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Eje 4 Ejecución y presentación del informe de la auditoría administrativa

Estudiantes Karen Marcela López Aguirre Claudia Liliana Gámez Cadena July Lissete González Parra Alexandra Ospina Ortiz

Tutora Gloria Teresa Buitrago Rodríguez

Curso Auditoría Administrativa

Grupo 703

Fundación Universitaria del Área Andina Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras

Abril 2020

Auditoría Interna Desempeño Económico 2019 - Ecopetrol S.A.

1

Tabla De Contenido Introducción

4

Objetivos

5

Alcance

6

Justificación

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Antecedentes

8

1. Planear la investigación

10

1.1. Definir el objetivo

10

1.2. Indicar el tiempo de trabajo

10

1.3. Planear las fases y las condiciones del trabajo

10

1.4. Indicar los medios de búsqueda de información y las condiciones para obtenerla 13 2. Análisis

15

2.1. Indicar las condiciones de la empresa a auditar y su negocio.

15

2.2. Indicar los factores que intervienen en el proceso y sus funciones.

16

2.3. Indicar cuál sería la información mínima requerida.

18

2.4. Recopilación de la información.

19

2.5. Verificación de la información.

20

3. Examen de cada factor

22

a. ¿Hasta qué grado es coherente el desempeño de los factores con las funciones asignadas?

22

b. ¿Cuál es la tendencia de cada factor?

22

c.

28

¿Cuáles elementos del factor está apoyando la operación de la empresa

4. Combinar los hallazgos y diagnosticar

34

2

4.1. ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?

34

4.2. ¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado?

34

4.3. ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?

35

4.4. ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?

35

5. Presentación del diagnóstico

37

5.1. Se deben preparar los documentos para hacer la preparación del diagnóstico

37

5.2. Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan.

38

5.3. Exponer a las personas involucradas.

38

5.4. Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan.

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Resumen Ejecutivo

40

Conclusiones

41

Referencias Bibliográficas

43

3

Introducción Es necesario realizar un análisis profundo sobre la generación de valor económico el cual es el foco de la estrategia de Ecopetrol para su posicionamiento en el mercado. Siendo una entidad que adoptó un enfoque de negocios sostenible, para lo cual debe evaluarse los impactos que se integran dentro de la generación de valor para los accionistas y para los demás grupos de interés, a través de la gestión de riesgos y el aprovechamiento de oportunidades económicas, sociales y ambientales. La auditoría realizada identifica y analiza los elementos que se incluyen en la sostenibilidad económica, la rentabilidad y la generación de valor los cuales son ejes fundamentales de Ecopetrol, con el fin de validar que todos los procesos y resultados presentados se están dando dentro los parámetros definidos por la compañía y la normatividad vigente. La optimización de los recursos destinados a inversión debe estar alineada con la estrategia de protección de la caja, disciplina de capital y crecimiento rentable. Lo anterior es un factor clave para proteger la rentabilidad de los proyectos y fortalecer la capacidad de adaptación de la compañía a un entorno de precios menos favorable.

4

Objetivos Evaluar los elementos y componentes relativos al proceso financiero de Ecopetrol, con el fin de evidenciar el cumplimiento de los objetivos planteados y

si los recursos de la

organización se han utilizado con transparencia, eficacia, eficiencia e integridad.

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Alcance La auditoría administrativa interna aplica a todas las áreas de producción, operativas y administrativas y financieras de ECOPETROL, así como a todos sus accionistas, proveedores, clientes y visitantes. Tiene por objeto investigar, revisar y evaluar a la administración de la empresa ya sea en forma total o por áreas específicas: -

Naturaleza jurídica

-

Criterios de funcionamiento

-

Enfoque estratégico

-

Proceso administrativo

-

Ámbito de operación

-

Tamaño de la empresa

-

Desarrollo tecnológico

-

Nivel de desempeño

-

Trato a clientes (internos y externos)

-

Entorno

-

Productos y/o servicios

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Justificación En la investigación realizada se estudia e identifica las responsabilidades corporativas de Ecopetrol como compañía, que los accionistas e inversionistas cuentan con mecanismos específicos para hacerle seguimiento a las actividades de la Revisoría Fiscal y la Dirección de Auditoría Interna ya que cuentan con un programa de Buen Gobierno dirigidos a realizar controles tanto internos como externos a la organización.

