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• Zulmit Veliz Roque

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ÍNDICE

Introducción Antecedentes Justificación Acciones 1. Planeación de la Auditoría  Factores a Revisar  Fuentes de Estudio  Investigación Preliminar 2. Instrumentación  Recopilación de la Información  Técnicas de Recolección  Papeles de Trabajo 3. Examen  Técnicas de Análisis Administrativos  Formulación de análisis (Observación) 4. Informe 5. Conclusiones 6. Recomendaciones 7. Anexos

INTRODUCCIÓN

La empresa BIOLAB SAC cada periodo económico realiza un plan anual de Auditoria, ya que buscan obtener información del funcionamiento y de administración que sea de utilidad para la toma de decisiones y así establecer instrumentos de control que ayuden a mejorar los procedimientos operativos, por lo cual hemos sido contratados para realizar una Auditoría Administrativa a la empresa.

ANTECEDENTES

Se realiza una auditoria al área de producción en la empresa BIOLAB SAC, ubicado en la Calle Ricardo Angulo 729 - San Isidro, la ejecución del programa de auditoría es autorizado por el gerente , quien nos brinda la carta de autorización el día 01 de Setiembre del 2014, para empezar con el programa.

La auditoría verificara si se está cumpliendo cada uno de los procesos internos y de control de la empresa adecuadamente, en caso de encontrar irregularidades se tomara evidencia de lo sucedido y se buscara el motivo que origina tal acción, luego se llegara a una conclusión y finalmente se realizara las recomendaciones pertinentes del caso para su corrección.

PLANEACION DE LA AUDITORIA OBJETIVOS Objetivos Generales Realizar una Auditoria Administrativa a la empresa BIOLAB SAC, ubicado en la Calle Ricardo Angulo 729 -San Isidro con el propósito de efectuar mejoras en sus procesos de control que presentan deficiencias y establecer las recomendaciones necesarias para superar dichas dificultades. Objetivos Específicos 

Evaluar

el

comportamiento

organizacional

en

relación

con

estándares

preestablecidos. 

Verificar que se cumpla los procesos (diagrama de flujo) de manera óptima.



Verificar que se cumpla las normas establecidas por los reglamentos internos (RIT) y externos (La Resolución Ministerial Nota Informativa No 163- 2010-DGDIGEMIDIMINSA)



Emitir una opinión de los hallazgos realizado en la empresa.



Que los resultados obtenidos sirvan como instrumento de soporte para una buena toma de decisión.

FACTORES Etapas del Proceso Administrativo Planeación:  



Se verifica si se están cumpliendo los objetivos planteados en su Plan Estratégico Se analizara los documentos de la empresa, para verificar si sus acciones van relacionado con:  Visión  Misión Se verificara si se trabaja bajo las normas establecidas por la empresa.

Organización:   

Se analizara el MOF, RIT de la empresa. Se analizara la estructura de la empresa. Se analizara la cultura organizacional y entorno laboral.

Dirección:   

Se verificara, si existe buena comunicación entre todas las áreas. Se verificara si el personal está calificado y capacitado para el adecuado cumplimiento de sus funciones. Se verificara si existe coordinación entre todos los empleados.

Control:    

Verificar si se realizan seguimiento a sus procesos Verificar el cumplimiento de procesos de control. Verificar la existencia de evaluaciones al personal. Verificar la calidad y control de los procesos.

FUENTES DE ESTUDIOS Internos El auditor cuenta con los siguientes documentos: 

Documentos administrativos o Manual de Organizaciones y Funciones (MOF). o Manual de Buenas Prácticas. o Reglamento Interno de Trabajo (RIT).

