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• Leo Angulo

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UNIVERSIDAD CATOLICA DE SANTA MARIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

GESTION DE COMUNICACIÓN EMPRESARIAL LICENCIADO: LUIS RIVEROS TACO SECCION: A ALUMNOS: CHALCO PACHECO, LEONARDO VALDIVIA ALCEDO, JOHANA VILCA GARATE GABRIELA AREQUIPA- PERU 2019

TIPOLOGIA DE DOCUMENTACION 1. DOCUMENTOS DE CONSTANCIA a) ACTA El acta es un documento que certifica y registra todo lo que ha acontecido o aquello que se ha pactado durante una reunió n, sea esta de la índole que sea.  Normalmente, quién redacta el acta será una persona que tenga buenos conocimientos en redacció n y conozca la estructura del acta. Todos estos documentos, deben guardarse posteriormente y de manera cronoló gica y ordenada, en el denominado libro de actas. IMPORTANCIA DEL ACTA El acta es un documento de gran importancia procesal, ya que en un procedimiento judicial o administrativo es donde se despliega su eficacia. El contenido de un acta puede ser: confesión de algún hecho de los redactores, ejemplo las actas laborales; declaración o manifestación de voluntad, y la reproducción de un negocio jurídico (actas notariales). Las actas deben reflejar siempre la verdad y su contenido inalterable, salvo el consentimiento expreso de los que en ellas intervinieron, y con la observancia de los preceptos legales especiales aplicables. Ademá s deben ser leídas por todos los que en ellas participan y las suscriben. En algunos casos se utilizan para recoger aquello que se oye o se percibe para pre construir pruebas que luego son utilizadas en proceso judicial o administrativo, pero son un simple medio de prueba de los acuerdos o hechos asentados en las mismas, por lo que admiten prueba en contrario. EJEMPLO En esta ocasió n pondremos de ejemplo un acta de Coca Cola. En la presenta acta nos constata sobre la constitució n de un fondo de caja menor que es una cantidad pequeñ a de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en los desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo. Tambien se presenta por que pasara a manos de la gerencia dicha caja por un valor de 5000 S/. Por otra parte nos refiere que si faltase dinero de la caja la persona encargada se hará responsable de dicha cantidad

COCA COLA

2. Como segundo ejemplo tenemos SPRITE. Aquí nos señ ala una acta de constitutiva de la empresa

ACTA CONSTITUTIVA DE SPRITE I. Nombre, nacionalidad y domicilio de los socios John Pemberton Estadounidense Knoxville, Georgia, Estados Unidos Asa Griggs Candler Estadounidense Villa Rica Georgia, Estados Unidos Robert Winship Woodruff Estadounidense Columbus, Georgia, Estados Unidos II. Objeto de la misma: Desarrollar bebidas suaves, carbonatadas y no carbonatadas, y provechosos sistemas de bebidas no alcohó licas que crean valor para la compañ ía, sus socios embotelladores, sus clientes, sus accionistas y las comunidades en la que la empresa desarrolla sus negocios. III. Razón o Denominación social:  COCA-COLA FEMSA, S.A. DE C.V IV. Duración:  Indefinido V. Importe de Capital Social: $ 25,004,500.00 Dó lares VI. Aportación de Bienes: John Pemberton $ 2,000.00 Dó lares Asa Griggs Candler $ 2,500.00 Dó lares Robert Winship Woodruff $ 25,000,000.00 Dó lares VII. Domicilio Fiscal: One Coca-Cola Plaza Atlanta, GA 30313, Estado de Delaware, EE.UU. VIII. Facultad de los administradores:  Se encargara del departamento de producció n considerado tradicionalmente como uno de los departamentos clave, ya que se encarga del ó ptimo aprovechamiento y de la adecuada introducció n de infraestructura en Sprite. IX. Nombre de los Administradores: Santana Cuevas Carlos Alejandro Martínez Patricio Rafael X. Importe Reservado: $ 1,000,000.00 Dó lares XI. Ineficiencia de algún socio o por falta de capital: Ninguna XII. Se le otorgará el 100% adicional a su inversión. Robert Winship John Pemberton Asa Griggs Candler. Woodruff Presidente Vicepresidente Director General

b) Certificado  El certificado es un documento que acredita la veracidad de un hecho real. La autoridad que emite previamente a comprobado al verdad de este hecho. Cualquier certificació n que falte a la verdad constituye delito; y quien la otorga es sancionado por las leyes penales de nuestro país.  El certificado es un testimonio de hechos concluidos o constatados. Por ejemplo, se expide certificado de estudios, por los estudios realizados en una institució n educativa; certificado de trabajo, por los servicios prestados; certificado de salud, luego de haberse examinado el estado de salud de una persona; certificado de orfandad, después de haberse comprobada la situació n de desamparo en que se encuentra un menos de edad, etc.  El certificado se emplea tanto en la administració n pú blica como privada, y se expide a pedido de la parte interesada, de la autoridad competente o por mandato de la ley. Este documento se otorga en papel A4, membretado, o en formularios especiales diseñ ados para cada tipo de certificado. IMPORTANCIA Su funció n es muy específica: dar fe o afirmar una verdad. Asegura la veracidad y autenticidad de un hecho. Puede tratar los siguientes asuntos: a) Trabajo. b) Estudios .c) Asistencia. d) Salud. e) Defunció n. f) Domicilio. g) Supervivencia. h) Conducta. i) Propiedad. j) Soltería, etc

