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• Jackson Quispe Rimapa

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FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN

TEMA

CURSO

DOCENTE

INTEGRANTES

: Libros Contables

: Contabilidad comercial

: Cabrera Villegas, Miguel

:    

CICLO

Cigüeñas Sánchez, Elmer Huamán Ramírez, Angelita Ruiz Mera, Wendy Valencia Solano, Claudia

: 2017 – I

Lambayeque, 03 de Julio de 2017

LIBROS CONTABLES

ÍNDICE INTRODUCCIÓN....................................................................................................................... 4 LOS LIBROS CONTABLES ..................................................................................................... 5

1.

1.

CONCEPTO .................................................................................................................... 5

2.

CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD ................................... 5 2.1.

LIBROS PRINCIPALES ........................................................................................ 5

2.2.

LIBROS AUXILIARES .......................................................................................... 5

2.3.

OBLIGATORIOS ................................................................................................... 5

2.4.

VOLUNTARIOS ..................................................................................................... 6

2.5.

CLASIFICACIÓN LEGAL.................................................................................... 6

2.6.

CLASIFICACION TRIBUTARIA ........................................................................ 7

3.

PERSONAS OBLIGADAS A LLEVAR LIBROS DE CONTABILIDAD ................ 9

4.

DISPOSICIONES SOBRE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD ............................. 9

5.

FOLIACION DE LOS LIBROS CONTABLES......................................................... 10

6.

LEGALIZACIÓN ......................................................................................................... 11

7.

PROHIBICIONES ........................................................................................................ 12

8.

IMPORTANCIA ........................................................................................................... 12 8.1.

PARA LA EMPRESA ........................................................................................... 12

8.2.

PARA LA ADMINISTRACION TRIBUTARIA ............................................... 13

LIBRO DIARIO ................................................................................................................ 14 1.1.

CONCEPTO .......................................................................................................... 14

1.2.

PARTES DEL LIBRO DIARIO .......................................................................... 14

1.3.

CARACTERÍSTICAS DEL LIBRO DIARIO ................................................... 17

1.4.

ASIENTOS EN EL LIBRO DIARIO .................................................................. 18

1.4.1.

Asiento Simple ................................................................................................... 18

1.4.2.

Asiento Compuesto ............................................................................................ 18

1.5.

MANEJO DEL LIBRO DIARIO ......................................................................... 22

1.6.

TÉCNICA DEL REGISTRO CONTABLE ........................................................ 22

1.7.

APLICACIÓN PRÁCTICA ................................................................................. 23

1.8.

BASES LEGALES Y OBLIGACIONES DE SU USO ...................................... 25

PLAZO MÁXIMO DE ATRASO .................................................................................... 25 1.9.

REQUISITOS GENERALES .............................................................................. 25

1.10. PUNTOS A TOMAR EN CUENTA PARA EL LLENADO DEL LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO ................................................................... 26

2

LIBROS CONTABLES 1.11. INFORMACIÓN MÍNIMA QUE DEBE CONTENER EL LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO .................................................................................. 26 2.

3.

4.

EL LIBRO MAYOR ......................................................................................................... 27 2.1.

CONCEPTO .......................................................................................................... 27

2.2.

TIPOS DE LIBROS MAYOR .............................................................................. 28

2.3.

LAS PARTES QUE INTEGRAN EL MAYOR Y BALANCES SON .............. 29

2.4.

IMPORTANCIA Y FINALIDAD ........................................................................ 29

2.5.

MODELO ILUSTRATIVO .................................................................................. 30

LIBRO CAJA .................................................................................................................... 45 3.1.

CONCEPTO .......................................................................................................... 45

3.2.

CARACTERÍSTICAS .......................................................................................... 46

3.3.

PARTES DE UN LIBRO CAJA .......................................................................... 47

3.4.

CLASES ................................................................................................................. 48

3.4.1.

Caja Italiana o Caja Simple ............................................................................. 48

3.4.2.

Libro caja chica ................................................................................................. 50

3.4.3.

Caja Bancos ....................................................................................................... 52

3.4.4.

Caja Americana o Caja Tabular ...................................................................... 55

3.5.

IMPORTANCIA DE UN LIBRO CAJA............................................................. 57

3.6.

EJERCICIO........................................................................................................... 60

BIBLIOGRAFÍA Y LINKOGRAFÍA ............................................................................. 65

3

LIBROS CONTABLES

INTRODUCCIÓN Estos libros contables se utilizan para diferentes fines. En finanzas, para saber cuánto tenemos de disponible para realizar las transacciones. En tributación para dar fe del pago de los tributos. En contabilidad para llevar un registro ordenado de los cobros y pagos de efectivo y equivalentes de efectivo. Es un libro de mucha importancia porque lleva el manejo del dinero. Algunas pequeñas empresas como restaurantes encuentran a los libros de caja especialmente útiles debido a que estas compañías tienden a tener pequeñas cantidades de materiales fácilmente disponibles para compensar el déficit impredecible. Otros, como las empresas de tecnología, por lo general usan sus libros de caja con menor frecuencia debido a que son menos propensos a tener necesidades urgentes de los activos tangibles que pueden comprarse en una ubicación, como una tienda de la esquina.

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LIBROS CONTABLES

LOS LIBROS CONTABLES 1.

CONCEPTO

Son libros especiales donde se anotan o registran en forma ordenada, analítica y justificada las diversas operaciones mercantiles que realiza la empresa, a fin de conocer la situación económica financiera de la misma en un determinado periodo de tiempo. Se constituye una herramienta fundamental que utiliza cada contribuyente para acreditar sus operaciones además de sustentar el cumplimiento adecuado de sus obligaciones.

2.

CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

2.1.

LIBROS PRINCIPALES

Representan la columna vertebral de todo sistema contable, son la base para la formulación de los Estados Financieros, en ellos se registra la información diaria recibida de los libros auxiliares. 2.2.

LIBROS AUXILIARES

Son libros clasificados, como complementarios, es decir, que auxilian a los libros principales. 2.3.

OBLIGATORIOS

En ellos se anotan las operaciones diarias que pueda tener la empresa.

5

LIBROS CONTABLES

2.4.

VOLUNTARIOS

Como su nombre lo indica son voluntarios a fin de mejorar el aspecto administrativo facilitando la toma de decisiones. 

En la práctica contable existen dos libros fundamentales: el Libro Diario

y el Libro Mayor. 

El Libro Diario es obligatorio para todas las empresas y en él se registran

todos los asientos por orden cronológico de fechas. 

Para facilitar su ordenación cada asiento tiene un número de orden

“correlativo”. El Libro Mayor es el lugar donde se registran todas las cuentas que han tenido movimiento durante el ejercicio contable, su función principal es facilitar el análisis de la evolución de una cuenta a lo largo de un período. 

En el Libro Mayor debe reflejarse el número de asiento que origina el

movimiento. La información que se registra el Libro Diario mediante asientos debe quedar automáticamente reflejada en el Libro Mayor anotando los cambios producidos en las cuentas afectadas. 

El Libro Mayor no es obligatorio según la legislación mercantil.

El art 33 del Código de Comercio regula los principales aspectos sobre contabilidad, estableciendo los libros y registros vinculados a asuntos tributarios. 2.5.

CLASIFICACIÓN LEGAL

LIBROS Y REGISTROS PRINCIPALES 

Libro de inventarios y Balances



Libro Diario



Libro Mayor



Balance de Comprobación

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LIBROS CONTABLES

LIBROS AUXILIARES OBLIGATORIOS 

Registro de Compras



Registro de Ventas e Ingresos



Libro de Caja y Bancos



Registro de Control de Inventario



Registro del Activo Fijo



Registro de Percepciones



Registro de Consignaciones



Registro de Costos



Otros 2.6.

CLASIFICACION TRIBUTARIA

Según la R.S. N° 234-2006-SUNAT 1.

Libro Caja y Bancos

2.

Libro de Ingresos y Gastos

3.

Libro de Inventarios y Balances

4.

