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• JC Fernandez

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LIBROS CONTABLES 1. Concepto Son libros especiales donde se anotan o registran en forma ordenada, analítica y justificada, las diversas operaciones mercantiles que realiza una empresa, a fin de conocer la situación económica financiera de la misma, en un determinado periodo de tiempo. Los libros de contabilidad se pueden considerar como el arma principal para la administración ya que sirve como entrelazamiento entre los dirigentes de la empresa y las decisiones a tomarse. El empresario al consultar los libros de contabilidad, determinará diariamente el volumen de su negocio. Entonces la necesidad de recoger las operaciones de un negocio que afectan el valor de su patrimonio de forma escrita, ordenada y unificada en fundamental, porque mediante ellos podemos cumplir con las obligaciones que exige la ley.

2. Importancia de los Libros de Contabilidad Los libros de contabilidad son de suma importancia para la vida económica del país. Desde el punto de vista jurídico permite registrar las operaciones mercantiles empleando reglas o disposiciones establecidas: en lo económico en base a los datos que nos proporcionan se podrán realizar proyecciones de acuerdo a una toma de decisiones coherente; en lo funcional nos conduce a la realización de una buena administración. Su importancia radica: I. Para la Empresa a. Permiten el registro y control de los valores que ingresan y salen de la empresa. b. Nos dan a conocer el estado financiero y económico de la empresa hasta un periodo de tiempo determinado. c. Sirven de sustentación y prueba de que las operaciones mercantiles han sido registradas objetivamente, y en base a ello determinar y comprobar el monto de los tributos a pagar. d. En líneas generales representan la fotografía de los acontecimientos mercantiles de la empresa. Permiten registrar las entradas y salidas de los recursos de una empresa dando a conocer los resultados de la gestión en un periodo determinado. II. Para la Administración Tributaria Los libros y registros son de suma importancia en la determinación de las obligaciones tributarias ya que a través de las operaciones contables registradas en cada libro o registro tributario se puede verificar la buena o mala intencionalidad del sujeto tributario y que en muchos de los casos deviene en una contingencia tributaria. Es por ello que mediante el Art. 87 del TUO del código tributario se ha determinado que “Los administradores están en la obligación de facilitar las labores de fiscalización llevando los libros de contabilidad u otros registros exigidos por ley registrando las actividades u operaciones que se vinculan con la tributación conforme a lo establecido en las normas pertinentes”.

3. Clasificación de los Libros de Contabilidad El código de comercio regula los principales aspectos sobre contabilidad. Se clasifica desde el punto de vista legal y técnico contable. a. Clasificación Legal:

Obligatorios (Por Ley)

Libro de Inventarios y Balances Libro Diario Libro Mayor Libro Caja y Bancos Libro de Ingresos Registro de Ventas e Ingresos Registro de Compras Planilla Electrónica Transferencia de Acciones Libro de Retenciones Libro de Activos Fijos Actas (acuerdos de Sociedades y Asociaciones)

Voluntarios (Potestativos)

Libro Caja Chica Libro Bancos Registro Clientes Registro Proveedores Registro de Almacén Registro Letras por Cobrar Registro Letras por Pagar, etc.

b. Clasificación Técnico Contable:

Principales

Libro Inventarios y Balances Libro Diario Libro Mayor Libro Caja y Bancos

Auxiliares

Registro de Ventas Registro de Compras Registro de Letras por Cobrar Registro de Letras por Pagar Planilla Electrónica Libro de Importaciones Libro de Exportaciones Libro Bancos Registro de Caja Chica. etc.

