proyecto como actor principal y el director financiero. 3) Determinación del alcance, tiempo y costo del proyecto: En esta actividad se definen los tiempos y los costos de cada una de las actividades posteriores, así como un plan desembolsos para cada una de ellas y los diferentes entregables o metas. Esta actividad tiene una duración de 15 días, y estará bajo responsabilidad del Gerente de Proyecto junto con el Director financiero. 4) Constitución de la empresa: consiste en los trámites legales de legalización de la empresa ante Cámara de Comercio, obtención del Registro Único Tributario y matrícula mercantil. El tiempo que requiere esta actividad es de 10 días y estará a cargo del Gerente, el director administrativo y la secretaria. 5) Localización de la infraestructura para la adecuación de la empresa: Esta actividad trata de la selección de una bodega que cumpla con las condiciones y requerimientos técnicos para llevar poner en funcionamiento la plata. Por tal razón, el entregable será la selección del lugar de

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producción, actividad a cargo del ingeniero civil y el gerente del proyecto, y tendrá una duración de siete (7) días. 6) Gestionar licencias y permisos necesarios para la adecuación de la infraestructura de la empresa: Consiste en los diferentes trámites ante Curaduría Urbana, autoridad que se basa en el Plan de Ordenamiento Territorial y los planes urbanísticos para gestionar los trámites. Esta actividad tendrá una duración de 20 días y estará a cargo del ingeniero civil (P) y la secretaria (S). 7) Ejecución de obras civiles para la Planta de Producción de Almidón Agrio de Yuca: Son las diferentes obras de adecuación que se requieren para la puesta en marcha de la empresa, esta actividad incluye las adecuaciones en materia hidráulica, instalación de las redes de gas, resanar y pintura. Tendrá una duración de 45 días y estará bajo responsabilidad directa del ingeniero civil (P), con apoyo de la secretaria (S). 8) Realizar Plan de Mercadeo del producto: Está compuesto por las diferentes estrategias que se tendrán en cuenta para el lanzamiento del producto, tales como cuñas radiales, instalación de vallas y todo lo relacionado con la publicidad de expectativa. Esta actividad cuenta con una duración de diez (10) días y está a cargo principalmente del Director administrativo y financiero (P), el Gerente del Proyecto (S) y la secretaria (S). 9) Adquisición de maquinaria y equipos para la ejecución del proyecto: Definida como la selección de proveedores, solicitud de cotizaciones, pago a proveedores e instalación de los equipos. Tendrá una duración de diez (10) días y estará a cargo del Gerente del Proyecto (P), el Ingeniero civil (S) y la secretaria (S). 10) Tramitar licencias necesarias para la elaboración y comercialización de alimentos: Consiste en los diferentes trámites ante el INVIMA, código de barras y el registro de la marca; trámites necesarios para el procesamiento y comercialización de alimentos. Contará con una duración de 20 días y estará a cargo de la secretaria (P) y el Gerente del Proyecto (S).

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11) Contratación de personal operativo: Es la identificación y definición de cada uno de los perfiles, reclutamiento de hojas de vida, entrevistas, selección de personal, contratación e inducción al cargo. Actividad que tendrá una duración de 15 días y estará a cargo del Gerente del Proyecto (P) y el psicólogo (S) experto en selección de personal. 12) Compra de materia prima, insumos y materiales: En esta actividad se realizará la solicitud de cotización, selección de proveedor y pago de las materiales primas, insumos y materiales. La duración de esta actividad será de diez (10) días y estará a cargo de Gerente del Proyecto (P) y la secretaria (S). 13) Apertura de la empresa: Consiste en la inauguración de la empresa, la cual está integrada por la selección de los invitados y la adecuación del salón de eventos. Finalmente esta actividad durará cinco (5) días y estará a cargo del Gerente del Proyecto (P) y la secretaria (S).

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5.1.4 Matriz de Responsabilidades: La matriz de responsabilidades representa un mayor grado de detalle frente a cada uno de los entregables, en el sentido de que establece quién es el responsable principal (P) para cada objetivo (entregable) del proyecto, además también se incluyen unos responsables de tipo secundarios (S) quienes son los que vienen a apoyar el desarrollo de cada actividad. Para citar un ejemplo, en la actividad tres (3) (ver cuadro 1)el actor principal o responsable de este entregable es el Gerente del Proyecto (P), pero apoyado en el Director administrativo y financiero (S).

SECRETARIA

3. 3.1. 3.2. 3.3. 4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 5.

INGENIERO CIVIL

2. 2.1. 2.2.

PSICOLOGO

1.3. 1.4. 1.5. 1.6.

GERENTE

1. 1.1. 1.2.

  -

  S S

  -

  -

  -

-

P S S S

-

-

-

  P S

  -

  -

  -

  S P

  P P P   S S S S  

     

  S S S   P P P P  

     

     

ACTIVIDADES CLIENTE

ITEM

Identificación y conformación de los miembros del equipo: Gerente y Equipo nuclear. Definir perfiles Convocatoria Revisiòn Hoja vida y evaluaciòn conocimientos y aptitudes. Selecciòn. Contrataciòn. Inducciòn. Localización y adecuación oficinas para gerencia del proyecto, compra de equipos, muebles y enseres. Localizaciòn oficinas para la Gerencia Compra y adecuaciòn muebles y enseres. Determinar y ajustar el alcance tiempo y costos de la gerencia del proyecto . Determinar Alcance Determinar Tiempo Determinar Costos. Constitución de la empresa Definir tipo de sociedad a constituir. Registro y matrìcula mercantil. Escritura pùblica ante notarìa. Registro industrìa y comercio Localización de infraestructura para la adecuación de

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DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

Cuadro 1. Matriz de precedencias

  P P S P P P        

5.1. 5.2. 6. 6.1. 7. 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 8. 8.1. 8.2. 9. 9.1. 9.2. 9.3. 9.4. 9.5. 10. 10.1. 11. 11.1. 11.2. 11.3. 11.4. 11.5. 11.6. 12. 12.1 12.2 12.3 13. 13.1. 13.2 13.3

la empresa. Definir àrea necesaria para empresa. Localizaciòn Gestionar licencias y permisos necesarios para la adecuación de la obra civil. Tramitar licencia ante curadurìa. Ejecución de obras civiles para la planta productora de almidon agrío de yuca. Adecuaciòn Red Hidràulica Adecuaciòn Red sanitaria Adecuaciòn Red Elèctrica. Pintura General. Orden y Aseo. Realizar el plan de mercadeo del producto. Estudio de la competencia Publicidad del producto Adquisición maquinaria y equipos para ejecución del proyecto Definir equipos y maquinarìa necesaria para ejecuciòn. Identificar proveedores. Cotizaciones. Compra Montaje. Tramitar licencias necesarias para elaborar y comercializar alimentos Licencia de registro sanitario Contratación de personal operativo. Definir perfiles. Convocatoria Revisiòn Hoja vida y evaluaciòn conocimientos y aptitudes. Selecciòn. Contrataciòn. Inducciòn. Compra de materia prima. Selecciòn Proveedores. Cotizaciòn. Compra. APERTURA DE LA EMPRESA Selecciòn sitio recepciòn Selecciòn de Invitados Inaguraciòn.

