• Author / Uploaded
• Jezzii Tapia

Citation preview

HALLAZGOS DE AUDITORIA Un hallazgo se refiere a cualquier situación deficiente y relevante que se determine mediante procedimientos de auditoria sobre áreas críticas. Surgen de un proceso de comparación entre “lo que se debe ser” y “lo que es”. El término hallazgo no abarca las conclusiones del auditor basadas en el análisis del significado e importancia de los hechos y otra información, y las recomendaciones y disposiciones resultantes, es decir, un hallazgo es la base para una o más conclusiones, recomendaciones y disposiciones, pero estas no constituyen parte del mismo. Son debilidades en el control interno detectadas por el auditor, deben ser comunicados a los funcionarios de la entidad auditada, ya que representan deficiencias importantes que podrían afectar en forma negativa. OBJETIVO Permite identificar hechos importantes que inciden en la gestión de recursos en la entidad, que merecen ser comunicados en el informe. CLASIFICACIÓN DE LOS HALLAZGOS 1. Conforme: Cumplimiento de requisitos, ya sean reglas, reglamentarios, de operación o los que los usuarios especifiquen. 2. No Conforme:           

Utilización de documentos no vigentes. Falta de actualización de documentos. Exceso de registros con falta de datos. Omisión de algún requisito y/o párrafo de la Norma ISO-9001:2008 en el Manual de la Calidad, sin justificación alguna. Incumplimiento de algún requisito del Manual de la Calidad, normatividad u otros. Acciones correctivas o acciones preventivas no implementadas en tiempo y forma y/o falta de eficacia de las mismas. Acciones correctivas/preventivas establecidas que no atacan los problemas presentados. Falta de seguimiento a las no conformidades y observaciones detectadas en la auditoría interna inmediata anterior. Ausencia de acciones correctivas o acciones preventivas a no conformidades reales o potenciales detectadas. Falta de seguimiento a las quejas y propuestas de mejora recibidas. Incumplimiento de algún proceso o requisito del mismo y cuyo efecto sea importante o representativo a nivel institucional

3. Observación:  Omisión de algún dato en los registros de calidad.  Incongruencia o falta de relación entre las secciones del Manual de la Calidad o Manual de Organización (siempre y cuando no afecte al SGC o la prestación del servicio).  Falta de relación entre procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad y los registros de calidad.  Inconsistencia o falta de relación entre lo establecido en los procedimientos operativos o procesos y la actividad que se está ejecutando (siempre y cuando no sea recurrente).  Incorrecta implementación de los procesos o actividades de los mismos, según lo documentado.  Incumplimiento de algún requisito que especifica el procedimiento operativo, proceso y/o falta de evidencia sin que afecte la prestación del servicio. 4. Oportunidades de Mejora:  Cuando se cuenta con los documentos, formatos, etc… pero requieren mejorarse en cuanto a su diseño.  Cuando se tiene definido que realiza la actividad y lo hace pero no es lo más conveniente que ese puesto lo realice.  Cuando el proceso se está realizando de acuerdo a lo establecido en el Plan de Calidad, sin embargo es necesario realizar ciertos ajustes para mejorar la operación del mismo. ELEMENTOS DE LOS HALLAZGOS 1. Condición: Comprende la situación actual encontrada por el auditor al examinar un área o actividad. Es importante que la condición haga referencia directa al criterio, ya que su propósito es describir el comportamiento de la entidad auditada en función al logro de sus metas expresadas como criterios. 2. Criterio: Comprende la norma o marco de referencia con la que se compara la condición. Es también la meta que la entidad está tratando de alcanzar o representa las unidades de medida que permite la evaluación de la condición actual. Disposiciones aplicables a la entidad:      

Leyes Reglamentos Políticas Internas Planes, objetivos y metas anuales y mensuales Normas Manuales de organización y funciones.

3. Causas: Representa la razón básica por la cual ocurrió la condición, el porqué de la diferencia entre la condición y el criterio. La simple expresión en el informe de que el problema existe porque alguien que no cumplió apropiadamente con las normas, es insuficiente para convencer al usuario del informe. Dentro de las causas posibles identificadas pueden referirse las siguientes:      

Normas internas inadecuadas o inexistentes. Insuficiente capacitación de personal clave. Inadecuad segregación de funciones. Insuficiente supervisión de trabajo. Funcionamiento deficiente del órgano de auditoria interna. Falta de conocimientos de las normas.

4. Efectos: Constituye el resultado adverso o potencial de la condición encontrada. Generalmente representa la perdida en términos monetarios originada por el incumplimiento en el logro de la meta. La identificación del efecto es un factor importante al auditor, por cuanto le permite persuadir a la gerencia acerca de la necesidad de adoptar una acción correctiva oportuna para alcanzar el criterio o la meta. Los efectos pueden tener las características siguientes:    

Pérdidas de ingresos potenciales. Gastos indebidos. Informes financieros inexactos. Control deficiente de actividades o recursos.

5. Recomendación: La recomendación se deberá elaborar habiendo desarrollado los anteriores elementos del hallazgo. La recomendación deberá emitirse con la idea de mejorar o anular la condición llegar al criterio atacando la causa y arreglar el efecto para futuras situaciones. La recomendación deberá ser viable técnica y económica.

