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VALOR GANADO Y  SEGUIMIENTO DE PROYECTOS Ing. Martín Collado R. PMP, ITIL Certified

ANALISIS DEL VALOR GANADO (EVA) •

•

Utilizar la administración de valor ganado (EVM) en los proyectos es como encender las luces. Le brinda a los administradores de proyecto una vista completa y clara del desempeño del proyecto, “ilumina” donde está el proyecto – y donde debiera estar – en un momento dado del tiempo. Es una herramienta de monitoreo y contabilidad que integra la planeación de tiempo, alcance y costo para asegurar que las tres restricciones se monitorean y controlan

PREGUNTAS FRECUENTES DE LOS  INVOLUCRADOS EN EL PROYECTO • • • • • • • •

¿Cuándo se va a terminar el proyecto? ¿Estamos dentro del cronograma autorizado? ¿Cuánto dinero hemos gastado?  ¿Cuánto más hay que gastar?  ¿Estamos dentro del cronograma autorizado? ¿Estamos dentro del presupuesto autorizado?  ¿Cuánto trabajo hemos realizado? ¿Hemos hecho lo que dijimos que ibamos a hacer?

¿QUÉ ES VALOR GANADO? DEFINICIONES •

Es un método para medir el desempeño de un proyecto, compara la cantidad de trabajo que fue planeado con lo que realmente fue realizado para determinar si se desempeñó según lo previsto.

•

Una metodología empleada para medir y comunicar el progreso real de un proyecto tomando en cuenta el trabajo completado, el tiempo invertido y los costos incurridos en dicho trabajo.

•

Es una técnica de administración de proyectos que combina el desempeño en costo y en tiempo para responder a la pregunta: ¿Qué obtuvimos por el dinero que gastamos?

Cuando una  tarea se  termina, se  “gana” su valor

Había una vez un proyecto… Planeado 12 meses

A la fecha 6 meses

Avance

Presupuesto

$100

$64

64% gastado

/

Producto

20 unidades

8 terminados 2 a la mitad

>40% terminado

.

¿Cómo va el proyecto? ¿Cómo evitar ser subjetivo considerando que un entregable se termina completo o no se termina?

¿QUÉ ES VALOR GANADO? CONCEPTOS BÁSICOS • • • • • • • •

Todos las actividades dentro de un proyecto ganan valor conforme el trabajo es completado. Todo el trabajo debe estar definido y planeado. Administración con relación a una línea base. El trabajo se descompone en componentes finitos orientados a productos. Los objetivos de alcance, tiempo y costo se integran a un plan por el cual se puede medir el progreso. El desempeño se requiere medir en una base frecuente. El progreso se puede medir en pesos ($$) con la finalidad de que el desempeño en tiempo y costo se analicen en los mismos términos. Facilita el uso consistente de métricas en los proyectos. Las varianzas y las desviaciones son analizadas, los impactos son proyectados, y los estimados para completar el proyecto se basan en el desempeño a la fecha y el restante.

¿QUÉ NECESITAMOS PARA USAR EL VALOR  GANADO? PRIMEROS PASOS 1)

Establece el WBS ó EDT para descomponer el proyecto en “piezas” adecuadas, asignando responsables.

2)

Identifica las actividades que representen el proyecto.

3)

Determina los costos a ser gastados en cada actividad (Horas, pesos).

4)

Calendariza las actividades en el tiempo.

5)

Analiza los datos para verificar que el plan es aceptable de acuerdo a su definición, restricciones, objetivos, entre otros.

¿QUÉ NECESITAMOS PARA USAR EL VALOR  GANADO? PRIMEROS PASOS Un WBS establece que cada elemento de la estructura es responsabilidad de alguien. El nivel inferior de un WBS deben ser las actividades del proyecto.

¿CÓMO USAMOS EL VALOR GANADO? PASOS SIGUIENTES 6)

Actualiza el calendario de trabajo (iniciadas, terminadas, duración restante).