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Antecedentes Ecopetrol S.A. es la empresa más grande del país y la principal compañía petrolera en Colombia. Por su tamaño, Ecopetrol S.A. pertenece al grupo de las 39 petroleras más grandes del mundo y es una de las cinco principales de Latinoamérica. Tienen la participación mayoritaria de la infraestructura de transporte y refinación del país, poseen el mayor conocimiento geológico de las diferentes cuencas, con una respetada política de buena vecindad entre las comunidades donde se realizan actividades de exploración y producción de hidrocarburos, son reconocidos por la gestión ambiental y, tanto en el upstream como en el downstream. Cuentan con campos de extracción de hidrocarburos en el centro, el sur, el oriente y el norte de Colombia, dos refinerías, puertos para exportación e importación de combustibles y crudos en ambas costas y una red de transporte de 8.500 kilómetros de oleoductos y poliductos a lo largo de toda la geografía nacional, que intercomunican los sistemas de producción con los grandes centros de consumo y los terminales marítimos. El comité de Auditoría Interna de Ecopetrol S.A. establece el número y las actividades requeridas para presentar las temáticas a la dirección de la auditoría interna y que ellos consideren las actividades que sean de interés. Actividades derivadas de los planes de mejoramiento presentados a Ecopetrol producto de las auditorías efectuadas por la Contraloría General de la República, la Dirección de Auditoría Interna y la Revisoría Fiscal. 1. Plan general de auditoría Ecopetrol – PGA 2. Planeación 3. Ejecución 4. Cierre 5. Monitoreo y seguimiento 6. Aseguramiento de la calidad 8

Metodología La Dirección de Auditoría Interna de Ecopetrol, en cumplimiento de sus funciones, estructura anualmente el Plan General de Auditoría acorde con los lineamientos estratégicos de la empresa, se fundamenta en cinco etapas: 1. Priorización desde la evaluación de riesgos 2. Priorización de procesos desde MEGAS de Ecopetrol 3. Procesos no auditados en los últimos 3 años 4. Procesos con excepciones significativas

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Desarrollo del Trabajo 1. Planear la investigación 1.1. Definir el objetivo La generación de valor económico es el foco de la estrategia, la adopción de un enfoque de negocios sostenible se soporta en la generación de sostenibilidad, rentabilidad y la generación de valor como ejes fundamentales para el crecimiento y desarrollo, a través de la gestión de riesgos y el aprovechamiento de oportunidades económicas, sociales y ambientales. 1.2. Indicar el tiempo de trabajo El tiempo definido para la ejecución de la evaluación es de seis (6) meses, para lo cual se tendrán varias fases de ejecución y un periodo para cada una de estas. Sin embargo se tiene un tiempo adicional de dos (2) meses los cuales serán para prorrogar el tiempo si se presentan algún inconveniente en el proceso, o si se necesita profundizar en algún hallazgo. 1.3. Planear las fases y las condiciones del trabajo La auditoría realizada sobre el desempeño económico será dividida en tres (3) componentes principales los cuales a su vez estarán distribuidos en subcomponentes los cuales serán evaluados detalladamente, para cada uno de los elementos a analizar se definirá la siguiente matriz con las respectivas ponderaciones:

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Fuente: Autor Así mismo para la ejecución de auditoría se tendrán 4 etapas generales: a. Planificación y evaluación de riesgos en la Auditoría Cuando: Antes de la fecha sobre la que se va a emitir el dictamen y gestión de resultados. Objetivos: · Se profundizará para entender el negocio de la empresa y el entorno en que opera. · Industria en cuestión, normativas y otros factores externos, incluyendo el marco de información financiera aplicable.

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· La naturaleza de la entidad. · Criterios contables aplicados por la entidad. · Análisis de los riesgos que pueden dar lugar a errores significativos en los estados financieros. · La medición y revisión de los resultados financieros anteriores e intermedios de la entidad. · Determinar los riesgos de auditoría más importantes. b. Evaluación de los controles internos en la Auditoría Cuando: Posterior a la fecha sobre la que se va a emitir el dictamen y gestión de resultados. Objetivo: Evaluar la efectividad operativa de los controles internos de la organización (Por ejemplo, autorización de transacciones, conciliaciones de cuentas, separación de funciones). c. Procedimientos sustantivos Cuando: Posterior a la fecha sobre la que se va a emitir el dictamen y gestión de resultados. Objetivo: Recoger las evidencias de auditoría que sustenten que las cifras recogidas en los estados financieros son confiables y de conformidad con las normas y la legislación. d. Finalización de la Auditoría Cuándo: Posterior a la fecha sobre la que se va a emitir el dictamen y gestión de resultados. Propósito: ·

Hacer el informe en donde se detallarán todos los hallazgos identificados en la evaluación de la auditoría ejecutada.

·

Evaluar y revisar las evidencias de auditoría obtenidas, que permitan tener constancia suficiente y apropiada de las conclusiones alcanzadas.

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·

Considerar el tipo de opinión de auditoría que van a notificar. Con opinión con o sin salvedades a la información financiera de la empresa, o en un caso extremo justificar la no emisión de opinión.