5.2 Gestión del tiempo

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S S

-

-

P P

-

  -

  -

  -

  P

  S

    S -

    -

    P P

  P P P P P   -

  S S S S S   S

 

 

 

 

 

P P S P S

-

-

S S P

P S -

  S   P P

    S S

    -

    -

  P   -

S P P P   P S P   S P P

P S S S     -

    -

    -

  S P S   P S S

        -

5.2.1 Matriz de Precedencias La matriz de precedencias, permite conocer dos tipos de actividades dentro del conjunto de actividades que conforman una red, y estos son las actividades predecesoras y las seguidoras, partiendo del supuesto de que toda actividad “seguidora” inicia cuando ha terminado su actividad “predecesora”. Otra función de esta es que a partir de ella se puede crear más fácilmente un diagrama de red. Cuadro 2. Matriz de Precedencias P/S 1 2 3 4

1        

5 6 7 8 9 10 11 12 13

                 

2

3  

4

5    

                       

 

                     

 

                   

                 

6        

7        

 

 

               

             

8

9

10

11

12

     

     

       

       

       

       

                 

                 

     

   

         

             

           

       

   

Fuente: los autores

5.2.2 Recursos utilizados en las actividades (formato tabular):

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13

 

En este Item, se incluyen todos aquellos recursos, tanto humanos como materiales, además también se incluye la unidad de medida de cada uno de estos que ayudan a elaborar cada uno de los paquetes de trabajo (actividades). En la Tabla 1 se puede observar este en formato tabular. Tabla 1. Recursos utilizados en las actividades EDT

RECURSOS HUMANOS

PAQUETE DE TRABAJO (ACTIVIDAD)

1.

Identificación y conformación de los miembros del equipo: Gerente y Equipo nuclear.

2.

Locali.y ade. Ofi. para ger. del proyecto, compra de equipos, muebles y enseres.

3.

Determinar y ajustar el alcance tiempo y costos de la gerencia del proyecto.

4.

Constitución de la empresa

5.

Localización de infraestructura para la adecuación de la empresa.

6.

Gestionar licencias y permisos necesarios para la adecuación de la obra civil.

7.

Ejecución de obras civiles para la planta productora de almidón agrío de yuca.

8.

Realizar el plan de mercadeo del producto.

9.

Adquisición maquinaria y equipos para ejecución del proyecto

10.

Tramitar licencias necesarias para elaborar y comercializar alimentos

11.

Contratación de personal operativo.

12.

Compra de materia prima.

13.

Apertura de la Empresa

                         

RECURSOS MATERIALES

                         

Fuente: los autores

5.2.3 Estimación de duración de las actividades Para el cálculo de la estimación de la duración de las actividades, es indispensable conocer los distintos tiempos de cada una de las actividades, para lo cual se calcula el tiempo estimado (Te) que incluye tiempos de tres tipos; en primer lugar el tiempo optimista (To), el cual como su nombre lo indica es el tiempo más corto con el cual se terminará una actividad; en segundo lugar tenemos el tiempo más probable (Tm), el cual es el tiempo más seguro con el cual se ejecutará esta actividad, éste tiempo puede surgir de acuerdo a la experiencia o la consulta con expertos; y por último tenemos el tiempo pesimista (Tp), el cual es un tiempo en el que según condiciones desfavorables puede retardar la actividad, por lo tanto representa el tiempo más tardío de la actividad. Para el cálculo de este tiempo se utilizará la siguiente fórmula: Te=

To+ 4*(Tm)+ Tp / 6

En la Tabla 2, se puede observar cada uno de estos tiempos Tabla 2. Tiempo Estimado

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UNIDAD DE MEDIDA

                         

1

Ident.y conformación de los miembros del equipo: Gerente y Equipo nuclear. Locali.y adecuación ofi. para gerencia del proyecto, compra de equipos, muebles y enseres. Determinar y ajustar el alcance tiempo y costos de la gerencia del proyecto . Const.de la empresa

15

12

15

17

15

7

5

7

8

7

15

14

15

17

15

10

9

10

15

11

Localización de infraestructura para la adecuación de la empresa. Gestionar licencias y permisos necesarios para la adecuación de la obra civil. Ejecución de obras civiles para la planta productora de almidon agrío de yuca. Realizar el plan de mercadeo del producto.

7

6

7

9

7

20

18

21

25

21

45

44

25

47

32

2 3 4 5 6 7 8

te

Tp

T

Tm

Actividades

To

No

10

9

11

12

11

10

8

10

15

11

20

17

20

28

21

11

Adquisición maquinaria y equipos para ejecución del proyecto Tramitar licencias necesarias para elaborar y comercializar alimentos Contratación de personal operativo.

15

14

15

20

16

12

Compra de materia prima.

10

8

10

15

11

13

Apertura de la Empresa

5

4

4

8

5

9 10

Fuente: Los autores

5.2.4 Programación para la ejecución del proyecto: Aquí se encuentran el tiempo de duración de cada una de las actividades, con fechas tempranas y tardías y su consecuente holgura (ver tabla 3). Tabla 3. Programación para la ejecución del proyecto EDT

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

DURACION (DIAS)

ACTIVIDAD Identificación y conformación de los miembros del equipo: Gerente y Equipo nuclear. Locali.y ade. Ofi. para ger. del proyecto, compra de equipos, muebles y enseres.

15 7

Determinar y ajustar el alcance tiempo y costos de la gerencia del proyecto .

15

Constitución de la empresa

10

Localización de infraestructura para la adecuación de la empresa.

7

Gestionar licencias y permisos necesarios para la adecuación de la obra civil.

20

Ejecución de obras civiles para la planta productora de almidon agrío de yuca.

45

Gestionar licencias y permisos necesarios para la adecuación de la obra civil.

10

Adquisición maquinaria y equipos para ejecución del proyecto

10

Tramitar licencias necesarias para elaborar y comercializar alimentos

20

Contratación de personal operativo.

15

Compra de materia prima.

