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UNIVERSIDAD DE ORIENTE NUCLEO BOLIVAR UNIDAD EXPERIMENTAL PUERTO ORDAZ CONTABILIDAD ESPECIALES II

PROFESOR: CIPRIANO LOPEZ

BACHILLERES: ROXIMAR RONDON MILKA GUZMAN ELIANNY VALDEZ FRANKLYN MARTINEZ ROSALWY MARQUEZ MISAEL MUÑOZ LUZ PUGARITA JAKCELYS MARTINEZ YARLYS HAMER

CIUDAD GUAYANA, JULIO 2017

EMPRESAS DE SERVICIOS HOTELEROS

HOTELES (EVELYN) Un hotel es un agente económico que funciona las veinticuatro horas y que se dedica de modo profesional y habitual al alojamiento de personas mediante precios, teniendo la condición de establecimientos abiertos al público. Además las empresas hoteleras brindan servicios de comida, eventos sociales, de negocios, entre otros. Existe una amplia gama de hoteles y afines que se diferencian por su tamaño, los servicios que prestan, el estilo, la ubicación, atractivos especiales, pero todos en general tratan de brindar lo mejor de sus posibilidades para alcanzar buena imagen y permanencia Las empresas de servicios hoteleros es un sector receptivo y produce un notable incremento de divisas, generando un impacto positivo en el equilibrio de la balanza comercial nacional. Lo anterior tiene un efecto multiplicador en el incremento del poder adquisitivo de la población en los lugares turísticos, donde la población recibe el beneficio de forma directa. Toda actividad económica generada por el turismo trae como consecuencia un incremento en el PIB nacional.

PARTICULARIDADES DE LA CONTABILIDAD HOTELERA (EVELYN) Siendo la actividad hotelera una rama del sector “Servicios”, en la Contabilidad Hotelera se distinguen dos grandes aspectos: costos de cada servicio; e ingresos de los servicios. La característica especial en la contabilidad hotelera constituye la oportunidad con la cual deben manejarse las cuentas contables, tomando en consideración que

los servicios que presta el hotel tienen un estilo de “rapidez”, y en este lapso habrá que registrar contablemente con la oportunidad debida. El uso de los llamados diarios especializados, como los de compra, ventas, caja, bodegas, es una característica particular en los hoteles, aplicando inclusive la modalidad de columnario, porque permite correlacionar las cuentas con los departamentos respectivamente que generen costos; ventas, ingresos y salidas de caja, requisición de alimentos, bebidas, materiales, etc. Los Sistemas de contabilidad en las actividades de hotelería se ajustan a sus propias características y naturaleza, dependiendo de la organización y servicios que tengan el hotel. El soporte molecular de la contabilidad hotelera esta dado por la presicion de los costos e ingresos imputables a cada departamento, habitaciones, comedor, barrestaurante, bebidas, lavado y planchado de ropa, casino, pisicina, canchas deportivas, etc según la disponibilidad de cada hotel. El diario general absorbe el resumen de los diarios especializados y de las demás transacciones no constante en ellos, lográndose la consolidación tanto desde el diario general como desde los diarios especializados. Otras cuentas que se utilizan en los hoteles no se diferencian con otro tipo de negocios, tal es el caso de remuneraciones del personal, cuentas por pagar, prestamos, depreciaciones, amortizaciones, gastos, diferidos, etc y tienen un tratamiento de tipo general como en otras actividades.

FUENTES DE INGRESO Y SU CONTABILIZACION (VANESSA) En un hotel existen varias fuentes de ingresos, las principales son habitaciones, comedor, bar-restaurante, otra fuente complementaria lavada y planchado de ropa, casino, salas de conferencias, peluquería, etc. Según la categoría a la que pertenezca el hotel. Para contabilidad los ingresos que percibe el hotel por la prestación de servicios es necesario en primer lugar diferenciarlos por área principales, de tal manera que facilite el reconocimiento de cada servicio. El hecho de distribuir los ingresos por cada servicio principal no solo que permite la cuantificación por cada rubro sino que permite identificar la importancia de cada servicio respecto del ingreso total. Además constituye un elemento fundamental para la programación presupuestaria para cada ejercicio financiero. • La primera información que se capta en hotel a la llegada de los huéspedes es el registro de huéspedes. Se usan tarjetas que incluyen el nombre, cedula de

identidad, procedencia, destino, número de personas y firma del que asume la habitación. • El alquiler de habitaciones constituye un rubro principal de los ingresos de un hotel, es necesario mantener actualizadas las tarjetas de llegadas de clientes y anotar los días de permanencia. De tal suerte que cuando el huésped decide abandonar el hotel, esta información debe estar lista para emitir la cuenta y factura correspondiente. • En las tarjetas de habitaciones también llamadas libro de habitaciones o cargo de habitaciones ocurre que se va anotando el número de personas que han registrado su ingreso por habitación. Se abre una ficha intercambiable de tal manera que siempre se conozca las habitaciones ocupadas y las vacantes existentes cuando los huéspedes abandonan el hotel.

ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION HOTELERA (ALEXANDRA)

La funcionalidad apropiada de un hotel puede lograrse con una buena organización de áreas directivas y operativas: Gerencia, Administración, Contabilidad, Mantenimiento, Personal, Crédito y Servicios. Gerencia La Gerencia del Hotel debe asumir una persona en lo posible formada en ciencias administrativas o afines, que le permita su desenvolvimiento con alto grado de eficiencia. El Gerente del Hotel requiere de visión de conjunto en los campos técnicos, financieros y administrativos para anteponer y controlar los riesgos que se derivan de la gestión hotelera. Además, tiene a su cargo la representación legal que le faculta actuar en nombre de la Organización frente a las obligaciones tributarias, laborales, seguridad social, societarias, relaciones bancarias, con la competencia, organismos de control, y demás vinculadas con la marcha del Hotel. Especial atención de la Gerencia requiere las relacionadas con Leyes y Reglamentos del Turismo, pues en ellas constan disposiciones que brindan incentivos y normas para el desarrollo de esta importante actividad. Administración Normalmente cada organización hotelera nombra un Administrado quien tiene a su cargo la supervisión, control, y coordinación de las actividades del negocio relacionadas con el servicio de alojamiento, de comidas, bebidas, etc. El Administrador del Hotel debe ser especialista en la rama hotelera, en lo posible titulado en Administración Hotelera, ya que cada vez se requiere del grado de especialización y conocimientos, así se logra mayor eficiencia en este tipo de

actividades, además el administrador tiene a su cargo básicamente el área de cocina, bar–restaurante. Con la anticipación debida debe identificar las necesidades de provisiones de alimentos, licores, bebidas gaseosas y otros bienes afines; deberá asimismo, controlar la duración de los mismos a fin de evitar desperdicios; así como ejercer control sobre vajillas y demás menajes y utensilios. Contabilidad Como en toda empresa, la Contabilidad constituye un elemento fundamental para conocer su historia económica y financiera así como la información de los Estados Financieros fundamentalmente el Balance General, el Estado de Pérdidas y Ganancias y el Estado de Flujo de Efectivo. En el caso de hoteles, además de llevar Contabilidad consistente, confiable y oportuna, es fundamental la sistematización delos costos de los diferentes servicios que ofrece. El Jefe de Contabilidad se encarga de organizar, ejecutar, supervisar, controlar y coordinar las distintas actividades que tienen relación con el proceso contable, los libros, estados financieros, y su vinculación con los Departamentos de Pagaduría o Tesorería o Caja si existieren éstas Unidades. Mantenimiento El área de mantenimiento se encarga del cuidado de todas las maquinarias, equipos e instalaciones del hotel a fin de precautelar su óptimo funcionamiento. El mantenimiento del hotel constituye una función de vital importancia por cuanto significa un soporte indispensable para su marcha normal. Debe entenderse que cualquier falla provocada por falta de atención del personal responsable puede afectar seriamente a la imagen y calidad de los servicios. Además de un buen mantenimiento del hotel, es también muy importante disponer actualizadas las contrataciones de seguros de propiedades, equipos e instalaciones, evitando así pérdidas que incidan en la estabilidad financiera en este tipo de actividades, pues la actividad hotelera requiere de una infraestructura apropiada a la que se destina montos altos de inversión. Personal La Dirección o Jefatura de Personal o de Recursos Humanos de un hotel está encargada de la selección previa, coordinación, y mantenimiento del personal del hotel asignado a los distintos servicios del hotel: habitaciones, comedor – restaurante, pisos, información, correo, personal administrativo, etc. Un aspecto muy importante es la preparación del personal, para ello, deben motivarse cursos de actualización en materias de Recursos Humanos, Motivación, Análisis Transaccional, etc. y de ésta manera desenvolverse en mejor forma, dado que la mayor parte de este personal mantiene trato con clientes, huéspedes y público en general. Crédito