Libros Principales.- Representan la columna vertebral de todo sistema contable, son la base para la formulación de los Estados Financieros, en ellos se registra la información diaria recibida de los libros auxiliares. Libros Auxiliares.- Son libros clasificados, como complementarios es decir que auxilian a los libros principales. Algunos de ellos como los registros de compras y ventas son considerados como auxiliares obligatorios a fin de determinar las operaciones gravadas y no gravadas con respecto al IGV. c. Clasificación Tributaria: R.S. Nº 234-2006-SUNAT 1. Libro Caja y Bancos 2. Libro de Ingresos y Gastos 3. Libro de Inventarios y Balances 4. Libro de Retenciones 5. Libro diario 6. Libro mayor 7. Registro de activos fijos 8. Registro de compras 9. Registro de consignación 10. Registro de Costos 11. Registro de Huéspedes 12. Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas 13. Registro de Inventario Permanente valorizado 14. Registro de ventas e ingresos 15. Registro de ventas e ingresos. Art. 23 R.S. 266-2004-SUNA T 16. Registro del régimen de percepciones 17. Registro del régimen de Retenciones 18. Registro de retenciones. Art. 77 Impuesto a la Renta 19. Registro de IVAP 20. Registro Auxiliares de adquisiciones Art: 8 R.S. 022-98/SUNAT 21. Registro Auxiliares de adquisiciones Inciso A, 1er párrafo. Art. 5 R.S.0.2199/SUNAT 22. Registro Auxiliares de adquisiciones Inciso A. 1er p¡3rrafo.Art. 5 R.S.14201/SUNAT 23. Registro Auxiliares de adquisiciones Inciso C, 1er párrafo. Art. 5 R.S.25604/SUNAT. 24. Registro Auxiliares de adquisiciones Inciso A, 1er párrafo. Art. 5 R.S.25704/SUNAT 25. Registro Auxiliares de adquisiciones Inciso C, 1er párrafo. Art. 5 R.S.25804/SUNAT 26. Registro Auxiliares de adquisiciones Inciso A. 1er párrafo. Art. 5 R.S.25504/SUNAT 27. Libro de Actas de la E.1.R.Ltda.. 28. Libro de Actas de la empresa General de Accionistas 29. Libro de Actas del Directorio 30. Libro de Matricula de Acciones 31. Libro de Planillas

De los libros antes mencionados algunos de ellos podemos decir que son considerados como principales:  Libro de Inventarios y Balances: Es un libro principal y obligatorio de filiación simple, su finalidad principal es de mostrar la situación económica de la empresa. En este libro se registran todos los activos, pasivos y patrimonio que tiene la empresa. Este libro se utiliza dos veces al año, uno al inicio de las operaciones (cualquier mes del año llamado Inventario Inicial) y otro al finalizar el periodo 

Libro Diario: Es un libro de contabilidad en el que se registran día a día, todas las operaciones relativas a la actividad de la Empresa, y por riguroso orden cronológico.

 Libro Mayor: Es un libro en el que se anota cada cuenta q va apareciendo en los registros contables de la Empresa., así como los movimientos que ésta tiene, es decir, sus cargos o abonos según el caso.  Balance de Comprobación: Recoge el resumen del diario a una fecha determinada y nos permiten conocer la situación patrimonial a esa fecha. Se divide en dos bloques: a) Bloque de sumas: Se compone de la suma total de las cantidades anotadas en la columna del Debe que será igual a la suma de la columna del Haber. b) Bloque de saldos: Se compone de la suma de los saldos deudores que ha de ser igual que la suma de los saldos de los acreedores.

4. Personas Obligadas a llevar Libros de Contabilidad De acuerdo a la Ley de Profesionalización del Contador, los comerciantes con intervención de un Contador Público Colegiado serán los que supervisen y rubriquen los libros de Contabilidad según sea el caso, algunos libros o en forma completa. La SUNAT, como administradora de tributos podrá exigir al contribuyente el registro de sus ingresos y gastos los cuales serán registrados en libros especiales a fin de asegurar la verificación de su situación impositiva. Los contribuyentes del impuesto a la renta podrán mantener la documentación sustitutoria e información relativa a sus operaciones contables bajo el sistema de microfilmado en la forma, plazo y condiciones que establezca la SUNAT. De acuerdo al Artículo 65° de la Ley del Impuesto a la Renta están obligados a llevar libros de contabilidad las personas Jurídicas y naturales sea cual fuere el régimen tributario a que pertenezcan.

