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República Bolivariana de Venezuela Universidad Nacional Experimental “Simón Rodríguez” Núcleo- Maturín

FACILITADOR: José Amundarain Sección: “G”

PARTICIPANTES: Mora, Cristobal C.I. 15.030.707 Núñez. María C.I. 19.256.214 Rodríguez, Greennis C.I. 19.139.353 Salazar, Leimar C.I. 24.126.755 Zorrilla, Ana C.I. 20.311.222

Maturín, Septiembre de 2012

INDICE PAG INTRODUCCION……………………………………………………….. 3

Que es un proyecto…………………………………………………….. 4 Gerencia para proyectos……………………………………………...…4 Aplicación de proyectos………………………………………………....4 Características…………………………………………………………....5 Manejo de un proyecto………………………………………………….6 Diversos tipos de gerencias por proyectos………………….…...........7 Fases del proyecto…………………………………………….……....…9 Proyectos múltiples………………………………………………..……10 El gerente por proyectos…………………………………………..……11 Ventajas de la gerencia de proyectos…………………………..…….12 Desventajas de la gerencia de proyectos…………………….……...12 CONCLUSION……………………………………………………....…..13 BIBLIOGRAFIA…………………………………………………….........14

INTRODUCCION La gerencia de proyectos es el uso del conocimiento, de las habilidades, y de las técnicas para proyectar actividades para resolver requisitos del proyecto que implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energía, comunicación entre otros para lograr unos objetivos pre-definidos. Este tipo de gerencia de proyectos permite prever soluciones al grave problema de la definición de las responsabilidades de cada una de las personas que integran una organización. En esta investigación estudiaremos todos los temas referentes a la gerencia de proyectos tales como dónde aplicar los proyectos, cuáles son sus características, cómo se maneja un proyecto, los diversos tipos de gerencia por proyecto, las fases del proyecto, el gerente proyecto, las ventajas y desventajas de la gerencia por proyectos, todo esto con la finalidad de obtener conocimientos referente al tema ya que como futuros administradores nos va a ser gran utilidad.

¿QUE ES UN PROYECTO? Un proyecto es un esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso. Esto en contraste con la forma más tradicional de trabajar, en base a procesos, en la cual se opera en forma permanente, creando los mismos productos o servicios una y otra vez. GERENCIA PARA PROYECTOS La gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio, lo cual implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energía, comunicación (entre otros) para lograr unos objetivos pre-definidos. Es también considerada un sistema de definición, planeación y control de proyectos, cuyo principio se fundamenta en la programación, organización y dirección de las diferentes etapas que integran a un proyecto. La gerencia de proyectos es una tarea que se debe realizar cuidadosamente utilizando la metodología correcta para medir el riesgo y los alcances de los proyectos evitando pérdida de tiempo y desfases en los presupuestos “las mejores prácticas de gerencia de proyectos se dirigen a una empresa con capacidad de administrar y prever con certeza costos, tiempos, riesgos, calidad y seguridad. Esto permite a las empresas emprendedoras apoyar y aumentar su infraestructura, mejorar su gestión y canalización de la inversión y al mismo tiempo facilitan la competitividad. APLICACIÓN DE PROYECTOS Los proyectos pueden ser aplicados en todo nivel de la organización. Ya que estos pueden involucrar a una sola persona o bien a varios individuos. Su duración va de unas cuantas semanas a más de cinco años. Los proyectos pueden involucrar a una sola unidad de una organización o bien pueden traspasar las fronteras organizacionales, en la forma de sociedades

contractuales y sociedades. Los proyectos son críticos para el cumplimiento de la estrategia de negocios de la organización que los ejecuta, debido a que los proyectos son una forma de implementar la estrategia. Entre los ejemplos de proyectos se cuentan:  Desarrollo de un nuevo producto o servicio  Realización de un cambio en la estructura, dotación o estilo de una organización  Diseño de un nuevo vehículo de transporte  Desarrollo o adquisición de un sistema de información nuevo o modificado  Construcción de un edificio o de una planta  Construcción de un sistema de agua potable para una comunidad de un país en vías de desarrollo.  Realización de una campaña para un fin político.  Implementación de un nuevo procedimiento o proceso. CARACTERÍSTICAS  Objetivos y metas (el proyecto debe ser o hacerse viable, sustentable y medible, con talentos y recursos asignados, sin estrés y con buen clima laboral y contractual)  Calendario de actividades (debe tener un programa detallado de actividades en función del tiempo -o plan de trabajo- cónsono con alcance, metas, talentos y recursos...)  Complejidad manejable (hace sencillo lo complejo, inter relacionando con visión de totalidad los múltiples elementos componentes y las inter relaciones entre ellos)  Administra recursos