Título del hallazgo 1. Condición

Lo que es

Situación Actual

2. Criterio

Lo que debe ser

Las normas

3. Causa

Porque Sucedió

Razones de las Desviaciones

4. Efecto

5. Recomendación

Diferencia entre la Medición de que es y debe ser Acciones Correctivas

Costos

Mejoras de las Operaciones

REQUISITOS BÁSICOS EN UN HALLAZGO DE AUDITORÍA Los siguientes constituyen los requisitos básicos de cualquier hallazgo de auditoría:    

Importancia relativa que amerite su desarrollo y comunicación formal. Basado en hechos y evidencias precisos que figuren en los papeles de trabajo. Objetivo, al fundamentarse en hechos reales. Basado en una labor de auditoría suficiente para respaldar las conclusiones resultantes.  Convincente para una persona que no ha participado en la ejecución de la auditoría. Conviene destacar que un hallazgo no es favorable a la entidad auditada. La cantidad de labor necesaria para desarrollar y respaldar un hallazgo depende de las circunstancias y el juicio profesional del auditor. Es importante que la presentación del hallazgo no conduzca a conclusiones erróneas y que su contenido esté plenamente justificado por la labor de auditoría efectuada. FACTORES A SER CONSIDERADOS AL DESARROLLAR LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA Los auditores que participen en el equipo de auditoría, deben estar capacitados en las técnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y tener un punto de vista realista para hacer juicios y llegar a conclusiones. Los factores que se deben tener en cuenta son los siguientes:

 Las condiciones y circunstancias existentes al momento en que ocurrió el hecho o se efectuó la transacción bajo examen y no aquellas existentes al momento de efectuar el examen.  La índole, complejidad y magnitud de las operaciones que se están evaluando. A pesar de que el auditor siempre está interesado en mejorar el rendimiento, no hay que pensar que debe criticarse cualquier asunto que no es perfecto. El adoptar un punto de vista de esta naturaleza, no significa que no se informará a la administración de la entidad sobre asuntos importantes, junto con las recomendaciones y disposiciones para lograr mejoras.  La necesidad de someter el hallazgo potencial o un análisis honesto y crítico. La práctica de hacer el papel de “abogado del diablo” es muy útil para identificar puntos débiles en los hallazgos potenciales. Por lo tanto, el auditor debe observar normas muy altas de objetividad y estar en guardia para evitar hallazgos que requieren gran inversión de tiempo y esfuerzo al tratar de desarrollarlos adecuadamente, sin alcanzar buenos resultados.  La labor de auditoría debe ser lo suficientemente completa para presentar una base sólida para las conclusiones, disposiciones y recomendaciones y para poder demostrar claramente su propiedad y racionalidad a terceras personas en forma convincente. No se puede asumir que otros aceptarán las conclusiones, disposiciones y recomendaciones simplemente porque el auditor las manifiesta.  Diferencias de opinión. Al ejercer las facultades discrecionales, los funcionarios de la entidad pueden tomar decisiones con las cuales el auditor no está de acuerdo. No deben criticarse tales decisiones sí parecen estar basadas en consideraciones adecuadas de los hechos disponibles en el momento. Tampoco debe criticárselas solamente porque el auditor tiene una opinión distinta acerca de la naturaleza de la decisión que debía haber sido tomada.  No se debe sustituir el juicio del auditor o el de los funcionarios de la entidad. En estas circunstancias, las conclusiones, disposiciones y recomendaciones deben basarse en los resultados o el efecto de la decisión en cuanto al programa, operaciones, gastos, entre otros, de la entidad. PASOS A SEGUIRSE EN EL DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA El proceso de desarrollo de un hallazgo implica por lo regular, los siguientes pasos: 1. Identificar la condición o asuntos deficientes, según se les mida en comparación con criterios aceptables, que generalmente son formas demostradas de hacer mejor las cosas. Algunos criterios aceptables pueden ser los establecidos por las directivas o políticas de la empresa, y si éstos no han sido establecidos por el auditor tiene que desarrollarlos y enunciarlos con sumo cuidado. 2. Identificar las líneas de autoridad y de responsabilidad con respecto a las operaciones implicadas. 3. Determinar las causas de la deficiencia. 4. Comprobar si la deficiencia es un caso aislado o una condición muy difundida. 5. Determinar los efectos negativos que produce la deficiencia.

6. Obtener comentarios de las personas u organismos directamente interesados, que pueden estar afectados en forma adversa por el hallazgo. 7. Determinar las conclusiones de auditoría, con base en la evidencia acumulada. 8. Determinar las acciones correctivas, disposiciones o recomendaciones que permitan introducir mejoras. La labor efectuada, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas en el desarrollo de los hallazgos deben estar ampliamente respaldadas y documentadas en los papeles de trabajo, conforme se va efectuando la labor.

HOJA DE HALLAZGOS HOJA DE HALLAZGOS Reunión de Apertura Auditor

Fecha de Inicio

Elaboración de la Hoja de Hallazgos Se define el responsable de la auditoria

Código Fecha de Terminación

Fecha

Auditado Es la persona que se va a auditar

Se define los reportes y Evidencias de Hallazgos de la Auditoria Áreas auditadas Se define cuáles fueron las áreas auditadas dentro de la organización. Folio No. Definimos el número de folio donde quedara registrado la hoja de hallazgo.

Pregunta

Preguntamos o definimos cuales son los puntos críticos a mejorar o corregir par tener en cuenta en la próxima auditoria.

Procesos auditados Definimos cuales fueron los procesos auditados en la organización. Hallazgo o Evidencia

Norma

Definimos con evidencias físicas, Se define cuáles documentales o externas cuáles son los son los numerales procedimientos que no están o requisitos que cumpliendo los requisitos que deben no se están estar debidamente bajo la norma. Se cumpliendo bajo la puede definir también las evidencias de norma. mayor o menos incumplimiento.

Especificamos que tipo de mejora se pueden brindar a la hoja de hallazgo o que se le puede Observaciones anexar, siempre y cuando todo esté relacionado a la norma.

Bibliografía:  FREIRE HIDALGO, JAIME: Guía Didáctica de Auditoría Financiera.  ARENAS TORRES, PABLO: Introduccion a la Auditoria Financiera.