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• Nathaly Paiva Gonzáles

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“Año de la Promoción de la Industria Responsable y del Compromiso Climático” UNIVERSIDAD NACIONAL DE TUMBES ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN

“COMUNICACIÓN EMPRESARIAL” ASIGNATURA: ADMINISTRACIÒN GENERAL II DOCENTE: LIC. JHONY A. GONZALES PALOMINO. CICLO: II INTEGRANTES:



ARCA ALBARRACIN, DAKINSHON



MÉNDEZ MÉNDEZ, DIEGO



RAMIREZ MALCA, PAUL



SILVA ESPINOZA, BRIAN

TUMBES

2014

I. MARCO TEÓRICO. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL.

COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

A. DEFINICION. Cuando hablamos de la Comunicación Empresarial nos estamos refiriendo, en muchos casos, a un campo que no ha sido bien delimitado, con un grado alto de intrusismo

profesional,

con

una

metodología no demasiado clara. La empresa dedicada a la Comunicación Empresarial debe, en mi opinión, ser una entidad formada por profesionales de

la

Información

dedicados

a

suministrar información y crear estados de

opinión

sobre

las

empresas,

personas o Instituciones que solicitan sus servicios. En un mundo en el que la información cada vez es más abundante, donde los medios se diversifican y surge con fuerza la información accesible vía Internet, el periodista dedicado al campo de la Comunicación Empresarial, debe ser un especialista en Conocimiento. La comunicación empresarial es el conjunto total de mensajes, que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre esta y su medio. Es decir, dichos mensajes se intercambian entre los miembros de la organización y su medio; estos mensajes se pueden transmitir en diferentes niveles y de diversas maneras. La comunicación empresarial contiene una gran cantidad de elementos, internos como externos, que ayudan a la proyección de una imagen corporativa eficiente. La comunicación empresarial es el conjunto de mensajes que una organización proyecta aun público determinado a fin de dar a conocer su misión y visión, y establecer una empatía entre la organización y el público determinado. Esta comunicación debe ser dinámica, planificada y concreta, lo que la convertirá en una herramienta de dirección y orientación sinérgica, basada en una retro comunicación constante. Comunicación empresarial o corporativa es la comunicación que proviene de una empresa, ONG, organización o instituto y se dirige a sus distintos públicos-meta. Éstos pueden ser internos –empleados, accionistas, etc.- o externos (clientes, medios de comunicación, gobiernos, agrupaciones empresariales, universidades, público en general, etc.)

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COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

La comunicación empresarial tiene que ver con la gestión de las percepciones, una eficaz y oportuna difusión de la información, una imagen corporativa positiva y una relación

positiva

con

todos

las

partes interesadas. Comunicación

empresarial,

por

tanto, sirve de vínculo entre una organización y sus públicos. Las organizaciones pueden comunicar a su público-meta a través de las relaciones públicas y la publicidad, mediante boletines de noticias, videos, gestión de crisis con los medios de comunicación, planificación de eventos especiales, la creación de valor del producto y la comunicación con accionistas, clientes o inversores. B. FUNCIONES. Con carácter general, las funciones de la comunicación las podemos resumir en: 1. Información: Proporciona conocimiento a quienes los necesitan como directrices de sus acciones. Satisface también el deseo de los trabajadores de conocer todo lo que tiene relación con ellos. 2. Instrucción y mando: Sirven para que el empleado conozca sus obligaciones en la organización formal y le proporcionen guía y ayuda adicional respecto a cómo desempeñan adecuadamente sus deberes. 3. Motivación: Su finalidad primordial es estimular a los individuos adecuados, para que desarrollen determinados comportamientos. Los mensajes se comunican para convencer a los individuos de que sus acciones pueden ser benéficas, personales y/o colectivas. 4. Integradora:

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COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

La transmisión de mensajes e ideas debe ayudar a relacionar las actividades de los trabajadores para que sus esfuerzos se complementen. La comunicación, en definitiva, es el proceso por el cual se desenvuelven las funciones gerenciales. De este modo, la empresa puede actuar de

una

conocer

manera los

adecuada

al

acontecimientos

externos que le afectan, tales como nuevas necesidades en los clientes,

las

regulaciones

gubernamentales, disponibilidades

las de

los

proveedores etc.