Libro de Retenciones

5.

Libro Diario

6.

Libro Mayor

7.

Registro de Activos Fijos

8.

Registro de Compras

9.

Registro de Consignación

10. Registro de Costos 11. Registro de Huéspedes 12. Registro de Inventarios en Unidades Permanentes 13. Registro de Inventario Permanente Valorizado

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LIBROS CONTABLES

14. Registro de Ventas e Ingresos 15. Registro de Ventas e Ingresos Art. 23 R.S. 266-2004-SUNAT 16. Registro de Régimen de Percepciones 17. Registro del Régimen de Retenciones 18. Registro de Retenciones Art. 77 Impuesto a la Renta 19. Registro de IVAP 20. Registro Auxiliar de Adquisiciones Art. 8 R.S. 022-98/SUNAT 21. Registro Auxiliar de Adquisiciones Inciso A, 1er párrafo Art.5 R.S.0.2199/SUNAT 22. Registro Auxiliar de Adquisiciones Inciso A, 1er párrafo Art.5 R.S.14201/SUNAT 23. Registro Auxiliar de Adquisiciones Inciso C, 1er. párrafo. Art. 5 R.S.256-04/ SUNAT 24. Registro Auxiliar de Adquisiciones Inciso A, 1er párrafo. Art. 5 R.S. 25704/SUNAT 25. Registro Auxiliar de Adquisiciones Inciso C, 1er párrafo. Art. 5 R.S. 25804/SUNAT 26. Registro Auxiliar de Adquisiciones Inciso A, 1er párrafo. Art. 5 R.S. 25504/SUNAT 27. Libro de Actas de la E.I.R. Ltda. 28. Libro de Actas de la Empresa General de Accionistas 29. Libro de Actas del Directorio 30. Libro de matrícula de Acciones 31. Libro de Planillas

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LIBROS CONTABLES

Así mismo los contribuyentes podrán optar por llevar otros libros y registros distintos a los señalados anteriormente según las necesidades de la empresa, previamente se dará a conocer a la SUNAT sobre tal determinación.

3.

PERSONAS

OBLIGADAS

A

LLEVAR

LIBROS

DE

CONTABILIDAD De acuerdo con la legislación peruana, la obligación de llevar libros de contabilidad es como sigue: El artículo 65° del TUO de la ley del impuesto a la Renta detalla la relación de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que deberán llevar los contribuyentes en tanto resulten obligados en función a la categoría de renta que genere así como según los ingresos y rentas brutas anuales que hayan obtenido. Los perceptores de rentas de Tercera Categoría que generen ingresos brutos anuales desde 150UIT hasta 1700 UIT deberán llevar los libros y registros contables de conformidad con lo que establezca la SUNAT. Los demás perceptores de rentas de Tercera Categoría, es decir, aquellos que generen ingresos brutos anuales mayores a 1700 UIT están obligados a llevar contabilidad completa. Mientras que los mismos contribuyentes, cuyos ingresos brutos anuales no superen las 150UIT, seguirán estando obligados a llevar como mínimo un Registro de Compras, Registro de Ventas y el Libro Diario de Formato Simplificado.

4.

DISPOSICIONES SOBRE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD a. Se deben llevar en castellano y en moneda nacional. b. Se deben conservar en el domicilio fiscal. Para los libros de Inventarios y Balances (en el Régimen Especial del Impuesto a la Renta), Diario, Caja,

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LIBROS CONTABLES

Mayor, es infracción llevarlos con atraso mayor a tres meses. Para los Registros de Ventas y de Compras, el plazo máximo de atraso es de solo 10 días. Ese plazo tan corto es para que la SUNAT pueda controlar mejor el Impuesto General a las Ventas. c. En caso de pérdida o de destrucción de los libraos por siniestro, se hará la denuncia policial y se informará del hecho a la SUNAT. De todas formas se deberá rehacerlos libros perdidos. d. En el caso de empresas que cambien de nombre o razón social, podrán si lo desean, abrir nuevos libros o continuar usando los libros existentes, hasta su terminación. Esto es válido para las personas jurídicas. e. En el caso de sucesiones indivisas, se puede continuar con los libros existentes, hasta su terminación. f. Para efectos tributarios se deberán conservar durante el tiempo en que el tributo no este

prescrito; es decir, mientras la autoridad tributaria pueda

requerir los respectivos libros o registros.

5.

FOLIACION DE LOS LIBROS CONTABLES

Se denomina folio a la numeración correlativa de cada una de las páginas de los libros de contabilidad. Existen dos clases de foliación: Foliación Simple: Cada registro tiene su propia numeración y van de uno en uno. Eje: 1, 2, 3, 4, etc. Foliación Compuesta o Doble: La numeración correlativa de las páginas va de dos en dos. Eje: 1-1,2-2,3-3, etc.

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LIBROS CONTABLES

6.

LEGALIZACIÓN

Según el Art. 3 de la R.S. Nº 234-2006/ SUNAT indica que los libros de contabilidad vinculados a asuntos tributarios deben de estar legalizados debidamente, ante un Notario Público o Juez de Paz cuando corresponda de la provincia en la que se encuentre el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratándose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalización podrá ser efectuada por los Notarios de dichas provincias. La legalización consiste en una constancia puesta en la primera hoja del libro o primera hoja suelta con indicación del número de folios de que consta y si está llevada en forma simple a.

Número de RUC

b.

Número de legalización asignado por el Notario o Juez según sea el

c.

Apellidos y nombres, denominación o Razón Social del deudor

caso.

tributario d.

Denominación del libro o registro

e.

Número de folios de que consta

f.

Fecha y lugar en que se otorga

g.

Sello o firma del Notario o Juez según sea el caso

No existe un plazo determinado para efectuar la legalización pero se debe tener en cuenta el plazo máximo establecido para el momento de su registro, ya que deben ser legalizados antes de su uso. De acuerdo a los sistemas de contabilidad a emplearse, la legalización observa las siguientes formas:

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LIBROS CONTABLES

a.

Manual: En estos caso los libros son empastados por consiguiente la

constancia de legalización será registrada en la primera hoja procediendo luego a sellar todas las hojas del libro o registros, las mismas que deberán estar debidamente foliadas. b.

Computarizado: En estos casos se debe proyectar o calcular el número de

hojas a utilizar por cada libro, para luego proceder a su foliación sellándose y firmando cada una de ellas procediéndose a su legalización, posteriormente se deberá empastar las hojas respectivas. c.

Electrónico: Con la implantación del sistema electrónico, la legalización no

es necesaria en vista que la descarga de los libros y registros a través de este medio se dará por cumplido. En cuanto a los plazos máximos de atraso para su registro en este sistema se siguen manteniendo según lo previsto por las normas legales respectivas.

7.

PROHIBICIONES

a.

No alterar orden cronológico de operaciones.

b.

No dejar renglones en blanco. De hacerlo, inutilizarlos.

c.

No hacer raspaduras o enmiendas.

d.

No arrancar los folios u hojas de los libros

8.

IMPORTANCIA

Los libros de contabilidad son de suma importancia para la vida económica del país. Desde el punto de vista jurídico permite registrar las operaciones mercantiles empleando reglas o disposiciones establecidas; en lo económico en base a los datos que nos proporcionarse podrán realizar proyecciones de acuerdo a una toma de decisiones coherente. Su importancia radica: 8.1. a.

PARA LA EMPRESA

Faculta el registro y control de los valores que ingresan y salen de la empresa.

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LIBROS CONTABLES

b.

Nos dan a conocer el estado financiero y económico de la empresa hasta un

período determinado de tiempo. c.

Sirven de sustentación y prueba de que las operaciones mercantiles han sido

registradas objetivamente, y en base a ello determinar y comprobar el monto de los tributos a pagar. 8.2.