1.4. Indicar los medios de búsqueda de información y las condiciones para obtenerla Estados Financieros Los estados financieros de Ecopetrol incluyen: El estado de situación financiera, el estado de ganancias y pérdidas, el estado de otros resultados integrales el estado de cambios en el patrimonio el estado de flujos de efectivo, y las notas a los estados financieros. Para propósitos locales, los Estados Financieros Separados y Consolidados se acompañan de una certificación del Presidente y del Contador de la Sociedad, en cumplimiento del artículo 46 de la Ley 964 de 2005. Para propósitos de reporte ante la U.S. Securities and Exchange Commission, (la “SEC”), los estados financieros son traducidos al idioma inglés y ajustados para dar cumplimiento a las NIIF completas. ECOPETROL tiene la obligación de transmitir la forma 20F, la cual incluye sus estados financieros consolidados, desde el año 2007, fecha en la cual se listó en la Bolsa de Valores de Nueva York. Hasta el 31 de diciembre de 2014, estos Estados Financieros Consolidados, fueron preparados bajo normatividad U.S.GAAP; a partir del 31 de diciembre de 2015 son elaborados de conformidad con las NIIF. Información relevante y actualización básica para emisores En cumplimiento de las normas que regulan el Mercado Público de Valores donde circulan sus acciones y demás títulos valores, Ecopetrol pública la información relevante o material exigida por dichas normas.

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Ecopetrol como emisor privado extranjero, debe cumplir con las siguientes obligaciones de reporte ante la SEC: a. Reporte anual: Los emisores privados extranjeros deben presentar el Formulario 20F, el cual contiene en una de sus secciones los Estados Financieros Consolidados, dentro de los cuatro meses posteriores al final del año fiscal. b. Otros reportes: Los emisores privados extranjeros deben cumplir con sus otras obligaciones de presentación de informes conforme la “Exchange Act” mediante la presentación de un Formulario 6-K. Los informes trimestrales no son obligatorios. Los emisores privados extranjeros deben divulgar en el Formulario 6-K la información material cuando (i) realicen cambios en relación con su domicilio, constitución u organización, (ii) requieran reportar ante una bolsa de valores en la que se negocian sus títulos, o (iii) distribuyan o estén obligados a distribuir a sus titulares de valores. El formulario 6-K se debe presentar inmediatamente después de que la información material se haga pública. Control y participaciones Ecopetrol S.A. revela en sus estados financieros las situaciones de control que tenga sobre otras sociedades y las diferentes inversiones que posea, detallando su participación directa e indirecta, al igual que los cambios en situaciones de control y su composición accionaria. Sistemas de compensación de los administradores Ecopetrol S.A. revela a los accionistas y al mercado, los sistemas de compensación establecidos por la Junta Directiva para el caso de los trabajadores de primer nivel, y los establecidos por la Asamblea General de Accionistas en relación con los miembros de la Junta Directiva, a través de su página web www.ecopetrol.com.co.

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2. Análisis 2.1. Indicar las condiciones de la empresa a auditar y su negocio. Ecopetrol S.A. es la empresa más grande del país y la principal compañía petrolera en Colombia. Por su tamaño, Ecopetrol S.A. pertenece al grupo de las 39 petroleras más grandes del mundo y es una de las cinco principales de Latinoamérica. Tienen la participación mayoritaria de la infraestructura de transporte y refinación del país, poseen el mayor conocimiento geológico de las diferentes cuencas, con una respetada política de buena vecindad entre las comunidades donde se realizan actividades de exploración y producción de hidrocarburos, son reconocidos por la gestión ambiental y, tanto en el upstream como en el downstream. Cuentan con campos de extracción de hidrocarburos en el centro, el sur, el oriente y el norte de Colombia, dos refinerías, puertos para exportación e importación de combustibles y crudos en ambas costas y una red de transporte de 8.500 kilómetros de oleoductos y poliductos a lo largo de toda la geografía nacional, que intercomunican los sistemas de producción con los grandes centros de consumo y los terminales marítimos. Se realiza con el fin de evaluar el cumplimiento de los estándares definidos para Ecopetrol en materia contable, asegurando que los activos, pasivos y patrimonio de la compañía se manejen y administren en debida forma y que, con un detalle razonable, refleja de manera precisa y correcta las transacciones y disposiciones de los activos de la Sociedad. Ecopetrol está inmersa en una industria muy dinámica y de alta incertidumbre, por lo cual debe gestionar integralmente mediante un control interno para aprovechar las oportunidades que se presenten y mitigar efectos adversos a los intereses del estado y la sociedad.

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Ecopetrol debe estar comprometida con establecer y mantener un Sistema de Control, entendido como el proceso efectuado por todas las personas de la organización, supervisado por la Junta Directiva, la Alta Dirección y los entes de control, para proporcionar una seguridad razonable de las actividades necesarias para el logro de las metas. Estructura Organizacional (Proceso de Negocios de ECOPETROL S.A.) Con la expedición del decreto la empresa adoptó un nuevo modelo operacional dado que quedó organizada como una compañía petrolera integrada verticalmente con cinco niveles de procesos de negocio: 1. Exploración 2. Producción 3. Refinación y Petroquímica 4. Transporte 5. Suministro y Mercadeo.