C. FLUJOS DE COMUNICACIÓN. La efectividad en la comunicación organizacional lleva a la existencia de tres flujos de comunicación. 1. FLUJO PRIMARIO. La segunda tipología diferencia los flujos de comunicación en formales e informales: a) La comunicación formal: Es la que tiene lugar siguiendo de manera estricta la cadena de mando establecida por al estructura jerárquica. Se trata de una comunicación programada y estructurada. b) La comunicación informal:

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COMUNICACIÓN EMPRESARIAL Es aquella que tiene lugar fuera de los flujos de la comunicación formal,

mediante

relaciones

interpersonales e intercambios de información fuera de los marcos preestablecidos de comunicación. Implica

la

superación

de

los

niveles de jerarquía y el corte transversal

de

verticales

las de

cadenas mando,

transportando la información con una gran rapidez. Algunos de los aspectos que abarca la comunicación informal: 1. Charlas en la mesa de un empleado o en el bar de la empresa. 2. Corrillos que transmiten a toda velocidad informaciones más o menos fieles. 3. Contactos espontáneos entre colegas de trabajo para tratar un asunto. 4. Rápido intercambio jerárquico entre un superior y su colaborador acerca de sus respectivas actividades del día anterior. 5. Circuitos de comunicación no previstos de manera “oficial”, pero que se refieren a la actividad profesional. Los propósitos se buscan en la comunicación informal: 6. Satisfacer necesidades personales, como la necesidad de relacionarse con los otros. 7. Contrarrestar los efectos del aburrimiento o monotonía. 8. Intentar influir en comportamientos del otro. 9. Suministrar

aquella

información

que

no

haya

sido

proporcionada por los canales formales.

2. FLUJO SECUNDARIO. a) Comunicación escrita: Tiene

la

ventaja

de

proporcionar

registros, referencia y defensas legales.

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COMUNICACIÓN EMPRESARIAL Puede fomentar la uniformidad de políticas y procedimientos y, reducir los costes. Las desventajas son que los mensajes escritos pueden estar expresados deficientemente.

b) Comunicación oral: Su principal ventaja es que permite un rápido intercambio, con retroalimentación inmediata; las personas pueden hacer preguntas y aclarar cualquier aspecto. Su desventaja reside n que no siempre ahorra tiempo.

c) Comunicación no verbal: Está compuesta por las expresiones faciales y los gestos corporales. D. TIPOLOGIA. 1. COMUNICACON EMPRESARIAL INTERNA Es la comunicación dirigida al cliente interno, esto es, al trabajador. Aumenta la satisfacción entre el personal y por tanto la rentabilidad final.

Es la herramienta clave para dar una respuesta innovadora a los cambios continuos que debe hacer frente tu empresa en el día a día y es también un valor añadido que produce beneficios. Aunque es una responsabilidad que es compartida por todos, debe ser asumida como

compromiso de la alta

dirección.

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COMUNICACIÓN EMPRESARIAL Si la Gestión de la Comunicación interna es hoy una herramienta institucionalizada en las grandes empresas españolas, es porque está Contrastado

con

las

Suficientemente

innumerables mejoras a la rentabilidad empresarial. Pero, de nada sirve implantar herramientas de comunicación interna si éstas no nacen de

una

auténtica

cultura

empresarial

convencida de la necesidad de comunicación. Si esta filosofía no está implantada, las herramientas más eficaces no servirán y lo único que se habrá conseguido es perder tiempo y dinero. En el transcurso de los años veremos incrementar el protagonismo de esta actividad. Podemos dividir la comunicación interna en dos tipos: a) La comunicación descendente: Esta forma de comunicación parte de una persona con autoridad mayor hacia otra con menor jerarquía; generalmente, de los directivos a sus empleados. En este sentido, los superiores asignan tareas, dan instrucciones y evalúan a los subordinados, proporcionando, a la vez, reglas, políticas, posibles beneficios, etc. No obstante, a pesar de suministrar toda esta información, ésta se pierde con frecuencia o resulta distorsionada al descender por la cadena de mando. Para evitar esto, se suele ser

oportuna

una

retroalimentación, con el objetivo de determinar si la información fue entendida como pretendía el emisor. Es la forma de comunicación más frecuente

en

las

organizaciones

de

ambiente

autoritario.