PARA LA ADMINISTRACION TRIBUTARIA

Los libros y registros son importantes porque sirven para la determinación de las obligaciones tributarias ya que a través de las operaciones registradas en cada libro o registro tributario se puede verificar la buena o la mala intencionalidad del sujeto tributario y que en muchos de los casos deviene en una contingencia tributaria. Es por ello que mediante el Art.87 del TUO del Código Tributario se ha determinado que: “Los administradores están en la obligación de facilitar las labores de fiscalización llevando los libros de contabilidad u otros registros exigidos por ley registrando las operaciones y actividades que se vinculan con la tributación conforme a lo establecido en las normas pertinentes”.

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LIBROS CONTABLES

1. LIBRO DIARIO 1.1.

CONCEPTO El Diario es un libro de contabilidad de uso obligatorio para el

registro cronológico de las operaciones mercantiles que se van sucediendo en la empresa, con indicación de las cuentas deudora y acreedora, así como de sus respectivos importes. El primer registro de una operación se hace en el diario. Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la cooperativa, en el orden que se vaya realizando durante el período (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Éste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado. En el llamado sistema de partida doble que es el tipo de registro más usado para este libro, cada asiento estará compuesto de dos anotaciones, por un lado el debe y por otro el haber. Cabe destacarse que ambas realizan movimientos opuestos y que por tanto afectarán al pasivo o al activo. El libro diario registra, una por una, todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa, a través de lo que llamamos asientos contables. Estos asientos se deben registrar según vayan ocurriendo los acontecimientos dentro de la empresa, siendo su numeración correlativa. Es un libro cuya llevanza es obligatoria y constituye la base sobre la que van a nacer los demás libros o documentos contables. 1.2.

PARTES DEL LIBRO DIARIO Las partes del libro diario sirven para canalizar los datos y cuentas registradas, ver

ganancias o pérdidas de un ente comercial o empresarial, además de que cada una de las partes ayuda a analizar las actividades de venta y compra con los componentes de cargos y abonos. El libro diario debe recoger de manera cronológica las operaciones económicas que se lleven a cabo, dicho proceso permitirá un mejor reconocimiento,

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LIBROS CONTABLES

búsqueda y aclaración ante cualquier eventualidad. Para que un libro diario estar organizado lo mejor posible debe contener las siguientes partes: Nombre de la entidad Los libros diarios y cualquier documento que contengas información valiosa para una empresa, lo primero que debe contener es su nombre y logo. Además de que las informaciones se ven más elegante cuando se identifican por con nombre de la empresa, facilitan y dan credibilidad de que el documento admitido es legal. Fecha de operación Como su nombre lo indica es la parte donde se debe ingresar la fecha de la operación o transacción, la misma debe contener los datos completos que son día, mes y año en forma cronológica. La fecha son importantes en todo los documentos, pero en los de tipos monetarios se resalta su valor, pues a la hora de asentar y buscar una transacción, la mejor forma es ubicarla en espacio y lugar, es decir la fecha. Código de la cuenta Esta columna es la que registra el código correspondiente en el Plan Único de Cuentas. Entonces todas las cuentas y/o su determinado cliente se le debe otorgar un código de cuenta, con este mismo se manejara hasta finalizar su deuda. Cuando un mismo cliente vuelve a recibir servicios de determinado ente económico se le asignará otro código de cuenta, aunque ya sus datos personales estarán registrados en el sistema, en el cual se validará si sus cuentas posteriores fueron pagadas a tiempo y con los criterios de lugar.

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LIBROS CONTABLES

Nombre de cuenta y detalles Las operaciones deben tener un nombre específico y una pequeña descripción que ayude a identificar rápida y claramente lo que se estableció en la operación. Las descripciones dan detalles extras de las transacciones. Número de Folio Mayor Es el código o número que se le ha asignado en la cuenta del libro mayor. Debe y Haber Estas columnas indican el débito y crédito del o las operaciones. Es decir, el momento original y el final, lo pagado y lo restado de las transacciones. En caso de que haya un acuerdo estipulado se debe indicar en los detalles de la cuenta. Firma del encargado Al finalizar el día, algunas entidades tienen el requisito que la persona a cargo firma el libro diario generado ese día. Esta acción permite a las empresas tener un control de qué persona estuvo a cargo de las operaciones.

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LIBROS CONTABLES

1.3.

CARACTERÍSTICAS DEL LIBRO DIARIO

 Es un libro obligatorio exigido por el código de comercio.  Por ser obligatorio debe ser sellado, foliado y firmado por el tribunal de comercio.  En el se registran las operaciones diarias realizadas por un ente u organización.  Las operaciones tienen el mismo equilibrio de valor, es decir, el mismo monto en la columna de débito debe estar en la columna de crédito.  Es la herramienta esencial para la elaboración del libro mayor general.  En él se registran todas las cuentas sin excepción alguna. (Cuentas reales, nominales, de orden y de valuación).

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LIBROS CONTABLES

1.4.

ASIENTOS EN EL LIBRO DIARIO Con el uso de las reglas de débito y crédito, las transacciones al principio se anotan

en un registro llamado libro diario. De este modo, esta herramienta funciona como un registro sobre la fecha en que ocurrieron las transacciones y dónde se anotaron. 1.4.1. Asiento Simple Es el que está formado por un cargo y un abono (dos cuentas nada más). Ejemplo: Se compró mercancía al contado por Bs. 10.000,00 y se pagó con cheque. Fecha

Asiento

2004

-1-

Mayo

Ref.

Debe

Compras

Haber

10.000, 00

10 Banco

10.000,0 0

1.4.2. Asiento Compuesto Es el que está formado por varios cargos y un abono o viceversa es decir más de dos cuentas. Ejemplo: Se compró mercancía a crédito por Bs. 50.000,00, se dio de inicial Bs. 30.000,00 con cheque y por resto se firmó una letra. Fecha

Asiento

Ref .

2004

-1-

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Debe

Haber

LIBROS CONTABLES

Compra

Mayo1

50.000,0

s

0

0 Banco

30.000,0 0

Efecto

20.000,0

x Pagar

0

La primera transacción a) de Chris Clark el 1 de noviembre fue depositar $25,000 en una cuenta bancaria a nombre de NetSolutions. El efecto de esta operación en el balance general es aumentar los activos (efectivo) y el capital contable (Chris Clark, capital) en $25,000. Esta transacción se registra en el libro diario mediante los pasos siguientes: Paso 1: Se anota la fecha de la transacción en la columna de la fecha. Paso 2: Se registra en el margen izquierdo, bajo la columna descripción, el nombre de la cuenta en la que se va a debitar, mientras que su importe se anota en la columna débito (debe). Paso 3: El nombre de la cuenta a la que se va acreditar se lista abajo y a la derecha del nombre de la cuenta en la que se va a debitar, y el importe que se va a acreditar se anota en la columna crédito (haber). Paso 4: Se puede anotar una breve descripción bajo la cuenta de crédito. Paso 5: Se deja en blanco la columna ref. Libro mayor (referencia de pase) la primera vez que se registra un asiento en el libro diario. Esta columna se utilizará más adelante en el capítulo cuando se transfieran las cantidades de los asientos del libro diario a las cuentas en el libro mayor. Por medio de los pasos descritos, la transacción a) se registra así en el libro diario:

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LIBROS CONTABLES

El proceso de registrar una transacción en el libro diario se llama asentar en el libro diario, y lo escrito se llama asiento en el libro diario. A continuación se presenta un método útil para analizar y asentar transacciones en el libro diario. 1. Lea con atención la descripción de la transacción para determinar si se afecta una cuenta de activo, pasivo, capital contable, ingresos, gastos o retiros. 2. En el caso de cada cuenta afectada por la transacción, determine si la cuenta aumenta o disminuye. 3. Establezca si cada aumento o disminución debe registrarse como un débito o un crédito, de acuerdo con las reglas de débito y crédito. 4. Registre la transacción mediante un asiento en el libro diario. Traslados del diario al mayor Una vez registradas las transacciones en el diario, éstas deben transferirse a las respectivas cuentas del libro mayor. El traslado de los débitos y créditos del diario al mayor se conocen como mayorización; involucra los siguientes pasos: • En la columna Débito del mayor se registra el valor débito que figura en el diario. En la columna Crédito del mayor se anota el valor crédito que figura en el diario. • En la columna Fecha del mayor se anota la fecha de la transacción del diario. • En la columna Referencia de la cuenta del mayor se anota el número de la página del diario. • En la columna Referencia del diario se anota el código de la cuenta del mayor.