2.2. Indicar los factores que intervienen en el proceso y sus funciones. Desde la panorámica interna se destacan los problemas de acuerdo con las siguientes dimensiones: Procesos ● Atomización, duplicidad y múltiples prácticas. ● No existe un solo dueño en el proceso. ● Ausencia de reglas de juego. ● Altos costos de operación.

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Estructura ● No está ajustada como una empresa integrada. ● Ausencia de modelo de Gobierno. ● Indefinición de esquema de operación, límites de actuación y mecanismos de integración. ● Ausencia de medidas de desempeño y control de gestión. Gente y cultura ● Tendencia a evadir riesgos y responsabilidades. ● Falta orientación a resultados y sentido de pertenencia. ● Debilidad en liderazgo, trabajo en equipo y procesos de comunicación. Tecnología ● Múltiples tecnologías fuera de estándares, subutilizadas y con alto costo de soporte. ● Sistemas de información desintegrados, no compatibles ni escalables. ● Falta información confiable y oportuna. Desde la panorámica externa se destacan los problemas de acuerdo con las siguientes dimensiones: Reservas ● Porque, a diferencia de otros países como Argentina, México y Venezuela, en Colombia las reservas petroleras escasean. Entorno Industrial ● Por las características de las exigencias ambientales y de Higiene, Seguridad,

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● Ecología y Calidad - HSEQ. ● Porque se requiere optimizar los procesos operativos al interior de las refinerías. ● Porque se debe ser competitivos en la industria. Situación País ● Porque se requiere más inversión social ● Porque ECOPETROL debe precisar su rol comercial, más que estatal. Imagen externa ● Porque los clientes se quejan del servicio. ● Porque los proveedores se quejan de los procesos. ● Porque en la opinión pública hay un concepto negativo de la empresa.

2.3. Indicar cuál sería la información mínima requerida Definir el alcance y objetivos: Es decir una declaración precisa acerca de lo que la auditoría se propone Conseguir y/o a la pregunta que responderá. Lo anterior debe corresponder según sean el tipo y la naturaleza del área o unidad que será evaluada. ● Elaborar del plan, de auditoría: Se deben fijar las fechas y lugares en donde se realizará la auditoría objetivos y alcance de la auditoría, normativa de referencia y vigente los miembros del equipo auditor, medios y recursos necesarios para la ejecución, horario de la auditoría e identificar las personas responsables de cada área. ● Notificación al auditado: se debe comunicar el plan, resolver necesidades especiales y confirmar a los asistentes que acudirán reuniones de apertura y cierre.

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● Desarrollar listas de verificación: esta etapa permite obtener los últimos datos importantes para la ejecución de la auditoría, como, por ejemplo, ¿qué quiero mirar?, ¿qué estoy buscando?, ¿Con quién debo hablar?, ¿qué deseo preguntarle? 2.4. Recopilación de la información. Actividades que comprende el examen detallado de las áreas críticas o débiles. En este momento se pone en marcha la ejecución del programa de trabajo, así como, el planteamiento del objetivo, alcance y personal que se emplea. Se pueden mencionar las siguientes actividades: a. Aplicación de técnicas de investigación. b. Entrevista con los responsables, con objeto de indicarles el seguimiento a la atención de las áreas de problemática relevante. c. Captación de documentación necesaria. d. Revisión, complementación y depuración de la información captada. e. Revisión detenida de la información recopilada en las fases anteriores que tenga relación con el área crítica seleccionada. f. Captación de opiniones y sugerencias. g. Jerarquización de observaciones. h. Clasificación de los posibles criterios de medición que podrán utilizarse (Leyes, decretos, resoluciones, normas, políticas, objetivos y metas establecidas, estándares de desempeño, indicadores de rendimiento). i. Identificación y desarrollo de las características de los posibles hallazgos de auditoría. j. Planteamiento de las recomendaciones. k. Discusión de las observaciones.

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2.5. Verificación de la información. Su objetivo consiste en encontrar los elementos necesarios y precisos para que el auditor se pueda formar un juicio sobre los problemas referentes al caso que se atiende. El propósito fundamental, es conocer la problemática que existe de fondo, sin tener información vaga que dificulte el análisis. Dentro de las técnicas que son más empleadas se tienen: Verificación ocular: ● Comparación: Es observar la similitud o diferencia existente entre dos o más elementos. ● Observación: Es el examen ocular para cerciorarse como se ejecutan las operaciones. Verificación Escrita ● Analizar: Consiste en la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso, con el fin de establecer su naturaleza, su relación y conformidad con los criterios normativos y técnicos existentes. ● Confirmación: Es la técnica que permite comprobar la autenticidad de los registros y documentos analizados, a través de información directa y por escrito, otorgada por funcionarios que participan o realizan las operaciones sujetas a examen. ● Tabulación: Es la técnica de auditoría que consiste en agrupar los resultados obtenidos en áreas, segmentos o elementos examinados, de manera que se facilite la elaboración de conclusiones. ● Conciliación: Implica hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados e independientes.

