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3.4 RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR EN LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA La fase de ejecución comprende el desarrollo de la auditoría; en esta fase el auditor deberá reunir “…los suficientes elementos de juicio que le permitan evidenciar en sus papeles de trabajo todas aquellas situaciones encontradas durante el examen, llevado a cabo a través de los procedimientos que hubiera considerado necesarios en las circunstancias, las cuales servirán de base para la elaboración del informe.” En esta etapa el auditor que está a cargo de supervisar, debe visitar la unidad en la cual se está desarrollando el trabajo, comprobando, principalmente, mediante la revisión de los papeles de trabajo; que se están cumpliendo las Normas de Auditoría de acuerdo con la fase del trabajo que se esté ejecutando, entre ellas: que se haya o se esté realizando un estudio y evaluación consecuente del control interno (contable y administrativo),cuyos resultados fundamentarán el alcance y la extensión de las verificaciones y comprobaciones ejecutadas o a ejecutar en la auditoría.

Definición de la supervisión de la auditoria Supervisar, significa ejercer la inspección en determinadas áreas, personal, rubro etc. Implica dirigir los esfuerzos de los ayudantes que participan en lograr objetivos del examen y determinar si se ha cubierto el alcance de la auditoria. El personal de auditoría que integra el equipo que se encargará de realizar la auditoria necesita de cierta guía e instrucción especifica acerca de lo que se debe hacer, cuando lo va a hacer y como lo va a hacer.

Importancia de la supervisión de la auditoria El éxito de toda auditoria depende en gran parte de la eficacia de la supervisión en todos los niveles del personal. El tiempo utilizado en dar una instrucción laboral de alto nivel, muchas veces evita la necesidad de corregir constantemente el riesgo de superponer tareas, la supervisión debe ejercerse en las etapas de planeación, ejecución y terminación del trabajo para estar en buenas condiciones de emitir un informe objetivo y profesional. Minimizaerrores y detecta mayores problemas. Al hablar de minimizar errores, se refiere a errores que puedan cometer los ayudantes que al ser revisado el trabajo se detecten y por la guía que el supervisor dará en el momento apropiado. Ahorra tiempo al personal calificado, que el trabajo pesado o sea el de elaborar todas las cédulas, es responsabilidad del ayudante. Ahorra costos, ya que el trabajo pesado lo hace el ayudante que es el que tiene menor remuneración. Ayuda al equipo de trabajo a promover su progreso.

El nivel de eficiencia será más elevado y por lo tanto los resultados obtenidos serán más satisfactorios. Ayuda a comprobar que se ha practicado una auditoria adecuada y efectiva de los Estados Financiero de acuerdo con Normas de Auditoria Generalmente aceptadas y con la planificación definida por el auditor. Comprobar que el trabajo se está haciendo de forma eficiente, de no ser así, hacer de inmediato los cambios que procedan al programa.

Alcance y extensión de la supervisión La supervisión debe llevarse a cabo tanto cuando el trabajo en las oficinas del cliente ha concluido como durante el desarrollo del mismo, y lógicamente, debe empezar tan pronto como el trabajo haya sido contratado. El personal de auditoría que integra el equipo que se encargará de realizar una auditoría necesita de cierta guía e instrucción especifica acerca de lo que deben hacer, cuando lo van hacer y cómo hacer para mejorarlo. Para que cada miembro del grupo de auditoría obtenga experiencia de su trabajo, debe estar debidamente informado en cada etapa del mismo, acerca delo que se espera de él,por lo que debe ser supervisado a medida que desarrolle el trabajo.

3.5 RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR EN LA SUPERVISIÓN DE LA AUDITORIA La supervisión es un elemento imprescindible para el adecuado desarrollo de la función de auditoría, ya que permite controlar las actividades que se realizan en ella. Por esta razón se ha elevado a la categoría de norma, a efecto de que se incluya en forma obligatoria en las labores que se llevan a cabo en los órganos internos de control. La supervisión del auditor incluye asuntos como: * Rastrear el avance del trabajo de auditoría. * Considerar las capacidades y competencia de los miembros del equipo del trabajo en lo individual, incluyendo si tienen suficiente tiempo para realizar su trabajo, si entienden sus instrucciones, y si el trabajo se está realizando, desacuerdo con el enfoque planeado para el trabajo de auditoría. * Atender a los problemas importantes que surjan durante el trabajo de auditoría, considerar su importancia y modificar el enfoque planeado de manera apropiada. * Identificar los asuntos para consulta o consideración de miembros más experimentados del equipo del trabajo durante el trabajo de auditoría

