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• Jean Paul Rojas

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ÍNDICE

I. Libros Contables…………………………...1 Concepto…………………………………..2 Importancias……………………………….3 Clasificación……………………………….4 Legalización………………………………..5 II. Libros Principales…………………………..6 Concepto…………………………………..6 Libro de inventario y balances…………6-7 Libro Diario…………………………………..8 Libro mayor……………………..………..9-10 Libro de Caja………………………………11 III. Libros Auxiliares…………………………....12 Concepto………………………................12 Clasificación……………………….…........14 IV. Nuevos Formatos ………………….……15-16 V. Anexos………………………………….…17-18 VI. Bibliografía……………………………..…..19

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LIBROS CONTABLES CONCEPTO

Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado. Todo comerciante debe conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, de acuerdo con las disposiciones del código de comercio. La contabilidad solo podrá llevarse en idioma castellano por el sistema de partida doble. Los comerciantes obligados a llevar libros de contabilidad deben registrar los libros principales en la cámara de comercio. Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos 10 años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio; en caso contrario, podrán destruirse después de 20 años. En los libros de contabilidad se prohíbe: alterar el orden cronológico en los registros, dejar espacios en blanco, hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones, borrar o tachar en todo o en parte los valores de los asientos y arrancar hojas o alterar el orden de las mismas. En efecto, a partir del 1 de julio de 2010, los libros y registros vinculados a asuntos tributarios deben contar obligatoriamente con la información mínima y ceñirse a los nuevos formatos a que se refiere la Resolución de Superintendencia Nº 2342006/SUNAT (El Peruano 30.12.2006). Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado.

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IMPORTANCIAS:

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Mediante ellos seremos justos, ante la ley. Nos permite registrar y/o procesar todos los movimientos operacionales. Nos da garantía a segundas, terceras personas y a quienes tienen interés en el resultado de las operaciones. Constituyen elementos de prueba, sustentando con los documentos que existen. (Dejar constancia de las operaciones que se realiza) Nos obtiene una información en cualquier momento, de acuerdo a la necesidad de la empresa. Permite la división del trabajo con grandes beneficios para la función de la empresa. Nos permite conocer nuestras deudas y obligaciones, así como las que nos adeudan. Muestra el estado financiero de la empresa en un tiempo determinado.

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CLASIFICACION

Desde un punto de vista Técnico. 

Libros Principales. -Libro Mayor. -Libro Diario. -Libro De Inventarios y Balances. -Libro De Caja.

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Libros Secundarios. -Registro de ventas. - Registro de Compras. - Registro de Letras por Pagar. -Registro de Letras por Cobrar. - Planilla de Pagos de Remuneración - Libro de Importaciones - Libro de Exportaciones. - Libro de Bancos. - Registro de Caja Chica, etc.

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LEGALIZACION DE LOS LIBROS CONTALES REQUISITOS : Persona Natural: • Solicitud dirigida al notario para la apertura de libro a legalizar debidamente firmado por el titular. • Copia de Documento Nacional de Identidad del Titular. • Copia de la ficha Ruc. Persona Jurídica: • Solicitud dirigida al notario para la apertura de libro a legalizar firmado por representante legal. • Copia de Documento Nacional de Identidad del Representante Legal. • Copia de la ficha Ruc de la empresa o asociación. • Copia de la Vigencia de Poder del representante legal. * Para legalizar segundos libros, se presentara los mismos requisitos, según sea el caso, conjuntamente con el libro anterior debidamente concluido o anulado sus hojas en blanco. ** Para legalizar libros por perdida, se presentara los mismos requisitos, según sea el caso, conjuntamente con la denuncia certificada por la comisaría y la copia del cargo de aviso de pérdida del libro ante sunat. EL PROCESO: Libros contables vinculados a asuntos tributarios, serán legalizados por los notarios públicos del lugar del domicilio fiscal del deudor tributario o, a falta de éstos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz, cuando corresponda, quienes colocarán una constancia en la primera hoja de los mismos, con la siguiente información: a) Número de legalización asignado por el notario o juez, según sea el caso; b) Nombres y apellidos, o denominación o razón social del deudor tributario, según sea el caso. c) Número de Registro Único del Contribuyente – RUC. d) Denominación del libro o registro. e) Número de folios de que consta. f) Fecha y lugar en que se otorga. g) Sello y firma del notario o juez, según sea el caso. Asimismo, el notario público o juez, según sea el caso, deberá sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas, continuas o computarizadas. Tanto los notarios públicos como los jueces llevarán un registro cronológico de las legalizaciones que otorguen. En dicho registro indicarán el número de la legalización, los nombres y apellidos, o la denominación o razón social del deudor tributario, el número de Registro Único del Contribuyente - RUC la denominación del libro o registro que se ha legalizado, el número de folios de que consta y la fecha en que se otorga la legalización. En ningún caso el número de legalización, folios o de registros podrá contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras. 5

