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• Ascanio Ferreira Barreto

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Guía de Talento Humano

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Índice General

Una Guía para el liderazgo Ecopetrol

A

El que piensa que dirige y no tiene a nadie siguiéndole, sólo está dando un paseo.

lo largo de toda su existencia, el ser humano ha convivido en grupos para asegurar su supervivencia y crecimiento. Esta condición ha sido constante con la evolución de la sociedad y ha perfeccionado un concepto capital en el desarrollo de las comunidades: la gestión de personas. Las grandes culturas que forjaron nuestra civilización desarrollaron técnicas para dirigir y hacer que los individuos emprendieran hazañas memorables, bajo la influencia de un líder movilizador. Estas técnicas tomaban principios de la vida militar, política, religiosa, familiar y organizacional para guiar clanes, ejércitos y hasta pueblos enteros hacia un propósito específico.

La mayoría define el liderazgo como la capacidad de alcanzar una posición, no de obtener seguidores.

En Ecopetrol, la gestión de personal también ha seguido una trayectoria de crecimiento a lo largo de su propia historia, estableciendo pautas, conceptos y principios de acuerdo que hoy constituyen el patrimonio cultural e intelectual de la Empresa en esta materia. La Vicepresidencia de Talento Humano presenta esta Guía como una herramienta de consulta y aprendizaje, que compendia el conocimiento, la normativa y las mejores prácticas en la administración del talento, en un formato de preguntas frecuentes, para el uso práctico de los líderes, los profesionales de la gestión del talento humano y de los trabajadores en general. Cabe anotar que, en ningún caso, esta Guía reemplaza la normativa interna vigente. Para profundizar en los temas tratados aquí, se recomienda consultar la Normativa existente en la aplicación P8.

Martha Cecilia Castaño Gutiérrez Vicepresidenta de Talento Humano

Asegurarse de que el trabajo sea hecho por los demás es el logro de un administrador. Inspirar a otros para hacer un mejor trabajo es el logro de un líder.

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Una Guía para el liderazgo Ecopetrol....................................................................................... 1

Introducción ¿Cómo usar y sacarle el mejor provecho a esta guía?.............................................................. 1 La Gente VTH: su socio estratégico........................................................................................... 2 Equipo VTH.................................................................................................................................. 3

1. INCORPORACIÓN DE TALENTO HUMANO A. Selección de Talento Humano 1. Selección................................................................................................................................2 1A-1-1 ¿Qué es una vacante? ..............................................................................................................................................2 1A-1-2 ¿Cómo se cubren las vacantes de mi área? .............................................................................................................2 1A-1-3 ¿Por qué medios se reciben las hojas de vida en Ecopetrol? ...................................................................................2 1A-1-4 ¿Quién toma la decisión de la vinculación de un candidato?....................................................................................2 1A-1-5 ¿Cuándo se puede solicitar la selección con candidato único?.................................................................................3 1A-1-6 ¿Qué modalidades de selección existen?..................................................................................................................3 1A-1-7 ¿Cuándo es necesario hacer un proceso de selección interna?.................................................................................3 1A-1-8 ¿Qué tipos de convocatorias de selección interna hay? ...........................................................................................4 1A-1-9 ¿Qué condiciones deben cumplir los candidatos para postularse a procesos de selección interna?.........................4 1A-1-10 ¿Puede aceptarse una postulación extemporánea en procesos de selección interna?.............................................4 1A-1-11 ¿Pueden los familiares de un trabajador participar en los procesos de selección de Ecopetrol? ...........................4 1A-1-12 Selección externa....................................................................................................................................................5 1A-1-13 ¿Cuáles son los requisitos para postularse a una selección externa?.....................................................................5 1A-1-14 ¿Cómo se determina si la postulación es para contrato a término fijo o indefinido?..............................................5 1A-1-15 ¿Qué pasa si no se presenta un candidato que se ajuste al perfil requerido?........................................................5 1A-1-16 ¿Cómo se oficializa la vinculación de un candidato seleccionado?.........................................................................5 1A-1-17 ¿Cuál es el proceso para atraer perfiles de difícil consecución?.............................................................................6 1A-1-18 ¿Cómo se cierra un proceso de selección?..............................................................................................................6 1A-1-19 ¿Cómo se asegura la inducción al trabajador vinculado?........................................................................................6 1A-1-20 ¿Cómo es el proceso de selección de aprendices?..................................................................................................6 1A-1-21 ¿Cuándo se realiza la selección de aprendices?......................................................................................................6 1A-1-22 ¿Con qué entidades se pueden realizar procesos de selección de aprendices? ....................................................7 1A-1-23 ¿Cómo se seleccionan los estudiantes en judicatura?.............................................................................................7

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b. Vinculación de Talento Humano 1. Evaluación del periodo de prueba.........................................................................................2 1B-1-1 ¿Qué es un período de prueba?................................................................................................................................2 1B-1-2 ¿A quiénes debe evaluarse en el período de prueba?...............................................................................................2 1B-1-3 ¿Quién debe realizar la evaluación del período de prueba?......................................................................................2 1B-1-4 ¿Cómo se realiza la evaluación del período de prueba?............................................................................................2 1B-1-5 ¿Qué se debe hacer cuando la evaluación del período de prueba no es satisfactorio?.............................................3

2. ADMINISTRACIÓN DEL DESEMPEÑO DE TALENTO HUMANO A. Gestión de Aprendizaje 1. Universidad Corporativa........................................................................................................3 2A-1-1 ¿Qué es la Universidad Corporativa?.........................................................................................................................3 2A-1-2 ¿Cómo se puede participar en los programas de la Universidad Corporativa?..........................................................3 Como formador:...................................................................................................................................... 3 Como participante: ................................................................................................................................. 3 Como desarrollador: .............................................................................................................................. 3 2A-1-3 ¿Cómo puedo ser aprendiz en la Universidad Corporativa?.......................................................................................4 2A-1-4 ¿Cómo puedo ser instructor de la Universidad Corporativa?.....................................................................................4 2A-1-5 ¿Cómo puedo ser desarrollador de cursos?...............................................................................................................4 2A-1-6 ¿Dónde puedo consultar la oferta de cursos de la Universidad?...............................................................................4 2A-1-7 ¿Cuál es el proceso de inscripción en una formación presencial?...........................................................................4 2A-1-8 ¿Cómo puedo descargar mi certificado de asistencia a una formación presencial de la UCE?.................................4 2A-1-9 ¿Qué es el portal e-Universidad Corporativa?...........................................................................................................4

2. Planes de Desarrollo.............................................................................................................4 2A-2-1 ¿En qué consiste el desarrollo de personal?.............................................................................................................4 2A-2-2 ¿Quién es responsable de movilizar el desarrollo de personal?................................................................................4 2A-2-3 ¿Qué es competencia?...............................................................................................................................................5 2A-2-4 ¿Cuáles son las competencias que se desarrollan en Ecopetrol?..............................................................................5 2A-2-5 ¿Quién da los lineamientos para la ejecución del presupuesto? y ¿Quién lo administra para las acciones de desarrollo?.........................................................................................................5 2A-2-6 ¿Qué es un plan de desarrollo?.................................................................................................................................5 Plan General De Desarrollo................................................................................................................... 5 2A-2-7 ¿Qué es un plan general de desarrollo?....................................................................................................................5 2A-2-8 ¿Cómo se diseñan los planes generales de desarrollo?............................................................................................5 2A-2-9 ¿Quién es el responsable de diseñar los planes generales de desarrollo?................................................................5 Plan De Desarrollo Individual................................................................................................................ 5

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2A-2-10 ¿Quién es el responsable de los planes de desarrollo individuales?.......................................................................5 2A-2-11 ¿Qué acciones deben incluirse en el plan de desarrollo individual?.......................................................................5

3. Desarrollo de Competencias Organizacionales...................................................................6 2A-3-1 ¿Qué son las competencias organizacionales? .........................................................................................................6 2A-3-2 ¿Cuáles son las competencias organizacionales?......................................................................................................6 2A-3-3 ¿A quienes aplican este tipo de competencias?........................................................................................................6

4. Desarrollo de Competencias de Liderazgo...........................................................................6 2A-4-1 ¿Qué son las competencias de liderazgo?.................................................................................................................6 2A-4-2 ¿Qué son los estilos de liderazgo?............................................................................................................................6 2A-4-3 ¿Cuáles son los estilos de liderazgo?........................................................................................................................6 Directivo.................................................................................................................................................. 6 Democrático............................................................................................................................................ 6 Orientador (Tutorial).............................................................................................................................. 7 Coercitivo................................................................................................................................................ 7 Afiliativo.................................................................................................................................................. 7 Marcapasos.............................................................................................................................................. 7 2A-4-4 ¿Qué es el microclima y cuáles son sus dimensiones?.............................................................................................7 Flexibilidad............................................................................................................................................... 7 Responsabilidad........................................................................................................................................ 7 Estándares............................................................................................................................................... 7 Reconocimiento....................................................................................................................................... 7 Claridad................................................................................................................................................... 7 Espíritu de equipo..................................................................................................................................... 7 2A-4-5 ¿Qué acciones de desarrollo pueden utilizarse para la formación de nuestros líderes?...........................................8 2A-4-6 ¿Qué herramienta se utiliza para hacer las evaluaciones de competencias de liderazgo?........................................8

5. Valoración de Competencias.................................................................................................8 2A-5-1 ¿Qué es la valoración de competencias?...................................................................................................................8 2A-5-2 ¿Qué niveles de resultados de competencias se manejan?.......................................................................................8 2A-5-3 ¿Para qué se hacen valoraciones de competencias?.................................................................................................8 2A-5-4 ¿Con qué periodicidad se valoran las competencias?...............................................................................................8 2A-5-5 ¿Qué es la valoración de competencias técnicas?.....................................................................................................8 2A-5-6 ¿Quién valora las competencias técnicas?................................................................................................................8 2A-5-7 ¿Cómo se entregan los resultados de las valoraciones a los trabajadores?..............................................................8 2A-5-8 ¿Dónde consulto los resultados de las valoraciones de competencias técnicas mías o de mis trabajadores?..........8

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B. Gerencia del Desempeño Individual 1. Desempeño Individual...........................................................................................................2 2B-1-1 ¿Qué es desempeño individual?................................................................................................................................2 2B-1-2 ¿Qué es la gerencia del desempeño individual?........................................................................................................2 2B-1-3 ¿Cómo se formaliza el desempeño individual de los trabajadores?..........................................................................2 2B-1-4 ¿Qué relación debe existir entre los acuerdos de gestión de las áreas (TBG) y los acuerdos de desempeño individual de los trabajadores?.............................................................................................3

2. Fase de Planeación.................................................................................................................3 2B-2-1 ¿Qué es la planeación del desempeño individual?....................................................................................................3 2B-2-2 ¿Cómo preparar la sesión de planeación del desempeño individual?.......................................................................3 2B-2-3 ¿En qué categorías se deben acordar los objetivos de desempeño?.........................................................................3 2B-2-4 ¿Qué condiciones deben cumplir los objetivos?........................................................................................................3

3. Fase de Seguimiento..............................................................................................................4 2B-3-1 ¿Qué es el seguimiento al desempeño individual?....................................................................................................4 2B-3-2 ¿Cómo se realiza el seguimiento al desempeño individual?.....................................................................................5 2B-3-3 ¿Cómo preparar las sesiones de seguimiento al desempeño individual?..................................................................5 2B-3-4 ¿Qué condiciones de calidad deben tener las sesiones de seguimiento al desempeño individual?..........................5 2B-3-5 ¿Es necesario llevar registros del seguimiento al desempeño individual?................................................................5 2B-3-6 ¿En qué casos se puede modificar el acuerdo de desempeño individual?................................................................6

4. Fase de Evaluación.................................................................................................................6 2B-4-1 ¿Qué es la evaluación del desempeño individual?....................................................................................................6 2B-4-2 ¿Cómo preparar las sesiones de definición de resultados finales de objetivos?.......................................................6 2B-4-3 ¿Qué es la clasificación del desempeño individual?.................................................................................................6 2B-4-4 ¿Cómo se realiza la pre-clasificación del desempeño individual?.............................................................................6 2B-4-5 ¿Qué son los comités de clasificación y cuál es su propósito?.................................................................................7 2B-4-6 ¿Cómo realizan la clasificación los comités de clasificación?...................................................................................7 2B-4-7 ¿Qué lineamientos deben cumplirse en los comités de clasificación?......................................................................7 2B-4-8 ¿Qué sesgos deben evitarse en los comités de clasificación?...................................................................................8

5. Fase de Mejoramiento............................................................................................................9 2B-5-1 ¿Qué es el mejoramiento del desempeño individual?...............................................................................................9 2B-5-2 ¿Qué estrategias se han definidos para el desempeño alto, satisfactorio y bajo?.....................................................9 2B-5-3 ¿Dónde puedo encontrar apoyo para la gerencia del desempeño individual?............................................................9

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3. ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES DE TALENTO HUMANO A. Compensación Fija y Variable 1.Compensación.........................................................................................................................3 3A-1-1 ¿Qué es compensación?............................................................................................................................................3 3A-1-2 ¿Cómo se compensa en Ecopetrol?...........................................................................................................................3

2. Política de Compensación Nómina Convencional.................................................................3 3A-2-1 ¿A quienes aplica el escalafón convencional?...........................................................................................................3 3A-2-2 ¿Cuáles son los elementos del escalafón convencional?...........................................................................................................3 3A-2-3 ¿Qué son carreras?..................................................................................................................................................3 3A-2-4 ¿Qué son especialidades?.........................................................................................................................................3 3A-2-5 ¿Qué son niveles?......................................................................................................................................................4 3A-2-6 ¿Qué son categorías?................................................................................................................................................4 3A-2-7 ¿Qué es flujo promocional y cuándo aplica?.............................................................................................................4 3A-2-8 ¿Cuáles son los requisitos para flujo promocional?..................................................................................................4 3A-2-9 ¿Cómo funciona el Sistema de trabajo por flujo promocional?.................................................................................4 3A-2-10 ¿Cómo se autorizan vacantes o cupos Nivel F? y ¿Cuál es el procedimiento para cubrir en propiedad cargos Nivel F?...................................................................................5 3A-2-11 ¿Qué requisitos mínimos se necesitan para concursar?..........................................................................................5 3A-2-12 ¿Cómo se asignan los puntajes?..............................................................................................................................5 3A-2-13 ¿Cuál es el nivel de autorización?...........................................................................................................................5 3A-2-14 ¿Cómo es el cubrimiento de vacantes Nivel F en la Vicepresidencia de Transporte?..............................................5 3A-2-15 ¿Qué trabajadores son opcionados a realizar designaciones temporales?...............................................................5 3A-2-16 ¿Cuál es el procedimiento para que los jefes definan el encargo?..........................................................................6 3A-2-17 ¿Quién hace la evaluación de desempeño del encargo? y ¿Cuál es el nivel de autorización?.................................6 3A-2-18 ¿Cuál es el pago de diferencia salarial?..................................................................................................................6 3A-2-19 ¿Cómo se hace un cambio de carrera o especialidad?............................................................................................6 3A-2-20 ¿Cómo se da el avance por flujo promocional después del cambio?.......................................................................6 3A-2-21 ¿Cómo se conforma el Comité de Escalafón?..........................................................................................................6 3A-2-22 ¿Cuál es el nivel de autorización para ascensos?....................................................................................................6 3A-2-23 ¿Cada cuanto se reúne el Comité de Escalafón? y ¿Cuáles son las funciones del Comité?.....................................6 3A-2-24 ¿Qué mecanismos hay de seguimiento a la aplicación del escalafón?....................................................................6 3A-2-25 ¿Cuál es el procedimiento para el cubrimiento de plazas Nivel D en la Vicepresidencia de Transporte?...............7 3A-2-26 ¿Qué puntaje requiere la selección de candidatos?.................................................................................................7 3A-2-27 ¿Dónde puedo consultar las clasificaciones de cargos convencionales?.................................................................7

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3. Política de Compensación Nómina Directiva........................................................................7 3A-3-1 ¿A quién y bajo qué criterios se aplica la política de compensación directiva?........................................................7 3A-3-2 ¿En qué consiste la estructura salarial?....................................................................................................................7 3A-3-3 ¿Qué es ingreso monetario?......................................................................................................................................7 3A-3-4 Ingreso monetario mínimo, medio y máximo............................................................................................................7 3A-3-5 Rubros que componen el ingreso monetario.............................................................................................................7 3A-3-6 ¿En qué consiste el salario de enganche?.................................................................................................................8 3A-3-7 ¿Es posible asignar un ingreso monetario superior al mínimo del nivel del cargo?.................................................8 3A-3-8 ¿Qué aspectos deben tenerse en cuenta antes de aprobar una acción salarial?.......................................................8 3A-3-9 ¿Qué acciones salariales se dan en casos de promoción?........................................................................................8 3A-3-10 ¿Qué es carrera administrativa?..............................................................................................................................8 3A-3-11 ¿Qué es carrera técnica?.........................................................................................................................................8 3A-3-12 ¿Cómo se definen las acciones salariales por promoción en la carrera administrativa?.........................................8 3A-3-13 ¿Cómo se definen las acciones salariales por promoción en la carrera técnica?....................................................8 3A-3-14 ¿Cómo se definen las acciones salariales por ascenso de nómina convencional a directiva?.................................9 3A-3-15 ¿A quiénes aplica el incremento general anual del salario básico mensual?..........................................................9

4. Bono Variable por Resultados...............................................................................................9 3A-4-1 ¿Qué es el bono variable por resultados?.................................................................................................................9 3A-4-2 ¿Este beneficio es de base salarial? ¿Qué efectos tributarios tiene?........................................................................9 3A-4-3 ¿En qué períodos y en qué porcentaje se paga el bono por resultados empresariales?............................................9 3A-4-4 ¿En qué períodos y en qué porcentaje se paga el bono por resultados del área – TBG’s?.......................................9 3A-4-5 ¿Quiénes son beneficiarios del plan de Bono Variable por Resultados?....................................................................9 3A-4-6 ¿Afecta el tiempo de permanencia en la Empresa para acceder al Bono Variable por Resultados?..........................10 3A-4-7 ¿Afectan las ausencias el factor de permanencia en el cálculo para el Bono Variable por Resultados?...................10 3A-4-8 ¿En qué casos excepcionales de ausentismo se reconoce el Bono Variable por Resultados?...................................10 3A-4-9 ¿En qué casos no se reconoce el Bono Variable por Resultados?.............................................................................10 3A-4-10 ¿Qué implicación tiene la evaluación del aporte individual para acceder al Bono Variable por Resultados?..........10 3A-4-11 ¿Cómo se calcula el Bono Variable por Resultados como porcentaje del ingreso monetario? ¿Cuál es el porcentaje por nivel de cargo?............................................................................................................................10 3A-4-12 ¿Cómo se calcula el ingreso monetario anual?........................................................................................................10 3A-4-13 ¿Cómo se agrupan las matrices de reconocimiento del Bono Variable por Resultados?.........................................10 3A-4-14 ¿Qué aspectos contemplan los indicadores de las matrices de reconocimiento del bono variable por resultados?.........................................................................................................................................11 3A-4-15 ¿Cuáles son las fechas de corte para el cálculo del bono variable por resultados?................................................11 3A-4-16 ¿Qué es una fatalidad?............................................................................................................................................11 3A-4-17 ¿Qué son los incidentes ambientales?.....................................................................................................................11 3A-4-18 ¿Cómo afectan los incidentes ambientales al Bono Variable por Resultados?.........................................................11

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3A-4-19 ¿Cómo afectan las fatalidades al Bono Variable por Resultados?............................................................................11 3A-4-20 ¿Qué condiciones comunes hay entre incidentes ambientales y fatalidades?.........................................................12 3A-4-21 ¿Cómo se hace efectivo el pago del Bono Variable por Resultados?.......................................................................12 3A-4-22 ¿Cómo se comunica la asignación sobre el Bono Variable por Resultados a los trabajadores?...............................12

B. Beneficios 3B-0-1 ¿Qué son beneficios?................................................................................................................................................5

1. Inscripción de Familiares .....................................................................................................5 3B-1-1 ¿Cómo se hace la inscripción de familiares?............................................................................................................5 3B-1-2 ¿Quién puede acceder a este beneficio?...................................................................................................................5

2. Educación...............................................................................................................................6 Beneficio educativo para personal directivo acogido al Acuerdo 01/1977............................. 6 3B-2-1 ¿En qué porcentaje se reconoce el beneficio educativo?...........................................................................................6 3B-2-2 ¿Cómo y cuándo se debe tramitar un anticipo?........................................................................................................6 3B-2-3 ¿Cuándo se debe legalizar el anticipo entregado? ...................................................................................................6 3B-2-4 ¿Qué pasa cuando se vence un anticipo?..................................................................................................................6 3B-2-5 ¿Qué condiciones hay para recibir el beneficio?.......................................................................................................6 Estudios de pilotaje.................................................................................................................................. 7 3B-2-6 ¿En qué consiste?.....................................................................................................................................................7 3B-2-7 ¿Qué requisitos deben cumplirse para acceder a este programa?............................................................................7 Estudios en el exterior............................................................................................................................ 7 3B-2-8 ¿En qué consiste?.....................................................................................................................................................7 Estudios para trabajador acogido al Acuerdo 01.................................................................................... 7 3B-2-9 ¿Qué niveles de educación son cubiertos para este beneficio?.................................................................................7 3B-2-10 ¿El beneficio cubre una segunda carrera y los programas de estudio a distancia o virtuales?..............................7

Beneficio Educativo para Personal acogido a la Convención Colectiva de Trabajo................. 7 3B-2-11 ¿En qué porcentaje se reconoce el beneficio educativo?

...................................................................................7

3B-2-12 ¿Qué es y qué hace el Comité de Educación?.........................................................................................................8 3B-2-13 ¿Cuáles son los períodos de inscripción y reconocimiento del plan educacional?..................................................8 3B-2-14 ¿Cómo se debe actuar en caso de problemas médicos del estudiante?..................................................................8 3B-2-15 ¿Qué pasa cuando el beneficiario recibe una beca otorgada por el plantel educativo?...........................................8 3B-2-16 ¿Los estudios universitarios pueden ser en jornada nocturna?...............................................................................9 3B-2-17 ¿Se puede cambiar de centro docente? ..................................................................................................................9 Estudios universitarios, carreras intermedias, análogas...................................................................... 9 3B-2-18 ¿Qué ocurre cuando una carrera intermedia o análoga se profesionaliza?..............................................................9 3B-2-19 ¿Qué ocurre cuando se amplía la duración del programa?......................................................................................9 3B-2-20 ¿Qué ocurre en caso de transferencia de facultad o de universidad?......................................................................9

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3B-2-21 ¿Cómo funciona el beneficio con estudios en Escuelas Militares?..........................................................................9 3B-2-22 ¿Cómo funciona el beneficio con estudios de aviación?..........................................................................................9 3B-2-23 ¿Qué trámites se requieren para pagos y legalización de estudios de aviación?....................................................9 3B-2-24 ¿Qué ocurre cuando el estudiante se cambia de una carrera a pilotaje?................................................................9 3B-2-25 ¿Se financian estudios en el exterior para aviación comercial?..............................................................................10 3B-2-26 ¿Cómo cubre este beneficio los estudios de universidad a distancia?....................................................................10 3B-2-27 ¿Qué se financia en caso de estudios universitarios en el exterior?.......................................................................10 Becas especiales para trabajadores........................................................................................................ 10 3B-2-28 ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta para su adjudicación?.............................................................................10 Becas para esposas o compañeras debidamente inscritas a la Empresa................................................ 10 3B-2-29 ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta para su adjudicación?.............................................................................10 3B-2-30 ¿Qué continuidad tiene la beca por jubilación del trabajador?................................................................................10 Becas de postgrado para hijos de trabajadores...................................................................................... 10 3B-2-31 ¿Qué alcance tiene este beneficio?..........................................................................................................................10

BENEFICIOS DE EDUCACIÓN GENERAL....................................................................................... 11 Educación especial................................................................................................................................... 11 3B-2-32 ¿En qué consiste el beneficio?................................................................................................................................11 3B-2-33 ¿Qué cubre este programa de educación?...............................................................................................................11 3B-2-34 ¿Qué auxilios adicionales hay en este programa?...................................................................................................11 Autoseguro.............................................................................................................................................. 11 3B-2-35 ¿En qué consiste?....................................................................................................................................................11 3B-2-36 ¿Hay alguna sanción por fraude en el plan educacional?........................................................................................11 3B-2-37 ¿Qué ocurre en caso de repetición de semestres?..................................................................................................11

3. Primas extralegales..............................................................................................................11 Prima de Antigüedad................................................................................................................................ 11 3B-3-1 ¿En qué consiste?.....................................................................................................................................................11 Prima Semestral...................................................................................................................................... 12 3B-3-2 ¿En qué consiste?.....................................................................................................................................................12 Prima de Instalación............................................................................................................................... 12 3B-3-3 ¿En qué consiste?.....................................................................................................................................................12 Prima de Vacaciones................................................................................................................................ 12 3B-3-4 ¿En qué consiste?.....................................................................................................................................................12 Prima de quinquenio................................................................................................................................ 12 3B-3-5 ¿En qué consiste?.....................................................................................................................................................12 Ahorro Cavipetrol................................................................................................................................... 12 3B-3-6 ¿Qué es el ahorro CAVIPETROL?...............................................................................................................................12

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4. Prestamos y Auxilios.............................................................................................................13 CRÉDITOS DE VIVIENDA PARA EL PERSONAL ADHERIDO AL ACUERDO 01................................. 13 3B-4-1 ¿Quiénes son los beneficiarios?................................................................................................................................13 3B-4-2 ¿Cuánto tiempo hay para utilizar el préstamo de vivienda?......................................................................................13 3B-4-3 ¿Qué intereses tiene el préstamo de vivienda?.........................................................................................................13 Préstamo de Vivienda Ordinario - Plan “A“............................................................................................ 13 3B-4-4 ¿Cómo se asignan los créditos y qué requisitos deben cumplirse para acceder al préstamo?.................................13 3B-4-5 ¿Cuál es el monto del préstamo ordinario?...............................................................................................................13 3B-4-6 ¿Qué plazo hay para el pago del préstamo ordinario?..............................................................................................13 3B-4-7 ¿Requiere condiciones de permanencia con la Empresa?.........................................................................................13 3B-4-8 ¿Cómo se amortiza el préstamo?..............................................................................................................................13 Préstamo Proporcional Ordinario Plan “A“........................................................................................... 14 3B-4-9 ¿Qué requisitos requiere el préstamo proporcional ordinario?........................................................................................ 14 3B-4-10 ¿Cómo se define el monto del préstamo proporcional ordinario?...........................................................................14 Segundo Préstamo de Vivienda............................................................................................................... 14 3B-4-11 ¿Qué requisitos deben cumplirse para acceder al segundo préstamo de vivienda?................................................14 3B-4-12 ¿Cuál es el monto del segundo préstamo de vivienda?...........................................................................................14 3B-4-13 ¿Qué plazo hay para el pago de este préstamo?.....................................................................................................14 3B-4-14 ¿Qué afectación hay respecto a la permanencia con la Empresa?..........................................................................14 3B-4-15 ¿Cómo se amortiza el préstamo?............................................................................................................................14 Préstamo por Ascenso a Nómina Directiva ............................................................................................ 15 3B-4-16 ¿Qué requisitos deben cumplirse para acceder a este préstamo?...........................................................................15 3B-4-17 ¿Cuál es el monto de este préstamo?.....................................................................................................................15 3B-4-18 ¿Qué plazo hay para el pago de este préstamo?.....................................................................................................15 3B-4-19 ¿Qué afectación hay respecto a la permanencia con la Empresa?..........................................................................15 3B-4-20 ¿Cómo se amortiza el préstamo?............................................................................................................................15 3B-4-21 ¿Hay un permiso remunerado para los trámites de este préstamo?.......................................................................15

CRÉDITOS DE VIVIENDA PARA PERSONAL COBIJADO POR LA CONVENCIÓN COLECTIVA DE TRABAJO................................................................................. 15 3B-4-22 ¿Cuál es el objetivo de este beneficio?....................................................................................................................15 3B-4-23 ¿Cómo se adjudican estos préstamos?....................................................................................................................15 3B-4-24 ¿Quiénes conforman el Comité de Vivienda Convencional?.....................................................................................16 3B-4-25 ¿Con qué periodicidad se reúne el comité?.............................................................................................................16 3B-4-26 ¿Cómo se establece el puntaje para adjudicar los préstamos?...............................................................................16 3B-4-27 ¿Qué plazos de pago tienen los préstamos?...........................................................................................................16 3B-4-28 ¿Qué sistema de amortización tienen los préstamos?............................................................................................16

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3B-4-29 ¿Hay un permiso remunerado para los trámites de este préstamo?.......................................................................16 Préstamo Ordinario................................................................................................................................. 16 3B-4-30 ¿Qué requisitos deben cumplirse para acceder al préstamo ordinario?..................................................................16 3B-4-31 ¿Cuál es el monto del préstamo ordinario?.............................................................................................................16 3B-4-32 ¿Cuántos prestamos ordinarios se otorgan anualmente?........................................................................................16 Préstamo Complementario “A“............................................................................................................... 16 3B-4-33 ¿Cuáles son los requisitos para acceder al préstamo complementario “A”?...........................................................16 3B-4-34 ¿Cuál es el monto del préstamo complementario “A”?...........................................................................................17 3B-4-35 ¿Cuántos prestamos complementarios “A” se otorgan?..........................................................................................17 Préstamo Complementario “B“............................................................................................................... 17 3B-4-36 ¿Qué requisitos deben cumplirse para acceder al préstamo complementario “B”?................................................17 3B-4-37 ¿Cuál es el monto del préstamo complementario “B”?...........................................................................................17 3B-4-38 ¿Cuántos prestamos complementarios “B” se otorgan? ........................................................................................17 Préstamo Complementario “C“............................................................................................................... 17 3B-4-39 ¿Qué requisitos deben cumplirse para acceder al préstamo complementario “C”?................................................17 3B-4-40 ¿Cómo se amortiza este préstamo?.........................................................................................................................17 3B-4-41 ¿Cuál es el monto del préstamo complementario “C”?...........................................................................................17 3B-4-42 ¿Cuántos prestamos complementarios “C” se otorgan?..........................................................................................17 Subsidio UVR............................................................................................................................................. 17 3B-4-43 ¿Cuál es el monto del Subsidio UVR y cómo se liquida? .......................................................................................17 3B-4-44 ¿Cómo se adjudica el subsidio?..............................................................................................................................18

OTROS PRÉSTAMOS.................................................................................................................... 18 Préstamo de Libre Inversión................................................................................................................... 18 3B-4-45 ¿En qué consiste?....................................................................................................................................................18 Préstamo de Traslado............................................................................................................................. 18 3B-4-46 ¿En qué consiste?....................................................................................................................................................18 Préstamo por Fallecimiento de Trabajador............................................................................................ 18 3B-4-47 ¿En qué consiste?....................................................................................................................................................18 Préstamo por Fallecimiento de Familiar................................................................................................ 18 3B-4-48 ¿En qué consiste? ..................................................................................................................................................18

AUXILIOS.................................................................................................................................... 18 Gastos por fallecimiento y seguros ...................................................................................................... 18 3B-4-49 ¿Qué seguros y auxilios se otorgan por fallecimiento o incapacidad permanente total?.........................................18 Alimentación............................................................................................................................................ 19 3B-4-50 ¿Qué es el comisariato?..........................................................................................................................................19 3B-4-51 ¿Qué son y cómo se otorgan los bonos de alimentación?.......................................................................................20 3B-4-52 ¿Qué es el subsidio de alimentación?.....................................................................................................................20 Subsidios................................................................................................................................................... 20 3B-4-53 ¿Qué es y quienes reciben subsidio de transporte?................................................................................................20

Guía de Talento Humano

Índice General

3B-4-54 ¿Qué es y quienes reciben subsidio de habitación?................................................................................................20 3B-4-55 ¿Qué es y quienes reciben subsidio familiar?.........................................................................................................20 Gastos por Traslado................................................................................................................................ 21 3B-4-56 ¿En qué casos se otorgan los gastos por traslado?.................................................................................................21

5. Permisos y Licencias..............................................................................................................21 TRABAJADORES AMPARADOS POR LA CONVENCIÓN COLECTIVA DE TRABAJO........................... 21 PERSONAL AMPARADO POR EL ACUERDO 01 DE 1977................................................................ 22 Otros permisos y licencias remuneradas o no remuneradas.................................................. 22

C. Movilidad Internacional 1. Generalidades sobre Movilidad.............................................................................................3 3C-1-1 ¿Qué es movilidad internacional?..............................................................................................................................3 3C-1-2 ¿Cuándo se presenta la movilidad internacional?......................................................................................................3 3C-1-3 ¿Qué son empresas subordinadas?...........................................................................................................................3 3C-1-4 ¿Qué modalidades de movilidad internacional hay en Ecopetrol?.............................................................................3 3C-1-5 ¿Qué documentos regulan el período de movilidad internacional?............................................................................3 3C-1-6 ¿Qué ocurre en caso de renuncia o despido del trabajador durante la movilidad internacional?..............................3 3C-1-7 ¿Qué conceptos recibe el trabajador en movilidad internacional como contraprestación económica?......................3 3C-1-8 ¿Qué elementos componen el ingreso monetario?....................................................................................................4 3C-1-9 ¿Cómo se determina la prima mensual por riesgo en el país de destino?................................................................4 3C-1-10 ¿Cómo se determina la prima mensual por movilidad internacional?.....................................................................4 3C-1-11 ¿Cómo se calcula el bono por traslado?..................................................................................................................4 3C-1-12 ¿Cómo se calcula el bono variable?.........................................................................................................................4 3C-1-13 ¿De quién son las obligaciones tributarias durante la movilidad internacional?.....................................................4 3C-1-14 ¿Quién y bajo qué condiciones se cubren los gastos de desplazamientos?.............................................................4 Traslado................................................................................................................................................... 4 Viajes por evacuación.............................................................................................................................. 4 Viáticos durante el viaje al país de destino............................................................................................. 4 Tiquetes para desplazamiento del trabajador y su grupo familiar durante la movilidad.................... 5 Viaje por calamidad doméstica en el país de origen............................................................................... 5 Viaje en comisión de trabajo.................................................................................................................... 5 3C-1-15 ¿Hay continuidad del servicio médico en el país de origen?...................................................................................5 3C-1-16 ¿Cómo funciona el servicio de salud durante la movilidad internacional?..............................................................5 Plan de salud............................................................................................................................................ 5 Condiciones especiales de salud, embarazo. ......................................................................................... 5 Evaluación periódica de salud................................................................................................................. 5 Enfermedades adquiridas en el país de destino...................................................................................... 5

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Índice General

2. Movilidad Internacional de Largo Plazo..............................................................................6 3C-2-1 ¿Qué es la movilidad internacional de largo plazo?..................................................................................................6 3C-2-2 ¿Cómo se formaliza la movilidad internacional de largo plazo?................................................................................6 3C-2-3 ¿Qué sucede con el contrato de trabajo que se sostiene en el país de origen? .......................................................6 3C-2-4 ¿Bajo qué condiciones se firma contrato de trabajo en el país de destino?..............................................................6 3C-2-5 ¿Qué es trabajador local?..........................................................................................................................................6 3C-2-6 ¿Qué requisitos hay para cambiar la condición de trabajador en movilidad internacional a trabajador local?.........6 3C-2-7 ¿Qué debe hacerse cuando finaliza la movilidad internacional de largo plazo?........................................................6 3C-2-8 ¿Quiénes hacen parte del grupo familiar del trabajador?..........................................................................................6 3C-2-9 ¿Debe informar el trabajador los cambios en su situación familiar? ......................................................................6 3C-2-10 ¿Se reconocen gastos de traslado en caso de divorcio?..........................................................................................6 3C-2-11 ¿Qué ocurre en caso de fallecimiento del trabajador o de un miembro del grupo familiar durante la movilidad internacional de largo plazo?..............................................................................................................7 3C-2-12 ¿Qué conceptos no constituyen salario?..................................................................................................................7 3C-2-13 ¿Cómo se calcula el auxilio económico mensual para vivienda en movilidad internacional de largo plazo?...........7 Alojamiento transitorio en país de origen.............................................................................................. 7 Alojamiento transitorio en país de destino............................................................................................ 7 Alojamiento antes de regreso al país de origen..................................................................................... 7 3C-2-14 ¿Quién y cómo se paga el traslado de menaje?......................................................................................................7 Exceso de equipaje de mano.................................................................................................................... 8 Traslado de mascotas.............................................................................................................................. 8 3C-2-15 ¿Cómo se asegura la educación de los hijos del trabajador?..................................................................................8 Cobertura................................................................................................................................................ 8 Auxilios educativos.................................................................................................................................. 8 Auxilios educativos en país distinto al de destino.................................................................................. 8 Auxilios educativos al regreso al país de origen.................................................................................... 8 3C-2-16 ¿Cómo se causan y pagan las vacaciones durante la movilidad internacional?......................................................8 Días de vacaciones................................................................................................................................... 8 Adición a días de vacaciones.................................................................................................................... 8 Paz y salvo de vacaciones........................................................................................................................ 8 3C-2-17 ¿A qué seguros tiene derecho el trabajador en movilidad internacional de largo plazo?........................................8 3C-2-18 ¿A qué otros beneficios tiene derecho el trabajador en movilidad internacional?...................................................8 Vehículo................................................................................................................................................... 8 Club.......................................................................................................................................................... 9 Asistencia al cónyuge para trámites de visa .......................................................................................... 9 Apoyo económico para aprendizaje del idioma....................................................................................... 9 Trámites legales para la movilidad internacional ................................................................................ 9

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Índice General

3. Movilidad Internacional Temporal.......................................................................................9 3C-3-1 ¿Qué es movilidad internacional temporal?...............................................................................................................9 3C-3-2 ¿Cómo se formaliza la movilidad internacional temporal?........................................................................................9 3C-3-3 ¿Qué sucede con el contrato de trabajo que se sostiene en el país de origen?........................................................9 3C-3-4 ¿Qué debe hacerse cuando finaliza la movilidad internacional temporal?................................................................9 3C-3-5 ¿Qué ocurre en caso de fallecimiento del trabajador durante la movilidad internacional temporal?.........................10 3C-3-6 ¿Cómo se calcula el auxilio económico mensual para vivienda en movilidad internacional temporal?.....................10 Alojamiento transitorio en país de destino............................................................................................ 10 Alojamiento antes de regreso al país de origen..................................................................................... 10 3C-3-7 ¿Quién y cómo se paga el traslado de menaje?........................................................................................................10 Exceso de equipaje de mano.................................................................................................................... 10 Traslado de mascotas.............................................................................................................................. 10 3C-3-8 ¿A qué seguros tiene derecho el trabajador en movilidad internacional temporal?...................................................10 3C-3-9 ¿A qué otros beneficios tiene derecho el trabajador en movilidad internacional temporal?......................................11 Apoyo económico para aprendizaje del idioma....................................................................................... 11 Trámites legales para la Movilidad Internacional Temporal ............................................................... 11

4. DESINCORPORACIÓN DE TALENTO HUMANO A. Desvinculación de Talento Humano 1. Terminación de Contrato......................................................................................................2 4A-1-1 ¿Cuáles son las modalidades por las cuales se puede llevar a cabo una desvinculación?.......................................2 4A-1-2 ¿Cuáles son los justos motivos o causales para dar por terminado un contrato?.....................................................2 4A-1-3 ¿Cómo se puede desvincular a un trabajador con justa causa?................................................................................2 4A-1-4 ¿Cómo desvincular a un trabajador sin justa causa?................................................................................................3 4A-1-5 ¿Quién debe hacer el despido de un trabajador?......................................................................................................3 4A-1-6 ¿Qué se debe hacer en caso de renuncia de un trabajador?.....................................................................................3

2. Terminación de contrato por destitución y/o inhabilidad sobreviniente.............................4 4A-2-1 ¿Qué es inhabilidad sobreviniente?...........................................................................................................................3 4A-2-2 ¿Cuándo se identifica una circunstancia como inhabilidad sobreviniente?...............................................................3 4A-2-3 ¿Quién se encarga de hacer efectivo el retiro del trabajador en estos casos?..........................................................4 4A-2-4 ¿Qué ocurre cuando el trabajador goza de la garantía de fuero sindical?.................................................................4 4A-2-5 ¿Qué ocurre cuando el trabajador goza de estabilidad laboral reforzada por discapacidad o maternidad?..............4

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Índice General Aspectos Administrativos

1. Acoso Laboral........................................................................................................................2 4-1-1 ¿A qué se le llama acoso laboral?...............................................................................................................................2 4-1-2 ¿Cuáles son las modalidades de acoso laboral?..........................................................................................................2 Maltrato Laboral .................................................................................................................................... 2 Persecución Laboral ............................................................................................................................... 2 Discriminación Laboral ........................................................................................................................... 2 Entorpecimiento Laboral ........................................................................................................................ 2

Actualización de la Guía Una Guía dinámica para su servicio...........................................................................................1 Responsables de la Guía de Talento Humano............................................................................1

Introducción

Introducción Introducción

¿Cómo usar y sacarle el mejor provecho a esta guía?