(especifica

y

logra

disponibilidad

de

talentos

(conocimientos y competencias), capital y esfuerzo humano de diversas áreas de la organización, comunidad, etc.)  Organización matricial (define estructura, sistemas, valores, símbolos, personas y talentos, asigna responsabilidades y recursos: talentos y logros vs. compensaciones fijas y variables; x ej. consultor, coach, facilitador, ejecutor, diseñador, gerente, patrocinador, cliente interno, etc.)  Sistema de comunicación y control (sistema manual o automatizado de registro y difusión de documentación e información sobre marcha del proyecto, precisando desviaciones y correctivos)

MANEJO DE UN PROYECTO El manejo de un proyecto es la disciplina de conocimientos, herramientas, técnicas, destrezas o habilidades para las actividades del mismo y obtener los requisitos del proyecto. Esto se obtiene a través del uso de los diferentes procesos como lo son: iniciación, planeación, ejecución, controlamiento y cierre. El manejo de un proyecto conlleva a la ejecución de soluciones digitales que requieren en un determinado tiempo de una gerencia de proyectos. Consciente del reto que cada proyecto requiere, aplica un liderazgo en el formato del proceso de desarrollo y que es disponible para nosotros a la hora de gerenciar los diferentes pasos, complejidades y los riesgos. Con cada fase que se presenta se van cumpliendo los objetivos del cliente en el proceso, conjuntamente con los datos que pueda proveer para apoyar el trabajo del equipo formado. El manejo del proceso del desarrollo de un Sitio Web, empieza en el trabajo de consultoría al lado del cliente y en la definición de lenguajes y herramientas a usarse en el ambiente profesional del equipo que debe integrarse. Todo esto ayuda a nuestro equipo a diseñar la estrategia que permita durante la práctica integrar un modelo de trabajo enfocado en creatividad y manejo que incluye al cliente, representantes de ventas, socios y demás relacionados. El proceso de desarrollo permite definir cada uno de los objetivos y trasladar todo junto en un enfoque robusto, flexible, escalable y relevante de una solución para Internet, donde el liderazgo permite tener a tiempo el proyecto de nuestro cliente en armonía con el presupuesto y las estrategias:      

Anticipando desfases y riesgos Planificando los requisitos Definiendo los costos Manejando el contenido Recopilando la información Supervisando las fases

Los resultados que logrará el equipo integrado, hará del manejo y el proceso del proyecto en un esfuerzo coordinado, que redundará en una mejor relación y colaboración con el cliente. DIVERSOS TIPOS DE GERENCIAS POR PROYECTOS 1. Gestión de Integración de Proyectos: Describe

los

procesos

requeridos

para

asegurar

que

se

coordinen

adecuadamente los distintos elementos del proyecto. Esta consiste en el desarrollo de un plan de proyecto, la ejecución del plan de proyecto y en el control integrado de cambios. 2. Gestión del Alcance del Proyecto: Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, a fin de completar el proyecto exitosamente. Esta consiste en la iniciación, planificación del alcance, definición del alcance, verificación del alcance y control de cambios en el alcance. 3. Gestión de Duración (Tiempo) del Proyecto: Describe los procesos requeridos para asegurar el término a tiempo del proyecto. Esta consiste en la definición de las actividades, la secuencia de las actividades, estimación de la duración de las actividades, desarrollo del programa y control del programa. 4. Gestión de Costos del Proyecto: Describe los procesos requeridos para asegurar la ejecución total del proyecto dentro del presupuesto aprobado. Esta consiste en la planificación de los recursos, estimación de los costos, preparación de presupuestos de costos y control de costos.