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Verificación Documental ● Comprobación: Se aplica en el curso de un examen, con el objeto de verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones efectuadas por una empresa, mediante la verificación de los documentos que las justifiquen. ● Computación: Se utiliza para verificar la exactitud y corrección aritmética de una operación o resultado. ● Rastreo: Es utilizada para dar seguimiento y controlar una operación de manera progresiva, de un punto a otro de un proceso interno determinado o, de un proceso a otro realizado por una unidad operativa dada. Verificación física Inspección: Es el examen físico y ocular de activos, obras, documentos y valores, con el objeto de establecer su existencia y autenticidad. Se pueden registrar los siguientes tipos de evidencias: ● Evidencia Física ● Evidencia Testimonial ● Evidencia Documental ● Evidencia Analítica Verificación Oral ● Indagación: Es el acto de obtener información verbal sobre un asunto mediante averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios de la empresa. ● Entrevistas: Pueden ser efectuadas al personal de la empresa auditada o personas beneficiarias de los programas o proyectos. ● Encuestas: Pueden ser útiles para recopilar información de un gran universo de datos o grupos de personas.

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3. Examen de cada factor a. ¿Hasta qué grado es coherente el desempeño de los factores con las funciones asignadas? La empresa Ecopetrol ha diseñado un programa denominado “Código del buen gobierno” enmarcado en principios de transparencia, gobernabilidad y control de gestión empresarial, se encarga de garantizar que las funciones asignadas se desarrollen en línea con, en este se encuentra la descripción de cada función asignada a cada perfil de cargo tomando en cuenta: ·

Responsabilidad social empresarial

·

Establecimiento de compromisos con grupos de interés

·

Sistema de gestión empresarial de Responsabilidad Social

·

Transparencia, fluidez e integridad de la comunicación y la información

·

Comunicación de información financiera como estándares de contabilidad, estados financieros, información relevante

·

Control y participación

·

Sistema de compensación

·

Controles externos

·

Controles internos

b. ¿Cuál es la tendencia de cada factor? A la hora de desarrollar un análisis de tendencias es importante tener claro cuáles son sus objetivos, además que estos estudios tienen unas bases predefinidas que se personalizaran dependiendo del enfoque se le quiera dar al análisis.

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Análisis Factorial Ecopetrol

Factor

Indicadores

Medio

Desarrollo Tecnológico

Ambiente

Aplicación

Ecopetrol va a la vanguardia en el desarrollo técnico y científico en todos sus procesos

Desarrollo Económico

Contiene la información económica de la empresa

Tendencias Económicas

Ecopetrol cuenta con las tendencias del

Externas

mercado externo, debido a la actividad económica, este indicador está basado en los movimientos internacionales de diferentes partes del mundo

Política y

Dirección de la Empresa

Liquidez / Productividad

Dirección Liquidez = Capital de trabajo / Activo Circulante Productividad = Utilidad Neta % / Activo Total

Velocidad del Trabajo

Ventas Netas / Activo Circulante

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Productos y

Competencia

Procesos

Se toma en cuenta los aditamentos, volúmenes de ventas, aceptación, cambios de los productos, procesos o servicios competitivos para determinar la participación en el mercado

Rentabilidad del Producto

Se realiza mediante el análisis marginal con el cual se obtiene la rentabilidad del producto y con esta, la utilidad neta de la empresa.

Control de Calidad

Se analiza mediante variables o atributos medibles para cumplir determinadas características

Indicador de rechazos

Se tiene en cuenta el motivo que producen las devoluciones

Independencia Financiera

I = Capital Contable en % / Activo Total

Financiamiento

Indicador de Capital de Trabajo I = Capital de Trabajo % / Activo Circulante

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Indicador de Cartera

Se toma en cuenta las cuentas no cobradas por antigüedad de saldos vencidos, así como el # de clientes con cartera vencida

Indicador de Cobranzas

Eficiencia del departamento de cobranza y se calcula con él % de cartera recuperada vs la facturación

Indicador del Punto de

I = Pe / Ventas Totales

Equilibrio Pe = Gastos fijos / Margen en %

Grado de Autofinanciamiento

I = Reservas de Capital / Capital Social

Dependencia Bancaria

I = Créditos Bancarios / Activo Total

Movilidad del Activo

I = Activo Circulante / Activo Total

Circulante

Medios de Producción

Productividad de los Medios de Productividad = Producción (unidades / Producción

Mantenimiento

Hora máquina

Indica el costo del mantenimiento por cada peso gastado en la producción en un periodo determinado.