7)

Actualiza los costos de actividades conforme ocurran.

las

8)

Calcula el proyecto.

del

9)

Analiza los resultados y repórtalos.

valor

ganado

EJEMPLO DEFINICIONES BÁSICAS ID

Nombre de tarea

1

1 Ampl. Red Local de Cómputo e Implantación de SW

2

1.1 Administración del Proyecto

3

1.1.1 Procesos de Administración de Proyectos

4

1.1.2 Entrega del Proyecto

5

1.2 Sistemas

Baseline Cost

PV

EV

AC

SV ($)

SV(%)

SPI #

SPI

CV ($)

CV(%)

CPI #

CPI

EAC

$75,175.00

$41,432.14

$31,075.00

$28,825.00

-$10,357.14

-25.0%

0.75

$2,250.00

7.2%

1.08

$74,375.00

$3,750.00

$2,250.00

$2,250.00

$2,250.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$3,750.00

$3,750.00

$2,250.00

$2,250.00

$2,250.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$3,750.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$0,000.00

$27,625.00

$22,625.00

$22,625.00

$22,875.00

$0.00

0.0%

1.00

-$250.00

-1.1%

0.99

$29,325.00

6

1.2.1 Dirección y Coordinación de Sistemas

$2,500.00

$1,500.00

$1,500.00

$3,000.00

$0.00

0.0%

1.00

-$1,500.00

-100.0%

0.50

$5,000.00

7

1.2.2 Determinación de Objetivos y Alcance

$350.00

$350.00

$350.00

$350.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$0,350.00

8

1.2.3 Plan para Implantación

$525.00

$525.00

$525.00

$525.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$0,525.00

9

1.2.4 Determinación de nuevo Software y Hardware

$875.00

$875.00

$875.00

$875.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$0,875.00

10

1.2.5 Desarrollo de Programas

$3,800.00

$2,375.00

$2,375.00

$3,125.00

$0.00

0.0%

1.00

-$750.00

-31.6%

0.76

$5,000.00

11

1.2.6 Entrega Licencias Software

$17,000.00

$17,000.00

$17,000.00

$15,000.00

$0.00

0.0%

1.00

$2,000.00

11.8%

1.13

$15,000.00

12

1.2.7 Implantación de Programas

$1,625.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$1,625.00

13

1.2.8 Pruebas y Detalles Finales

$950.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$0,950.00

$1,200.00

$1,200.00

$1,200.00

$1,200.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$1,200.00

14

1.3 Adquisiciones

15

1.3.1 Equipo de Cómputo

$300.00

$300.00

$300.00

$300.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$0,300.00

16

1.3.2 Licencias Software

$300.00

$300.00

$300.00

$300.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$0,300.00

17

1.3.3 Mobiliario

$225.00

$225.00

$225.00

$225.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$0,225.00

18

1.3.4 Contratista Instalaciones

$375.00

$375.00

$375.00

$375.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$0,375.00

$42,600.00

$15,357.14

$5,000.00

$2,500.00

-$10,357.14

-67.4%

0.33

$2,500.00

50.0%

2.00

$40,100.00

19

1.4 Instalación

20

1.4.1 Trabajos Preliminares

$5,000.00

$5,000.00

$5,000.00

$2,500.00

$0.00

0.0%

1.00

$2,500.00

50.0%

2.00

$2,500.00

21

1.4.2 Ductos y Cables

$10,000.00

$2,857.14

$0.00

$0.00

-$2,857.14

-100.0%

0.00

$0.00

0.0%

1.00

$10,000.00

22

1.4.3 Entrega e Instalación Mobiliario

$15,000.00

$7,500.00

$0.00

$0.00

-$7,500.00

-100.0%

0.00

$0.00

0.0%

1.00

$15,000.00

23

1.4.4 Entrega Equipo de Cómputo

$12,000.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$12,000.00

24

1.4.5 Instalación de Equipo de Cómputo

$600.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$0,600.00

VALOR GANADO DEFINICIONES BÁSICAS

PV

VALOR PLANEADO (PV) Costo presupuestado del trabajo programado para completar una actividad hasta un momento determinado.