E

ste documento tiene el propósito de brindar información de consulta para resolver dudas básicas sobre 4 grandes procesos del ciclo de talento humano: 1. Incorporación del talento humano. 2. Administración del desempeño de talento humano. 3. Administración de operaciones de talento humano. 4. Desincorporación del talento humano.

Se trata de un documento vivo. Es decir, que integra capítulos y temas que cubren las inquietudes del día a día en la gestión de personal, pero está diseñado para ajustarse y complementarse con nuevos contenidos o actualizaciones que permitan asegurar su vigencia. Está dirigido a unificar el conocimiento entre todos los líderes de la organización y contribuir al perfeccionamiento de sus competencias en la gestión de la estrategia, de los resultados, del cambio y, en especial, a la gestión de las personas y equipos. La información y el conocimiento son las herramientas determinantes para la toma de decisiones y el arte de administrar consiste precisamente en eso: tomar decisiones. Con la Guía de Talento Humano, usted como líder encontrará datos e instrucciones elementales para resolver inquietudes propias del manejo de su personal.

1

Introducción La Gente VTH: su socio estratégico

2

Introducción Equipo VTH Área

Vicepresidente Atracción y Retención Gerenciamiento del Desempeño Universidad Corporativa Gestión Estratégica Dirección de Relaciones Laborales Relaciones Sindicales Asuntos Jurídico Laborales Aseguramiento de Obligaciones Laborales

Datos de contacto Martha Cecilia Castaño G. 45278 - 320 3336749 Bogotá Manuel Pinzón F. 50935 - 321 2415480 Bogotá Javier Carvajal 44078 - 320 4981561 Bogotá Luis Alberto López 45701 - Bogotá Carlos F. Bedoya O. 51510 - 320 4981553 Bogotá Fernando Rojas Q. 42245 - 321 2415465 Bogotá Yohany Arciniegas C. 50632 - Bogotá Claudia Wilches R. 41025 - 321 2132260 Bogotá Adriana Fernández V. 45468 - Bogotá

Vicepresidencia Ejecutiva de Upstream Nombre Alvaro Berdugo

Líder Ejecutivo de Talento Humano

Nubia Fabiola Díaz María del Pilar Moya Iván Leonardo Zerda Diana María López

Líder Vicepresidencia Producción Líder Vicepresidencia de Exploración Líder Gerencia Catatumbo Orinoquía Líder Gerencia Magdalena Medio

Ángela María Yepes Líder Gerencia Regional Central Alfonso Gómez Líder Gerencia Sur Neiva Milton Vergara Líder Gerencia Sur Orito

Datos de contacto 44805 - Bogotá Celular: 321 2415476 44956 - Bogotá 44071 - Bogotá 40064 - Tibú 39853 - El Centro Radio: 2431 46255 - Apiay 41143 - Neiva 42725 - Orito Radio: 8* 2627

3

Introducción Vicepresidencia Ejecutiva de Downstream Nombre Javier Carvajal

Datos de contacto

Líder Ejecutivo de Talento Humano

44078 - Bogotá Celular: 320 4981561 45379 - Bogotá

Ana Victoria Artavia Líder Vicepresidencia de Refinación y Petroquímica Iván Calvo Líder Gerencia Refinería Cartagena 82580 - Cartagena Radio: 3315 Pilar Marulanda Líder Gerencia Refinería Barranca 48610 - Barrancabermeja Radio: 325 Liliana Giraldo Líder Vicepr. Suministro y Mercadeo 44193 - Bogotá

Vicepresidencia de Transporte Nombre

Datos de contacto

Manuel Antonio Barrera Líder de Talento Humano 43268 - Bogotá Yenny Carolina Arévalo M. Líder Vicepresidencia de Transporte 45805 - Bogotá

Vicepresidencia de Servicios y Tecnología Nombre Martha Rocío Rodríguez Ángela María Vargas Martha Cecilia Escobar Claudia Helena Manrique Laura Cristina Serrano

Datos de contacto

Líder Ejecutivo de Talento Humano Instituto Colombiano del Petróleo Dirección de Seguridad Física Dirección de Servicios Compartidos Dirección de HSE

44294 - Bogotá 47320 - Bucaramanga 44895 - Bogotá 45648 - Bogotá 44063 - Bogotá

Corporativo Nombre

4

Claudia Patricia Barriga Diana Milena Roa Aurora Galindo Mary Fabiola Zamora Luisa Fernanda Bayona María Camila Muñoz Karem Remolina Jeannette Téllez

Líder Ejecutiva de Talento Humano Dirección Jurídica Vic. de Estrategia y Crecimiento Vic. de Talento Humano Oficina de Control Disciplinario Vicepresidencia Financiera Dirección de Auditoría Interna Secretaría General

Datos de contacto 45494 - Bogotá 41387 - Bogotá 44703 - Bogotá 44722 - Bogotá 45458 - Bogotá 43644 - Bogotá 51292 - Bogotá 44466 - Bogotá

Selección de Talento Humano

Guía de Talento Humano

A. Selección de Talento Humano

A. Selección de Talento Humano 1. Selección................................................................................................................................2 1A-1-1 ¿Qué es una vacante? ..............................................................................................................................................2 1A-1-2 ¿Cómo se cubren las vacantes de mi área? .............................................................................................................2 1A-1-3 ¿Por qué medios se reciben las hojas de vida en Ecopetrol? ...................................................................................2 1A-1-4 ¿Quién toma la decisión de la vinculación de un candidato?....................................................................................2 1A-1-5 ¿Cuándo se puede solicitar la selección con candidato único?.................................................................................3 1A-1-6 ¿Qué modalidades de selección existen?..................................................................................................................3 1A-1-7 ¿Cuándo es necesario hacer un proceso de selección interna?.................................................................................3 1A-1-8 ¿Qué tipos de convocatorias de selección interna hay? ...........................................................................................4 1A-1-9 ¿Qué condiciones deben cumplir los candidatos para postularse a procesos de selección interna?.........................4 1A-1-10 ¿Puede aceptarse una postulación extemporánea en procesos de selección interna?.............................................4 1A-1-11 ¿Pueden los familiares de un trabajador participar en los procesos de selección de Ecopetrol? ...........................4 1A-1-12 Selección externa....................................................................................................................................................5 1A-1-13 ¿Cuáles son los requisitos para postularse a un proceso de selección externa?.....................................................5 1A-1-14 ¿Cómo se determina si la postulación es para contrato a término fijo o indefinido?..............................................5 1A-1-15 ¿Qué pasa si no se presenta un candidato que se ajuste al perfil requerido?........................................................5 1A-1-16 ¿Cómo se oficializa la vinculación de un candidato seleccionado?.........................................................................5 1A-1-17 ¿Cuál es el proceso para atraer perfiles de difícil consecución?.............................................................................6 1A-1-18 ¿Cómo se cierra un proceso de selección?..............................................................................................................6 1A-1-19 ¿Cómo se asegura la inducción al trabajador vinculado?........................................................................................6 1A-1-20 ¿Cómo es el proceso de selección de aprendices?..................................................................................................6 1A-1-21 ¿Cuándo se realiza la selección de aprendices?......................................................................................................6 1A-1-22 ¿Con qué entidades se pueden realizar procesos de selección de aprendices? ....................................................7 1A-1-23 ¿Cómo se seleccionan los estudiantes en judicatura?.............................................................................................7

1

Guía de Talento Humano

A. Selección de Talento Humano

Área responsable

Unidad de Atracción y Retención y Servicio de Selección de la Dirección Centro de Servicios Compartidos

Documento de soporte

ECP-VTH-R-009 Reglamento de Selección de Talento Humano

A. Selección de Talento Humano

1. Selección 1A-1-1 ¿Qué es una vacante? Es un cargo que está aprobado en el dimensionamiento de la planta de personal y que no se encuentra ocupado por un trabajador.

1A-1-2 ¿Cómo se cubren las vacantes de mi área? La Unidad Organizacional, mediante su líder de Talento Humano, confirma a Servicios Compartidos la apertura de cada proceso, basado en el plan anual de cubrimiento de vacantes. Es responsabilidad de la unidad organizativa, a través de su líder profesional de talento humano, asegurar la validez de la información contenida en el plan y mantener informado al Centro de Servicios Compartidos sobre cualquier novedad que pueda alterarlo. Es requisito fundamental contar con la descripción del cargo actualizada y cargada en SAP, para que el Centro de Servicios Compartidos pueda dar inicio al proceso de selección. En el caso en que se presenten procesos de selección que surgen con ocasión de novedades de personal la Unidad Organizacional puede realizar la solicitud, a través de su líder de talento humano, en la herramienta establecida por Servicios Compartidos. El nivel de cargo mínimo que autoriza la apertura de un proceso de selección de talento humano es el nivel 9 dentro de la estructura de cargos de la Empresa. 2

1A-1-3 ¿Por qué medios se reciben las hojas de vida en Ecopetrol? El medio oficial para recibir hojas de vida es la página web de Ecopetrol en internet, www.ecopetrol.com.co en la ruta: En línea/ Trabaje con nosotros/Ofertas Laborales Vigentes. Se recomienda monitorear constantemente las convocatorias vigentes y aplicar según corresponda. Ecopetrol no recibe hojas de vida en físico, con excepción de aquellas que se obtengan mediante la asistencia y participación en eventos de reclutamiento, como ferias laborales universitarias o del sector de petróleo y gas. Así mismo aquellas que se obtengan como resultado de búsqueda especializada de candidatos por medio de firmas de reclutamiento, agremiaciones, instituciones educativas, empresas del sector y otras fuentes de información que permitan la consecución de los perfiles requeridos.

1A-1-4 ¿Quién toma la decisión de la vinculación de un candidato? La decisión final sobre la selección de un candidato es tomada por la unidad organizacional cliente dentro del comité de selección de su área, coordinado por el líder de talento humano o quien haga sus veces. El Comité debe estar integrado por:

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A. Selección de Talento Humano

• El buscador de talento humano. Cuando el proceso fue acompañado de un tercero (head hunter), debe asistir un representante del mismo. • Los entrevistadores técnicos que participaron en el proceso de evaluación. • El líder de talento humano del área. • El jefe de la unidad organizacional que cuenta con la vacante. • El gerente, director o vicepresidente respectivo, si la selección es para un cargo de nivel 9 ó superior. • El Vicepresidente de Talento Humano, si la selección es para un cargo de nivel igual o superior a 11 para Ecopetrol. Como producto de la reunión del comité, se genera un acta mediante la cual se oficializa la decisión final, que incluye un resumen del proceso, el nombre de todos los candidatos y el concepto final sobre cada uno de ellos. El acta debe contener la firma de todos los participantes en el comité.

1A-1-5 ¿Cuándo se puede solicitar la selección con candidato único?

Comité de Compensación y Nominaciones de Ecopetrol, cuando se cumpla con uno de los siguientes criterios: • El candidato es interno y ha desempeñado durante mínimo tres meses el cargo para el cual está aplicando, mediante encargo, rotación, etc.; su desempeño es satisfactorio y existen evidencias claras de los logros obtenidos. • El candidato es interno y su postulación es resultado de un programa de sucesión o ha desempeñado cargos en el mismo nivel, en el que su desempeño es satisfactorio y existen evidencias claras de los logros obtenidos. • El candidato trabajó previamente con Ecopetrol, por un tiempo mínimo de un año, en un cargo con competencias iguales o similares y su desempeño fue satisfactorio. • El candidato es externo y se ha desempeñado en un cargo similar, el cual requiere un conocimiento y experiencia específicos y constituyen en un perfil de difícil consecución en el mercado. • El candidato es o fue beneficiario del programa Bachilleres por Colombia o cualquier otro programa patrocinado por Ecopetrol y obtuvo un nivel académico sobresaliente.

De manera excepcional se puede solicitar, previa aprobación del Comité de Candidatos Únicos delegado en el acta 060 por el

1A-1-6 ¿Qué modalidades de selección existen? Selección Interna Proceso de selección de personal que convoca la participación de personas vinculadas directamente con Ecopetrol. No aplica para contratistas.

Selección Externa Proceso de selección de personal que convoca la participación de candidatos que no tienen contrato de trabajo directo con Ecopetrol.

Selección Mixta Proceso de selección que convoca la participación, tanto de candidatos externos, como de personas vinculadas directamente con Ecopetrol.

Es potestad de la unidad organizacional que tiene la posición vacante y con asesoría de Servicios Compartidos decidir la modalidad de selección que se emplea para el cubrimiento de la misma.

1A-1-7 ¿Cuándo es necesario hacer un proceso de selección interna?

• De un cambio a un cargo cuya clasificación de liderazgo sea superior a la del cargo actual, es decir, de líder operativo a táctico o estratégico, de líder táctico a estratégico.

En los siguientes casos, de acuerdo con el Manual de Gestión de Cargos:

• Cuando una persona actualmente se desempeña en un cargo de carrera administrativa y va a cubrir una vacante del mismo nivel en otra Gerencia, Dirección o Vicepresidencia con roles y responsabilidades diferentes.

• Un ascenso de un cargo de nómina convencional a un cargo de nómina directiva. • En las promociones de cargo de técnico a cargo profesional, de cargo de técnico a cargo supervisor, de un cargo de carrera técnica a un cargo de carrera administrativa.

• Cuando una persona es solicitada en transferencia por una unidad organizacional diferente a aquella en la que se desempeña actualmente y para un cargo de nivel superior o de funciones diferentes.

• De un cargo de carrera técnica a un rol de líder con personas a cargo, así no esté en carrera administrativa. 3

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A. Selección de Talento Humano

1A-1-8 ¿Qué tipos de convocatorias de selección interna hay?

Cerrada

Abierta a Unidad(es) Organizacional(es)

Abierta a toda la Empresa

Dirigida a candidatos preseleccionados por el jefe de la unidad organizacional que cuenta con la vacante, previa comprobación de su formación, experiencia y desempeño. En esta categoría están incluidos los procesos de ascenso a nómina directiva. Se utiliza este tipo de convocatoria cuando se cuenta con candidatos que previamente han demostrado sus competencias en el ejercicio del cargo o se han desempeñado en cargos similares en otras empresas, o cuando el nivel de competencia técnica y la experiencia requerida son muy específicos y está claramente identificado quienes dentro de la organización cuentan con él. Requiere justificación por escrito por parte de la Unidad Organizacional con visto bueno del Gerente, Director o Vicepresidente respectivo dirigida a Servicios Compartidos. Dirigida por medios electrónicos al personal de una o varias unidades organizacionales dentro de una o varias Vicepresidencias. Se utiliza este tipo de convocatoria cuando el perfil de competencias de formación y experiencia es específico e inherente a determinados negocios. No requiere justificación. Dirigida por medios electrónicos a todo el personal de Ecopetrol. Se utiliza este tipo de convocatoria cuando la formación y experiencia requeridas en el perfil son genéricas y es viable encontrar en cualquier unidad organizacional personas que cumplan los requisitos de formación y experiencia requeridos. No requiere de justificación.

1A-1-9 ¿Qué condiciones deben cumplir los candidatos para postularse a procesos de selección interna? • Cumplir con los requisitos de formación y experiencia o su homologación. • Cumplir con el requisito de idioma cuando la convocatoria indica que es obligatorio. De no indicarlo, aún si éste aparece en la descripción del cargo, no será requisito para candidatos internos hasta tanto la empresa no haya culminado el programa de bilingüismo al año 2014. • Contar con evaluación anual de desempeño del año inmediatamente anterior con resultado mínimo de 85 puntos sobre 100. • Haber permanecido como mínimo dos años en el cargo que ocupa a la fecha de la postulación. Se podrá hacer excepción cuando, por requerimiento de la unidad organizacional y previa aprobación en comité de personal de la Vicepresidencia respectiva, se considere que un candidato con menor tiempo en un cargo cumple con el perfil de formación, experiencia y competencias requeridas para asumir un nuevo cargo. • Informar a su jefe inmediato sobre el interés en postularse a la convocatoria y obtener vía correo electrónico su autorización, la cual tiene implícito el compromiso de aprobar su transferencia, si es seleccionado para cubrir una posición vacante en otra unidad organizacional. • Diligenciar y enviar dentro de los plazos establecidos y según el medio indicado en la convocatoria, el formato perfil persona para convocatorias internas (ECP-VTH-F-023), diploma de estudios universitarios de postgrado escaneados y el correo de informado del jefe. 4

• En casos de ascensos a nómina directiva, podrán concursar los trabajadores que tengan educación profesional, así vayan a ocupar cargos de técnicos.

1A-1-10 ¿Puede aceptarse una postulación extemporánea en procesos de selección interna? No. Las convocatorias internas tienen una vigencia de siete (7) días calendario, dentro de los cuales los candidatos deben enviar su postulación con la documentación requerida. Una vez cumplida la fecha y hora de cierre de la convocatoria, no se aceptan modificaciones por parte del candidato a la información registrada en el formato perfil persona.

1A-1-11 ¿Pueden los familiares de un trabajador participar en los procesos de selección de Ecopetrol? En el caso de presentarse candidatos que tengan algún grado de parentesco o que estén ligadas por matrimonio o unión libre con trabajadores de Ecopetrol, se podrán vincular siempre que su selección hubiese estado precedida de la participación en una convocatoria pública. En todo caso, debe asegurarse de que el cargo para el cual aspira no corresponda a una vacante en la misma unidad organizacional en la que labore el trabajador con el cual tenga el vínculo respectivo, hasta el nivel de Vicepresidencia y que no exista subordinación, dependencia o frecuente contacto para el logro de objetivos. Cuando la relación de consanguinidad, vínculo matrimonial o unión libre del candidato se presente con un trabajador que por sus funciones o rol tiene alguna participación o injerencia en el

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A. Selección de Talento Humano

proceso de selección, el trabajador debe informar por escrito a su jefe directo con copia al Líder de Selección de Servicios Compartidos y a la Unidad de Ética y Cumplimiento, o quien haga sus veces, declarándose impedido para ejecutar cualquier etapa del proceso e indicando que se abstiene de recibir y manejar cualquier información relacionada con el mismo. Ningún trabajador de la Empresa podrá intervenir en el proceso de contratación o selección de aquellas personas con las cuales tengan vínculo de parentesco o con quienes esté ligado por matrimonio o unión permanente.

puede solicitar la vinculación con modalidad de contrato de trabajo a término fijo previa negociación de las partes y como mecanismo de atracción y retención.

1A-1-12 Selección externa

Cuando el candidato es colombiano residente en el exterior o extranjero, la vinculación debe realizarse a término indefinido. Salvo que se trate de un cupo por proyecto, sin que este sea inferior a 3 años, dada la clausula de permanencia que debe firmar por los gastos ocasionados por su traslado. Así mismo puede ofrecerse una vinculación a término fijo como medio de atracción para candidatos que soliciten que Ecopetrol les garantice una permanencia mínima en la compañía.

Toda persona que no tenga vínculo laboral con Ecopetrol y que tenga el interés de aplicar a los procesos de selección de talento humano, debe postularse a las convocatorias que se publiquen a través de la página web: www.ecopetrol.com.co/trabajeconnosotros. Ecopetrol puede hacer invitación directa a participar en estas convocatorias a candidatos con perfiles de difícil consecución a quienes haya tenido acceso a través de otras fuentes de reclutamiento. Así mismo puede invitar directamente a participantes del Programa Bachilleres por Colombia u otros programas de semilleros que establezca la Empresa, técnicos y profesionales que hayan realizado su práctica a través de un contrato de aprendizaje.

1A-1-13 ¿Cuáles son los requisitos para postularse a un proceso de selección externa? • Cumplir con los requisitos de formación, experiencia e idioma requeridos por el perfil o su homologación. En todos los cargos, a excepción de los aprendices, se requiere contar con el título otorgado por la institución educativa. • Diligenciar formulario de postulación dentro los plazos establecidos por la convocatoria. • Estar en disponibilidad de presentar la documentación que Ecopetrol le solicite donde se certifique la veracidad de la información. • Para aprendices, judicantes, técnicos y cargos profesionales de nivel 4 sin experiencia, contar con un promedio académico mínimo de tres ocho (3.8) en su formación básica de pregrado. En casos excepcionales de estudiantes o profesionales de Ingeniería de Petróleos o de Geología, este requisito puede revisarse bajo el aval del gerente de la unidad organizacional solicitante, por tratarse de especialidades del core del negocio y de difícil consecución. Las convocatorias que se publican tienen una vigencia de cinco (5) días calendario. Las postulaciones que se reciban en fecha posterior al cierre de la misma no participarán en el proceso de preselección.

1A-1-14 ¿Cómo se determina si la postulación es para contrato a término fijo o indefinido? De acuerdo con el Manual de Gestión de Cargos, las vinculaciones para cargos de carrera administrativa deben realizarse con modalidad de contrato a término indefinido. No obstante, se

Para vinculaciones en cupos de planta permanente de cargos de nivel seis (6) o superiores del mapa de cargos, cada dependencia será autónoma para definir si la vinculación se realiza con un contrato de trabajo a término fijo o indefinido, sin embargo en caso de que sea a término fijo no debe ser inferior a un (1) año.

1A-1-15 ¿Qué pasa si no se presenta un candidato que se ajuste al perfil requerido? Si en el plazo establecido por la convocatoria no se presenta ningún candidato, ninguno de los postulados cumple con los requisitos, o el número de candidatos no es suficiente para conformar un grupo de elegibles, la unidad organizacional puede tomar la decisión de declarar la convocatoria desierta, ampliar el plazo, o realizar el proceso de selección con candidatos obtenidos con otras fuentes de reclutamiento. En el caso de ser declarado desierto el proceso, los candidatos que hayan sido preseleccionados podrán tenerse en cuenta en la nueva convocatoria.

1A-1-16 ¿Cómo se oficializa la vinculación de un candidato seleccionado? A los candidatos externos para cargos profesionales y directivos que culminen exitosamente sus trámites de vinculación, Servicios Compartidos debe oficializar la oferta de vinculación a través de un documento que exprese las condiciones de compensación, beneficios y traslado, en caso de vivir en una ciudad diferente a la de la base de trabajo. (Ver “Modelo carta de oferta de vinculación candidatos residentes en Colombia” ECP-VTH-F-024 y “Modelo carta de oferta de vinculación candidatos residentes en el exterior” ECP-VTH-F-025). La explicación de la oferta de vinculación al candidato debe ser realizada por el gestor del servicio, acorde con la Política de Compensación vigente; cuando se requiera apoyo para tal fin debe solicitar la asesoría y el acompañamiento de un especialista en compensación y beneficios de la Unidad de Atracción y Retención suministrando el contexto del proceso e información completa del candidato. En caso de que el candidato no acepte la oferta o su perfil sea de difícil consecución, Servicios Compartidos debe analizar conjuntamente con la unidad organizacional cliente si es procedente realizar una oferta especial de vinculación que permita atraer el candidato y cubrir la posición vacante. 5

Guía de Talento Humano

A. Selección de Talento Humano

1A-1-17 ¿Cuál es el proceso para atraer perfiles de difícil consecución? De acuerdo con delegación del Comité de Compensación y Nominaciones de Ecopetrol y con el fin de atraer y vincular candidatos que debido a su conocimiento y experiencia, constituyen perfiles de difícil consecución para la Empresa, se pueden manejar, previa aprobación de la instancia competente, ofrecimientos especiales. Para ello, se debe cumplir con, por lo menos, dos de los siguientes criterios: • Que su formación académica sea altamente especializada. • Que cuente con una trayectoria laboral que coincida con las funciones del cargo que viene a desempeñar a Ecopetrol. • Que la compensación y beneficios con los que cuenta el candidato en su actual empresa superen la oferta de vinculación inicial de Ecopetrol. • Que la ciudad base de trabajo que ofrece Ecopetrol implique una reubicación del candidato y su familia. Ofertas excepcionales no contenidas aquí deben ser justificadas y presentadas por el Vicepresidente respectivo ante el Comité de Compensación y Nominaciones de Ecopetrol. De conformidad con lo aprobado en acta número 024 del Comité de Compensación y Nominaciones de Ecopetrol, se pueden hacer ofrecimientos salariales especiales considerando las condiciones del mercado para cargos de la Vicepresidencia Ejecutiva de Exploración y Producción, previa revisión y aprobación de cada caso particular por parte del Vicepresidente Ejecutivo, así: • Ofrecimiento salarial correspondiente a la mediana del sector petrolero para los cargos de nivel siete (7) y ocho (8) • Ofrecimiento salarial correspondiente al más diez por ciento (+10%) de la mediana para los cargos de nivel nueve (9) y diez (10). Se pueden ofrecer beneficios especiales con la aprobación de la Vicepresidencia de Talento Humano, previa revisión y visto bueno de cada caso particular por parte del Vicepresidente Ejecutivo de Exploración y Producción, el Vicepresidente Ejecutivo del Downstream, el Vicepresidente de Servicios y Tecnología y del Presidente para los casos de Vicepresidencia de Transporte y áreas del Corporativo, así: • Asignación del 100 % del préstamo de vivienda al cumplimiento del periodo de prueba. Para trabajadores revinculados que previamente habían obtenido este préstamo con Ecopetrol, nueva asignación del 100 % del préstamo descontando saldo que adeude en el momento de su vinculación. • Pago de estudios de especialización o MBA. • Compra deuda de estudios de posgrado o vivienda adquiridos con anterior empresa. 6

• En el caso de pago de estudios el trabajador debe firmar una carta de compromiso y un pagaré de acuerdo con lineamientos establecidos en el Reglamento de Desarrollo de Personal vigente ECP-VTH-R-005, en los demás casos los documentos que amerite.

1A-1-18 ¿Cómo se cierra un proceso de selección? Se autoriza la vinculación del candidato seleccionado a la Unidad de Servicios al Personal, o quien haga sus veces, quienes deben asegurar que se le suministre la información al mismo sobre fecha, hora y lugar en el cual se efectuará el perfeccionamiento de su contrato laboral. A los candidatos que se postularon a la convocatoria y no fueron preseleccionados se les debe notificar vía correo electrónico. A los candidatos que participaron en el proceso de evaluación y no fueron vinculados, se les debe dar realimentación vía correo electrónico sobre el concepto final de sus resultados, durante el mes siguiente a la firma del acta de selección. Servicios Compartidos debe informar la fecha estimada de vinculación al líder de talento humano ejecutivo o regional, o quien haga sus veces, y en conjunto asegurar que el puesto de trabajo, herramientas básicas de oficina e inducción al cargo estén preparadas para el momento de su llegada.

1A-1-19 ¿Cómo se asegura la inducción al trabajador vinculado? Servicios Compartidos debe asegurar que se facilite el conocimiento de la organización y la adaptación e integración a la cultura organizacional y a las condiciones de trabajo de las personas que se vinculan por primera vez a Ecopetrol, mediante contrato laboral y de quienes son contratados después de permanecer fuera de la Empresa por tiempo superior a un año, de acuerdo con el Procedimiento para la Inducción Básica de Talento Humano ECP-VTH-P-016.

1A-1-20 ¿Cómo es el proceso de selección de aprendices? Servicios Compartidos es el responsable de seleccionar aprendices según la cuota asignada a cada unidad organizacional oficializada por la Unidad de Atracción y Retención, o quien haga sus veces, de la Vicepresidencia de Talento Humano, así como cupos adicionales de aprendices SENA y otras instituciones que, previa justificación, sean aprobados por esta misma instancia.

1A-1-21 ¿Cuándo se realiza la selección de aprendices? El cronograma de proceso de selección y contratación de estudiantes se establece de acuerdo con el calendario académico de las instituciones educativas, es decir, semestralmente. No se aceptan solicitudes de vinculación de aprendices para fechas diferentes a enero y julio.

Guía de Talento Humano

A. Selección de Talento Humano

1A-1-22 ¿Con qué entidades se pueden realizar procesos de selección de aprendices?

1A-1-23 ¿Cómo se seleccionan los estudiantes en judicatura?

• Estudiantes de los programas del SENA. • Estudiantes de los programas de educación técnica profesional o tecnologías aprobados por el Ministerio de Educación Nacional. En estos casos la duración máxima de la relación de aprendizaje será de 1 año. • Estudiantes universitarios, cuya relación de aprendizaje será del mismo tiempo que señale el programa curricular para las prácticas, sin que la duración llegue a superar el término máximo de 2 años.

De conformidad con la Ley 1322 de 2009, Ecopetrol admitirá la prestación del servicio de auxiliares jurídicos ad honórem por parte de estudiantes de Derecho que hayan culminado materias en las Facultades de Derecho de las universidades reconocidas oficialmente, para que esta sea tenida en cuenta como judicatura voluntaria para optar por el título de abogado.

Los aprendices pueden ser candidatos potenciales a ocupar futuras vacantes en Ecopetrol, por lo tanto es responsabilidad de la Unidad Organizacional a la cual son asignados realizar su evaluación de desempeño una vez se termina su período de práctica.

Los auxiliares jurídicos ad honórem desempeñarán funciones única y exclusivamente en las unidades organizacionales de naturaleza jurídica que conforme a las actividades de la dependencia le asignen los respectivos jefes como superiores inmediatos. Estas son Vicepresidencia Jurídica, Vicepresidencia de Talento Humano y Oficina de Control Disciplinario.

La selección de estudiantes se realizará de los listados establecidos por las universidades y de acuerdo con los requerimientos que sobre el particular se presenten en la Empresa.

Quien preste este servicio no recibirá remuneración alguna, ni tendrá vinculación laboral con la Empresa.

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Vinculación de Talento Humano

Guía de Talento Humano

B. Vinculación de Talento Humano

b. Vinculación de Talento Humano 1. Evaluación del periodo de prueba.........................................................................................2 1B-1-1 ¿Qué es un período de prueba?................................................................................................................................2 1B-1-2 ¿A quiénes debe evaluarse en el período de prueba?...............................................................................................2 1B-1-3 ¿Quién debe realizar la evaluación del período de prueba?......................................................................................2 1B-1-4 ¿Cómo se realiza la evaluación del período de prueba?............................................................................................2 1B-1-5 ¿Qué se debe hacer cuando la evaluación del período de prueba no es satisfactorio?.............................................3

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Guía de Talento Humano

B. Vinculación de Talento Humano

Área responsable Documento de soporte

Unidad de Gerenciamiento del Desempaño ECP-VTH-P-08

b. Vinculación de Talento Humano

1. Evaluación del periodo de prueba 1B-1-1 ¿Qué es un período de prueba? Es la etapa inicial del contrato individual de trabajo que tiene dos objetivos: • Para la empresa, evaluar los conocimientos y aptitudes del trabajador y experimentar sus capacidades de acuerdo con las labores para las cuales ha sido contratado. • Para el colaborador, evaluar si desea permanecer en la organización por la afinidad con sus expectativas. El periodo de prueba en Colombia es de máximo 2 meses. Durante este periodo se realiza un seguimiento a la adaptación del nuevo trabajador a la empresa y al cargo para tomar decisiones oportunas en caso de que éste no pase el periodo de prueba. El área puede tomar la decisión unilateral de terminar el contrato de trabajo durante el periodo de prueba.

1B-1-2 ¿A quiénes debe evaluarse en el período de prueba? A todos los trabajadores que ingresan a laborar por primera vez en Ecopetrol, o que se revinculan después de haber estado por fuera de la empresa un año o más.

1B-1-3 ¿Quién debe realizar la evaluación del período de prueba? Le corresponde al jefe inmediato, sin embargo el jefe puede delegar esta responsabilidad a otra persona en las siguientes situaciones:

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• Cuando la persona a evaluar haya estado durante el periodo inicial en una base o área de trabajo diferente a la del jefe inmediato. • Cuando el jefe oficial se haya encontrado la mayor parte del tiempo en comisión de trabajo o ausente por vacaciones. • Cuando exista un tutor que pueda hacer la evaluación del periodo de prueba. En estos casos el jefe inmediato debe informar el nombre de la persona que realizará la evaluación del período de prueba al líder de Talento Humano.

1B-1-4 ¿Cómo se realiza la evaluación del período de prueba? • Servicios Compartidos debe informar al líder de Talento Humano, por correo electrónico, que es tiempo de realizar la evaluación del período de prueba mínimo quince días antes de que finalize este período. • El líder de talento humano del negocio hace el seguimiento y acompañamiento respectivo al jefe del área para asegurar la realización de la evaluación. • Una vez realizada la evaluación, el jefe debe registrarla en el Formulario de Evaluación de Período de Prueba del sistema SAP / Mi gente. En caso de que no se pueda hacer por vía electrónica, se debe diligenciar el formulario contingente en forma manual y remitir copia firmada por el evaluador al servicio de soporte a desempeño y valoración de competencias del Centro de Servicios Compartidos.

Guía de Talento Humano

B. Vinculación de Talento Humano

Se considera satisfactorio el resultado de la evaluación del período de prueba cuando el puntaje obtenido es igual o superior al 85%.

1B-1-5 ¿Qué se debe hacer cuando la evaluación del período de prueba no es satisfactorio? Debe darse por terminado el contrato de trabajo con fecha efectiva anterior a la finalización del tiempo establecido como período de prueba. Para esto, el evaluador debe elaborar una carta informando al trabajador sobre dicha decisión, la cual debe ser firmada por el jefe de la Unidad o Departamento a la que pertenece el trabajador o por la persona autorizada en el Manual de Autorizaciones y Delegaciones (MAD) vigente.

Una vez sea entregada la carta de terminación del contrato de trabajo, el jefe inmediato debe enviar a la Regional de Servicios al Personal de la Dirección de Servicios y Beneficios, un memorando en el que informe la terminación del contrato, con copia de la carta de terminación. Con estos documentos, la Regional de Servicios al Personal realiza la desvinculación del trabajador de la nómina de la Empresa de acuerdo con la normativa vigente. Se sigue el mismo procedimiento cuando se dé por finalizado el contrato de trabajo de manera unilateral durante el periodo de prueba.

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Gestión de Aprendizaje

Guía de Talento Humano

A. Gestión de aprendizaje A. Gestión de Aprendizaje

1. Universidad Corporativa........................................................................................................3 2A-1-1 ¿Qué es la Universidad Corporativa?.........................................................................................................................3 2A-1-2 ¿Cómo se puede participar en los programas de la Universidad Corporativa?..........................................................3 Como formador:...................................................................................................................................... 3 Como participante: ................................................................................................................................. 3 Como desarrollador: .............................................................................................................................. 3 2A-1-3 ¿Cómo puedo ser aprendiz en la Universidad Corporativa?.......................................................................................4 2A-1-4 ¿Cómo puedo ser instructor de la Universidad Corporativa?.....................................................................................4 2A-1-5 ¿Cómo puedo ser desarrollador de cursos?...............................................................................................................4 2A-1-6 ¿Dónde puedo consultar la oferta de cursos de la Universidad?...............................................................................4 2A-1-7 ¿Cuál es el proceso de inscripción en una formación presencial?...........................................................................4 2A-1-8 ¿Cómo puedo descargar mi certificado de asistencia a una formación presencial de la UCE?.................................4 2A-1-9 ¿Qué es el portal e-Universidad Corporativa?...........................................................................................................4

2. Planes de Desarrollo.............................................................................................................4 2A-2-1 ¿En qué consiste el desarrollo de personal?.............................................................................................................4 2A-2-2 ¿Quién es responsable de movilizar el desarrollo de personal?................................................................................4 2A-2-3 ¿Qué es competencia?...............................................................................................................................................5 2A-2-4 ¿Cuáles son las competencias que se desarrollan en Ecopetrol?..............................................................................5 2A-2-5 ¿Quién da los lineamientos para la ejecución del presupuesto? y ¿Quién lo administra para las acciones de desarrollo?.........................................................................................................5 2A-2-6 ¿Qué es un plan de desarrollo?.................................................................................................................................5 Plan General De Desarrollo................................................................................................................... 5 2A-2-7 ¿Qué es un plan general de desarrollo?....................................................................................................................5 2A-2-8 ¿Cómo se diseñan los planes generales de desarrollo?............................................................................................5 2A-2-9 ¿Quién es el responsable de diseñar los planes generales de desarrollo?................................................................5 Plan De Desarrollo Individual................................................................................................................ 5 2A-2-10 ¿Quién es el responsable de los planes de desarrollo individuales?.......................................................................5 2A-2-11 ¿Qué acciones deben incluirse en el plan de desarrollo individual?.......................................................................5

3. Desarrollo de Competencias Organizacionales...................................................................6 2A-3-1 ¿Qué son las competencias organizacionales? .........................................................................................................6 2A-3-2 ¿Cuáles son las competencias organizacionales?......................................................................................................6 2A-3-3 ¿A quienes aplican este tipo de competencias?........................................................................................................6 1

Guía de Talento Humano

A. Gestión de aprendizaje

4. Desarrollo de Competencias de Liderazgo...........................................................................6 2A-4-1 ¿Qué son las competencias de liderazgo?.................................................................................................................6 2A-4-2 ¿Qué son los estilos de liderazgo?............................................................................................................................6 2A-4-3 ¿Cuáles son los estilos de liderazgo?........................................................................................................................6 Directivo.................................................................................................................................................. 6 Democrático............................................................................................................................................ 6 Orientador (Tutorial).............................................................................................................................. 7 Coercitivo................................................................................................................................................ 7 Afiliativo.................................................................................................................................................. 7 Marcapasos.............................................................................................................................................. 7 2A-4-4 ¿Qué es el microclima y cuáles son sus dimensiones?.............................................................................................7 Flexibilidad............................................................................................................................................... 7 Responsabilidad........................................................................................................................................ 7 Estándares............................................................................................................................................... 7 Reconocimiento....................................................................................................................................... 7 Claridad................................................................................................................................................... 7 Espíritu de equipo..................................................................................................................................... 7 2A-4-5 ¿Qué acciones de desarrollo pueden utilizarse para la formación de nuestros líderes?...........................................8 2A-4-6 ¿Qué herramienta se utiliza para hacer las evaluaciones de competencias de liderazgo?........................................8

5. Valoración de Competencias.................................................................................................8 2A-5-1 ¿Qué es la valoración de competencias?...................................................................................................................8 2A-5-2 ¿Qué niveles de resultados de competencias se manejan?.......................................................................................8 2A-5-3 ¿Para qué se hacen valoraciones de competencias?.................................................................................................8 2A-5-4 ¿Con qué periodicidad se valoran las competencias?...............................................................................................8 2A-5-5 ¿Qué es la valoración de competencias técnicas?.....................................................................................................8 2A-5-6 ¿Quién valora las competencias técnicas?................................................................................................................8 2A-5-7 ¿Cómo se entregan los resultados de las valoraciones a los trabajadores?..............................................................8 2A-5-8 ¿Dónde consulto los resultados de las valoraciones de competencias técnicas mías o de mis trabajadores?..........8

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Guía de Talento Humano

A. Gestión de aprendizaje

Área responsable

Dirección de Universidad Corporativa

Documento de soporte

Reglamento de Desarrollo

A. Gestión de Aprendizaje

1. Universidad Corporativa

2A-1-1 ¿Qué es la Universidad Corporativa? Es la encargada de gestionar el desarrollo y el aprendizaje en Ecopetrol. Promueve la transferencia y aseguramiento del conocimiento crítico en la organización. Así mismo: • Dispone de programas de formación, tanto en modalidad presencial, como virtual, que aseguran el conocimiento necesario para el logro de las Megas de Ecopetrol. • Incorpora las mejores prácticas, lecciones aprendidas y conocimiento crítico. • Apoya el fortalecimiento de las competencias técnicas, organizacionales y de liderazgo. • Los programas son diseñados con la participación de expertos temáticos en las diferentes áreas del conocimiento de Ecopetrol. • Los formadores actúan como mediadores en el proceso de aprendizaje y garantizan la efectividad de la formación. • La oferta está disponible en los sitios donde Ecopetrol opera. Además cuenta con una planta física en el ICP (Piedecuesta) y en el edificio San Martín en Bogotá. • Los trabajadores podrán hacer uso de la oferta, previo acuerdo con su jefe, e inclusión en los planes individuales de desarrollo.