Libro Principales CONCEPTO Representan la columna vertebral de todo un sistema contable, son la base para la formulación de los estados financieros ,en ellos se registran la información diaria recibida de los libros auxiliares.

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

CONCEPTO Este libro se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros principales, siendo por lo tanto necesario que su detalle se lleve al nivel de auxiliar. Si bien no existe norma que obligue llevar este libro, no significa que la sociedad pueda considerar la posibilidad de llevarlo, en el cual, una vez inscrito en la respectiva Cámara de Comercio del domicilio social, debe registrarse al cierre de cada periodo contable, el balance general y el estado de resultados de cada ejercicio contable, detallando la composición de sus bienes muebles e inmuebles, créditos, activos y pasivos a nivel de auxiliares.(véase en anexo 3) 1.-Este libro deberá contener, al cierre de cada ejercicio gravable, como mínimo la información indicada en los numerales 3 y 4. Ello sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo 6° de la Resolución de Superintendencia N° 141-2003/SUNAT y norma modificatoria. 2. Tratándose de fusión, escisión y demás formas de reorganización de sociedades o empresas, así como de cierre o cese definitivo, los deudores tributarios se encontrarán obligados a registrar como mínimo la información indicada en los numerales 3 y 4. 3. Los deudores tributarios facultados por norma expresa a utilizar un Plan Contable, Manual de Contabilidad u otro similar, distinto al Plan Contable General vigente en el país, deberán consignar en los formatos incluidos en el numeral 4 , la información equivalente a la solicitada en cada uno de ellos.

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4. El Libro de Inventarios y Balances estará integrado por los siguientes formatos: a) Balance general b) Detalle del saldo de la cuenta 10 – caja y bancos c) Detalle del saldo de la cuenta 12 – clientes d) Detalle del saldo de la cuenta 14 – cuentas por cobrar a accionistas (o socios) y personal e) Detalle del saldo de la cuenta 16 – cuentas por cobrar diversas f) Detalle del saldo de la cuenta 19 – provisión para cuentas de cobranza dudosa g) Detalle del saldo de la cuenta 20 – mercaderías y la cuenta 21 – productos terminados h) Detalle del saldo de la cuenta 31 – valores i) Detalle del saldo de la cuenta 34 – intangibles j) Detalle del saldo de la cuenta 40 – tributos por pagar k) Detalle del saldo de la cuenta 41 – remuneraciones por pagar l) Detalle del saldo de la cuenta 42 – proveedores m) Detalle del saldo de la cuenta 46 – cuentas por pagar diversas n) Detalle del saldo de la cuenta 47 – beneficios sociales de los trabajadores o) Detalle del saldo de la cuenta 49 – ganancias diferidas p) Detalle del saldo de la cuenta 50 – capital q) Balance de comprobación r) Estado de flujos de efectivo s) Estado de cambios en el patrimonio neto del 01.01 al 31.12 t) Estado de ganancias y pérdidas por función del 01.01 al 31.12

