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INSTITUTO PROFESIONAL IPLACEX

AUDITORIA

Sistemas de Información para procedimientos administrativos de la Ilustre Municipalidad de Chañaral

Proyecto para optar al título de: Auditoría

Autor : MARÍA VALEZKA VALENZUELA INFANTE

Profesor Guía: ANA MARÍA VALENZUELA HERNANDEZ

Provincia de Chañaral, III Región de Atacama, Chile, 2014

Índice

Introducción El sistema contable actual fue diseñado conforme a las necesidades de la Institución y ante cualquier nuevo requerimiento de la Contraloría General de la República ó la Subsecretaría de Desarrollo respecto a los informes contables, son atendidos por el Proveedor de la ciudad de Coquimbo, contando además con el Soporte Técnico vía internet de forma remota y la plena disponibilidad de éste. El problema real que se evidencia tiene que ver específicamente con la falta de sistematización de procedimientos administrativos inherentes a la gestión de la municipalidad,

puesto que,

aún se realizan labores administrativas con papelería e

imputaciones manuales para posteriormente ser digitadas por una persona en el programa contable, pudiendo ser realizado en forma directa. Mi proyecto de título consiste en sistematizar los procedimientos administrativos relacionados específicamente con los ingresos municipales originados por los diferentes servicios que se entregan a la comunidad y el tema de las Remuneraciones en lo que se refiere al cálculo de sueldos, generación de planillas, liquidaciones de sueldos, imputaciones y la respectiva centralización al programa contable. Éstas son las razones que motivaron la elección del tema puesto que dichas acciones están entorpeciendo un eficiente manejo de la información y el programa contable no cuenta con las herramientas para lo que plantea mi proyecto. Contando además con el compromiso y disposición del proveedor para ser adaptado a nuevos requerimientos.

Además es muy

necesario porque las exigencias de información son mayores y se requieren en forma oportuna.

Presentación del Proyecto Mensualmente se requiere de un esfuerzo extra en la digitación de la información al sistema contable específicamente

en lo que se refiere a los ingresos de dineros a las arcas

municipales por los diferentes servicios a la comunidad, ya sean pago de patentes, cementerio, permisos de circulación, ingresos del departamento de obras, entre otros. Lo que es peor, ésta función es ejecutada casi en la totalidad por el Jefe de Administración y Finanzas, en desmedro del ejercicio de sus funciones de control y gestión que su cargo requiere. La labor administrativa que realizada cada unidad que genera ingresos, vía documentación pre-impresa (adquirida en imprenta) es derivado a la unidad de Tesorería, única encargada de la recaudación de dinero propiamente tal. Posteriormente las cajas diarias son digitadas en un módulo de caja diaria con los ítems contables correspondientes, para posteriormente ser capturado por el programa contable. Respecto a las remuneraciones, ésta labor es realizada en una planilla Excel por la unidad de “Habilitado Personal” el cual no es el más cómodo cuando se trata de imprimir las liquidaciones de sueldo, por ejemplo. Luego es entregado a Contabilidad para la respectiva contabilización. En lo referente a esto, se requiere un módulo de remuneraciones el cual no existe. Sería necesario capacitar al personal de cada unidad que genera recursos para que sean participantes activos en el ingreso de la información, de modo que ésta se refleje en la contabilidad en forma inmediata, al igual que sucede con las órdenes de compra, facturas y los egresos por concepto de pagos. No es fácil porque son muchos los factores que intervienen: la resistencia al cambio, el factor económico, las competencias, el compromiso, el profesionalismo y los variados servicios

que generan ingresos. Es posible con liderazgo, voluntad, motivación y un

Sistema Contable adecuado a nuevas necesidades.

La razón por la cual se elige éste tema es la necesidad de hacer más eficiente los procedimientos administrativos. Es importante

y pertinente dadas las exigencias en

cumplimiento de plazos en la entrega de informes contables los cuales están formalmente establecidos como metas desde el Gobierno Central a las Contralorías Regionales ( Entidad Fiscalizadora de los Servicios Públicos de cada Región con lo cual miden la gestión de dichos servicios y del Contralor regional)