2A-1-2 ¿Cómo se puede participar en los programas de la Universidad Corporativa? Como formador: Los profesionales de Ecopetrol con alta competencia técnica y años de experiencia en los que han acumulado mejores prácticas y lecciones aprendidas, pueden ser transmisores de conocimiento clave a personas que se encuentran en proceso de adquisición y desarrollo de competencias. Estos trabajadores, que incluso posean la actitud y aptitud para transmitir dicho conocimiento, tienen el potencial de ser formadores de Ecopetrol.

Como participante: Todo el personal de Ecopetrol puede ser usuario de la Universidad Corporativa, como participante en los programas de formación requeridos para contribuir al cierre de brechas de competencias técnicas, organizacionales y de liderazgo. Sólo debe solicitar autorización de sus jefes para participar y diligenciar el acuerdo de compromiso que le debe hacer llegar al profesional de desarrollo de su área.

Como desarrollador: La Universidad Corporativa desarrolla programas de acuerdo con las necesidades de los negocios, que promuevan el cierre de brechas de competencias para contar con talento humano competente. Todo profesional experto sobre algún tema específico puede participar como desarrollador de algún programa. 3

Guía de Talento Humano

A. Gestión de aprendizaje

2A-1-3 ¿Cómo puedo ser aprendiz en la Universidad Corporativa?

2A-1-7 ¿Cuál es el proceso de inscripción en una formación presencial?

Todo el personal directo de Ecopetrol puede ser usuario de la Universidad, como participante en los programas de formación requeridos para el cierre de brechas de competencias técnicas, organizacionales y de liderazgo. Sólo debe solicitar autorización de su jefe para participar y diligenciar el acuerdo de compromiso que le debe hacer llegar al profesional de desarrollo del área.

• Revise su plan de desarrollo individual. • Comuníquele su necesidad de capacitación a su jefe. • Diligencie el acuerdo de compromiso (descargar el formato ECP-VTH-F-001 del repositorio documental P8.) • Entrégueselo al profesional de Talento Humano de su área. • Enviar correo de confirmación de inscripción u oferta de formación. • Espere la invitación formal a la capacitación. • Envíe confirmación de la invitación a oferta de formación. • Asista y evalúe la capacitación. Para obtener el certificado de participación deber tener como mínimo el 80% de asistencia.

La universidad Corporativa ofrece formación presencial en todos los sitios donde opera Ecopetrol.

2A-1-4 ¿Cómo puedo ser instructor de la Universidad Corporativa? Pueden ser instructores los profesionales de Ecopetrol con alta competencia técnica y años de experiencia en los que hayan acumulado mejores prácticas y lecciones aprendidas. Para fortalecer sus competencias como mediadores de aprendizaje, la Universidad Corporativa ofrece programas de capacitación, acompañamiento y realimentación sobre su desempeño.

2A-1-5 ¿Cómo puedo ser desarrollador de cursos? La Universidad Corporativa desarrolla programas de acuerdo con las necesidades de los negocios, que promuevan el cierre de brechas de competencias. Todo profesional experto sobre algún tema específi­co puede participar como desarrollador de algún programa. Para ello, debe contactar al profesional de currículo, de acuerdo con el negocio que corresponda el programa a desarrollar.

2A-1-6 ¿Dónde puedo consultar la oferta de cursos de la Universidad? La oferta de formación está disponible en: Iris/Nuestro Conocimiento/Universidad Corporativa/Oferta de formación.

2A-1-8 ¿Cómo puedo descargar mi certificado de asistencia a una formación presencial de la UCE? Después de participar en una formación como usuario inscrito, haber asistido como mínimo al 80% y haber aprobado las pruebas, se enviará un correo desde Recepción Universidad Corporativa ECP ([email protected]) donde encontrará un vínculo de sharepoint que podrá descargar su certificado.

2A-1-9 ¿Qué es el portal e-Universidad Corporativa? El portal del aprendiz es la forma de acceder a las formaciones virtuales de la Universidad, en donde se puede realizar la verificación de las formaciones en el Plan Individual de Desarrollo; la inscripción, realización y verificación de las formaciones virtuales y consulta de las formaciones cerradas. El reporte de las formaciones virtuales se pueden descargar semanalmente y conocer el avance realizado por sus colaboradores, en la siguiente ruta: iris / Nuestro conocimiento / Universidad Corporativa / e-Universidad corporativa / Reporte de avance formaciones virtuales.

2. Planes de Desarrollo

2A-2-1 ¿En qué consiste el desarrollo de personal? Es un proceso continuo de desarrollo y fortalecimiento de las competencias requeridas por la Empresa, que comprende su valoración, identificación de brechas y el cierre de las mismas a través de acciones de desarrollo.

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2A-2-2 ¿Quién es responsable de movilizar el desarrollo de personal? Los líderes deben movilizar el desarrollo de sus colaboradores, para lo cual deben direccionar las competencias, identificar las acciones de desarrollo, hacer seguimiento a su ejecución y efectividad y realimentar a colaborador.

Guía de Talento Humano

2A-2-3 ¿Qué es competencia? Es la capacidad de aplicar conocimientos, habilidades y valores de manera integral en las diferentes interacciones que tiene el ser humano para la vida y el ámbito laboral que hacen posible llevar a cabo de manera efectiva cualquier actividad.

2A-2-4 ¿Cuáles son las competencias que se desarrollan en Ecopetrol? Competencias de liderazgo: son comportamientos observables que deben tener todos los trabajadores que se encuentran definidos como líderes y están diseñadas con el fin de apalancar el logro de los objetivos estratégicos. Competencias organizacionales: son comportamientos observables que apalancan la cultura requerida por la estrategia y aplican a todos los trabajadores de la Empresa. Constituyen la marca Ecopetrol. Competencias técnicas: Es la capacidad de una persona para desempeñar una función productiva en diferentes contextos con alto grado de calidad.

2A-2-5 ¿Quién da los lineamientos para la ejecución del presupuesto? y ¿Quién lo administra para las acciones de desarrollo? Los lineamientos se dan a conocer por la Vicepresidencia de Talento Humano de acuerdo con lo estipulado en las bases presupuestales definidas por la Empresa. Incluye gastos de viaje, inscripciones y contratos referentes a desarrollo de sus colaboradores, así como el cronograma presupuestal correspondiente a cada vigencia. Además la Vicepresidencia administra, coordina, gestiona estos recursos y lleva el control presupuestal de cada una de las solicitudes de acciones de desarrollo realizadas por las áreas, asignando el costo a cada dependencia según el gasto realizado durante la vigencia correspondiente.

2A-2-6 ¿Qué es un plan de desarrollo? Es una guía para la formación o fortalecimiento de una o varias competencias.

Plan General De Desarrollo

A. Gestión de aprendizaje 2A-2-8 ¿Cómo se diseñan los planes generales de desarrollo? A partir de la revisión de los componentes de las competencias (conocimientos, criterios de desempeño, productos, rangos de aplicación) se genera un portafolio de acciones orientadas al desarrollo, cierre de brechas, mantenimiento y perfeccionamiento de competencias técnicas, organizacionales y de liderazgo que apalanquen la estrategia y resultados en las áreas.

2A-2-9 ¿Quién es el responsable de diseñar los planes generales de desarrollo? Los profesionales de la Unidad de Aprendizaje y Liderazgo con los expertos técnicos asignados por las áreas, acorde con las mejores prácticas del mercado y las necesidades de la organización.

Plan De Desarrollo Individual Es un documento de guía individual para la formación o mantenimiento de competencias, con el que debe contar cada trabajador de la Empresa. Éstos se derivan de los planes generales diseñados para cada competencia, los resultados del proceso de valoración y la estrategia del negocio.

2A-2-10 ¿Quién es el responsable de los planes de desarrollo individuales? El colaborador y líder del área, con el direccionamiento de la Vicepresidencia de Talento Humano, basándose en los planes generales de desarrollo.

2A-2-11 ¿Qué acciones deben incluirse en el plan de desarrollo individual? • Autodesarrollo: compromisos de auto aprendizaje como lecturas, investigaciones, mejora de comportamientos, asesoría con compañeros de trabajo, entrenamiento en Internet, e-learning. • Capacitaciones en aula: seminarios, cursos, diplomados, especializaciones, maestrías, etc. • Entrenamiento: tutorías, rotaciones, pasantías, entrenamiento en el puesto, visitas industriales, asignaciones a proyectos. • Coaching: dirección o acompañamiento personalizado para el desarrollo de habilidades específicas.

2A-2-7 ¿Qué es un plan general de desarrollo? Es un documento que presenta una guía de acciones de desarrollo que deben llevarse a cabo para lograr o mantener un nivel de desarrollo alto de una competencia.

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Guía de Talento Humano

A. Gestión de aprendizaje 3. Desarrollo de Competencias Organizacionales

2A-3-1 ¿Qué son las competencias organizacionales? Son los comportamientos observables que apalancan la cultura requerida por la estrategia. Constituyen la marca Ecopetrol.

2A-3-2 ¿Cuáles son las competencias organizacionales? Compromiso con la Vida: Es actuar de manera anticipada para proteger la propia integridad, la de otros y la del medio ambiente, garantizando así la seguridad en las operaciones e instalaciones, propiciando un ambiente de trabajo sano y seguro. Pasión por la Excelencia: Es trabajar con entusiasmo dando lo mejor de sí mismo para alcanzar resultados sobresalientes, haciendo

las cosas bien desde el principio, mejorando continuamente e innovando de acuerdo con el Sistema de Gestión de Calidad. Espíritu de Equipo: Es trabajar con otros hacia el logro de las metas de Ecopetrol Implica cumplir los compromisos acordados, participar activamente y compartir proactivamente conocimientos e información para aprender y crecer en equipo. Es modelar y promover el trabajo sinérgico entre áreas como parte de la cultura de Ecopetrol

2A-3-3 ¿A quienes aplican este tipo de competencias? A todos los trabajadores de la Empresa.

4. Desarrollo de Competencias de Liderazgo 2A-4-1 ¿Qué son las competencias de liderazgo?

2A-4-2 ¿Qué son los estilos de liderazgo?

Son comportamientos observables que deben evidenciar todos los líderes de Ecopetrol y están diseñadas con el fin de apalancar el logro de los objetivos estratégicos. Ellas son:

Hacen referencia al patrón de conductas que un líder utiliza dentro de una amplia gama de situaciones directivas:

• Gestión de la Estrategia: Es pensar estratégicamente en el negocio. Implica comprender el entorno y su impacto en la estrategia, alinear las prioridades y actividades con la visión de futuro y la planeación e implementar acciones a corto, mediano y largo plazo que aseguren el logro de la estrategia global. • Gestión de las personas y equipos: Es la capacidad evaluar las habilidades, fortalezas y oportunidades de mejora de las personas y equipos, exponerlos a situaciones de trabajo retadoras que impliquen crecimiento y apoyar el desarrollo a través de la realimentación y la delegación con el objetivo de asegurar el talento requerido para el logro de los objetivos de la organización a corto, mediano y largo plazo. • Gestión del cambio: Es la capacidad de ver el cambio como una oportunidad, motivándose a sí mismo y a otros a pensar y actuar de forma diferente para alcanzar la visión de futuro de Ecopetrol. Implica comunicar e inspirar en otros la visión del cambio y actuar para superar las posibles barreras. Es modelar y actuar como un facilitador del cambio. • Gestión de resultados: Es la capacidad de establecer objetivos y metas claras, hacer seguimiento sistemático para medirlos, dar retroalimentación oportuna y reconocimiento a los logros, establecer límites y exigir el cumplimiento de normas, estándares y resultados. Es crear en la gente el deseo y energía por mantener altos niveles de desempeño a través de la autogestión. 6

• • • • • • •

Escucha a los demás Fija metas y normas en su equipo. Desarrolla planes de acción a corto y largo plazo. Dirige a los demás con claridad. Ofrece retroalimentación (positiva o negativa). Desarrolla a sus colaboradores. Establece relaciones personales con ellos.

2A-4-3 ¿Cuáles son los estilos de liderazgo? Directivo Objetivo primario: proporcionar dirección y visión de largo plazo. Este estilo depende tanto del diálogo con otros así como de la perspectiva del gerente en el negocio para establecer una sola visión. El gerente mantiene comprometidos a los demás asegurándoles que la dirección a largo plazo está enfocada en alcanzar el mejor interés para el grupo y para la organización, supervisando el desempeño hacia las metas establecidas y proporcionando retroalimentación objetiva a los empleados.

Democrático Objetivo Primario: Reforzar el compromiso entre los empleados y generar nuevas ideas. El estilo democrático es un estilo muy participativo. Busca construir compromiso a través del consenso general. Este estilo confía en la habilidad de los empleados para establecer

Guía de Talento Humano

su propia dirección y resolver constructivamente sus conflictos. Típicamente se caracteriza por muchas reuniones, escuchando mucho, reconociendo el desempeño adecuado, y haciendo poca crítica para el bajo desempeño. Construir compromiso a través del consenso general.

Orientador (Tutorial) Objetivo Primario: Desarrollar profesionalmente y a largo plazo a los empleados. Un gerente que usa el estilo orientador ayuda a los individuos a identificar sus fortalezas y áreas de oportunidad. Típicamente esto involucra sentarse con el empleado y evaluar honestamente y de común acuerdo las fortalezas y áreas de oportunidad del empleado, a la luz de sus aspiraciones. El líder ayuda a que el empleado establezca un plan de desarrollo, y proporciona apoyo y retroalimentación permanente.

Coercitivo Objetivo primario: cumplimiento inmediato. Este estilo utiliza más las órdenes e instrucciones en lugar de dirección, usando muy poco diálogo. A la supervisión estrecha le es seguida una retroalimentación negativa, correctiva, con una implícita amenaza, si no es que explícita. Motiva indicando las consecuencias negativas del no cumplimiento.

Afiliativo Objetivo primario: Crear armonía entre los empleados. Un líder que utiliza el estilo afiliativo pasa mucho tiempo cultivando relaciones con los colaboradores. Este estilo tiende a premiar las características personales y evitar las confrontaciones relacionadas con el desempeño.

Marcapasos Objetivo Primario: Lograr tareas con los más altos estándares de excelencia Los líderes que utilizan el estilo Marcapasos tienden a dirigir con el ejemplo. Ellos se establecen como el estándar y son aprehensivos a delegar. Su preocupación con el logro inmediato de las tareas les hace renuentes a colaborar con sus pares, excepto cuando necesitan obtener o intercambiar recursos. Cumplimiento inmediato de las tareas a un nivel de excelencia “Sigan mi ejemplo!”.

2A-4-4 ¿Qué es el microclima y cuáles son sus dimensiones? Es la percepción de los empleados sobre aquellos aspectos de su ambiente de trabajo que tienen impacto directo sobre qué tan bien pueden hacer su trabajo. Las dimensiones del microclima son las siguientes:

A. Gestión de aprendizaje Flexibilidad No hay reglas, procedimientos, políticas o prácticas innecesarias. Se aceptan fácilmente las nuevas ideas. La Flexibilidad es la percepción que tienen los subordinados acerca de los obstáculos que encuentran en el trabajo tales como qué tan frecuente se percibe la existencia de urgencias en el trabajo, así como por la cantidad de trámites, y particularmente, por la burocracia innecesaria en la organización.

Responsabilidad Se otorga a los subordinados la autoridad necesaria para lograr las tareas sin tener que buscar constantemente la aprobación del superior inmediato. La responsabilidad es la percepción que tienen los empleados de tener autoridad delegada en ellos; es el grado en que pueden llevar a cabo su trabajo sin tener que buscar la aprobación de su gerente, y sentirse totalmente responsables por los resultados.

Estándares Se establecen metas retadoras pero alcanzables para la organización y sus empleados. La dimensión de Estándares, es un indicador del énfasis que pone la organización en hacer lo mejor que uno puede. Se refleja típicamente en el establecimiento de metas que son retadoras así como alcanzables. Los estándares altos representan un buen nivel de consenso entre las expectativas y la capacidad del individuo y de la organización.

Reconocimiento Los empleados son reconocidos y premiados por un buen desempeño. El reconocimiento mide el grado en que los miembros del equipo perciben que son reconocidos por un buen trabajo, y éste reconocimiento está directa y diferencialmente relacionado a los niveles de desempeño. Esto refleja hasta que punto específico los empleados conocen lo que la organización valora con su contribución, y lo que a sus líderes les gustaría ver en mayor o menor medida de parte de ellos.

Claridad Todos los que trabajan en la organización saben qué se espera de ellos. La claridad probablemente es la más importante de las dimensiones del clima organizacional. Porque muestra de forma consistente la relación más estrecha relacionada con la productividad del empleado. Es la percepción que tienen los empleados respecto a lo que se espera de cada uno de ellos, y el entendimiento de cómo esas expectativas están relacionadas a las metas y objetivos de la organización.

Espíritu de equipo Los empleados están orgullosos de pertenecer a la organización. El orgullo de pertenencia está en gran parte directamente relacionado al nivel de desempeño de la organización (los empleados se sienten orgullosos de pertenecer a una organización que es exitosa) y a los valores (los empleados se sienten orgullosos de pertenecer a una organización en la cual se comparten o respetan sus valores). El segundo factor de la dimensión Espíritu de Equipo es la confianza de que todos trabajan hacia un objetivo común. 7

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A. Gestión de aprendizaje

Un alto nivel de Espíritu de Equipo es más evidente cuando los individuos, aplauden el éxito de los demás.

2A-4-5 ¿Qué acciones de desarrollo pueden utilizarse para la formación de nuestros líderes? La formación de nuestros líderes se encuentra focalizada en el desarrollo de sus competencias de liderazgo, organizacionales y la técnica clave que se asigne de acuerdo con su nivel en la organización (operativo, táctico o estratégico); para esto contamos con la Escuela de Líderes, una estrategia de desarrollo para esta población según las mejores prácticas y las necesidades del negocio. La escuela contempla acciones de formación, crecimiento y exposición, que son complementarias y recomienda un énfasis en la dedicación de tiempo requerido para su cumplimiento de 30%, 20% y 50% respectivamente, apuntando a la consolidación de una filosofía y marca de liderazgo de Ecopetrol.

Para el cierre de brechas específicas de acuerdo con las necesidades individuales de cada líder resultará determinante el diseño en detalle de su proceso de acompañamiento en coaching individual o grupal (en los casos en que aplica), la definición de acciones de exposición, y los acuerdos asociados a estrategias de autodesarrollo definidas a partir del análisis de los resultados de sus valoraciones. Dentro de las acciones de desarrollo de los líderes, también se contemplan temáticas corporativas como riesgos, coso, sox y HSE, las cuales se desarrollan alineadas y en forma sinérgica con las competencias organizacionales.

2A-4-6 ¿Qué herramienta se utiliza para hacer las evaluaciones de competencias de liderazgo? SAP RH, en donde el líder realiza su autoevaluación, al igual que el jefe y sus colaboradores. Esta metodología se denomina evaluación 180°.  

5. Valoración de Competencias

2A-5-1 ¿Qué es la valoración de competencias? Es el proceso por medio del cual se hace la recolección de evidencias del desempeño, producto y conocimiento, con el fin de determinar fortalezas y oportunidades de mejora.

2A-5-2 ¿Qué niveles de resultados de competencias se manejan? • Básico: Tiene las bases pero no la competencia. Requiere alto nivel de supervisión. • En desarrollo: Está adquiriendo la competencia. Ha avanzado en el aprendizaje aunque requiere fortalecer el desempeño. Requiere supervisión media. • Comprobado: Tiene la competencia para trabajar de manera autónoma, se desempeña de acuerdo con la norma, tiene oportunidades de perfeccionamiento. • Perfeccionado: Tiene alto nivel de competencia y es capaz de formar a otro e incorpora mejoras.

2A-5-3 ¿Para qué se hacen valoraciones de competencias? Para detectar fortalezas y oportunidades de mejora frente a las competencias en las cuales se valora el funcionario, con el fin de generar los planes individuales de desarrollo alineados con la estrategia de la organización.

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Dependiendo del impacto del cambio de la norma, conjuntamente la Unidad de Aprendizaje y Liderazgo y el área implicada revisará el periodo para realizar la siguiente valoración. El tiempo de vigencia para las competencias organizacionales y de liderazgo es de un año.

2A-5-5 ¿Qué es la valoración de competencias técnicas? Es el proceso por medio del cual se reúnen evidencias suficientes de la competencia laboral de una persona, de conformidad con el desempeño descrito por las normas de competencia laboral establecida.

2A-5-6 ¿Quién valora las competencias técnicas? Las debe valorar un experto técnico reconocido por su alto nivel y liderazgo en el proceso o norma de competencia a valorar. Este puede ser interno o externo según disponibilidad y criterio de Ecopetrol.

2A-5-7 ¿Cómo se entregan los resultados de las valoraciones a los trabajadores? A través de una entrevista de realimentación realizada por el valorador donde se informan fortalezas y oportunidades de mejora frente a la norma de competencia valorada.

2A-5-4 ¿Con qué periodicidad se valoran las competencias?

2A-5-8 ¿Dónde consulto los resultados de las valoraciones de competencias técnicas mías o de mis trabajadores?

La periodicidad de valoración de competencias técnicas es de 5 años cuando la norma de competencia no tiene cambio.

En la herramienta informática definida para tal fin por Ecopetrol (SAP).

Gerencia del Desempeño

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B. Gerencia del Desempeño

B. Gerencia del Desempeño Individual 1. Desempeño Individual...........................................................................................................2 2B-1-1 ¿Qué es desempeño individual?................................................................................................................................2 2B-1-2 ¿Qué es la gerencia del desempeño individual?........................................................................................................2 2B-1-3 ¿Cómo se formaliza el desempeño individual de los trabajadores?..........................................................................2 2B-1-4 ¿Qué relación debe existir entre los acuerdos de gestión de las áreas (TBG) y los acuerdos de desempeño individual de los trabajadores?.............................................................................................3

2. Fase de Planeación.................................................................................................................3 2B-2-1 ¿Qué es la planeación del desempeño individual?....................................................................................................3 2B-2-2 ¿Cómo preparar la sesión de planeación del desempeño individual?.......................................................................3 2B-2-3 ¿En qué categorías se deben acordar los objetivos de desempeño?.........................................................................3 2B-2-4 ¿Qué condiciones deben cumplir los objetivos?........................................................................................................3

3. Fase de Seguimiento..............................................................................................................4 2B-3-1 ¿Qué es el seguimiento al desempeño individual?....................................................................................................4 2B-3-2 ¿Cómo se realiza el seguimiento al desempeño individual?.....................................................................................5 2B-3-3 ¿Cómo preparar las sesiones de seguimiento al desempeño individual?..................................................................5 2B-3-4 ¿Qué condiciones de calidad deben tener las sesiones de seguimiento al desempeño individual?..........................5 2B-3-5 ¿Es necesario llevar registros del seguimiento al desempeño individual?................................................................5 2B-3-6 ¿En qué casos se puede modificar el acuerdo de desempeño individual?................................................................6

4. Fase de Evaluación.................................................................................................................6 2B-4-1 ¿Qué es la evaluación del desempeño individual?....................................................................................................6 2B-4-2 ¿Cómo preparar las sesiones de definición de resultados finales de objetivos?.......................................................6 2B-4-3 ¿Qué es la clasificación del desempeño individual?.................................................................................................6 2B-4-4 ¿Cómo se realiza la pre-clasificación del desempeño individual?.............................................................................6 2B-4-5 ¿Qué son los comités de clasificación y cuál es su propósito?.................................................................................7 2B-4-6 ¿Cómo realizan la clasificación los comités de clasificación?...................................................................................7 2B-4-7 ¿Qué lineamientos deben cumplirse en los comités de clasificación?......................................................................7 2B-4-8 ¿Qué sesgos deben evitarse en los comités de clasificación?...................................................................................8

5. Fase de Mejoramiento............................................................................................................9 2B-5-1 ¿Qué es el mejoramiento del desempeño individual?...............................................................................................9 2B-5-2 ¿Qué estrategias se han definidos para el desempeño alto, satisfactorio y bajo?.....................................................9 2B-5-3 ¿Dónde puedo encontrar apoyo para la gerencia del desempeño individual?............................................................9

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B. Gerencia del Desempeño

Área responsable

Unidad de Aprendizaje y Liderazgo

Documento de soporte

ECP-VTH-P-002 Procedimiento para evaluación del desempeño

B. Gerencia del Desempeño Individual

1. Desempeño Individual 2B-1-1 ¿Qué es desempeño individual? Es la relación entre los resultados que una persona genera y las habilidades, capacidades y comportamientos requeridos para lograrlos. Por consiguiente en Ecopetrol, un desempeño individual efectivo es la suma de los resultados logrados más las competencias desarrolladas a través del cumplimiento de los planes de desarrollo.

2B-1-2 ¿Qué es la gerencia del desempeño individual? Es la gestión que cada trabajador debe realizar para lograr un desempeño individual efectivo. En Ecopetrol la gerencia del desempeño individual se implementa mediante el sistema que tiene las siguientes características: Tabla 1: Actores y procesos del sistema Actores del Sistema Líderes y Colaboradores: Responsables de la ejecución de los procesos. Vicepresidencia de Talento Humano: Responsable del direccionamiento del sistema. Servicios Compartidos: Responsable de soporte a la ejecución de los procesos. Procesos del sistema Planeación del desempeño individual Seguimiento al desempeño individual. Evaluación del desempeño individual. Mejoramiento del desempeño individual. 2

El propósito la gerencia del desempeño individual es mejorar el desempeño de los trabajadores para apalancar la estrategia y la sostenibilidad empresarial, mediante la alineación de los objetivos y las competencias individuales con las metas, comportamientos y valores corporativos. La responsabilidad de su adecuada ejecución recae principalmente sobre el líder y el colaborador, es decir, es un sistema autogestionado. El líder debe contribuir con una efectiva gerencia de su desempeño individual y la de su equipo asegurando sesiones de trabajo para: • Planear adecuadamente su acuerdo de desempeño individual y el de cada colaborador de su equipo. • Dar y recibir realimentación permanente sobre su desempeño y el desempeño de su equipo con el fin de efectuar los ajustes a que haya lugar. • Evaluar su desempeño y el desempeño de cada colaborador de su equipo. • Orientar e implementar estrategias de mejoramiento de su desempeño y el de su equipo, de acuerdo con los resultados obtenidos en el período.

2B-1-3 ¿Cómo se formaliza el desempeño individual de los trabajadores? Mediante el desarrollo conjunto líder-colaborador de los acuerdos de desempeño individual. Los acuerdos formalizan el compromiso del trabajador con la consecución de las metas anuales. Los acuerdos están constituidos, tanto por objetivos de resultado, como objetivos de desarrollo.

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B. Gerencia del Desempeño

2B-1-4 ¿Qué relación debe existir entre los acuerdos de gestión de las áreas (TBG) y los acuerdos de desempeño individual de los trabajadores? Debe existir una alineación directa para que los objetivos de las áreas se alcancen mediante el logro de los objetivos individuales de los trabajadores. Por tanto, es responsabilidad del líder realizar un efectivo despliegue de la estrategia de su área, para así definir las contribuciones de cada colaborador de su equipo a la misma. Ya que la contribución de los colaboradores está influenciada por los cargos que ocupan, el líder debe tener en cuenta para realizar el despliegue de la estrategia que se han definido seis familias

de cargos, es decir, seis diferentes agrupaciones de cargos a nivel de líderes y colaboradores: Familias de cargo para líderes: • Líderes estratégicos • Líderes tácticos • Líderes operativos Familias de cargo para colaboradores: • Colaboradores Rol Gestión Táctica • Colaboradores Rol Ejecución • Colaboradores Rol Soporte y Operacional

2. Fase de Planeación 2B-2-1 ¿Qué es la planeación del desempeño individual? Es el primer proceso del Sistema de Gerencia del Desempeño Individual, en el que líder y colaborador deben reunirse para establecer conjuntamente los objetivos del trabajador en el período, así como la forma en que las competencias organizacionales y de liderazgo y el cumplimiento del plan individual de desarrollo apalancan el cumplimiento de los mismos. Es la oportunidad del líder para reforzar la visión empresarial en su equipo y establecer cómo los colaboradores contribuirán individualmente al logro de las metas corporativas. Complementariamente, es la oportunidad de establecer claridad sobre las expectativas que la organización tiene de los colaboradores las cuales serán la base para la evaluación del desempeño individual del equipo. El producto de la fase de planeación es el conjunto de acuerdos de desempeño individual de los trabajadores registrados en la herramienta Autoservicio de SAP.

2B-2-2 ¿Cómo preparar la sesión de planeación del desempeño individual? Líderes y colaboradores deben preparar la sesión cumpliendo las siguientes orientaciones: • Realizar previamente el despliegue estratégico de acuerdo con las orientaciones corporativas definidas, hasta obtener el Tablero Balanceado de Gestión o matriz de despliegue del área, según corresponda. • Realizar una reunión con todo el equipo de trabajo en la que se socialice el Tablero Balanceado de Gestión o la matriz de despliegue del área para dar así claridad sobre los objetivos a alcanzar a nivel del área. • Fijar la reunión de planeación del desempeño individual con cada trabajador en un lugar cómodo con dedicación mínima de una hora sin interrupciones, para poder entablar una conversación líder-colaborador. • Acordar líder y colaborador los objetivos e indicadores del período siguiendo las orientaciones establecidas por la Vicepresidencia de Talento Humano.

• Conocer la herramienta Autoservicio de SAP donde deben registrarse los acuerdos de desempeño.

2B-2-3 ¿En qué categorías se deben acordar los objetivos de desempeño? Líder y colaborador deben construir los acuerdos de desempeño individual y en ellos registrar los objetivos en cada una de las dos categorías que Ecopetrol ha definido así: Objetivos de desarrollo: Representan el compromiso individual con el cumplimiento de las competencias organizacionales y el plan individual de desarrollo. Objetivos de resultado: Representan el compromiso individual al logro de la estrategia del área. En los acuerdos de desempeño individual, los objetivos de desarrollo y de resultado tienen un peso particular dependiendo de la familia en la que se encuentre el cargo del trabajador: Tabla 2: Pesos de los objetivos según la familia de cargos Familia de Cargo Líder estratégico Líder táctico Líder operativo Colaborador rol gestión táctica Colaborador rol ejecución Colaborador rol soporte y operacional

Peso objetivos Peso objetivos de desarrollo de desempeño 20%

80%

30%

70%

2B-2-4 ¿Qué condiciones deben cumplir los objetivos? A la hora de fijar los objetivos, debe revisar que cumplan las condiciones del método SMART (sigla en inglés del conjunto de características de los objetivos): 3

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B. Gerencia del Desempeño Tabla 3: Características de un objetivo:

En su escritura no se encuentran generalidades, ideas superfluas o vagas. Un objetivo específico se redacta usando verbos de acción directa en infinitivo que tienen posibilidad de corroborarse. ESPECÍFICOS (Specific):

Enunciado incorrecto: Lograr un adecuado nivel de ahorro en el área. (¿Qué es adecuado?) Enunciado correcto: Reducir al 30 de noviembre los gastos de papelería en un 5% respecto al año anterior. Incluye métricas de cantidad, calidad, tiempo o costo, que se reflejan en fórmulas matemáticas coherentes con el objeto a medir. Generalmente la medición implica una referencia con un estándar o referente de ciclos anteriores o futuros deseados.

MEDIBLES (Measurable)

Enunciado incorrecto: Disminuir la cartera de clientes (¿Cuánto?) Enunciado correcto: Lograr que la cartera de clientes de la línea del producto disminuya en un 20%. Tiene alta importancia o valor para el colaborador, pues ve en él la posibilidad de ejercer exitosamente su función y no excede su capacidad personal para lograrlo.

ALCANZABLES (Attainable)

Enunciado incorrecto: Reducir la generación de residuos en 1% en el año (fácilmente alcanzable pero no ambicioso) / Reducir la generación de residuos en un 80% en el año (ambicioso pero difícil de alcanzar). Enunciado correcto: Reducir la generación de residuos en un 20% en el año (ambicioso y también alcanzable). El colaborador entiende cómo su logro contribuye a los resultados de su unidad organizacional, es decir, cuando se encuentra vinculado a un objetivo de más alto nivel.

RELEVANTES (Relevant)

Enunciado incorrecto: Capacitar en el Idioma francés a toda la Compañía (no es relevante ni crítico para el negocio). Enunciado correcto: Diseñar el programa de capacitación de inglés para personal regional antes del 30 Noviembre. Tiene duración definida y establece claramente un inicio y un fin en el tiempo. No se debe asumir que el objetivo es de cumplimiento anual. Si el objetivo establece un panorama de tiempo menor dejarlo explícito en la definición.

OPORTUNOS (Time - Bound)

Enunciado incorrecto: Poner en marcha el programa ‘Omega’ lo antes posible (¿Cuándo es lo antes posible?) Enunciado correcto: Diseñar y poner en marcha el programa ‘Omega’ antes del 30 de Mayo.

3. Fase de Seguimiento 2B-3-1 ¿Qué es el seguimiento al desempeño individual? Es el segundo proceso del Sistema de Gerencia del Desempeño Individual. En este proceso, líder y colaborador deben reunirse para realimentar los resultados parciales del acuerdo de desempeño de los trabajadores. Es la oportunidad del líder para reforzar la comunicación con su equipo, establecer el nivel de cumplimiento de la estrategia del área y reorientar el rumbo para el logro de las metas anuales. 4

Además es una oportunidad de favorecer el ambiente laboral, mediante realimentaciones efectivas líder-colaborador que contribuyan a mejorar la percepción de credibilidad. El producto del seguimiento es el conjunto de acuerdos de desempeño individual de los trabajadores realimentados y con resultados parciales con corte al primer semestre del año en la herramienta Autoservicio de SAP.

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B. Gerencia del Desempeño

2B-3-2 ¿Cómo se realiza el seguimiento al desempeño individual? Mediante sesiones formales e informales de realimentación líder-colaborador: Tabla 4: Tipos de sesiones Sesión formal

Sesiones informales

Sesión de realimentación líder-colaborador a mitad del año cuyo producto es el reporte de los resultados parciales del acuerdo de desempeño individual del trabajador en la herramienta Autoservicio de SAP.

Sesiones de realimentación que establece el líder a lo largo del año utilizando diversos espacios de interacción personal con sus colaboradores.

En esta sesión, se requiere la recopilación y revisión de las evidencias que soportan el logro parcial de los resultados del trabajador.

Las realimentaciones informales se deben utilizar para reforzar desempeños exitosos de los colaboradores o para corregir desempeños inadecuados en el momento que se están presentando.

Es responsabilidad del colaborador consolidar y presentar las evidencias. Es responsabilidad del líder la revisión y la validación de dichos soportes.

Realizar sesiones informales de seguimiento al desempeño individual permite evitar sorpresas negativas en las sesiones formales respectivas.

2B-3-3 ¿Cómo preparar las sesiones de seguimiento al desempeño individual? Líderes y colaboradores deben preparar la sesión cumpliendo las siguientes orientaciones: • Programar con anticipación suficiente tiempo para la reunión y reservar un espacio tranquilo (aislado). • Dar al trabajador la documentación de los resultados parciales del área. Complementariamente, solicitar al trabajador las evidencias que soporten el avance en sus resultados. • Mantener contacto visual y una actitud positiva. • Comenzar por las fortalezas y seguir con los aspectos a mejorar (áreas de desarrollo) • Evitar juicios de valor y observaciones subjetivas. • Utilizar palabras claras y sencillas; no utilizar términos técnicos o lenguaje impreciso. • Dar ejemplos que respalden la realimentación y resaltar las sugerencias para mejorar. • Escuchar los comentarios y reacciones de los trabajadores. • Finalizar en una atmósfera positiva; resumir los puntos de la realimentación; hacer énfasis en los pasos a seguir en lo relacionado al establecimiento de nuevas metas y el plan de desarrollo individual.

2B-3-4 ¿Qué condiciones de calidad deben tener las sesiones de seguimiento al desempeño individual? • Específicas: La realimentación debe orientarse a acciones específicas del trabajador o a su trabajo. • Proactivas: La realimentación debe ser proactiva y no cuando el trabajador la solicite.

• Relevantes: La realimentación debe ayudar al trabajador a hacer mejor su trabajo. • Oportunas: La realimentación debe darse tan pronto como sea posible así el desempeño exitoso o no. • Constructivas: La realimentación debe enmarcarse como una oportunidad para mejorar del desempeño y no como un espacio para develar debilidades de los trabajadores. • Mediáticas: La realimentación debe utilizar todos los canales disponibles entregarse. Aunque los espacios cara a cara son necesarios para las sesiones formales, para las sesiones informales es importante no limitarse a ellos y utilizar otros canales como correos electrónicos, llamadas telefónicas y notas escritas.

2B-3-5 ¿Es necesario llevar registros del seguimiento al desempeño individual? Sí. Líderes y colaboradores tienen la responsabilidad sobre la trazabilidad del seguimiento al desempeño individual. Para esto es necesario documentar los soportes o evidencias de los resultados parciales así como la aceptación de los mismos por parte de los líderes y colaboradores. Estos documentos deben consolidarse en una carpeta virtual o física que debe ser mantenida y actualizada por los trabajadores ya que es un insumo indispensable para su proceso de evaluación del desempeño individual. Los puntos clave en las reuniones de seguimiento al desempeño pueden documentarse en los espacios para observaciones del líder y el colaborador en la herramienta Autoservicio de SAP.

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B. Gerencia del Desempeño

2B-3-6 ¿En qué casos se puede modificar el acuerdo de desempeño individual?

cerrando el resultado de los objetivos del antiguo rol, cargo o área donde se encontraba.

Cuando el colaborador cambia de cargo, área o modifica su rol, es asignado a nuevos procesos, iniciativas o proyectos; es necesario que el acuerdo de desempeño individual del trabajador se modifique incluyendo los nuevos objetivos que correspondan a las nuevas condiciones del colaborador y

La modificación del acuerdo de desempeño individual de los trabajadores requiere del visto bueno tanto del líder como del colaborador y debe quedar registrada en la herramienta Autoservicio de SAP.

4. Fase de Evaluación 2B-4-1 ¿Qué es la evaluación del desempeño individual? Es el tercer proceso del Sistema de Gerencia del Desempeño Individual. En este proceso, líder y colaborador deben reunirse para evaluar los resultados finales del acuerdo de desempeño individual de los trabajadores. Es la oportunidad del líder para establecer el nivel de cumplimiento de la estrategia del área e identificar y diferenciar la contribución individual de los colaboradores al logro de las metas anuales. Complementariamente, es la oportunidad de realimentar a los trabajadores sobre sus logros y establecer estrategias de fortalecimiento y mejoramiento del desempeño individual. La evaluación del desempeño individual tiene dos pasos: • Definición de resultados finales de los objetivos de desempeño individual. • Clasificación del desempeño individual de los trabajadores en grupos de desempeño. La clasificación del desempeño individual empezará a regir en el año 2012 tomando como base los resultados de los objetivos de desempeño 2011.

2B-4-2 ¿Cómo preparar las sesiones de definición de resultados finales de objetivos? La definición de resultados finales se realiza en sesiones de trabajo que son a su vez sesiones de seguimiento al desempeño individual. Por consiguiente líderes y colaboradores deben preparar la sesión cumpliendo las mismas orientaciones mencionadas en el seguimiento y adicionalmente cumpliendo las siguientes: • Programar con anticipación el tiempo necesario para hacer la sesión. Todas las sesiones de definición de resultados del desempeño deben llevarse a cabo en un lugar aislado, donde estén uno en frente del otro, sin ningún tipo de interrupciones. • Comunicar al trabajador de forma previa a la sesión los resultados finales de los objetivos del área. 6

• Solicitar a los trabajadores la preparación definitiva de su carpeta de soportes y evidencias de sus resultados y la realización de su autoevaluación del desempeño en la herramienta Autoservicio de SAP. • En la sesión presencial, revisar los resultados con los trabajadores permitiendo expresar sus argumentos. Tomando como base la carpeta de soportes y evidencias de los resultados, calcular las puntuaciones finales de cada uno de los objetivos en el acuerdo de desempeño individual. • Registrar los resultados en la herramienta Autoservicio de SAP y documentar allí mismo en los espacios para observaciones del líder y el colaborador los aspectos cualitativos claves que sean necesarios.

