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UNIVERSIDAD ABIERTA PARA ADULTOS UAPA

ESCUELA DE NEGOCIOS LICENCIATURA EN MERCADEO

TEMA:

Enfoque basado en Procesos PRESENTADO POR:

Ivelisse Altagracia Jiménez Aquino MATRICULA: _____________________2019-01396______________________ ASIGNATURA:

Gestión de los Procesos Organizacionales FACILITADORA:

Mariola Félix Santo Domingo, Este. República Dominicana Julio, 2020

Distinguido participante:

Consulte la fuente bibliográfica básica de la unidad y demás fuentes complementarias del curso; luego realice la actividad que se describe a continuación: 1. Elabora un resumen informativo donde se destaquen la gestión basada en procesos y sus beneficios en la organización .

BPM (Business Process Management ) es la tecnología ya consolidada e imparable que está cambiando para siempre la forma de gestionar las operaciones de las empresas y de cualquier organización en el mundo, permitiendo mucha mayor flexibilidad, mucha mayor automatización y mucha mayor potencia.

La tecnología BPM es revolucionaria, reduce costes e incrementa sus ingresos. El BPM se puede definir como una nueva categoría de software empresarial que permite a las empresas modernizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas, es decir, Procesos, de cualquier naturaleza, ya sea dentro de un departamento o permeando la entidad en su conjunto, con extensiones para incluir a los clientes, proveedores y otros agentes como participantes en las tareas de los procesos.

Alcance Con una herramienta BPM de máximo nivel las empresas pueden automatizar de manera sencilla cualquier proceso, incluidos los relacionados con Recursos Humanos, Control de Calidad, Compras, etc., y toda clase de procesos que sea específico y particular de la empresa.

Ventajas Las empresas que implantan un BPM mejoran TODA la entidad, sacan a la luz los puntos débiles y fortalecen las actividades más importantes. Por lo tanto, permite que las empresas sean más Flexibles, Competitivas y Eficiente.

Integración BPM Aunque los procesos diseñados dentro del BPM pueden trabajar cómodamente de manera integrada con software de gestión previamente existente en la empresa, como ERP y CRM, se irán adaptando a modernizar con BPM, consiguiendo así mayor automatización, flexibilidad, seguridad y potencia, además de la unificación global de la operativa empresarial.

Ventajas competitivas y económicas La tremenda ventaja competitiva que significa trabajar con un software BPM es tal que un creciente número de empresas y organizaciones están adoptando el uso de herramientas BPM para no perder la competitividad frente a otras que ya lo están utilizando.

Beneficios de la Gestión por procesos Gestionar una entidad por procesos es dirigir y controlar una organización mediante conjuntos de actividades relacionadas que transforman elementos de entrada en resultados. Esta gestión por procesos se divide en dos partes: Beneficio de la ciudadanía Permite asegurar la identificación de las necesidades para el desarrollo de políticas efectivas con bienes y servicios públicos oportunos a menor costo, garantizando los derechos ciudadanos e incrementando la confianza de la ciudadanía. Beneficio de las entidades Le permite orientar sus esfuerzos a satisfacer a los ciudadanos o destinatarios de los bienes y servicios, adaptándose rápidamente al cambio, gestionando eficaz y eficientemente sus recursos, fomentando el trabajo en equipo, promoviendo el

desarrollo de competencias de los servidores y reconociendo la aplicación de políticas de meritocracia.

Indicadores dentro de una Gestión basada en Procesos . Los indicadores constituyen un instrumento que permite recoger de manera adecuada y representativa la información relevante respecto a la ejecución y los resultados de uno o varios procesos, de forma que se pueda determinar la capacidad y eficacia de los mismos, así como la eficiencia. En función de los valores que adopte un indicador y de la evolución de los mismos a lo largo del tiempo, la organización podrá estar en condiciones de actuar o no sobre el proceso (en concreto sobre las variables de control que permitan cambiar el comportamiento del proceso), según convenga.

“Un indicador es un soporte de información (habitualmente expresión numérica) que representa una magnitud, de manera que a través del análisis del mismo se permite la toma de decisiones sobre los parámetros de actuación (variables de control) asociados”

Los indicadores, también conocidos como Indicadores Clave de Desempeño (KPI), son un concepto fundamental en la gestión basada en procesos. Son una medida cuantificable, ya que permiten medir a las empresas el rendimiento de los procesos, indicando el valor añadido que se haya conseguido sobre la entrada y analizar si los objetivos iníciales se han cumplido. La gestión de indicadores está presente en toda gestión basada en procesos. Cualquier proceso es una transformación de una entrada en una salida que tenga un valor añadido sobre ella. Esta definición hace imprescindible la existencia de indicadores clave de desempeño (KPI), ya que son los encargados de medir dicho valor añadido. Estos indicadores siempre van asociados a un objetivo ya que hacen referencia a lo que se desea conseguir.