10

Apertura de la Empresa

5

10

FECHA MÁS TEMPRANA INICIO (ES)

1 16 23 16 38 45 65 26 26 36 110 125 135

TERM (EF)

15 22 37 25 44 64 109 35 35 55 124 134 139

FECHA MÁS TARDIA INICIO (LS)

1 16 23 95 38 45 65 105 100 115 110 125 135

TERM (LF)

15 22 37 104 44 64 109 114 109 134 124 134 139

HOLGURA

0 0 0 79 0 0 0 79 74 79 0 0 0

5.2.5 Red y Gantt para la ejecución del proyecto  Diagrama de Red El diagrama de GANTT es una herramienta que le permite al usuario modelar la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto. Esta herramienta fue inventada por Henry L. Gantt en 1917 5. Debido a la relativa facilidad de lectura de los diagramas de GANTT, esta herramienta es utilizada por casi todos los directores de proyecto en todos los sectores. El diagrama de GANTT es una herramienta para el director del proyecto que le permite realizar una representación gráfica del progreso del proyecto, pero también es un buen medio de comunicación entre las diversas personas involucradas en el proyecto6. Adicionalmente, este diagrama está compuesto por unos tiempo de iniciación más temprana y más tardía y por tiempos de terminación más temprano y más tardía; lo anterior con el ánimo de hallar las holguras Para observar el diagrama de red de este proyecto ver figura 2. Figura 2 10

10 4 16 95

8 26 105

20 10 36 115

35 114 79

55 134 79

10 12 125 125

25 104 79

10 9 26 100

15 1 1 1

15 15 0

15 11 110 110

35 109 74

Duración Orden Terminación mas temprana Terminación más tardía Holgura

Inicion mas temprana Inicia ciaón más tardía

7 2 16 16

134 134 0

5 13 135 135

22 22 0

15 3 23 23

45 7 65 65

7 5 38 38

37 37 0

124 124 0

44 44 0

109 109 0

20 6 45 45

64 64 0

Fuente: los autores

 Ruta Crítica 5

Internet: http://www3.unileon.es/personal/wwfjrods/multimedia/documentos/Introduccion%20al %20diagrama%20de%20GANTT.pdf 6 Ibíd.

10

139 139 0

Está definida como aquella secuencia de una actividad a otra con mayor duración, por lo que se considera crítica, ya que cualquier retraso en alguna de estas actividades puede afectar la entrega final del proyecto. Además, según autores como Eduardo Bustos, este método es: “proceso administrativo de planeación, programación, ejecución y control de todas y cada una de las actividades componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo crítico y al coste óptimo”7. Haciendo uso de lo anterior, la ruta crítica de la gerencia del proyecto está compuesta por las actividades 1,2,3,5,6,7,11 y 12 para un total de 129 días.

 Holgura: este término es por definición “en el tiempo libre en la red, es decir, la cantidad de tiempo que puede demorar una actividad sin afectar la fecha de terminación del proyecto total”8. Partiendo de la anterior definición, la holgura total de la gerencia es igual a 311 días.

 Gantt Para observar diagrama de Gantt, ver Anexo 1.

5.3 Gestión del Costo 5.3.1 Presupuesto para la Ejecución del Proyecto En el presente Item, se describirán cada uno de los rubros de dinero que componen las sub-actividades y los recursos utilizados en cada una de ellas. Sin embargo, para observar esta tabla es necesario dirigirse al archivo de anexo de Excel, la pestaña correspondiente a presupuesto para la ejecución denominado “Presupuesto Ejecu”. 5.3.2 Plan de desembolsos Este Item se desarrolló teniendo en cuenta aquellos desembolsos de efectivo que el cliente debe realizar para poder llevar a cabo el proyecto sin ningún contratiempo (ver en anexo de Excel la pestaña “Plan de Desembolsos”.

6. DIRECCIÓN 7 8

BUSTOS F, Eduardo. Modelos de PERT/CPM: determinístico. 2005. P. 7 Internet: http://www.zonaeconomica.com/metodo-pert-cpm/ruta-critica

10

6.1 Gerente de Proyecto El Gerente del Proyecto MONTAJE Y PUESTA EN MARCHA DE UN PLANTA DE PRODUCCION DE ALMIDON AGRIO DE YUCA debe cumplir con el siguiente perfil: OBJETIVO DEL CARGO: Realizar la gestión necesaria para la consecución de nuevos negocios eficientes y la mejora de la percepción del cliente en cuanto al cumplimiento de sus requisitos. EDUCACIÓN: Profesional en Ingeniería, con especialización en Gerencia de proyectos de Construcción EXPERIENCIA: 5 años proyectos.

de experiencia combinada en

Dirección de obras o

FORMACIÓN: Windows, Word, Excel, Outlook e Internet. HABILIDADES: líder visible, conocimiento de la materia, perseverante, altamente organizado, con alto grado de compromiso, es parte del equipo y se preocupa por su gente, flexible y tolerante, habilidad para comunicarse efectivamente, con valores e integridad, humano, planificador, integrador, comunicador, disciplinario, mentor / coach9.

6.2 CONFORMACIÓN EQUIPO NUCLEAR Con la conformación del equipo nuclear se documentan las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación. La planificación de los recursos humanos se utiliza para determinar e identificar aquellos recursos humanos que posean las habilidades requeridas para el éxito del proyecto. 10 El equipo nuclear del PROYECTO MONTAJE Y PUESTA EN MARCHA DE UNA PLANTA DE ALMIDON AGRIO DE YUCA está conformado por:

INGENIERO CIVIL:

9

http://www.microsoft.com/latam/technet/articulos/tn/jun06-14.mspx GUIA PMBOK CUARTA EDICION

10

10

OBJETIVO DEL CARGO: Coordinar y dirigir la tapa de construcción de la Obra Civil del Proyecto EDUCACION: Profesional en Ingeniería Civil. EXPERIENCIA: 5 años de experiencia en diseño de construcciones, manejo de personal y elaborar presupuestos de obra, programas de ejecución y control de inversiones11. FORMACION: Windows, Office e Internet, Outlook, Autocad, Project HABILIDADES: Capacidad de mando y aptitud para relacionarse con personas de diferentes niveles culturales y socioeconómicos. Requiere, así también, buena condición física, facilidad para adaptarse a diferentes condiciones ambientales, interés por trabajar al aire libre y buena memoria visual para reconocer e identificar distintos terrenos12.

DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO: OBJETIVO DEL CARGO: Coordinar y dirigir todos los procesos administrativos y legales de la empresa. EDUCACIÓN: Profesional en Administración de empresas, economía, derecho con énfasis laboral y civil o Administración financiera. EXPERIENCIA: 5 años de experiencia integral en manejo de procesos administrativos y de legislación laboral. FORMACIÓN: Windows, Office e Internet. Conocimientos sobre seguridad social, Windows, Word, Excel, Outlook e Internet. HABILIDADES: Toma de decisiones, trabajo en equipo, planificación y organización liderazgo, desarrollo de subordinados, Análisis de problemas.

SECRETARIA:

11

http://ingenieria.udea.edu.co/portal/ing_civil.html

12

http://www.observatoriolaboral.gob.mx/work/sites/ola/resources/LocalContent/688/1/perfil45Ingeniero_Civil.pdf

10

OBJETIVO DEL CARGO: Recibir, clasificar y entregar la correspondencia; Atender y direccionar las visitas a la oficina y las llamadas telefónicas de manera correcta y oportuna, manejo de caja menor, auxiliar de oficina. EDUCACIÓN: Bachiller EXPERIENCIA: 12 meses de experiencia integral en recepción y Atención al cliente FORMACIÓN: Windows, Word, Excel, outlook e Internet. HABILIDADES: Sociabilidad, Atención al cliente, planificación y organización, tolerancia al estrés. Habilidades en el manejo de conmutador, computador y máquina de escribir eléctrica.