5. legalización de los libros de contabilidad En los Art. 1 y 3 de la resolución Nº 234- 2006/SUNAT (30.12.06), establece los siguientes: Los libros de actas, así como los registros y libros contables deben ser legalizados antes de su uso, incluso cuando estos últimos sean llevados en hojas sueltas, continuas o computarizadas. La legalización será efectuada por los notarios públicos del lugar del domicilio fiscal del deudor tributario o, a falta de estos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz, como corresponda, quienes colocaran una constancia en la primera hoja de los mismos.

Información de la constancia de la legalización 

Numero de legalización asignado por el notario o juez, según sea el caso.



Nombres y apellidos, o denominación o razón social del deudor tributario, según sea el caso.



Numero de RUC



Denominación del libro o registro.



Numero de folios que consta.



Fecha y lugar en que se otorga.



Sello y firma del notario o juez de paz letrado.

 Así mismo, el notario público o juez de paz letrado, según sea el caso, deberá sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliados, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas, continuas o computarizadas. En ningún caso el número de legalización, folios o de registro podrá contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras. 6. Empaste de Los Libros o Registros utilizando Hojas Sueltas o

Continuas De acuerdo al Art. 5 del R.S. N° 234-2006/SUNAT. Se tomará en cuenta lo siguiente: a. Los libros o Registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas deberán empastarse de ser posible por un ejercicio gravable. b. La obligación señalada en el párrafo anterior no será de aplicación cuando el número de hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a 20 hojas en cuyo caso el empaste podrá comprender 2 o más ejercicios gravables. c. Para efectos de lo dispuesto en el literal A el empaste deberá efectuarse como máximo, dentro de los 4 primeros meses del ejercicio gravable siguiente, al que correspondan las operaciones contenidas en dichos libros o registros. d. Para efectos de lo dispuesto en el literal B, el empaste deberá efectuarse como máximo, dentro de los 4 primeros meses del ejercicio gravable siguiente a aquel en que se reunieron 20 hojas sueltas o continuas. e. En los casos antes vistos ya sean que supere o no las 20 hojas sueltas o continuas, se deberán incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulación se realizara tachándolas o inutilizándolas de manera visible. f. Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominación, que no hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del

ejercicio del que se trate, podrán emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente. g. De realizarse el empaste en varios tomos. cada uno incluirá como primera página una fotocopia del folio que contenga la legalización del libro o registro al que corresponde. 7. El Proceso Contable y su Secuencia Cronológica de los Hechos

Registrados: Todo proceso contable, tiene un sistema de integración, donde se entrelazan todos los libros de contabilidad sean estos principales o auxiliares. Estos libros o instrumentos materiales están conexionados o unidos mutuamente siguiendo una secuencia lógica de acuerdo a sus funciones que cada uno de ellos tiene. A medida que los hechos se producen, se van registrando en los Libros de Contabilidad los elementos contables según las características patrimoniales que han intervenido en ellos como son causa y efecto. La secuencia cronológica que todo proceso contable sigue, se basa en el siguiente esquema:

Veamos la importancia que tienen los libros y registros vinculados a asuntos tributarios en el proceso contable:  Los libros principales como: Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario y Libro Mayor representan la columna vertebral de todo sistema contable. . Los auxiliares como Registro de Compras, Ventas, Caja, etc., sirven de complemento al proceso contable según la importancia o potestad que se les dé en la empresa.  El Balance de comprobación representa la hoja de enlace entre los libros contables y los Estados Financieros. . Los Estados Financieros nos demuestran el resumen general de todo ejercicio contable, en ellos se refleja si la empresa obtuvo pérdidas o ganancias y en qué condiciones patrimoniales se encuentra.  Todo proceso contable se basa en un periodo económico de tiempo determinado, el cual se inicia el1 de Enero de cada año, con la apertura del Libro de Inventarios y Balances y termina el 31 de Diciembre del mismo año, con la formulación de los Estados Financieros y notas a los mismos; éstas últimas serán remitidas a la Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores (CONASEV) a fin de determinar las cuentas nacionales del País.