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Introducción al Excel 2013 El objetivo de esta sesión de aprendizaje es el de conocer el entorno y los fundamentos de manejo de la hoja de cálculo, ingresar correctamente los diferentes tipos de datos, así como aplicar los formatos de celda.

Competencias a desarrollar: Conoce el entorno de Excel. Crea un libro y lo organiza en hojas Selecciona celdas adyacentes y dispersas Inserta correctamente los tipos de datos Se desplaza correctamente por la hoja Aplica formatos de celda

Sesión – 01

MOSM - Ing. Edilberto Chávez Fernández

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MICROSOFT EXCEL 2013 Excel es un programa para analizar, compartir y administrar información para la toma de decisiones, el cual consiste en una hoja de cálculo, utilizada para realizar fórmulas matemáticas y cálculos aritméticos, o bases de datos. Es un componente de la Suite Office que genera archivos llamados Libros compuestos por objetos de cálculo llamados Hojas. Una hoja de cálculo es muy versátil e indispensable en las tareas de oficina porque automatiza los procesos, analiza visualmente el comportamiento de los datos, manipula grandes volúmenes de información y permite desarrollar aplicaciones personalizadas para propósitos especiales.

Ventajas: •

Aumentar la productividad individual y maximizar el impacto personal en los resultados empresariales.

•

Simplificar el trabajo en equipo con independencia del tiempo y del lugar.

•

Optimizar los procesos diarios y la administración de contenido empresarial.

•

Generalizar y mejorar el conocimiento de la actividad empresarial en toda la organización.

Funcionalidad de Microsoft Excel 2013 * Hoja Electrónica de cálculo * Elaboración de gráficos * Gestión de base de datos

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INICIAR SESION EN MS-EXCEL 2013 Iniciar / Programas / Microsoft Office / Microsoft Excel 2010

ENTORNO Su interfaz está configurado de acuerdo a la imagen siguiente: Barra acceso rápido

Cinta de opciones

Barra de fórmulas Celda activa

Hoja de cálculo

Hojas

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Barra de estado

Control deslizante del zoom

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LA CINTA DE OPCIONES La Cinta de Opciones, está organizado en Grupos y estos contienen los diferentes comandos y herramientas Ficha

Ficha Archivo Archivo

Comando

Grupos 1. Fichas: Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas básicas que se hacen en Excel.

2. Grupos: Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre sí. 3. Comandos: Son los diferentes comando y herramientas correspondientes a cada grupo

ADMINISTRACIÓN DE LIBROS 1.

El primer libro que abre se denomina Libro1. Este nombre aparece en la barra de título situada en la parte superior de la ventana hasta que guarda el libro con su propio nombre.

2.

Fichas de hojas en la parte inferior de la ventana del libro. Cuando inicia Excel, abre un archivo que se denomina libro. Cada libro nuevo tiene tres hojas por defecto. Cada hoja tiene un nombre en su ficha situada en la parte inferior izquierda de la ventana del libro: Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Para ver una hoja de cálculo, tiene que hacer clic en la ficha correspondiente.

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1

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ELEMENTOS DEL ENTORNO DE UNA HOJA DE CÁLCULO La hoja de cálculo está formada por columnas y filas, la intersección forma las celdas.

1. Las columnas se extienden de arriba abajo en la hoja de cálculo, es decir, verticalmente. 2. Las filas se extienden de izquierda a derecha en la hoja de cálculo, es decir, horizontalmente. 3. Las celdas Es la intersección de filas y columnas, es el espacio donde se insertan los datos.

1

Columna

2 Fila

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Celda Activa

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Columnas Tiene un título alfabético en la parte superior. Las 1ras 26 columnas tienen las letras desde A hasta Z. Cada hoja de cálculo contiene 16,384 columnas en total, por lo que, a continuación de la Z, las letras comienzan de nuevo en parejas, es decir, de AA a AZ …. hasta XFD. Formando 1.048,576 filas Filas También tiene un título. Los títulos de las filas son números, de 1 a 1, 048,576. Los títulos alfabéticos de las columnas junto con los títulos numéricos de las filas le indican en qué celda de la hoja de cálculo está situado cuando hace clic en una de ellas. Los títulos se combinan para formar la dirección de celda, también denominada referencia de celda.

Celdas Es la intersección de la columna y la fila, son los espacios donde están los datos. Cuando abre un libro nuevo, la primera celda es la celda activa. Tiene un contorno de color negro. Nombre de celda

Celda activa: B2

CELDA ACTIVA Cuando selecciona una celda, se convierte en la celda activa. Es la celda que representa el cursor en la hoja sobre las cuales se aplican las acciones de edición y formatos. Se distingue por los bordes y el botón de relleno. Cada elemento de la celda activa realiza diversas tareas sobre los datos que contenga.