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LIBROS CONTABLES

La anotación del número de la cuenta del libro mayor en el diario y del número de página del diario en la cuenta del mayor se conoce como referencia cruzada entre los dos libros. La referencia cruzada permite rastrear cualquier transacción registrada y constituye una herramienta valiosa para una eficiente auditoría de los libros.

La mayorización puede efectuarse trasladando el débito y el crédito de cada transacción en el orden en que figuren en el diario, o bien, traspasando primero todos los débitos seguidos de todos los créditos que se presenten en una página del diario. El traslado a las cuentas del mayor puede efectuarse cada vez que se registre una transacción en el diario al final del día, semana, mes, o al completarse una página del diario. Se recomienda la mayorización diaria de las cuentas Caja, Bancos, Clientes y Cuentas por pagar para su mejor control y toma de decisiones.

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LIBROS CONTABLES

1.5.

MANEJO DEL LIBRO DIARIO En el libro diario se elabora el asiento de cada transacción. Un asiento puede ser

simple o compuesto. Contenido: 1. Fecha de la Operación. 2. Nombres de las cuentas afectadas, deudoras y acreedoras. 3. importe de las cantidades se por el debe o haber (debe haber equilibro en los importes)

1.6.

TÉCNICA DEL REGISTRO CONTABLE El libro diario se divide en dos grandes partes: el Debe y el Haber, y es en ellas

en donde anotaremos las operaciones de la empresa a través de su lenguaje: las cuentas. EL DEBE y EL HABER En el debe se anotan los aumentos de las cuentas de activo, las disminuciones de las cuentas de pasivo y los gastos. En el haber se anotan las disminuciones de las cuentas de activo, los aumentos de las cuentas de pasivo y los ingresos.

DEBE

HABER

AUMENTOS DE ACTIVO

DISMINUCION DE ACTIVO

DISMINUCION DE PASIVO

AUMENTOS DE PASIVO

MOVIMIENTOS EN GASTOS

MOVIMIENTOS EN INGRESOS

Por lo tanto los pasos a seguir para registrar movimientos contables son: A. Identificar cuáles son las cuentas a utilizar en la operación que se quiere registrar.

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LIBROS CONTABLES

B. Reconocer a qué masas patrimoniales corresponden las cuentas a utilizar. C. Aplicar la técnica del registro contable anotando las cuentas en el debe o en el haber según corresponda. 1.7.

APLICACIÓN PRÁCTICA Elaborar el Libro de Inventarios y Balances, y el Libro Diario de la Empresa

TUM-CHIM Representaciones S.A.C. que reinicia sus Operaciones el 1 de enero de 201X, con lo siguiente: ⁃ Dinero en caja S/ 4,800.00 ⁃ Dinero en Cta. Cte. en el Banco Continental S/ 14,400.00 ⁃ Préstamo por cobrar a trabajador por S/ 2,200.00 ⁃ Mercaderías valorizadas en S/ 40,000.00 ⁃ Bonos del tesoro público valorizados en S/ 8,000.00 ⁃ Edificio valuado en S/ 47,000.00 ⁃ Muebles valuados en S/ 12,000.00 ⁃ Computador Intel Corel 2 S/ 3,900.00 ⁃ Impuesto a la Renta 3ra categoría por pagar S/ 2,100.00 ⁃ Factura por pagar N° 181 a Gloria SAC por S/ 6,200.00 ⁃ Letra por pagar N° 070 a Nestlé SAC por S/ 4,700.00 ⁃ Préstamo por pagar al Banco Azteca por S/ 15,000.00.

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LIBROS CONTABLES

MODELO ILUSTRATIVO

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LIBROS CONTABLES

1.8.

BASES LEGALES Y OBLIGACIONES DE SU USO Están obligados a llevar este libro los contribuyentes cuyos ingresos brutos del

año anterior no llegan a superar los150 UIT, a partir del primero de enero del 2009, según concluye en el informe N°229-2008-SUNAT/2B0000. De acuerdo con el artículo 65° de TUO de la LIR PLAZO MÁXIMO DE ATRASO El plazo máximo de atraso para el Libro Diario de Formato Simplificado es de tres meses contados desde el primer día hábil siguiente de realizadas las operaciones. 1.9.

REQUISITOS GENERALES 

Denominación del libro



Periodo y/o ejercicio al que corresponde la información registrada.



Numero de RUC del deudor tributario, apellidos y nombres, denominación y/o Razón social.

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LIBROS CONTABLES

1.10.

PUNTOS A TOMAR EN CUENTA PARA EL LLENADO DEL LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO 

Registro de operaciones: deben estar en orden cronológico o correlativo, salvo se establezca un orden predeterminado por norma especial.



La información consignada debe ser de manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, sin alguna señal de haber sido alterada.



Debe utilizarse el Plan Contable General (PCGE) vigente en elpais.se totalizaran los importes por cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del periodo o ejercicio gravable según corresponda.



Los totales acumulados en cada folio, se trasladaran al siguiente folio procedido por la frase «VAN». En la primera línea del folio siguiente se registra lo acumulado en el anterior precedido de la frase «VIENEN».



Culminado el ejercicio gravable, se realiza el cierre registrando el total general, si no se ha realizado operación alguna, se registrara la leyenda «SIN OPERACIONES “en el folio correspondiente.



La información deberá estar en moneda nacional y en castellano, salvo las excepciones previstas por el Código Tributario.

1.11.

INFORMACIÓN MÍNIMA QUE DEBE CONTENER EL LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO 

Número correlativo o código único de la operación.



Fecha o periodo de la operación.



Glosa o descripción de la operación.



Cuentas de acuerdo al Plan Contable General Vigente.



Totales.

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LIBROS CONTABLES

2. EL LIBRO MAYOR 2.1.

CONCEPTO Libro Mayor es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio de

la cooperativa. Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado. Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular. Los cargos y créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar al mayor. Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el debe y en el haber, así como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen en los asientos en su correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T. En estas dos cuentas (libro mayor) del asiento anterior, se tiene un saldo deudor en caja (positivo) y un saldo acreedor en la cuenta de clientes. Dado que cualquier empresa efectúa múltiples operaciones, la valoración de sus elementos será objeto de continuas variaciones. El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario hasta cierta fecha, en éstas se habrán ido anotando las alteraciones producidas. A través de estos registros será posible conocer el valor por el que figuran las distintas cuentas a esa data, siendo éste el cometido del Mayor.

27

LIBROS CONTABLES

Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el nombre de saldo. Éste viene dado por la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber de la correspondiente cuenta. El saldo puede ser: 

Deudor, si la suma del Debe es mayor que la del Haber.



Acreedor, si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber.



Nulo, si el valor de ambas sumas coincide.

En cualquier fecha, en el libro Mayor se cumplirá que la suma de los saldos deudores coincidirá con la suma de los saldos acreedores y, además, el valor total de las sumas del Debe será igual al importe total de las sumas del Haber. El Libro Mayor se divide en hojas, y cada hoja está dedicada a una cuenta contable, donde se recoge todos los apuntes que afectan a esa cuenta concreta: por ejemplo, una hoja estará dedicada a la cuenta de "caja", otra a "bancos", otra a "capital", etc. El Libro Mayor recoge en estas hojas todos los movimientos que se registran en el Libro Diario. Cada página del Libro Mayor tiene dos columnas, la de la izquierda que se denomina "Debe" y la de la derecha "Haber", que coinciden con las del Libro Diario; es decir, un apunte en el "Debe" en el Libro Diario se recoge también en el "Debe" de la cuenta correspondiente del Libro Mayor. 2.2.

