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• Marcela Chincha

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LABORATORIO DE AUDITORÍA LOS SEPTIMOS NOCTURNO TALLER 1 1– CAJA GENERAL No . 1

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HALLAZGO

PROCEDIMIENTO

Se encontró como parte del saldo de caja cinco billetes falsos por valor de $50.000 cada uno y dos billete de $50.000 en mal estado por $100.000. Se encontró el cheque No. 0469321 del Banco de Colombia girado por el Cliente MBUENOS FONDOS por valor de $ 1´300.000 de fecha Octubre 10 de 2017, acompañado de una nota débito del banco de Occidente por insuficiencia de fondos. Se encontró el cheque No. 76888 del Banco de Colombia correspondiente al Cliente Sr. Juan Molina, por valor de $ 170.000 de fecha Diciembre 15, que no fue consignado en la fecha correspondiente. Se registra un faltante por valor de $820.000 que viene desde el movimiento diario de caja del 20 de Septiembre de 2017. Se manifiesta en el Acta un Avance de dinero entregado al

Se realizo el respectivo arqueo de caja y se encontró billetes falsos y billetes en mal estado.

se realizo

RECOMENDACION

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Director Financiero, el 15 de Noviembre de 2017, cual no ha sido legalizado, por valor de $1´800.000. Se encuentran igualmente unos vales de entrega de dinero a diferentes funcionarios por valor de $340.000, de varios meses atrás. El Cliente MONICA GALINDO cancela deuda con recibo de caja No. 45999, en donde se evidencia que en la copia de la empresa aparece un valor de $65.000 y en la original el valor de $ 650.000. Se realizan pagos mayores a $100.000 en 5 ocasiones violando las políticas en el manejo del efectivo numeral 4 que a su letra dice “No se podrá cancelar en dinero los desembolsos mayores a cien mil pesos m/c ($100.000); los cuales obligatoriamente se cancelarán con cheque de bancos de la empresa” No se están archivando los documentos fuente con sus respectivos documentos soportes que en una ocasión se canceló doble el valor de $ 90.000 a Cafetería el hambriento. El Cajero fue cambiado en mayo 2 de 2017,

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que desde esa fecha funciona el actual, pero sin la inducción al cargo. Existe una caja menor que es manipulada por el tesorero, con una medida de 20 centímetros de ancho por 25 centímetros de largo, un grosor de 10 centímetros, pesando la sola caja 1 kilo

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En las instalaciones del área financiera funciona Tesorería, contabilidad y cartera. Por falta de espacio.

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El detector de billetes falsos está dañado desde septiembre de 2017.

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Las políticas del manejo del efectivo han sido verbales, a la medida de su necesidad. Existe en la empresa LOS SEPTIMOS NOCTURNOS S.A. un Tesorero y dos cajeros.

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Existe una póliza de manejo del efectivo por valor de $ 10´000.000 vigente a la fecha de corte pero no menciona a qué cargo cubre.

LOS SEPTIMOS NOCTURNO TALLER 2 2– CAJAS MENORES No . 1

HALLAZGO Existen falencias en la asignación de políticas de caja menor.

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Un faltante en la caja menor de administración por valor de $180.000.

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Se encontraron gastos por transporte municipal por valor de $230.000 en la caja menor de ventas, sin soportes adecuados.

PROCEDIMIENTO

RECOMENDACION Se recomienda implementar políticas de caja menor, haciendo entendible su manejo y operatividad con el personal responsable del manejo de estas.

Se debe exigir soportes autorizados por subgerencia financiera para realizar gastos de caja menor.

4 Un sobrante en la caja menor de Ventas por valor de $540.000 5

Los soportes que presentan para justificar un gasto por compra de papelería en la caja menor de administración por $154.000, no cumple con los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario. (Art. 617 E.T.)

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En la revisión practicada a las cajas menores de

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administración y ventas se detectan unos vales por entrega de dineros por $200.000 y $350.000 respectivamente, en el mes de Noviembre de 2017, sin que hasta la fecha se hayan legalizado. 7

En el transcurso de los arqueos realizados a los fondos de caja menor, durante el año han sido frecuentes los faltantes y los préstamos de dinero.

LOS SEPTIMOS NOCTURNO TALLER 3 No. 3- BANCOS No . 1

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HALLAZGO Los Cheques son girados únicamente con la firma de tesorero. No existen políticas para cruzar cheques, los cuales superan el 95% de la totalidad de los cheques Se encontró un comprobante de egreso por valor de $ 800.000,oo girado al proveedor Metro el 30XII-2017, cancelando una factura con cheque del Banco de Bogotá, que no se ha

PROCEDIMIENTO

RECOMENDACION

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contabilizado oportunamente Los GMF de diciembre de 2017 no se han contabilizado, según extracto bancario fueron de $ 480.000,oo en el Banco de Bogotá y en el Banco de Occidente por $ 1 ´460.000,oo. Notas débito por compra de 2 chequeras por valor de $ 875.000 en el Banco de Occidente y en el Banco de Bogotá 3 chequeras, por $750.000, sin contabilizar.