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Nota: Al ubicarse sobre cada elemento de la celda activa, el puntero toma las formas señaladas en la figura

Acciones rápidas

Borde

Área

MOVER DATOS

Arrastrar el BORDE hacia otra posición de la hoja

COPIAR DATOS

Pulsar CTRL.+ Arrastrar el BORDE hasta posición deseada

SELECCIONAR DATOS

Arrastra sobre las AREAS de celdas deseadas

Relleno RELLENAR DATOS

El botón de relleno produce una acción distinta dependiendo del valor contenido en la celda: VALOR Texto, número, celda con formato

ACCION DE RELLENO Repite esos valores

Fecha

Reproduce la serie cronológica

Serie combinada o Serie de

Reproduce la serie

lista

cíclicamente

Rango numérico

Proyecta dichos valores Copia la estructura y cambia

Fórmula

las referencias (Vertical: Fila/ Horizontal: Columnas)

SELECCIONAR CELDAS Toda acción o formato afectará a las celdas que estén seleccionadas. Cuando selecciona celdas mientras edita una fórmula se generan sus referencias individuales o grupales locales o remotas. Ejemplo: =B4, =SUMA(B5:B8).

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Formas básicas de selección Una celda: Mouse

: Un clic en celda deseada

Teclado

: Pulsar teclas de dirección

Lista de nombres

: Escribir la columna y número de fila

Ejercicio: Seleccionar B2

Celdas adyacentes: Mouse

: Arrastrar entre las áreas de las celdas deseadas

Teclado

: Pulsar SHIFT sostenido y pulsar teclas de dirección

Lista de nombres

: Escribir Referencia inicial y final separada por “:”

Ejercicio: Seleccionar desde B2 hasta C5

Celdas dispersas: Mouse

: Seleccionar una celda o bloque adyacente inicial

Teclado

: Pulsarla tecla Control (CTRL) sostenido (sin soltar) Arrastrar los demás bloques de celdas.

Lista de nombres

: Escribir la referencia de celda o rangos adyacentes separado por “,” (o “;” según la configuración)

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Ejercicio: Seleccionar tres bloques dispersos de celdas adyacentes

DESPLAZARSE DENTRO DE UNA HOJA DE CÁLCULO Formas: 1. Utilizando las barras de desplazamiento y el clic del mouse

Nos desplazamos con las barras de desplazamiento dentro de la hoja, y hacemos clic en la celda P3

2. Utilizando el cuadro de nombres

3. Utilizando el teclado

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EDICIÓN Y CONTROL DE HOJAS DE CÁLCULO Cambiar el nombre de una hoja de cálculo 1.

Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la Hoja1 situada en la parte inferior de la ventana y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre. Clic derecho

2.

Escriba el nuevo nombre: Ejercicio y, a continuación, presione ENTRAR.

Insertar una hoja de cálculo Hay 2 formas: 1. Desde la cinta de opciones, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada al lado de Insertar y, luego, en Insertar hoja. Se insertará una nueva hoja de cálculo.

2. Desde las fichas de Hojas de cálculo: Clic en insertar hoja

Eliminar una hoja de cálculo

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Haga clic derecho en la ficha Hoja1 situada en la parte inferior de la hoja de cálculo, luego hacer clic en Eliminar. Se eliminará la Hoja1. Opciones del clic derecho que permiten, insertar, eliminar y cambiar nombre a la hoja de cálculo

Clic derecho

Asignar nombres a las celdas Se puede hacer de 2 formas 1. Usando el comando Asignar nombre de la Ficha Formulas

Escribimos el nombre del rango de celdas

Referencia a la Hoja 2, celda B1

2. Utilizando el Cuadro de Nombres Coloque el punto de inserción en el Cuadro de nombres situado en la esquina superior izquierda de la ventana justo encima de la celda A1. En el cuadro se mostrará "B1".

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Escriba INTERES en el Cuadro de nombres y, a continuación, presione ENTRAR. Ahora, la celda B1 cambiará con INTERES

TIPOS DE DATOS 1.

Texto:

Cadena de caracteres (Palabras, títulos, nombres,...)

Ejercicio:

2.

Valores: • Números: Enteros, decimales, moneda, científica, fracción, porcentaje • Fechas: Fecha y hora Ejercicio:

Hora

Fecha

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Entero

Decimal

Moneda

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3.