La

comunicación descendente es adecuada cuando la dirección desea comunicar aspectos que no admitan dudas ni disputas. Por ejemplo, entre las herramientas de comunicación descendente encontramos: 1. Manual del empleado.

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COMUNICACIÓN EMPRESARIAL 2. Comunicaciones escritas 3. Boletín informativo mensual 4. Comunicaciones electrónicas 5. Periódico interno 6. Carta al personal 7. Reuniones de información 8. Entrevista individual.

b) La comunicación ascendente: La información se desplaza de los subordinados a los superiores. Su desarrollo efectivo permite a los directivos conocer con exactitud las necesidades de sus subordinados. Es frecuente que esta comunicación sea sometida a un filtraje y retraso por parte de los directivos medios en su viaje hacia niveles superiores. Esto impide superior

que

el

conozca

nivel con

exactitud los problemas reales

que

estás

aconteciendo. La comunicación ascendente necesita, para ser efectiva, que los empleados se sientan libres para comunicarse, así como de unos directivos que se interesen positivamente en alentarla. Este tipo de comunicación se puede fomentar a través de la solicitud de sugerencias para mejorar el desempleo y mediante técnicas como los sistemas de quejas y sugerencias, la política de “puertas abiertas” o la encuesta de opinión. Por otra ascendente podemos encontrar: 9. Entrevista. 10. Programa de sugerencias. 11. Sección en el periódico interno. 12. Por correo. 13. Buzón de sugerencias.

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COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

c) La comunicación cruzada: Ofrece una importante información que permite coordinar esfuerzos y resolver conjuntamente serios problemas. Esta comunicación incluye a la horizontal, establecida entre individuos de igual posición jerárquica, que trabajan

en

diferentes

departamentos, y la diagonal o la establecida

entre

personas

pertenecientes a distintos niveles y que no mantienen relaciones de dependencia

directa

entre

sí.

Suele ser la comunicación que surge cuando se crean equipos de trabajo integrados por personal de diferentes departamentos. Esta comunicación tiene una naturaleza esencialmente coordinadora y más bien complementa a la especialización en la organización. Los diferentes estudios realizados respecto a la comunicación interna coinciden en que la mejor forma de comunicación descendente es la relación personal, seguida muy a la par de la utilización de soportes digitales y escritos. Herramientas más importantes para la difusión de información dentro de una empresa son los siguientes: 14. El Manual del empleado: Se encuentra la información necesaria para que el empleado logre un excelente desempeño en sus funciones como también las condiciones y reglamentos de la empresa. Puedes incluir todo aquello que consideres oportuno: la filosofía, cultura de la organización como los derechos y

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COMUNICACIÓN EMPRESARIAL deberes que tiene cada empleado (recibir un trato uniforme y coherente) Informa a los superiores la forma de evaluar e impedir que tomen decisiones arbitrarias hacia los empleados lo que generaría repercusiones negativas por empleados descontentos. Algunas empresas piden a los empleados que firmen un acuse de recibo en el que se declara que el empleado ha recibido el manual y que se remitirá al mismo para informarse sobre las normas, reglamentos y políticas de la empresa, teniendo en cuenta que de ningún modo es un contrato. Todos los manuales de empleado pueden ayudar a evitar o a solucionar problema laboral. Una empresa puede comunicar con todo detalle una política a través del manual de empleado. 15. Comunicaciones escritas: Los memorandos un medio útil de transmitir los cambios que

se

produzcan

en

las

distintas

políticas

y

procedimientos de la empresa

16. Boletín Informativo: Consiste en una pequeña publicación mensual en donde se puede encontrar reuniones y cambios de puestos de organización (o escritos que deben ser recordados) son información de acontecimientos importantes de trabajo o novedades de la empresa. 17. Comunicación electrónica: El correo electrónico o e- mail es un sistema mediante el cual los distintos empleados de una empresa pueden comunicarse entre sí a través de mensajes electrónicos

