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• Luis Moreno Pascual

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UNIVERSIDAD PRIVADA ANTENOR ORREGO ESCUELA DE POSTGRADO

AUTOR: Br. RICARDO FERNANDO FIGUEROA SALAZAR ASESOR: Dr. Guillermo Juan Cabanillas Quiroz

2015

TÍTULO :

PROPUESTA DE MEJORA EN EL CONTROL DE COSTOS EN LA CONSTRUCCIÓN DE UN PROYECTO DE UNA OBRA CIVIL

Realidad Problemática

El constante crecimiento de la población a nivel mundial trae consigo el incremento de la industria de la construcción para cubrir las necesidades de brindar las comodidades de la expansión de la población. Ante esto la creación de nuevas y mayores empresas constructoras están generando empleo y por ende el desarrollo de cada región y del país. Es aquí que en este ambiente que las constructoras están compitiendo entre sí, construyendo y construyendo sin hacer una verdadera planificación y diseño, lo que está trayendo consigo sobrecostos en las empresas. Además estas empresa no se preocupan por desarrollar un sistema de control y monitoreo, siendo necesario implementar una herramienta que nos permita controlar los tiempos y costos de los proyectos durante su ejecución.

Problema

¿CUAL SERÍA LA PROPUESTA DE MEJORA EN EL CONTROL DE COSTOS EN LA CONSTRUCCIÓN DE UN PROYECTO DE UNA OBRA CIVIL?

Antecedentes del Problema  En 1999 The Estandish Group – A Recipe for success (una Receta para el Éxito) (Investigación EE.UU) realizó un estudio tomando como muestra 23,000 proyectos realizados entre el año 1994-1998 dando como resultado que tan sólo el 16% habían sido proyectos exitosos (habían cumplido con lo planeado). Posteriormente (4 años después) se volvió hacer un estudio en proyectos que habían empleado herramientas de gestión aumentando del 16% al 26% los proyectos exitosos. En el año 2006 la Universidad del Cuyo, Argentina, realizó 400 encuestas a Gerentes de Proyectos bajo el nombre de “Alcance de la Administración de Proyectos en Latinoamérica” de las cuales 98 fueron significativas como muestra para el análisis dando como resultado lo siguiente: A la pregunta ¿utiliza alguna herramienta para controlar sus proyectos? los gerentes de proyectos respondieron: Poco: 39%, Medio: 33%, Nada: 20%, Mucho: 8% (Países de la muestra: Argentina, Bolivia, Colombia, Costa Rica, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Honduras, Panamá, República Dominicana).

Justificación  En la actualidad el desarrollo de proyectos suelen generar gastos innecesarios y la constante preocupación en el cumplimiento de los plazos establecidos, ya que solo son controlados principalmente durante su ejecución en lo que respecta a aspectos técnicos, costos y tiempos. Los rendimientos en estos tres aspectos no son compatibles de forma natural, y es común que en la ejecución frente a las variaciones respecto a lo planificado, no se tenga un control adecuado sobre ellos. A pesar de la literatura disponible, estas herramientas siguen siendo muy poco aplicadas, ya que no han sido entendidas las ventajas desde el punto de vista de la Gerencia de proyectos, y como puede aportar a la oportuna toma de decisiones por parte del Gerente del Proyecto, para finalizar con éxito el mismo dentro de los parámetros establecidos en un Plan de Control de Costos

Objetivos Objetivo General Elaborar una propuesta de mejora en el control de costos en la construcción de un proyecto de una obra civil Objetivos Específicos Identificar las herramientas y técnicas más relevantes de las áreas de gestión de tiempo y costo, para el control y monitoreo de proyectos. Realizar un seguimiento detallado de la ejecución del proyecto de estudio y recopilar la información necesaria sobre el avance de obra. Aplicar el método de valor ganado y evaluar las implicaciones de los indicadores de desempeño, y su impacto en la probabilidad de terminar un proyecto dentro de lo previsto. Elaborar una propuesta de mejora en el control de costos, aplicando el método de valor ganado, para poder establecer recomendaciones que en adelante se difundan al resto de proyectos.