Externos 

Normas Legales- Ministerio de Salud o La Resolución Ministerial Nota DIGEMIDIMINSA)

Informativa

(No

163-

2010-DG-

INVESTIGACIÓN PRELIMINAR Información General Razón Social: BIOLAB Ruc: 20100433100 Tipo de Empresa: Sociedad Anónima Cerrada Dirección: Calle Ricardo Angulo 729 - San Isidro Teléfono: 546-3456 E-mail: [email protected] Fecha Inicio de Actividades: 12 de Enero del 2010 Actividad Comercial: Desarrollar y Fabricar productos farmaceuticos

HISTORIA BIOLAB inicia sus actividades el 12 de Enero del 2010 en el distrito de San Isidro Calle Ricardo Angulo 729. Se inició primero como distribuidor de productos farmacéuticos para luego desarrollarlos y fabricarlos. Misión Desarrollar y fabricar productos farmacéuticos que contribuyan de forma única y diferencial, a la mejora de la salud de nuestros clientes. Visión Ganar la confianza y fidelidad de nuestros clientes proporcionando al mercado productos farmacéuticos que excedan toda expectativa . Garantizar diariamente que nuestras actividades, actitudes y desempeño estén encaminados a mantener un sistema de mejora continua de la calidad; para lograr constituir una organización que inspire el éxito profesional y empresarial.

Valores 

Compromiso



Calidad



Confianza



Honestidad

Objetivos Objetivos Estratégicos La construcción de una Compañía Laboratorista, junto con el incremento de la transferencia tecnológica mediante la exportación de nuestros productos, traduciéndose en una mayor presencia a nivel internacional a futuro. Objetivos secundarios Eliminar cualquier deficiencia que exista en cada uno de los procesos. Brindar un ambiente adecuado a los colaboradores de la empresa para poder desarrollarse de manera eficiente. Realizar mejoras continuas para el desarrollo de la empresa. PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA PROPUESTA TECNICA ANTECEDENTES: No tiene antecedente de haberse realizado una Auditoria Administrativa. NATURALEZA La acción que se va a hacer a la empresa BIOLAB SAC es una Auditoria Administrativa. JUSTIFICACIÓN Verificar los procesos, funciones, y el cumplimientos de las normas en el área de operaciones para obtener un diagnóstico de su estado actual de la empresa.

OBJETIVOS   

 

Evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos Verificar que se cumpla los procesos (diagrama de flujo) de manera optima. Verificar que se cumpla las nomas establecidas por los reglamentos internos (RIT) y externos (La Resolución Ministerial Nota Informativa No 163- 2010-DG-DIGEMID MINSA ) Emitir una opinión de los hallazgos realizado en la empresa. Que los resultados obtenidos sirvan como instrumento de soporte para una buena toma de decisión.

ACCIONES El trabajo de auditoría de la empresa BIOLAB SAC lo realizaron las Licenciadas: Lic. Mónica Cornejo A., Lic. Nays De la Cruz Geronimo, Lic. Nataly Bustamante R., Lic. María Pia Herrera O. y Lic. Zulmit Veliz Roque.     

La Lic. Mónica Cornejo A. estará a cargo de auditar el área de La Lic. Nays De la Cruz G. estará a cargo de Auditar el área de La Lic. Nataly Bustamante R. estará a cargo de Auditar el área de La Lic. Maria Pia Herrera O. estará a cargo de Auditar el área de La Lic. Zulmit Veliz R. estará a cargo de Auditar el área de.

Métodos que se utilizaran:     

Observación directa en el área a auditar. Verificar el cumplimiento del MOF, RIT, Diagramas de Flujo. Verificar los procesos y procedimientos en el laboratorio. Verificar si se están cumpliendo los procesos de control. Realizar encuestas a cada empleado de la empresa.

El tiempo que tomara en realizarse dicha la auditoria a la empresa BIOLAB es de 20 días hábiles.

RESULTADOS    

Mejorar la calidad en los procesos. Mantener la buena imagen de la empresa. Reducir costos operativos. Evitar tener sanciones por incumplimiento de las normas prevista por el Ministerio de Salud.

ALCANCE Los procesos que serán auditados en la empresa serán el área de laboratorio Químico y sus respectivas sub-áreas. El periodo de duración de la auditoria es de 20 días hábiles comenzando del día 06 de Setiembre del 2014 y finalizando el 31 de Octubre del presente año.