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I = Costo de mantenimiento / Costo Producción

Estado del Activo Fijo

Cantidad gastada en mantenimiento y reparación por cada peso en activo fijo I = Costo de reparación y mtto. / Activo fijo

Intensidad de la Inversión

Grado de Mecanización

I = Activo fijo / Activo total

I = Maquinaria y equipo fijo / Activo total

Fuerza de

Indicadores de horas - hombre

trabajo

trabajadas

Salario medio

Da a conocer los cambios en la fuerza de trabajo ocupadas

I = Salario pagado /Horas - hombre trabajadas

Índice de productividad

I = Producción vs Insumo I = Producción / hora - hombre trabajadas

Ausentismo

I = Horas - hombre ausente / Horas -

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hombre trabajadas

Índice de frecuencia de

I = # de accidentes con incapacidad *

Accidentes

1000000/hora hombre trabajadas

Rotación de mano de obra

I = # de trabajadores separados / # promedio

Ventas por trabajador

Suministros

I = Ventas totales / # de trabajadores

Movilidad de Inventarios

I = Inventarios / Capital contable

Importancia de los suministros

I = Costo mataría prima / costo d fabricación

Rotación de materiales

I = Materia prima empleada mes / Inv. Materia prima mes

Entrega de suministros

I = Días de entrega de proveedores / Días de producción

Actividad

Utilización de la capacidad

Productora

productora

Capacidad instalada en la empresa

Producción en intervalo de

I = tiempo real de trabajo / tiempo

tiempo

I = Cantidad física del artículo /

óptimo de trabajo

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Utilización de los materiales

I = Desechos desperdicios / Materia Prima

Mercadeo

Tendencia

Se calcula matemáticamente dependiendo del comportamiento

Rentabilidad de las ventas

I = 1- (gastos fijo / ventas - gastos variables)

Influencia de la distribución

I = gastos de venta distribución / costo de lo vendido

Influencia de la ubicación

I = Gasto de acarreo / costo de lo vendido

Influencia de la propaganda

I = Gasto de propaganda / ventas netas

Proporción de devoluciones

I = Valor de devoluciones / Ventas netas

Contabilidad y estadística

Acumular información en forma estadística de los periodos anteriores para presentar una tendencia

c. ¿Cuáles elementos del factor está apoyando la operación de la empresa En el desarrollo de la operación todos los factores son importantes y tiene incidencia directa.

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Análisis Factorial por área de operación

Factor

Área de la empresa con impacto

Medio Ambiente

Operaciones

Mantenimiento

Infraestructura

Política y Dirección

Dirección de la Empresa

Todos los cargos administrativos

Productos y Procesos

Operaciones

Mercadotecnia

Producción

Ventas

Control interno

Financiamiento

Dirección de la Empresa

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Cartera

Contabilidad

Tesorería

Medios de Producción

Producción

Operaciones

Gestión Humana

Intensidad de la Inversión

Mantenimiento

Fuerza de trabajo

Gestión Humana

Producción

Operaciones

Salud y Seguridad en el Trabajo

Entrenamiento

30

Control interno

Suministros

Pagaduría

Producción

Operaciones

Almacén

Contabilidad

Actividad Productora

Mantenimiento

Producción

Operaciones

Mercadeo

Operaciones

Marketing

Ventas

Transporte

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Gestión Humana

Contabilidad y estadística

Contabilidad

Tesorería

Ventas

Marketing

Producción

d. ¿Qué objetivos se pretendía lograr en cada tema del factor? 1. Medio Ambiente Mantener a la empresa oportunamente informada sobre los cambios que ocurren en el exterior para su debida orientación 2. Política y Dirección Fijar a la empresa objetivos razonables y proveerla de los medios necesarios para alcanzarlos de manera económica 3. Productos y Procesos Seleccionar para su producción artículos que así como prestan servicio a los consumidores, rindan beneficios a la empresa y determinar los procesos adecuados de producción

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4. Financiamiento Proveer los recursos monetarios para efectuar las inversiones necesarias así como para desarrollar las operaciones apropiadas de la empresa 5. Medios de Producción Dotar a la empresa de terrenos, edificios, maquinarias y equipo que le permitan efectuar eficientemente sus operaciones. 6. Fuerza de Trabajo Seleccionar, capacitar y organizar al personal idóneo, tratando de alcanzar la óptima productividad en sus labores. 7. Suministros Suministrar a la empresa una corriente continua de materiales y servicios de calidad a precios convenientes 8. Actividad Productiva Organizar y efectuar las acciones de producción de una forma eficiente y económica 9. Mercadeo Adoptar las medidas que garanticen el flujo continuo de los productos al mercado y que proporciones el óptimo beneficio tanto a la empresa como a los consumidores 10. Contabilidad y estadística Establecer y tener en funcionamiento un área para recopilación de datos, particularmente financieros y de costos, con el fin de mantener informada a la empresa de los aspectos económicos y de su operación.