y la Subsecretaría de Desarrollo Regional

“SUBDERE” ( Entidad que debe gestionar para las comunas: Capacitación, información, creación, presentación, financiamiento y rendición de Proyectos de Desarrollo Comunal) Se fundamenta además en el aumento de las exigencias respecto a la entrega de información puesto que es solicitada a través de la plataforma del SINIM (Sistema Nacional de Información Municipal) por archivo plano en forma periódica y actualizada para satisfacer las necesidades de información de cualquier usuario que la requiera conforme a la ley N° 20.285 (Ley de transparencia de la función pública y de acceso a la información de la Administración del Estado), al amparo de las normas contables establecidas en la Ley de Presupuestos de la Nación N°20.232; Todo ésto para efectos de estadísticas, para la distribución del Fondo Común Municipal, para consolidar la información contable (municipal, salud y educación) a nivel regional en pos del Presupuesto Nacional , destinados a la Toma de Decisiones en la Dirección del país. Finalmente, todo lo entregado por el Instituto Iplacex en lo que respecta al completo y actualizado material de estudio, especialmente los ramos de Contabilidad, Administración Pública y Sistemas de Información.

Propuesta: Por razones de presupuesto, de resistencia al cambio, de inseguridad respecto a las imputaciones contables, se propone una medida más viable dadas las circunstancias que imperan, especificadas en la introducción. Puesto que actualmente solo existe una caja en la Tesorería, se propone habilitar dos cajas más; Una equipada para emergencia en fechas de mayor afluencia de público y dos fijas. Contratar a otra persona con conocimientos

contables, hacerles una buena capacitación respecto al programa contable y los ítems contables para la puesta en marcha. Las dos personas contarán cada una con un computador que tenga instalado el programa contable, incluido el módulo de caja con el fín de hacer en forma inmediata el comprobante de ingreso directo en el programa con las respectivas imputaciones. Que sea igual que los decretos de pago. Los Egresos van al día, los ingresos se ven a principios del mes siguiente, para hacer los respectivos informes contables, por lo tanto, al requerir de esa información se debe acceder a extracontable que maneja Tesorería y las cajas diarias con los respectivos documentos que respaldan. Actualmente, el módulo de caja fue diseñado de tal forma que tiene creados tanto los asientos tipos para cada evento con las respectivas cuentas contables, como así mismo la opción de crear el asiento ante eventualidades no previstas. Cada asiento tipo tiene un código y una denominación, lo cual facilita el aprendizaje y

el funcionario se va

familiarizando con las cuentas. Es de vital importancia procurar a quien corresponda, que siempre estén dos personas mínimo con el conocimiento necesario para que se lleve a cabo, especialmente cuando de comisiones de servicio se trata. Cabe hacer presente que en Tesorería trabajan cuatro personas; uno de ellos está exclusivamente para los proyectos, solo uno ayuda en la digitación al módulo de caja del programa contable. No es contador entonces se preocupa de digitar pero no cuadrar. Otro, debe estar la mayor parte del tiempo en caja para recepción de dinero y arqueo al final del día. El cuarto también recibe dinero en caja, tiene a cargo las conciliaciones bancarias, va al banco para depósitos diarios, apoya al arqueo si fuera necesario. En ocasiones queda una sola persona, los cheques muchos de ellos aún se hacen a mano y hay actividades anexas que se deben realizar y que no generan un movimiento contable pero quitan tiempo (entrega de cheque por pensiones asistenciales)

La última persona que ingresó es contadora, lo cual fue un acierto, pero el funcionario antiguo que no lo es, se relajó. Además le complica ingresar al banco para las transferencias bancarias. Las cajas diarias son contabilizadas por el Jefe de Administración y Finanzas, pero dado el cargo y la responsabilidad que tiene, lo llaman a reuniones, al concejo, autorizar compras según el presupuesto, subrogar

tránsito para licencias de conducir y permisos de

circulación ó cualquier otro reemplazo , en caso de faltar el Director titular. Entonces los ingresos no van al día, de modo que una funcionaria de Contabilidad debe apoyar en el ingreso y cuadratura. El servicio público es complicado, más aún cuando se trata de personal de planta ya que se sienten seguros en sus puestos, no así la contrata al ser anual. Con pensamiento de empresa privada, la propuesta debería ser cambiar al personal pero no se puede porque en la comuna faltan profesionales y técnicos calificados.

Se adjunta el Organigrama para clarificar como está organizado el Municipio y para especificar las unidades que generan ingresos, los cuales son: *El Juzgado de Policía Local, con ingresos por ley de rentas, ley electoral (eventual) Ley de tránsito, alcohol, consumidor.