5. Gestión de Calidad del Proyecto:

Describe los procesos requeridos para asegurarse de que el proyecto satisfará las necesidades para las cuales fue ejecutado. Esta consiste en la planificación de la calidad, aseguramiento de la calidad y control de calidad. 6. Gestión de Recursos Humanos del Proyecto: Describe los procesos requeridos para realizar un uso más eficiente y eficaz de las personas involucradas con el proyecto. Esta consiste en la planificación organizacional, la adquisición de personal, y en el desarrollo del equipo. 7. Gestión de Comunicaciones del Proyecto: Describe los procesos requeridos para asegurar la generación, recopilación, propagación, almacenamiento y disposición final de la información del proyecto en forma adecuada y a tiempo. Esta consiste en la planificación de las comunicaciones, distribución de la información, reporte del rendimiento, desempeño y cierre administrativo. 8. Gestión de Riesgos del Proyecto: Describe los procesos que tienen que ver con la identificación, análisis y respuesta al riesgo del proyecto. Esta consiste en la planificación de la gestión de riesgos, identificación de los riesgos, análisis cualitativo de los riesgos, análisis cuantitativo de los riesgos, planificación de las respuestas a los riesgos, y monitoreo y control de los riesgos. 9. Gestión de Abastecimiento de Proyectos: Describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios desde fuera de la organización ejecutante. Esta consiste en la planificación de la adquisición, planificación del requerimiento, requisición, selección de la fuente, administración del contrato y término del contrato.

FASES DEL PROYECTO

1. Planificación Pre-Construcción Una clara visión, enfoque y dirección es esencial de un proyecto exitoso. El primer paso es formar parte de su equipo y entrevistarnos con su alta gerencia para hacer propios su filosofía, objetivos y metas corporativas; así como establecer que sus presupuestos y cronograma de trabajo se ajusten al plan de negocio. Estas reuniones son clave, ya que definen los parámetros bajo los cuales se medirá el éxito del proyecto.la planificación de pre-construcción permite un análisis lógico y ordenando sus necesidades físicas y cuál es la optima configuración y metodología del trabajo requerido. 2. Diseño El 80% de los costos duros se definen en el primer 30% de la fase de diseño. Debido a que el potencial para lograr ahorros disminuye sustancialmente posterior a esta etapa, es importante contar con la experticia de su equipo de trabajo en las primeras etapas del proyecto. 3. Revisión De Presupuestos La coordinación del proceso de diseño asegura que las especificaciones y planos de construcción están completos, garantizando que los presupuestos incluirán todas las partidas esperadas. 4. Negociación Cuando se reciben las diferentes cotizaciones, el equipo de trabajo efectúa comparaciones manzanas con manzanas tomando muy en cuenta los aspectos que cada contratista excluye de su cotización. Se preparan entrevistas con cada contratista para analizar partida por partida el contenido de su propuesta y solicitar las revisiones si así fuera necesario. 5. Monitoreo de la Construcción Con el equipo de gerencia estructurado, se efectúan las revisiones finales de seguros, fianzas, segura física y permisos en la obra. Durante el proceso se desarrollara una actividad continua e intensa de control de calidad, control de costos y control de avance cierto. Por medio de una constante presencia en la

obra y reuniones de coordinación periódicas, se establecerán estrictas normas de reporte para todos los involucrados. 6. Cierre Un aspecto vital que es comúnmente olvidado es el cierre del proyecto. Esta actividad asegura que las instalaciones quedan operativas, listas para abrir al público, de acuerdo a las metas corporativas previstas. PROYECTOS MULTIPLES Sistemas llamados de Colaboración. Se diseñan para apoyar a usuarios múltiples que modifican diversas secciones del plan inmediatamente poniendo al día las áreas de las cuales ellos son responsables personalmente, de tal manera que esas estimaciones quedan integradas dentro del plan general Son sistemas que ayudan a que las personas trabajen en conjunto, utilizando la tecnología Estos sistemas colaboran en:  Comunicar ideas  Compartir Recursos  Coordinar Esfuerzos  Reutilizar soluciones a problemas recurrentes  Mejorar la coordinación entre equipos a través de portales y notificaciones automatizadas  Almacenar, vincular y compartir de forma central información como documentos, problemas y riesgos relacionados con los planes de proyecto

EL GERENTE POR PROYECTOS Es la persona que tiene la responsabilidad total del planeamiento y la ejecución acertada de cualquier proyecto y por ende es el encargado de supervisar el proyecto de principio a fin. El gerente de proyecto debe de garantizar que se cumplan los objetivos del proyecto y que el cliente este satisfecho porque el alcance del trabajo se ha completado con calidad, dentro del presupuesto y a tiempo FUNCIONES DEL GERENTE DE PROYECTOS      

