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CASO INTEGRAL Cecilia Testa, Fernando Ortega, Francisco Gatti, Jorge Piñones Profesores Auxiliares cátedra DATOS I, 2011

INTRODUCCIÓN REPUESTOS FERCEJOR es una empresa dedicada a la Venta Mayorista de Repuestos para Autos. Se encarga de la Venta, la logística y la distribución de la mercadería. Atiende desde la ciudad de Córdoba a todo el país y el Mercosur, lo que la convierte en la líder del mercado del repuesto para autos.

Su Misión es: “Proveer todo tipo de repuestos para autos al comercio minorista en el momento justo, en el lugar indicado y al mejor precio”. Para cumplir con esa misión, FERCEJOR, brinda el servicio de logística y distribución a sus Clientes.

Su Visión es: “Ser reconocida como una empresa de excelencia, altamente eficiente, humana y socialmente responsable; referente del mercado del Repuesto en el Mercosur”.

Sus Valores son: Flexibilidad, Innovación, Trabajo en equipo, Desarrollo personal y profesional, Seguridad.

La empresa ofrece una amplia gama de servicios, tales como: •

Venta mayorista de repuestos al mejor precio del mercado.

•

Distribución y almacenamiento en depósitos propios – incluyendo el servicio de arrendamiento de depósitos.

•

Transporte de mercadería con servicio "puerta a puerta".

Historia

En el año 1980 los hermanos Juan y José Fercejor constituyen una pequeña sociedad familiar, en la ciudad de Córdoba para dedicarse a la venta de repuestos para autos con el propósito de cubrir el territorio de la provincia de Córdoba.

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A medida que la empresa fue creciendo compraron un salón que aumentó su capacidad de depósito, y contando con una flota de dos furgones, comenzaron a diversificar sus actividades: •

Transporte de repuestos a los clientes.

•

Embalaje de los productos transportados.

Un par de años después se trasladaron a un predio en la Avenida Circunvalación de la Ciudad de Córdoba y allí construyeron un importante depósito, en el cual podían dejar de manera transitoria los productos que los clientes compraban y que por razones de espacio preferían dejar en FERCEJOR, alquilando parte del depósito para disponer de esa mercadería cuando realmente la necesitaran. Esto se constituyó en una nueva unidad de negocio: •

Almacenamiento de Mercadería de terceros.

Con el tiempo se fueron incorporando a la empresa, los hijos de los socios constitutivos quienes continuaron extendiendo la cartera de clientes y vieron la oportunidad de extender la distribución no sólo en todo el territorio nacional sino también en los países del Mercosur. En principio, se incorporaron servicios de distribución que llegaban hasta el puerto de Rosario y poco a poco, se fue extendiendo esta red hasta contar hoy, con servicios de transporte que llegan a todo el país, Paraguay, Uruguay y Brasil.

Este fuerte crecimiento de la actividad de la empresa provocó la necesidad de incorporar más personal, así fue como ingresó María la esposa del hijo mayor de José, estudiante avanzada de Ciencias Económicas. y se hizo cargo de formar el área administrativa. Entre las tareas coordinadas por María estaban las de la recepción de los pedidos de entrega de repuestos y el armado de las rutas de los recorridos. Otras actividades adicionales, eran la atención telefónica y otras tareas administrativas típicas. De esta forma cuando un cliente tenía una necesidad puntual se presentaba en la empresa, y allí se tomaba nota en una agenda de papel de los siguientes datos, que hoy son cargados en planillas Excel: • Nombre del cliente; • Domicilio del cliente; • Mercadería a entregar; • Domicilio donde debían entregar el producto; • Especificar si la mercadería debía permanecer en depósito.

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El organigrama de la empresa se expandió, tal como se muestra a continuación:

DIRECTORIO

Gerencia de Administración

Gerencia de Logística

María Estrada de Fercejor

Paula Fercejor

Gerencia de Ventas Luis Fercejor

Sistemas

Almacenes

Proveedores

Transporte

vendedores

Cobranzas

Mantenimiento

Marketing

RRHH Funciones

- Directorio: se encarga de definir la política y objetivos de la empresa. Es quien toma las decisiones críticas, tales como lanzamiento de nuevos productos y servicios, decisiones de compra de nuevas líneas de productos, de nuevos rodados para la distribución, del establecimiento de nuevos puntos de venta, la autorización de compra de otros bienes de uso, y de toda estrategia que involucre a la firma en su conjunto.