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LIBRO DIARIO Concepto Es un libro que debe ser llevado obligatoriamente por todo comerciante, según lo señala el Código de Comercio en el Art. 32, además de ser sellado y presentado en el Registro Mercantil antes de ser utilizado (Art. 33 C.C.); deberá ser un libro empastado, foliado y deberá quedar completamente sellado en todas sus páginas. El Libro Diario es conocido como libro de Entrada Original, porque en él se registran por primera vez las operaciones de la empresa. En el quedarán registradas todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronológico; se registrará indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse, así como los importes de los débitos y créditos.(véase en anexo 2) El libro Diario puede ser: *El Diario de Dos Columnas. (Este libro es el más utilizado) al momento de llevarlo al Registro Mercantil para registrarlo y sellarlo, en su primera página irá la Nota del Tribunal. *El Diario Multicolumnar. En este libro deberá incluir los siguientes asientos: 1. Apertura del ejercicio gravable. 2. Operaciones del mes. 3. Ajuste de operaciones de meses anteriores, de ser el caso. 4. Ajustes de operaciones del mes. 5. Cierre del ejercicio gravable. FORMATO 5.1: "LIBRO DIARIO". El libro diario deber� incluir mensualmente la siguiente informaci�n m�nima: N�mero correlativo del asiento contable o c�digo �nico de la operaci�n. Fecha de la operaci�n. Glosa o descripci�n de la naturaleza de la operaci�n registrada, de ser el caso. Referencia de la operaci�n en caso el deudor tributario lleve su libro en forma manual, indicando: El c�digo del Libro o Registro donde se registr� (seg�n tabla 8). El n�mero correlativo del registro o c�digo �nico de la operaci�n, seg�n corresponda. El n�mero del documento sustentatorio, de ser el caso. Cuenta contable, indicando: C�digo de la cuenta contable desagregado en subcuentas al nivel m�ximo de d�gitos utilizado, teniendo presente el nivel m�nimo de d�gitos en que deber�n

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estar desagregadas. Denominaci�n de la cuenta contable, salvo el caso en que el deudor tributario utilice un n�mero mayor a cuatro (4) d�gitos para las subcuentas, supuesto en el cual ser� optativo consignar esta informaci�n. Movimiento: Debe. Haber. Totales.

LIBRO MAYOR CONCEPTO Libro Mayor es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio de la cooperativa. Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado. Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular. Los cargos y créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar al mayor. Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el debe y en el haber, así como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen en los asientos en su correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T.

Tipos de Libros Mayor 9

Se reconoce que hay dos tipos: Libro Mayor principal.- Para las cuentas de control general Libro Mayor Auxiliar.- Para las sub. Cuentas y auxiliares. En este libro se deberá incluir mensualmente la siguiente información:

FORMATO

DESCRIPCIÓN

Formato 6.1

Libro Mayor

Precisa la citada norma que la información mínima a incluirse en este formato deberá ser la siguiente: • Fecha de la operación. • Número correlativo de la operación en el Libro Diario, para los casos de Contabilidad Manual. • Cuenta contable asociada a la operación, según lo siguiente: - Código y/o denominación de la cuenta contable, según el Plan de Cuentas utilizado. - Denominación de la cuenta contable. (El deudor tributario podrá colocar esta información como datos de cabecera de considerarlo necesario). • Glosa o descripción de la naturaleza de la operación registrada. • Saldos y movimientos de la cuenta: - Saldo deudor, de ser el caso. - Saldo acreedor, de ser el caso. A efectos de mostrar esta nueva estructura del Libro Mayor, a continuación presentamos a través de un caso práctico, el formato y la información mínima de este libro. SOLUCIÓN:

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LIBRO CAJA Y BANCOS

CONCEPTO

En este libro se debe registrar mensualmente toda la información, proveniente del movimiento del efectivo y del equivalente de efectivo. En caso el deudor tributario lleve sus libros o registros utilizando hojas sueltas o continuas, se encontrará exceptuado de llevar el Libro Caja y Bancos siempre que su información se encuentre contenida en el Libro Mayor. Estará integrado por los siguientes formatos: a) Detalle de los movimientos del efectivo b) Detalle de los movimientos de la cuenta corriente (véase en anexo 4)

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LIBROS AUXILIARES CONCEPTO

Los libros descritos anteriormente son libros principales y obligatorios pero tienen el inconveniente de que su información es sintética o resumida pues se afectan las cuentas mayores y se omiten las cuentas auxiliares y se requiere conocer en forma detallada el movimiento de estas cuentas. Para cumplir con esta necesidad de información a nivel analítico se utilizan los libros auxiliares. Estos libros registran detalladamente la información registrada en los libros Diario Multicolumnar y Mayor y Balance. Además de presentar la información en forma detallada, estos libros tienen una función de control de los libros principales, pues debe existir una perfecta correspondencia entre unos y otros, ya que los registros provienen de una misma fuente: el comprobante de contabilidad.