Ejemplo En el presente certificado es de una persona donde certifica haber realizado sus prá cticas en la Embotelladora Boliviana Unidades S.A de Coca Cola.



En este segundo ejemplo podemos ver que detalla que la Embotelladora Las Margaritas S.A.P.I Protege el clima en la organizació n

A partir de estas tipologías documentales planteamos la elaboració n de un cuadro de clasificació n que agrupe los diversos organismos y funciones que componen los ó rganos de representació n de los trabajadores y de esta manera, facilitar la recuperació n de la informació n. TIPOLOGIA DE DOCUMENTACION (INTERNA) DOCUMENTACIÓN DE COMUNICACIÓN CON LOS TRABAJADORES. EJEMPLO Convocatoria

Comunicados a los trabajadores Un comunicado es una declaració n, una nota, un informe o un parte que comunica una informació n para su conocimiento pú blico. El comunicado puede ser elaborado por una persona, una empresa, una organizació n o un gobierno y suele ser difundido a través de los medios de comunicació n masiva.

2. DOCUMENTO DE DECISION

Son aquellos que contienen una declaració n de voluntad de un ó rgano administrativo sobre materias de su competencia. El acuerdo recoge decisiones adoptadas por los ó rganos competentes sobre la iniciació n y tramitació n de un procedimiento, es el paso previo a una resolució n. a) ACUERDO Un acuerdo es un Derecho, una decisió n tomada en comú n por dos o má s personas, por una junta, asamblea o tribunal. También se denomina así a un pacto, tratado o resolució n de organizaciones, instituciones, empresas pú blicas o privadas. Es, por lo tanto, la manifestació n de una convergencia de voluntades con la finalidad de producir efectos jurídicos. El principal efecto jurídico del acuerdo es su obligatoriedad para las partes que lo otorgan naciendo para las mismas obligaciones y derechos. Es vá lido cualquiera que sea la forma de su celebració n, oral o escrita, siempre que el consentimiento de los otorgantes sea vá lido y su objeto cierto, determinado, no esté fuera del comercio o sea imposible. El cual se certifica que un grupo de personas han tomado una resolució n a la cual se ha llegado ya sea por una votació n, por un pacto o a través de un tratado. Se debe de especificarse claramente una serie de datos que sirven para darle la validez que se requiere para llevar a cabo las acciones que se acordaron y que dieron lugar a éste documento.

Entre la informació n que debe de contener un documento de acuerdo esta:     

Lugar, fecha y hora en que se realizó el acuerdo.Personas que estuvieron presentes. Forma en que se llegó a la resolució n tomada. Condiciones del acuerdo, acciones que deben de seguirse. Penalizació n en caso de que alguna de las partes incumpla con lo establecido en el documento. Nombre y firma de todas las personas presentes durante el proceso.

EJEMPLO DE UN DOCUMENTO DE ACUERDO

b) RESOLUCION Las resoluciones son documentos que emanan de las autoridades en ejercicio de sus funciones, sobre asuntos de su competencia. Se basan en dispositivos legales específicos (constitució n, leyes, decretos, etc). La resolució n puede ser expedida por el Poder Ejecutivo o sus representantes: Presidente de la Repú blica y Ministros: por el Poder Judicial; Jueces, por el parlamento y por los Jefes de Instituto Armados y Fuerzas Policiales. Las atribuciones de cada una de las autoridades se basan en: resolver, ordenar, nombrar, dictar, decidir en asuntos de su competencia. Muchas veces la resolució n pone fin, accediendo o denegando, a un procedimiento administrativo iniciando por un simple recurso de petició n o de impugnació n. Otras veces decide o dicta normas por propia iniciativa de las autoridades, amparadas en leyes, disposiciones vigentes o en sus atribuciones. La funció n de las resoluciones se refleja en su finalidad de:  Decidir.  Fallar.  Ordenar.  Resolver.  Dictar.  Nombrar. TIPOS DE RESOLUCION       

Resolució n Suprema: dada por el Presidente de la Repú blica y refrendada por el ministro del ramo. Resolució n Ministerial Resolució n Judicial. Resolució n Rectoral. Resolució n Gerencial. Resolució n Prefectoral. Resolució n Municipal, etc.