Se entiende que son herramientas que permiten a las empresas:

 Evaluar los resultados de los procesos frente a unos objetivos marcados.  Permitir progresar a la empresa así como mejorar sus procesos e identificar oportunidades de mejora.  Ayudar a optimizar sus costes operativos.  Permitir marcar los objetivos acordes con los resultados que se obtienen.

Los indicadores permiten medir si se está llegando a la satisfacción de los clientes, tanto internos como externos, con las medidas tomadas así como los objetivos internos de gestión y el cumplimiento de los propósitos marcados en la estrategia empresarial.

Puesta en Marcha de la Gestión basada en Procesos. Antes de aplicar una gestión basada en procesos se deben marcar unas pautas previas para garantizar su correcta implantación. Conocer la estrategia de la empresa, identificar los procesos que la forman así como conocer el organigrama de la compañía son factores clave a la hora de poner en marcha este tipo de gestión. Antes de poner en marcha una gestión basada por procesos se deben tener en cuenta diversos factores y analizarlos. El primero de ellos es conocer mediante qué tipo de organigrama se estructura la empresa. Mayoritariamente las empresas cuentan con una organización funcional, donde la compañía se divide en áreas. La estructura funcional busca obtener mayores resultados sin tener en cuenta los objetivos colectivos de la empresa, fomentando el individualismo y el trabajo por separado entre departamentos. Es conveniente cambiar el organigrama de la compañía a uno que fomente trabajar mediante procesos. No obstante, en muchas ocasiones las compañías son reacias a cambiar su sistema de organización y siguen con el método de organización funcional haciendo retoques mínimos para adaptar ambas partes. Mezclar el método de organización funcional con la gestión por procesos no suele ofrecer resultados satisfactorios.

1. Marcar los objetivos iníciales que se quieren conseguir con este tipo de gestión: Es importante marcar los objetivos iníciales así como identificar los recursos que se necesitan para alcanzar dichos objetivos.

2. Identificar y describir cada uno de los procesos: en este paso se deben identificar y describir todos los procesos en los que se ha dividido la organización así como sus respectivos indicadores. En este punto se elabora el mapa de procesos.

3. Seguir y medir los procesos para saber si cumplen sus objetivos: una vez se conocen todos los procesos y su funcionamiento, se deben seguir y medir los procesos para saber si cumplen con los objetivos que se marcó la compañía.

4. Analizar los resultados y mejorar los procesos cuando se necesite: cuando se hayan obtenido los resultados de funcionamiento de los procesos, se deben analizar para saber si el proceso, o los procesos, aportan un valor a la organización o se tiene que cambiar o mejorar.

Objetivos y enfoque del proceso de Gestión basado en Procesos . Como un sistema de gestión de calidad que es, el principal objetivo de la Gestión por Procesos es aumentar los resultados de la Organización a través de conseguir niveles superiores de satisfacción de sus usuarios.

Además de incrementar la productividad a través de:  Reducir los costos internos innecesarios (actividades sin valor agregado).  Acortar los plazos de entrega (reducir tiempos de ciclo).  Mejorar la calidad y el valor percibido por los usuarios de forma que a éste le resulte agradable trabajar con el suministrador.  Incorporar actividades adicionales de servicio, de escaso costo, cuyo valor sea fácil de percibir por el usuario (ej: Información)

Para entender la Gestión por Procesos podemos considerarla como un sistema cuyos elementos principales son:  Los procesos claves  La coordinación y el control de su funcionamiento.  La gestión de su mejora.

Enfoque organizacional clásico versus enfoque de procesos GESTIÓN POR FUNCIONES Departamentos especializados Departamento forma organizativa Jefes funcionales Jerarquía - control Burocracia - formalismo Toma de decisiones centralizada Información jerárquica Jerarquía para coordinar Cumplimiento desempeño Eficiencia: Productividad Cómo hacer mejor las tareas Mejoras de alcance limitado GESTIÓN POR PROCESOS Procesos valor añadido Forma natural organizar el trabajo Responsables de los procesos Autonomía - Autocontrol Flexibilidad - cambio - innovación Es parte del trabajo de todos Información compartida Coordina el equipo Compromiso con resultados Eficacia: competitividad Qué tareas hacer y para qué Alcance amplia -–transfuncional Adaptación propia

http://trimestral.uapa.edu.do/pluginfile.php/1824404/mod_resource/content/1/Libro_Gestio n_de_Procesos.pdf https://qualitasbiblo.files.wordpress.com/2013/01/guc3ada-para-una-gestic3b3n-basada-enprocesos-iat.pdf