Hipótesis

SI REALIZO EL CONTROL DE COSTOS EN LA CONSTRUCCIÓN DE UN PROYECTO DE UNA OBRA CIVIL, PODRÉ DESARROLLAR UNA PROPUESTA DE MEJORA

Material de estudio Unidad de estudio. La unidad de Estudio será el Valor Ganado aplicado al seguimiento de la construcción de la Obra Edificio Center Cuba. Población. Edificio Center Cuba – Construcción de 07 Niveles. I Etapa: 03 Niveles II Etapa: 04 Niveles Muestra. Se tomó como muestra el control de costos y seguimiento de avances de 03 Niveles

Técnicas e Instrumentos Técnicas e Instrumentos de Recolección de datos En el Proyecto de investigación se utilizó la técnica de la observación, ya que se realizó la comparación de los costos presupuestados del trabajo planificado, los costos reales y los costos presupuestados por los trabajos realizados. Técnicas e Instrumentos de procesamiento y análisis de datos Se utilizó como herramienta de apoyo el programa Excel. El análisis se realizó aplicando métodos estadísticos donde se realizó la descripción, análisis e interpretación de datos. Se utilizó tablas, gráficos estadísticos (Curva S) donde se representó los diversos costos encontrados en la línea de corte.

VALOR GANADO Alcances: Para la aplicación del método de valor ganado, hemos definido un proyecto de construcción que se viene ejecutando a la fecha en la ciudad de Chimbote, teniendo acceso a la información contractual y a la información de avance actual; procediendo a la aplicación de método del valor ganado para poder calcular y obtener resultados que nos permitan evaluar el estado en costo y tiempo del proyecto y tomar las medidas correctivas que sean necesarias. Los alcances de la Gestión del Valor Ganado, es una técnica de gestión de proyectos que permite controlar la ejecución de un proyecto a través de su presupuesto y su calendario de ejecución. Compara la cantidad de trabajo ya completado en un momento dado, con la estimación realizada antes del comienzo del proyecto, de este modo se tiene una medida de cuanto trabajo se ha realizado, y cuanto trabajo queda por realizar en el proyecto.

SISTEMA DE GESTIÓN DE VALOR GANADO La Gestión del Valor Ganado (EVM Earned Value Management) es una herramienta efectiva de desempeño para la medida y seguimiento del proyecto. Se basa en el principio de proyectar a futuro, basándose en los patrones y tendencias del pasado.

SISTEMA DE GESTIÓN DE VALOR GANADO Integra la Gestión del Alcance, Tiempo y Costos. Se puede medir: Cuánto trabajo se ha realizado Cuanto queda para finalizar el proyecto Estimar los recursos que se emplearán para finalizar el proyecto. Estimar en cuanto tiempo se completaría el proyecto si se mantienen las condiciones con las que se elaboró el cronograma Estimar el costo total del proyecto a la finalización

Permite Identificar: Donde se encuentra el problema El tipo de problema, es crítico o no. Que se debe hacer para recuperar el tiempo y costo perdido

SISTEMA DE GESTIÓN DE VALOR GANADO  Integra los Grupos de Procesos de Planeación, Ejecución y Control de proyectos. PLANEACIÓN: - Que trabajo debe hacerse EDT, no se piensa en secuencia, solo trabajo. - Quien es el responsable del trabajo EDO - Cuando va a realizarse el trabajo PERT-CPM - Cuáles son los recursos requeridos para el trabajo EDC

EJECUCIÓN - Desempeño de la Línea Base: - Desarrollar el presupuesto en el tiempo de cada tarea de trabajo - Seleccionar la técnica de medida para cada tarea - Identificar el riesgo - Valoración del riesgo - Plan de contingencia - Mantener la integridad de la línea base durante el proyecto

en

SISTEMA DE GESTIÓN DE VALOR GANADO CONTROL : - Registrar el uso de los recursos - Analizar el avance físico del trabajo - Determinar el EV según método de control de avance - Analizar y predecir los Costos y la programación del proyecto - Reportar problemas de desempeño.