Definir el Proyecto Planificar Ensamblar el Capital Humano Obtención del respaldo de la Gerencia Definir las operaciones Controlar el Proyecto

CARACTERISTICAS DEL GERENTE DE PROYECTOS  Posee un perfil amplio, gran experiencia y conocimiento  Garantiza que se cumplan los objetivos del Proyecto.  Es la persona clave en el éxito de un Proyecto a través de sus Habilidades.  Es la persona responsable de asegurar el alcance del trabajo.  Proporciona liderazgo durante el ciclo de vida para que el equipo Logre el objetivo del Proyecto. Habilidades del Gerente de Proyectos  El liderazgo: es lograr que el trabajo se realice a través de otros, consiste en estimular a las personas al trabajo en equipo.  Motivación: estimular a las personas para que alcancen altos niveles de rendimiento y superen los obstáculos surgidos por los cambios.  Comunicación efectiva: es la comunicación constante con su equipo, Saber escuchar más que hablar.  Credibilidad: debe transmitir

conocimientos

técnicos

suficientemente

razonables para cualquier tipo de proyecto que requiera el equipo de trabajo.

Ventajas de la gerencia de proyectos  Permite aumentar la eficiencia en términos de tiempos de ejecución, alcance, especificaciones de calidad, beneficios y costos, acorde con el presupuesto aprobado.  Permite optimizar y crear mayor eficiencia en las actividades de la empresa que exigen un desarrollo especial para conseguir el crecimiento deseado y esperado.  Los resultados se ven reflejados en la disminución de costos en términos de tiempo, alcance, objetivos y en las utilidades del negocio.  Todos los proyectos por insignificantes que parezcan tienen grados de riesgo pero con la gerencia de proyectos existe la posibilidad de planificar, identificar, analizar cualitativamente y cuantitativamente el riesgo por medio de escenarios con niveles de probabilidades, análisis de sensibilidad, del valor monetario esperado basados en la toma de decisiones. Desventajas de la gerencia de proyectos  Hay una tendencia a seleccionar a los gerentes de proyecto solamente por sus habilidades técnicas. Si bien la experiencia y el conocimiento son muy importantes, nunca pueden reemplazar a la función de líder.  Las organizaciones confunden gerencia con liderazgo. Gerenciar el ciclo de vida del proyecto es estructurar, planificar, controlar y concluir exitosamente un proyecto. Liderar es definir una visión y ayudar a todos los involucrados a implementarla.  Existe una tendencia a poner énfasis en habilidades duras y no blandas. Las habilidades duras son fáciles de medir, las habilidades duras se ven más rápidamente. Las habilidades blandas no son menos importantes y a veces son la diferencia entre el éxito y el fracaso.  Existe una tendencia a no reconocer los síntomas de un mal liderazgo: ausentismo, falta de motivación, falta de alineamiento con los objetivos, problemas repetitivos de calidad. CONCLUSION La gerencia de proyectos es una herramienta indispensable para las organizaciones, ya que le permite a estas establecer sus metas conjuntamente con el equipo de trabajo y a su vez ayuda a superar problemas crónicos que tienen los administradores y los profesionales en una empresa, a definir metas

comunes de las personas y de la misma organización y a medir los aportes individuales a tales metas, es una tarea que se debe realizar cuidadosamente utilizando la metodología correcta para medir el riesgo y los alcances de los proyectos evitando pérdida de tiempo y desfases en los presupuestos. Ya que estos proyectos pueden ser aplicados en cualquier área de la organización y poseen características entre las cuales están los objetivo y metas propuestas, calendario de actividades, la complejidad manejable entre otras, a través del manejo de proyectos este nos conlleva a la ejecución de soluciones digitales que requieren en un determinado tiempo de una gerencia de proyectos, con cada fase y tipo de proyecto que se presenta se van cumpliendo los objetivos del cliente en el proceso, conjuntamente con los datos que pueda proveer para apoyar el trabajo del equipo formado. Dentro de la gerencia por proyecto existen los proyectos múltiples los cuales son una colección de proyectos que se utilizan en la organización para hallar soluciones ante cambios inesperados durante el ciclo de vida de desarrollo del proyecto. A través de la gerencia por proyecto es probable que se obtenga un esfuerzo coordinado y un buen trabajo en equipo, estimulando la iniciativa personal.

BIBLIOGRAFIA www.modelosadministrativos2010.obolog.com www.blog.pucp.edu.pe