6.2.1 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL GERENTE DE PROYECTOS

El Gerente del Proyecto MONTAJE Y PUESTA EN MARCHA DE UNA PLANTA DE PRODUCCION DE ALMIDON AGRIO DE YUCA tiene la responsabilidad de evaluar permanentemente la conveniencia financiera de alternativas de inversión que faciliten el surgimiento de empresas y la consolidación de las existentes 13. El estudio y análisis del entorno empresarial en pos de encontrar y someter a diagnóstico las opciones de inversión que auspicien la mayor participación en el mercado donde se compite o se desea intervenir14. La tarea permanente de observar y analizar las fluctuaciones económicas, las políticas gubernamentales, y otros factores que tienen incidencia directa en la misión empresarial y las metas previstas en el contexto nacional e internacional de la productividad y la calidad15. La identificación de estrategias para mejorar la competitividad, capturar nuevos mercados, acceder a tecnologías de punta, implementar procesos emergentes como respuesta a crecientes demandas, involucrar la innovación como rutina de la cultura organizacional, comprometer recursos en nuevas fuentes de negocios, propiciar alianzas sustentables en la participación accionaria o en la fusión empresarial estratégica16. 13

MIRANDA, Juan Jose.: EL DESAFIO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS, Cuarta Edición, Pág. 7 Ibíd. 15 Ibíd. 16 Ibíd. 14

10

ADEMAS TIENE LAS SIGUIENTES FUNCIONES ▪ ▪

Asegurar la implementación del software según las expectativas, indicadores y necesidades planteadas en el contrato de ejecución del proyecto. Es el responsable final del proyecto en las variables de tiempo, costo y alcance.

▪

Define los integrantes, los roles y responsabilidades de los miembros del equipo del cliente en el proyecto.

▪

Es el responsable de coordinar el equipo a lo largo del proyecto.

▪

Maneja las prioridades del proyecto.

▪

Comunica frecuentemente el estado del proyecto.

▪

Conduce las decisiones al nivel adecuado.

▪

Controla los cambios del proyecto en forma efectiva.

▪

Resuelve o escala los problemas encontrados en el ciclo de vida del proyecto.

▪

Provee al equipo del proyecto capacitación y guía en el uso de la metodología de gestión de proyectos.

▪

Asiste al equipo en el diagnóstico y análisis del impacto tecnológico del proyecto en la organización.

▪

Gestiona el desarrollo de las soluciones tecnológicas.

TIENE LAS SIGUIENTES RESPONSABILIDADES ▪

Supervisión general del proyecto y observación del cumplimiento de los compromisos asumidos.

▪

Preside el Comité de Dirección del Proyecto

▪

Asegura la alineación del proyecto con los objetivos del proceso y los objetivos estratégicos de la organización.

▪

Aprueba y firma el Project Charter del proyecto.

▪

Asegura la disponibilidad de los recursos del proyecto (Recursos financieros, humanos).

10

▪

Solicita o aprueba cambios a los proyectos que patrocina.

▪

Hace seguimiento a los factores externos que pueden afectar el proyecto.

▪

Revisa el progreso del proyecto.

▪

Evalúa los resultados del proyecto.

▪

Promueve el reconocimiento y apoya los procesos de manejo del cambio requeridos por los proyecto.

▪

Participar en las actividades de planificación y control.

▪

Auditar los niveles de calidad de los servidos prestados.

▪

Ajustar la distribución de los recursos asignados para contrarrestar desviaciones del plan o de los niveles de calidad.

▪

Plantear nuevas necesidades que puedan surgir a lo largo del proyecto.

▪

Aprobar las actas de aceptación y cierre del proyecto

6.2.2 FORMA DE CONTRATACIÓN Para el proceso de Contratación de la Gerencia del Proyecto MONTAJE Y PUESTA EN MARCHA DE UNA PLANTA DE PRODUCCION DE ALMIDON AGRIO DE YUCA EN LA CIUDAD DE IBAGUE se tendrá como forma de contratación por PRESTACIÓN DE SERVICOS. La prestación de servicios versa sobre una obligación de hacer para la ejecución de labores en razón de la experiencia, capacitación y formación profesional de una persona en determinada materia, con la cual se acuerdan las respectivas labores profesionales17 . • La autonomía e independencia del contratista desde el punto de vista técnico y científico, constituye el elemento esencial de este contrato. • La vigencia del contrato es temporal y, por lo tanto, su duración debe ser por tiempo limitado. • Su forma de remuneración es por honorarios. 17

http://www.lared.com.co/kitdeherramientas/CasosLaborales/DiferenciasEntreContratos.asp

10

• No se genera en estos contratos ninguna relación laboral y por ende no hay lugar al pago de prestaciones sociales. • La afiliación al sistema integral de seguridad social se debe realizar como trabajador independiente, esto es, asume la totalidad de las cotizaciones 18.

6.3 Estructura de la organización para la ejecución del proyecto: 6.3.1 Tipo de estructura para la ejecución del proyecto En este proyecto se requiere una estructura organizacional que le permite a la cabeza de este cumplir todas las funciones pertinentes a su cargo las cuales consisten en regular, y ordenar todo lo competente al proyecto, estas funciones se ven reflejadas en actividades de la gerencia, es por esto que se ejecutara una estructura pura por proyectos, la persona que deberá llevara a fin termino el proyecto está representada bajo la figura del Gerente del proyecto, quien es la voz de mando para un conjunto competente de personas que con todas las herramientas, recursos podrán cumplir las estrategias y fines del proyecto. El ingeniero civil es encargado de ejecutar el proyecto en cuanto a la construcción y adecuación de la planta, este sería el primer proyecto y el director administrativo se encarga del proyecto administrativo y financiero de allí que esta subdivisiones actúan como mini compañías que le den el carácter de estructura pura por proyectos, los anteriores cargos tiene la autoridad administrativa y técnica sobre el personal a cargo, aunque sin extralimitarse con el gerente quien tiene la autoridad sobre el proyecto

6.3.2 Niveles jerárquicos de la estructura organizacional 18

Ibíd.