El registro en los auxiliares proviene de la columna parciales del comprobante de contabilidad. Son libros Auxiliares:         

Registro de ventas. Registro de Compras. Registro de Letras por Pagar. Registro de Letras por Cobrar. Planilla de Pagos de Remuneración Libro de Importaciones. Libro de Exportaciones. Libro de Bancos . Registro de Caja Chica , etc.

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ESQUEMA DEL LIBRO AUXILIAR:

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Las partes que integran el libro auxiliar son:

r Fecha de la transacción: en esta columna se anota la fecha en que ocurre la transacción.

r Detalle: en esta columna se anota una descripción breve del hecho económico, la cual es la misma del comprobante de contabilidad.

r CD: en esta columna se anota el número de comprobante de contabilidad o comprobante de diario de donde se toman los datos.

r Imputaciones débito o crédito: en estas columnas se registran los valores débito o crédito según el caso tomados de la columna de parciales del comprobante de contabilidad o de diario.

r Saldo: esta columna muestra el resultado de sumar o restar del saldo anterior según sea el caso, el valor débito o crédito imputado en las columnas anteriores.

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Nuevos Formatos Contables 2010 Nuevos Formatos Contables 2009 Libros y Registros Vinculados a Asuntos Tributarios. La SUNAT, mediante la Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT ha establecido disposiciones relacionadas con los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, las cuales estarán vigentes a partir del 1 de enero de 2007, integrando así en un solo cuerpo legislativo las normas vigentes sobre la materia. Las disposiciones para el tratamiento tributario de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios están referidas a: El procedimiento para la autorización de los mismos. La forma en la cuál deberá ser llevados. Los plazos máximos de atraso. La perdida o destrucción de los mismos. La contabilidad completa - vigencia a partir del 2009. La información mínima contenida en ellos, así como los formatos que la integran vigencia a partir del 2009. Las disposiciones referidas a la contabilidad completa, así como la utilización de los formatos que debe contener cada libro o registro entrarán en vigencia a partir del 1 de enero de 2009, dejando a opción de los deudores tributarios poder llevarlos de acuerdo a las nuevas disposiciones antes de la referida fecha. Si hace uso de dicha opción, ya no se podrá volver llevar los libros y registros de acuerdo a la regulación anterior. Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios serán los libros de actas, los libros y registros contables u otros libros y registros exigidos por las leyes, reglamentos o Resolución de Superintendencia que se señalan a continuación:

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LIBRO CAJA Y BANCOS LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES LIBRO DE RETENCIONES INCISOS E) Y F) DEL ARTICULO 34° DE LA LEY DEL IMPUESTO A LA RENTA LIBRO DIARIO LIBRO MAYOR REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS REGISTRO DE COMPRAS REGISTRO DE CONSIGNACIONES REGISTRO DE COSTOS REGISTRO DE HUÉSPEDES NUMERO DE FORMATO POR CADA LIBRO o REGISTRO 1.- Libro Caja y Bancos (2 formatos). 2.- Libro de Ingresos y Gastos (2 formatos). 3.- Libro de Inventarios y Balances (19 formatos). 4.- Libros de Retenciones incisos e) y f) del Art. 34º del TUO del IR (1 formato). 5.- Libro Diario (2 formatos: General y Simplificado). 6.- Libro Mayor (1 formato). 7.- Registro de Activos Fijos (4 formatos). 8.- Registro de Compras (1 formato). 9.- Registro de Consignaciones (2 formatos). 10.- Registro de Costos (3 formatos). 11.- Registro de Inventario permanente en unidades físicas (1 formato). 12.- Registro de Inventario permanente Valorizado (1 formato). 13.- Registro de Ventas e Ingresos (1 formato). Los demás libros y registros deberán contener la información que dispone las normas legales que los crearon.

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BIBLIOGRAFIA

Contreras Núñez, Carlos Conceptos Básicos de Contabilidad General Segunda Edición 1985. Meigs, Robert F. Contabilidad Impreso en Colombia, 1997. Primera Edición. Hernández Angel/Frank D´Oleo Metodologías y Técnicas de la Investigación Científica. Impreso en el mes de marzo de 1998. Boyton/Crlson/Forkner/Swanson Contabilidad Práctica del Siglo XX Segunda Edición. Internet Páginas relacionadas con la Contabilidad. Estado de Costo de Producción Estado de Costo de Venta Estado de Movimiento del Capital Contable Estado Analítico del Origen de los Recursos. Estados Analítico de Aplicación de los Recursos.

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