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4. Combinar los hallazgos y diagnosticar 4.1. ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos? Ecopetrol S.A, trabaja mediante la planeación de la estrategia 2020+, trabajo que es referente de los trabajos realizados en los años 2017 y 2018. El plan de negocio da continuidad a los tres pilares con los que Ecopetrol trabaja para el logro de los objetivos: a.

Crecimiento de reservas y producción.

b.

Estricta disciplina del capital.

c.

Protección de la caja (flujo de caja) y eficiencia en costos.

El plan envuelve todos los requerimientos de los negocios y las áreas transversales para que entre todos se consolide la estrategia a largo plazo de Ecopetrol, basada en capacidades petroleras y financieras, excelencia en producción, diversificación de portafolio y sinergias en la cadena de valor. 4.2. ¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado? Ecopetrol ejecuta una metodología de liderazgo colectivo, con un propósito superior de la razón de ser de la organización; “Somos energía que transforma a Colombia”. El propósito de Ecopetrol incluye la participación de la empresa y todos los colaboradores de forma comprometida con el Decálogo que se maneja por la empresa;

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Fuente: Reporte integrado de gestión sostenible 2018 4.3. ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad? Ecopetrol mide a través de indicadores el progreso frente a los objetivos que se hayan establecido. Los factores encontrados que no permiten alcanzar las metas son: -

Cumplimiento del plan de gestión de accionistas e inversionistas.

-

Alcanzar niveles de excelencia en la atención a los clientes.

-

Asegurar prácticas éticas y transparentes en la cadena de abastecimiento.

-

Cobertura de la evaluación de desempeño de los proveedores.

¿A qué factores debemos poner mayor atención? Se debe poner mayor atención por parte de Ecopetrol a la supervisión de los mecanismos de comunicación y a la completa rendición de cuentas de las actividades, que puede ocasionar una cadena de incumplimientos y fallas respecto al logro de los objetivos establecidos. 4.4. ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no? Los objetivos planteados que Ecopetrol puede alcanzar son: - Brindar la información de la compañía para que los accionistas e inversionistas puedan tomar decisiones de inversión informadas. - Promover relaciones respetuosas, éticas y transparentes con los socios.

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- Fortalecer las relaciones con los socios a través del cumplimiento oportuno de acuerdos establecidos. - Contribuir a la calidad de vida y bienestar de los empleados, pensionados y sus beneficiarios. - Proporcionar beneficios y servicios de talento humano con calidad, oportunidad y con una adecuada atención. - Asegurar proveedores sostenibles en términos de productividad, competitividad, cultura y gestión empresarial. - Lograr que las comunidades perciban y valoren los beneficios sociales y ambientales de la presencia que genera Ecopetrol. - Promover la transparencia en el sector de hidrocarburos y asegurar la rendición de cuentas a las autoridades competentes. - Promover el respeto de los derechos humanos en todas las actividades y operaciones. Bajo estas condiciones, Ecopetrol realiza una consulta de los objetivos que hacen falta por cumplir, con el fin de identificar las oportunidades mejora y cumplimiento con la interacción de cada grupo, estos son:

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Fuente: Reporte integrado de gestión sostenible 2018

5. Presentación del diagnóstico 5.1. Se deben preparar los documentos para hacer la preparación del diagnóstico El proceso de verificación incluirá: •Revisión de la calidad y confiabilidad de información seleccionada. •Entrevistas con funcionarios de Ecopetrol encargados de la gestión de asuntos materiales. •Revisión de documentos internos.

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•Asistencia en calidad de observador a una instancia de relacionamiento con grupos de interés. Donde los controles internos son fuertes, se apoyará más en procedimientos analíticos: Comparación de sistemas de información financiera, y con información no financiera, para validar si los números tienen sentido y que los movimientos inesperados se pueden explicar; donde los controles internos son débiles, se realizará énfasis en las pruebas sustantivas de detalle: Selección de una muestra de los saldos de grandes cuentas, y pruebas concretas, por ejemplo, facturas, estados de cuenta bancarios. El valor económico generado y distribuido por Ecopetrol se representa en métricas financieras (ingresos, costos, utilidades, EBITDA), métricas volumétricas (producción, exportaciones, reservas) y métricas de valor, como: contratación, inversión social, salarios y beneficios, entre otras. 5.2. Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan 5.3. Exponer a las personas involucradas Un equipo conformado por profesionales que asuman la responsabilidad de la organización y planeación

de

auditorías.

