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• Gutierrez Fercho

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UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

BPM CON TI

Título: Fase 2 - Proyecto BPM y Mapa de Descubrimiento

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CEAD: Duitama ING. INDUSTRIAL

Tutor:

Fecha:

CONTENIDO

CADENA DE VALOR .................................................................................................................................... 3 CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO BPM ................................................................................................... 3 Fases del Ciclo de Desarrollo del BPM ...................................................................................................... 4 COMPONENTES DE UN MAPA DE DESCUBRIMIENTO............................................................................. 6 Componentes de un Mapa de Descubrimiento .......................................................................................... 7

CADENA DE VALOR La cadena de valor una herramienta de análisis estratégico que ayuda a determinar la ventaja competitiva de la empresa; mediante su aplicación se consigue examinar y dividir la compañía en sus actividades estratégicas más relevantes a fin de entender cómo funcionan los costos, las fuentes actuales y en que radica la diferenciación, buscando a su vez generar ventajas competitivas.

La cadena de valor establece cuatro aspectos del panorama competitivo:

 Grado de integración.  Panorama industrial.  El panorama de segmento.  El panorama geográfico.

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO BPM

Ilustración 1 Ciclo de Vida BPM

El Ciclo de Vida BPM se refiere a la forma de administrar los procesos de negocio el cual puede ser organizado por un conjunto gradual e interactivo de actividades que incluyen: planeamiento, análisis, diseño, modelado, implementación, monitoreo, control y refinamiento de los procesos de negocio.

La gestión de procesos de negocio, también conocida como BPM, siglas del inglés Business Process Management, se define como la metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia de una organización a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio, que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma continua.

La gestión por procesos es una forma de gestionar toda la organización basándose en los procesos, entendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada para conseguir un resultado; pero lo que tiene importancia es el proceso en su conjunto, no sus partes por separado. Para la gestión de los procesos de negocio de una organización, se propone entonces una serie de etapas y actividades que establecen el ciclo de desarrollo de un proyecto de BPM, que se debe seguir para alcanzar de forma eficaz todos los objetivos y beneficios perseguidos por la gestión.

Fases del Ciclo de Desarrollo del BPM Descubrimiento: El principal objetivo es identificar y entender cada uno de los procesos de negocio que forman la organización. Especifica todos los detalles de cada uno de los requisitos, centrándose principalmente en las funcionalidades clave del sistema. Análisis: Se estudia cada uno de los procesos de negocio del sistema, modelandolos con las nuevas características y reglas a seguir para obtener una mayor productividad.

Desarrollo: Se especifican los procesos de negocio analizados y diseñados en la etapa anterior.

Monitoreo: Cada proceso de negocio debe medirse para saber el grado de éxito y calidad con el que ha sido llevado a cabo; de esta forma se puede analizar los resultados de cada uno de los procesos para su redefinición y mejora

Optimización: Aquellos procesos que no han cumplido las expectativas deseadas, bien porque no poseen un conjunto coherente de tareas, o bien porque las necesidades han cambiado, son optimizados para mejorar su rendimiento y así también el de la empresa.

Hay que destacar que el BPM Operacional abarca las etapas: modelado, despliegue y ejecución como parte de la operación, quedando el ciclo Analítico como el descubrimiento de los procesos, la reingeniería, documentación, medición, monitoreo y optimización de forma continúa. Por lo tanto, en la etapa analítica se busca definir y medir estos procesos para que finalmente puedan evolucionar, combinando BPM con Business Intelligence (BI, Inteligencia de Negocio), Balance ScoreCard (BSC, Cuadro de Mando Integral) y Operational Intelligence (OI, Inteligencia Operacional) entre otros.1

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FUENTE: https://www.evaluandoerp.com/ciclo-vida-del-business-process-management-bpm/

COMPONENTES DE UN MAPA DE DESCUBRIMIENTO Cuando un proceso ha sido identificado y está listo para una iniciativa Business Process Management (BPM), lo primero que hay que entender es el modelo del proceso. El modelamiento del proceso comienza con un modelamiento de proceso descriptivo, esfuerzo conocido como descubrimiento del proceso. Descubrimiento del proceso cubre el mapeo del proceso, la captura de los detalles del proceso y la creación de un diagrama de proceso inicial.

Todo esto es realizado durante la fase de desarrollo del playback 0, el equipo del proyecto se reúne con cada interesado del negocio durante esta fase, liderando hasta la reunión final donde se obtiene la firma de aprobación. Esta aprobación del playback 0 validará que el modelo refleje con exactitud el flujo de proceso esperado, que identifique los roles del proceso y que los detalles y mejoras del proceso estén bien documentadas.