2B-4-3 ¿Qué es la clasificación del desempeño individual? Es el segundo paso de la evaluación del desempeño individual. La clasificación es una organización de los desempeños de los trabajadores en tres grupos o categorías: • Grupo de desempeños altos • Grupo de desempeños satisfactorios • Grupo de desempeños bajos La clasificación se realiza en dos momentos. Inicialmente se preclasifican los desempeños de los trabajadores en los tres grupos mencionados y posteriormente se establecen los grupos finales de desempeño, mediante comités de clasificación.

2B-4-4 ¿Cómo se realiza la pre-clasificación del desempeño individual? La pre-clasificación del desempeño, como su nombre lo indica, consiste en una organización inicial de los desempeños de los trabajadores en tres grupos: desempeños bajos, desempeños satisfactorios y desempeños altos. Para pre-clasificar, se tienen en cuenta las siguientes premisas: • La base de la preclasificación es la comparación de desempeños entre pares. Los pares se establecen por

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familias de cargo y por áreas organizacionales. La base estándar de familias de cargo podrá ser adaptada por la Vicepresidencia de Talento Humano de acuerdo a las particularidades del negocio. • La metodología de preclasificación toma como base para el cálculo un 5% tanto para la población en el grupo de desempeño bajo como para la que quede en el grupo de desempeño superior. • La preclasificación se genera centralizadamente en la Vicepresidencia de Talento Humano con los datos registrados en SAP y se entrega a los líderes de las áreas como insumo para los comités de clasificación. Los pasos básicos para realizar la pre-clasificación son los siguientes: 1. Identificar cuántos trabajadores hay por cada familia de cargos en el área. 2. Adaptar la base de familias de cargo a las condiciones del área: I) Se requiere mínimo 10 personas por familia de cargo. II) Se pueden unir familias de cargo para cumplir con I). 3. Establecer un ranking de los resultados de desempeño de los trabajadores del área por cada familia de cargo adaptada. 4. Del ranking obtener 2 valores: I) Límite inferior (percentil 5): El valor bajo el cual está el 5% de los trabajadores. II) Límite Superior (percentil 95): El valor sobre el cual está el 5% de los trabajadores. 5. Con los límites inferior y superior definidos, conformar los grupos iniciales de desempeño por familias de cargos y entregarlos para validación a comités de las áreas.

2B-4-5 ¿Qué son los comités de clasificación y cuál es su propósito? Son las instancias formales de la Empresa cuyo propósito es establecer la clasificación definitiva del desempeño individual de los trabajadores en los siguientes grupos: • Grupo de desempeños altos • Grupo de desempeños satisfactorios • Grupo de desempeños bajos Los comités de clasificación se realizarán en la Empresa hasta el nivel organizacional que se acuerde con cada vicepresidencia, dirección y gerencia, así como también con la Oficina de Control Disciplinario y la Secretaría General. Dicho acuerdo se realizará con las premisas de lograr homogeneidad en la población de trabajadores cuyo desempeño será clasificado así como practicidad en el ejercicio de clasificación. La tipología de familias de cargo será una de las variables para establecer dicha homogeneidad y practicidad. Los comités estarán conformados de la siguiente manera: • El Líder estratégico, táctico u operativo del área. Su definición dependerá del nivel organizacional hasta el cual

B. Gerencia del Desempeño se despliegue la clasificación del desempeño individual. Este líder presidirá el comité. • Los líderes del área que le reportan directamente al anterior líder. Estos líderes presentaran los casos de desempeño de sus colaboradores y con conjunto con los demás miembros del comité establecerán la clasificación del desempeño individual de los trabajadores. • El Líder de Talento Humano del área, quien garantizará el cumplimiento de los lineamientos y controlará los potenciales sesgos de clasificación de los participantes.

2B-4-6 ¿Cómo realizan la clasificación los comités de clasificación? El comité tendrá como insumo la preclasificación del desempeño individual. Con base en lo anterior, se procederá de la siguiente forma: Previo al comité. Cada líder participante: • Estudia la preclasificación y, si requiere, identifica casos límite para análisis en comité. • Prepara la sustentación de los casos límite. Estos casos serán los únicos que se presentarán en el comité para análisis. En el comité. Cada líder participante: • Presentan los casos límite para aceptación o rechazo. • Aplican un puntaje particular por concepto gerencial a cada caso límite aceptado. • Firman el acta avalando el concepto gerencial aplicado. Tras el comité. La Vicepresidencia de Talento Humano: • Establece el puntaje final de desempeño de los trabajadores. • Genera la conformación final de los grupos. • Registra la conformación final en SAP y/o en repositorios de personal. • Asegura la aplicación en las áreas de las estrategias para gestionar el alto, el bajo y el desempeño satisfactorio. Para los casos que sean revisados y avalados en comité, el puntaje final de desempeño será igual a la suma del puntaje de la evaluación del desempeño del trabajador que se encuentre registrada en SAP, más el puntaje por concepto gerencial que se determine en dicho comité.

2B-4-7 ¿Qué lineamientos deben cumplirse en los comités de clasificación? • Los líderes deben preparar adecuadamente la información de sus colaboradores para que las presentaciones fluyan adecuadamente y las discusiones de clasificación sean efectivas. • Cada participante debe considerar los posibles sesgos de clasificación en los que puede incurrir. El líder de talento humano debe apoyar la mitigación de estas situaciones. 7

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B. Gerencia del Desempeño

• Cualquier trabajador cuyo desempeño sea discutido en una sesión de clasificación, debe estar al menos un nivel organizacional debajo de todos los participantes del comité. • Los líderes que presentan los casos de sus colaboradores deben tener conocimiento directo, actual y continuo del desempeño de sus trabajadores. Si lo anterior no es posible, el presentador por lo menos debe haber analizado los casos con el líder directo de los colaboradores. • Los miembros del comité no pueden hacer referencia a información de ciclos previos de desempeño. • Toda la información proporcionada por los miembros del comité sobre los casos de los empleados debe estar soportada con evidencia. • Tanto como sea posible, los trabajadores discutidos en una sesión de calibración deben pertenecer a una categoría homogénea (por negocio, familia de cargo, etc.) • El líder de talento humano debe actuar como el facilitador del comité de clasificación. El facilitador debe promover la participación, identificar problemas, velar por el cumplimiento de lineamientos y la coherencia de la clasificación.

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2B-4-8 ¿Qué sesgos deben evitarse en los comités de clasificación? En los comités de calibración se deben evitar los siguientes sesgos: • Atribución: Tendencia a atribuir el desempeño a causas externas. • Centralización: Clasificación de la mayoría de trabajadores en el medio. • Polarización: Tendencia a calificar todo muy alto o muy bajo. • Comparación: Tendencia a clasificar el desempeño del trabajador en referencia al de otras personas. • Halo: Clasificación alta o baja otorgada por sólo algunas características o situaciones recientes. • Lenidad: Tendencia a clasificar mayormente a los trabajadores en las escalas más altas. • Rigor: Opuesto a lenidad. Tendencia a clasificar mayormente a los trabajadores en las escalas más bajas. • Primacía: La clasificación refleja sólo la observación inicial del comportamiento. • Actualidad: La clasificación refleja sólo los comportamientos más recientes. • Semejanza: Tendencia a clasificar mejor a las personas con más parecido al clasificador. • Estereotipado: Tendencia a generalizar e ignorar diferencias individuales.

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B. Gerencia del Desempeño 5. Fase de Mejoramiento

2B-5-1 ¿Qué es el mejoramiento del desempeño individual? Es el cuarto proceso del Sistema de Gerencia del Desempeño Individual. En este proceso, líder y colaborador deben reunirse para realizar la realimentación al trabajador sobre el grupo en el que se

ha clasificado su desempeño individual. Complementariamente, es la oportunidad del líder para comunicar e implementar las estrategias de gestión del desempeño alto, satisfactorio y bajo para su equipo (si le aplican).

2B-5-2 ¿Qué estrategias se han definidos para el desempeño alto, satisfactorio y bajo? Estrategia vs Grupo Desarrollo

Bono Variable

Incremento por méritos

Desempeño Bajo

Desempeño Satisfactorio

Desempeño Alto

De acuerdo con las competencias requeridas + acciones de mejoramiento del desempeño.

De acuerdo con las competencias requeridas.

De acuerdo con las competencias requeridas + posibilidad de participar en el programa de talentos.

50% del bono correspondiente a la porción anual en el primer año. 0% del bono correspondiente a la porción anual si en dos años consecutivos se mantiene el bajo desempeño.

100% del bono correspondiente a la porción anual del año respectivo.

10% adicional del bono correspondiente a la porción anual en el primer año. 20% adicional del bono correspondiente a la porción anual si en dos años consecutivos se mantiene alto desempeño.

Aumento general

Aumento general + incremento por méritos asociado a la banda salarial.

Acciones administrativas

• Clasificación del desempeño como factor a considerar en procesos de selección interna y promociones. • Clasificación del desempeño como factor a considerar para el otorgamiento de beneficios como préstamo de vivienda y libre inversión.

Reconocimiento

Participación restringida en el Programa de Reconocimiento a la Excelencia.

Participación permitida en cualquiera de las categorías del Programa de Reconocimiento a la Excelencia.

El inicio para la aplicación de las estrategias mencionadas estará definido por la Vicepresidencia de Talento Humano.

2B-5-3 ¿Dónde puedo encontrar apoyo para la gerencia del desempeño individual? La Vicepresidencia de Talento Humano y Servicios Compartidos han puesto a disposición el Servicio de Soporte al Gerenciamiento del Desempeño donde se cuenta con varias ayudas en caso de necesitarlas: • Página oficial del Sistema de Gerenciamiento del Desempeño Individual: IRIS / Para el Trabajador / Talento Humano / Desempeño Individual • Herramienta Autoservicio de SAP para el Gerenciamiento del Desempeño Individual: Inicio / Para el Trabajador / Red de Gestión / Autoservicio - Opción: Desarrollo/ Gestión de Calificaciones.

• Línea de Soporte al Gerenciamiento del Desempeño Individual: Teléfono Bogotá: 2345000 opción 4-1-1-4. Línea Nacional: 018000918418. E-mail: Soporte Desempeño y Valoración de Competencias. Complementariamente, los trabajadores de talento humano en la línea (líderes ejecutivos y operativos de talento humano y profesionales asignados a la atención de los negocios) son los asesores del Sistema de Gerencia del Desempeño Individual en cada una de las áreas.

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Compensación Fija y Variable

Guía de Talento Humano

A. Compensación Fija y Variable

A. Compensación Fija y Variable 1.Compensación.........................................................................................................................3 3A-1-1 ¿Qué es compensación?............................................................................................................................................3 3A-1-2 ¿Cómo se compensa en Ecopetrol?...........................................................................................................................3

2. Política de Compensación Nómina Convencional.................................................................3 3A-2-1 ¿A quienes aplica el escalafón convencional?...........................................................................................................3 3A-2-2 ¿Cuáles son los elementos del escalafón convencional?...........................................................................................................3 3A-2-3 ¿Qué son carreras?..................................................................................................................................................3 3A-2-4 ¿Qué son especialidades?.........................................................................................................................................3 3A-2-5 ¿Qué son niveles?......................................................................................................................................................4 3A-2-6 ¿Qué son categorías?................................................................................................................................................4 3A-2-7 ¿Qué es flujo promocional y cuándo aplica?.............................................................................................................4 3A-2-8 ¿Cuáles son los requisitos para flujo promocional?..................................................................................................4 3A-2-9 ¿Cómo funciona el Sistema de trabajo por flujo promocional?.................................................................................4 3A-2-10 ¿Cómo se autorizan vacantes o cupos Nivel F? y ¿Cuál es el procedimiento para cubrir en propiedad cargos Nivel F?...................................................................................5 3A-2-11 ¿Qué requisitos mínimos se necesitan para concursar?..........................................................................................5 3A-2-12 ¿Cómo se asignan los puntajes?..............................................................................................................................5 3A-2-13 ¿Cuál es el nivel de autorización?...........................................................................................................................5 3A-2-14 ¿Cómo es el cubrimiento de vacantes Nivel F en la Vicepresidencia de Transporte?..............................................5 3A-2-15 ¿Qué trabajadores son opcionados a realizar designaciones temporales?...............................................................5 3A-2-16 ¿Cuál es el procedimiento para que los jefes definan el encargo?..........................................................................6 3A-2-17 ¿Quién hace la evaluación de desempeño del encargo? y ¿Cuál es el nivel de autorización?.................................6 3A-2-18 ¿Cuál es el pago de diferencia salarial?..................................................................................................................6 3A-2-19 ¿Cómo se hace un cambio de carrera o especialidad?............................................................................................6 3A-2-20 ¿Cómo se da el avance por flujo promocional después del cambio?.......................................................................6 3A-2-21 ¿Cómo se conforma el Comité de Escalafón?..........................................................................................................6 3A-2-22 ¿Cuál es el nivel de autorización para ascensos?....................................................................................................6 3A-2-23 ¿Cada cuanto se reúne el Comité de Escalafón? y ¿Cuáles son las funciones del Comité?.....................................6 3A-2-24 ¿Qué mecanismos hay de seguimiento a la aplicación del escalafón?....................................................................6 3A-2-25 ¿Cuál es el procedimiento para el cubrimiento de plazas Nivel D en la Vicepresidencia de Transporte?...............7 3A-2-26 ¿Qué puntaje requiere la selección de candidatos?.................................................................................................7 3A-2-27 ¿Dónde puedo consultar las clasificaciones de cargos convencionales?.................................................................7

3. Política de Compensación Nómina Directiva........................................................................7 3A-3-1 ¿A quién y bajo qué criterios se aplica la política de compensación directiva?........................................................7 3A-3-2 ¿En qué consiste la estructura salarial?....................................................................................................................7 3A-3-3 ¿Qué es ingreso monetario?......................................................................................................................................7 1

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A. Compensación Fija y Variable

3A-3-4 Ingreso monetario mínimo, medio y máximo............................................................................................................7 3A-3-5 Rubros que componen el ingreso monetario.............................................................................................................7 3A-3-6 ¿En qué consiste el salario de enganche?.................................................................................................................8 3A-3-7 ¿Es posible asignar un ingreso monetario superior al mínimo del nivel del cargo?.................................................8 3A-3-8 ¿Qué aspectos deben tenerse en cuenta antes de aprobar una acción salarial?.......................................................8 3A-3-9 ¿Qué acciones salariales se dan en casos de promoción?........................................................................................8 3A-3-10 ¿Qué es carrera administrativa?..............................................................................................................................8 3A-3-11 ¿Qué es carrera técnica?.........................................................................................................................................8 3A-3-12 ¿Cómo se definen las acciones salariales por promoción en la carrera administrativa?.........................................8 3A-3-13 ¿Cómo se definen las acciones salariales por promoción en la carrera técnica?....................................................8 3A-3-14 ¿Cómo se definen las acciones salariales por ascenso de nómina convencional a directiva?.................................9 3A-3-15 ¿A quiénes aplica el incremento general anual del salario básico mensual?..........................................................9

4. Bono Variable por Resultados...............................................................................................9 3A-4-1 ¿Qué es el bono variable por resultados?.................................................................................................................9 3A-4-2 ¿Este beneficio es de base salarial? ¿Qué efectos tributarios tiene?........................................................................9 3A-4-3 ¿En qué períodos y en qué porcentaje se paga el bono por resultados empresariales?............................................9 3A-4-4 ¿En qué períodos y en qué porcentaje se paga el bono por resultados del área – TBG’s?.......................................9 3A-4-5 ¿Quiénes son beneficiarios del plan de Bono Variable por Resultados?....................................................................9 3A-4-6 ¿Afecta el tiempo de permanencia en la Empresa para acceder al Bono Variable por Resultados?..........................10 3A-4-7 ¿Afectan las ausencias el factor de permanencia en el cálculo para el Bono Variable por Resultados?...................10 3A-4-8 ¿En qué casos excepcionales de ausentismo se reconoce el Bono Variable por Resultados?...................................10 3A-4-9 ¿En qué casos no se reconoce el Bono Variable por Resultados?.............................................................................10 3A-4-10 ¿Qué implicación tiene la evaluación del aporte individual para acceder al Bono Variable por Resultados?..........10 3A-4-11 ¿Cómo se calcula el Bono Variable por Resultados como porcentaje del ingreso monetario? ¿Cuál es el porcentaje por nivel de cargo?............................................................................................................................10 3A-4-12 ¿Cómo se calcula el ingreso monetario anual?........................................................................................................10 3A-4-13 ¿Cómo se agrupan las matrices de reconocimiento del Bono Variable por Resultados?.........................................10 3A-4-14 ¿Qué aspectos contemplan los indicadores de las matrices de reconocimiento del bono variable por resultados?.........................................................................................................................................11 3A-4-15 ¿Cuáles son las fechas de corte para el cálculo del bono variable por resultados?................................................11 3A-4-16 ¿Qué es una fatalidad?............................................................................................................................................11 3A-4-17 ¿Qué son los incidentes ambientales?.....................................................................................................................11 3A-4-18 ¿Cómo afectan los incidentes ambientales al Bono Variable por Resultados?.........................................................11 3A-4-19 ¿Cómo afectan las fatalidades al Bono Variable por Resultados?............................................................................11 3A-4-20 ¿Qué condiciones comunes hay entre incidentes ambientales y fatalidades?.........................................................12 3A-4-21 ¿Cómo se hace efectivo el pago del Bono Variable por Resultados?.......................................................................12 3A-4-22 ¿Cómo se comunica la asignación sobre el Bono Variable por Resultados a los trabajadores?...............................12 2

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Área responsable Documento de soporte

Unidad de Atracción y Retención ECP-VTH-D-001 Política de Compensación ECP-VTH-R-001 Reglamento para el reconocimiento del plan de bono variable por resultados.

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1.Compensación 3A-1-1 ¿Qué es compensación? Toda retribución que recibe el trabajador directa e indirectamente en desarrollo de la relación laboral.

3A-1-2 ¿Cómo se compensa en Ecopetrol?

Ecopetrol cuenta con una Política de Compensación desde el año 2007 que cubre a todo el personal de la compañía. Esta política está diseñada bajo la metodología HAY, que consiste en un análisis estandarizado en el nivel internacional, para la valoración de puestos y administración salarial, tomando en cuenta los aspectos de conocimiento, resolución de problemas y responsabilidad involucrados en el puesto.

Para mantener su criterio de equidad interna, en el proceso de negociación de la Convención Colectiva de Trabajo 2009 - 2014 se terminó de cubrir a la población convencional de Ecopetrol con la misma política. Ecopetrol cuenta con dos tipos de nómina, definidos de la siguiente manera: • Nómina Convencional: agrupa a los trabajadores que ocupan cargos operativos, incluidos en el escalafón definido en la Convención Colectiva de Trabajo. • Nómina Directiva: incluye a los trabajadores que en la legislación laboral colombiana se conocen como de dirección, manejo y confianza. Ocupan cargos directivos y técnicos establecidos en la estructura organizacional de la empresa.

2. Política de Compensación Nómina Convencional 3A-2-1 ¿A quienes aplica el escalafón convencional? A todos los trabajadores de Ecopetrol que ocupan cargos de la nómina convencional y según su estructura de cargos que está conformada por carreras, niveles y categorías.

3A-2-2 ¿Cuáles son los elementos del escalafón convencional? Los elementos son: carreras, especialidades, niveles y categorías.

3A-2-3 ¿Qué son carreras? Son el conjunto de cargos afines en las diferentes especialidades establecidos por Ecopetrol para lograr sus resultados y se organizan de la siguiente manera:

• • • • • •

Operación de Plantas y Estaciones - Subsuelo Mantenimiento de Superficie Operación de Subsuelo Metalmecánica Soldadura Servicios de Apoyo.

3A-2-4 ¿Qué son especialidades? Cada una de las carreras tiene especialidades, que están conformadas por el conjunto de características y competencias requeridas para realizar de manera adecuada las funciones que le son asignadas. Las especialidades son: 3

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• Operador de Planta - Transporte - Contraincendios - De equipo pesado. • Analista. • Bombero. • Mantenedor de superficie - Mecánico - Electricista Instrumentista. • Operador de subsuelo. • Metalmecánico. • Soldador. • Logísticos (Aux. de materiales, oficinista). • De salud (Auxiliar de enfermería). • Servicios de apoyo a la operación (obrero, automotriz, refractarista aislador térmico). • Servicios de apoyo generales (obrero, cocinero, mensajero, vigilante, chef, capataz).

3A-2-5 ¿Qué son niveles? Son el conjunto de categorías que se asocian a cargos de similar complejidad y competencias. En el escalafón convencional de Ecopetrol existen 6 niveles, que se identifican desde la letra “A” menor complejidad, hasta la “F” mayor complejidad.

3A-2-6 ¿Qué son categorías? Se denomina categorías a cada una de las 13 escalas salariales en que se dividen los diferentes niveles del escalafón convencional de Ecopetrol.

3A-2-7 ¿Qué es flujo promocional y cuándo aplica? Es un sistema de avance entre categorías y niveles de la misma carrera conforme al escalafón convencional. Aplica para avanzar entre categorías o niveles de la misma carrera, con excepción del avance al nivel F, categoría 12, al cual se accede por vacante. El trabajador ubicado en la categoría 12, podrá avanzar por flujo promocional hasta la categoría 13, sin que este último movimiento genere una nueva vacante en la categoría 12.

3A-2-8 ¿Cuáles son los requisitos para flujo promocional? Entre categoriás del mismo nivel: • Experiencia mínima de 2 años en la categoría anterior, para cambiar de categoría. • Acreditar la participación y aprobación del 100% de las acciones de formación, para las cuales ha sido convocado y programado el trabajador durante su desempeño en la categoría. Se tendrán en cuenta las siguientes excepciones para reprogramar las acciones de formación, así: incapacidades, suspensiones del contrato de trabajo, vacaciones y permisos otorgados por la Empresa. • En 2 evaluaciones de desempeño, durante su permanencia en la categoría, el trabajador obtenga mínimo los siguientes resultados en estos dos factores: (I) 80% en 4

cumplimiento de los objetivos de resultado, y (ll) dos de tres competencias en nivel comprobado (una de las cuales debe ser compromiso con la vida), o para nivel F12 las tres competencias en nivel comprobado. Entre niveles: • Experiencia mínima de 2 años en la categoría anterior; sin embargo, cuando la empresa lo requiera y de acuerdo con sus necesidades, el Comité de Escalafón podrá disminuir este tiempo a un año y tendrá en cuenta a los trabajadores con mejor evaluación de desempeño que hayan adquirido las competencias técnicas del siguiente nivel. • Que los trabajadores cumplan con las competencias técnicas necesarias para el nivel al que se aspira. • Acreditar la participación y aprobación del 100% de las acciones de formación, para las cuales ha sido convocado y programado el trabajador durante su desempeño en la categoría. • Que en la última evaluación anual, el trabajador obtenga mínimo los siguientes resultados en estos dos factores: (I) 80% en cumplimiento de los objetivos de resultado, y (ll) dos de tres competencias en nivel comprobado (una de las cuales debe ser compromiso con la vida), o para nivel F12 las tres competencias en nivel comprobado.

3A-2-9 ¿Cómo funciona el Sistema de trabajo por flujo promocional? En cumplimiento de la flexibilidad de funciones, el trabajador desempeñará temporal-mente aquellas funciones inherentes a su oficio o especialidad, independientemente de la categoría o nivel en que se encuentre clasificado, para lo cual tendrá en cuenta los siguientes parámetros: • Cuando la Empresa lo considere necesario y el trabajador esté preparado para hacerlo, ejecutará temporalmente las funciones del nivel de mayor responsabilidad. • Si existen varios candidatos a realizar estas funciones, se tendrá en cuenta como norma general el conocimiento y la mayor antigüedad en la categoría más alta, de tal manera que se garantice la flexibilidad de funciones en la realización del oficio o actividad. • La realización de funciones de cargos de mayor responsabilidad dentro de la misma especialidad, serán consideradas como parte de la formación del trabajador. • Cuando la Empresa lo considere necesario, el trabajador ejecutará temporalmente las funciones de niveles de menor responsabilidad dentro de su especialidad u oficio. Si existen varios candidatos a realizar estas funciones, se tendrá en cuenta como norma general el conocimiento y la menor antigüedad en la categoría más cercana al nivel a ocupar, de tal manera que se garantice la flexibilidad de funciones en la realización del oficio o actividad.

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3A-2-10 ¿Cómo se autorizan vacantes o cupos Nivel F? y ¿Cuál es el procedimiento para cubrir en propiedad cargos Nivel F? Debe verificarse que estén definidas por cada negocio, de acuerdo con sus necesidades operacionales y los planes de aseguramiento del conocimiento y dentro de los parámetros establecidos por la Vicepresidencia de Talento Humano. Se realiza sólo por concurso y previo el agotamiento del siguiente procedimiento: Concepto favorable de la respectiva Gerencia para proveer la vacante conforme a sus necesidades operacionales. El Jefe del Departamento en el que se encuentre ubicada la respectiva vacante, publicará los nombres de los aspirantes que cumplen con los requisitos mínimos para ascender. Las observaciones sobre la información publicada, sólo podrán presentarse por escrito y dentro de los 15 días calendario siguiente a la fecha de publicación y se procederá a efectuar, por una única vez, las verificaciones a que haya lugar, luego de lo cual se realizará una nueva publicación, dentro de los 30 días calendario posteriores al recibo de la observación. De los resultados del análisis de la observación efectuada, se dará respuesta por escrito a quien la formuló, antes de realizar la nueva publicación. La fecha de corte para determinar el cumplimiento de los requisitos mínimos e información para puntajes, se establecerá teniendo en cuenta lo siguiente: • Vacantes a proveer por primera vez, corresponderá a la fecha de notificación a los trabajadores interesados sobre la apertura del concurso por parte de la administración. Para los demás casos, corresponderá a la fecha en que se presentó la vacante.

3A-2-11 ¿Qué requisitos mínimos se necesitan para concursar? Para efectos de concursar, se deberá acreditar los siguientes requisitos mínimos: • Experiencia: Un 1 año en el nivel E, dentro de la misma especialidad. • Evaluación de desempeño: Se requiere que en las 2 últimas evaluaciones anuales, el trabajador obtenga mínimo los siguientes resultados en estos dos factores: (I) 80% en cumplimiento de los objetivos de resultado, y (ll) dos de tres competencias en nivel comprobado (una de las cuales debe ser compromiso con la vida), o para nivel F12 las tres competencias en nivel comprobado. • Competencias Técnicas: Se requiere que los trabajadores cumplan con las competencias requeridas para el nivel F.

• Formación: Se requiere acreditar la participación y aprobación del 100% de las acciones de formación para las cuales ha sido convocado y programado el trabajador durante su desempeño en el nivel E.

3A-2-12 ¿Cómo se asignan los puntajes? Conforme a la siguiente metodología: • Experiencia 300 puntos, así: 200 puntos al que tenga tres (3) años o más de antigüedad en el nivel E y proporcional para los demás con relación a tres años y 100 puntos al de mayor número de días por reemplazos temporales en el cargo F y proporcional para los demás aspirantes. • Evaluación de desempeño: 300 puntos para el promedio de las dos (2) últimas evaluaciones si éste es 100/100 o superior y proporcional para los demás aspirantes, con relación a 100/100.

3A-2-13 ¿Cuál es el nivel de autorización? En todo caso, deberá tenerse en cuenta lo establecido en el Manual de Delegaciones (MAD), en lo referente a niveles de autorización para ascensos definitivos, que define que el nivel mínimo que aprueba un ascenso definitivo en la nómina convencional son los Superintendentes o Directores de la dependencia en la que está el trabajador, previo visto bueno de la Vicepresidencia de Talento Humano.

3A-2-14 ¿Cómo es el cubrimiento de vacantes Nivel F en la Vicepresidencia de Transporte? En la Vicepresidencia de Transporte - VIT, el cubrimiento de vacantes a nivel F, categoría 12, se hará por concurso nacional.

3A-2-15 ¿Qué trabajadores son opcionados a realizar designaciones temporales? Las designaciones temporales a nivel F, categoría 12, se harán en forma rotativa por períodos acumulados de 25 días calendario por persona, entre los trabajadores que se encuentren clasificados en el nivel E del escalafón convencional en la misma especialidad, dependencia o planta y que cumplan con los siguientes requisitos: • Evaluación de desempeño: que en la última evaluación anual, el trabajador obtenga mínimo los siguientes resultados en estos dos factores: (I) 80% en cumplimiento de los objetivos de resultado, y (ll) dos de tres competencias organizacionales en nivel comprobado (una de las cuales debe ser Compromiso con la vida), o para nivel F12 las tres competencias organizacionales en nivel comprobado. • Competencias técnicas: que los trabajadores cumplan con las competencias requeridas por el nivel F. • Formación: acreditar la participación y aprobación del 100% de las acciones de formación para las cuales haya sido convocado y programado el trabajador en el nivel E. 5

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3A-2-16 ¿Cuál es el procedimiento para que los jefes definan el encargo? El jefe del departamento elaborará una lista de los trabajadores de su dependencia, que se encuentran en el nivel E y que cumplen los requisitos mínimos, ordenándola de mayor a menor por antigüedad acumulada en el nivel E, asignando el encargo de nivel F al primer candidato de la lista, hasta por un periodo acumulado de 25 días calendario y así sucesivamente, hasta el último trabajador de la lista; el proceso es cíclico y permanente mientras subsistan posiciones F a cubrir. La lista debe actualizarse permanentemente por novedades de personal.

3A-2-17 ¿Quién hace la evaluación de desempeño del encargo? y ¿Cuál es el nivel de autorización? El jefe inmediato, de acuerdo con el formato establecido para este efecto. En el caso que dicha evaluación no supere el 80%, el trabajador será reubicado en la parte final de la lista para el nuevo ciclo de rotación. Si esta situación se repite, saldrá de la lista de candidatos para reemplazo. El nivel mínimo que autoriza los encargos temporales de nómina convencional hasta por 25 días es el Coordinador de la planta, el Jefe del Departamento o el Jefe de la Unidad, según el caso. Si se requiere extender la permanencia del encargo, por más de 25 días, por no existir personal disponible para realizar la rotación, el nivel mínimo que autoriza es el Jefe del Departamento (para Exploración y Producción y Downstream) y el Jefe de la Unidad (para el Corporativo), previa autorización del Gerente o Vicepresidente del área.

3A-2-18 ¿Cuál es el pago de diferencia salarial? Cuando un trabajador del nivel E reemplace a uno del nivel F por un período superior a 3 días, tendrá derecho al pago de la diferencia con respecto al salario básico del nivel F, categoría 12 y por el tiempo que dure la sustitución. Este tiempo se tendrá en cuenta para los concursos de ascenso en propiedad a nivel F, categoría 12.

3A-2-19 ¿Cómo se hace un cambio de carrera o especialidad? ¿Cuál es la ubicación en el escalafón en razón al cambio? Cuando se presente cambio de carrera o especialidad, el trabajador se ubicará en la categoría mínima de la nueva carrera o especialidad.

3A-2-20 ¿Cómo se da el avance por flujo promocional después del cambio? El Comité de Escalafón evaluará al trabajador con los criterios establecidos, cada 6 meses, para avanzar por flujo promocional 6

hasta que se nivele salarialmente. A partir de ese momento, deberá sujetarse a las condiciones establecidas para promoción o avance en carrera.

3A-2-21 ¿Cómo se conforma el Comité de Escalafón? Las decisiones relacionadas con el flujo Promocional y los concursos por vacante serán evaluadas por los respectivos Comités de Escalafón, conformados por el superintendente o jefe de departamento, coordinadores y supervisores y contará con el apoyo de la Dirección de Relaciones Laborales y Desarrollo.

3A-2-22 ¿Cuál es el nivel de autorización para ascensos? Las acciones que se tomen en los Comités de Escalafón deberán ser aprobadas por quienes estén autorizados en el Manual de Delegaciones (MAD) que define que el nivel mínimo que aprueba un ascenso definitivo en la nómina convencional son los Superintendentes o Directores de la dependencia en la que está el trabajador, previo visto bueno de la Vicepresidencia de Talento Humano.

3A-2-23 ¿Cada cuanto se reúne el Comité de Escalafón? y ¿Cuáles son las funciones del Comité? Este Comité se reunirá, por lo menos, 3 veces al año y sus funciones son: • Garantizar la aplicación del procedimiento del escalafón con criterios de equidad y transparencia. • Validar el cumplimiento de requisitos para el cambio de categoría ó nivel de los trabajadores, de acuerdo con este procedimiento. • Recomendar a la Gerencia respectiva, modificaciones al número de cargos nivel F, de acuerdo con solicitud debidamente soportada por el jefe del departamento interesado. • Revisar las evaluaciones de competencias de los trabajadores, de acuerdo con los lineamientos de la Empresa. • Revisar y promover la ejecución de los programas de formación y desarrollo de los trabajadores.

3A-2-24 ¿Qué mecanismos hay de seguimiento a la aplicación del escalafón? • Reuniones con la USO: Para hacer seguimiento a la aplicación del escalafón y al cumplimiento de las normas relacionadas, la Regional de Talento Humano o la dependencia que haga sus veces y la respectiva subdirectiva de la USO, se reunirán cada 6 meses. Para el mismo efecto, se adelantará reunión anual entre la Unidad de Selección, Compensación y Movilidad ó la dependencia que haga sus veces y la Junta Directiva Nacional de la USO.

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• Atención de reclamaciones que presente la USO: Las reclamaciones que presente la Unión Sindical Obrera sobre la aplicación del escalafón, serán atendidas por las respectivas Regionales de Talento Humano. • Revisión cada dos años: A partir de enero de 2009, la Empresa efectuará una revisión de la aplicación del escalafón convencional y realizará los ajustes excepcionales que sean necesarios, siempre y cuando el trabajador cumpla con los requisitos establecidos para ser ubicado en la respectiva categoría o nivel.

3A-2-25 ¿Cuál es el procedimiento para el cubrimiento de plazas Nivel D en la Vicepresidencia de Transporte? Teniendo en cuenta la dispersión geográfica de las instalaciones que hacen parte de la Vicepresidencia de Transporte y con el propósito de posibilitar la rotación de personal de la nómina entre sus Plantas, cuando quede libre una plaza para un cargo del nivel D, la asignación se hará mediante concurso nacional entre los trabajadores de otras plantas de la VIT que estén ubicados en ese mismo nivel y que manifiesten interés en concursar.

3A-2-26 ¿Qué puntaje requiere la selección de candidatos?

• Evaluación de desempeño: 300 puntos para el promedio de las 2 últimas evaluaciones, si éste es 100/100 o superior, y proporcional para los demás aspirante, con relación a 100/100. • La plaza se adjudica al trabajador con mayor puntaje y si éste no acepta, se adjudicará al siguiente mejor puntaje. Si no hay candidato elegible, esta plaza quedará de libre nombramiento por la Empresa. • En caso de empate en el puntaje final, se seleccionará al concursante con mayor antigüedad en la Empresa. Esta asignación de plazas libres no genera vacantes, ni ascenso alguno en el escalafón, por lo que ha de entenderse como un traslado horizontal.

3A-2-27 ¿Dónde puedo consultar las clasificaciones de cargos convencionales? El cuadro de escalafón convencional, documentado en la Convención Colectiva de Trabajo y/o en Reglamento de Compensación de Ecopetrol, contiene las clasificaciones de nivel salarial, puntos HAY, salarios ajustados y categorías por cargos convencionales.

• Experiencia: 300 puntos al que tenga 3 años o más de antigüedad en el nivel D y proporcional para los demás con relación a 3 años.

3. Política de Compensación Nómina Directiva 3A-3-1 ¿A quién y bajo qué criterios se aplica la política de compensación directiva? La política salarial para personal directivo, técnico y de confianza está definida por la Junta Directiva de la Sociedad, bajo criterios de equidad interna y competitividad frente al sector petrolero colombiano.

3A-3-2 ¿En qué consiste la estructura salarial? Los cargos valorados conforman el mapa de cargos de la organización al ser agrupados en una estructura salarial compuesta de 15 niveles, correspondiendo el nivel 15 al cargo con mayor impacto en la Empresa.

3A-3-3 ¿Qué es ingreso monetario? Para efectos de la estructura salarial de la que trata la Política de Compensación, el ingreso monetario es el parámetro de referencia en pagos fijos que contempla pagos de orden legal como extralegal.

3A-3-4 Ingreso monetario mínimo, medio y máximo. A cada nivel se le asigna un ingreso monetario (mínimo, medio y máximo), que busca promover la competitividad de Ecopetrol

frente al sector petrolero, la equidad interna y disminuir el grado de dispersión de los ingresos percibidos por diferentes personas que ocupan cargos de igual valoración. Los tres niveles del ingreso monetario se definen de la siguiente manera: • Ingreso Medio: Corresponde a la mediana del sector petrolero en el correspondiente nivel. • Ingreso Mínimo: Corresponde al -20% del ingreso medio • Ingreso Máximo: Corresponde al +10% del ingreso medio.

3A-3-5 Rubros que componen el ingreso monetario Para efectos de la estructura salarial de la que trata la política salarial Directiva, el ingreso monetario incluye los siguientes rubros: • Salario básico • Vacaciones en tiempo • Bonificación especial • Prima de vacaciones - antigüedad en dinero - habitación - legal • Quinquenio (causación anual) 7

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• • • • • •

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Cesantía básica Subsidio de alimentación Aporte Cavipetrol Ahorro cotización salud Retroactividad de cesantías Estímulo al ahorro

3A-3-6 ¿En qué consiste el salario de enganche? El salario básico a asignar para el nuevo colaborador que ingresa a Ecopetrol debe corresponder al -20% del ingreso monetario medio definido para el nivel del cargo a ocupar.

3A-3-7 ¿Es posible asignar un ingreso monetario superior al mínimo del nivel del cargo? Sí. Cuando la asignación salarial del nuevo colaborador corresponde a un ingreso monetario superior al ingreso mínimo indicado para el nivel del cargo, esta asignación deberá ser validada por el Comité de Compensación y Nominaciones de Ecopetrol, a excepción de la Vicepresidencia Ejecutiva de Exploración y Producción, a quienes, previa revisión y aprobación de cada caso particular por parte del Vicepresidente Ejecutivo, se les podrá asignar el salario por enganche superior hasta el +10% o por efectos de retención de los cargos críticos podrá solicitar en comité de Talento Humano de la VEP incrementos hasta el +10% con el visto bueno de la VTH.

3A-3-8 ¿Qué aspectos deben tenerse en cuenta antes de aprobar una acción salarial? Las acciones salariales deben estar soportadas en un análisis objetivo del ajuste persona-cargo que debe realizar cada dependencia y en el que se tienen en cuenta los siguientes criterios: • Formación • Experiencia • Competencias Técnicas • Competencias Organizacionales. • Competencias de liderazgo, si se requieren Adicionalmente, debe tenerse en cuenta que la aplicación del esquema salarial no es automático y que además del análisis del ajuste persona – cargo, se deben considerar aspectos tales como: • Resultados del área • Desempeño individual • Posición respecto a sus pares • Concepto gerencial positivo.

3A-3-9 ¿Qué acciones salariales se dan en casos de promoción? En los casos de promoción los ajustes al -20% de la mediana de la estructura salarial o en el nuevo nivel, se hará aplicando el 100% del incremento a la fecha de formalización de la promoción. 8

3A-3-10 ¿Qué es carrera administrativa? Son aquellos cargos que responden por la administración de los recursos para el logro de los objetivos del área como: vicepresidentes, directores, gerentes, jefes de unidad y departamento, coordinadores, superintendentes, líderes con personal a cargo y los líderes autorizados para ordenar pagos conforme al manual de delegaciones.

3A-3-11 ¿Qué es carrera técnica? Son los cargos que se desarrollan en un campo o disciplina especifica tales como: profesionales, supervisores, técnicos, tecnólogos y secretarias.

