• Author / Uploaded
• Jose De la Cruz

Citation preview

Entradas

Gestión del Costo

Curso Gestión de Proyectos PMI Tercera Unidad: Sesión 7 Ciclo 2017-I

1/41

Herramientas Salidas

conceptos

VIDEO INTRODUCTORIO

http://www.youtube.com/watch?v=AcjdeUZIIPw

2 2/41

Conceptos

Planificar la gestión de los costos

Estimar los costos

Determinar el Presupuesto

Controlar los costos

Cuerpo del Conocimiento - PMBOK AREAS DELCONOCIMIENTO

GRUPOS DE PROCESOS PLANIFICACIÓN

INICIO

4.1. Desarrolla 4. GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL r el acta de constitución PROYECTO delproyecto

4.2 .

Desarrollar el plan para la dirección delproyecto

1.

Planificar la Gestión del Alcance 2. Recopilar Requisitos 3. Definir el Alcance 4. Crear la EDT

5. GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

1.

2.

Estimar los Recursos de las actividades

5.

Estimar la duración de las actividades 6. 1.

5. 6.

Desarrollar el Cronograma

9.1. Planificar la Gestión de los RR.HH

10. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

10.1. Planificar la Gestión de las Comunicaciones

8.1. Planificar la Gestión de Calidad

7.4. Controlar los costos. 8.2. 2. 3.

1. 3. 4. 5.

13. GESTIÓN DE LOS INTERESADOS 13.1. Identifica rlos DELPROYECTO

Realizar el aseguramiento de la calidad

8.3. Controlar la calidad.

Adquirir el equipo del proyecto. Desarrollar el equipo del proyecto

4.

12. GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DELPROYECTO

Validar el Alcance Controlar el Alcance

6.7. Controlar el Cronograma.

Planificar la Gestión de los costos 2. Estimar los costos 3. Determinar el presupuesto

8. GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO 9. GESTIÓN DE LOS RR.HH DEL PROYECTO

11. GESTIÓN DE LOS RIESGOSDEL PROYECTO

CIERRE

Definir las actividades. Secuenciar las actividades.

4.

7. GESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO

SEGUIMIENTO Y CONTROL

4. Monitorear y Controlar el trabajo 4.6.Cerrar delproyecto. proyecto o 4.3 . Dirigir y gestionar el trabajo del fase. proyecto 5. Realizar el Control Integrado de Cambios

Planificar la Gestión del Cronograma. 3.

6. GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

EJECUCION

10.2.

Dirigir el equipo del proyecto

Gestionar las comunicaciones deproyecto.

Planificar la Gestión de riesgos. 2. Identificar los riesgos Analizar cualitativamente los riesgos

10.3. Controlar las comunicaciones.

11.6. Controlar los riesgos.

Analizar cuantitativamente los riesgos Planificar la respuesta a los riesgos

12.1. Planificar la Gestión de las adquisiciones.

12.2. Efectuar las adquisiciones

12.3. Controlar las adquisiciones

13.2. Planificar la Gestión de los Interesados.

13.3. Gestionar la relación con los Interesados.

13.4. Controlar la Relación con los Interesados.

Interesados.

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 3/41

12.4. Cerrar las adquisiciones

Conceptos

Planificar la gestión de los costos

Estimar los costos

Determinar el Presupuesto

Controlar los costos

¿De qué se ocupa? Se ocupa principalmente del costo de los recursos necesarios para completar el cronograma También considera el efecto de las decisiones del proyecto en el:

Costo de uso

Mantenimiento Soporte Producto

4/41

Conceptos

Planificar la gestión de los costos

Estimar los costos

Determinar el Presupuesto

Conceptos asociados Costos directos Costos indirectos Costos variables Costos fijos Ganancia Impuestos Descuentos y aportaciones de ley. Horas extra Bonificaciones

5/41

Controlar los costos

Planificar la gestión de los costos

7.1 Planificar la Gestión de los Costos

• Plan para la dirección del proyecto • Acta de Constitución • Factores ambientales • Activos de procesos de la organización