Si el hotel tiene departamento o área de crédito, éste se encarga de todas las relaciones financieras con clientes a los cuales el hotel concede facilidades de pago. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA NIX La estructura organizativa de un hotel es un plan integral del propietario de un hotel para definir las actividades y responsabilidades departamentales. Las características de estos se basan en que no existe un modelo estándar para todos los hoteles. Va a depender de su tamaño (chico, mediano o grande), capacidad económica y tipo de servicio. También puede variar en la conformación de las diferentes Áreas, de acuerdo a los Departamentos que la integran. Es necesario ya que asegura la máxima rentabilidad de cada habitación, restaurante y bar sobre una base diaria. Es decir, asegura la eficiencia del hotel, si se tiene una estructura fácil de entender. Unidades Operativas: Dependen en línea directa de la gerencia general, que tiene como misión primordial, el desarrollo de las actividades que le permiten el funcionamiento del hotel, como lo son el servicio de habitaciones a cargo de la recepción y ama de llaves, básicamente y el servicio de restaurant a cargo del departamento de alimentos y bebidas. Unidades Administrativas: Dependen de en línea directa del contralor y fungen como unidades de apoyo a los departamentos Operativos, con la finalidad de velar por el cumplimiento de las políticas y normas de la empresa, establecer los procedimientos necesarios para un buen funcionamiento de las actividades, y para el mantenimiento de un efectivo sistema de control interno. INGRESOS La comanda El control se efectúa por medio de una comanda, lista donde se escribe lo que se consume por el huésped sin precios, foliada, que deberá ser emitida en 3 tantos, la original se enviará al jefe de cocina para que se preparen los alimentos, la siguiente al cajero para que formule la cuenta cheque y la otra para el checador, quien supervisa que se preparen los alimentos formulados. Cuenta cheque. Con la copia de la comanda el cajero formulará la cuenta cheque que es una nota donde se escribe el consumo con importes y se anotará en el informe diario de ventas. El informe una vez totalizado se envía al departamento de contabilidad junto con el sobre que contiene el corte de caja o reporte de cajeros. Otros servicios.

Los servicios secundarios como lavandería, tintorería, teléfonos, etc. Deberán registrarse en notas especiales que se detallaran según su naturaleza. Estas notas se concentran en un informe diario de cada servicio.

CONTABILIZACIÓN DE LOS INGRESOS DE UN HOTEL POR ALQUILER DE HABITACIONES (CHABELA) Para contabilizar los ingresos que percibe el hotel por la prestación de servicios es necesario en primer lugar diferenciarlos por Áreas principales, de tal manera que facilite el reconocimiento de cada servicio. El hecho de distribuir los ingresos por cada servicio principal no solo que permite la cuantificación por cada rubro sino que permite identificar la importancia de cada servicio respecto del ingreso total. Además constituye un elemento fundamental para la programaci6npresupuestaria para cada ejercicio financiero. La primera información que se capta en el hotel a la llegada de los huéspedes es el “Registro de Huéspedes”. Se usan tarjetas que incluyen el nombre, cedula de identidad, procedencia, destino, número de personas y firma del que asume la habitación. El alquiler de habitaciones constituye un rubro principal de los ingresos del hotel. Para facilitar sus registros y contabilización es indispensable mantener actualizadas las tarjetas de llegadas de clientes y anotar los días de permanencia, de tal suerte que, cuando el huésped decide abandonar el hotel, esta información debe estar lista para emitir la cuenta y factura correspondiente. En las tarjetas de habitaciones llamadas también "Libro de Habitaciones" o "Cargo de Habitaciones" ocurre que se va anotando el número de personas que han registrado su ingreso por habitación. Se abre una ficha intercambiable de tal manera que siempre se conozca las habitaciones ocupadas y las vacantes existentes cuando los huéspedes abandonan el hotel.

CUENTAS TÍPICAS UTILIZADAS EN LA EMPRESA DE SERVICIO DE HOTELES (GABRIELA) Y ASIENTOS • Huéspedes, hospedaje o servicio de hospedaje, comidas, servicio de comidas, bebidas, servicio de bebidas, lavandería, servicio de lavandería y todos aquellos servicios prestados a los clientes de la empresa. Representan cuentas de activos y conforman las cuentas por cobrar son de naturaleza deudora (aumentan por él debe y disminuyen por el haber) aumentan cuando existen servicio por cobrar a cliente y disminuyen cuando los clientes cancelen la deuda.

• Suministros (bebidas, comidas y otros consumibles) son cuentas de activos y representan el inventario que tiene la empresa para hacer ofrecido a los clientes. Es una cuenta de naturaleza deudora y aumenta cuando se realizan compras de los diferentes productos o consumibles, disminuyen cuando se gastan o consumen dicho inventario. • Licencia de funcionamiento cobrada por anticipado, representa una cuenta de pasivo y aumenta cuando la empresa recibe dinero anticipado por arrendamiento de algunos de sus negocios internos. • Cuentas cobradas por anticipada, son cuentas de pasivo que se genera por algún cobro de manera anticipado a los clientes. • Ingreso por servicios (de hospedaje, comida, bebidas entre otros) es la principal cuenta de generación de ingresos para esto de empresa, aumenta por las contrataciones y pagos recibidos de los clientes. • Ingresos por concesión o arrendamiento es una cuenta de naturaleza acreedora y aumenta cuando obtenemos pagos realizados por concesión o arrendamientos de otros negocios internos dentro de la empresa. Dentro de las empresas de servicio hoteleras se ven manifestados tres tipos de negocios: el de servicio, los transformados y comercializador.