SISTEMA DE GESTIÓN DE VALOR GANADO A. ¿Por qué la necesidad de un Sistema de Control? En el mundo moderno, los proyectos tienden a disponer de menos recursos. Poseen un alcance definido, requieren ser ejecutados en el plazo de tiempo más corto y al menor costo posible. En cualquier proyecto de la clase que sea, estas tres variables de alcance, tiempo y costo están sufriendo amenazas tanto internas como externas al proyecto. Surgen frecuentes cambios en los requisitos y por lo tanto en el alcance, en la calidad, en el programa de ejecución y en los costos del presupuesto. - Después de la segunda guerra mundial y hasta los años 80, los grandes proyectos fueron realizados mayormente por el sector de la construcción. Procesos como la estructura de desglose del trabajo WBS, redes PDM, métodos CPM o PERT, estimación de costos y presupuesto, gestión de riesgos y otros, han ido evolucionando, para llegar a ser lo sólidos que son hoy en día. Ahora bien, uno de los grandes problemas que tenían esas empresas era la falta de un sistema de control con las características de EVM.

SISTEMA DE GESTIÓN DE VALOR GANADO B. ¿Qué es la técnica de Valor Ganado EVM? Es una interrelación tridimensional entre lo planeado, el trabajo realmente ejecutado y los costos reales incurridos en el proyecto. Siendo necesario poner a disposición de EVM un grupo de procesos.

EVM se alimenta de la información del WBS, del cronograma, del presupuesto y de la planificación de recursos, y establece puntos de control donde se integran alcance, tiempo y costo y se compara el presupuesto planeado o línea de base del proyecto, con el costo real y la medición del trabajo efectivamente realizado. Con esta información se obtienen variaciones de costo y cronograma (en términos de costo), se evalúan índices de desempeño, se observan las tendencias y finalmente se estiman las proyecciones del proyecto. Esto sirven como sustento al Gerente del Proyecto para identificar problemas y tomar decisiones con el objeto de mitigarlos.

SISTEMA DE GESTIÓN DE VALOR GANADO B. CONTROL DE COSTOS: Consiste en certificar que se cumpla con los objetivos cuando se evalúa y se mide su crecimiento o desarrollo con el monitoreo cada cierto tiempo, de este modo identificar las variables con la finalidad de tomar acciones correctivas cuando sea necesario y tomar acciones preventivas en participación a posibles problemas futuros. El objetivo del control de costos es disponer a la dirección del proyecto información actualizada, cierta y consistente de los desembolsos efectuados y proyectados teniendo presente el presupuesto oficial asignado para su ejecución

SISTEMA DE GESTIÓN DE VALOR GANADO C. Claves para Manejar Exitosamente el Método de Valor Ganado: Tiene cuatro pasos claves 1. Contratar al mejor recurso humano disponible. 2. Delegar la toma de decisiones en aquellos con el mejor conocimiento para tomarlas. 3. Usar indicadores de valor para asegurar que el poder de decisiones se usa bien. 4. Alinear los incentivos de los ejecutivos mediante planes de compensación variable

SISTEMA DE GESTIÓN DE VALOR GANADO VARIABLES DEL MÉTODO DE VALOR GANADO: Valor Planeado - PV (Planned Value) Nos indica el monto presupuestado de todo lo que teníamos planificado haber hecho. Su valor es la sumatoria de las cantidades planeadas por los costos estimados en el presupuesto. Valor Ganado - EV (Earned Value) Representa el monto presupuestado del trabajo efectivamente realizado. Éste proviene de la medición física de lo que ya hemos hecho. Su valor es la suma de las cantidades instaladas por los costos estimados en el presupuesto. Costo Real - AC (Actual Cost) Indica cuanto nos ha costado hasta ahora el trabajo que hemos hecho hasta la fecha. Su valor es la sumatoria de todas las cantidades ya instaladas por su costo de adquisición