Fórmulas: Son expresiones que devuelven un resultado. Las fórmulas se pueden aplicar sobre datos de cualquiera de los 3 tipos. Ejercicio:

Fórmula del IMC

FORMATO DE CELDAS Es un conjunto de características que afectan la fuente, alineación, colores de las celdas. Optimiza la forma de presentar los datos sin alterar su verdadero valor. Pasos: •

Activar la celda deseada

•

Seleccione la ficha Inicio/ grupo Fuente/botón de Cuadro de dialogo.

•

Seleccionar ficha adecuada (Número, Alineación, Fuente, Bordes, Relleno, Proteger).

•

Asignar los valores adecuados.

APLICANDO FORMATOS A. Ficha Número: Esta ficha. Nos permite dar formatos correspondientes a Número, Fecha, Moneda, porcentaje, personalizada y otros. El formato de Número se puede aplicar desde: La ventana de Formato o desde el Grupo Número en la Cinta de Opciones, Grupo Número

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Ejercicio: Aplicando formatos de Número, bordes y relleno a los datos ingresados.

B. Ficha Alineación: Afecta la orientación del valor con respecto a los límites de la celda que lo contiene. Ejercicio: Aplicar formatos de alineación a los siguientes datos

1. Aplicando formatos desde la Ficha Alineación de la ventana Formato de celdas

Aplicando la Alineación y orientación de texto

2. Aplicando desde el comando Orientación de la Cinta de Opciones

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Comando Orientación

Resultado:

C. Ficha Fuente: Afecta la naturaleza y el estilo del tipo de letra Puede aplicarse de 2 formas: 1. Desde los comandos del Grupo Fuente en la Ficha Inicio

2. Utilizando la ventana Formato de Celda

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Combinar y Centrar:

Une las celdas seleccionadas en una celda de mayor tamaño y centra el contenido en la nueva celda.

Aplicando formato de bordes 1. Seleccionar un rango de celdas 2. Ir a la ficha Inicio 3. En el grupo Fuente, seleccione el borde adecuado Puede las

usar paletas

para modificar color

Eliminando un formato 1. Seleccione la celda o rango a eliminar el formato 2. Ir a la Ficha Inicio, Modificar, Borrar formatos.

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FORMATOS PERSONALIZADOS Formatos fecha y hora: •

Para escribir una fecha debe utilizar una barra diagonal o un guión para separar las partes: 16/7/2010 o 16-julio-2010. Excel reconocerá esto como una fecha.

•

Si necesita escribir una hora, escriba los números, un espacio y "a" o "p": por ejemplo, 9:00p. Si sólo pone el número, Excel reconoce una hora y la escribe como a.m.

Formato personalizado de fechas

SÍMBOLO

SIGNIFICADO

d

Día en uno o dos dígitos (1 – 21)

dd

Día en dos dígitos (01 – 21)

ddd

Día de la semana con tres letras (lun - mar - mie - jue - vie - sab - dom)

dddd

Día de la semana completo (lunes-martes-miércoles-jueves-viernes)

m mm mmm aa

Mes en uno o dos dígitos (2 – 12) Mes en dos dígitos (02 – 12) Mes con tres letras (ene-feb-mar-abr-may-jun-jul-ago-sep-oct-nov-dic) Año con dos dígitos (08-09-10)

Ejemplos:

Formatos numéricos: Excel alinea los números al lado derecho de las celdas. Ejemplos:

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Formato personalizado de números Ejercicio: Acompañar un texto a un número sin convertirlo en texto. Visualiza la palabra SI cuando el valor sea 1 y NO si es 0. Datos Iniciales

=HOY()

=SUMA(C6:C9)

En

la

celda

E3

En la celda C3

En la celda C6:C9 En la celda D6:D9

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Datos Finales

Ejercicios: Al escribir este formato al rango C3:C7, este se verá en azul los positivos y el rojo los negativos [Azul]#, ##0.00; [Rojo] (#, ##0.00)

Formato con ceros y textos [Azul]#,##0.00;[Rojo](#,##0.00);0;”Error” Columna D con formato personalizado En el ejemplo, los números positivos saldrán en color Azul y con dos decimales Los negativos en color rojo entre paréntesis y con dos decimales Si el valor de la celda es Cero, se mostrará un solo dígito En caso que el contenido de la celda sea un texto se mostrará la palabra Error

En este ejemplo sólo se especifica 3 secciones incluyendo la sección para el cero que al no tener ningún código, no se muestra. 00;00; Formato personalizado en la columna D 00;00;

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Los números positivos se verán con 2 dígitos Los negativos no se mostraran El punto y coma al final sin especificar el formato de Ceros, logra que el cero no se visualice

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Borrar Formato de Número 1. Seleccione la celda o rango de celdas cuyo formato desea borrar. 2. En la ficha Número, elija la categoría General y aceptar Copiar Formatos

:

La forma más sencilla de copiar los formatos aplicados a una celda es a través del botón Copiar Formato. Así, usted no tendrá que aplicar nuevamente el formato a cada uno de los rangos de su tabla.