10

Fuente: los autores  MAXIMO NIVEL DIRECTIVO: en este nivel se encuentra los patrocinadores quienes son dadores de dinero para la ejecución del proyecto, así como fuente principal de opiniones acerca del mismo, estas figuras siempre van a estar interesados por el éxito del mismo, ya que de esto depende los beneficios del proyecto. Siguiendo por este mismo nivel está el gerente del proyecto quien es la persona con liderazgo, capaz de dirigir y guiar eficazmente la toma de decisiones en pro de llevar a fin término el proyecto, acompañado por supuesto del personal pertinente. Y cumpliendo a cabalidad las metas, y objetivos organizacionales. entre estas dos figuras siempre deberá estar presente una excelente relación. Ya que este último debe mantener informado a los patrocinadores sobre los estados de cuenta del proyecto.  NIVEL EJECUTIVO: en este nivel están las subcabezas de ejecución del proyecto, quienes deben estar en contacto permanente con el gerente, para

10

informes sobre los resultados de sus actividades, el ingeniero civil quien es el encargado de la infraestructura del proyecto es una de estas figuras, sus responsabilidades más destacadas son diseño, construcción, y mantenimiento del mismo, debido a las habilidades y experiencia del mismo relacionado con proyectos a fines. El director administrativo y financiero está en este mismo nivel este cargo, toma decisiones referente a las actividades administrativas, asesora, el fin lograr mejores efectos económicos y generación de alto valor en la organización del proyecto.  NIVEL OPERATIVO: la secretaria es una figura cumplidora y veedora de tareas y metas relacionadas con su cargo, que son debidamente establecido por los jefes, esta figura es el apoyo constante de los mismos. 6.3.3 interrelación entre los componentes de la estructura organizacional Una de las principales claves del éxito de un proyecto es el respeto y la total comprensión de la interrelación entre los participantes del proyecto, en primera instancia la autoridad esta de forma vertical descendente y en cuanto a la responsabilidad, ascendente de arriba hacia abajo y abajo hacia arriba, donde los patrocinadores del proyecto son la autoridad más competente y la máxima representación, seguido se ubica el gerente. Hay una interrelación horizontal guardando un mismo nivel jerárquico entre el nivel ejecutivo ya que hay una dirección de cada jefe implantada para la área o dependencia de trabajo especializado, el éxito del proyecto depende en parte de la coordinación de sus funciones para llevar a cabo las tareas. Por último hay una relación ascendente y descendente del ingeniero civil y el administrativo financiero con el gerente.

6.3.4 Línea Base de Talento humano Se desarrolló de acuerdo a la programación de cada una de las actividades y las necesidades de recursos humanos. CARGO

Iniciación de contrato

Terminación de contrato

10

Tiempo en meses

Tipo de contrato

Salario mensual

Gerente del Proyecto

22/05/2012

22/10/2012

5

Prestación de servicio

$ 3.500.000

Ing. Civil

22/05/2012

22/10/2012

3

Prestación de servicio

$ 3.200.000

Dir. Adtivo. y Financiero

22/05/2012

22/10/2012

2,5

Prestación de servicio

$ 2.500.000

Secretaria

22/05/2012

22/10/2012

5

Prestación de servicio

$ 566.700

02/05/2012

22/05/2012 2

Prestación de servicio

$ 2.200.000

Psicólogo

02/10/2012

22/10/2012

Fuente: los autores

6.4 MODELO GERENCIAL PARA LA EJECUCION DEL PROYECTO Los modelos gerenciales son estrategias de gestión operativos de management que se utilizan para direccionar el sistema estratégico de una empresa u organización, esto con el fin de promover y alcanzar todas las metas y objetivos propuestos. Para lograr todos los objetivos estratégicos que desea alcanzar nuestra organización se eligió el Modelo Gerencial ADMINISTRACIÓN POR PROYECTOS (APO).

6.4.1 MISION PARA LA EJECUCION DEL PROYECTO Con la selección del Modelo Gerencial de Administración por Proyectos se tiene como Misión en la ejecución del proyecto lograr un excelente lugar en el Mercado, con un producto Innovador, que genere recurso Físicos y Financieros con unos rendimientos de beneficios que permita la actuación y el desarrollo gerencial en

10

cada una de las actividades programadas, con el apoyo y el actuar de los trabajadores.19 6.4.2 ASPECTOS TEORICOS EN QUE SE APOYA EL MODELO ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS (APO)20 La administración por objetivos, "es un sistema dinámico que integra la necesidad de la empresa de alcanzar sus objetivos de lucro y crecimiento, con la necesidad del gerente de contribuir a su propio desarrollo" (Humble, John, 1969) y que, en resumen, presenta las siguientes características principales: 1. Establecimiento conjunto de objetivos entre el equipo nuclear y el gerente del proyecto. 2. Establecimiento de objetivos para cada integrante del equipo nuclear. 3. Interrelación de los objetivos del equipo nuclear. 4. Elaboración de planes tácticos y de planes operacionales con énfasis en la medición y el control. 5. Continúa evaluación, revisión y reciclaje de los planes. 6. Participación activa del gerente del proyecto. Para que la APO funcione se requiere cumplir con tres aspectos fundamentales: a) Un estilo gerencial participativo pues su proceso debe crear no solo oportunidades sino también crecimiento. b) Claridad organizacional con lo cual se requiere de la autoridad suficiente para el logro del los propósitos del equipo. c) La retroalimentación es el tercer aspecto que se considera de gran importancia y que se debe aplicar en la toma decisiones teniendo como foco de atención el logro de los objetivos del proyecto a través del mejoramiento continuo del gerente y de su equipo nuclear. Los factores a los que se debe enfrentar el gerente del proyecto pueden ser fácilmente superados cuando se integra LA CALIDAD TOTAL, el EMPODERAMIENTO y la ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS. Sin embargo, y con el fin de implementar el plan estratégico en la fase de ejecución del proyecto, aparece el Cuadro de Mando Integral como herramienta importante que permite administrar y controlar simultáneamente el alcance, el costo y el programa, centrando su atención en satisfacer las expectativas no solo del cliente sino también de todo el equipo comprometido con el proyecto.

19 20

http://tomadedecisionesylagerenciaporobj.blogspot.com/ http://www.pymesfuturo.com/gerenciaproyecto.htm

10

6.4.3 ESTILO DE LIDERAZGO PROPUESTO Liderazgo es la influencia interpersonal ejercida en una situación, dirigida a través del proceso de comunicación humana a la consecución de uno o diversos objetivos específicos21 De acuerdo con todos los aspectos aquí estudiado, un hecho importante que subraya la gerencia de las organizaciones, es que la extensión de su compromiso con sus metas y propósitos es, en gran medida, el resultado de la claridad y manera en que los objetivos son establecidos. 22 El estilo de liderazgo propuesto por la organización es el LIDERAZGO CONSTRUCTOR DE PODER: que es aquel que guía, motiva y culturiza a su personal, POSEE un equipo que desarrolla sus habilidades y está en continuo aprendizaje.