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Nota crédito por $22.500.000 correspondiente a un crédito bancario en Banco de Bogotá, solicitado por la empresa en Noviembre 25 de 2017 aún no contabilizado. Sin embargo los recursos se encuentran en la cuenta corriente y los gastos financieros del crédito fueron por valor de $700.000.

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Las chequeras son solicitadas cuando la que está en la empresa tiene un consumo del 98%. Cada chequera tiene 50 cheques.

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En la conciliación de la

cuenta corriente en el Banco de Occidente se encontraron dos depósitos soportados con sus respectivas notas crédito por valor de $3000.000 y $1.500.000, pagos recibidos de Carvajal S.A. y de Producciones Beta respectivamente, realizados el 30 de diciembre de 2017. Sin contabilizar. 9

Se encontró igualmente un cheque devuelto del Banco de Occidente por $1.100.000 correspondiente al pago de cartera del cliente Droguerías el Ángel, sin ningún tipo de registro.

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Existe una estadística que del 5% de los cheque devueltos por el banco es por la razón falta del sello seco.

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Existe una nota débito emitida por el Banco de Bogotá por $1.800.000 producto de un abono a la obligación No. 020 245689, discriminados en capital $1´100.000 y $ 300.000 por intereses, según instrucción impartida por el Sr. Gerente de la empresa, operación que no fue

informada contabilidad.

a

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En el mes no importa quedarse en sobregiro, teniendo que incurrir en intereses por este concepto.

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El tesorero en muchas ocasiones ha girado cheques sin emitir el documento fuente y sin tener el documento soporte, simplemente con su autorización.

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La empresa gira cheques por montos menores a $ 100.000 Cuando el cheque tiene alguna falencia, y por sencilla que sea es anulado y cambiado por otro.

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Las entidades financieras han regresado la consignación de cheques por tener más de tres endosos.

LOS SEPTIMOS NOCTURNO TALLER 4 4– DEUDORES No . 2

HALLAZGO Las diferencias detectadas en la confirmación de saldos obedecen al manejo deficiente de las

PROCEDIMIENTO

RECOMENDACION

devoluciones de mercancías, como en el caso de Almacenes Alkosto y Éxito, confirmadas mediante las respectivas Notas Débito, reportadas por los clientes de $8.500.000 y $1.600.000 respectivamente. 3

La provisión se realiza cada seis meses sobre el total de la cartera.

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Así mismo en la revisión de los movimientos del cliente Alkosto se encontró un despacho de mercancía al cliente mediante nota débito por $2.000.000.

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En la revisión del cliente Almacenes Éxito, se detectó igualmente unas mercancías devueltas por mal estado por $1.600.000.

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Las otras diferencias detectadas en las respuestas de las confirmaciones de saldos realizadas por los auditores son resultado de consignaciones realizadas por los clientes directamente a Bancos y no conocidas por la oficina de

contabilidad. 7

No se está suministrando una información completa a los deudores.

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En el caso del cliente Emérito Salas, se detectó que en el mes de Octubre de 2015 se realizó un reajuste de precios a la factura de venta 89765 y se produjo una nota débito por valor de $800.000, oportunamente comunicada al cliente, pero sin copia a la sección de Contabilidad.

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En la revisión de las cuentas de clientes se presenta la provisión de Cartera por valor de $5.800.000 que según documentos encontrados corresponde a unos clientes que ya no existen, como Carlos Pérez y Juan Valdés.

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Se detectan igualmente en la revisión de los comprobantes de egreso, el No. 0895 préstamo a Polibio Cuastumal por $2.000.000 y No. 0899 préstamo a Juancho Pérez por $800.000. Estos préstamos no tienen ningún tipo de autorización ni

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aprobación, ni carta de solicitud, realizados el 30 de Noviembre de 2015. Estos préstamos fueron realizados a un plazo de 6 meses, sin que hasta la fecha se haya realizado ningún abono o amortización No existe un respaldo real, como soporte para los deudores.

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No se realiza estudio para nuevos deudores.

un los

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Por cada cheque anulado el tesorero repone su valor, el cual es descontado por nómina.

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En muchos recibos de caja no se identifica el deudor que cancela.

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Algunos abonos son recepcionados y contabilizados por el auxiliar contable.

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Se aplica retención en la fuente por todo monto sin tener en cuenta la base.