TIPOS DE LIBROS MAYOR Se reconoce que hay dos tipos: 

Libro Mayor principal.- Para las cuentas de control general



Libro Mayor Auxiliar.- Para las sub. Cuentas y auxiliares.

28

LIBROS CONTABLES

2.3.

LAS PARTES QUE INTEGRAN EL MAYOR Y BALANCES SON 

Número de folio del mayor: es el número consecutivo que le corresponde a la hoja del mayor donde se realiza el resumen.



Código y nombre de la cuenta: en estas columnas se anotan el código y nombre de la cuenta de mayor.



Saldo del mes anterior: en estas columnas se registran los valores débitos o créditos que presentan las cuentas mayores en el mes anterior al mes que se está mayorizando.



Movimiento del mes: se dispone de dos columnas Debe y Haber que recibirán los débitos y créditos del movimiento del mes.



Saldo del mes siguiente: en estas columnas se registran los valores débitos o créditos resultantes de sumar y restar los movimientos al saldo anterior.

2.4.

IMPORTANCIA Y FINALIDAD Cuando se habla de la cuenta, en el medio contable permite clasificar el Activo,

el Pasivo y el Capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad; permitiendo controlar los aumentos y disminuciones que experimentan las diferentes partidas reales y nominales. El Libro Mayor constituye un libro obligatorio que debe llevar toda empresa (Art. 32 del C.C.), este libro agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organización para llevar la contabilidad.

29

LIBROS CONTABLES

2.5.

MODELO ILUSTRATIVO

El procedimiento para mayorizar es el siguiente:

r

Los totales de cada cuenta obtenidos en el libro Diario

Multicolumnar al finalizar el mes son trasladados a la respectiva cuenta del mayor en las columnas débitos y créditos del movimiento del mes.

El saldo de cada cuenta mayor de naturaleza débito al finalizar el mes se obtiene sumando al saldo anterior el movimiento de la misma en la columna debe y restando del saldo el movimiento de la columna haber

Z

El saldo de cada cuenta mayor de naturaleza crédito al finalizar el mes se obtiene sumando al saldo anterior el movimiento de la misma en la columna haber y restando del saldo el movimiento de la columna debe.

30

LIBROS CONTABLES

EL PROCEDIMIENTO PARA MAYORIZAR ES EL SIGUIENTE Los totales de cada cuenta obtenidos en el libro Diario Multicolumnar al finalizar el mes son trasladados a la respectiva cuenta del mayor en las columnas débito y haber del movimiento del mes. El saldo de cada cuenta mayor de naturaleza débito al finalizar el mes se obtiene sumando al saldo anterior el movimiento de la misma en la columna debe y restando del saldo el movimiento de la columna haber. LA CUENTA A continuación se explica el procedimiento mediante el cual los hechos económicos se asientan en los registros contables que sirven de base para la preparación de los estados financieros. En su forma más sencilla, un hecho económico implica un cambio en la ecuación contable, por aumentos o disminuciones en los renglones que componen los estados financieros. El sistema de contabilidad exige la utilización de un registro separado para el activo-inventario mercancías, en el que se muestren los aumentos en las mercancías por las compras y su disminución como resultado de las ventas, y que al final del periodo señale las existencias de mercancías que deben figurar en el balance general. Deben emplearse registros similares para cada una de las partidas de los estados financieros; el formato en el que se registran los aumentos y las disminuciones se denomina cuenta. La cuenta puede representarse de múltiples formas; lo importante es que permita efectuar las mediciones monetarias de los aumentos y las disminuciones, y que adicionalmente posibilite determinar con facilidad la diferencia, o sea, el saldo. El conjunto de cuentas se llama libro mayor. Para comprender los conceptos contables se suele partir de un sistema de contabilidad manual. Esquemáticamente, y para fines

31

LIBROS CONTABLES

didácticos, una cuenta se asemeja a una letra T, por esto se denomina cuenta T. El manejo de las cuentas constituye la función básica de la teneduría de libros. Los componentes de la cuenta T son el nombre o título de la cuenta, el lado izquierdo, el lado derecho y el saldo. El nombre corresponde a cualquiera de las partidas que conforman las nueve clases del plan de cuentas, es decir, activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, etc., que va a afectarse. Éste se anota encima de la línea horizontal. El lado izquierdo se conoce como débito, el lado derecho se denomina crédito, y la diferencia entre los dos lados (izquierdo y derecho) se llama saldo. El débito se conoce también con los nombres de cargo o debe; y el crédito, con los de abono o haber. A continuación se ilustra una cuenta T.

Como ya se señaló, el activo de un negocio debe ser siempre igual a la suma del pasivo más el patrimonio. Para obtener el saldo en una cuenta, los aumentos deben registrarse en un lado y las reducciones en el lado opuesto. Convencionalmente, en el sistema de contabilidad por partida doble, y según la ubicación de las cuentas en el balance general, el lado débito de la cuenta se utiliza para registrar los aumentos en activos y las disminuciones en pasivos y patrimonio; por contraposición, en el lado crédito se registran los incrementos en pasivos y patrimonio, y las disminuciones en activos. Como se comprenderá mejor más adelante, la partida doble implica que cualquier hecho económico se debe registrar mediante un asiento de igual valor en débito y en crédito. El saldo de cualquier cuenta está representado por la diferencia entre el total del débito y el total del crédito. Normalmente, una cuenta de activo arroja saldo débito, y una cuenta de pasivo y patrimonio presenta saldo crédito.

32

LIBROS CONTABLES

Una forma sencilla de presentar los aumentos y las disminuciones en las cuentas del balance general consiste en ubicar una cuenta T para cada uno de los tres elementos de la ecuación contable, así:

ASIENTOS DÉBITO Y CRÉDITO Como el lado izquierdo de una cuenta se llama débito, cualquier valor registrado se denomina asiento débito, y puesto que el lado derecho se denomina crédito, cualquier cifra registrada allí recibe el nombre de asiento crédito. REGISTRO DE TRANSACCIONES EN LAS CUENTAS Para el registro de las transacciones en las cuentas se recomienda observar los siguientes pasos: • Identificar las cuentas que se afectan en cada transacción. • Analizar si el efecto en cada cuenta constituye un aumento o una disminución, para definir si se trata de un débito o de un crédito. • Registrar la transacción en las respectivas cuentas. Con un ejemplo puede visualizarse mejor el registro de los débitos y créditos en una cuenta: Transacción 1: Servicali Ltda. Recibe el 4 de mayo $400.000 en efectivo como aporte de capital de sus socios. Las cuentas afectadas son Caja y Aportes sociales. El activo Caja aumenta en $400.000.

33

LIBROS CONTABLES

Un incremento en un activo es un débito y se registra como asiento débito. La cuenta de patrimonio Aportes sociales también aumenta en $400.000. Un incremento en patrimonio es un Crédito y origina un asiento crédito. El registro de la transacción en cuentas T es:

Transacción 2 La empresa compra un terreno en efectivo por $300.000 el 10 de mayo. Las cuentas afectadas son Terrenos y Caja: el activo disminuye en $300.000; una disminución en un activo genera un crédito y se registra como asiento crédito. La cuenta Terrenos también es un activo, aumenta en $300.000 y origina un asiento débito. Las cuentas T aparecen así:

Transacción 3 El 14 de mayo la empresa obtuvo un préstamo bancario de $500.000. Las cuentas afectadas son Caja y Obligaciones financieras - Bancos nacionales. El aumento en Caja origina un débito, y el aumento en el pasivo Obligaciones financieras - Bancos nacionales, un crédito:

34

LIBROS CONTABLES

Transacción 4 La empresa adquiere muebles y enseres por $200.000 el 20 de mayo; paga en efectivo la Mitad y el resto a 30 días. Las cuentas afectadas son Equipo de oficina, Caja y Cuentas por pagar. Equipo de oficina Se debita, Caja y Cuentas por pagar se acreditan, así:

Registradas las cuatro transacciones anteriores, se observa que en cada hecho económico intervienen por lo menos dos cuentas, y que el asiento en el débito siempre es igual al del crédito. Éste es el punto inicial del sistema de contabilidad por partida doble, que se basa en el principio de la ecuación contable. Observe también que en la cuenta Caja el total de débitos es $900.000 y el de créditos es $400.000. La diferencia de los totales permite determinar el saldo en Caja, $500.000. Si los débitos superan los créditos, el saldo será débito; si los créditos exceden los débitos, el saldo será crédito. En el ejemplo de Servicali Ltda., las cuatro transacciones comerciales originaron movimientos en las cuentas Caja, Terrenos y Equipo de oficina, que pertenecen al activo; Cuentas por pagar y Obligaciones financieras - Bancos nacionales, que son del pasivo; y

35

LIBROS CONTABLES

aportes sociales que corresponde al patrimonio. El cálculo de los saldos para las seis partidas anteriores se presenta a continuación en cuentas T.