SISTEMA DE GESTIÓN DE VALOR GANADO MONITOREO Y CONTROL DEL PROYECTO CON VALOR GANADO: El WBS o EDT (Estructura de Desglose del Trabajo), el Cronograma, y el Presupuesto, son las 3 herramientas más importantes para la Gestión del Valor Ganado (EVM)

SISTEMA DE GESTIÓN DE VALOR GANADO MONITOREO Y CONTROL DEL PROYECTO CON VALOR GANADO: El EDT, constituye la herramienta esencial para la definición de Alcance, nos permitirá desglosar el proyecto en entregables, disciplinas o áreas, que a su vez descompondremos en diversos niveles, hasta obtener paquetes de trabajo que sean perfectamente medibles y controlables. La suma de todos sus elementos constituye el total del proyecto. El Cronograma permitirá programar cuando se realizarán los trabajos de los paquetes. Para ello podemos requerir descomponer los paquetes todavía más, en actividades fáciles de realizar, medir y controlar, preestablecer las secuencias y dependencias de los trabajos, asignar recursos y estimar las duraciones de las actividades. Finalmente, con estos datos optimizaremos la red, nivelando los recursos e identificando el camino crítico del proyecto (y los cuasi-críticos). Y de esta manera habremos obtenido la línea base del cronograma

SISTEMA DE GESTIÓN DE VALOR GANADO MONITOREO Y CONTROL DEL PROYECTO CON VALOR GANADO: Luego debemos estimar los Costos correspondientes a todos los paquetes de trabajo (materiales, equipos, y esfuerzo), sumar los costos indirectos y de gestión, y determinar el presupuesto línea base.

SISTEMA DE GESTIÓN DE VALOR GANADO MONITOREO Y CONTROL DEL PROYECTO CON VALOR GANADO: 1. Cálculo de Variaciones: - Variación de Costo (CV): Una medida de desempeño de los Costos del Proyecto. Es la diferencia del Valor Ganado y el Costo Actual.

CV = EV−AC

CV > 0, Ahorro de Costos CV < 0, Exceso de Costos CV = 0, Costo va según el Presupuesto

- Variación del Cronograma (SV): Una medida de desempeño del Cronograma en un proyecto. Es la diferencia entre el Valor Ganado y el Valor Planificado. SV > 0, Ejecución Adelantada SV= EV−PV SV < 0, Ejecución Atrasada SV = 0, El Proyecto va según el Cronograma

SISTEMA DE GESTIÓN DE VALOR GANADO MONITOREO Y CONTROL DEL PROYECTO CON VALOR GANADO: 2. Indices de Rendimiento de Productividad y Eficiencia: - Índice del Rendimiento del Costo (CPI): Nos da la Productividad del Costo Actual. Es el cociente del Valor Ganado y el Costo Actual. CPI= EV/AC - Índice del Rendimiento del Cronograma (SPI): Nos da Efectividad sobre la Planificación Realizada. Es el cociente entre el Valor Ganado y el Valor Planificado. SPI= EV/PV Si los índices son < 1, quiere decir que son desfavorables

SISTEMA DE GESTIÓN DE VALOR GANADO MONITOREO Y CONTROL DEL PROYECTO CON VALOR GANADO: 2. Indices de Rendimiento de Productividad y Eficiencia: - Índice Costo–Cronograma (CSI): Si los índices CPI o SPI, es < 1 y el otro > 1, tenemos un índice favorable y otro desfavorable Este indicador nos da una relación entre el costo y el cronograma y así saber que posibilidades tenemos de recuperar nuestro proyecto. CSI = CPI*SPI Entre más se aleje CSI de 1, menor es la posibilidad de recuperación del proyecto 0.9< CSI