LOS SEPTIMOS NOCTURNO TALLER 6 No. 6 – OBLIGACIONES FINANCIERAS No . 2

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HALLAZGO

PROCEDIMIENTO

RECOMENDACION

Las diferencias de acuerdo con las verificaciones documentales y cruces contables entre la empresa y el Banco de Bogotá, corresponde a un pago no contabilizado en la empresa, por cuanto por solicitud del gerente se realizó el abono a la obligación debitando de la cuenta corriente el valor de $1.400.000, discriminado en capital $900.000 e intereses $500.000, en el mes de diciembre de 2015.

Se tomo los libros de conciliación bancaria y se realizo la conciliación respectiva para verificar si estaba bien realizada la con conciliación por parte del auxiliar contable, pero se encontró un pago no contabilizado en la empresa. El cual primera mente se verifica por qué no se realizo este procedimiento luego se toma las medidas correspondientes a esto casos.

Se recomienda que el auxiliar contable realice oportunamente los cruces contables.

La diferencia del Banco de Occidente, de acuerdo con la indagación y análisis de los movimientos, la diferencia es generada por el atraso en el pago de la cuotas de Noviembre y Diciembre de 2015, que según el banco no se han realizado, pero que según los comprobantes de egreso de la empresa se reportan los pagos en Diciembre 31 de 2015 por valor de

Se realizo una indagación y un análisis de los soportes contables como los egresos para verificar la salida de los pagos realizados por la empresa a la entidad financiera y se encontró que que el banco acreditó erradamente a otra cuenta de otro cliente.

Se recomienda pedir los extractos bancarios y verificar la información a tiempo.

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$2.800.000 y que el banco acreditó erradamente a otra cuenta de otro cliente En las certificaciones obtenidas en los Bancos se encontró que el Banco de Bogotá certifica que en el mes de Febrero de 2015, se le concedió a la empresa un crédito por $200.000.000 con carta de autorización de la Junta Directiva, para el pago de cesantías de los trabajadores correspondientes al periodo de 2014. Según Art. 36 de los Estatutos de la empresa, el Gerente está autorizado a realizar contratos u operaciones hasta por 200 SMMLV.

LOS SEPTIMOS NOCTURNO TALLER 7 No. 7 – PROVEEDORES No. 1

HALLAZGO PROCEDIMIENTO RECOMENDACION Producciones Santos Al realizar la conciliación Se recomienda a la

reporta una nota crédito por la diferencia originada en una devolución de mercancía.

con proveedores se encontró una diferencia de $500.000 los cuales corresponden a una devolución de mercancía

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Compañía de alimentos el Sol reporta una nota débito por $1.200.000 por reajuste en los precios de venta y $800.000 por intereses moratorios acumulados desde el mes de Junio de 2012 causados por el atraso en el pago de varias facturas.

Al conciliar proveedores se encontró que no se cancelaron facturas desde el año 2012 por lo cual se generaron interés moratorios. Por lo cual se indaga por qué no se realizo los respectivos pagos

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Producciones Beta registra un abono de la empresa por $1.000.000 que se realizó el 30 de diciembre que no se ha contabilizado.

Se verifico el registro de los abonos a producciones beta y se encontró que la empresa realizo un abono el cual no fue contabilizado

Se pide realizar la contabilización de los abonos realizados a los proveedores

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Se realizo verificación de Carvajal S. A. sustenta la factura No. 00897 y la diferencia en que la efectivamente queda un factura No. 00897 no saldo pendiente fue cancelada en su totalidad, quedando un saldo de $250.000 pendiente de pago.

Se debe verificar con cada soporte y realizar paródicamente la conciliación con proveedores.

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Bolsas Plásticas Ltda. reporta pendientes de pago las facturas No. 34567 por $1.600.000 y la No. 89034 por $2.600.000, pendiente de pago desde el mes

Se debe implementar sanciones correspondientes de acuerdo a los reglamentos de la empresa al no cumplir con las

Se encuentra que el almacenista no paso las facturas motivo por el cual no se cancelo a tiempo y se hizo un llamado de atención al almacenista

parte de almacén reportar las devoluciones a contabilidad para realizar los respectivos ajustes contables con proveedores. Se recomienda pagar a tiempo las facturas para no generar intereses moratorios lo cual incrementarían los precios y se obtendría menos utilidad.

de Julio, la cual presenta una firma de recibido de la mercancía por parte del Almacenista. 6

labores encomendadas.

De acuerdo con lo Se procede a llamar la Se recomienda observado en el atención al personal. realizar capacitación manejo operativo y al personal para procedimental de esta mejorar el clima área, se ha logrado laboral y poder identificar numerosos obtener buenos problemas de carácter resultados en la laboral, donde es empresa. manifiesto un mal clima laboral y falta de compañerismo y confianza entre los funcionarios que laboran en Almacén o bodega de la empresa.