3A-3-12 ¿Cómo se definen las acciones salariales por promoción en la carrera administrativa? Para definir la asignación salarial en este caso, se deberá considerar el régimen de cesantías y pensiones aplicable al funcionario a promocionar así: • Trabajadores sin retroactividad de cesantías y sin opción de jubilación a cargo de Ecopetrol: al momento de la promoción se aplicará el aumento que corresponda sobre salario básico que garantice la ubicación del ingreso monetario del trabajador en el -20% de la mediana de la estructura del nuevo nivel. • Trabajadores con retroactividad de cesantías y/o con opción de jubilación a cargo de Ecopetrol: se aplicará el porcentaje de aumento que corresponda, mediante un incremento máximo del 10% sobre salario básico por una sola vez y la diferencia entre ingresos monetarios (objetivo/actual) se compensa con aporte a un Fondo Voluntario de Pensiones y/o una cuenta de Ahorro y Fomento a la Construcción.

3A-3-13 ¿Cómo se definen las acciones salariales por promoción en la carrera técnica? Para definir la asignación salarial en este caso, se deberá considerar el régimen de cesantías y pensiones aplicable al funcionario a promocionar así: • Trabajadores sin retroactividad de cesantías y sin opción de jubilación a cargo de Ecopetrol: al momento de la promoción se aplicará el aumento que corresponda sobre salario básico que garantice la ubicación del ingreso monetario del trabajador en el -20% de la mediana del sector petrolero del nuevo nivel. • Trabajadores con opción de jubilación a cargo de Ecopetrol y/o retroactividad de cesantías: al momento de la promoción se realizará el ajuste equivalente a la diferencia entre ingresos monetarios (objetivo/actual) que corresponde, a través de aporte a un Fondo Voluntario de Pensiones y/o una cuenta de Ahorro y Fomento a la Construcción (AFC).

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A. Compensación Fija y Variable

• Trabajadores con retroactividad de cesantías y sin opción de jubilación a cargo de Ecopetrol: Al momento de la promoción se aplicará el porcentaje de aumento que corresponda, mediante un incremento máximo del 5% sobre salario básico por una sola vez y la diferencia entre ingresos monetarios (objetivo/actual) se compensa con aporte a un Fondo Voluntario de Pensiones y/o una cuenta de Ahorro y Fomento a la Construcción (AFC).

3A-3-14 ¿Cómo se definen las acciones salariales por ascenso de nómina convencional a directiva? Se presenta ascenso cuando se da un cambio de un cargo del escalafón convencional a uno de dirección, técnico y de confianza, previo proceso de selección y existencia de la vacante. • Para el caso de los ascensos de trabajadores de la nómina convencional, se aplicará el mismo procedimiento definido para acciones salariales por promociones en la carrera técnica. Para los trabajadores de la nómina convencional que tienen retroactividad de cesantías y/o opción de jubilación a cargo

de Ecopetrol y que venían recibiendo el reconocimiento por reemplazo temporal en un cargo no escalafonado durante un período de mínimo de cuatro meses durante el año anterior a la fecha efectiva del ascenso, se hará un ajuste de hasta el 27% sobre salario básico por una sola vez y la diferencia entre ingresos monetarios (objetivo/actual) se compensa con aporte a un Fondo Voluntario de Pensiones y/o una cuenta de Ahorro y Fomento a la Construcción (AFC); lo anterior siempre que el ingreso monetario actual sea inferior al objetivo y exista espacio para este ajuste.

3A-3-15 ¿A quiénes aplica el incremento general anual del salario básico mensual? Los trabajadores adheridos al Acuerdo 01 de 1977, y conforme a las directrices impartidas por la Honorable Junta Directiva, recibirán un incremento general anual en su salario básico mensual, el cual es independiente de cualquier otra acción salarial basado en el IPC del año corrido entre el 01 de Julio y el 30 de Junio. Para trabajadores que aplica la convención colectiva de trabajo, se aplica el aumento general de salarios conforme a lo pactado para cada año de vigencia con efectividad al 1ro de julio.

4. Bono Variable por Resultados 3A-4-1 ¿Qué es el bono variable por resultados? Es un beneficio no salarial, que se reconoce a los trabajadores de Ecopetrol, por el cumplimiento de los objetivos empresariales, de las áreas e individuales pactados para un período de tiempo determinado.

3A-4-2 ¿Este beneficio es de base salarial? ¿Qué efectos tributarios tiene? No constituye base salarial para efectos prestacionales. Para efectos tributarios se tendrá en cuenta en el cálculo de la base de la retención en la fuente y sus montos aparecerán registrados en los certificados de ingresos y retenciones correspondientes al año en que el trabador recibe el pago.

3A-4-3 ¿En qué períodos y en qué porcentaje se paga el bono por resultados empresariales? Un 65% del valor total del Bono Variable por Resultados se paga por la obtención de los resultados empresariales en las Matrices de Reconocimiento, de los cuales un 10% se otorga trimestralmente, de acuerdo con el cumplimiento acumulado de las metas que tenga la empresa en ese período y un 25% se hace efectivo al finalizar el año por el cumplimiento acumulado de las metas anuales.

3A-4-4 ¿En qué períodos y en qué porcentaje se paga el bono por resultados del área – TBG’s? El 35% restante del valor del Bono Variable por Resultados se paga por los resultados del área a la que pertenece el trabajador, de los cuales un 10% se otorga en el segundo trimestre del año, de acuerdo con los resultados acumulados de los indicadores que tienen medición durante el primer semestre y un 25% al finalizar el año, por los resultados acumulados de cada Tablero Balanceado de Gestión, TBG.

3A-4-5 ¿Quiénes son beneficiarios del plan de Bono Variable por Resultados? Son beneficiarios los trabajadores que cumplan con el factor de permanencia, tanto anual, como trimestral, así: Factor de Permanencia Anual: Habrá reconocimiento del Bono anual, proporcional al tiempo de permanencia, si se presenta alguna de las siguientes condiciones: • El colaborador tiene una permanencia en el año igual o superior a 300 días (continuos o discontinuos). • El colaborador firma contrato laboral durante el año, con duración de un año o superior, ha laborado 68 ó más días calendario y dicho contrato se encuentra vigente a 31 de diciembre.

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A. Compensación Fija y Variable

Factor de Permanencia Trimestral: Tendrá el valor de cero, si la permanencia en la Empresa es menor a 68 días (continuos o discontinuos) en un trimestre y será proporcional al tiempo de permanencia si es igual o superior a este límite. En el caso del pago del Bono en el segundo trimestre (el cual incluye un pago correspondiente al 10% por cumplimiento del TBG de las áreas) se tomará como tiempo de permanencia el correspondiente a ese trimestre.

3A-4-6 ¿Afecta el tiempo de permanencia en la Empresa para acceder al Bono Variable por Resultados? Sí, hay afectación de permanencia y se incluye dentro de la fórmula de cálculo como factor de permanencia trimestral y factor de permanencia anual.

3A-4-7 ¿Afectan las ausencias el factor de permanencia en el cálculo para el Bono Variable por Resultados? Ausencias que afectan el factor de permanencia: para efectos de computar el tiempo de permanencia en el cargo, se descontarán los días correspondientes a las situaciones que dan lugar a la suspensión del contrato individual de trabajo, de conformidad con lo establecido en el artículo 51 del Código Sustantivo de Trabajo, licencia remunerada, licencia no remunerada, detención que impida la prestación personal de servicio, suspensión disciplinaria, ausencia sin justificación o suspensión injustificada de labores.

3A-4-8 ¿En qué casos excepcionales de ausentismo se reconoce el Bono Variable por Resultados? En los siguientes casos se reconoce el bono anual y/o trimestral proporcional al tiempo de permanencia, siempre que supere el mínimo establecido: • Reconocimiento de la pensión de jubilación • Fallecimiento del trabajador • Trabajadores que renuncian al cargo desempeñado en la Empresa siempre y cuando ésta se haya dado por cambio de contrato de término fijo a término indefinido

3A-4-9 ¿En qué casos no se reconoce el Bono Variable por Resultados? • Despido con justa causa y sin justa causa. • Renuncia al cargo desempeñado en la Empresa.

3A-4-10 ¿Qué implicación tiene la evaluación del aporte individual para acceder al Bono Variable por Resultados? Evaluación del desempeño individual: El reconocimiento de la porción del Bono anual se realizará conforme a lo definido en el Sistema de Gerenciamiento del Desempeño.

3A-4-11 ¿Cómo se calcula el Bono Variable por Resultados como porcentaje del ingreso monetario? ¿Cuál es el porcentaje por nivel de cargo? El bono se calcula como un porcentaje (%) del ingreso monetario anual del trabajador (IMA) y varía dependiendo del nivel del cargo que ocupa así: Para cargos del escalafón convencional y para cargos directivos nivel 7 o menor, el porcentaje es el 10% del IMA; para cargos directivos niveles 8 a 11, el porcentaje es el 15% del IMA y para cargos niveles 12 a 15, el porcentaje es el 20% del IMA.

3A-4-12 ¿Cómo se calcula el ingreso monetario anual? Sumando los siguientes conceptos: En la nómina directiva: • Salario Básico más prestaciones: Salario básico, vacaciones en tiempo, bonificación especial, prima de vacaciones, prima de antigüedad en dinero, prima de habitación, quinquenio (causación anual), prima legal, cesantía básica, retroactividad de cesantía, subsidio de alimentación, aporte Cavipetrol, ahorro cotización salud, estímulo al ahorro. • Salario Integral: Salario integral, vacaciones en tiempo, ahorro cotización salud, aporte a cavipetrol y estímulo al ahorro. En la nómina convencional: • Salarios, vacaciones, prima convencional, prima de vacaciones, prima de antigüedad, subsidio de habitación, bonificación quinquenal (causación anual), prima legal, cesantía básica, subsidio de alimentación, aporte Cavipetrol, ahorro cotización salud, retroactividad de cesantía.

3A-4-13 ¿Cómo se agrupan las matrices de reconocimiento del Bono Variable por Resultados? Existen cuatro áreas con matrices de reconocimiento:

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Áreas del Upstream

Comprende la Vicepresidencia Ejecutiva de Exploración y Producción y las Vicepresidencias y Gerencias que le reportan.

Áreas del Downstream

Comprende la Vicepresidencia Ejecutiva del Downstream y las Vicepresidencias y Gerencias que le reportan.

Vicepresidencia de Transporte

Comprende la vicepresidencia de Transporte y las gerencias que le reportan.

Áreas del Corporativo y Vicepresidencia de Servicios y Tecnología

Comprende la Presidencia de Ecopetrol, las Vicepresidencias de Estrategia y Crecimiento, Talento Humano, Financiera y Jurídica, la Secretaría General, la Dirección de Auditoría Interna, Oficina de Control Disciplinario la Vicepresidencia de Servicios y Tecnología y las Direcciones que le reportan.

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A. Compensación Fija y Variable

3A-4-14 ¿Qué aspectos contemplan los indicadores de las matrices de reconocimiento del bono variable por resultados? Para cada área existe una matriz trimestral y una anual. Cada indicador de la Matriz tiene un peso relativo, una meta, un resultado mínimo aceptado, denominado límite inferior (LI) y un resultado sobresaliente denominado límite superior (LS). El reconocimiento para cada indicador de la matriz se calcula dependiendo de su resultado así: • Resultado del indicador por debajo del límite inferior tendrá un reconocimiento del 0%. • Resultado del indicador intermedio entre los límites inferior y superior, tendrá un reconocimiento proporcional entre el 50% y la meta y entre la meta y el 150%. • Resultado del indicador igual o por encima del límite superior, tendrá un reconocimiento del 150%, a excepción de los indicadores de costos, en cuyo caso, el reconocimiento será del 0%.

3A-4-15 ¿Cuáles son las fechas de corte para el cálculo del bono variable por resultados? El cálculo del bono trimestral se realizará con el ingreso monetario anual, el nivel salarial y el área en la que el trabajador se encuentre al momento de la fecha de corte (marzo 31, junio 30; septiembre 30 y diciembre 31), de forma tal que colaboradores que ocupen dos o más cargos durante el periodo no tendrán ningún tipo de ponderación. Los valores se tomarán de la fuente oficial SAP RH. Igual procedimiento se aplicará para el caso del bono anual, cuya fecha de corte es el 31 de diciembre.

3A-4-16 ¿Qué es una fatalidad? Se considera como fatalidad el fallecimiento de trabajadores directos o de contratistas con ocasión del desarrollo de actividades de tipo laboral y que no sean provocadas por terceros (ej. atentados o actos terroristas) o derivadas de la condición de salud del trabajador.

3A-4-17 ¿Qué son los incidentes ambientales? Son accidentes ambientales ocurridos durante el año, calificados como “very high” en la Matriz RAM por la Dirección de HSE y Gestión Social y cuya causa sea una falla operativa y que no sean ocasionados por terceros.

3A-4-18 ¿Cómo afectan los incidentes ambientales al Bono Variable por Resultados? El Índice de Incidentes Ambientales (IIAVH) es un valor entre 0 y 1 derivado del cálculo correspondiente a incidentes ambientales del área, directos (en el área) e indirectos (en otras áreas de la Empresa) y está determinado por el número de eventos ocurridos de las siguientes formas:

• Directos (en el área): Reconocimiento trimestral: Si no se presentan eventos el valor es 1 y si se presenta 1 evento o más el valor es 0. • Reconocimiento Anual: Si no se presentan eventos el valor es 1, si ocurre un evento el valor es 0.5 y si ocurren 2 o más eventos el valor es 0. • Indirectos (en otras áreas de la Empresa): Para los reconocimientos trimestrales y anuales, el valor se determina por la siguiente tabla: Ocurrencia de incidentes ambientales “very high”, áreas indirectas Impacto en las áreas que no ocurre el evento (#eventos)

Trimestral

Anual

0

1

0

1

0.7

0.8

2

0.5

0.7

3 ó más

0

0.6

Esta tabla aplica para el pago de las porciones del bono liquidadas trimestralmente sobre los resultados Empresariales y TBG y anualmente sobre los resultados empresariales acumulados de las Matrices y los TBGs al final del año. El Jefe de la Unidad de HSE, el Director de HSE y Gestión Social, el Vicepresidente de Servicios y Tecnología y el Presidente tendrán el promedio entre los factores que apliquen al área o áreas en que ocurre el evento y el del resto de la Empresa

3A-4-19 ¿Cómo afectan las fatalidades al Bono Variable por Resultados? El Índice de Fatalidades es un valor entre 0 y 1 derivado del cálculo correspondiente a fatalidades del área, directas (en el área) e indirectas (en otras áreas de la Empresa). En el caso de presentarse fatalidades en la Empresa, los cálculos del factor se harán conforme a lo siguiente: Directas (en el área): • Reconocimiento trimestral: Si no se presentan eventos el valor es 1 y si se presenta 1 evento o más el valor es 0. • Reconocimiento Anual: Si no se presentan eventos el valor es 1, si ocurre un evento el valor es 0.5 y si ocurren 2 o más eventos el valor es 0. Ocurrencia de fatalidades en áreas indirectas Impacto en las áreas que no ocurre el evento (#eventos)

Trimestral

Anual

0

1

0

1

0.7

0.8

2

0.5

0.7

3 ó más

0

0.6 11

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A. Compensación Fija y Variable

3A-4-20 ¿Qué condiciones comunes hay entre incidentes ambientales y fatalidades?

3A-4-21 ¿Cómo se hace efectivo el pago del Bono Variable por Resultados?

• Se registran a nivel de las áreas. • Los incidentes ambientales o fatalidades afectarán a las áreas y las dependencias donde ocurra el evento, hasta: i) el Vicepresidente Ejecutivo, o ii) el Vicepresidente de Servicios y Tecnología, o iii) los responsables de las áreas del corporativo. • Los líderes temáticos de la Dirección de HSE y Gestión Social en los temas Ambientales (para incidentes ambientales) y Salud Ocupacional y Seguridad Industrial (para fatalidades), serán evaluados con el índice del área a la cual prestan apoyo. En el caso de prestar apoyo a dos o más áreas se aplicará el mínimo de los índices de las áreas. • Los incidentes ambientales VH o fatalidades afectarán el bono variable de las personas que pertenecen a un área del Corporativo o VST y que prestan servicios en y para las áreas en donde ocurre el evento. • Si la fatalidad ocurre en Bogotá (excepto en las áreas operativas de Puente Aranda), la afectación será para todas las personas que laboran en la ciudad.

A través de la nómina por la Dirección de Servicios y Beneficios al Personal, previa aprobación de la Junta Directiva de la Sociedad y aplicando la retención en la fuente que sobre dicho pago se genere.

3A-4-22 ¿Cómo se comunica la asignación sobre el Bono Variable por Resultados a los trabajadores? El trabajador que sea beneficiario del “Plan de Bono Variable por Resultados” por cumplir los requisitos establecidos para cada periodo, será notificado por correo electrónico o carta física, donde se le informará a cabalidad los factores que se aplicaron en la liquidación. Oportunidad en la cual además, se suscribirá una cláusula adicional al contrato individual de trabajo con los colaboradores que no la hayan firmado en años anteriores, en virtud de la cual las partes establecen que el monto del Bono no constituye salario para ningún efecto.

Beneficios

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B. Beneficios B. Beneficios

3B-0-1 ¿Qué son beneficios?................................................................................................................................................5

1. Inscripción de Familiares .....................................................................................................5 3B-1-1 ¿Cómo se hace la inscripción de familiares?............................................................................................................5 3B-1-2 ¿Quién puede acceder a este beneficio?...................................................................................................................5

2. Educación...............................................................................................................................6 Beneficio educativo para personal directivo acogido al Acuerdo 01/1977............................. 6 3B-2-1 ¿En qué porcentaje se reconoce el beneficio educativo?...........................................................................................6 3B-2-2 ¿Cómo y cuándo se debe tramitar un anticipo?........................................................................................................6 3B-2-3 ¿Cuándo se debe legalizar el anticipo entregado? ...................................................................................................6 3B-2-4 ¿Qué pasa cuando se vence un anticipo?..................................................................................................................6 3B-2-5 ¿Qué condiciones hay para recibir el beneficio?.......................................................................................................6 Estudios de pilotaje.................................................................................................................................. 7 3B-2-6 ¿En qué consiste?.....................................................................................................................................................7 3B-2-7 ¿Qué requisitos deben cumplirse para acceder a este programa?............................................................................7 Estudios en el exterior............................................................................................................................ 7 3B-2-8 ¿En qué consiste?.....................................................................................................................................................7 Estudios para trabajador acogido al Acuerdo 01.................................................................................... 7 3B-2-9 ¿Qué niveles de educación son cubiertos para este beneficio?.................................................................................7 3B-2-10 ¿El beneficio cubre una segunda carrera y los programas de estudio a distancia o virtuales?..............................7

Beneficio Educativo para Personal acogido a la Convención Colectiva de Trabajo................. 7 3B-2-11 ¿En qué porcentaje se reconoce el beneficio educativo?

...................................................................................7

3B-2-12 ¿Qué es y qué hace el Comité de Educación?.........................................................................................................8 3B-2-13 ¿Cuáles son los períodos de inscripción y reconocimiento del plan educacional?..................................................8 3B-2-14 ¿Cómo se debe actuar en caso de problemas médicos del estudiante?..................................................................8 3B-2-15 ¿Qué pasa cuando el beneficiario recibe una beca otorgada por el plantel educativo?...........................................8 3B-2-16 ¿Los estudios universitarios pueden ser en jornada nocturna?...............................................................................9 3B-2-17 ¿Se puede cambiar de centro docente? ..................................................................................................................9 Estudios universitarios, carreras intermedias, análogas...................................................................... 9 3B-2-18 ¿Qué ocurre cuando una carrera intermedia o análoga se profesionaliza?..............................................................9 3B-2-19 ¿Qué ocurre cuando se amplía la duración del programa?......................................................................................9 3B-2-20 ¿Qué ocurre en caso de transferencia de facultad o de universidad?......................................................................9 3B-2-21 ¿Cómo funciona el beneficio con estudios en Escuelas Militares?..........................................................................9 3B-2-22 ¿Cómo funciona el beneficio con estudios de aviación?..........................................................................................9 3B-2-23 ¿Qué trámites se requieren para pagos y legalización de estudios de aviación?....................................................9 3B-2-24 ¿Qué ocurre cuando el estudiante se cambia de una carrera a pilotaje?................................................................9 3B-2-25 ¿Se financian estudios en el exterior para aviación comercial?..............................................................................10 1

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B. Beneficios

3B-2-26 ¿Cómo cubre este beneficio los estudios de universidad a distancia?....................................................................10 3B-2-27 ¿Qué se financia en caso de estudios universitarios en el exterior?.......................................................................10 Becas especiales para trabajadores........................................................................................................ 10 3B-2-28 ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta para su adjudicación?.............................................................................10 Becas para esposas o compañeras debidamente inscritas a la Empresa................................................ 10 3B-2-29 ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta para su adjudicación?.............................................................................10 3B-2-30 ¿Qué continuidad tiene la beca por jubilación del trabajador?................................................................................10 Becas de postgrado para hijos de trabajadores...................................................................................... 10 3B-2-31 ¿Qué alcance tiene este beneficio?..........................................................................................................................10

BENEFICIOS DE EDUCACIÓN GENERAL....................................................................................... 11 Educación especial................................................................................................................................... 11 3B-2-32 ¿En qué consiste el beneficio?................................................................................................................................11 3B-2-33 ¿Qué cubre este programa de educación?...............................................................................................................11 3B-2-34 ¿Qué auxilios adicionales hay en este programa?...................................................................................................11 Autoseguro.............................................................................................................................................. 11 3B-2-35 ¿En qué consiste?....................................................................................................................................................11 3B-2-36 ¿Hay alguna sanción por fraude en el plan educacional?........................................................................................11 3B-2-37 ¿Qué ocurre en caso de repetición de semestres?..................................................................................................11

3. Primas extralegales..............................................................................................................11 Prima de Antigüedad................................................................................................................................ 11 3B-3-1 ¿En qué consiste?.....................................................................................................................................................11 Prima Semestral...................................................................................................................................... 12 3B-3-2 ¿En qué consiste?.....................................................................................................................................................12 Prima de Instalación............................................................................................................................... 12 3B-3-3 ¿En qué consiste?.....................................................................................................................................................12 Prima de Vacaciones................................................................................................................................ 12 3B-3-4 ¿En qué consiste?.....................................................................................................................................................12 Prima de quinquenio................................................................................................................................ 12 3B-3-5 ¿En qué consiste?.....................................................................................................................................................12 Ahorro Cavipetrol................................................................................................................................... 12 3B-3-6 ¿Qué es el ahorro CAVIPETROL?...............................................................................................................................12

4. Prestamos y Auxilios.............................................................................................................13 CRÉDITOS DE VIVIENDA PARA EL PERSONAL ADHERIDO AL ACUERDO 01................................. 13 3B-4-1 ¿Quiénes son los beneficiarios?................................................................................................................................13 3B-4-2 ¿Cuánto tiempo hay para utilizar el préstamo de vivienda?......................................................................................13 3B-4-3 ¿Qué intereses tiene el préstamo de vivienda?.........................................................................................................13 Prestamo de Vivienda Ordinario - Plan “A“............................................................................................ 13 3B-4-4 ¿Cómo se asignan los créditos y qué requisitos deben cumplirse para acceder al préstamo?.................................13 3B-4-5 ¿Cuál es el monto del préstamo ordinario?...............................................................................................................13 2

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B. Beneficios

3B-4-6 ¿Qué plazo hay para el pago del préstamo ordinario?..............................................................................................13 3B-4-7 ¿Requiere condiciones de permanencia con la Empresa?.........................................................................................13 3B-4-8 ¿Cómo se amortiza el préstamo?..............................................................................................................................13 Préstamo Proporcional Ordinario Plan “A“........................................................................................... 14 3B-4-9 ¿Qué requisitos requiere el préstamo proporcional ordinario?........................................................................................ 14 3B-4-10 ¿Cómo se define el monto del préstamo proporcional ordinario?...........................................................................14 Segundo Préstamo de Vivienda............................................................................................................... 14 3B-4-11 ¿Qué requisitos deben cumplirse para acceder al segundo préstamo de vivienda?................................................14 3B-4-12 ¿Cuál es el monto del segundo préstamo de vivienda?...........................................................................................14 3B-4-13 ¿Qué plazo hay para el pago de este préstamo?.....................................................................................................14 3B-4-14 ¿Qué afectación hay respecto a la permanencia con la Empresa?..........................................................................14 3B-4-15 ¿Cómo se amortiza el préstamo?............................................................................................................................14 Préstamo por Ascenso a Nómina Directiva ............................................................................................ 15 3B-4-16 ¿Qué requisitos deben cumplirse para acceder a este préstamo?...........................................................................15 3B-4-17 ¿Cuál es el monto de este préstamo?.....................................................................................................................15 3B-4-18 ¿Qué plazo hay para el pago de este préstamo?.....................................................................................................15 3B-4-19 ¿Qué afectación hay respecto a la permanencia con la Empresa?..........................................................................15 3B-4-20 ¿Cómo se amortiza el préstamo?............................................................................................................................15 3B-4-21 ¿Hay un permiso remunerado para los trámites de este préstamo?.......................................................................15

CRÉDITOS DE VIVIENDA PARA PERSONAL COBIJADO POR LA CONVENCIÓN COLECTIVA DE TRABAJO............................................................................................................. 15 3B-4-22 ¿Cuál es el objetivo de este beneficio?....................................................................................................................15 3B-4-23 ¿Cómo se adjudican estos préstamos?....................................................................................................................15 3B-4-24 ¿Quiénes conforman el Comité de Vivienda Convencional?.....................................................................................16 3B-4-25 ¿Con qué periodicidad se reúne el comité?.............................................................................................................16 3B-4-26 ¿Cómo se establece el puntaje para adjudicar los préstamos?...............................................................................16 3B-4-27 ¿Qué plazos de pago tienen los préstamos?...........................................................................................................16 3B-4-28 ¿Qué sistema de amortización tienen los préstamos?............................................................................................16 3B-4-29 ¿Hay un permiso remunerado para los trámites de este préstamo?.......................................................................16 Préstamo Ordinario................................................................................................................................. 16 3B-4-30 ¿Qué requisitos deben cumplirse para acceder al préstamo ordinario?..................................................................16 3B-4-31 ¿Cuál es el monto del préstamo ordinario?.............................................................................................................16 3B-4-32 ¿Cuántos prestamos ordinarios se otorgan anualmente?........................................................................................16 Préstamo Complementario “A“............................................................................................................... 16 3B-4-33 ¿Cuáles son los requisitos para acceder al préstamo complementario “A”?...........................................................16 3B-4-34 ¿Cuál es el monto del préstamo complementario “A”?...........................................................................................17 3B-4-35 ¿Cuántos prestamos complementarios “A” se otorgan?..........................................................................................17 Préstamo Complementario “B“............................................................................................................... 17 3B-4-36 ¿Qué requisitos deben cumplirse para acceder al préstamo complementario “B”?................................................17 3

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B. Beneficios

3B-4-37 ¿Cuál es el monto del préstamo complementario “B”?...........................................................................................17 3B-4-38 ¿Cuántos prestamos complementarios “B” se otorgan? ........................................................................................17 Préstamo Complementario “C“............................................................................................................... 17 3B-4-39 ¿Qué requisitos deben cumplirse para acceder al préstamo complementario “C”?................................................17 3B-4-40 ¿Cómo se amortiza este préstamo?.........................................................................................................................17 3B-4-41 ¿Cuál es el monto del préstamo complementario “C”?...........................................................................................17 3B-4-42 ¿Cuántos prestamos complementarios “C” se otorgan?..........................................................................................17 Subsidio UVR............................................................................................................................................. 17 3B-4-43 ¿Cuál es el monto del Subsidio UVR y cómo se liquida? .......................................................................................17 3B-4-44 ¿Cómo se adjudica el subsidio?..............................................................................................................................18

OTROS PRÉSTAMOS.................................................................................................................... 18 Préstamo de Libre Inversión................................................................................................................... 18 3B-4-45 ¿En qué consiste?....................................................................................................................................................18 Préstamo de Traslado............................................................................................................................. 18 3B-4-46 ¿En qué consiste?....................................................................................................................................................18 Préstamo por Fallecimiento de Trabajador............................................................................................ 18 3B-4-47 ¿En qué consiste?....................................................................................................................................................18 Préstamo por Fallecimiento de Familiar................................................................................................ 18 3B-4-48 ¿En qué consiste? ..................................................................................................................................................18

AUXILIOS.................................................................................................................................... 18 Gastos por fallecimiento y seguros ...................................................................................................... 18 3B-4-49 ¿Qué seguros y auxilios se otorgan por fallecimiento o incapacidad permanente total?.........................................18 Alimentación............................................................................................................................................ 19 3B-4-50 ¿Qué es el comisariato?..........................................................................................................................................19 3B-4-51 ¿Qué son y cómo se otorgan los bonos de alimentación?.......................................................................................20 3B-4-52 ¿Qué es el subsidio de alimentación?.....................................................................................................................20 Subsidios................................................................................................................................................... 20 3B-4-53 ¿Qué es y quienes reciben subsidio de transporte?................................................................................................20 3B-4-54 ¿Qué es y quienes reciben subsidio de habitación?................................................................................................20 3B-4-55 ¿Qué es y quienes reciben subsidio familiar?.........................................................................................................20 Gastos por Traslado................................................................................................................................ 21 3B-4-56 ¿En qué casos se otorgan los gastos por traslado?.................................................................................................21

5. Permisos y Licencias..............................................................................................................21 TRABAJADORES AMPARADOS POR LA CONVENCIÓN COLECTIVA DE TRABAJO........................... 21 PERSONAL AMPARADO POR EL ACUERDO 01 DE 1977................................................................ 22 Otros permisos y licencias remuneradas o no remuneradas.................................................. 22

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B. Beneficios

Área responsable Documento de soporte

Unidad de Atracción y Retención ECP-VTH-R-016 Reglamento para la administración de familiares, inscripción, ratificación y cancelación. ECP-VTH-R-003 Reglamento del beneficio educativo para el personal directivo acogido al Acuerdo 01 /77. ECP-VTH-R-015 Reglamento del plan educacional convencional. ECP-VTH-M-006 Manual de ingresos laborales y prestaciones sociales.

ECP-VTH-R-012 Reglamento para préstamo de computador, bicicleta y/o libre inversión para trabajadores convencionales. ECP-VTH-R-008 Reglamento para préstamo de libre inversión para trabajadores acogidos al Acuerdo 01/77. ECP-VTH-R-04 Reglamento de permisos y licencias para trabajadores. ECP-VTH-R-017 Reglamento de comités de educación especial.

B. Beneficios

3B-0-1 ¿Qué son beneficios? Son las posibilidades que brinda Ecopetrol a los trabajadores por sí misma o por medio de un tercero, con el objeto de mejorar la calidad de vida del trabajador y su familia. En Ecopetrol, los beneficios se constituyen en una ventaja competitiva, orientada a apoyar proyectos de vida, asegurar una buena salud, educación de excelencia, adquirir o mejorar la vivienda, o facilitar la realización de proyectos familiares mediante préstamos de libre inversión.

1. Inscripción de Familiares 3B-1-1 ¿Cómo se hace la inscripción de familiares? En el Centro de Servicios Compartidos se podrá realizar la inscripción o ratificación de los familiares, diligenciando el formato establecido y publicado en Iris y aportando la documentación exigida para cada familiar. Si la documentación es correcta y está completa, los familiares podrán disfrutar de los beneficios que se tienen establecidos para ellos.

3B-1-2 ¿Quién puede acceder a este beneficio? Trabajadores adheridos al Acuerdo 01/1977: Pueden inscribir a su esposa, compañera permanente, los hijos y padres legítimos, naturales y adoptantes. La esposa se considera inscrita para todos los efectos legales (sustitución pensional, seguro de vida, etc.) y extralegales. Los hijos se consideran inscritos para todos

los efectos legales, para beneficios médicos, educacionales y los extralegales que tenga establecidos la Empresa. Los padres se consideran inscritos para efecto de beneficios médicos. Trabajadores cobijados por la Convención Colectiva de Trabajo: Se consideran familiares los padres, los padres adoptantes, la esposa o compañera permanente inscrita e hijos. El trabajador viudo que no inscriba compañera permanente puede inscribir a un familiar de parentesco directo de él o de sus hijos. Cuando un trabajador fallezca, sea indemnizado o auxiliado por invalidez permanente total o gran invalidez, y uno de sus hijos trabaje o entre a trabajar en la Empresa, y se ponga al frente de la familia, encargándose de solucionar las necesidades económicas de ella, podrá inscribir los hijos menores de 18 años que tenía inscritos su padre o su madre, es decir, sus propios hermanos, con carácter de familiares para efectos de esta Convención. 5

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B. Beneficios 2. Educación

Beneficio educativo para personal directivo acogido al Acuerdo 01/1977 3B-2-1 ¿En qué porcentaje se reconoce el beneficio educativo? El plan de becas de estudio será reconocido en la siguiente forma:

Nivel Años Matrícula Pensión Seminternado o Jornada continua Derechos de laboratorio Derechos de grado Textos Transporte Alojamiento

Preescolar

Primaria

Bachillerato clásico o comercial

Educación superior

3

5

6

Depende de la carrera

90% 90% 90% Auxilio Fijo N/A N/A Auxilio fijo anual o semestral N/A N/A

90% 90% 90% Auxilio Fijo N/A N/A Auxilio fijo anual o semestral N/A N/A

90% 90% 90% Auxilio Fijo N/A N/A Auxilio fijo anual o semestral N/A N/A

90% N/A N/A 90% 90% Auxilio fijo anual o semestral Auxilio fijo mensual Auxilio fijo mensual

3B-2-2 ¿Cómo y cuándo se debe tramitar un anticipo? Los anticipos deben ser tramitados de acuerdo con la fecha de pago de matrícula y dentro de las fechas establecidas por el Centro de Servicios Compartidos. El trabajador o pensionado debe presentar el formato de solicitud de anticipo junto con la certificación o recibo de pago nuevo o del periodo académico anterior, expedido por el centro docente, en el cual conste el nombre del beneficiario, los conceptos y los valores a pagar.

3B-2-3 ¿Cuándo se debe legalizar el anticipo entregado? El trabajador deberá legalizar el anticipo en el término de 90 días calendario a partir de la fecha de recibo. La legalización se cumple cuando el trabajador o pensionado presente el formulario “Certificado de estudios” diligenciado, junto con el certificado de calificaciones del estudiante en donde conste que aprobó el año

o que ingresó al siguiente nivel y en universidad, constancia de los pagos realizados a la Institución. Una vez analizados estos documentos se reembolsará por nómina los valores que deben causarse durante el respectivo periodo académico.

3B-2-4 ¿Qué pasa cuando se vence un anticipo? El Centro de Servicios Compartidos exigirá el reintegro o descuento inmediato por nómina de la totalidad del anticipo entregado y cuando conceptúe que el beneficiario no tiene derecho al reconocimiento por parte de Ecopetrol, le comunicará su obligación de reintegrar los valores recibidos y presentar copia del recibo oficial de caja. Por ninguna causa se autorizará un segundo anticipo, sin la previa legalización del anterior. El trabajador que no se encuentre a paz y salvo con Ecopetrol, no podrá recibir un nuevo anticipo por cualquiera de sus beneficiarios.

3B-2-5 ¿Qué condiciones hay para recibir el beneficio?

6

Preescolar

Primaria

Secundaria

Estudios Superiores

Para el primer grado de preescolar, el trabajador debe presentar el formulario diligenciado por el centro docente. Desde el segundo grado en adelante, debe presentar una certificación donde conste que el alumno asistió regularmente a clase y el paz y salvo con la institución educativa.

Para disfrutar de cualquiera de los niveles de primaria, deberá presentar el formulario respectivo junto con el certificado de que cursó y aprobó el nivel académico anterior con el paz y salvo de la institución.

Los formularios para aplicar al beneficio deberán presentarse con las calificaciones del año inmediatamente anterior donde conste que cursó y aprobó más el paz y salvo de la institución. Los trabajadores directivos podrán adelantar estudios de bachillerato cuando al ingresar a la Empresa no los hayan cursado.

Al iniciar la carrera, el beneficiario deberá presentar el pensum con el número de créditos que lo componen, el número de periodos académicos de que consta la carrera y el título a recibir.

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B. Beneficios

Estudios de pilotaje

Estudios en el exterior

3B-2-6 ¿En qué consiste?

3B-2-8 ¿En qué consiste?

Consiste en el reconocimiento del 90% de los estudios de aviación comercial realizados por los hijos de los trabajadores en el país, en escuelas aprobadas por la Aeronáutica Civil. Para el reconocimiento de estudios de aviación comercial o pilotaje en el exterior se tomará como referencia el valor máximo del costo del mismo programa en el país. No se financian etapas de especialización.

Consiste en el reconocimiento de estudios en el exterior para los hijos de los trabajadores, en todos los niveles de estudio. El beneficio se entrega por una cuantía equivalente al 90% de la matrícula, derechos de laboratorio y derechos de grado, así como los demás beneficios que para los mismos estudios esté reconociendo la Empresa dentro del país. Este beneficio se hará en pesos colombianos.

3B-2-7 ¿Qué requisitos deben cumplirse para acceder a este programa?

Estudios para trabajador acogido al Acuerdo 01

Los aspirantes a estos programas deberán llenar los siguientes requisitos: • Comprobación de la Aeronáutica que el estudiante es apto médica y psicológicamente. • Certificado de la Aeronáutica Civil de que la escuela de aviación tiene licencia de funcionamiento vigente. • Constancia de la respectiva escuela donde se acepta al estudiante y se describen los valores por todas las horas de vuelo. Los valores serán los certificados por la escuela a la iniciación de la carrera y no están sujetos a modificación durante el tiempo que dure la misma.

3B-2-9 ¿Qué niveles de educación son cubiertos para este beneficio? Si el trabajador no ha culminado estudios secundarios hasta obtener el título de carrera intermedia o profesional.

3B-2-10 ¿El beneficio cubre una segunda carrera y los programas de estudio a distancia o virtuales? No hay cubrimiento para una segunda carrera. Los programas de estudio a distancia o virtuales sí están cuebiertos, al igual que la validación del bachillerato. Se pagará semestre introductorio solo para estudios a distancia.

Beneficio Educativo para Personal acogido a la Convención Colectiva de Trabajo 3B-2-11 ¿En qué porcentaje se reconoce el beneficio educativo? Será reconocido de la siguiente manera: Nivel

Preescolar

Primaria

Bachillerato clásico o comercial

Años

3

5

6

Matrícula

90%

90%

90%

90%

Pensión

90%

90%

90%

N/A

Seminternado o Jornada continua*

90% Auxilio Fijo

90% Auxilio Fijo

90% Auxilio Fijo

N/A

Derechos de laboratorio

N/A

N/A

N/A

90%

Derechos de grado

N/A Auxilio fijo anual o semestral Auxilio fijo mensual

N/A Auxilio fijo anual o semestral Auxilio fijo mensual

N/A Auxilio fijo anual o semestral Auxilio fijo mensual

90% Auxilio fijo anual o semestral Auxilio fijo mensual

Alojamiento y manutención*

N/A

N/A

Auxilio fijo mensual

Auxilio fijo mensual

Reconocimiento 1 idioma

N/A

N/A

Hasta 3 SMLV

Sólo si es requisito para el grado*

Textos Transporte

Educación superior Depende de carrera

la

7

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El seminternado se reconoce cuando: a) El colegio suministre directamente el almuerzo. b) El trabajador paga al colegio o a la cafetería anexa al mismo el valor del almuerzo. Habrá lugar a jornada contínua cuando tenga una duración mínima de 6 horas. La Empresa reconocerá el alojamiento y manutención según el Artículo 37 de la CCTV, así: a) Cuando el hijo viva con uno de los dos padres inscritos no tendrá derecho al pago de alojamiento y manutención independiente del lugar de residencia. b) Cuando el hijo vive solamente con uno de los dos padres que no está inscrito tendrá derecho al pago de alojamiento y manutención. c) Cuando el hijo vive en una ciudad o municipio diferente al de sus padres inscritos tendrá derecho al pago de alojamiento y manutención. Lo anterior se valida con el lugar de radicación de servicios médicos o certificado original de vecindad según sea el caso.