EV

VALOR GANADO (EV) Costo presupuestado para el trabajo realmente completado de una actividad durante un período de tiempo determinado.

BAC * % avance real

AC

COSTO REAL (AC) Costo total incurrido en la realización del trabajo completado durante un período de tiempo determinado.

VALOR GANADO DEFINICIONES BÁSICAS

BAC

PRESUPUESTO AL TÉRMINO O A LA CONCLUSIÓN (BAC) El valor planificado total para el proyecto. Es la suma de todos los presupuestos asignados a un proyecto.

VALOR GANADO EJEMPLO Se tiene un proyecto estimado en $18,000 en 10 meses. Al término del cuarto mes se tiene un avance del 26.7%. PV= $7,200 (Valor planeado) EV= $4,806 (18,000*.267) (BAC * % avance real) AC= $5,600 (Costo real)

VALOR GANADO DEFINICIONES BASICAS

CV EV – AC

SV EV – PV

VARIACIÓN DEL COSTO (CV) Medida de rendimiento en función de los costos con relación a un proyecto. Un valor positivo indica una condición favorable, una condición negativa una posición desfavorable.

VARIACIÓN DEL CRONOGRAMA (SV) Medida de rendimiento del cronograma en un proyecto. Un valor positivo indica una condición favorable, una condición negativa una posición desfavorable.

VALOR GANADO EJEMPLO VARIACIÓN DEL COSTO (CV) CV = EV – AC

CV = $4,806 - $5,600 = ($794)

PORCENTAJE DE VARIACIÓN DEL COSTO (%CV) %CV = CV / EV

Determina qué tan dentro o fuera del presupuesto se encuentra el proyecto.

Condición desfavorable

%CV = ($794) / $4,806 = (0.165) Se encuentra fuera de presupuesto por 16.5%

VARIACIÓN DEL TIEMPO (SV) SV = EV – PV

SV = $4,806 - $7,200 = ($2,394)

PORCENTAJE DE VARIACIÓN DEL CRONOGRAMA (%SV) %SV = SV / PV

Determina el retraso o adelanto del proyecto.

Condición desfavorable

%SV = ($2,394)/ $7,200 =(0.332) Se encuentra retrasado el proyecto en un 33.2%

VALOR GANADO DEFINICIONES BÁSICAS

SPI

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL SPI = 1 EN TIEMPO CRONOGRAMA (SPI) Una medida de eficiencia en función del SPI > 1 ADELANTADO cronograma de un proyecto.

SPI = EV/PV Muestra el valor del trabajo realizado comparado con lo que se había planeado

CPI

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL COSTO (CPI) Una medida de eficiencia en función de los costos.

CPI = EV/AC Muestra cuantas unidades de dinero de trabajo se obtuvieron para la cantidad de unidades de dinero gastadas en el trabajo

SPI < 1 RETRASADO

CPI = 1 EN PRESUPUESTO CPI > 1 DEBAJO PRESUPUESTO

DE

CPI < 1 POR ENCIMA DEL PRESUPUESTO

VALOR GANADO EJEMPLO VARIACIÓN DEL COSTO (CV) CV = EV – AC

CV = $4,806 - $5,600 = ($794) Condición desfavorable

VARIACIÓN DEL TIEMPO (SV) SV = EV – PV

SV = $4,806 - $7,200 = ($2,394) Condición desfavorable

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL COSTO (CPI) CPI = EV / AC

CPI = $4,806 / $5,600 = 0.85 El proyecto está por encima del presupuesto

ÍNDICE DE TIEMPO (SPI) SPI = EV / PV

DESEMPEÑO

DEL

SPI = $4,806 / $7,200 = 0.66 El proyecto está retrasado

CPI>1, SPI>1 Bajo presupuesto  y adelantado

CPI>1, SPI1.3 Índice de Costo‐Tiempo (CSI)

1.3

CSI = CPI * SPI

1.2

0.9