EJEMPLOS DE DOCUMENTOS DE RESOLUCION

Acta de acuerdo

Un acta de acuerdo es un documento mediante el cual se certifica que un grupo de personas han tomado una resolució n a la cual se ha llegado ya sea por una votació n, por un pacto o a través de un tratado. En un acta de acuerdo debe de especificarse claramente una serie de datos que sirven para darle la validez que se requiere para llevar a cabo  las acciones que se acordaron y que dieron lugar a éste documento. Entre la informació n que debe de contener un acta de acuerdo esta:      

Lugar, fecha y hora en que se realizó el acuerdo. Personas que estuvieron presentes. Forma en que se llegó a la resolució n tomada. Condiciones del acuerdo, acciones que deben de seguirse. Penalizació n en caso de que alguna de las parte incumpla con lo establecido en el documento. Nombre y firma de todas las personas presentes durante el proceso

EJEMPLO: El 29 de abril del 2013 se reunieron en la sala de asambleas de esta compañ ía los señ ores Licenciado Pedro de Alvarado en la calidad de Vicepresidente Corporativo y representante legal de Corporativo Argos S.A y el Ingeniero Adalberto Nú ñ ez Cazares como representante legal de Despacho de Consultores Asociados S.C., con el objeto de llegar a un consenso con respecto al estatus del proyecto de consultoría que Consultores Asociados, S.C. presta a Corporativos Argos S.A. llegando al siguiente Acuerdo: Consultores Asociados, S.C., en adelante el Proveedor,  reconoce que el estado del proyecto de consultoría que está prestando no ha cubierto los está ndares de calidad prometidos en el contrato inicial, y que Corporativo Argos S.A., El Cliente,  no realizará ningú n tipo de penalizació n de los establecidos en el contrato ya que el Proveedor asignará un grupo de 4 Consultores certificados en procesos de negocio, durante un período de 120 días calendario para atender el proyecto contratado por el Cliente sin ningú n cargo adicional. Firman este acuerdo los representantes legales de ambas partes.  

Licenciado Pedro de Alvarado                                   Vicepresidente Corporativo Argos                Ingeniero Adalberto Nú ñ ez Cazares           Representante Legal Consultores Asociados, S.C.

RESOLUCION 

 Las resoluciones son documentos que emanan de las autoridades en ejercicio de sus funciones, sobre asuntos de su competencia. Se basan en dispositivos legales específicos (constitució n, leyes, decretos, etc). La resolució n puede ser expedida por el Poder Ejecutivo o sus representantes: Presidente de la Repú blica y Ministros: por el Poder Judicial; Jueces, por el parlamento y por los Jefes de Instituto Armados y Fuerzas Policiales. Las atribuciones de cada una de las autoridades se basa en: resolver, ordenar, nombrar, dictar, decidir en asuntos de su competencia.

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La Resolució n puede ser: Resolució n Suprema expedida por el Presidente de la Repú blica. Resolució n Ministerial expedida por el Ministerio del Sector. Resolució n Directorial espedida: a) Por los funcionarios con rango de Director. b) Regió n Directorial Subregional. 3. FUNCIÓ N. Muchas veces la resolució n pone fin, accediendo o denegando, a un procedimiento administrativo iniciando por un simple recurso de petició n o de impugnació n. Otras veces decide  o dicta normas por propia iniciativa de las autoridades, amaparadas en leyes, disposiciones vigentes o en sus atribuciones. La funció n de las resoluciones se refleja en su finalidad de: a) Decidir. b) Fallar. c) Ordenar. d) Resolver. e) Dictar. f) Nombrar. 4. USOS. De acuerdo a quien le expide, puede ser: a) Resolució n Suprema: dada por el Presidente de la Repú blica y refrendada por el ministro del ramo. b) Resolució n Ministerial: - R.D. Superior.                                      - R.D. Regional.                                      - R.D. Zonal. d) Resolució n Judicial. e) Resolució n Rectoral. f) Resolució n Gerencial. g) Resolució n Prefectural. h) Resolució n Municipal, etc. La Resolució n puede ser: Resolució n Suprema expedida por el Presidente de la Repú blica. Resolució n Ministerio expedida por el Ministerio del Sector. Resolució n Directoral expedida: a) Por los funcionarios con rango de Director. b) Regió n Directoral Subregional. Características: a) La resolució n pone fin de alguna acció n o gestió n realizada. b) Tiene valor desde la fecha de su expedició n. Clases: A) Resolució n de nombramiento o subrogació n en el cargo. B) Resolució n de autorizació n: viaje, pagos de pensió n, exoneració n de impuesto,

etc. C) Resolució n de traslado permuta, ascenso, etc. D) Resolució n de Aprobació n.