Formas rápidas de escribir datos A continuación se muestran dos funciones ahorradoras de tiempo para escribir datos: •

Autorrellenar: Escriba los meses del año, los días de la semana, múltiplos de 2 o de 3, u otros datos de una serie. Escriba una o más entradas y, a continuación, se

extenderá la serie.

•

Autocompletar

Si las primeras letras que escribe en una celda coinciden con las de una

entrada que ya ha realizado en esa columna, Excel escribirá automáticamente los caracteres restantes. Sólo tiene que presionar ENTRAR cuando vea que se han agregado. Esto funciona para texto o para texto con números. No funciona sólo para números, ni para fechas u horas.

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Referencias y Fórmulas El objetivo de esta sesión de aprendizaje es el aprender a efectuar todo tipo de cálculos, utilizando las fórmulas, haciendo referencia a las celdas de la misma hoja de cálculo, o de otros libros.

Competencias a desarrollar: Identifica las referencias relativas y absolutas. Aplica correctamente los diferentes operadores aritméticos Asigna nombre a los rangos de celda Construye y aplica correctamente las fórmulas Aprende a proteger elementos

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REFERENCIAS Y FORMULAS REFERENCIAS Es una expresión que identifica la ubicación exacta de un valor en la hoja de cálculo de cualquier libro abierto o cerrado creado en Excel. Son utilizados para automatizar los cálculos ya que al referirse a la posición y no al valor, cualquier cambio en el valor actualiza el resultado.

UTILIZANDO REFERENCIAS DE CELDAS Referencias de celdas A3

Hacen referencia a los valores de: La celda de la columna A y la fila 3

B6,B9

La celda B6 y la celda B9

D4:D9

El rango de celdas de la columna D desde la fila 4 a la 9

C12:E12 F4:H9

El rango de celas de la fila 12 desde la columna C a la E El rango de celdas desde la columna F a la H y desde la fila 4 a la 9

Nota: Se puede combinar referencias de bloques adyacentes y/o dispersas indistintamente Ejercicio 01: Realizar un ejemplo para cada caso expuesto.

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TIPOS DE REFERENCIAS Existen 2 tipos de referencias: Relativas y Absolutas Las referencias relativas cambian cuando se copian. =C4*$D$9 se copia de una fila en otra, las referencias relativas cambian de C4 a C5 y a C6. Las referencias absolutas permanecen iguales cuando se copian. =C4*$D$9 se copia de una fila en otra, la referencia de celdas absoluta permanece como $D$9.

Referencias Relativas: Las referencias de celdas relativas de una fórmula cambian automáticamente cuando la fórmula se copia en toda una columna o en toda una fila (con arrastre desde el controlador de relleno). Ejercicio: Calcular la columna Puntaje

Nota: Observa como las celdas de la fórmula inicial =B2+C2, cambian su posición al calcular el puntaje del resto de alumnos con el copiado de formulas.

Referencias Absolutas: Una referencia de celdas absoluta es fija. Las referencias absolutas no cambian al copiar una fórmula de una celda en otra. Las referencias absolutas tienen signos de dólar ($) como: $D$9.

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Nota: Observa como una de las celdas de la fórmula =B4*$B$1 mantiene su posición ($B$1) ya que es la misma celda referencial que deben usar todos los docentes para calcular su sueldo.

Ejercicio: Se tiene un paquete con cupones de descuento que ofrecen el 7% de descuento en el alquiler de vídeos, películas y CD. Se desea saber cuánto puede ahorrar al mes si utiliza los descuentos Solución: •

Escribir la tasa de descuento en la celda D9

•

Escribir una fórmula en la celda D4, empezando por =C4*, después escriba $D para realizar una referencia absoluta a la columna D, y $9 para realizar una referencia absoluta a la fila 9. Esta fórmula se multiplica por el valor de la celda C4.