Las cuentas anteriores, con sus respectivos saldos, permiten estructurar el siguiente balance general al 20 de mayo del presente año:

El registro de las transacciones anteriores sólo ha afectado cuentas de balance general, pero como existen hechos económicos que comprometen partidas del estado de resultados, deben utilizarse cuentas que proporcionen información útil relacionada con la medición de la utilidad del ejercicio. Como los ingresos originan aumento en el

36

LIBROS CONTABLES

patrimonio, deben registrarse en el lado crédito, al igual que los pasivos y el patrimonio. Por su parte, como los gastos causan disminución en el patrimonio, éstos deben registrarse en el débito, así como los activos. Para ilustrar lo anterior, la ecuación contable puede ampliarse e incluir cuentas de ingresos y gastos. Si entre los grupos clave del patrimonio figuran Capital social y Resultados del ejercicio, la ecuación contable puede expresarse como:

Si los resultados del ejercicio provienen de enfrentar ingresos con gastos, la ecuación puede plantearse así:

Al trasladar de manera algebraica los gastos al lado del activo, la ecuación se convierte en

La ecuación contable ampliada en términos de débitos y créditos puede formularse así:

37

LIBROS CONTABLES

Al retomar el caso de Servicali Ltda., se presentan algunos ejemplos de transacciones que involucran ingresos y gastos. Transacción 5 El 22 de mayo la empresa vendió a crédito servicios a sus clientes por valor de $260.000. Las cuentas afectadas son Clientes e Ingresos operacionales. El activo Clientes aumenta por el débito y la cuenta Ingresos operacionales se incrementa por el crédito:

Transacción 6 Servicali Ltda. Vendió de contado servicios a un cliente por $130.000 el 28 de mayo. Las cuentas que se afectan son Caja e Ingresos operacionales. Caja se debita e Ingresos operacionales se acredita.

Transacción 7 La empresa registró el último día del mes los siguientes gastos correspondientes al mes de mayo: nómina $80.000 y servicios públicos, $13.000. La nómina se pagó de contado y los servicios se acumularon para el mes siguiente. Las cuentas que se afectan son Gastos de personal, Gastos de servicios, Caja y Costos y gastos por pagar. Los gastos de personal y los servicios se debitan. Caja y Costos y gastos por pagar se acreditan.

38

LIBROS CONTABLES

Las tres nuevas transacciones de Servicali Ltda. Originaron movimientos en las siguientes cuentas: Clientes y Costos y gastos por pagar del balance general, e Ingresos operacionales, Gastos de personal y Gastos de servicios del estado de resultados. Con los saldos de las cuentas de ingresos y gastos se puede elaborar el estado de resultados, y de esta manera medir la utilidad operacional del mes de mayo:

La cuenta Utilidad del ejercicio absorberá el resultado de enfrentar los ingresos de $390.000 y los gastos de $93.000, es decir, la utilidad operacional que muestra el estado de resultados. En el capítulo 3 se explicará un procedimiento contable para reflejar el traslado de la utilidad operacional a la cuenta Utilidades acumuladas, a través del procedimiento de cierres. A continuación se presenta el movimiento en las cuentas del balance general, con sus respectivos saldos:

39

LIBROS CONTABLES

Con los saldos de las cuentas del mayor de la empresa Servicali Ltda. se puede preparar el siguiente balance al 31 de mayo.

40

LIBROS CONTABLES

41

LIBROS CONTABLES

MODELO ILUSTRATIVO

EMPRESA DE PRUEBA

LIBRO MAYOR

Pagina 28 a 101

22600 – SABIÑANIGO

40000007 TALLERES SERRABLO

Fecha 6 de junio 2003

HUESCA

SA

FECHA

CONCEPTO

DEBE

HABER

SALDO

0,00

17.429,03

17.429,03

1.452,42

0.00

15.976,61

1.452,42

0.00

14.524,19

1.452,42

0.00

18.071,77

1.452,42

0.00

11.629,35

1.452,42

0.00

10.166,93

1.452,42

0.00

8.714,51

CONTRAPARTIDA 228000000000 572000000000

25 ENE - 2003

2003

de

1

572000000000

MARZ – 2003

TALLERES

SERRABLO

SA

S PAGO

572000000000

572000000000

F.

1 –FEB - 6

572000000000 572000000000

–

A

TALLERES

– SERRABLO SA PAGO

A

TALLERES

SERRABLO SA

42

LIBROS CONTABLES

1 – ABR

572000000000 572000000000

– 2003

572000000000

– 2003

– 2003

PAGO

A

TALLERES

PAGO

A

TALLERES

A

TALLERES

A

TALLERES

A

TALLERES

A

TALLERES

SERRABLO SA 1 – JUL –

2003

PAGO SERRABLO SA

1

–

AGOS – 2003 1 – SET – 2003

PAGO SERRABLO SA PAGO SERRABLO SA

1 – OTC – 2003

TALLERES

SERRABLO SA 1 – JUN

572000000000

A

SERRABLO SA 1 – MAY

572000000000

PAGO

PAGO SERRABLO SA

43

1.452,42

0.00

7.262,09

1.452,42

0.00

5.809,67

1.452,42

0.00

4.357,25

1.452,42

0.00

2.904,83

1.452,42

0.00

1.452,41

LIBROS CONTABLES

1 – NOV – 2003

A

TALLERES

A

TALLERES

SERRABLO SA 1 – DIC -

2003

PAGO

PAGO SERRABLO SA

SALDO FINAL

44

15.976,62

17.429,03

1.452,41

LIBROS CONTABLES

3. LIBRO CAJA 3.1.

CONCEPTO Este es un libro contable que se utiliza para diferentes fines. En finanzas, para

saber cuánto tenemos de disponible para realizar las transacciones. En tributación para dar fe del pago de los tributos. En contabilidad para llevar un registro ordenado de los cobros y pagos de efectivo y equivalentes de efectivo. Es un libro de mucha importancia porque lleva el manejo del dinero. Algunas pequeñas empresas como restaurantes encuentran a los libros de caja especialmente útiles debido a que estas compañías tienden a tener pequeñas cantidades de materiales fácilmente disponibles para compensar el déficit impredecible. Otros, como las empresas de tecnología, por lo general usan sus libros de caja con menor frecuencia debido a que son menos propensos a tener necesidades urgentes de los activos tangibles que pueden comprarse en una ubicación, como una tienda de la esquina. El Libro Caja es un libro principal y obligatorio de doble foliación legalizado, donde se registran las operaciones donde afecta económicamente a la empresa, recibe y entrega dinero, cancela a proveedores y nos paga el cliente. En este libro se debe registrar mensualmente toda la información, proveniente del movimiento del efectivo y del equivalente de efectivo. Este Libro se inicia con el llamado "asiento de apertura" o "asiento inicial" que se origina en el Balance del inventario del Libro Inventarios y Balances, luego se seguirá registrando todas las operaciones hasta la finalización del periodo económico; por todo lo que se registra en este Libro se dice que es un historial cronológico de todo lo que ha ocurrido en la actividad comercial de la empresa. Todos los comprobantes de pago (boletas y facturas) para su validez deben estar autorizados por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria-SUNAT. Las

45

LIBROS CONTABLES

instancias de gestión educativas descentralizadas son encargadas de supervisar el correcto uso de los ingresos captados por la I.E. Cuando exista denuncia por una inadecuada administración de los ingresos, realizará la investigación y si el caso lo amerita se iniciará procesos administrativo al responsable. De conformidad a lo dispuesto en la R.M. Nº 2182004-ED, todas las Instituciones Educativas del Estado deben tener un solo Libro Caja que se denomina: Libro de Caja de los Recursos Directamente Recaudados, que será de responsabilidad del Tesorero o de quien haga sus veces. Si la I.E. no cuenta con Tesorero, el CONEI decidirá entre sus miembros quien será el responsable de dicha labor. 3.2.