6.4.4 FORMA DE OPERAR EL MODELO EN LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO 23

21

http://www.monografias.com/trabajos3/gerenylider/gerenylider.shtml http://www.monografias.com/trabajos3/gerenylider/gerenylider.shtml 23 http://tomadedecisionesylagerenciaporobj.blogspot.com/ 22

10

ANALISIS DE SITUACION ACTUAL (CAPACITACIONES, PRESUPUESTOS, PROCESOS, ADQUISISCIONES, RECURSO HUMANO Y CALIDAD

REUNION CON LA DIRECCION PARA ESPECIFICAR LA METODOLOGIA A UTILIZAR PARA EL ALCANCE DE LOS OBJETIVOS

DEFINIR LOS OBJETIVOS Y FIJARSE LAS METAS A ALCANZAR MEDIANTE ESTRATEGIAS

RETROALIMENTACION DE LOS OBJETIVOS Y METAS ALCANZADOS MEDIANTE LA IMPLEMENTACION DEL PLAN DE ACCION

DISEÑAR PLANES DE ACCION QUE PERMITAN ALCANZAR LOS OBJETIVOS MEDIANTE LAS METAS ESTABLECIDAS

PONER EN PACTICA EL PLAN DE ACCION DISEÑADO

FUENTE: LOS AUTORES

7. CONTROL

7.1 Evaluación del Desempeño

10

Para observar este Ítem, ver en anexo de Excel la pestaña “Eva. Desempeño”

7.2 Técnica de valor agregado Para observar Ítem, ver en anexo de Excel la pestaña “Valor Ganado”

8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

8.1 Conclusiones

10



Se construyó un proceso ágil y eficiente para la selección y nombramiento del gerente del proyecto y su equipo nuclear.



Se estableció para el proceso de planeación, programación y control: el objetivo del proyecto, la estructura de División del Trabajo, la matriz de responsabilidades y el Diagrama de Red. Estas actividades permitieron determinar lo que se necesita hacer, quien lo hará, cuánto tiempo se necesitara y cuanto costara.



Aplicando la herramienta Project a este tipo de proyecto, se verifico la importancia que tiene y la manera minuciosa y precisa de hacer el monitoreo al proyecto.



Para la ejecución del proyecto, se planteó una estructura organizacional por proyectos. Es un tipo de estructura aplicable a cualquier proyecto que nace como base de creación de una nueva empresa.

8.2 Recomendaciones 

conocimientos especializados en los temas que son de necesidad para la ejecución del proyecto.



Un buen gerente debe ejecutar eficientemente las actividades del plan de ejecución cumpliendo en Tiempo y costo con lo planificado.



Topo proyecto tiene establecido un cronograma de trabajo el cual se debe cumplir sin salir de las actividades establecidas, se debe tener en cuenta que igualmente se pueden presentar condiciones que generen un cambio el cual deberá ser gestionado y programado conforme los lineamientos del proyecto inicial.



Un buen Gerente debe minimizar riesgos.



El acta de constitución es una de las bases principales de todo proyecto, ya que es el documento que autoriza formalmente a un proyecto para el inicio de su ejecución.



La EDT estima actividades recursos y tiempo y es la base para armar el equipo nuclear.

10



En una ruta crítica, los hitos corresponden a los eventos o actividades de duración cero y ayuda al control del proyecto, estas etapas llevan a lograr el Alcance.



La ruta crítica debe realizarse de una manera clara y real, ya que ella determina la duración del proyecto.



Se debe definir un buen modelo gerencial para lograr el alcance del proyecto.



Dentro de la organización se debe contar con equipos de auto liderazgo.



La estructura organizacional debe definir roles y tareas, esta debe permitir ordenar y coordinar todas las actividades para lograr las metas. Una estructura organizacional para ser efectiva no debe reducir sus costos en personal, tecnología y tamaño.



Una buena gerencia tiene éxito cuando se tienen los siguientes componentes: Buena comunicación, Incentivos para los colaboradores, participación en toma de decisiones al personal relacionado con los temas tratados, contar con gente capacitada y de confianza.



Debemos medir resultados para tomar decisiones que lleven a el alcance de las metas principio de gerencia “lo que no se mide, no se mejora”.

10

9. BIBLIOGRAFÍA  ACOSTA C, Maria del Pilar. Tesis: Estudio de Aplicaciones Industriales en el Mercado potencial en Colombia y Diseño de un producto a partir de Pirodextrinas de Yuca.  GIDO Jack, CLEMENTS James, “Administración Internacional Thomson Editores 1999,427 p.

exitosa

de

proyectos”.

 GRAHAM Robert, ENGLUND Randall. “Administración de proyectos exitosos”. Prentice may Hispanoamérica S.A. 1999. La administración por proyectos y su organización, 321 p.  Miranda Miranda Juan José, EL DESAFIO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS- Alcance-Tiempo-Presupuesto-Calidad, MM editores,2004.  Münch Galindo Lourdes y García Martínez José, Fundamentos de administración, Editorial trillas, 1998.  SAPAG Chain, Nassir y Reinaldo SapagChain, Fundamentos administración de Proyectos, Ediciones Copygraph, 1997. 401 p  Internet: - http://www.degerencia.com/tema/gerencia_de_proyectos - http://tomadedecisionesylagerenciaporobj.blogspot.com/ -

http://www.monografias.com/trabajos3/gerenylider/gerenylider.shtml

-

http://www.monografias.com/trabajos3/gerenylider/gerenylider.shtml

-

http://tomadedecisionesylagerenciaporobj.blogspot.com/ http://www.pymesfuturo.com/gerenciaproyecto.htm http://www.zonaeconomica.com/metodo-pert-cpm/ruta-critica

10

de

10. ANEXOS

Anexo 1.

Fuente: los autores

10

Anexo 2. CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE LOCAL COMERCIAL (Nombre del Arrendador), [varón-mujer], de nacionalidad..........., con domicilio en la ciudad de..........., de estado civil (soltero(a), casado(a) con sociedad conyugal vigente o disuelta), identificado(a) con la Cédula de Ciudadanía (o de extranjería o pasaporte) número.............. de .........., quien obra en nombre propio y para efectos de este contrato se denominará el “Arrendador”, por una parte, y por la otra, (Nombre del Arrendatario), [varón-mujer], de nacionalidad..........., con domicilio en la ciudad de..........., de estado civil (soltero(a), casado(a) con sociedad conyugal vigente o disuelta), identificado(a) con la Cédula de Ciudadanía (de extranjería o pasaporte) número ..............de .........., quien para efectos de este contrato obra en nombre propio y que se denominará el “Arrendatario”, manifestaron que han decidido celebrar un contrato de arrendamiento de local comercial, en adelante el “Contrato”, el cual se rige por las siguientes cláusulas:

Primera. – Objeto: Por medio del presente Contrato el Arrendador entrega a título de arrendamiento al Arrendatario el siguiente bien inmueble: [Descripción del Inmueble, indicando ubicación, linderos y matricula inmobiliaria], el cual será exclusivamente destinado para el desarrollo del objeto social, negocio o actividad comercial del Arrendatario (en adelante, el “Inmueble”). Segunda. – Canon de Arrendamiento: El canon de arrendamiento mensual es la suma de [suma en letras y en números] que el Arrendatario pagará anticipadamente al Arrendador o a su orden, en las oficinas del Arrendador ubicadas..........., dentro de los primeros....... días de cada mes. Tercera – Reajuste del Canon de Arrendamiento: Cada doce (12) meses de ejecución del Contrato, el valor del canon de arrendamiento será reajustado en una proporción igual a [de acuerdo a lo que convengan las partes]. Cuarta – Vigencia: El arrendamiento tendrá una duración de.....meses [años] contados a partir del [indicar la fecha en que inicia el arrendamiento]. No obstante lo anterior, el término del arrendamiento se prorrogará automáticamente por periodos consecutivos de un (1) año, si ninguna de las Partes con una antelación de seis (6) meses al vencimiento del periodo inicial o de cualquiera de sus prorrogas informa a la otra Parte su decisión de terminar este Contrato. Lo anterior sin perjuicio del derecho a la renovación consagrado en el Articulo 518 del Código de Comercio. Quinta – Entrega: El Arrendatario en la fecha de suscripción de este documento declara recibir el Inmueble de manos del Arrendador en perfecto estado, de conformidad con el inventario elaborado por las partes y que forma parte integrante de este contrato en calidad de Anexo A. Sexta -Reparaciones: Los daños que se ocasionen al Inmueble por el Arrendatario, por responsabilidad suya o de sus dependientes, serán reparados y cubiertos sus costos de reparación en su totalidad por el Arrendatario. En todo caso, el Arrendatario se obliga a restituir el Inmueble en el mismo estado en que lo ha recibido, salvo el deterioro natural

10

por el uso legitimo. Las reparaciones locativas al Inmueble estarán a cargo del Arrendatario. Parágrafo 1: El Arrendatario se abstendrá de hacer mejoras de cualquier clase al Inmueble sin permiso previo y escrito del Arrendador. Las mejoras al Inmueble serán del propietario del Inmueble y no habrá lugar al reconocimiento de costo, precio o indemnización alguna al Arrendatario por las mejoras realizadas. Las mejoras no podrán retirarse salvo que el Arrendador lo exija por escrito, a lo que el Arrendatario accederá inmediatamente y a su costa, dejando el Inmueble en el mismo buen estado en que lo recibió del Arrendador. Séptima – Servicios Públicos: El Arrendatario pagará oportuna y totalmente los servicios públicos del Inmueble desde la fecha en que comience el arrendamiento hasta la restitución del Inmueble. Si el Arrendatario no paga los servicios públicos a su cargo, el Arrendador podrá hacerlo para evitar que los servicios públicos sean suspendidos. El incumplimiento del Arrendatario en el pago oportuno de los servicios públicos del Inmueble se tendrá como incumplimiento del Contrato y el Arrendatario deberá cancelar de manera incondicional e irrevocable al Arrendador las sumas que por este concepto haya tenido que pagar el Arrendador, pago que deberá hacerse de manera inmediata por el Arrendatario contra la presentación de las facturas correspondientes por parte del Arrendador. No obstante lo anterior, el Arrendador podrá abstenerse de pagar los servicios a cargo del Arrendatario, sin que por ello el Arrendatario pueda alegar responsabilidad del Arrendador. Parágrafo 1: El Arrendatario declara que ha recibido en perfecto estado de funcionamiento y de conservación las instalaciones para uso de los servicios públicos del Inmueble, que se abstendrá de modificarlas sin permiso previo y escrito del Arrendador y que responderá por daños y/o violaciones de los reglamentos de las correspondientes empresas de servicios públicos. Parágrafo 2: El Arrendatario reconoce que el Arrendador en ningún caso y bajo ninguna circunstancia es responsable por la interrupción o deficiencia en la prestación de cualquiera de los servicios públicos del Inmueble. En caso de la prestación deficiente o suspensión de cualquiera de los servicios públicos del Inmueble, el Arrendatario reclamará de manera directa a las empresas prestadoras del servicio y no al Arrendador. Octava – Destinación: El Arrendatario, durante la vigencia del Contrato, destinará el Inmueble única y exclusivamente para el desarrollo de su negocio, objeto social o actividad comercial, la cual consiste en: [explicar la actividad comercial, negocio u objeto social del arrendatario]. En ningún caso el Arrendatario podrá subarrendar o ceder en todo o en parte este arrendamiento, de conformidad con lo establecido para el efecto en el Artículo 523 del Código de Comercio. En el evento que esto suceda, el Arrendador podrá dar por terminado válidamente el Contrato en forma inmediata, sin lugar a indemnización alguna en favor del Arrendatario y podrá exigir la devolución del Inmueble sin necesidad de ningún tipo de requerimiento previo por parte del Arrendador.

10

Parágrafo: El Arrendador declara expresa y terminantemente prohibida la destinación del inmueble a los fines contemplados en el literal b) del parágrafo del Artículo 34 de la Ley 30 de 1986 y en consecuencia el Arrendatario se obliga a no usar, el Inmueble para el ocultamiento de personas, depósito de armas o explosivos y dinero de grupos terroristas. No destinará el inmueble para la elaboración, almacenamiento o venta de sustancias alucinógenas tales como marihuana, hachís, cocaína, metacualona y similares. El Arrendatario faculta al Arrendador para que, directamente o a través de sus funcionarios debidamente autorizados por escrito, visiten el Inmueble para verificar el cumplimiento de las obligaciones del Arrendatario. Novena - Restitución: Vencido el periodo inicial o la última prórroga del Contrato, el Arrendatario (i) restituirá el Inmueble al Arrendador en las mismas buenas condiciones en que lo recibió del Arrendador, salvo el deterioro natural causado por el uso legítimo, (ii) entregará al Arrendador los ejemplares originales de las facturas de cobro por concepto de servicios públicos del Inmueble correspondientes a los últimos tres (3) meses, debidamente canceladas por el Arrendatario, bajo el entendido que hará entrega de dichas facturas en el domicilio del Arrendador, con una antelación de dos (2) días hábiles a la fecha fijada para la restitución material del Inmueble al Arrendador. Parágrafo 1: No obstante lo anterior, el Arrendador podrá negarse a recibir el Inmueble, cuando a su juicio existan obligaciones pendientes a cargo del Arrendatario que no hayan sido satisfechas en forma debida, caso en el cual se seguirá causando el canon de arrendamiento hasta que el Arrendatario cumpla con lo que le corresponde. Parágrafo 2: La responsabilidad del Arrendatario subsistirá aún después de restituido el Inmueble, mientras el Arrendador no haya entregado el paz y salvo correspondiente por escrito al Arrendatario. Décima – Renuncia: El Arrendatario declara que renuncia en beneficio del Arrendador o de su cesionario, a todo requerimiento para constituirlo en mora en el cumplimiento de las obligaciones a su cargo derivadas de este Contrato. Décima Primera – Cesión: El Arrendatario faculta al Arrendador a ceder total o parcialmente este Contrato y declara al cedente del Contrato, es decir al Arrendador, libre de cualquier responsabilidad como consecuencia de la cesión que haga de este Contrato. Décima Segunda– Incumplimiento: El incumplimiento del Arrendatario a cualquiera de sus obligaciones legales o contractuales faculta al Arrendador para ejercer las siguientes acciones, simultáneamente o en el orden que él elija:

a) Declarar terminado este Contrato y reclamar la devolución del Inmueble judicial y/o extrajudicialmente;