•

Copie la fórmula desde la celda D4 a D6 desde el controlador de relleno

. Cuando la

fórmula se copia, la referencia de celdas relativa cambia de C4 a C6, mientras que la referencia absoluta al descuento de D9 no cambia; permanece como $D$9 en todas las filas donde se copia.

AMBITO DE LAS REFERENCIAS A. Referencias de celdas en la misma hoja de cálculo: Hace referencia a celdas que se encuentran en la misma hoja de cálculo. Ejercicio 01: Multiplicar 2 valores (B2 *C2) 1. Seleccione una celda o un rango de celdas de la misma hoja de cálculo (C1). 2. Dentro de la celda seleccionada escriba = (signo de igual)

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3. Seleccione las celdas que van a intervenir en la operación (B3 * C3) 4. Las referencias de celda y los bordes que rodean las celdas correspondientes tienen colores asignados para facilitar el trabajo con ellas.

La primera referencia de celda es B3, el color azul y el rango de celda tiene un borde azul con esquinas cuadradas. La segunda referencia de celda es C3, el color verde y el rango de celda tiene un borde verde con esquinas cuadradas. Ejercicio 02: Calcular el total vendido Para encontrar el Total, se hace referencia a la celda B2 (cantidad) y a la celda C2 (precio)

B. Referencias de celdas desde otra hoja de cálculo: Se puede hacer referencia a celdas que se encuentran en otras hojas de cálculo. La referencia de celda va precedida del nombre de la hoja de cálculo seguido de un signo de exclamación (!). Por ejemplo, la función de la hoja de cálculo PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro.

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Se refiere a la hoja de cálculo Marketing Se refiere al rango de celdas entre B1 y B10, ambas incluidas Separa la referencia de hoja de cálculo de la referencia del rango de celda

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Ejercicio: En la Hoja Resumen, calcular las ventas Totales, tomado los datos de las hojas Enero y Febrero respectivamente.

=ENERO!B7+FEBRERO!B7

C. Referencias de celdas externas o desde otro libro: Cuando el libro de origen está abierto, la referencia externa incluye el nombre del libro entre corchetes, seguido del nombre de la hoja de cálculo, un signo de exclamación (!) y las celdas de las que depende la fórmula. Ejercicio: Los datos de las celdas B3 y B4 de la Hoja Balances del Libro2, los obtiene del Libro1, de las hojas Ingresos y Egresos respectivamente.

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Libro2.xlsx

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=[Libro1.xlsx]Egresos!$B$7

Libro1.xlsx

Libro1.xlsx

NOMBRES DE CELDAS Facilitan la ubicación de referencias locales y externas en los Libros de Excel.

Crear nombres de celdas: Forma 1: 1. Seleccionar un rango deseado (A1:B5) 2. En el cuadro de nombres, escribir un nombre válido (sin espacios): Tasas Interes 3. Pulsar ENTER para aceptar el nombre

Ejercicio: Asignar el nombre Tasas Interés a los datos de las celdas A1:B5

Forma 2: 1. En la ficha Fórmulas / grupo Nombres definidos, haga clic en Asignar nombre

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2. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, escriba el Nombre que desee utilizar para la referencia. Los nombres pueden tener una longitud máxima de 255 caracteres. 3. En el mismo cuadro, escriba el nombre definido que desee crear (Comentario). 4. Para especificar el ámbito del nombre, en el cuadro de lista desplegable Ámbito, seleccione Libro o el nombre de una hoja de cálculo del libro.

Administrar nombres de celdas: 1. Seleccione la ficha Formulas/grupo Nombres definidos/botón Administrador de nombres. 2. Puede usar el botón: Nuevo (para crear un nuevo nombre de celdas), Editar (para modificar el nombre de celda seleccionado) y Eliminar (para borrar el nombre de celdas seleccionado).

Ejercicio: Eliminar el nombre de celdas: Tasas_Interes 1. Ingrese al Administrador de nombres

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2. Seleccione el nombre de celdas a borrar y haga clic en el botón Eliminar.

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FÓRMULAS Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de las respectivas celdas dentro de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula divide al resultado de 10 elevado al cuadrado y le suma 20 al resultado. = 20+(10^2)/2

Características básicas de fórmulas •

Comienzan con el signo igual (=)

•

Combina referencias, operadores, constantes y funciones

•

Muestran un resultado

Ejercicio: =SUMA (B10:B14)*10% + SI (Y (C2>12, C2, (signo mayor que)

Mayor que

A1>B1

< (signo menor que)

Menor que

A1= (signo mayor o igual que)

Mayor o igual que

A1>=B1