CARACTERÍSTICAS 

Columna para registrar la fecha de operación, tanto en él debe (entradas) como el haber (salidas).



Columna para detalle o concepto, donde se explica el motivo que origina el ingreso o egreso del efectivo de caja.



Columna para los totales, tanto para él Debe como para el Haber.



Columnas para las cuenta del Debe como del Haber, los cuales se van abriendo de acuerdo a las operaciones que se realicen.

46

LIBROS CONTABLES

3.3.

PARTES DE UN LIBRO CAJA Consta de dos partes: 

Parte Izquierda: Debe

Se anota todos los ingresos para la empresa: Los cobros realizados en efectivo Los cheques girados a favor de la empresa Notas de Abono de los proveedores y/o bancos Donaciones obtenidas 

Parte Derecha: Haber

Se anota todos lo que representa egresos para la empresa: Pagos en efectivo de comprobantes de pago Cheques girados a favor de otras empresas

47

LIBROS CONTABLES

Depósitos en cuentas de ahorros o cuentas corrientes de la empresa 3.4.

CLASES La clasificación responde según sea el rayado del Libro Caja. Tenemos los

siguientes:

3.4.1. Caja Italiana o Caja Simple En nuestro país es el que mayormente se utiliza por su flexibilidad y versatilidad en el manejo; este libro es de filiación doble que se divide en dos partes esenciales: DEBE y HABER; la apertura del libro Caja se determina reflejando los saldos iniciales de Dinero en Efectivo y el de Cuentas Corrientes que están expresados en la cuenta principal 10 Caja y Bancos, esta cuenta de apertura se efectuara en el lado Debe del libro.

48

LIBROS CONTABLES

49

LIBROS CONTABLES

3.4.2. Libro caja chica En el libro de Caja Chica o Fondos Fijos se registran todas las salidas de dinero en efectivo para gastos pequeños o menudos hasta por un monto máximo asignado por la máxima autoridad de la empresa. Tiene el mismo formato de un Libro Caja y en él se registran: 

Fondo inicial



Detalles de gastos



Reposición del fondo

En algunos casos se crea un fondo de caja chica cuenta corriente y este es manejado por medio de cheques. Esto más que todo se hace con el objetivo de darle cierta autonomía financiera a salas de venta, y en algunos casos a la fábrica, la cual por lo general esta geográficamente retirada de las oficinas centrales. Descripción de la operación de un fondo de caja menor Como se dijo anteriormente un control interno adecuado del efectivo exige que todos los ingresos se depositen en el banco y que todos los desembolsos se hagan por medio de cheques. No obstante, en todo negocio se hace necesario mantener un pequeño fondo en efectivo para poder atender los pequeños desembolsos. Como por ejemplo se puede citar la compra de materiales de escritorio, gastos de movilidad, servicio de té y otros menores. El control interno sobre estos pequeños pagos por caja chica puede4 lograrse mejor a través de un fondo de caja menor. Si se tuviera que hacer cheques para estos gastos sería algo inconveniente, consumiría tiempo y sería costoso en relación con los valores involucrados.

50

LIBROS CONTABLES

Establecimiento de un fondo de caja chica La creación de un fondo de caja chica se hace mediante giro de un cheque por una suma cerrada tal como Bs. 1.500 ó 2.000 etc. que alcance para cubrir los pequeños desembolsos que se tienen que pagar en efectivo y durante un periodo de dos o tres semanas. Este cheque se cambia en el banco y el dinero se mantiene a mano en una pequeña caja metálica o en un cajón con llave en el escritorio.

51

LIBROS CONTABLES

3.4.3. Caja Bancos Es un libro auxiliar pero obligatorio en donde se registra todas las Operaciones al contado que realiza la empresa, entendiendo como tales, aquellas donde interviene dinero en efectivo y/o cheques bancarios. LA ADMINISTRACIÓN DEL LIBRO CAJA Y BANCOS La administración que se ejerce sobre el Libro de Caja y Bancos está supeditada al buen control sobre el efectivo referente a lo que se da o recibe y la cuenta corriente referente a pagos y cobros. Estos activos son para cubrir erogaciones previstas o imprevistas, por lo que podríamos decir entonces que caja y Bancos representa el denominador común al cual pueden reducirse todos los Activos Líquidos Es un libro de información mensual a través del registro de 2 formatos. Formato 1.1 libro Caja y Bancos. Detalle de los movimientos del efectivo. Formato 1.2 Libro Caja y bancos. Detalle de los movimientos de la Cuenta Corriente (Equivalente a efectivo) Cada uno de los formatos establecidos por Ley además de los requisitos mínimos deben contener como datos de cabecera: a) Datos de Cabecera Denominación de Libro Periodo y/o RUC ejercicio a que corresponde la información registrada Numero de RUC de la Empresa o Nombre o Razón Social de la Empresa b) Registro de las operaciones El sujeto obligado debe tener en cuenta las siguientes consideraciones: Anotar las operaciones en forma cronológica Registrar de manera legible, sin espacios, ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras ni señales de haber sido alteradas.

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LIBROS CONTABLES

Utilizar el plan contable general vigente a nivel de dígitos establecidos en dicho plan. Anotar los valores en folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios. Totalizar sus importes.

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LIBROS CONTABLES

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LIBROS CONTABLES

3.4.4. Caja Americana o Caja Tabular En este libro se registran todas las operaciones que realiza la empresa exclusivamente al contado (movimiento del dinero en efectivo o con cheque Tiene un rayado especial se distingue de la Italiana de la cantidad de columnas, se considera una columna para cada cuenta contable, tanto en él debe como en el haber, es decir tienen tantas columnas como cuentas en él debe y el haber según requiere las operaciones del período o movimiento de la operación. Tiene las siguientes características Columna para registrar la fecha de la operación, tanto en él Debe (entradas) como el Haber (salidas). Columna para detalle o concepto, donde se explica el motivo que origina el ingreso o egreso del efectivo de caja. Columna para los totales, tanto para él Debe como para el Haber. Columnas para las cuentas tanto del Debe como del Haber, los cuales se van aperturando de acuerdo a las operaciones que se realicen Reglas básicas para el trabajo de éste libro: Toda operación al contado se registra en el Libro Caja, correspondiendo al Libro Diario las operaciones al crédito. En toda operación que se tenga que registrar en el Libro Caja se debe preguntar si el dinero ingresa o sale Si el "dinero" ingresa, se debe registrar en él DEBE del Libro caja, el nombre de la cuenta (con su respectivo código) que ha dado origen al ingreso de dinero. Si el "dinero" sale, se debe registrar en el HABER del Libro Caja, el código y nombre de la cuenta que ha dado origen a la salida de dinero.

55

LIBROS CONTABLES

Cuando el pago se hace con un cheque girado por nosotros, lo primero que se debe hacer es anotar en él DEBE del Libro Caja, el importe del cheque girado y se hace por intermedio de la cuenta 10 subcuenta 104 y seguidamente se registra en el HABER del libro Caja, el código y nombre de la cuenta que ha dado origen al giro del cheque.