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b) Exigir y perseguir a través de cualquier medio, judicial o extrajudicialmente, al Arrendatario el monto de los perjuicios resultantes del incumplimiento, así como de la multa por incumplimiento pactada en este Contrato. Décima Tercera – Validez: El presente Contrato anula todo convenio anterior relativo al arrendamiento del mismo Inmueble y solamente podrá ser modificado por escrito suscrito por la Partes. Décima Cuarta – Línea Telefónica: El Inmueble se entrega en arrendamiento con la línea telefónica número......... El costo del servicio de discado local y de larga distancia nacional e internacional, así como el acceso y uso de otras redes de telecomunicaciones, será asumido en su totalidad por el Arrendatario. Parágrafo: El Arrendatario no podrá instalar en el Inmueble ninguna línea telefónica adicional o distinta a la que trata esta Cláusula, sin la aprobación previa y escrita del Arrendador. Décima Quinta – Merito Ejecutivo: El Arrendatario declara de manera expresa que reconoce y acepta que este Contrato presta mérito ejecutivo para exigir del Arrendatario y a favor del Arrendador el pago de (i) los cánones de arrendamiento causados y no pagados por el Arrendatario, (ii) las multas y sanciones que se causen por el incumplimiento del Arrendatario de cualquiera de las obligaciones a su cargo en virtud de la ley o de este Contrato, (iii) las sumas causadas y no pagadas por el Arrendatario por concepto de servicios públicos del Inmueble, cuotas de administración y cualquier otra suma de dinero que por cualquier concepto deba ser pagada por el Arrendatario; para lo cual bastará la sola afirmación de incumplimiento del Arrendatario hecha por el Arrendador, afirmación que solo podrá ser desvirtuada por el Arrendatario con la presentación de los respectivos recibos de pago. Parágrafo: Las Partes acuerdan que cualquier copia autenticada ante Notario de este Contrato tendrá mismo valor que el original para efectos judiciales y extrajudiciales. Décima Sexta – Costos: Cualquier costo que se causecon ocasión de la celebración o prorroga de este Contrato, incluyendo el impuesto de timbre, será sumido en su integridad por el Arrendatario. Décima Séptima – Cláusula Penal: En el evento de incumplimiento cualquiera de las Partes a las obligaciones a su cargo contenidas en la ley o en este Contrato, aparte incumplida deberá pagar a la otra parte una suma equivalente a [Indicar número de cánones] cánones de arrendamiento vigentes en la fecha del incumplimiento, a título de pena. En el evento que los perjuicios ocasionados por la parte incumplida, excedan el valor de la suma aquí prevista como pena, la parte incumplida deberá pagar a la otra parte la diferencia entre el valor total de los perjuicios y el valor de la pena prevista en esta Cláusula.

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Décima Octava – Autorización: El Arrendatario autoriza expresamente e irrevocablemente al Arrendador y/o al cesionario de este Contrato a consultar información del Arrendatario que obre en las bases de datos de información del comportamiento financiero y crediticio o centrales de riesgo que existan en el país, así como a reportar a dichas bases de datos cualquier incumplimiento del Arrendatario a este Contrato. Décima Novena – Abandono: El Arrendatario autoriza de manera expresa e irrevocable al Arrendador para ingresar al Inmueble y recuperar su tenencia, con el solo requisito de la presencia de dos (2) testigos, en procura de evitar el deterioro o desmantelamiento del Inmueble, en el evento que por cualquier causa o circunstancia el Inmueble permanezca abandonado o deshabitado por el término de dos (2) meses o más y que la exposición al riesgo sea tal que amenace la integridad física del bien o la seguridad del vecindario. Vigésima – Recibos de pago de servicios públicos: El Arrendador en cualquier tiempo durante la vigencia de este Contrato, podrá exigir del Arrendatario la presentación de las facturas de los servicios públicos del Inmueble a fin de verificar la cancelación de los mismos. En el evento que el Arrendador llegare a comprobar que alguna de las facturas no ha sido pagada por el Arrendatario encontrándose vencido el plazo para el pago previsto en la factura respectiva, el Arrendador podrá terminar de manera inmediata este Contrato y exigir del Arrendatario el pago de las sumas a que hubiere lugar. Vigésima Primera – Impuestos: El valor del impuesto de timbre que cause la celebración de este contrato o cualquiera de sus prorrogas estará a cargo de [incluir la identificación de la parte que asume estos costos].

Para constancia el presente Contrato se firma en la ciudad........a los....días del mes de..... Del año......, en dos (2) ejemplares del mismo valor, cada uno de ellos con destino a cada una de las partes. El Arrendador

El Arrendatario

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Anexo 3. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES 24

Entre los suscritos, XXXX XXXXX XXXX, mayor de edad, identificado con cédula de ciudadanía No. xxxxxxxx expedida en XXXXXX, , actuando en nombre y representación de la sociedad XXXXXXX S.A. “ quien en adelante se denominará EL CONTRATANTE, por una parte, y por otra, XXXXX XXXXXXX, mayor de edad, identificado con cédula de ciudadanía No. xxxxxxx expedida en XXXXXX, CONTADOR PUBLICO, actuando en nombre propio y quien para los efectos del presente Contrato se denominará EL CONTRATISTA, acuerdan celebrar el presente contrato de prestación de servicios de revisoría fiscal, el cual se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA.-OBJETO: EL CONTRATISTA en su calidad de ejecutor, se obliga para con el CONTRATANTE a realizar todas las tareas propias a la naturaleza de la revisoría fiscal de de la sociedad XXXXXX S.A. SEGUNDA.- VALOR: El valor del presente contrato será de XXXXXX pesos mensuales pagaderos el primer día hábil de cada mes. TERCERA.- LUGAR DE TRABAJO: El contratista se obliga para con el contratante a realizar las labores propias del presente contrato, en el lugar de domicilio del contratante CUARTA. HORARIO DE TRABAJO: El horario será el que las necesidades resultantes de la naturaleza de la revisoría fiscal y de este contrato así lo exijan. QUINTA.-DURACIÓN: Este contrato tiene una vigencia por el tiempo de xx meses y regirá a partir de la fecha en que se firme. De conformidad con lo anterior, las partes suscriben el presente documento en dos ejemplares del mismo tenor, a los diecinueve (19) días del mes de julio de dos mil tres (2003). EL CONTRATISTA, ______________________________________ XXXXXXXXXX EL CONTRATANTE, __________________________________________

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http://www.gerencie.com/contrato-de-servicios.html

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