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COMUNICACIÓN EMPRESARIAL escritos que son enviados mediante los terminales de las computadoras personales conectados a una red. 2. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL EXTERNA La comunicación exterior de una empresa es el conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la relación con los diferentes públicos objetivo del negocio, así como a proyectar una imagen favorable de la compañía o promover actividades, productos y servicios. La comunicación externa es la transmisión y recepción de datos, pautas, imágenes, referidas a la organización y a su contexto. Para la organización que tiene su atención centrada en sus clientes, es fundamental mantener un doble flujo de comunicación: Recibir información sobre las variaciones en la dinámica del contexto socio-político

y

económico

en

que

desarrolla su labor, para poder definir su estrategia y sus políticas; y proyectar sobre el ámbito social una imagen de empresa fundada en información sobre su dinámica interna y su acción objetiva sobre el medio social. Los interlocutores privilegiados de esa comunicación son los clientes, los proveedores, la opinión pública y el gobierno. La comunicación externa es parte fundamental en una organización, como se dice en las explicaciones anteriores es una transmisión y recepción de datos que son esenciales para el buen funcionamiento de la empresa, principalmente con los clientes, intermediarios, proveedores, competencia, etc. Gracias a esta comunicación externa nos damos a conocer en el campo gracias a nuestras cualidades, de esta comunicación depende la imagen que tendrán nuestro clientes principalmente y de que tanto esten dispuestos a adquirir nuestro servicio. Generar una imagen positiva de la organización es uno de los objetivos de este tipo de comunicación, la cual se puede lograr fomentando en los empleados ese orgullo de permanecer a la organización, es decir crear un sentimiento de permanencia, que cuando existe en el empleado genera que este mismo de una buena recomendación y una imagen que lo ve sentirse orgulloso a la

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COMUNICACIÓN EMPRESARIAL organización que pertenece, esto nos genera una invaluable comunicación externa. La comunicación externa en la empresa puede adoptar diferentes tipologías: a) Operativa: Es la que se realiza para el desenvolvimiento diario de la actividad empresarial;

se

efectúa

con

clientes,

proveedores,

competidores,

administración pública, etc. b) Estratégica: Tiene por finalidad enterarse cuanto antes de los posibles datos de competencia, la evolución de las variables económicas los cambios en la legislación laboral, etc. Que pueden ser relevantes para la posición competitiva de la empresa. c) Notoriedad: Tiene por finalidad mostrar a la empresa como institución que informa para dar a conocer sus productos, mejorar su imagen, etc. Sus principales formas serían: publicidad, promoción, donaciones, patrocinios, etc.

Sea cual sea la clase de comunicación externa, está debe incorporar el “estilo de la firma” lo que la distingue de cualquier otra. Algunas herramientas para realizar una eficaz comunicación externa serian: 18. Relaciones con los medios Se trata de construir y mantener una relación positiva con los medios de comunicación (televisión, medios impresos, Web, etc). Esto incluye, pero no se limita a, la redacción y difusión de comunicados de prensa, la organización de conferencias de prensa y reunión con los profesionales de los medios y la organización de eventos para los medios de comunicación. 19. Eventos externos

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COMUNICACIÓN EMPRESARIAL Podría

implicar

encuentros

vendedores/proveedores/distribuidores, socios,

eventos

relacionados

con

de

reuniones

de

lanzamientos

de

productos, iniciativas importantes, etc.

20. Empresa/portavoz El portavoz de la empresa es conocido, bien valorado y considerado como una autoridad en el respectivo sector.

E. POSTURAS DE LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL. Normalmente las empresas pueden adoptar dos posturas en este aspecto: 1. Transmitir una identidad de empresa y vincular a ella sus marcas y productos. Esta opción tiene el peligro de la contaminación, un problema con un producto puede extenderse a los demás. A pesar de todo, es una estrategia de comunicación que permite ahorrar recursos: potenciando una única imagen conseguimos cubrir a todos los productos. 2. La empresa es desconocida y solo se dan a conocer sus marcas o productos. El esfuerzo de comunicación es mayor, pero se minimiza el riesgo de contaminación. Detrás de este anonimato algunas empresas creen estar protegidas, pero en momentos de crisis es siempre mejor tener una buena imagen de empresa, que no tenerla. En algunos casos salir bien de una crisis puede reforzar la imagen. También hay que tener en cuenta que una crisis no solo afecta a una empresa, sino que repercute en todo el sector. Algunas empresas tienen mala imagen, o una imagen que no se ajusta a la realidad. Para

remediarlo

hay

que

hacer

una

campaña de comunicación corporativa, no solo

publicidad.