DEBE

HABER

16

12

10

Total

1

2

3

4

(1), (2), (3)

Concepto 5

7

Cuentas deudoras (ingresos)

(4)

Total debe (ingresos)

(5)

Fecha de operación

(6)

Detalle de operacion

(7)

Nª De comprobante

(8)

Total haber (egresos)

(9),(10),(11)

6

Total 10

Cuentas acreedoras (egresos)

56

8

9

40

42

10

11

LIBROS CONTABLES

3.5.

IMPORTANCIA DE UN LIBRO CAJA Un libro de liquidez ayuda a la dirección de una empresa a determinar la cantidad

de dinero que la empresa tiene en un momento dado, ya sea al final de un día o de una semana. Con esta información, los altos ejecutivos pueden acallar las dudas que los comentaristas financieros podrían tener sobre el estado de liquidez de la empresa y la capacidad operativa superior de liderazgo. Por ejemplo, la empresa puede apuntar a su estado de flujos de efectivo para aliviar las preocupaciones de los prestamistas y para garantizar al público que está lidiando efectivamente con un tedio competitivo. También conocido como un informe de liquidez, un flujo de caja describe el viaje operacional de una empresa, centrándose en el dinero que el negocio gasta en operación, inversión y financiación. Un libro de caja debe ser parte de un fondo de caja chica de empresa, que es una suma de dinero reservado para las compras de bajo costo que son inconvenientes para hacer ya sea con cheque o tarjeta de crédito. Algunos proveedores, como las cabinas de mercado de los agricultores no pueden aceptar tarjetas de débito o crédito, por lo que es necesario el uso de la caja chica en la compra de ellos. REGLAS PRÁCTICAS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA EN LA CONFECCIÓN DEL LIBRO CAJA EN EL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO MANUAL Toda operación al contado se registra en el Libro Caja, correspondiendo al Libro Diario las operaciones al crédito En toda operación que se tenga que registrar en el Libro Caja se debe preguntar si el "dinero" ingresa o sale

57

LIBROS CONTABLES

Si el "dinero" ingresa, se debe registrar en el DEBE del Libro caja, el nombre de la cuenta (con su respectivo código) que ha dado origen al ingreso de dinero. Si el "dinero" sale, se debe registrar en el HABER del Libro Caja, el código y nombre de la cuenta que ha dado origen a la salida de dinero. Toda cuenta de clase 6 (GASTOS) siempre se registra en el HABER del Libro Caja. Toda cuenta de clase 7 (INGRESOS) siempre se registra en el DEBE del Libro Caja El Libro Caja JAMAS tendrá saldo acreedor porque el Libro Caja representa a la 101 caja, o sea el dinero en efectivo que tiene la empresa y nunca puede salir más dinero del que tenemos. Modelo ilustrativo DEL 01 AL 31 DE ENERO DEL 2013 DEBE o

HABER

vienen

o

p

p 4 1 Cuentas

1

6

0,000.00

vienen

p

6

por cobrar

o

0 Cuentas 4 2

6

por

6

cobrar diversas

40.00

diversas Préstamos 4 61

4

bancarios 46

AFP

66 6

466.1

1.1 banco 0,000.00

AFP

wiesse

vida

58

union 0.00

64

LIBROS CONTABLES

5 1 capital 4

6

0

0,000.00

0 4

2

Capital

Provee

21 50.

3,

dores

600.00

Facturas 4

social

1

4

por

pagar

6

421.1

aporte 0,000.00

chiclayo

3, 600.00

social 0 PROVEEDOR 4 5

2

ES

240.00

Facturas 4 21

6,

por

pagar 421.1 Chiclayo REC 250 457 894

1, 200.00

FACT. 002 019 575

3, 540.00

REC 45612378 0 Cuentas 4 6

6

0.00 por

cobrar diversas HORARIOS 4

63

PROFESION ALES

59

50

1, 760.00

LIBROS CONTABLES

463.1 ASESORIA

1, 760.00

LEGAL 0 8

0

1

CAJA

1

Y BANCO

54,480.0 0

CUENTA 1 04

CORRIETE 104.1B ANCO

15 4,480.00

WIESSE DEPOSITO EN CUENTA CTE van

3.6.

van

EJERCICIO La Institución Educativa “Nueva Era”, con RUC 10089876541 empieza sus

operaciones del mes de junio de 2013 con un saldo de S/. 2,650.00 que están depositados en su respectiva Cuenta de Ahorros del Banco..., durante mes de junio ha tenido el siguiente movimiento financiero: JUNIO Día 02, se paga la suma de $ 450.00 por la compra de dos pizarras a la Librería “Despertar” con RUC 12345678923 según Factura 001-00987. JUNIO 11, se paga la suma de $ 120.00 al Sr. Federico Castello G. Por los servicios de reparación de SS.HH., según recibo de honorarios 0038.

60

LIBROS CONTABLES

JUNIO Día 18, se cobra la suma de $ 200.00 por concepto de curso de danzas a cuatro participantes, según Recibos de Caja Nos. 0025, 0026, 0027 y 0028. 5 JUNIO Día 21, se paga la suma de $ 90.00 a la florería “Los Claveles” por la compra de un aparato floral por el fallecimiento del profesor del 4° de primaria Sr. Isaías Aponte Cruz, según factura Nº 001-0031. JUNIO Día 29: Se paga al profesor de Danzas Folklóricas Sr. Juan Díaz Luyo la suma de $ 450.00 por sus servicios durante el mes de JUNIO, según Recibo de Honorarios Nº.00015. - el Banco reporta intereses ganados en la cuenta de ahorros la cantidad de $ 16.50 -se paga la suma de $ 110.00 al Sr. Carlos Domínguez Ramón por concepto de reparación de la fotocopiadora, según Recibo de Honorarios Nº 10987654101. Día 29, se recibe la suma de $ 180.00 de parte de la Empresa “NN” por concepto de alquiler de la loza deportiva durante el mes de junio según Recibo de Caja Nº 00182.

61

LIBROS CONTABLES

Mes de septiembre INGRESOS Día

EGRESOS

Saldo mes

2,650.00

Día

200.00

02

anterior Curso

18

de

Compra de

danzas , recibos de

dos

caja nros 25,26,27

librería despertar

450.00

pizarras

y 28 Ingresos

29 por

reporte

16.50

11

de

Pago

reparación SS.HH

intereses mes de

Sr.

agosto

Castello

ahorro

cta.

por

De

banco

BBVA

62

Federico

120.00

LIBROS CONTABLES

29

Alquiler

180.00

21

Pago a la

de loza deportiva ,

florería

recibo no 00182

Claveles.

90.00

los Según

factura 001- 0031 180.00

29

Pago

a

450.00

profesor de danzas folkloricas Sr I. Aponte 29

Pago

por

110.00

reparación de la fotocopiadora , Sr. Carlos Domínguez TOTAL

3,046.50

INGRESOS

TOTAL EGRESOS

63

1,220.00

LIBROS CONTABLES

SALDO PARA

1,826.50

EL

SIGUIENTE MES TOTALES

3,046.50

64

TOTALES

3,046.50

LIBROS CONTABLES

4. BIBLIOGRAFÍA Y LINKOGRAFÍA BIBLIOGRAFÍA Contabilidad II 1° Edición (Gonzales, 2006) Contabilidad para todos 1° Edición (Rajadell & Trullas, 2008) Gestión administrativa 2° Edición (Roman & Josefa, 2009) Contabilidad, 6ª edición (Polanco & Enrique, 2011) LINKOGRAFÍA https://es.slideshare.net/AngelaYupanquiBruno/libro-caja-y-bancosotros?next_slideshow=2 http://slideplayer.es/slide/7332747/ https://es.scribd.com/doc/98094369/El-Libro-Caja-y-Bancos-Ok https://es.scribd.com/doc/13026574/Libro-Caja http://www.monografias.com/trabajos98/contabilidad-basica-estudio/contabilidadbasica-estudio3.shtml http://ceciniohuaranga.galeon.com/Caja2.html

https://es.scribd.com/doc/179080144/Libro-Caja-Tabular-Ameri

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