3B-2-12 ¿Qué es y qué hace el Comité de Educación? De conformidad con lo dispuesto en la Convención Colectiva de Trabajo, el Plan Educacional será supervisado por el Comité de Educación, integrado por un representante de la Empresa y uno de la USO, con la asesoría de delegados de las subdirectivas y de un delegado de ADECO. En los planteles financiados o administrados por Ecopetrol se vigilará por parte del comité el cumplimiento tanto de la legislación educativa como de las determinaciones del Consejo Directivo. El Comité realizará las modificaciones que se requieran en el reglamento y atenderá los casos de excepción no contemplados en dicha reglamentación. El Comité deberá contar para análisis de casos con los siguientes documentos: a) Carta del trabajador o jubilado detallando en forma clara y precisa el objeto de la solicitud. b) Documentos soporte. c) Formato de atención de casos de plan educacional con sello de procesado.

3B-2-13 ¿Cuáles son los períodos de inscripción y reconocimiento del plan educacional? De acuerdo con los calendarios académicos establecidos por el Ministerio de Educación Nacional, los documentos para inscripción y reconocimiento del plan educacional deberán ser presentados dentro del respectivo año lectivo que esté cursando el beneficiario. Los pagos de calendario A, B y C serán retroactivos al inicio del año escolar. Los documentos exigidos para la legalización o reconocimiento del Plan Educacional en preescolar, primaria, secundaria son: 8

B. Beneficios • Formulario original debidamente diligenciado y firmado por el trabajador o pensionado. • Notas del año anterior debidamente aprobado o constancia de aprobación. • Paz y salvo del centro educativo en donde se reconoció el beneficio. Los documentos exigidos para la legalización o reconocimiento del Plan Educacional en universidad son: • Formulario debidamente diligenciado y firmado por el trabajador o pensionado y beneficiario. • Copia del certificado de notas del semestre o año anterior. • Copia del recibo de matrícula con sello de cancelado del banco o de la universidad. A través del Centro de Servicios Compartidos se deberá: • Comprobar si el beneficiario está inscrito como familiar. • El sitio de residencia del núcleo familiar del beneficiario para efectos de reconocer la cuota de alojamiento y manutención establecida en la Convención.

3B-2-14 ¿Cómo se debe actuar en caso de problemas médicos del estudiante? Se aceptará la repetición de un período académico, cuando el estudiante compruebe que por razones de salud no se encontraba en condiciones para cumplir normalmente con sus actividades académicas, en tiempo y gravedad. Para ello deberá presentar un certificado expedido por el médico tratante, adscrito a la Empresa, con el aval interno correspondiente y, además, informar de su situación al Centro de Servicios Compartidos. Cuando el médico adscrito certifique que el estudiante se enfermó y por esta razón debe retirarse de la institución educativa, el trabajador notificará este hecho al Grupo de Educación, la cual después de avalar el concepto con servicios de salud de la Empresa, solicitará al trabajador, el reintegro de los valores recibidos y no causados a la Institución, en un plazo máximo de 60 días. En caso contrario se le descontará por nómina. La repetición de este año o semestre será por cuenta de la Empresa, esto aplica en todos los niveles educativos. Queda entendido que si el trabajador no cumple con estos requisitos, no tendrá derecho a repetición del año o semestre por cuenta de la Empresa.

3B-2-15 ¿Qué pasa cuando el beneficiario recibe una beca otorgada por el plantel educativo? Cuando un plantel otorgue una beca por cualquier motivo o promueva a un estudiante meritorio, beneficiario del Plan Educacional, se concederá como estímulo el 50% del aporte de la Empresa, de acuerdo con el valor certificado de la matrícula y de pensión de estudios que debía pagar en el respectivo curso. Los demás auxilios se pagarán según la CCTV.

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3B-2-16 ¿Los estudios universitarios pueden ser en jornada nocturna? Sí se pueden realizar en jornada nocturna, siempre y cuando se demuestre que la carrera elegida por el estudiante no está en horario diurno.

3B-2-17 ¿Se puede cambiar de centro docente? Sí, pero todo cambio de centro docente deberá ser notificado inmediatamente al Centro de Servicios Compartidos. La notificación deberá acompañarse con un formulario debidamente diligenciado por el nuevo centro docente especificando la fecha de ingreso al mismo y el paz y salvo de la institución anterior.

Estudios universitarios, carreras intermedias, análogas 3B-2-18 ¿Qué ocurre cuando una carrera intermedia o análoga se profesionaliza? Si el beneficiario aún no ha culminado los estudios, continuará con el Plan Educacional durante los semestres requeridos para su terminación total. De igual manera, cuando el beneficiario sea un trabajador, podrá profesionalizar la misma, si el período de interrupción de estudios no excede los cinco años.

3B-2-19 ¿Qué ocurre cuando se amplía la duración del programa? Cuando un centro docente amplíe los semestres o créditos en sus programas con la aprobación del Ministerio de Educación Nacional, la Empresa reconocerá el beneficio educacional, para lo cual el estudiante deberá presentar las certificaciones correspondientes y demuestre la continuidad en los estudios.

3B-2-20 ¿Qué ocurre en caso de transferencia de facultad o de universidad? Si después de uno o más semestres o niveles cursados por cuenta de la Empresa, un universitario decide hacer una transferencia, ya sea de facultad o de universidad, deberá hacerlo por su cuenta hasta completar aquellos créditos o niveles de estudio que ya han sido financiados; salvo en casos de fuerza mayor, tales como: problemas de salud certificados o ratificados por el médico tratante adscrito a la Empresa y cierre de la Facultad o Universidad. Cualquier otro caso será analizado en Comité Nacional de Educación. (Comité interno de Compensación)

3B-2-21 ¿Cómo funciona el beneficio con estudios en Escuelas Militares? Para estudios en la Escuela Militar de Cadetes, en la Escuela Naval, en la Escuela Militar de Aviación o en la Escuela de Policía, la Empresa solo financiará los valores establecidos por la Convención. Cuando los anteriores centros educativos no

B. Beneficios suministren el alojamiento a los estudiantes, se reconocerá el auxilio correspondiente, previa certificación. Como esto centros docentes no expiden certificados con calificaciones finales, se aceptará la certificación de que aprobaron el año docente e ingresaron al inmediatamente superior.

3B-2-22 ¿Cómo funciona el beneficio con estudios de aviación? La Empresa financiará dentro del país el 90% del valor de los estudios de aviación comercial realizada por los hijos de los trabajadores y de acuerdo con el plan educacional. Para efectos de dicho plan, éstos se considerarán como carrera universitaria. Los aspirantes a estos programas deben llenar los requisitos exigidos por la Aeronáutica Civil y Ecopetrol para el trámite de inscripción y pago del beneficio. Únicamente se financiarán las etapas correspondientes a pilotaje comercial de aviones de ala fija o cursos de pilotaje comercial de helicópteros, en escuelas aprobadas para docencia por la Aeronáutica Civil, dentro del país. No se financiarán etapas de especialización.

3B-2-23 ¿Qué trámites se requieren para pagos y legalización de estudios de aviación? Los pagos se harán en el número de cuotas requeridas por la escuela, mediante el sistema de anticipos. Para el desembolso del primer anticipo es requisito indispensable presentar: • Certificado de la Aeronáutica Civil donde apruebe a la escuela para impartir estos estudios. La escuela debe tener licencia de funcionamiento vigente. • Certificación de aptitud psicotécnica y clínica del estudiante, expedida por la Aeronáutica Civil. • Aceptación del estudiante en la respectiva escuela. • Cotización inicial del costo total del curso. Como estos estudios son pagados mensualmente, se realizarán con la presentación de los formularios y soportes respectivos hasta completar el 90% de la cotización inicial. En caso de presentarse ajustes sobre la cotización inicial, por incremento en el combustible, estos serán reembolsados al final de los estudios.

3B-2-24 ¿Qué ocurre cuando el estudiante se cambia de una carrera a pilotaje? Cuando un estudiante que haya cursado hasta dos semestres o un año de universidad de otra carrera solicite estudios de pilotaje, deberá previamente reintegrar todos los valores pagados por la Empresa por este concepto. Igualmente el estudiante que inició los estudios de pilotaje, tiene hasta dos meses después de iniciados los pagos para cambiar de carrera, previo reintegro de los valores girados por Ecopetrol por este concepto, siempre y cuando no haya cambiado de carrera antes. Fuera de estos plazos, salvo casos de incapacidad médica comprobada por especialista y certificada por el servicio médico de Ecopetrol, el estudiante de pilotaje no podrá cambiar de carrera. 9

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3B-2-25 ¿Se financian estudios en el exterior para aviación comercial?

Becas para esposas o compañeras debidamente inscritas a la Empresa

Sí, pero se tomará como referencia el valor máximo del mismo programa en el país, distribuido en el tiempo del programa en el exterior.

3B-2-29 ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta para su adjudicación?

3B-2-26 ¿Cómo cubre este beneficio los estudios de universidad a distancia?

Este plan se regirá por las disposiciones anotadas en los capítulos referentes al Plan Educacional para hijos de trabajadores, pero se observarán las siguientes normas:

Para estudios a distancia se reconocerá el 90% del valor de la matrícula del nivel introductorio. A los beneficiarios de educación a distancia, trabajadores y esposo(as) o compañero(as) se les reconocerá el auxilio mensual de transporte. Cuando un beneficiario de educación a distancia requiera hacer presencia en la universidad donde adelanta sus estudios o deba asistir y hacer presencia a un seminario en ciudad distinta a su sede, se le reconocerá el auxilio convencional de alojamiento y manutención, proporcional al número de días asistidos. Para hacer efectivo este reconocimiento el estudiante deberá presentar certificación durante el periodo académico. Para los hijos de los trabajadores que requieran cursar estudios de universidad a distancia, solamente se aprobarán los casos especiales que apruebe el Comité Nacional de Educación previa presentación de los requisitos exigidos.

• Serán adjudicadas por el Comité Nacional de Educación, según la Convención. • La financiación será la que establezca la convención vigente. • Se entenderá por solicitud, la comunicación escrita que el trabajador haga llegar al Grupo de Educación o directamente a la USO. Una vez adjudicada la beca podrá tramitar el plan educacional. • Para la adjudicación de este beneficio, tendrán prioridad las(os) esposas(os) o compañeras(os) permanentes debidamente inscritas(os) que ya estén cursando su respectivo ciclo.

3B-2-27 ¿Qué se financia en caso de estudios universitarios en el exterior? Para estudios en el exterior, la Empresa financiará el número de semestres o créditos universitarios de acuerdo con lo establecido por los centros educativos en el país de estudio. La Empresa reconocerá el equivalente al 90% de los costos máximos de matrícula, pensión, derechos de laboratorio o taller y académicos de grado, que para los mismos estudios se tengan dentro del país. Si los valores cobrados por la institución educativa del exterior, al presentar los certificados respectivos, son inferiores a los estipulados dentro del país, solamente se pagará el 90% de los mismos y se hará en pesos colombianos. Para el cubrimiento de los beneficios de manutención, alojamiento, textos, útiles de estudio y transporte, regirán los valores pactados para estudios universitarios en el país. Todos los valores anteriores se liquidarán y pagarán en pesos colombianos.

Becas especiales para trabajadores 3B-2-28 ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta para su adjudicación? Para su adjudicación se tendrá en cuenta que debe ser afiliado al sindicato, tener antigüedad en la Empresa no inferior a cinco años y solo aplica para estudios superiores. Para utilizar una de estas becas especiales, es preciso que el trabajador seleccionado renuncie y se retire del servicio de Ecopetrol.

10

B. Beneficios

3B-2-30 ¿Qué continuidad tiene la beca por jubilación del trabajador? Si el beneficiario de una beca ha tenido continuidad en sus estudios y el trabajador se jubila se le continuará reconociendo.

Becas de postgrado para hijos de trabajadores 3B-2-31 ¿Qué alcance tiene este beneficio? Se otorga para realizar estudios en áreas relacionadas con el negocio principal de Ecopetrol y que sean de su interés, teniendo en cuenta lo siguiente: • El negocio principal de Ecopetrol es la exploración, producción, refinación y transporte de hidrocarburos. • Como programas de especialización de interés de la Empresa se tienen los siguientes: Ingeniería de Producción, Yacimientos, Geología, Geofísica, Sísmica, Mantenimiento, Gestión Ambiental, Sistemas de Información Geográficos, Geoquímica, Estratigrafía, Salud Ocupacional, Higiene y Seguridad Industrial. • Se debe presentar carta de solicitud de beca anexando el contenido y duración del programa. • El estudiante nominado a recibir la beca debe demostrar la consecución del cupo en una universidad altamente calificada para la realización de estos estudios y debe haber culminado sus estudios universitarios a más tardar un año antes de disfrutar la beca.

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B. Beneficios

BENEFICIOS DE EDUCACIÓN GENERAL

completo, con una intensidad horaria no menor a 6 horas en la mañana.

Educación especial Autoseguro

3B-2-32 ¿En qué consiste el beneficio? Es el conjunto de acciones médicas, paramédicas y pedagógicas dirigidas a recuperar o mejorar las condiciones de desempeño mental y socialización de aquellas personas que por alteraciones físicas o mentales adquiridas durante sus etapas de desarrollo constituyan una minusvalía que impida su normal desempeño y adaptación y sean susceptibles de mejoramiento con el programa. Esta modalidad aplica también a beneficiarios con capacidad intelectual superior.

3B-2-33 ¿Qué cubre este programa de educación? Cuando el beneficiario se encuentre en programa completo, la Empresa reconocerá 100% de los costos de matrícula, pensión, seminternado, transporte, materiales o útiles y apoyos terapéuticos que requiera. El internado solo se autorizará para casos excepcionales, previa evaluación del profesional competente del área de educación especial y el líder del Grupo de Educación. Los valores de matrícula y de pensión, serán determinados de acuerdo con las tarifas aprobadas por el Ministerio de Educación Nacional y se aplicarán automáticamente cuando las instituciones presenten la solicitud y la resolución aprobatoria expedida por el Ministerio. La Empresa reconocerá el valor de los procesos pedagógicos adicionales cuando el beneficiario lo requiera y en caso de que el instituto en el que se encuentre no preste este servicio, así se encuentre en educación regular.

3B-2-35 ¿En qué consiste? Es un seguro que, cuando fallece el trabajador, ampara a los hijos debidamente inscritos y al hijo póstumo garantizando el beneficio educativo hasta la culminación de los estudios. La matrícula, pensión y seminternado, se incrementará al 100% y para las demás sumas o partidas contempladas para las diferentes etapas de estudio, el incremento será de un 50%. Teniendo en cuenta que, de acuerdo con la CCTV, en los niveles preescolar y de primaria se reconoce el beneficio en una sola cuota, al iniciarse el año lectivo, si el fallecimiento del trabajador o pensionado ocurre cuando éste se haya hecho efectivo, la Empresa ajustará el porcentaje del aumento proporcionalmente a los meses que faltan para culminar el periodo lectivo.

3B-2-36 ¿Hay alguna sanción por fraude en el plan educacional? El cometer fraude al plan de becas así como la falsedad o adulteración de documentos, serán sancionados por la Empresa de acuerdo con lo previsto en la ley y el Reglamento Interno de Trabajo. En el caso de los pensionados la Empresa determinará de acuerdo con la gravedad, la sanción a la que se haga acreedor. Cuando un empleado fallezca o se jubile y uno o varios de sus hijos se encuentren suspendidos el plan de beca no perderán el derecho a recibir el beneficio, una vez cumplida la sanción.

3B-2-34 ¿Qué auxilios adicionales hay en este programa?

3B-2-37 ¿Qué ocurre en caso de repetición de semestres?

Dentro de los auxilios adicionales se reconoce el transporte y textos o materiales de estudio, cuando no es cobrado por el establecimiento; el alojamiento y manutención en caso de que el beneficiario sea externo y no resida con su familia y la jornada continua cuando el beneficiario se encuentre en programa

En caso de que un beneficiario de estas becas pierda materias que impliquen la repetición de un semestre se le dará la oportunidad de cursarlo por su cuenta, reservándole el cupo hasta por un año para proseguir con sus estudios. Transcurrido este tiempo, si no presenta documentos la beca se considerará desierta.

3. Primas extralegales Prima de Antigüedad 3B-3-1 ¿En qué consiste? Es una prestación extralegal otorgada por cumplimiento de años de servicios en la Empresa. No aplica para trabajadores con salario integral. Trabajadores adheridos al Acuerdo 01/1977: Por cada año de servicios, continuo o discontinuo, se reconocerá un auxilio equivalente al 4% del salario básico del trabajador en la fecha de cumplimiento. Este beneficio podrá tomarse en dinero o en tiempo. La parte que se tome en tiempo será un día hábil por cada año de servicio y

podrá distribuirse máximo en 2 oportunidades, antes de cumplir un nuevo año de servicio. Si se toma el tiempo junto con las vacaciones, éste no podrá exceder 10 días hábiles. Trabajadores cobijados por la Convención: La prima de antigüedad consiste en un día hábil de descanso por cada año de servicio y podrá ser reconocida en dinero, en tiempo o en forma mixta a opción del trabajador, pero en este caso deberá tomar la parte correspondiente en tiempo simultáneamente con sus vacaciones. Tienen derecho los trabajadores con 2 ó más años de servicio, continuos o discontinuos, y se otorgará simultáneamente con las vacaciones que se causen. 11

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Prima Semestral 3B-3-2 ¿En qué consiste? Es una prestación extralegal que se otorga al trabajador dos veces al año que no aplica para trabajadores con salario integral. Cuando un trabajador se encuentra en remplazo temporal esta prima se liquidará con base en su salario básico u ordinario sin tener en consideración el salario en remplazo temporal. Trabajadores adheridos al Acuerdo 01/1977: Se liquidará y pagará una bonificación especial, equivalente al 80% del salario básico mensual que devengue el trabajador el 30 de mayo y el 30 de noviembre y proporcionalmente al tiempo servido en el semestre respectivo. Cuando haya lugar a ajustes, esta bonificación se reajustará de acuerdo con el salario básico efectivo a 30 de junio y 30 de diciembre de cada año y el tiempo neto laborado en cada semestre. Trabajadores cobijados por la Convención: Prima consistente en 24 días de salario básico u ordinario el 30 de junio y 24 días de salario básico u ordinario el 30 de noviembre de cada año. La prima se liquida proporcionalmente al tiempo servido en el semestre respectivo.

Prima de Instalación 3B-3-3 ¿En qué consiste? Es un auxilio concedido a un trabajador que sea trasladado de forma definitiva de un municipio a otro y que con este hecho deba movilizarse solo o con su familia al nuevo sitio de trabajo o a un lugar cercano a este. Para efectos de reconocer este beneficio, el traslado deberá tener carácter permanente. También aplica para trabajadores con modalidad de salario integral. Trabajadores adheridos al Acuerdo 01/1977: Se le reconocerán 60 días de salario básico al trabajador que movilice a su nuevo sitio de trabajo a sus familiares debidamente inscritos y que convivan con él. Si el trabajador no convive con familiares inscritos o no moviliza los familiares inscritos que con él conviven, se le reconocerán 30 días de salario básico. Trabajadores cobijados por la Convención: Los trabajadores que movilicen a su nuevo sitio de trabajo sus familiares debidamente inscritos y que convivan con él, se les reconocerán 70 días de salario ordinario a título de prima de instalación. A los trabajadores que no movilicen familia se les reconocerán 35 días de salario ordinario.

Prima de Vacaciones 3B-3-4 ¿En qué consiste? Es una prestación extralegal que se paga a los trabajadores con ocasión de la salida a vacaciones o la terminación del contrato. No aplica para trabajadores con salario integral. 12

B. Beneficios Trabajadores adheridos al Acuerdo 01/1977: Se pagará una prima en dinero igual a 1 mes de salario básico que devengue el día que comience a disfrutar de las vacaciones. Trabajadores cobijados por la Convención: Se pagará una prima de vacaciones equivalente a 29 días de salario ordinario o básico por vacaciones cumplidas. Se liquidarán con el salario básico u ordinario que esté devengando el trabajador el día que comience a disfrutar de ellas, sin tener en consideración el salario en remplazo temporal.

Prima de quinquenio 3B-3-5 ¿En qué consiste? Es una prestación extralegal que se otorga cada 5 años con ocasión del cumplimiento de periodos de servicio en la Empresa. No aplica para trabajadores con salario integral. Trabajadores adheridos al Acuerdo 01/1977: Al personal con contrato a término indefinido se le reconocerá una bonificación cuando cumpla 5, 10, 15, 20, 25 y 30 años de servicio en la Empresa, equivalente a 5, 10, 15, 20, 25, 30 días de salario básico, respectivamente. Para los trabajadores con contrato a término indefinido suscrito a partir de 31 de marzo de 2005, sólo se tendrá en cuenta el tiempo servido del trabajador a término indefinido. Esta prestación no se reconocerá por fracción de año o de tiempo servido, ni se liquidará de manera proporcional al momento de la terminación del contrato de trabajo. Trabajadores cobijados por la Convención: A los trabajadores vinculados mediante contrato laboral a término indefinido o fijo se les reconocerá una bonificación en dinero cuando cumplan 5, 10, 15, 20, 25 y 30 años de antigüedad, continuos o discontinuos, equivalente a respectivamente 9, 14, 19, 24, 29 y 34 días del salario básico que esté devengando al momento de cumplir dicha antigüedad. Esta prima será reconocida en forma proporcional al momento de la jubilación, según las condiciones establecidas en la Convención. Adicionalmente al plan quinquenal se otorgará una suma fija establecida en la Convención.

Ahorro Cavipetrol 3B-3-6 ¿Qué es el ahorro CAVIPETROL? Es un aporte que hace Ecopetrol igual al monto de los aportes mensuales de cada afiliado a Cavipetrol que sea trabajador activo de la Empresa. Este aporte no puede ser superior al 3% del salario básico respectivo. Lo reciben trabajadores de la nómina directiva y convencional con contrato a término indefinido o fijo no menor a un año.

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B. Beneficios 4. Prestamos y Auxilios

CRÉDITOS DE VIVIENDA PARA EL PERSONAL ADHERIDO AL ACUERDO 01 3B-4-1 ¿Quiénes son los beneficiarios? Trabajadores con contrato a término indefinido, adheridos al Acuerdo 01, Su propósito es la motivación y la retención, por lo tanto su adjudicación y desembolso deben ceñirse a la disponibilidad presupuestal de la Empresa y a la capacidad financiera de pago del beneficiario o candidato, de manera que se asegure su recobro. La destinación de los préstamos puede ser: • Compra o construcción de vivienda. • Mejoras. • Pago de gravámenes hipotecarios por préstamo de vivienda de inmuebles de propiedad del trabajador. • Compra de lote urbanizado destinado para construcción de vivienda (únicamente aplica esta destinación para el segundo préstamo de vivienda.)

3B-4-2 ¿Cuánto tiempo hay para utilizar el préstamo de vivienda? El crédito deberá ser utilizado dentro de los seis meses siguientes a la adjudicación, el cual podrá ser prorrogado hasta por seis meses más, previa solicitud del beneficiario radicada 15 días antes del vencimiento del plazo. En caso de no utilización del crédito en el tiempo estipulado, sin haber renunciado a éste, se pierde la asignación por declaratoria de desierta. Pasados dos años de haberse declarado desierto el préstamo, el funcionario podrá ser nuevamente candidato para acceder a los préstamos aquí contemplados.

3B-4-3 ¿Qué intereses tiene el préstamo de vivienda? Los intereses serán del UVR con techo de 12% efectivo anual sobre saldos. Aquellos trabajadores cuyo crédito se rija por un interés diferente, podrá cambiarlo al interés aquí previsto, siempre que por escrito manifiesten su solicitud en tal sentido a efecto de perfeccionar bilateralmente la modificación. El UVR será ajustado semestralmente por la entidad administradora de los créditos.

Prestamo de Vivienda Ordinario - Plan “A“ 3B-4-4 ¿Cómo se asignan los créditos y qué requisitos deben cumplirse para acceder al préstamo? Las adjudicaciones se harán en estricto orden de puntuación, para lo cual, se asignará un punto por cada mes de servicio continuo en Ecopetrol con contrato a término indefinido o en empresas sustituidas o revertidas. Los requisitos son los siguientes:

• Tres años con contrato a término indefinido o un año de contrato a término indefinido más cinco años con vinculación continua o discontinua con Ecopetrol. • No haber obtenido préstamos con destino a vivienda, otorgados por Ecopetrol o por empresas que reviertan campos o empresas sustituidas. • Evaluación de desempeño 80% o superior, conforme al procedimiento para Gestión del Desempeño vigente para este efecto. • Contar con capacidad de pago al momento de la utilización.

3B-4-5 ¿Cuál es el monto del préstamo ordinario? El monto está definido en Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLV) de acuerdo con el nivel del cargo al que pertenezca el beneficiario al momento de la asignación, según la siguiente tabla: Nivel 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 SMLV 149 173 180 197 219 262 332 385 467 603 825 883 968 1.121 1.757

Los préstamos de los funcionarios que ingresen a Ecopetrol por empresas adquiridas por vía de sustitución, reversión, compra, etc., serán considerados como préstamos Ordinarios Plan “A”.

3B-4-6 ¿Qué plazo hay para el pago del préstamo ordinario? El plazo para la cancelación de este crédito es de 15 años.

3B-4-7 ¿Requiere condiciones de permanencia con la Empresa? Para mantener las condiciones de pago e intereses inicialmente pactados, el trabajador beneficiario del crédito deberá permanecer con contrato laboral con Ecopetrol por el período establecido en la carta de adjudicación.

3B-4-8 ¿Cómo se amortiza el préstamo? Tratándose de personal sin salario integral, se amortizará de la siguiente manera: • Como mínimo, el 32% del monto se pagará con cuotas fijas anuales producto del auxilio de cesantía. • El porcentaje restante se amortizará a través de nómina con el salario quincenal vencido con cuota fija, para lo cual, se adicionará a dicha cuota el valor correspondiente a la prima de seguros a que haya lugar. Tratándose de salario integral, el trabajador deberá pagar por nómina una cuota fija por quincena vencida.

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B. Beneficios

Préstamo Proporcional Ordinario Plan “A“ 3B-4-9 ¿Qué requisitos requiere el préstamo proporcional ordinario? El préstamo proporcional se asignará de acuerdo con las siguientes condiciones: • Tener un año de antigüedad en la Empresa con contrato a término indefinido. • La proporcionalidad del monto sólo será entregada por una sola vez. • No se tendrán en cuenta para efectos de la proporcionalidad las fracciones de meses, esto es, solo se tendrán en cuenta meses completos de tiempo efectivo de servicio. • Cumplir con los demás requisitos señalados para el préstamo Ordinario Plan “A”. • En ningún caso habrá lugar a reajuste de las proporciones entregadas con ocasión a la adjudicación anticipada del crédito.

3B-4-10 ¿Cómo se define el monto del préstamo proporcional ordinario? El monto del préstamo se define en Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes de acuerdo con el nivel del cargo en que se encuentre el beneficiario al momento de la adjudicación y en forma proporcional al número de meses laborados, según la siguiente tabla: Nivel

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

SMLV

3.22

4.81

5.00

5.47

6.08

7.28

9.22

10.69

12.97

16.75

22.92

24.53

26.89

31.14

48.81

Se podrá adjudicar un menor valor por solicitud del beneficiario, siempre y cuando sea superior o igual a la proporción de doce meses. En el momento en que se cumplan los tres años de antigüedad en la Empresa con contrato a término indefinido, se adjudicará el excedente que corresponde a los SMLV restantes de acuerdo con el nivel del cargo en que se encuentre el beneficiario.

Segundo Préstamo de Vivienda 3B-4-11 ¿Qué requisitos deben cumplirse para acceder al segundo préstamo de vivienda? • Ser presentado ante el Comité de Compensación por la Vicepresidencia o Dirección respectiva. • No haber tenido crédito de vivienda Ordinario (Plan “A”) dentro de los últimos cinco años desde la fecha de estudio para la asignación. • Evaluación de desempeño 90% o superior, conforme al Procedimiento para Gestión del Desempeño vigente para este efecto. • Contar con capacidad de pago en el momento de la utilización.

3B-4-12 ¿Cuál es el monto del segundo préstamo de vivienda? El monto de este préstamo se define en Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes de acuerdo con el nivel del cargo en que se encuentre el beneficiario al momento de la asignación, según la siguiente tabla: Nivel

1

SMLV

74

2

3

4

5

6

7

9

10

11

12

13

14

111 115 126 140 167 212 246 298 385 527 564 618 716

3B-4-13 ¿Qué plazo hay para el pago de este préstamo? El plazo del préstamo es de 15 años.

3B-4-14 ¿Qué afectación hay respecto a la permanencia con la Empresa? Para mantener las condiciones de pago e intereses inicialmente pactados, el trabajador beneficiario del crédito, deberá permanecer 14

8

15 1.123

con contrato laboral con Ecopetrol por el período establecido en la carta de adjudicación.

3B-4-15 ¿Cómo se amortiza el préstamo? Tratándose de personal sin salario integral, se abonará de la siguiente manera: • Como mínimo, el 30% del monto asignado se pagará con cuotas fijas anuales producto del auxilio de cesantía.

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B. Beneficios

• El resto, se amortizará a través de nómina, con el salario quincenal vencido con cuota fija, para lo cual, se adicionará a dicha cuota el valor correspondiente a la prima de seguros a que haya lugar. Tratándose de salario integral, el trabajador deberá pagar una cuota fija por quincena vencida.

Préstamo por Ascenso a Nómina Directiva 3B-4-16 ¿Qué requisitos deben cumplirse para acceder a este préstamo? • Tener mínimo tres años de antigüedad en la Empresa con contrato a término indefinido. • Obligación expresa de amortizar de manera independiente este crédito, en caso de contar con créditos adicionales convencionales. • Ser beneficiario del régimen salarial y prestacional contenido en el acuerdo 01 de 1977.

3B-4-17 ¿Cuál es el monto de este préstamo?

Este préstamo se otorgará en Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes de acuerdo con el nivel del cargo al que haya sido ascendido, de acuerdo con la siguiente tabla: Nivel

1

2

3

4

5

SMLV

52

77

80

88

97

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

116 148 171 208 268 367 392 430

498

781

En caso de no haber utilizado ningún crédito de vivienda, se aplicarán las condiciones establecidas para el crédito de vivienda ordinario Plan “A”.

3B-4-18 ¿Qué plazo hay para el pago de este préstamo? El plazo del préstamo es de 15 años.

3B-4-19 ¿Qué afectación hay respecto a la permanencia con la Empresa? Para mantener las condiciones de pago e intereses inicialmente pactados, el trabajador beneficiario del crédito deberá permanecer con contrato laboral con Ecopetrol por el período establecido en la carta de adjudicación.

3B-4-20 ¿Cómo se amortiza el préstamo? Tratándose de personal sin salario integral, se amortizará de la siguiente manera:

• Como mínimo, el 20% del monto se pagará con cuotas fijas anuales producto del auxilio de cesantía. • El resto, se amortizará a través de nómina, con el salario quincenal vencido con cuota fija, para lo cual se adicionará a dicha cuota el valor correspondiente a la prima de seguros a que haya lugar.

3B-4-21 ¿Hay un permiso remunerado para los trámites de este préstamo? Sí. Cuando el trabajador necesite obtener los documentos y trámites requeridos para disfrutar de un préstamo concedido, de una casa adjudicada, o compra de lote urbanizado, la Empresa le concederá el correspondiente permiso remunerado por una sola vez. Para diligenciar documentos y firmas de escritura, los permisos serán de 3) días hábiles, si la transacción ocurre en el municipio sede, y de seis (6) días hábiles, si ocurre fuera del municipio sede. Estos días serán continuos o discontinuos.  

CRÉDITOS DE VIVIENDA PARA PERSONAL COBIJADO POR LA CONVENCIÓN COLECTIVA DE TRABAJO 3B-4-22 ¿Cuál es el objetivo de este beneficio?

3B-4-23 ¿Cómo se adjudican estos préstamos?

Los préstamos de vivienda tienen por objeto promover la calidad de vida de los trabajadores y sus familias, mediante la adquisición de vivienda a tasas de interés y plazos favorables.

Para otorgamiento de los préstamos, se cuenta con el Comité de Vivienda, quien utiliza los listados de personal y puntajes que prepara la Empresa y los valida. También tiene en cuenta las solicitudes enviadas por los trabajadores que teniendo derecho no aparezcan en este listado. El Comité estudia los documentos y da solución a cada uno de los casos. 15

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3B-4-24 ¿Quiénes conforman el Comité de Vivienda Convencional? El Fondo Rotatorio de Vivienda está dirigido por un comité integrado paritariamente por un representante de la Empresa y un representante de la Unión Sindical Obrera de la Industria del Petróleo, USO.

3B-4-25 ¿Con qué periodicidad se reúne el comité? El comité de vivienda se reúne cada año en forma ordinaria para adjudicar préstamos, según los requisitos establecidos.

3B-4-26 ¿Cómo se establece el puntaje para adjudicar los préstamos? El puntaje para establecer el orden de adjudicación es un punto por cada mes de servicio continuo o discontinuo a Ecopetrol y la antigüedad reconocida por empresas sustituidas. En caso de empates en el listado de puntajes, se resolverá así: • Por mayor antigüedad en fracción de mes. • Si persiste el empate, por orden alfabético de los apellidos.

3B-4-27 ¿Qué plazos de pago tienen los préstamos? Estos préstamos tendrán en todas sus modalidades un plazo de pago máximo de 20 años y la siguiente forma de amortización: • 20% del préstamo se pagará con cesantías mediante cuotas fijas anuales para lo cual el trabajador pignorará el 100% de sus cesantías. En caso de préstamos simultáneos las cesantías se distribuirán equitativamente entre los dos préstamos. • El 80% restante del préstamo se pagará con salario en 480 cuotas fijas quincenales y con el 100% del subsidio de habitación.

3B-4-28 ¿Qué sistema de amortización tienen los préstamos? Los préstamos ordinarios, complementarios “A”, complementarios “B” y complementarios “C” tendrán un interés del UVR con techo en 5% anual. Esta Unidad de Valor Real (UVR) se tomará cada seis meses en junio y diciembre, tomando como referencia el acumulado de los 12 meses anteriores publicado por el Banco de la República o quien haga sus veces. Adicionalmente pagarán la cuota de Seguro de Vida e Incendio.

3B-4-29 ¿Hay un permiso remunerado para los trámites de este préstamo? Sí. Cuando el trabajador necesite obtener los documentos y trámites requeridos para disfrutar de un préstamo concedido, de una casa adjudicada, o compra de lote urbanizado, la Empresa le concederá el correspondiente permiso remunerado. Si la compra o 16

B. Beneficios adjudicación se efectuare fuera del municipio sede del trabajador, se le darán además de este permiso, los pasajes nacionales aéreos o terrestres, según sea el caso, de ida y regreso, por una sola vez, para la firma de las escrituras. Para diligenciar documentos y firmas de escritura, los permisos serán de 3 días hábiles, si la transacción ocurre en el municipio sede, y de 6 días hábiles, si ocurre fuera del municipio sede. Estos días serán continuos o discontinuos.

Préstamo Ordinario 3B-4-30 ¿Qué requisitos deben cumplirse para acceder al préstamo ordinario? Los créditos ordinarios de vivienda se otorgarán de acuerdo con las siguientes estipulaciones y puntaje: • Para ser beneficiario de este plan se requiere que el trabajador tenga una antigüedad mínima de 4 años laborando para la Empresa, con contrato a término indefinido, al inicio de cada uno de los años de vigencia de la CCTV. • Para efectos de establecer el orden de asignaciones, por cada mes de servicio continuo o discontinuo a Ecopetrol, se contabilizará un punto.

3B-4-31 ¿Cuál es el monto del préstamo ordinario? El monto de esta línea de crédito es de 141 SMLV para cada año de vigencia de la CCTV.

3B-4-32 ¿Cuántos prestamos ordinarios se otorgan anualmente? Para el primer año de vigencia de la Convención Colectiva Vigente se otorgarán hasta 250 créditos ordinarios de vivienda; para el segundo año de vigencia, hasta 150 créditos; para el tercer año de vigencia, hasta 150 créditos; para el cuarto año de vigencia, hasta 100 créditos y para el quinto año de vigencia, hasta 100 créditos ordinarios de vivienda.

Préstamo Complementario “A“ 3B-4-33 ¿Cuáles son los requisitos para acceder al préstamo complementario “A”? Los requisitos para acceder a esta línea de crédito son: • Que el trabajador tenga una antigüedad mínima de 4 años laborando para la Empresa y con contrato a término indefinido al inicio de vigencia de cada año de la Convención. • Para establecer el ranking de asignaciones, Ecopetrol otorgará un punto por cada mes de servicio continuo o discontinuo prestado.

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3B-4-34 ¿Cuál es el monto del préstamo complementario “A”? El monto a asignar equivale a 70,5 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes.

3B-4-35 ¿Cuántos prestamos complementarios “A” se otorgan? Para el primer año de vigencia de la Convención Colectiva de Trabajo 2009 – 2013, se otorgarán dos préstamos complementarios “A”.

Préstamo Complementario “B“ 3B-4-36 ¿Qué requisitos deben cumplirse para acceder al préstamo complementario “B”? Los requisitos para acceder a esta línea de crédito son: • Podrá ser adjudicado y utilizado de manera simultánea con el préstamo ordinario, siempre y cuando hayan transcurrido 10 años de la utilización del préstamo ordinario o haber amortizado el 50% del monto total utilizado del préstamo ordinario; el trabajador debe demostrar su capacidad de pago. • No será excluyente con el préstamo Complementario “A”, pero en ningún caso el trabajador podrá disfrutar más de dos préstamos de vivienda otorgados por Ecopetrol. El orden de opcionados para la adjudicación en esta modalidad de préstamo, se determinará según las siguientes condiciones: • Haber cancelado la totalidad del crédito Ordinario a la fecha de generación de los listados. • Se continúa con la antigüedad desde la fecha de utilización del crédito Ordinario en forma descendente. • Cuando se presente igualdad entre la antigüedad de utilización del crédito y el porcentaje de amortización del mismo, tendrá prioridad el trabajador con mayor antigüedad en la Empresa. • Cuando se presente igualdad entre la antigüedad de utilización del crédito y diferente porcentaje de amortización, tendrá prioridad el trabajador con mayor porcentaje de amortización de la deuda. • Para aquellos trabajadores que no cumplan con la antigüedad de 10 años de utilización del crédito, se tendrá en cuenta el porcentaje de amortización del 50%.

3B-4-37 ¿Cuál es el monto del préstamo complementario “B”? El monto a asignar equivale a 70,5 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes.

3B-4-38 ¿Cuántos prestamos complementarios “B” se otorgan?

Durante el Primer año de vigencia de la Convención Colectiva Vigente, se otorgarán hasta 274 préstamos; para el segundo año,

B. Beneficios hasta 250 préstamos; para el tercer año, hasta 200 préstamos; para el cuarto año, hasta 200 préstamos; para el quinto año, se otorgarán hasta 200 préstamos.

Préstamo Complementario “C“ 3B-4-39 ¿Qué requisitos deben cumplirse para acceder al préstamo complementario “C”? • El trabajador debe provenir de empresas sustituidas o revertidas. • No haber recibido crédito ordinario. • Demostrar capacidad de pago. • Podrá ser utilizado de manera simultánea con el préstamo complementario “B”.

3B-4-40 ¿Cómo se amortiza este préstamo? En caso de préstamos simultáneos, la amortización se hará tomando como máximo 20% del salario básico y el 100% de las cesantías se distribuirá entre los dos préstamos con las condiciones inicialmente pactadas.

3B-4-41 ¿Cuál es el monto del préstamo complementario “C”? El monto a asignar equivale a 70,5 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes.

3B-4-42 ¿Cuántos prestamos complementarios “C” se otorgan? Se otorgarán, durante la vigencia de la Convención Colectiva de Trabajo, hasta 7 préstamos.