Hay dos objetivos principales para el Descubrimiento de Procesos:  Comunicar el proceso a través de todos los miembros del equipo a la organización:  ¿Qué es el proceso? - ¿Que no es el proceso? COLABORACION: Descubrimiento del Proceso lleva a la creación de un Mapa de Descubrimiento que se lleva a cabo a través de sesiones de colaboración con expertos en la materia del proceso y el propietario del proceso. Estas sesiones proporcionan la información necesaria para crear el mapa de descubrimiento inicial: un diagrama de procesos de alto nivel que comunica el orden esperado de los logros de las tareas del proceso y los detalles que acompañan estas tareas.  Una vez que los detalles importantes del proceso se reflejan plenamente en el Mapa de Descubrimiento este es compartido con el equipo del proceso para que todos estén alineados.  También es compartido con los actores de negocio para su revisión, validación y entrada.  El Mapa de Descubrimiento comunica ampliamente la información más importante del proceso con los propietarios de los procesos del negocio, facilitando una efectiva colaboración. La colaboración

no termina cuando el mapa de descubrimiento se convierte en un diagrama de proceso - que se ha mejorado.  Involucrando desde el comienzo a los Interesados del negocio en el desarrollo del diagrama de proceso, aseguramos su interés y comprensión en todo el ciclo de vida del modelamiento del proceso.

Componentes de un Mapa de Descubrimiento Un mapa de Descubrimiento es creado centrándose en los siguientes elementos:  Hitos  Actividades  Sub-procesos

Cada uno de estos elementos puede ser capturados durante las sesiones de colaboración del mapeo del proceso con el propietario del proceso y expertos en la materia. Los elementos también pueden ser extraídos de una narrativa del proceso cuando ésta exista. Es importante entender cuando mapear cada elemento y como se relacionan entre si los elementos.

La creación de un mapa de descubrimiento se trata de hacer que el orden de las actividades del proceso se describa efectivamente. Esta es una de las razones por las que el estándar de notación de procesos (BPMN) está limitado en el uso de términos en este punto del esfuerzo del modelamiento.

Descripción  Use un hito en un mapa de descubrimiento para mostrar una fase en particular del proceso. Los hitos no son un estándar BPMN pero son componentes muy importantes.  Use una actividad para comunicar una tarea de un proceso realizada por una unidad de negocio en un mapa de Descubrimiento. Actividad es un estándar BPMN.  Use un Sub-proceso para comunicar una Actividad que es ejecutada por múltiples unidades de negocio. Subproceso es un estándar BPMN.

GUIAS  Organizar los hitos en el orden en el cual ellos se han realizado  Considere el uso de nombres de etiqueta para los hitos  Los hitos son fases del proceso, ellos deben indicar el significado de las subdivisiones de todo el proceso, no cada paso individual.  Las partes más destacadas de los hitos del proceso pueden ser buenos candidatos para los espacios de seguimiento en la implementación del proceso y pueden proporcionar una forma útil de organizar la discusión de métricas de Proceso con los dueños del proceso y otros interesados.  Si hay un número inusualmente alto de pasos para un determinado hito, esto puede ser un indicio de que hay que añadir más Hitos.  Nombrar Pasos, tareas y actividades con una combinación de verbo-sustantivo.

ACTIVIDAD

Ahora que el mapa de descubrimiento tiene los Hitos en su lugar es hora de agregar las Actividades asociadas a cada Hito. En el modelamiento de procesos una Actividad representa una unidad atómica de trabajo, esas cosas que son parte de la responsabilidad de un proceso y que hacen que se complete la tarea. La colaboración con el dueño del proceso o la información de una narrativa de proceso debe mostrar todos los pasos necesarios para identificar todas las tareas (Actividades).

Pasos La elaboración del mapa de descubrimiento empieza con la captura de cada paso del proceso señalado en cada Hito.  En el ejemplo a continuación, se muestran tres pasos de la información del Proceso De Reembolso de Gastos que se encuentran bajo el primer hito.  Estos son los pasos que alguien tendría que presentar en un informe de gastos.  Cada uno de los tres pasos es asignado a un participante del Proceso.

Si no hay cambio de Participante de un paso a otro en un Hito en el mapa de Descubrimiento, entonces estos pasos deben convertirse en una sola tarea. En el ejemplo del proceso de Reembolso de Gastos, el Mapa de Descubrimiento ahora se comunica con una unidad atómica de trabajo o actividad.

Acción tal como presentar o enviar se representa con símbolos de dirección de flujo de trabajo en el mapa de Descubrimiento.

El Mapa de Descubrimiento inicial del ejemplo de Reembolso de Gastos está completo. El objetivo principal era la lista de los hitos y las actividades de forma secuencial mostrando el orden de acompañamiento o realización. En esta etapa, la falta de detalles tales como quién y cuándo en el Mapa de Descubrimiento es libre. La intención del mapa de procesos es proporcionar la visibilidad de lo que el proceso de negocio es en realidad, sin tener en cuenta condiciones o excepciones.

SUB-PROCESO

Una Actividad en un Mapa de descubrimiento también se puede comunicar como un sub-proceso. Subproceso son tareas que tienen un mismo dueño y que son ejecutadas por diferentes unidades de Negocio. En el ejemplo del Proceso de Reembolso de Gastos el Mapa de Descubrimiento muestra un Hito candidato y un conjunto de Tareas que podrían ser un solo Sub-proceso.

El Mapa del Descubrimiento revisado con el Sub-proceso en su lugar.