3.6 PAPELES DE TRABAJO Definición Son el conjunto de cédulas y documentación fehaciente que contienen los datos e información obtenidos por el auditor en su examen, así como la descripción de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinión que emite al suscribir su informe. Objetivos de los papeles de trabajo Los papeles de trabajo constituyen una compilación de la evidencia obtenida por el contador público y cumplen los siguientes objetivos fundamentales: * Facilitar la preparación del informe. * Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe. * Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia del Estado. * Coordinar y organizar todas las fases del trabajo. * Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de auditoría aplicados. * Servir de guía en revisiones subsecuentes. * Cumplir con las disposiciones legales.

Contenido de los papeles de trabajo La cantidad, tipo y contenido de los papales de trabajo varían de acuerdo a las circunstancias, pero deben ser suficientes para mostrar que los registros de contabilidad están de acuerdo y conciliados con los estados financieros o cualquier. Otra información sobre la cual se está dictaminando y que se ha cumplido con las normas de auditoría aplicables a la ejecución del trabajo. Los papeles de trabajo normalmente deben incluir documentación que muestre que: * El trabajo ha sido planeado y supervisado adecuadamente, y además indicar que se ha cumplido con la primera norma de auditoría relativa a la ejecución de trabajo. * El sistema de control interno ha sido estudiado y evaluado en el grado necesario para determinar si, y en que extensión, otros procedimientos de auditoría deben ser aplicados, indicando el cumplimiento de la norma relativa a laejecución del trabajo. * La evidencia obtenida durante la auditoría, los procedimientos de auditoría aplicados y las pruebas realizadas, han proporcionado suficiente evidencia comprobatoria competente, como respaldo para expresar una opinión sobre bases razonables, indicando el cumplimiento de la norma relativa a la ejecución de trabajo. En los papeles de trabajo se registran: * La planeación.

* La naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoría desarrollados. * Los resultados * Las conclusiones extraídas y las evidencias obtenidas. * Incluyen sólo asuntos importantes que se requieran junto con la conclusión del auditor y los hechos que fueron conocidos por el auditor durante el proceso de auditoría.

Forma de los papeles de trabajo * Nombre del cliente * Titulo de la cédula * Índice de referencia * Fecha del examen * Titulo de las columnas * Rubros examinados * Marcas de auditoria * Comentarios * Conclusiones * Iniciales del auditor que prepara la cédula * Fecha en la cual se completa la cédula * Fuente de información.

Archivos de papeles de trabajo Los papeles de trabajo deben ser archivados de manera que permitan un acceso fácil a la información contenida en los mismos. Los archivos de los papeles de trabajo de una auditoría generalmente suelen clasificarse en dos tipos: Archivo permanente El objetivo principal de preparar y mantener un archivo permanente es el de tener disponible la información que se necesita en forma continua sin tener que reproducir estainformación cada año. El archivo permanente debe contener toda aquella información que es válida en el tiempo y no se refiere exclusivamente a un solo período. Este archivo debe suministrar al equipo de auditoría la mayor parte de la información sobre el negocio del cliente para llevar a cabo una auditoría eficaz y objetiva. Ventajas del archivo permanente: * Hace posible que el análisis y revisión de las cuentas del período sea más riguroso, ya que existe información comparativa con años anteriores. * Un más rápido y mejor entendimiento por el auditor de las características principales del negocio del cliente y de la industria. * Evita que todos los años se hagan las mismas preguntas al personal del cliente.

* Reduce el tiempo de ejecución y revisión de la auditoría. * Evita muchos problemas en el caso de que sea necesario cambiar el equipo de auditoría. Archivo corriente Este archivo recoge todos los papeles de trabajo relacionados con la auditoría específica de un período. Comprende dos tipos de archivos: * Archivo general. * Archivo de los estados financieros. Cuando alguno de estos archivos lleva más de una carpeta, debe establecerse el control de la numeración de carpetas, numerando cada carpeta e indicando el número total de carpetas.