Subsidio UVR 3B-4-43 ¿Cuál es el monto del Subsidio UVR y cómo se liquida? A los trabajadores que no se hayan beneficiado con préstamos directos de la Empresa, Cavipetrol o empresas sustituidas, Ecopetrol los autoriza para obtener créditos hasta por la suma de 141, salarios mínimos legales mensuales vigentes, para cada año de vigencia de la convención colectiva de trabajo. Las personas beneficiadas dentro de este plan serán subsidiadas por la Empresa con el 50% de la diferencia entre los intereses convencionales (UVR con techo del 5%), y los intereses corrientes y corrección monetaria vigentes para las Corporaciones de Ahorro y Vivienda. El reembolso al trabajador de esta diferencia en intereses lo hará la empresa, previa presentación por parte de éste de los comprobantes de pago expedidos por las entidades correspondientes. Podrán beneficiarse de esta modalidad los trabajadores que actualmente tengan este tipo de obligación y que así lo soliciten. 17

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3B-4-44 ¿Cómo se adjudica el subsidio? Para la adjudicación del subsidio UVR se seguirá el siguiente procedimiento: • Los trabajadores que deseen la adjudicación del beneficio deberán presentar al Centro de Servicios Compartidos una copia debidamente autenticada de la escritura sobre la hipoteca constituida con la entidad. • El Centro de Servicios Compartidos será el encargado de calcular el valor de la diferencia de los intereses, de acuerdo con el monto del préstamo y alternativa de amortización establecida por la corporación. • El Centro de Servicios Compartidos reportará por nómina el reintegro y asegurará el pago quincenal por nómina de los intereses calculados según Artículo 74 C.C.T., el cual no tendrá incidencia salarial. Los ajustes por defecto o por exceso se harán trimestralmente, para lo cual el trabajador presentará al Centro de Servicios Compartidos dos fotocopias de los recibos o comprobantes expedidos por la corporación de ahorro y vivienda o entidad similar.

OTROS PRÉSTAMOS Préstamo de Libre Inversión 3B-4-45 ¿En qué consiste? Es un beneficio pensado para facilitar e impulsar los proyectos de vida de los trabajadores y sus familias. Se trata de un crédito sin intereses con un monto equivalente hasta 12,5 salarios mínimos legales mensuales, para Acuerdo 01, y 11 SMLM para Convencionales; con un plazo de amortización de 3 años, descontados por nómina en 72 cuotas fijas quincenales. Se otorga a solicitud del trabajador y podrá ser renovado al finalizar el pago del mismo, previa comprobaciòn de capacidad de pago y firma del pagaré. Es una evolución del préstamo de bicicleta y computador, ajustado a las necesidades actuales de los trabajadores.

Préstamo de Traslado 3B-4-46 ¿En qué consiste? Se otorga para cubrir los gastos de instalación cuando un trabajador es transferido y cambie por este hecho el municipio de su residencia. El monto del préstamo es de 4 salarios básicos mensuales si el trabajador moviliza a sus familiares debidamente inscritos y que convivan con él; si el trabajador no convive con sus familiares inscritos o no realiza su movilización, el monto del préstamo es de 2 salarios básicos mensuales. Lo recibe el personal adherido al Acuerdo 01 de 1977, con contrato a término fijo e indefinido, al que no se le asigne vivienda de la Empresa y que no haya utilizado el préstamo con ocasión de un traslado 18

B. Beneficios anterior durante los últimos 3 años. El préstamo deberá ser amortizado en un plazo máximo de 5 años. Para acceder se debe diligenciar el formato de solicitud establecido y radicarlo en el Centro de Servicios Compartidos junto con la documentación exigida.

Préstamo por Fallecimiento de Trabajador 3B-4-47 ¿En qué consiste? Es un préstamo sin intereses concedido a la esposa o compañera permanente de un trabajador directivo que fallezca, equivalente a 3 salarios básicos que devengara el trabajador, que se descuenta de la liquidación final y de los seguros. Lo recibe la esposa o compañera permanente de un trabajador adherido al Acuerdo 01 de 1977, que lo solicite. Para acceder se debe diligenciar el formato de solicitud, y radicarlo en el Centro de Servicios Compartidos junto con la documentación exigida.

Préstamo por Fallecimiento de Familiar 3B-4-48 ¿En qué consiste? Es un préstamo sin intereses destinado a cubrir los gastos ocasionados por el fallecimiento de un familiar inscrito o de padres e hijos no inscritos. Lo reciben: • Trabajadores adheridos al Acuerdo 01 de 1977: El equivalente a 1 mes de salario básico, que debe ser pagado en 36 cuotas quincenales iguales. • Trabajadores beneficiario del régimen convencional: El equivalente a 3 meses de salario máximo convencional, pagaderos en 65 cuotas quincenales iguales.

AUXILIOS Gastos por fallecimiento y seguros 3B-4-49 ¿Qué seguros y auxilios se otorgan por fallecimiento o incapacidad permanente total? La Empresa reconoce un conjunto de seguros legales y extralegales por fallecimiento del trabajador o por incapacidad permanente total que se pagarán junto con la liquidación definitiva a los beneficiarios establecidos por ley y a los que expresamente haya dispuesto el trabajador. Personal Directivo: Según la causa del deceso o por incapacidad aplican los siguientes tipos de seguros: • Por accidente no de trabajo o enfermedad no profesional se pagará a los beneficiarios forzosos determinados por la legislación vigente, una suma equivalente a 12 meses

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de salario, sin que esta suma sea inferior a la cuantía establecida en el régimen directivo para la vigencia. Por accidente de trabajo o enfermedad profesional se pagará a los beneficiarios forzosos determinados por la legislación vigente, una suma equivalente a 24 meses de salario, sin que esta suma sea inferior a la cuantía establecida en el régimen directivo para la vigencia. Por fallecimiento la Empresa reconocerá a los beneficiarios, que por libre disposición el trabajador haya comunicado, un seguro adicional extralegal por la cuantía establecida en el régimen directivo. Por motivo de incapacidad permanente o total, o por muerte, cualquiera sea la causa, se pagará a los beneficiarios que por libre disposición el trabajador haya comunicado, un seguro por la cuantía establecida en régimen directivo para la vigencia. Por acción violenta propiciada por terceros y relacionada con el trabajo se pagará un seguro de 30 salarios del trabajador. Como consecuencia de acción violenta relacionada con el trabajo, la Empresa les pagará a sus familiares una suma equivalente a 15 meses de salario, para atender gastos en que incurran en el proceso penal correspondiente.

B. Beneficios

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Personal Convencional: • Un seguro de vida ordinario equivalente a 1 mes de salario por cada año de servicios continuos o discontinuos, liquidado en la misma forma que el auxilio de cesantía, sin que el valor del seguro sea inferior a 12 meses del salario, ni exceda de 52 veces el salario mínimo convencional mensual. • Un seguro de vida ordinario de ley si la muerte del trabajador ocurre por causa de accidente de trabajo o de enfermedad profesional, equivalente al doble de lo previsto en el punto anterior, pero sin exceder de 104 veces el salario mínimo convencional mensual. • Con el propósito de que la familia de un trabajador fallecido en homicidio relacionado con su actividad laboral o sindical pueda sufragar los costos que genere la acción civil dentro del proceso penal correspondiente, la Empresa reconocerá un seguro hasta de 22 meses de salario. Los desembolsos que se generen por concepto de este seguro se efectuarán a través de la Comisión de Derechos Humanos a fin de que se destinen exclusivamente a atender los citados costos. • Un seguro de vida adicional si el trabajador fallece al servicio de la Empresa y al momento de su muerte tiene hijos menores de 18 años o completamente inválidos, pagadero en la forma que ordena la ley, consistente en 4 meses de salario ordinario por cada uno de estos hijos. • Para asegurar a sus trabajadores contra toda clase de accidentes, la Empresa establece un seguro hasta de 25

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mensualidades del salario básico que cubrirá toda clase de riesgos según la póliza establecida en la Convención. Una indemnización especial si el trabajador muere en cumplimiento de una misión de la Empresa y se encuentra a bordo de una nave aérea que por su naturaleza la Compañía de Seguros no pueda dar el amparo del seguro de vuelo, por ejemplo aviones de la Fuerza Aérea de cualquier país, helicópteros o naves particulares. Ecopetrol pagará a los beneficiarios una cantidad igual a la que correspondiere en el caso de un accidente aéreo en una compañía comercial legalmente establecida para estos fines. Si un asegurado pierde la vida por causa accidental, los beneficiarios reciben el valor de 22 mensualidades de salario básico. Adicional a todo lo anterior, cuando un trabajador fallezca producto de acciones violentas propiciadas por terceros y, sólo en este caso, los beneficiarios tendrán derecho a recibir 26 mensualidades del salario básico convencional que perciba el trabajador al momento de su deceso. En los casos en que la Empresa no preste el servicio de transporte a sus trabajadores, el seguro de que habla el Artículo 108 será hasta de 24 mensualidades del salario básico de acuerdo con la tabla y modalidad mencionadas en este Artículo, cuando el accidente ocurriere en la movilización del trabajador desde su residencia, hasta el lugar de su trabajo y viceversa. Cuando un trabajador con una antigüedad inferior a 4 años de servicio fallezca en accidente de trabajo, sus familiares recibirán el equivalente a 10 meses de salario adicional a los seguros ya existentes. La Empresa reconocerá un seguro por la suma establecida en la Convención a los beneficiarios de dirigentes de la USO Nacional y subdirectivas que sean trabajadores de Ecopetrol y que fallezcan como producto de acciones violentas propiciadas por terceros con ocasión de su actividad sindical. Durante la vigencia de la Convención Colectiva de Trabajo se extenderá este seguro a los trabajadores de Ecopetrol integrantes de las Juntas Directivas de las Centrales y federaciones obreras hasta un máximo de 6 dirigentes y notificados oficialmente por escrito a la Vicepresidencia de Talento Humano por el Sindicato USO-nacional con la respectiva acreditación.

Alimentación 3B-4-50 ¿Qué es el comisariato? Es un beneficio en dinero que se entrega a cada trabajador convencional que resida con sus familiares inscritos en Barrancabermeja, El Centro, Casabe o Cantagallo, equivalente al valor de la carne en precios del mercado.

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3B-4-51 ¿Qué son y cómo se otorgan los bonos de alimentación? Consiste en el suministro de un bono para desayuno, almuerzo o comida, según el sitio de trabajo o residencia y modalidad de trabajo (pito a pito o turno). No aplica para trabajadores con salario integral. Los trabajadores que viven permanentemente en Barrancabermeja, sin sus familiares, reciben 3 bonos para tomar desayuno, almuerzo y comida diariamente, en los hoteles o restaurantes de la ciudad, según la reglamentación vigente, pero no tienen derecho al beneficio del comisariato. Lo reciben los trabajadores directivos y convencionales que trabajan en Barrancabermeja, El Centro o Casabe y viven en Barrancabermeja o los que laboran en Cantagallo y viven en Barrancabermeja o Puerto Wilches y no tienen familiares inscritos en esas ciudades. Los funcionarios que residen en el Club Miramar de Barrancabermeja sólo tienen derecho a desayunos; los que residen en campamento en El Centro sólo tienen derecho a comidas y los que residen en campamento en el Campo Cantagallo no tienen derecho a bonos de alimentación. El Centro de Servicios Compartidos entregará al trabajador beneficiario bonos alimenticios que podrán ser canjeados en restaurantes o supermercados.

3B-4-52 ¿Qué es el subsidio de alimentación? Es un auxilio económico mensual que se otorga para cubrir las necesidades de alimentación. No aplica para trabajadores con salario integral. Trabajadores adheridos al Acuerdo 01 de las oficinas centrales de Bogotá, Bucaramanga, Cartagena, Cúcuta, Pasto, Tumaco y las oficinas del oleoducto en Bogotá, Puente Aranda y demás Estaciones. Trabajadores cobijados por la Convención: se suministrará de acuerdo con las condiciones, cuantías y modalidades establecidas en el Capítulo VII– Comisariato y Casinos.

Subsidios 3B-4-53 ¿Qué es y quienes reciben subsidio de transporte? Es una prima de transporte mensual que se reconoce según el sitio de residencia y lugar donde laboral el trabajador, sitio de residencia de los familiares, jornada de trabajo y demás condiciones establecidas en la Convención. No aplica para trabajadores con salario integral. Lo reciben los trabajadores cobijados por la Convención y personal de Cartagena adherido al Acuerdo 01 de 1977.

3B-4-54 ¿Qué es y quienes reciben subsidio de habitación? Prima o subsidio de habitación mensual cuyo valor es determinado según la sede de trabajo para los empleados que no ocupen casa o campamento de la Empresa, con las excepciones establecidas 20

B. Beneficios en la reglamentación interna. No aplica para trabajadores con salario integral. Se pagará por nómina según las condiciones establecidas en la normativa interna. Lo reciben trabajadores adheridos al Acuerdo 01/1977: se pagará por quincenas vencidas, proporcional al tiempo laborado dentro de la respectiva quincena. En el evento de una transferencia con cambio de sede de trabajo, se reconocerá el valor correspondiente a la nueva sede. Trabajadores cobijados por la Convención: se pagará por mensualidades vencidas y proporcionalmente al tiempo laborado dentro del respectivo mes.

3B-4-55 ¿Qué es y quienes reciben subsidio familiar? Es un beneficio cuyo objetivo fundamental es aliviar las cargas económicas que representa el sostenimiento de la familia. Ecopetrol está facultada para el pago de la cuota monetaria directamente y no a través de una caja de compensación familiar. No aplica para trabajadores con salario integral. Las personas inscritas que generan el derecho son: • Los hijos que no sobrepasen la edad de 18 años, legítimos, naturales, adoptivos y los hijastros. Después de los 12 años se deberá acreditar la escolaridad en establecimiento docente debidamente aprobado. No podrán cobrar simultáneamente este subsidio más de uno de los hijos beneficiarios, pues los trabajadores no deben recibir doble cuota ordinaria por sus hijos inscritos. • Los hermanos que no sobrepasen la edad de 18 años, huérfanos de padres, que convivan y dependan económicamente del trabajador y que cumplan con el certificado de escolaridad en establecimiento docente debidamente aprobado. • Los padres del trabajador beneficiario mayores de 60 años, siempre y cuando ninguno de los dos reciba salario, renta o pensión alguna. No podrán cobrar simultáneamente este subsidio más de uno de los hijos trabajadores y que dependan económicamente del trabajador. • Los padres, los hermanos huérfanos de padres y los hijos, que sean inválidos o de capacidad física disminuida que les impida trabajar, causarán doble cuota de subsidio familiar, sin limitación en razón de su edad. El trabajador beneficiario deberá demostrar que las personas se encuentran a su cargo y conviven con él. Lo reciben los trabajadores que han laborado mínimo 96 horas al mes y tienen personas a cargo que generen el derecho a esta prestación. Para acceder se debe diligenciar el formato y radicarlo en el Centro de Servicios Compartidos junto con la documentación exigida.  

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B. Beneficios

Gastos por Traslado 3B-4-56 ¿En qué casos se otorgan los gastos por traslado? La Empresa reconoce al trabajador que sea transferido los pasajes aéreos o terrestres para él y los familiares debidamente inscritos que movilice y que convivan con él. Asimismo, cubrirá el valor del embalaje y el transporte de sus muebles y enseres de uso doméstico y el valor del transporte de su vehículo de uso particular.

Lo recibe el personal adherido al Acuerdo 01. Para acceder se debe diligenciar el formato establecido por Ecopetrol y radicarlo en el Centro de Servicios Compartidos junto con la documentación establecida, que acredite los gastos realizados. La Empresa reconoce los gastos de pasajes y transporte a los nuevos trabajadores que se vinculen y a los que se movilicen por terminación de sus contratos de trabajo, en las condiciones y modalidades establecidas y previo acuerdo entre Ecopetrol y el futuro trabajador.

5. Permisos y Licencias TRABAJADORES AMPARADOS POR LA CONVENCIÓN COLECTIVA DE TRABAJO Se concederán permisos pactados por la convención por las siguientes condiciones:

PERMISO PERMISO COMPRA VIVIENDA LOCALIDAD

No. de DÍAS

TIPO DE DÍAS

3 días hábiles

Hábiles

PERMISO COMPRA VIVIENDA NO LOCALIDAD CONVENCIONAL 6 días hábiles

Hábiles

PERMISO COBRAR SALARIO

0.5 hora

Hábiles

PERMISO COBRAR SALARIO CASABE

1 hora

Hábiles

PERMISO COBRAR SALARIO CANTAGALLO

1 hora antes del inicio de la jornada laboral Hábiles

PERMISO MUERTE FAMILIAR LOCALIDAD

5 días

Hábiles sin sábado

PERMISO MUERTE FAMILIAR NO LOCALIDAD

7 días hábiles

Hábiles sin sábado

PERMISO MATRIMONIO LOCALIDAD

3 días hábiles

Hábiles sin sábado

PERMISO MATRIMONIO NO LOCALIDAD

6 días hábiles.

Hábiles sin sábado

PERMISO PARTO/ABORTO COMPAÑERA INSCRITA LOCALIDAD 8 días hábiles.

Hábiles sin sábado

PERMISO DEPORTIVO REPRESENTACIÓN

No definidos

Calendario

PERMISO TRATAMIENTO MÉDICO FAMILIAR

A juicio del servicio médico

Calendario

ART. 37 COMITÉ EDUCACIÓN

2 días hábiles

Hábiles

ART. 50 MEDICINA HIGIENE / SEGURIDAD

Máximo 60 días

Hábiles

ART. 76 COMITÉ VIVIENDA CONVENCIONAL

4 días

Hábiles

ART. 82 COMITÉ SEGURIDAD

4 días

Hábiles

ART. 91 COMITÉ RECLAMOS

4 días

Hábiles

ART. 148 COMITÉ DERECHOS HUMANOS

Máximo 1 vez al mes

Hábiles

ART. 14 ASISTIR ASAMBLEAS

Máximo 3 días

Hábiles

ART. 15 PROBLEMAS APLICACIÓN CCT

5 días hábiles

Hábiles

ART. 16 NEGOCIACIÓN PLIEGOS

No definidos

Hábiles

ART. 17 CONGRESOS-CONFEDERACIÓN

Máximo de 300 días.

Hábiles

ART. 9 ACTIVIDADES SINDICALES EN VACACIONES

10 días hábiles consecutivos

Hábiles

ART. 58 COMITÉ CONTROL DE PRECIOS

Máximo 3 días hábiles consecutivos

Hábiles

ART. 22 PERMISO SINDICAL < 5

5

> 5 días

Hábiles

En general, los permisos remunerados, permisos deportivos y permisos sindicales remunerados, reemplazan el tiempo regular y se pagarán de acuerdo con la rata horaria que tenga el trabajador, su liquidación se hará multiplicando la rata básica horaria por el número de horas de permiso. 21

Guía de Talento Humano

B. Beneficios

PERSONAL AMPARADO POR EL ACUERDO 01 DE 1977 Se concederán permisos por las siguientes condiciones:

LICENCIA REMUNERADA

Máximo 6 meses

Calendario

LICENCIA REMUNERADA POSTGRADO

Máximo 6 meses

Calendario

LICENCIA NO REMUNERADA POSTGRADO

Máximo 1 año

Calendario

LICENCIA NO REMUNERADA

Máximo 1 año

Calendario

PERMISO COMPRA VIVIENDA LOCALIDAD

Hasta 4 días continuos o discontinuos

Hábiles

PERMISO COMPRA VIVIENDA NO LOCALIDAD

Hasta 6 días continuos o discontinuos

Hábiles

PERMISO MUERTE FAMILIAR LOCALIDAD

5 días hábiles

Hábiles sin sábado

PERMISO MUERTE FAMILIAR NO LOCALIDAD

6 días hábiles

Hábiles sin sábado

PERMISO MATRIMONIO LOCALIDAD

3 días hábiles

Hábiles sin sábado

PERMISO MATRIMONIO NO LOCALIDAD

6 días hábiles

Hábiles sin sábado

PERMISO PARTO/ABORTO LOCALIDAD

2 días hábiles

Hábiles sin sábado

PERMISO PARTO/ABORTO NO LOCALIDAD

4 días hábiles

Hábiles sin sábado

Otros permisos y licencias remuneradas o no remuneradas La Empresa podrá otorgar permisos de conformidad con los niveles de autorizaciones y aprobaciones de cada Vicepresidencia según se define en el Manual de Delegaciones. La Empresa determinará al momento de otorgar la licencia, si la concede de forma remunerada o no remunerada. En aquellos casos en que el contrato individual de trabajo se suspenda, con ocasión de permisos y licencias no remuneradas se dará aplicación a lo dispuesto en el artículo 51 del Código Sustantivo del Trabajo, en cuanto a los efectos jurídicos se refiere y al artículo 22 de la Convención Colectiva de Trabajo, para aquellos trabajadores cobijados por este último régimen. (Relacionado con el efecto sobre la antigüedad).

LICENCIA DE MATERNIDAD

LICENCIA DE MATERNIDAD EXTENDIDA

22

84 días

Calendario

2 semanas tiempo completo para trabajadoras que laboran en turno.

Calendario

4 semanas medio tiempo (incluida hora de lactancia) Calendario para trabajadoras que no laboran en turno.

LICENCIA DE PATERNIDAD EXTENDIDA

3 días

Hábiles

LICENCIA POR ADOPCIÓN

84 días

Calendario

PERMISO PARA TRASLADO

5 días si traslada a la familia. Si no 3 días

Hábiles

COMPENSACIÓN HORA DE LACTANCIA

1 hora, hasta los 6 meses de edad del bebé

Hábiles

PERMISO POR CALAMIDAD

Máximo 3 días

Hábiles

COMPENSADO POR VOTACIÓN

0,5 día

Calendario

COMPENSADO POR JURADO DE VOTACIÓN

1 día

Calendario

Movilidad Internacional

Guía de Talento Humano

C. Movilidad Internacional C. Movilidad Internacional

1. Generalidades sobre Movilidad.............................................................................................3 3C-1-1 ¿Qué es movilidad internacional?..............................................................................................................................3 3C-1-2 ¿Cuándo se presenta la movilidad internacional?......................................................................................................3 3C-1-3 ¿Qué son empresas subordinadas?...........................................................................................................................3 3C-1-4 ¿Qué modalidades de movilidad internacional hay en Ecopetrol?.............................................................................3 3C-1-5 ¿Qué documentos regulan el período de movilidad internacional?............................................................................3 3C-1-6 ¿Qué ocurre en caso de renuncia o despido del trabajador durante la movilidad internacional?..............................3 3C-1-7 ¿Qué conceptos recibe el trabajador en movilidad internacional como contraprestación económica?......................3 3C-1-8 ¿Qué elementos componen el ingreso monetario?....................................................................................................4 3C-1-9 ¿Cómo se determina la prima mensual por riesgo en el país de destino?................................................................4 3C-1-10 ¿Cómo se determina la prima mensual por movilidad internacional?.....................................................................4 3C-1-11 ¿Cómo se calcula el bono por traslado?..................................................................................................................4 3C-1-12 ¿Cómo se calcula el bono variable?.........................................................................................................................4 3C-1-13 ¿De quién son las obligaciones tributarias durante la movilidad internacional?.....................................................4 3C-1-14 ¿Quién y bajo qué condiciones se cubren los gastos de desplazamientos?.............................................................4 Traslado................................................................................................................................................... 4 Viajes por evacuación.............................................................................................................................. 4 Viáticos durante el viaje al país de destino............................................................................................. 4 Tiquetes para desplazamiento del trabajador y su grupo familiar durante la movilidad.................... 5 Viaje por calamidad doméstica en el país de origen............................................................................... 5 Viaje en comisión de trabajo.................................................................................................................... 5 3C-1-15 ¿Hay continuidad del servicio médico en el país de origen?...................................................................................5 3C-1-16 ¿Cómo funciona el servicio de salud durante la movilidad internacional?..............................................................5 Plan de salud............................................................................................................................................ 5 Condiciones especiales de salud, embarazo. ......................................................................................... 5 Evaluación periódica de salud................................................................................................................. 5 Enfermedades adquiridas en el país de destino...................................................................................... 5

2. Movilidad Internacional de Largo Plazo..............................................................................6 3C-2-1 ¿Qué es la movilidad internacional de largo plazo?..................................................................................................6 3C-2-2 ¿Cómo se formaliza la movilidad internacional de largo plazo?................................................................................6 3C-2-3 ¿Qué sucede con el contrato de trabajo que se sostiene en el país de origen? .......................................................6 3C-2-4 ¿Bajo qué condiciones se firma contrato de trabajo en el país de destino?..............................................................6 3C-2-5 ¿Qué es trabajador local?..........................................................................................................................................6 3C-2-6 ¿Qué requisitos hay para cambiar la condición de trabajador en movilidad internacional a trabajador local?.........6 3C-2-7 ¿Qué debe hacerse cuando finaliza la movilidad internacional de largo plazo?........................................................6 3C-2-8 ¿Quiénes hacen parte del grupo familiar del trabajador?..........................................................................................6 3C-2-9 ¿Debe informar el trabajador los cambios en su situación familiar? ......................................................................6 3C-2-10 ¿Se reconocen gastos de traslado en caso de divorcio?..........................................................................................6 1

Guía de Talento Humano

C. Movilidad Internacional

3C-2-11 ¿Qué ocurre en caso de fallecimiento del trabajador o de un miembro del grupo familiar durante la movilidad internacional de largo plazo?................................................................................................................................................7 3C-2-12 ¿Qué conceptos no constituyen salario?..................................................................................................................7 3C-2-13 ¿Cómo se calcula el auxilio económico mensual para vivienda en movilidad internacional de largo plazo?...........7 Alojamiento transitorio en país de origen.............................................................................................. 7 Alojamiento transitorio en país de destino............................................................................................ 7 Alojamiento antes de regreso al país de origen..................................................................................... 7 3C-2-14 ¿Quién y cómo se paga el traslado de menaje?......................................................................................................7 Exceso de equipaje de mano.................................................................................................................... 8 Traslado de mascotas.............................................................................................................................. 8 3C-2-15 ¿Cómo se asegura la educación de los hijos del trabajador?..................................................................................8 Cobertura................................................................................................................................................ 8 Auxilios educativos.................................................................................................................................. 8 Auxilios educativos en país distinto al de destino.................................................................................. 8 Auxilios educativos al regreso al país de origen.................................................................................... 8 3C-2-16 ¿Cómo se causan y pagan las vacaciones durante la movilidad internacional?......................................................8 Días de vacaciones................................................................................................................................... 8 Adición a días de vacaciones.................................................................................................................... 8 Paz y salvo de vacaciones........................................................................................................................ 8 3C-2-17 ¿A qué seguros tiene derecho el trabajador en movilidad internacional de largo plazo?........................................8 3C-2-18 ¿A qué otros beneficios tiene derecho el trabajador en movilidad internacional?...................................................8 Vehículo................................................................................................................................................... 8 Club.......................................................................................................................................................... 9 Asistencia al cónyuge para trámites de visa .......................................................................................... 9 Apoyo económico para aprendizaje del idioma....................................................................................... 9 Trámites legales para la movilidad internacional ................................................................................ 9

3. Movilidad Internacional Temporal.......................................................................................9 3C-3-1 ¿Qué es movilidad internacional temporal?...............................................................................................................9 3C-3-2 ¿Cómo se formaliza la movilidad internacional temporal?........................................................................................9 3C-3-3 ¿Qué sucede con el contrato de trabajo que se sostiene en el país de origen?........................................................9 3C-3-4 ¿Qué debe hacerse cuando finaliza la movilidad internacional temporal?................................................................9 3C-3-5 ¿Qué ocurre en caso de fallecimiento del trabajador durante la movilidad internacional temporal?.........................10 3C-3-6 ¿Cómo se calcula el auxilio económico mensual para vivienda en movilidad internacional temporal?.....................10 Alojamiento transitorio en país de destino............................................................................................ 10 Alojamiento antes de regreso al país de origen..................................................................................... 10 3C-3-7 ¿Quién y cómo se paga el traslado de menaje?........................................................................................................10 Exceso de equipaje de mano.................................................................................................................... 10 Traslado de mascotas.............................................................................................................................. 10 3C-3-8 ¿A qué seguros tiene derecho el trabajador en movilidad internacional temporal?...................................................10 3C-3-9 ¿A qué otros beneficios tiene derecho el trabajador en movilidad internacional temporal?......................................11 Apoyo económico para aprendizaje del idioma....................................................................................... 11 Trámites legales para la Movilidad Internacional Temporal ............................................................... 11

2

Guía de Talento Humano

C. Movilidad Internacional

Área responsable

Unidad de Atracción y Retención

Documento de soporte

ECP-VTH-R-006 reglamento de movilidad internacional

C. Movilidad Internacional

1. Generalidades sobre Movilidad 3C-1-1 ¿Qué es movilidad internacional? Es un programa que permite administrar las condiciones económicas y de traslado a trabajadores con alto potencial y alto desempeño y que deban realizar funciones o trabajos especiales en Empresas subordinadas establecidas en el exterior.

3C-1-2 ¿Cuándo se presenta la movilidad internacional? Cuando se traslada a un trabajador de Ecopetrol a un país diferente al de origen, a una empresa subordinada o no subordinada, entendiéndose como país de origen aquel en el que viene desarrollando el contrato laboral antes de dar inicio a la movilidad internacional.

3C-1-3 ¿Qué son empresas subordinadas? Las sociedades respecto de las cuales Ecopetrol ha inscrito en el Registro Mercantil su situación de control en los términos de la legislación comercial colombiana. De conformidad con lo establecido en la legislación comercial colombiana, una sociedad es empresa subordinada cuando su poder de decisión se encuentre sometido a la voluntad de su matriz bien sea directamente, caso en el cual aquella se denomina filial o bien, por intermedio de las empresas subordinadas de la matriz, en cuyo caso se denomina subsidiaria.

3C-1-4 ¿Qué modalidades de movilidad internacional hay en Ecopetrol? Se puede dar bajo dos modalidades: • Modalidad Internacional de Largo Plazo • Movilidad Internacional Temporal

3C-1-5 ¿Qué documentos regulan el período de movilidad internacional? La carta de movilidad es el mecanismo por el cual se notifica la movilidad internacional al trabajador y sus condiciones de traslado, en cualquiera de sus modalidades la firma de la carta de movilidad por parte del trabajador, lleva implícita la aceptación de su estatus en movilidad internacional.

3C-1-6 ¿Qué ocurre en caso de renuncia o despido del trabajador durante la movilidad internacional? Si durante el período de movilidad internacional de largo plazo se presenta renuncia del trabajador al contrato laboral firmado en ese país o despido con justa causa, no se reconocen gastos relacionados con el retorno al país de origen o a otro país. Si la renuncia del trabajador o el despido con justa causa sucede en el primer año de la movilidad internacional, el trabajador debe reembolsar a Ecopetrol el 60% de este valor. Si la renuncia o despido con justa causa ocurre en el segundo año de la movilidad internacional, el trabajador debe reembolsar el 40% de dichos gastos. En caso de terminación del contrato de trabajo sin justa causa por parte de Ecopetrol durante el período de movilidad internacional, se reconocen tiquetes aéreos y traslado de menaje en las mismas condiciones que se establecen en este documento, para el traslado al país de origen.

3C-1-7 ¿Qué conceptos recibe el trabajador en movilidad internacional como contraprestación económica? Debe recibir por parte de la empresa subordinada los siguientes conceptos: 3

Guía de Talento Humano

• • • • •

C. Movilidad Internacional

Ingreso monetario Prima mensual por riesgo en el país de destino Prima mensual por movilidad Bono por traslado Bono variable

3C-1-8 ¿Qué elementos componen el ingreso monetario? Para la movilidad internacinal temporal es lo correspondiente a lo establecido en Ecopetrol S.A. Para la movilidad internacional de Largo Plazo es el salario básico, más prestaciones extralegales y legales en el país de destino y se determina de acuerdo con las condiciones de mercado del país de destino.

3C-1-9 ¿Cómo se determina la prima mensual por riesgo en el país de destino? Se calcula como un porcentaje del ingreso monetario mensual, de acuerdo con la siguiente tabla: Área Geográfica

Porcentaje sobre ingreso monetario

Rusia y África (Excepto Sur África)

20%

Ásia y Europa Oriental

10%

Otras Áreas Geográficas

0%

En caso de modificación a la baja de la tabla, ésta sólo debe aplicar a trabajadores que inicien movilidad internacional a partir de la modificación. Por el contrario, si se produce modificación al alza, ésta se aplica a todos los trabajadores en movilidad internacional en la fecha del ajuste.

3C-1-10 ¿Cómo se determina la prima mensual por movilidad internacional? Equivale al 15% del ingreso monetario mensual que corresponda. Tiene por objeto compensar el cambio de país al trabajador en movilidad internacional.

3C-1-11 ¿Cómo se calcula el bono por traslado? Este bono se paga por una sola vez en el momento del traslado con el fin de compensar gastos en que incurre el trabajador, derivado de la movilidad internacional y se debe otorgar de acuerdo con:

4

Nivel de Cargo

Monto Fijo

11 a 15

US$ 6.000

6 a 10

US$ 5.000

1a5

US$ 3.000

3C-1-12 ¿Cómo se calcula el bono variable? El trabajador en movilidad internacional recibe bono variable por resultados, asociado al cumplimiento de metas de la empresa subordinada y conforme a la reglamentación que esta defina.

3C-1-13 ¿De quién son las obligaciones tributarias durante la movilidad internacional? El trabajador en movilidad internacional de largo plazo es responsable por las obligaciones tributarias que le impongan, tanto en el país de origen, como en el país de destino. En la movilidad internacional temporal, el trabajador es igualmente responsable, sin embargo, si se llegase a presentar un mayor valor tributario, la empresa subordinada reembolsará cualquier desmejora en los ingresos laborales del trabajador. En ambas modalidades, la empresa subordinada deberá facilitar la asesoría tributaria al trabajador en el país destino, de manera directa o a través de un tercero, con el fin de suministrarle las herramientas para el cumplimiento de sus obligaciones tributarias. En la modalidad temporal, adicional se brindará aseroría en el país de origen.

3C-1-14 ¿Quién y bajo qué condiciones se cubren los gastos de desplazamientos? Traslado La empresa subordinada debe proporcionar al trabajador en movilidad internacional de Largo Plazo y a su grupo familiar (en caso que aplique) los tiquetes aéreos en clase turista requeridos para el traslado al país de destino y regreso al país de origen una vez finalice la movilidad. Adicionalmente, se debe reconocer el valor del transporte terrestre entre la ciudad donde va a residir el trabajador, el aeropuerto y viceversa.

Viajes por evacuación En caso que, por circunstancias ajenas al trabajador en movilidad internacional, él y su familia (cuando aplique) deban abandonar el país de destino como consecuencia de órdenes recibidas de la autoridad gubernamental competente, de Ecopetrol o de la empresa subordinada, ésta última debe asumir los gastos de transporte y alojamiento del trabajador y familiares evacuados, durante el tiempo que permanezcan en esa situación, si fuera necesario.

Viáticos durante el viaje al país de destino Para el día de viaje hacia el país de destino para dar inicio a la movilidad internacional de Largo Plazo o de regreso a Colombia una vez finalice esta movilidad internacional, la empresa subordinada debe reconocer al trabajador y a cada miembro de su grupo familiar que se desplace (cuando aplique), el equivalente a un día de viáticos en la porción correspondiente a alimentación y otros gastos (misceláneos y transporte), según valores establecidos en el Reglamento de Viajes de Ecopetrol.

Guía de Talento Humano

Tiquetes para desplazamiento del trabajador y su grupo familiar durante la movilidad La empresa subordinada otorga al trabajador y a su grupo familiar en movilidad internacional, un tiquete aéreo anual de ida y regreso a su país de origen en clase turista. En caso de viajar a un destino diferente al país de origen, la empresa subordinada en el país destino le debe reconocer como máximo el valor equivalente al tiquete al país de origen para el trabajador y a cada miembro del grupo familiar (cuando aplique). En caso de traslado sin familia, el trabajador en movilidad internacional temporal tiene derecho anualmente a 2 tiquetes aéreos ida y regreso al país de origen, con cargo a la empresa subordinada en el país destino, pudiendo sustituir uno de estos tiquetes por un tiquete aéreo ida y regreso al país de destino, para cada uno de los miembros de su grupo familiar. Para el caso de movilidad internacional de largo plazo, cuando únicamente la cónyuge o compañera permanente se haya trasladado a vivir al país de destino con el trabajador, los hijos inscritos que permanezcan en otro país, tienen derecho a disfrutar anualmente de 2 tiquetes aéreos de ida y regreso al país de destino en clase turista. Si el trabajador en movilidad internacional de largo plazo es soltero, tiene derecho anualmente a 2 tiquetes aéreos ida y regreso al país de origen, con cargo a la empresa subordinada en el país destino, pudiendo sustituir uno o ambos tiquetes por tiquetes aéreos ida y regreso al país de destino para la persona que seleccione. En todos los casos, los tiquetes aéreos deben ser disfrutados dentro de un período anual contado desde el inicio de la movilidad, de tal forma que llegado el siguiente año, se pierden los no disfrutados en el año anterior, excepto por circunstancias ajenas al trabajador y autorización expresa de la Vicepresidencia de Talento Humano. Si se produjera el retorno definitivo al país de origen y por tanto la terminación de la movilidad internacional de Largo Plazo, el trabajador o su grupo familiar no tienen derecho a los tiquetes aéreos no disfrutados hasta ese momento.

Viaje por calamidad doméstica en el país de origen En este caso, la empresa subordinada suministra un tiquete en clase económica ida y regreso desde el país de destino hasta el país de origen, para el trabajador y cada miembro del grupo familiar trasladado (cuando aplique) que requiera movilizarse. Así mismo, se le otorga al trabajador en movilidad internacional de Largo Plazo de 5 a 7 días de permiso remunerado, más viáticos establecidos para el país de origen.

Viaje en comisión de trabajo Durante la movilidad internacional, todos los viajes que realice el trabajador en comisión de trabajo deben ser asumidos por la empresa subordinada y se rigen por lo establecido en la norma dispuesta por ésta, que debe estar en consonancia con lo previsto en la legislación laboral del país de destino.

C. Movilidad Internacional 3C-1-15 ¿Hay continuidad del servicio médico en el país de origen? Sí. El trabajador en movilidad internacional, en empresas subordinadas en el exterior, y su grupo familiar, continúan con el cubrimiento médico y odontológico establecido o que se establezca en Ecopetrol para los trabajadores y para los beneficiarios inscritos.

3C-1-16 ¿Cómo funciona el servicio de salud durante la movilidad internacional? Plan de salud En la movilidad internacional de largo plazo, la empresa subordinada reconoce, adicional al plan básico de salud del país destino, de conformidad con la legislación del país respectivo, 100% de un plan complementario de salud que cubre los servicios médicos y odontológicos equivalentes a los recibidos en el país de origen para el trabajador y su grupo familiar trasladado. En la movilidad internacional temporal aplica lo correspondiente al plan complementario.

Condiciones especiales de salud, embarazo. En caso de embarazo de la trabajadora, previo al inicio de la movilidad internacional, ésta debe comunicar a Ecopetrol su estado antes de su desplazamiento, con el fin de poder valorar la mejor forma de dar cobertura a la situación, bien en el país de origen o bien en el país de destino; de igual forma se debe proceder en caso de embarazo de la cónyuge ó compañera ó de otra integrante del grupo familiar. El desplazamiento se sujeta al criterio del médico tratante, atendiendo la situación particular en cada caso.

Evaluación periódica de salud El trabajador y su grupo familiar (cuando aplique) previo a su movilidad, a requerimiento del servicio médico del país de origen, deben efectuarse una evaluación integral en salud en la que se presta especial atención a aquellos factores de riesgo que mayor impacto generen a nivel personal y laboral, en función de las condiciones del país y zona específica de destino.

Enfermedades adquiridas en el país de destino Cuando el trabajador en movilidad internacional a largo plazo o algún integrante del grupo familiar (cuando aplique) adquiera una enfermedad en el país de destino que exija un tratamiento especial, debe comunicarlo de inmediato al servicio médico del país de origen, con el propósito de que se evalué la posibilidad de regreso del paciente y un acompañante al país de origen o, excepcionalmente, por razones de urgencia, al lugar más aconsejable a criterio médico, siendo a cargo de la empresa subordinada los gastos que el tratamiento origine.

5

Guía de Talento Humano

C. Movilidad Internacional 2. Movilidad Internacional de Largo Plazo

3C-2-1 ¿Qué es la movilidad internacional de largo plazo? Cuando un trabajador es trasladado a un país diferente al de su país de origen para desempeñar un cargo dentro de la estructura organizacional aprobada, por un período superior a 2 años y hasta 5 años, tiempo después del cual debe regresar a su país de origen o se moviliza a otro país.

3C-2-2 ¿Cómo se formaliza la movilidad internacional de largo plazo? A través de la carta de movilidad. Se debe informar al trabajador sobre el salario asignado y las condiciones económicas y de traslado aplicables. El salario se establece tomando como referencia el mercado laboral del país de destino.