RECURSOS Recursos Recursos Humano

Recurso Físico

Descripción Conformado por 5 Auditores         

3 laptop 6 Lapiceros 1000 Hojas bond A4 4 Cámara Fotográfica 5 Celulares 5 Mandil 5 Mascarillas 5 pares de Guantes 5 Lentes de Protección

COSTO      

Jefe Auditor Lic. Monica Cornejo A. Auditor Adm. Lic. Nays De la Cruz G. Auditor Lic. Maria Pía Herrera O. Auditor Lic Zulmit Veliz R. Auditor Lic Nataly Bustamante R. Otros Gastos:

S/. 3,000.00 S/. 2,500.00 S/. 2,500.00 S/. 2,500.00 S/. 2,500.00 S/. 1,500.00

Costo Total:

S/. 14,500.00

ESTRATEGIAS Las estrategas a aplicar son:  Mediante la observación directa en las diferentes áreas de la empresa.  Verificar si se está trabajando de acuerdo a lo establecido en el MOF de la empresa.  Realizar una encuesta a todos los trabajadores de la empresa.  Tabular la encuesta para comprobar los resultados obtenidos con lo que pasa en la empresa.  Comprobar si se respeta los diagramas de flujo que estableció la empresa. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA  Facturas (compra y venta)  Cartas.  Requerimientos internos.  Informes  Oficios  Memorándum  MOF, RIT  Resolución Ministerial Nota Informativa No 163- 2010-DG-DIGEMID MINSA

PROGRAMA DE TRABAJO IDENTIFICACION La aplicación de Auditoria Administrativa a la Empresa BIOLAB SAC RESPONSABLE Lic. Monica Cornejo Alvarez Lic. Nays De la Cruz Geronimo Lic. Nataly Bustamante Rosales Lic Maria Pia Herrera Oliden Lic. Zulmit Veliz Roque AREA  Área Cocina o Sub áreas:  Almacenamiento.  Orden y Lavado.  Preparación de Comidas.  Servido de Platos.





Área Almacén o Sub áreas   

Almacén de Productos de consumo. Almacén de Productos Perecibles. Almacén de accesorios e implementos.

 

Armado de mesas. Recojo y limpieza de las mesas.

Área Salón o Sub áreas:

CLAVE .Área Cocina:  Se verificara la calidad de almacenamiento de los productos en el área de la cocina.  Se verificara que las vajillas y los utensilios de cocina no se encuentren desordenados y sucios.  Se verificara la preparación de los platos de comida si se da de manera adecuada según lo establecido en las normas sanitarias.  Se verificara si se toma en cuenta la higiene en el armado de los platos. Área Almacén:  Se verificara que los productos de consumo estén bien almacenados (temperatura adecuada, ventilación, y fechas de ingreso de los productos)  Se verificara que los productos perecibles; como por ejemplo las carnes, pollos, etc. se encuentren bien almacenados en las temperaturas adecuadas y en un ambiente limpio y ordenado.  Se verificara que el área de almacén cuente con un stock adecuado para cubrir las necesidades de las demás áreas. Área salón:  Se verificara que las mesas de atención se encuentren limpias y ordenadas para la pronta atención de los comensales.

ACTIVIDADES N° 1 2 3 4



5 6 7 8 9

ACTIVIDADES RESPONSABLE Dara conocer al administrador que se realizara una Auditoria Administrativa según lo estipulado en el plan JEFE AUDITOR anual. Observación de las actividades realizadas por el Lic. Nays De la Cruz G. personal. Revisión de documentos Lic. Nataly Bustamante R. Lic. Maria Pia Herrera Identificación de los cargos. O Lic. Mónica Cornejo A. Verificación de los procesos de Control Lic. Zulmit Veliz R. Elaboración de cuestionario Lic. Zulmit Veliz R. Aplicación del cuestionario Adjuntar documentos y evidencias obtenidas durante el Lic. Nataly Bustamante proceso de auditoría R Elaborar el Informe sobre los resultados obtenidos Equipo Auditor

FASES    

PLANEACION Instrumentación Examen Informe Final

CALENDARIO Programado la auditoria en 20 días hábiles comenzando del 06 de Setiembre del 2014.

REPRESENTACION GRAFICA

REPORTE DE AVANCE El seguimiento de las acciones es responsabilidad de cada auditor quien ya tiene programado sus actividades en el periodo establecido de 20 días hábiles comenzando del 6 de Setiembre del presente año.

ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES Las personas responsables son: El Jefe Auditor: Responsable de Planificar, dirigir y controlar el programa de auditoría que se llevara a cabo. (Lic. Monica Cornejo Alvarez) Lic. Nays De la Cruz Geronimo cuya función es observa, evaluar, verificar los procesos en la empresa obteniendo así evidencias para realizar los reportes de mejora.