Los

auditores

preferiblemente

deben

ser

especialistas

experimentados en áreas funcionales interdisciplinarias de tal forma que se complementen unos a los otros. Los criterios en el proceso de selección generalmente incluirían, pero no serían limitados los siguientes: ·

Personal Especialista y técnicos en los diferentes cargos.

·

Profesional a todos los niveles.

·

Competencia técnica en áreas especializadas. 38

·

Mente analítica, clara y dispuesta.

·

Habilidad para escribir.

·

Madurez y adaptabilidad.

·

Experiencia del supervisor de línea y staff.

·

Ninguna involucración del proyecto.

·

Objetividad creciente.

·

Entusiasmo y apoyo de la asignación de auditoría.

La asignación de los auditores individuales en áreas específicas generalmente se hace de acuerdo al antecedente y experiencia del auditor. En un proyecto a gran escala puede ser necesario tener más de un auditor por área siempre que sea posible esto es deseable, ya que los talentos combinados de dos pueden ser necesarios. 5.4. Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan. ● Seguimiento y control corporativo a los proyectos tecnológicos y de capital o inversiones que se adelantan en la organización con el fin de asegurar los beneficios esperados en éstos. ● Brindar asesoría a las unidades de negocio en metodologías de apoyo en la conceptualización y gestión de los proyectos. ● Facilitar a la organización la adopción de las mejores prácticas para la formulación, ejecución y control de los proyectos. ● Definir, homogeneizar e implantar criterios, metodologías, herramientas de soporte y mecanismos de priorización, gerencia, monitoreo, reporte de avance, aseguramiento de calidad y medición del desempeño de los proyectos. ● Realizar el seguimiento, evaluación y control de los proyectos, programas y actividades a cargo de la dependencia.

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Resumen Ejecutivo En el presente trabajo se estudia a Ecopetrol desde la auditoria administrativa, siendo la auditoría es un proceso sistemático que tiene por objeto recopilar información primordial para las organizaciones, posteriormente se examina dicha información y se evalúa el estado actual de las mismas, este estado se evidencia a través de la emisión de un juicio por parte de auditores asignados para tal fin. Por lo anterior se considera la auditoría como una disciplina que proporciona los mecanismos esenciales para la valoración de una organización, esto es, a través de controles y técnicas que permiten identificar mitigar o eliminar riesgos. Adicionalmente dicha disciplina proporciona las mejores prácticas a implementar en las organizaciones con el fin de estimar la confiabilidad e integridad de la información analizando desde la panorámica de la organización, recolectando conceptos de varias dependencias e información proporcionada por la entidad y diferentes fuentes. La auditoría deberá estar alineada con los ejes estratégicos de la compañía, por ende siempre se debe velar por el cumplimiento de la sostenibilidad económica y empresarial, se determinan diferentes áreas de acción y de evaluación, que incluyen las reservas, los grupos de interés como lo son accionistas, directivos, empleados, entre otros y los balances financieros. Cada uno de estos elementos cumple una función estratégica en la compañía, logrando la rentabilidad y posicionamiento de la compañía, mediante el cumplimiento de las metas propuestas. El comité de Auditoría de Ecopetrol S.A. establece el número y las actividades requeridas para presentar las temáticas a la dirección de la auditoría interna y que ellos consideren las actividades que sean de interés. Las actividades son derivadas de los planes de mejoramiento presentados a Ecopetrol producto de las auditorías efectuadas por la Contraloría General de la

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República, la Dirección de Auditoría Interna y la Revisoría Fiscal, que identificó que dentro de las responsabilidades corporativas, los accionistas e inversionistas cuentan con mecanismos específicos para hacerle seguimiento a las actividades de la Revisoría Fiscal y la Dirección de Auditoría Interna ya que cuentan con un programa de Buen Gobierno dirigidos a realizar controles tanto internos como externos a la organización. Para Ecopetrol la auditoría es de vital importancia en el desarrollo de sus actividades dado que permite evidenciar desviaciones en las operaciones, es por esto que el cierre de los hallazgos se visualiza con la herramienta para implementar las acciones preventivas y correctivas con miras en garantizar la normalidad laboral y mitigar cualquier posible afectación en la operación.

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Conclusiones La Auditoría Administrativa es una técnica de control preventivo que determina si los procesos de la organización, se están cumpliendo de acuerdo con los objetivos definidos pues mediante su aplicación se revisan objetivos, políticas, programas de trabajo, estructura orgánica, controles operativos, sistemas y procedimientos, utilización de recursos y aprovechamiento del personal El proceso de la Auditoría Administrativa permite apreciar a la organización en su conjunto, partiendo de un análisis sistemático, riguroso, objetivo e integral de sus funciones administrativas, para poder determinar los ajustes o reformas que deben hacerse dentro de su contexto estructural. Todo ello, con fin de conocer si los procedimientos y recursos se han utilizado con transparencia, eficacia, eficiencia e integridad.

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