3C-2-3 ¿Qué sucede con el contrato de trabajo que se sostiene en el país de origen? Por mutuo acuerdo entre el trabajador y Ecopetrol se realiza suspensión del contrato de trabajo en el país de origen, lo cual se debe formalizar mediante suscripción de otrosí (Formato para otrosí de contrato laboral para movilidad internacional, ECP-VTH-F-060), el cual en ningún caso deberá tener fecha de efectividad retroactiva. Durante la suspensión del contrato individual de trabajo suscrito con Ecopetrol, el trabajador no tiene derecho al pago del salario ni de cualquier prestación social, beneficio, auxilio o bonificación que reconozca Ecopetrol a sus trabajadores activos, salvo aquellos previstos en el Reglamento de Movilidad Internacional, que para efectos de empresas no subordinadas se maneja conforme lo disponga la Junta Directiva de la respectiva empresa.

3C-2-4 ¿Bajo qué condiciones se firma contrato de trabajo en el país de destino? El trabajador en movilidad de largo plazo, debe firmar con la empresa subordinada contrato laboral, civil o comercial, según la legislación del país de destino, el cual puede terminarse por mutuo acuerdo entre las partes sin lugar a indemnización alguna, sin perjuicio de lo establecido en la legislación del respectivo país. Para las decisiones o actuaciones en materia laboral, se debe considerar lo contemplado en la legislación laboral del país de destino.

3C-2-5 ¿Qué es trabajador local? Es aquel que reside en el país de domicilio de la subordinada de Ecopetrol, al que se le aplican las condiciones salariales, prestacionales y beneficios en igualdad de condiciones que a los nacionales de ese país, sin que tenga derecho a la aplicación de beneficios exclusivos de los trabajadores de Ecopetrol en movilidad internacional. 6

3C-2-6 ¿Qué requisitos hay para cambiar la condición de trabajador en movilidad internacional a trabajador local? De común acuerdo entre las partes, debe obtenerse autorización de la Vicepresidencia de Talento Humano. Para que el cambio referido se haga efectivo, debe previamente darse por terminado el contrato de trabajo que se tiene firmado en el país de origen.

3C-2-7 ¿Qué debe hacerse cuando finaliza la movilidad internacional de largo plazo? Debe darse por terminado el contrato de trabajo, civil o comercial, de conformidad con la legislación del país respectivo, que se venía ejecutando en la empresa subordinada; así mismo, dicha empresa, deberá garantizar que al momento de la reincorporación a Ecopetrol, las partes, se encuentren a paz y a salvo por todo concepto derivado de la relación contractual. El trabajador tiene la obligación de reincorporarse a laborar en Ecopetrol, y la empresa debe garantizar que dicho reintegro se produzca a un cargo de igual o similar categoría al que desempeñaba antes de su movilidad internacional, con el salario que le corresponda a éste, considerando la estructura organizacional y de cargos vigente en la fecha de reanudación del contrato de trabajo en el país de origen. Esta decisión debe ser validada por la Vicepresidencia de Talento Humano y debe estar de acuerdo con lo establecido en el Manual de Delegaciones.

3C-2-8 ¿Quiénes hacen parte del grupo familiar del trabajador? El definido por la normatividad interna aplicable en Ecopetrol, exceptuando a los padres del trabajador.

3C-2-9 ¿Debe informar el trabajador los cambios en su situación familiar? Sí. El trabajador está obligado a comunicar a su empleador, los cambios que se presenten en su situación familiar y que modifiquen los reconocimientos económicos, beneficios o derechos a que haya lugar. Esta comunicación debe presentarse dentro de los 15 días hábiles siguientes de ocurridos tales cambios. No existe derecho a reclamación retroactiva en caso de no efectuarse dicha comunicación dentro del tiempo establecido, salvo disposiciones legales en contrario, del país de destino.

3C-2-10 ¿Se reconocen gastos de traslado en caso de divorcio? Sí. En caso que el trabajador en movilidad internacional se divorcie o se separe y la cónyuge o compañera permanente residente en el país de destino retorne al país de origen, la empresa subordinada reconocerá el valor del tiquete aéreo en clase económica y el transporte de menaje hasta 10 mts3 por una sola vez.

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C. Movilidad Internacional

3C-2-11 ¿Qué ocurre en caso de fallecimiento del trabajador o de un miembro del grupo familiar durante la movilidad internacional de largo plazo? La empresa subordinada en el país de destino debe realizar los trámites y asumir los costos para el retorno al país de origen del cuerpo y del grupo familiar que residía con él en el momento del fallecimiento. Para el caso de empresas no subordinadas, Ecopetrol debe solicitar a la Junta Directiva de la empresa respectiva, el reconocimiento de los costos anteriormente enunciados. En todo caso Ecopetrol debe garantizar el retorno del cuerpo y del grupo familiar al país de origen. Si el trabajador fallece y no residía con miembros del grupo familiar en el país de destino, la Vicepresidencia de Talento Humano, puede autorizar el pago de pasajes aéreos y el equivalente a 7 días de viáticos al exterior según valores establecidos en el Reglamento de Viajes para trabajadores de Ecopetrol, a una persona indicada por los familiares con el fin de apoyar o ayudar en los trámites necesarios.

NIVEL DE CARGO *

3C-2-12 ¿Qué conceptos no constituyen salario? Los conceptos de prima mensual por riesgo en el país de destino, prima mensual por movilidad, bono por traslado y bono variable no constituyen salario y en consecuencia, se excluyen de la base de liquidación de otros beneficios laborales legales o extralegales (prestaciones sociales, indemnizaciones, etc.) a que haya lugar en virtud de los contratos individuales de trabajo que el empleado haya celebrado con Ecopetrol y con su empresa subordinada en el extranjero. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en la legislación laboral del país de destino.

3C-2-13 ¿Cómo se calcula el auxilio económico mensual para vivienda en movilidad internacional de largo plazo? La empresa subordinada debe otorgar un auxilio económico mensual, sin incidencia salarial, para vivienda y de acuerdo con las necesidades en el país de destino, que incluye los costos fijos asociados al contrato de arrendamiento, tales como impuestos, gastos notariales, entre otros. El valor del auxilio se debe basar en información de precios del mercado y el nivel de cargo. El trabajador debe asumir los gastos variables asociados a la vivienda, tales como servicios públicos, deterioro, entre otros. El auxilio se debe asignar en las siguientes cuantías netas de impuestos:

Auxilio Trabajador residiendo solo o con cónyuge o compañera (o) permanente

Auxilio Trabajador residiendo con cónyuge o compañera permanente y con hijos

Rio de Janeiro y Houston

Lima

Demás ciudades

Rio de Janeiro y Houston

Lima

Demás ciudades

11 A 15

US$ 4.000

US$ 3.000

US$ 2.500

US$ 5.000

US$ 4.000

US$ 3.500

6 A 10

US$ 3.500

US$ 2.500

US$ 2.000

US$ 4.000

US$ 3.500

US$ 2.500

1A5 US$ 3.000 US$ 2.000 US$ 1.500 US$ 3.500 US$ 2.500 * El nivel de cargo al que se hace referencia es el que ocupará el trabajador en la empresa Subordinada

US$ 2.000

Estas cuantías pueden ser revisadas por la Vicepresidencia de Talento Humano, la modificación sólo puede ser aprobada por la Presidencia de Ecopetrol. En todo caso, se respetan las condiciones pactadas en contratos de arrendamiento vigentes al momento de la modificación.

Alojamiento transitorio en país de origen Una vez realizado el traslado de enseres al país de destino, el trabajador en movilidad internacional de largo plazo tiene derecho a que la empresa subordinada cubra los costos de alojamiento temporal en el país de origen, hasta por una semana, para el trabajador y su grupo familiar.

Alojamiento transitorio en país de destino Durante el periodo necesario para ocupar vivienda definitiva en el país de destino, el trabajador en movilidad internacional de largo plazo tiene derecho a que se cubran los costos de alojamiento temporal en el país destino, tanto para él como para su grupo

familiar, hasta por un tiempo máximo de 30 días. Durante este periodo no se debe reconocer el auxilio de vivienda.

Alojamiento antes de regreso al país de origen Así mismo, en el momento del regreso al país de origen ó movilidad a un nuevo destino aprobado por Ecopetrol y una vez realizada la mudanza de menaje a éste, la empresa subordinada debe pagar hasta un período máximo de una semana de alojamiento del trabajador y su grupo familiar en el país de destino.

3C-2-14 ¿Quién y cómo se paga el traslado de menaje?

La empresa subordinada debe asumir el costo del traslado del menaje, incluyendo el valor de los seguros, hasta un volumen máximo de acuerdo con el grupo familiar, definido de la siguiente manera: • Si el traslado del menaje se realiza sin incluir el grupo familiar: hasta 20 mts3. • Si el traslado del menaje se realiza con uno o varios miembros del grupo familiar: hasta 40 mts3. 7

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C. Movilidad Internacional

Estas mismas condiciones aplican para el regreso al país de origen. En ningún caso Ecopetrol o la empresa subordinada internacional, debe asumir los costos del traslado de vehículos, motos, barcos, lanchas o similares. El traslado del menaje se debe realizar en primera opción por vía marítima. Sin embargo, si dada la proximidad geográfica entre el país de origen y país destino, resulta igual ó más económico hacerlo por vía terrestre o aérea, podrá aprobarse por parte de la Unidad de Selección, Compensación y Movilidad o dependencia de Ecopetrol que haga sus veces, previa justificación por escrito del trabajador

Exceso de equipaje de mano La empresa subordinada debe reembolsar al trabajador, contra presentación de factura, los gastos en que incurra por exceso de equipaje, hasta por 20 kilogramos en el momento del viaje al país de destino por cada miembro del grupo familiar que se traslade. Para el caso del regreso a su país de origen, este costo debe ser asumido por Ecopetrol.

Traslado de mascotas En caso de que el trabajador en movilidad internacional de largo plazo desee realizar el traslado de mascotas debe asumir los trámites y el costo en que se incurra.

3C-2-15 ¿Cómo se asegura la educación de los hijos del trabajador? Cobertura La definida en la normatividad interna de Ecopetrol siendo sus costos asumidos por la empresa subordinada.

Auxilios educativos La empresa subordinada en el exterior, debe cubrir los costos de matrícula, pensión, transporte y alimentación. En caso que sea necesario pagar bono de ingreso en el colegio escogido por el trabajador en movilidad internacional de largo plazo y éste no esté prohibido por las leyes del país de destino, su costo debe ser asumido por la empresa subordinada. El valor del auxilio debe ser del 100% del valor establecido por el colegio o universidad seleccionada en el país de destino siempre que no supere la tarifa máxima establecida en el país de origen. Los costos de libros, uniformes, seguros y actividades extracurriculares deben ser asumidos por el trabajador en movilidad internacional.

Auxilios educativos en país distinto al de destino Si el trabajador en movilidad internacional decide que sus hijos cursen estudios en el país de origen o en otro diferente al país de destino, se aplica la normatividad de Ecopetrol.

Auxilios educativos al regreso al país de origen En caso que el trabajador tenga que cubrir el pago de matrícula extemporánea o matrícula adicional por cambio de colegio o universidad al regresar al país de origen, o incurra en pago de pensión adicional por cambio de calendario, Ecopetrol cubre dichos valores. 8

3C-2-16 ¿Cómo se causan y pagan las vacaciones durante la movilidad internacional? Días de vacaciones El trabajador en movilidad internacional tiene derecho a 21 días calendario de vacaciones por año de servicio en el país destino o lo que disponga la ley laboral del país de destino cuando supere los 21 días calendario.

Adición a días de vacaciones Los días de viaje desde y hasta el país de destino para disfrutar del período de vacaciones, no se consideran como parte del mismo, por lo tanto se le otorgan al trabajador 4 días adicionales en total para viajes con una duración igual o superior a 8 horas en cada sentido (escalas programadas incluidas) ó 2 días adicionales en total si la duración es inferior a 8 horas, sin perjuicio en lo establecido en la legislación del país respectivo.

Paz y salvo de vacaciones Al dar por terminado el contrato de trabajo firmado con la empresa subordinada se debe generar paz y salvo por vacaciones. Las vacaciones anuales que haya causado el trabajador previo a la movilidad internacional de Largo Plazo y que no hayan sido disfrutadas en tiempo o compensadas en dinero, deben ser acumuladas para ser tomadas una vez el trabajador se reincorpore a sus actividades en el país de origen.

3C-2-17 ¿A qué seguros tiene derecho el trabajador en movilidad internacional de largo plazo? En todo momento el trabajador goza de los seguros de vida y de accidentes en las mismas condiciones que tienen los trabajadores de Ecopetrol.

3C-2-18 ¿A qué otros beneficios tiene derecho el trabajador en movilidad internacional? Vehículo • Si el trabajador en movilidad internacional en su país de origen tiene derecho a beneficio de leasing de vehículo, la empresa subordinada le debe proporcionar un vehículo para su uso personal en el país de destino. • Si por condiciones de seguridad del trabajador en el país de destino o del cargo que allí desempeñe, la empresa subordinada lo considera necesario, le suministrará un vehículo al servicio de la misma empresa, con conductor o no, según sea el caso, para uso del trabajador en movilidad internacional. Ecopetrol y la empresa subordinada en el exterior, no asumen costo alguno por la convalidación en el país de destino de los permisos o licencias de conducir que posee en el país de origen el trabajador en movilidad internacional y su grupo familiar.

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Club La empresa subordinada puede suministrar al trabajador en movilidad internacional, una membrecía a un club en el país destino, si a su consideración es necesario para cumplir con los objetivos trazados para la empresa subordinada en el país de destino. No es aplicable en los Estados Unidos. La membrecía debe estar a nombre de la empresa subordinada. La adjudicación y revocatoria de la membrecía son potestad de la empresa subordinada cuando ésta lo estime conveniente. La empresa subordinada sólo cubre la cuota de sostenimiento mensual de dicha afiliación.

Asistencia al cónyuge para trámites de visa La empresa subordinada según sus posibilidades, brinda apoyo logístico en los trámites de consecución de visa de trabajo del cónyuge o compañera permanente del trabajador en movilidad internacional, cuando el trabajador así lo requiera.

Apoyo económico para aprendizaje del idioma Siempre que el idioma oficial del país de destino sea diferente a la lengua materna del trabajador y de su grupo familiar que se movilice, la empresa subordinada les proporcionará apoyo económico para la formación en el idioma oficial del país de destino, con un límite máximo para todo el período de la movilidad de 160 horas por cada miembro del grupo familiar trasladado, incluyendo al trabajador. El trabajador en movilidad internacional de Largo Plazo y su familia pueden tomar en el país de origen parte de las horas estipuladas antes de viajar al país destino, caso en el cual deben

C. Movilidad Internacional solicitar asesoría de la Vicepresidencia de Talento Humano, para la selección del instituto de idiomas. En todo caso los costos son asumidos por la empresa subordinada.

Trámites legales para la movilidad internacional La empresa subordinada, a través de un agente especializado, debe gestionar ante los organismos oficiales, los trámites exigidos por la legislación del país de origen y de destino necesarios para legalizar la situación del trabajador y de su grupo familiar, en movilidad internacional, siempre que estén relacionados con la vinculación a la empresa subordinada. Formalizada la movilidad internacional, el agente designado por la empresa subordinada contactará al trabajador y le informará sobre la documentación y datos personales necesarios para adelantar los trámites migratorios en el país de origen y de destino. Es responsabilidad del trabajador suministrar a la mayor brevedad la documentación e información necesaria, con el fin de agilizar este proceso. El tiempo que demoren los trámites para la obtención de los permisos de trabajo y de residencia en el país de destino debe tenerse en cuenta para fijar la fecha de incorporación al país de destino. Ecopetrol y la empresa subordinada deben realizar las gestiones para mantener vigentes los permisos de trabajo del trabajador, así como los de residencia de su grupo familiar en movilidad internacional. También se hacen cargo de la legalización de nuevas situaciones civiles de familiares ocurridas durante el período de la movilidad (matrimonios, nacimientos, entre otros). Así mismo, la empresa subordinada brinda todo el acompañamiento en trámites de regreso a Colombia, al momento de finalizar la movilidad.

 

3. Movilidad Internacional Temporal 3C-3-1 ¿Qué es movilidad internacional temporal? Cuando un trabajador de Ecopetrol es asignado para laborar en un país diferente al de su país de origen, en un proyecto específico, por un período superior a 3 meses que puede ser prorrogado hasta por un periodo de 2 años, momento en el cual se revisa la posibilidad de cambiar al trabajador a la movilidad a largo plazo, previo acuerdo entre el trabajador y Ecopetrol. Bajo esta modalidad el trabajador no tiene derecho a viáticos conforme lo establecido en el Reglamento de Viajes vigente de Ecopetrol, por cuanto se le reconocen facilidades operativas que compensan el alcance de los mismos.

3C-3-2 ¿Cómo se formaliza la movilidad internacional temporal? A través de la carta de movilidad en la que se informa al trabajador sobre las condiciones económicas aplicables. Ecopetrol o la empresa subordinada no cubre gastos relacionados con la movilización al exterior del grupo familiar del trabajador durante el periodo de la movilidad internacional temporal.

3C-3-3 ¿Qué sucede con el contrato de trabajo que se sostiene en el país de origen? El contrato de trabajo continua vigente.

3C-3-4 ¿Qué debe hacerse cuando finaliza la movilidad internacional temporal? El trabajador tiene la obligación de reincorporarse a laborar en el país de origen y Ecopetrol debe garantizar que dicha reincorporación se produzca a un cargo de igual nivel al que desempeñaba antes de la movilidad internacional temporal en la estructura de cargos vigente. Esta decisión debe ser validada por la Vicepresidencia de Talento Humano y debe estar de acuerdo con lo establecido en el Manual de Delegaciones de Ecopetrol, MAD.

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C. Movilidad Internacional

3C-3-5 ¿Qué ocurre en caso de fallecimiento del trabajador durante la movilidad internacional temporal?

3C-3-6 ¿Cómo se calcula el auxilio económico mensual para vivienda en movilidad internacional temporal?

La empresa subordinada en el país de destino debe realizar los trámites y asumir los costos para el retorno al país de origen. Para el caso de empresas no subordinadas, Ecopetrol solicitará a la Junta Directiva de la empresa, el reconocimiento de los costos anteriormente enunciados. En todo caso Ecopetrol garantiza el retorno del cuerpo al país de origen. Si el trabajador fallece, la Vicepresidencia de Talento Humano, autoriza el pago de pasajes aéreos y el equivalente a 7 días de viáticos al exterior (según valores establecidos en el Reglamento de Viajes de Ecopetrol) a una persona indicada por los familiares para realizar los trámites necesarios.

La empresa subordinada otorga un auxilio económico mensual, sin incidencia salarial, para vivienda y de acuerdo con las necesidades en el país de destino; auxilio que incluye los costos fijos asociados al contrato de arrendamiento, tales como impuestos, gastos notariales, entre otros. El valor del auxilio se basa en información de precios del mercado y el nivel de cargo. El trabajador debe asumir los gastos variables asociados a la vivienda, tales como servicios públicos, deterioro, entre otros.

Nivel de Cargo

Rio de Janeiro y Houston

Lima

Demás ciudades

11 a 15

US$ 4.000

US$ 3.000

US$ 2.500

6 a 10

US$ 3.500

US$ 2.500

US$ 2.000

1a5

US$ 3.000

US$ 2.000

US$ 1.500

Estas cuantías pueden ser revisadas por la Vicepresidencia de Talento Humano; la modificación sólo puede ser aprobada por la Presidencia de Ecopetrol En todo caso, se respetan las condiciones pactadas en contratos de arrendamiento vigentes al momento de la modificación. En relación con los depósitos en garantía cuando éstos sean exigidos por el arrendador, la empresa subordinada, previa firma de pagaré por parte del trabajador, debe facilitar los recursos y apoyar los trámites.

Alojamiento transitorio en país de destino Durante el periodo necesario para ocupar vivienda, por el tiempo que dure la movilidad en el país de destino, el trabajador en movilidad internacional temporal tiene derecho a que la empresa subordinada cubra los costos de alojamiento temporal en el país destino, hasta por un tiempo máximo de 30 días. Durante este periodo no se reconoce el auxilio de vivienda.

Alojamiento antes de regreso al país de origen Así mismo, en el momento del regreso al país de origen y una vez realizado el traslado de menaje a éste, la empresa subordinada cubre hasta un período máximo de una semana de alojamiento del trabajador.

3C-3-7 ¿Quién y cómo se paga el traslado de menaje?

El trabajador en movilidad temporal internacional puede trasladar sus enseres al país de destino en el momento que inicie el periodo de la movilidad internacional temporal. En tal evento, Ecopetrol o la respectiva empresa subordinada, asume el costo del traslado del menaje hasta por 20 mts3, incluyendo el valor de los seguros. Estas mismas condiciones aplican para el 10

El auxilio se asigna en las siguientes cuantías netas de impuestos:

regreso al país de origen. En ningún caso Ecopetrol o la empresa subordinada, asumen los costos del traslado de vehículos, motos, barcos, lanchas o similares. El traslado del menaje se debe realizar en primera opción por vía marítima. Sin embargo, si dada la proximidad geográfica entre el país de origen y país destino, resulta igual ó más económico hacerlo por vía terrestre o aérea, podrá aprobarse por parte de la Unidad de Selección, Compensación y Movilidad o dependencia de Ecopetrol que haga sus veces, previa justificación por escrito del trabajador.

Exceso de equipaje de mano La empresa subordinada debe reembolsar al trabajador, contra presentación de factura, los gastos en que incurra por exceso de equipaje, hasta por 20 kilogramos en el momento del viaje al país de destino. Para el caso del regreso a su país de origen, este costo debe ser asumido por Ecopetrol.

Traslado de mascotas En caso de que el trabajador en movilidad internacional de largo plazo desee realizar el traslado de mascotas debe asumir los trámites y el costo en que se incurra.

3C-3-8 ¿A qué seguros tiene derecho el trabajador en movilidad internacional temporal? Los seguros de vida y de accidentes se mantienen en las mismas condiciones que tienen los trabajadores activos de Ecopetrol.

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3C-3-9 ¿A qué otros beneficios tiene derecho el trabajador en movilidad internacional temporal? Apoyo económico para aprendizaje del idioma Siempre que el idioma del país de destino sea diferente a la lengua materna, la empresa subordinada, proporciona al trabajador en movilidad internacional temporal apoyo económico para la formación en el idioma local, con un límite máximo para todo el período de la movilidad de 160 horas. El trabajador puede tomar en el país de origen parte de las horas estipuladas antes de viajar al país destino, caso en el cual debe solicitar asesoría de la VTH o dependencia de Ecopetrol que haga sus veces, para la selección del instituto de idiomas. Los costos son asumidos por la empresa subordinada.

Trámites legales para la Movilidad Internacional Temporal La empresa subordinada, a través de un agente especializado, gestiona ante los organismos oficiales los trámites exigidos por la legislación del país de origen y de destino necesarios para legalizar la situación del trabajador en movilidad internacional.

C. Movilidad Internacional Formalizada la movilidad internacional, el agente designado por la empresa subordinada contacta al trabajador y le informa sobre la documentación y datos personales necesarios para adelantar los trámites migratorios en los países de origen y de destino. Es responsabilidad del trabajador suministrar a la mayor brevedad la documentación e información necesaria, con el fin de agilizar este proceso. El tiempo que demoren los trámites para la obtención de los permisos de trabajo y de residencia en el país de destino debe tenerse en cuenta para fijar la fecha de incorporación al país de destino. Ecopetrol y la empresa subordinada deben realizar las gestiones para mantener vigentes los permisos de trabajo del trabajador en movilidad internacional Así mismo, la empresa subordinada brinda todo el acompañamiento en trámites de repatriación al momento de finalizar la movilidad.

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Desvinculación de Talento Humano

Guía de Talento Humano

A. Desvinculación de Talento Humano

A. Desvinculación de Talento Humano 1. Terminación de Contrato......................................................................................................2 4A-1-1 ¿Cuáles son las modalidades por las cuales se puede llevar a cabo una desvinculación?.......................................2 4A-1-2 ¿Cuáles son los justos motivos o causales para dar por terminado un contrato?.....................................................2 4A-1-3 ¿Cómo se puede desvincular a un trabajador con justa causa?................................................................................2 4A-1-4 ¿Cómo desvincular a un trabajador sin justa causa?................................................................................................3 4A-1-5 ¿Quién debe hacer el despido de un trabajador?......................................................................................................3 4A-1-6 ¿Qué se debe hacer en caso de renuncia de un trabajador?.....................................................................................3

2. Terminación de contrato por destitución y/o inhabilidad sobreviniente.............................4 4A-2-1 ¿Qué es inhabilidad sobreviniente?...........................................................................................................................4 4A-2-2 ¿Cuándo se identifica una circunstancia como inhabilidad sobreviniente?...............................................................4 4A-2-3 ¿Quién se encarga de hacer efectivo el retiro del trabajador en estos casos?..........................................................4 4A-2-4 ¿Qué ocurre cuando el trabajador goza de la garantía de fuero sindical?.................................................................4 4A-2-5 ¿Qué ocurre cuando el trabajador goza de estabilidad laboral reforzada por discapacidad o maternidad?..............4

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A. Desvinculación de Talento Humano

Área responsable

Dirección de Relaciones Laborales

Documento de soporte

A. Desvinculación de Talento Humano

1. Terminación de Contrato 4A-1-1 ¿Cuáles son las modalidades por las cuales se puede llevar a cabo una desvinculación? En concreto se pueden hablar de cuatro modalidades por las que se puede dar una desvinculación: • • • •

Terminación de contrato con justa causa. Terminación de contrato sin justa causa. Terminación de contrato por destitución. Terminación de contrato por inhabilidad sobreviniente.

4A-1-2 ¿Cuáles son los justos motivos o causales para dar por terminado un contrato? Las justas causas para dar por terminado un contrato individual de trabajo, se encuentran establecidas en el artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo, dentro de las cuales se incluye cualquier falta grave calificada como tal en reglamentos; es decir, para el caso de Ecopetrol, las previstas en el artículo 78 del Reglamento Interno de Trabajo.

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de Trabajo, según se trate de personal beneficiario del régimen convencional o acogido al Acuerdo 01 de 1977, respectivamente, procedimiento en el cual el trabajador tiene la oportunidad de controvertir los cargos que se le puedan endilgar. La asesoría jurídica encaminada a determinar la pertinencia de adelantar el procedimiento previo establecido en la Convención Colectiva de Trabajo o en el Reglamento Interno de Trabajo, según sea el caso, se brinda a través de la Dirección de Relaciones Laborales de la Vicepresidencia de Talento Humano, considerando la información, pruebas y demás elementos de juicio que se encuentren en poder de la dependencia en la que presta sus servicios el trabajador.

4A-1-3 ¿Cómo se puede desvincular a un trabajador con justa causa?

Es importante tener en cuenta que, tratándose de trabajadores beneficiarios del régimen convencional, existe un término perentorio de 4 días hábiles contados a partir del momento en que se cometió la falta, para notificar al trabajador de la citación a descargos, excepto cuando se trate de una conducta calificada como delito por parte de la autoridad competente; caso en el cual no existe un término establecido, lo que no impide que, en aplicación del principio de inmediatez, la notificación se lleve a cabo lo más pronto posible al conocimiento de dicha calificación.

Cuando se tenga evidencia o conocimiento de un eventual incumplimiento por parte de un trabajador de las obligaciones contractuales, legales o reglamentarias que le correspondan, o incurra en prohibiciones del mismo orden, que pueda dar lugar a la terminación unilateral del contrato laboral, con fundamento en las justas causas contempladas en el Código Sustantivo del Trabajo, resulta necesario que antes de adoptar una decisión en tal sentido, se agote el procedimiento previo de descargos establecido en la Convención Colectiva de Trabajo o el Reglamento Interno

Para los casos de trabajadores que ostentan la garantía de fuero sindical, deberá previamente obtenerse autorización por parte del juez del trabajo. Cuando se trate de trabajadoras en estado de embarazo o que se encuentren en período de licencia o lactancia, así como de trabajadores discapacitados en los términos de la Ley 361 de 2007, deberá obtenerse autorización previa del Ministerio del Trabajo, procedimientos que serán adelantados por parte de la Dirección de Relaciones Laborales de la Vicepresidencia de Talento Humano, previa validación de la existencia de una justa causa.

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A. Desvinculación de Talento Humano

Si los hechos ocurridos pueden ser constitutivos de posible falta disciplinaria conforme a lo previsto en la Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, debe darse traslado del informe respectivo a la Oficina de Control Disciplinario, por ser ésta la Dependencia competente al interior de Ecopetrol para adelantar una acción disciplinaria bajo este estatuto y adelantar el procedimiento respectivo, en el evento que lo considere procedente.

4A-1-4 ¿Cómo desvincular a un trabajador sin justa causa? El artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo regula la terminación unilateral del contrato individual de trabajo sin justa causa, que tiene como consecuencia el pago de una indemnización tarifada, conforme a las tablas consagradas en esa misma disposición. Ecopetrol tiene la posibilidad de hacer uso de esta facultad discrecional, asumiendo la consecuencia indemnizatoria que la misma ley impone al empleador en estos casos. Debe tenerse presente, que el ejercicio de esta facultad legal se realiza de manera excepcional y previo análisis de las circunstancias de cada caso, dando cabal cumplimiento a lo previsto en el Manual Administrativo de Delegaciones, en el sentido que el nivel mínimo de cargo que aprueba la terminación de contratos de trabajo sin justa causa corresponde a:

Área

Nivel mínimo de autorización

Negocios

Vicepresidentes ejecutivos

Vic. Transporte y logística

Vicepresidente

Vic. Servicios y Tecnología Vicepresidente Corporativo

Vicepresidente, Director, Secretario general, Jefe de Oficina de Control Disciplinario.

Para todos los casos se requiere previa validación del Vicepresidente de Talento Humano y del Presidente. Así mismo, debe tenerse en cuenta que se ha establecido una lista de chequeo que debe ser previamente diligenciada por parte del Líder de Talento Humano del área respectiva, mediante la cual se asegura la toma de la decisión. Las inquietudes de carácter jurídico laboral, son atendidas por la Dirección de Relaciones Laborales de la Vicepresidencia de Talento Humano. Finalmente, un punto relevante es el regulado por el artículo 121 de la Convención Colectiva de Trabajo, conocido también como cláusula de estabilidad, que restringe la utilización de esta figura jurídica frente los trabajadores afiliados a la Unión Sindical Obrera de la Industria del Petróleo - USO, que para la fecha de la ejecutoria del Laudo arbitral del 9 de diciembre de 2003 y su sentencia complementaria –1º de diciembre de 2004–, tuviesen más de 16 meses de servicio en la Empresa.

4A-1-5 ¿Quién debe hacer el despido de un trabajador? En primer lugar se debe analizar si el despido se hace con justa o sin justa causa al igual que el nivel del cargo del funcionario al que se la va a finalizar el contrato, a efectos de poder determinan el nivel mínimo de autorización de quien debe aprobar el despido, de acuerdo con el Manual de Delegaciones MAD. En lo relativo a la materialización de la medida, esto es, la entrega de la carta de terminación del vínculo laboral, debe ser llevada a cabo por el Jefe de Departamento o Jefe de Unidad, procedimiento que debe contar, desde el inicio, con la asesoría y acompañamiento de la Dirección de Relaciones Laborales de la Vicepresidencia de Talento Humano. Es importante verificar previamente si el trabajador goza de fuero sindical, si tiene la condición de discapacitado en los términos de la Ley 361 de 2007 o se trata de una trabajadora en estado de embarazo o período de licencia o lactancia y, por último, si está cobijado por una garantía de estabilidad laboral, en virtud de la Ley 1010 de 2006 (Acoso Laboral).

4A-1-6 ¿Qué se debe hacer en caso de renuncia de un trabajador? El trabajador, como parte de la relación laboral, puede dar por terminado su contrato de trabajo, acto unilateral que se conoce como renuncia voluntaria. La renuncia debe ser presentada siempre por escrito, dirigida al jefe inmediato o cualquier otro superior que ostente la calidad de representante del empleador, indicando claramente la fecha a partir de la cual se hace efectivo el retiro. Aún cuando no es obligatorio que la Empresa presente una carta de respuesta a la renuncia, el jefe inmediato evaluará, con sus superiores y la asesoría del profesional de Talento Humano, si contesta o no la aceptación de la renuncia, según sea las necesidades de la Empresa. La respuesta de la Empresa, aceptando la renuncia, constituye un mutuo consentimiento, lo cual significa que ambas partes deciden finalizar el contrato de trabajo. Entre la fecha de recibo de la renuncia y la respuesta de la Empresa deberá operar el principio de inmediatez, es decir, un periodo prudencial no superior a 10 días hábiles. De todas formas, el jefe inmediato deberá remitir la renuncia a la Dirección de Servicios Compartidos, con destino a la hoja de vida, para que procedan a efectuar la liquidación final de salarios y prestaciones sociales, así como los demás trámites del retiro.

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A. Desvinculación de Talento Humano

La Dirección de Servicios Compartidos deberá informar al trabajador el procedimiento a seguir para su desvinculación: paz y salvos y exámenes médicos, con la Dirección de Servicios

Compartidos; acta de entrega del cargo, con el jefe inmediato; y la entrevista de retiro, con el líder de Talento Humano.

2. Terminación de contrato por destitución y/o inhabilidad sobreviniente

4A-2-1 ¿Qué es inhabilidad sobreviniente? Son aquellas circunstancias establecidas por la Constitución o la Ley que se presentan con posterioridad a la vinculación laboral del servidor público y conllevan el impedimento o imposibilidad para la persona de continuar desempeñando cualquier cargo o función.

4A-2-2 ¿Cuándo se identifica una circunstancia como inhabilidad sobreviniente? La Ley 734 de 2002, mediante la cual se expide el Código Disciplinario Único, aplicable a los servidores públicos, establece las inhabilidades para el desempeño de cargos o función pública, una vez quede en firme la sanción. Frente a este asunto es necesario tener en cuenta que, sin perjuicio del poder preferente de la Procuraduría General de la Nación, la Oficina de Control Interno Disciplinario es la dependencia competente al interior de la Empresa para conocer, en primera instancia, de los asuntos disciplinarios contra los trabajadores, estando en cabeza del Presidente de Ecopetrol la competencia para decidir en segunda instancia este tipo de procesos. Dentro de las inhabilidades establecidas en el artículo 38 de la citada ley, se tiene la referida en el numeral 2: “Haber sido sancionado disciplinariamente tres o más veces en los últimos cinco (5) años por faltas graves o leves dolosas o por ambas. Esta inhabilidad tendrá una duración de tres años contados a partir de la ejecutoria de la última sanción.” Para que se configure la inhabilidad antes señalada, se requiere haber sido sancionado en el período y número de ocurrencias indicadas en la norma citada, por faltas disciplinarias graves, cualquiera sea el grado de culpabilidad, o leves dolosas. Las sanciones disciplinarias por faltas gravísimas dolosas o realizadas con culpa gravísima en sí mismas conllevan la terminación del contrato de trabajo, teniendo en cuenta que la sanción prevista es la destitución e inhabilidad general, figura regulada en el artículo 454 del Código Disciplinario Único.

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4A-2-3 ¿Quién se encarga de hacer efectivo el retiro del trabajador en estos casos? El Jefe de Departamento o Jefe de Unidad, conforme al Manual Administrativo de Delegaciones, una vez sea informado de la existencia de la destitución y/o la inhabilidad sobreviniente, es el encargado de hacer efectivo el retiro del trabajador en cumplimiento del deber legal, lo que conlleva la terminación del contrato de trabajo. Deberá verificar previamente si el trabajador con inhabilidad sobreviniente, goza de garantía de fuero sindical, se encuentra discapacitado o se trata de una trabajadora en estado de embarazo, licencia de maternidad o período de lactancia.

4A-2-4 ¿Qué ocurre cuando el trabajador goza de la garantía de fuero sindical? En el evento que se configure la inhabilidad sobreviniente del artículo 38 numeral 2 del Código Disciplinario Único y el trabajador goce de la garantía de fuero sindical, deberá dar traslado a la Dirección de Relaciones Laborales, con el fin de que se adelante el respectivo proceso de levantamiento de fuero sindical, para obtener la autorización judicial y proceder al retiro del trabajador.

4A-2-5 ¿Qué ocurre cuando el trabajador goza de estabilidad laboral reforzada por discapacidad o maternidad? Si el trabajador o trabajadora tiene una de las condiciones que conlleva a que sea considerado(a) como sujeto de especial protección, tales como, discapacidad o maternidad se debe remitir la documentación a la Dirección de Relaciones Laborales, con el propósito de que adelante el trámite respectivo ante el Ministerio del Trabajo, para obtener la autorización y proceder al retiro del trabajador(a).

Aspectos Administrativos

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Aspectos Administrativos Aspectos Administrativos

1. Acoso Laboral........................................................................................................................2 4-1-1 ¿A qué se le llama acoso laboral?...............................................................................................................................2 4-1-2 ¿Cuáles son las modalidades de acoso laboral?..........................................................................................................2 Maltrato Laboral .................................................................................................................................... 2 Persecución Laboral ............................................................................................................................... 2 Discriminación Laboral ........................................................................................................................... 2 Entorpecimiento Laboral ........................................................................................................................ 2

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Aspectos Administrativos

Área responsable

Dirección de Relaciones Laborales

Documento de soporte

Aspectos Administrativos

1. Acoso Laboral

4-1-1 ¿A qué se le llama acoso laboral? Acoso laboral es toda conducta persistente y demostrable ejercida sobre un trabajador por parte del empleador, jefe o superior jerárquico, un compañero de trabajo o un subalterno, encaminada a infundir miedo, intimidación, terror y angustia, a causar perjuicio laboral, generar desmotivación en el trabajo o inducir a la renuncia del mismo. (Ley 1010 de 2006).

4-1-2 ¿Cuáles son las modalidades de acoso laboral? Las modalidades generales son:

Maltrato Laboral • Todo acto de violencia contra la integridad física o moral. • Todo acto de violencia contra la libertad física o sexual y los bienes. • Toda expresión verbal injuriosa o ultrajante que lesione la integridad moral o los derechos a la intimidad y al buen nombre. • Todo comportamiento que menoscabe la autoestima y la dignidad.

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Persecución Laboral • Toda conducta reiterativa y arbitraria, realizada con el propósito de inducir la renuncia a través de la desmotivación laboral. • Descalificaciones. • Carga excesiva de trabajo. • Cambios permanentes de horario.

Discriminación Laboral • Todo trato diferenciado por razones de raza, genero, origen familiar o nacional, credo religioso, preferencia política o situación social. • Todo trato diferenciado que carezca de razonabilidad desde el punto de vista laboral.

Entorpecimiento Laboral • Toda acción tendiente a obstaculizar o hacer más gravosa o retardar el cumplimiento de una labor, con perjuicio para el trabajador. • Toda acción de entorpecimiento laboral tales como: privación, ocultamiento o inutilización de insumos, documentos o instrumentos para la labor; destrucción o perdida de información y el ocultamiento de correspondencia o mensajes electrónicos.

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Actualización de la Guía

Una Guía dinámica para su servicio Esta Guía de Talento Humano fue concebida como una herramienta de soporte al conocimiento y la gestión de los procesos de talento humano. Está estructurada para ser un documento dinámico, es decir, que permite su actualización en la medida en que la organización evoluciona en sus procesos, estructura o estrategia. Por esta razón, su diseño contempló el esquema de una carpeta argollada, con hojas intercambiables y una nomenclatura acorde con este principio de actualización. En la página web de Talento Humano, en IRIS, se encuentra publicada una versión electrónica de la Guía y una sección especial con las páginas o capítulos que hayan sido actualizados. La ruta es: IRIS / Para el trabajador / Talento Humano / Guía de Talento Humano. Confiamos en que esta Guía se convierta en un valioso instrumento de consulta y aprendizaje que le permita a todos los líderes y trabajadores cumplir con su rol y facilitar el logro de sus objetivos y metas.

Responsables de la Guía de Talento Humano Este es un documento publicado por la Coordinación de Gestión Estratégica de la Vicepresidencia de Talento Humano. Los contactos para atender cuanquier inquietud relacionada con la Guía son: • Carlos Fernando Bedoya, jefe de la Coordinación de Gestión Estratégica. • Freddy E. Ortega, editor de la Guía de Talento Humano.

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