Una

campaña

de

comunicación tanto interna como externa. Una

mala

imagen

interna

frena

la

productividad de sus empleados; y una mala

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COMUNICACIÓN EMPRESARIAL imagen externa afecta muy negativamente al mercado, porque hoy en día los productos són muy similares y la imagen es decisiva.

F. PERCEPCIÓN DE LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL. En la comunicación empresarial, la percepción que tengan los receptores (públicos) es uno de los aspectos más importantes, ya que de ello depende la comprensión y la actitud que tomarán, lo cual repercutirá en la respuesta al mensaje y la forma de retrocomunicación que originara. Son los elementos de referencia, dados por la visión y la misión de la organización, los que tienen que conocer todos los empleados desde los niveles altos de la estructura organizacional (alta gerencia) hasta los empleados a nivel operacional, lo que facilitará que comprendan cuál es el objetivo, las metas y las tareas que se desarrollan en la organización en todos los niveles. G. LA PIRÁMIDE DE COMUNICACIÓN EMPRESARIAL Cuando queremos presentar la estructura de una organización lo hacemos en forma de una pirámide. Los niveles superiores representan a la alta gerencia y los niveles inferiores a los empleados operacionales. Sobre esta pirámide encontramos

otra

representa

los

pirámide

que

niveles

de

comunicación. Esta segunda pirámide se representa en forma de una pirámide invertida. En la pirámide invertida podemos presentar a la alta gerencia como conocedor de todo lo que ocurre en la organización y el trabajador solo conoce sus funciones. Dada esta situación debemos establecer los canales de comunicación en dos direcciones.

H. LOS RECEPTORES DE LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL Son aquellas personas a los cuales van dirigidos los mensajes que se originan en la organización. Los receptores pueden estar localizados dentro de la organización (internos) y fuera de la organización (externos). Los internos son los que están directamente vinculados a ella (gerencia, empleados, junta de directores,

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COMUNICACIÓN EMPRESARIAL accionistas, contratistas externos, suplidores, etc.) Los externos son los que tienen alguna relación con la organización ya sea por su localización geográfica, por el producto que se ofrece o por el servicio. I.

COMUNICACIÓN EMPRESARIAL EFICIENTE La comunicación empresarial eficiente es aquella que se basa en dos escenarios básicos: 1. El establecimiento de una buena política de comunicación, la misma debe identificar los puntos de origen de la comunicación, estándares de calidad en el mensaje (envío de la comunicación) y una excelente coordinación de toda la comunicación que la organización envía. 2. Identificación de los elementos relacionados con el análisis del problema, el desarrollo de estrategias de comunicación, los planes de implementación de esas estrategias y el cálculo de la efectividad del ensamblaje de comunicación organizacional. 3. Las organizaciones de éxito son aquellas que le dan la verdadera importancia a las comunicaciones y la información, ya que ellas han comprendido que estas contribuyen en gran parte a mejorar el ambiente comunicativo y el clima laboral. Es a través de esta comunicación que las organizaciones cumplen una serie de metas tales como: estructurar, planear y distinguir patrones de comportamientos para los públicos internos y externos; es ahí donde la información se convierte en un instrumento de retroalimentación para la evolución y control de la organización.

J. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL DE CRISIS Gestionar situaciones de crisis mediante una comunicación eficaz

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COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

Las investigaciones recientes sobre la función de comunicación empresarial-dicen que los gestores de comunicación de las empresas de comunicaciones del Fortune 500 tienden a tener un promedio de 4,5 años en la empresa. Casi la mitad de ellos (48%) trabaja directamente con el director general de su empresa. Dicen que el 42% de su trabajo es estratégico y un 58% es táctico. Durante el próximo año, se centrarán más en la responsabilidad social corporativa, los medios de comunicación y la reputación.

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