Propiedad y custodia de los papeles de trabajo Los papeles de trabajo son propiedad del auditor. Sin embargo, el derecho del auditor sobre los papeles de trabajo está sujeto a aquellas limitaciones impuestas por la ética profesional, establecidas para prevenir la revelación indebida por parte delauditor de asuntos confidenciales relativos al negocio del cliente. Ciertos papeles del trabajo del auditor pueden servir como una fuente de referencia útil para su cliente, pero no deben ser considerados como parte de, o un sustituto de, los registros de contabilidad del cliente. El auditor debe adoptar procedimientos razonables a fin de mantener bajo custodia segura sus papeles de trabajo, y de conservarlos por un período suficiente para cumplir con las necesidades de su práctica profesional y satisfacer cualquier otro requerimiento sobre la retención de los mismos. Los papeles de trabajo son totalmente confidenciales, dado que gran parte de la información que utiliza en la empresa tiene este carácter. El cliente no estaría dispuesto a proporcionar al auditor información a la que no tienen acceso muchos empleados y, por supuesto competidores, si no confía en el secreto profesional de éstos. En los Códigos de Ética de la profesión se recogen normas en este sentido que obligan a todos los profesionales. La propiedad de los papeles de trabajo es del auditor y nunca se pueden mostrar a terceros si no es con el permiso expreso del cliente, o en virtud de lo expuesto en el artículo 14.2 de la Ley de Auditoría de Cuentas. Deberán estar siempre bien protegidos contra pérdida, robo o destrucción. Requisitos en su preparación cuando más de una persona interviene en la auditoría, los papeles de trabajo pasan a constituir un medio para comunicar información y, por tanto, deberán ser lo suficientemente explícitos por sí mismos sin necesidad de realizar aclaraciones de tipo verbal.

Requisitos: * Quien prepara el papel de trabajo debe iniciarlo o firmarlo. * Quien lo revisa también tiene que firmarlo. * Quien supervisa tiene que dejar constancia en los papeles de su opinión sobre aspectos o problemas planteados. * Los puntos o materias importantes deben ser resumidos para ser revisados por otros auditores de más experiencia. * Debe utilizarse un sistema de referencias muy riguroso y preciso para que se puedan identificar los papeles con rapidez y eficacia.

Importancia de los papeles de trabajo Su importancia radica en que los papeles de trabajo incluyen toda la evidencia obtenida por el auditor para mostrar el trabajo que ha efectuado los métodos y procedimientos que ha seguido y las conclusiones que ha obtenido, además facilita la preparación del informe de auditoría, los papeles de trabajo son importantes porque: * Comprueba y explica en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe. * Forma parte de un registro histórico permanente de la información examinada y procedimientos de auditoria aplicados. * Sirve de referencia para exámenes de auditoria subsecuentes. * Sirve de fundamento al ser objeto de revisión el trabajo realizado. * Constituye el eslabón que une a los registros del cliente con los estados que dictamina el CPA. * Sirve para demostrar que se ha actuado con cuidado y diligencias razonables.

Naturaleza confidencial de los papeles de trabajo Para realizar un trabajo satisfactorio el contador público debe tener acceso irrestricto a toda la información concerniente a las operaciones del cliente y mucha de esta información es confidencial. El ente no estaría dispuesto a proporcionar al contador público información a la cual no tienen acceso empleados y competidores, a menos que pudiese confiar en el secreto profesional que deben mantener el contador público según lo establecido por las normas de ética y las disposiciones legales que regulan la profesión de contador público. Gran parte de la información obtenida por el contador público, con carácter confidencial, se registra en sus papeles de trabajo, por lo tanto los papeles de trabajo son de naturaleza confidencial. Los papeles de trabajo deben ser adecuados y permanentemente protegidos y en ninguna circunstancia debe el contador público perder el control sobre sus papeles de trabajo, en el curso de una revisión, ya que ellos constituyen la única prueba de la

corrección y razonabilidad de su informe. Cuando los papeles de trabajo se encuentran fuera de control del contador público, pueden perderse, ser robados o alterados. No es buena práctica dejar los papeles de trabajo en la oficina del cliente durante la noche o permitir que los empleados del cliente tengan acceso a ellos.

Tipos de papeles de trabajo Entre los tipos de papeles de trabajo tenemos: * Hoja de Trabajo * Programas de Auditoria * Evaluación del Control Interno * Cédulas Sumarias * Cédulas Analíticas * Cédulas de Ajustes y Reclasificaciones * Memorandos, extractos de actas y otros * Cartas de Confirmación * Certificaciones extendidas por la entidad * Cédulas de Notas