- Gerencia de Administración: se encarga de gestionar el cobro a los clientes, el pago a proveedores, el registro de transacciones, gestionar recursos humanos e informar y asesorar al Directorio en estos temas y la política financiera de la empresa. Además, de esta Gerencia, depende todo lo referido a los Sistemas Informáticos de la empresa como así también al mantenimiento del Hardware.

- Gerencia de Logística: se encarga del transporte, recorridos, entrega de pedidos, gestión de almacenes y mantenimiento.

- Gerencia de Ventas: se encarga de ejecutar la política de ventas fijada por el Directorio, realizar la gestión de clientes, coordinar con el Directorio las promociones a realizar e informar y asesorar a éste en esta materia.

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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Como se dijo, el área Sistemas depende de la Gerencia de Administración y está integrada por una sola persona, con conocimientos “medios” en informática; se encarga de: •

Dar soporte a los usuarios en el uso del actual sistema.

•

Realizar el mantenimiento de las PC, netbooks e impresoras, y de que la red esté operativa.

•

Hacer backups periódicamente y actualizar los anti-virus. -Es importante destacar, que en la empresa no existe ninguna política formal de seguridad informática. Tampoco hay restricciones de accesos al sistema, ni identificación de usuarios. No hay una toma de conciencia seria de los daños que pueden provocar los virus o los accesos indebidos a los datos, tanto de terceros como de personal desleal.

•

Asistir a los usuarios, cuando éstos necesitan usar de un modo más avanzado planillas de cálculo y procesador de texto, lo que demuestra la falta de capacitación del personal en estas herramientas.

•

Enviar al Servicio Técnico (tercerizado), equipos con problemas de funcionamiento, siendo su responsabilidad el seguimiento de los mismos.

Hardware y Redes

La empresa cuenta con una red LAN de arquitectura BUS con 15 puestos de trabajo y un Servidor. Este último es un clon que posee un procesador Intel Pentium IV y 2 GB de memoria RAM. Los puestos de trabajo también son clones con procesador Pentium 3. Este hardware cumple con las necesidades del software actual de la empresa. Cada vendedor posee una netbook y se comunica a través de Internet.

Software

1.- SISTEMA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Se trata de un Sistema desarrollado por un Analista al principio de la década de los 90, a medida de las necesidades de aquel momento. Fue desarrollado en Fox Base, y funciona sobre sistema operativo MS-DOS.

El sistema de gestión administrativa incluye los siguientes módulos:

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Compras: permite la carga de las facturas de compras de mercaderías y servicios y llevar la cuenta corriente de los proveedores.

Ventas: permite el ingreso de los datos de los Clientes, la generación del Pedido de Venta, la impresión de las Facturas por la venta de mercadería y por el servicio de alquiler de espacios en el depósito.

Finanzas: con este módulo se realiza la administración de Cobranza, permitiendo la imputación de la misma en la cuenta corriente de los clientes, y por consiguiente el ingreso de fondos en efectivo en la Caja y/o el ingreso de valores a la cartera de cheques. Además, permite realizar los pagos tanto a Proveedores de Mercadería con su respectiva imputación en la cuenta corriente del proveedor, como así también, el pago de los gastos de funcionamiento (honorarios profesionales, servicios públicos, combustibles, viáticos, etc.) tanto en efectivo, cheques propios y/o cheques de terceros.

Contabilidad: Permite la obtención de los saldos de las cuentas utilizadas a determinada fecha, pero no realiza el balance, ya que los saldos de algunas cuentas deben ser obtenidos por fuera del sistema, mediante planillas de cálculos y a través de papeles de trabajo de Contaduría. Estos saldos de las cuentas son entregados al final del ejercicio a un Estudio Contable para la preparación del Balance General.

Actualmente el Sistema de Gestión Administrativa carece de soporte por parte de quien lo desarrolló, ya que no vive en el país. Tampoco quedaron a disposición de FERCEJOR, los programas fuentes. Es por ello, que muchas tareas deben realizarse a través de planillas de cálculo o a través de sistemas independientes, como es el caso del Sistema de Fletes.

2- SISTEMA DE FLETES

Se trata de un programa enlatado, adquirido en el mercado y que funciona de manera aislada del sistema de Gestión Administrativa. Este software genera las Hojas de Ruta y el seguimiento del tránsito de la mercadería.

3- ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

El registro de inventarios se realiza en planillas Excel, con demasiada intervención humana lo que impide tener información confiable de las existencias en el depósito. Datos I – CASO INTEGRAL

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4- VENDEDORES VIAJANTES

Cada uno cuenta con una netbook en la cual tiene cargadas las listas de precios en Excel; estas listas son actualizadas desde Casa Central cuando hay variaciones de precios o condiciones de ventas y enviadas mediante correo electrónico. Los viajantes también utilizan las netbooks para enviar mails a clientes o a la Administración de Fercejor, informando las ventas realizadas para que se le reserve la mercadería adquirida por el Cliente. El vendedor por lo general desconoce si efectivamente hay stock de la mercadería que vende, lo que en muchos casos genera conflictos con los otros vendedores. Las facturas son emitidas desde la Casa Central.

5- HERRAMIENTAS DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS

Es un conjunto de aplicaciones que incluye correo electrónico, buscador de internet, procesador de textos, hojas de cálculo que están disponibles en todas las estaciones de trabajo y a partir de las cuales se generan gran parte de las actividades y procesos de REPUESTOS FERCEJOR. La empresa carece de licencias de uso de estas herramientas lo que la pone en una situación de riesgo ante posibles inspecciones de Software Legal.

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO Si bien la empresa posee varios procesos que colaboran en forma directa o indirecta en la generación de ingresos, en el planteo de este caso nos centraremos en el desarrollo de solo tres de ellos: “Toma de pedidos”, “Entrega de mercaderías” y “Facturación en cuenta corriente”; a continuación los describimos. Proceso: Toma de pedidos Cuando un cliente realiza un pedido, Ventas verifica en el sistema que el cliente posea crédito disponible. Si es así, Ventas registra los siguientes datos, caso contrario se rechaza el pedido y se informa al cliente. • Número de Cliente; • Razón Social; • Fecha de Entrega; • Teléfono; • Domicilio de Entrega; • Detalle de productos solicitados; • Descuento total aplicado; Datos I – CASO INTEGRAL

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• Forma de pago; • Lista de precios utilizada. El sistema asigna un número de pedido y el área de ventas lo envía a logística para preparar la entrega. Proceso: Entrega de mercaderías Este proceso tiene como producto final, el armado de la hoja de ruta y la actualización de los sistemas de información correspondientes, para el registro de la mercadería entregada y de esta forma saber cuál es la mercadería pendiente para armar la siguiente “hoja de ruta”. Para el armado de la hoja de ruta se tiene en cuenta lo siguiente: • Prioridad del cliente; • Monto del pedido; • Disponibilidad de vehículos; • Ubicación de entrega; • Rutas más cortas; • Rutas más económicas; • Vehículos más eficientes. Una vez seleccionados los pedidos a satisfacer y el transporte a ser utilizado, se arman los paquetes y se imprime la documentación correspondiente: Hoja de ruta y remitos individuales para ser firmados por los diferentes clientes. Cuando la mercadería se entrega al Cliente, este puede aceptar la totalidad, sólo una parte o rechazar la totalidad del pedido. El proceso termina cuando el transportista actualiza el sistema con el resultado que obtuvo para cada una de dichas entregas. Proceso: Facturación en Cuenta Corriente Este proceso genera las facturas en cuenta corriente y su respectiva contabilización. Al tratarse de facturación mayorista, este proceso se ha automatizado de modo tal de generar las facturas en base a los remitos previamente confeccionados. La empresa tiene como política, generar en forma semanal las facturas correspondientes a los remitos de esa semana, teniendo la precaución de facturar todos los remitos generados en el mes, dado las exigencias de la normativa impositiva al respecto. Debido a que la empresa actualmente está inscripta como importadora de bienes, ya que algunos repuestos provienen del exterior, la AFIP ha determinado que sus facturas sean confeccionadas siguiendo el nuevo régimen de factura electrónica. El área de sistemas ha iniciado una etapa de Datos I – CASO INTEGRAL

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análisis para determinar cómo deberá adecuar su proceso de facturación para cumplir con el nuevo régimen de factura electrónica.

CONSIDERACIONES FINALES En muchas ocasiones la información que necesita el Directorio para la toma de decisiones se ve demorada y en otros casos, la información que recibe no es confiable, ya que existen demoras en la actualización de los inventarios, en la valuación de los mismos, y en el cotejo de los saldos deudores y acreedores. En definitiva, el Directorio siente la sensación de “no saber dónde está parado” según palabras de ellos. Es por eso que se ha encargado a la Gerencia de Administración y al área Sistemas que investigue algunas opciones para reemplazar el actual sistema por uno que actualice la tecnología, que abarque a toda la empresa y que le permita contar con información confiable y oportuna para la toma de decisiones.

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