Lic. Nays De la Cruz Geronimo cuya función es observa, evaluar, verificar los procesos en la empresa obteniendo así evidencias para realizar los reportes de mejora. Lic. Nays De la Cruz Geronimo cuya función es observa, evaluar, verificar los procesos en la empresa obteniendo así evidencias para realizar los reportes de mejora. Lic. Nays De la Cruz Geronimo cuya función es observa, evaluar, verificar los procesos en la empresa obteniendo así evidencias para realizar los reportes de mejora.

CAPACITACIÓN Antes de comenzar con la auditoria en la empresa el equipo auditor se preparó informándose sobre las normas que la empresa debe cumplir como son 

Resolución Ministerial Nota Informativa No 163- 2010-DG-DIGEMIDIMINSA .

ACTITUD Las actividades realizadas por el auditor están basadas por las Normas de Auditorias Generalmente Aceptadas (NAGAS), y sus opiniones o decisiones tomadas en los casos que se encuentren serán de manera objetivas sin perjuicios de nadie.

DIAGNOSTICO PRELIMINAR Génesis de la Organización Su razón social es BIOLAB SAC, donde desde su inicio de sus actividades no ha presentado cambio alguno a la composición jurídica. BIOLAB inicia sus actividades como distribuidor de productos farmacéuticos para luego desarrollarlos y fabricarlos. Su estilo de administración es autoritario.

INTRUMENTACION RECOPILACION DE INFORMACION Al Inicio de la auditoria se solicitó al administrador entregue los documentos siguientes: MOF, RIT, Manual de Buenas Prácticas. Se realizó una capacitación al equipo auditor sobre las normas legales – MINISTERIO DE SALUD. Se recopilo información mediante fotos y por medio de una encuesta realizada a todos los trabajadores de la empresa. TECNICAS DE RECOLECCION Se realizaron las siguientes técnicas:   

Investigación Documentaria Observación Directa Promedio de encuestas

INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL La verificación los documentos son los siguientes: Normativos  Resolución Ministerial Nota Informativa No 163- 2010-DG-DIGEMID MINSA. Administrativo  Organigrama  Cronograma de Evaluación al personal  Cronograma de Mantenimiento preventivo de los Equipos Observación Directa El equipo auditor por medio de la observación directa pudo verificar que no se estaba trabajando adecuadamente, cometiéndose las siguientes deficiencias en la empresa BIOLAB SAC – SAN ISIDRO    

Ausencia de implementos (mascarillas y guantes) para la manipulación sustancias toxicas. Mal almacenamiento de los productos y sustancias de laboratorio. Carencia de limpieza y orden en sector de desechos. Falta de orden y limpieza en el laboratorio

EVIDENCIAS

Físicas

Evidencia N° 1

Evidencia N° 2

Documental 

Carta de respuesta al pedido del Manual Organizaciones y Funciones (MOF) y Reglamento Interno de Trabajo (RIT), enviada por el Gerente General a la Administración.



Hoja de recepción del MOF, RIT y el Manual de Bunas Practicas firmada por los trabajadores.



Hojas de requerimiento realizada por el Jefe de Laboratorio.



Solicitud de mejoras a las Areas de la empresa enviadas al administrador.

Analítico El Equipo auditor elaboro y aplico un cuestionario como parte de material de evidencias para poder cruzar información y comparar si todo esta correcto o no. Una vez finalizado el cuestionario se elaboró un análisis de los resultados obtenidos ANALISIS DEL CUESTIONARIO REALIZADO Observamos en el análisis de la encuesta que efectivamente el administrador si entrego los documento (MOF, RIT, MANUAL DE BUENAS PRACTICAS) a todos los trabajadores de la empresa, pero no puse el debido cuidado en realizar evaluaciones al conocimiento de los materiales entregados a los trabajadores ya que no se le prestó el interés necesario a los documento de la empresa por ese motivo se presente un problema en el laboratorio sobre los implementos a utilizar en esta área.

También observamos por medio de los análisis del cuestionario y los documentos entregado por el administrador nos nuestra que no está ejecutando las evaluaciones y capacitaciones programadas a la fecha.