• Juicio de Expertos • Técnicas analíticas • Reuniones

• Plan de Gestión de los Costos

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 6/41

Planificar la gestión de los costos

Plan de Gestión de Costos

Provee una guía de cómo los costos del proyecto serán:

Planificado

Estructurado

Estimado

Preparado

Controlado Incluye  Nivel de precisión  Unidades de medida  Enlaces con los procedimientos de la organización (CA)  Umbrales de control  Reglas de valor ganado  Procedimientos de control de cambios  Formatos de informe  Descripciones de proceso (de los tres procesos)  Métodos para documentar los costos

7/41

Estimar los costos

7.2 Estimar los costos

• Plan de gestión de los costos • Plan de gestión de los recursos humanos • Línea base del alcance • Cronograma del proyecto • Registro de riesgos • Factores ambientales • Activos de procesos de la organización

• • • • • • • • • •

• Estimación de costos de las actividades • Base de las estimaciones • Actualizaciones a los documentos del proyecto

Juicio de Expertos Estimación análoga Estimación paramétrica Estimación ascendente Estimación por tres valores Análisis de reservas Costo de la calidad Software de gestión de proyectos Análisis de ofertas de proveedores Técnicas grupales

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 8/41

Estimar los costos

Consiste en desarrollar un aproximación de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto.

Las estimaciones deben refinarse conforme avanza el proyecto

9/41

Estimar los costos

¿Cómo hacer las estimaciones? JUICIO DE EXPERTOS (Expert Judgment) Puro o Delphi. ESTIMACIÓN POR ANALOGÍA (Analogous Estimating) Usa los costos reales de un proyecto previo similar como la base para la nueva estimación. ESTIMACIÓN PARAMÉTRICA (Parametric Estimating) Utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables para calcular una estimación de costos para un recurso de la actividad del cronograma.

ESTIMACIÓN POR TRES VALORES (Three-Point Estimate) Utilizada cuando existe un grado de incertidumbre alto en la estimación de los costos de la actividad. Basado en tres estimados: Más Probable (CM), Optimista (CO) y Pesimista (CP) Estimación por Tres Valores (CP+4CM+CO) 6

10/41

Estimar los costos

¿Cómo hacer las estimaciones? ESTIMACIÓN ASCENDENTE (Bottom-up Estimating) Consiste en estimar el costo de los paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma con el nivel más bajo de detalle.

11/41

Estimar los costos

¿Cómo hacer las estimaciones? SOFTWARE DE ESTIMACIÓN DE COSTOS PARA LA GESTIÓN DE (Project Management Estimating Software)

PROYECTOS

MS Project, Primavera.

ANÁLISIS DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES (Vendor bid Analysis) En los casos en que los proyectos se otorgan mediante procesos competitivos (licitaciones), se puede solicitar al equipo de proyecto que realice las estimaciones de los costos para cada entregable y obtener un costo que sustente el costo total final del proyecto. TÉCNICAS GRUPALES DE TOMA DE DECISIONES  Empleadas por los miembros del equipo e interesados que tienen responsabilidad con los gastos del proyecto para tener una estimación real de las actividades del proyecto  Ejemplos: Lluvia de Ideas, técnica de Delphi

12/41

Determinar el Presupuesto

7.3 Determinar el presupuesto

• Plan de gestión de los costos • Línea base del alcance • Estimación de costos de las actividades • Activos de procesos de la organización • Base de las estimaciones • Cronograma del proyecto • Calendarios de recursos • Registro de riesgos • Acuerdos

• • • • •

• Línea base de costos • Requisitos de financiamiento del proyecto • Actualizaciones a los documentos del proyecto

Agregación de costos Análisis de reservas Juicio de expertos Relaciones históricas Conciliación del límite de financiamiento

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 13/41

Presupuesto

14/41

Controlar los costos

7.4 Controlar los costos

• Plan para la dirección del proyecto • Requisitos de financiamiento del proyecto • Datos de desempeño del trabajo • Activos de procesos de la organización

• Gestión del valor ganado • Pronósticos • Índice de desempeño del trabajo por completar • Revisiones del desempeño • Software de gestión de proyectos • Análisis de reservas

• Información de desempeño del trabajo • Pronósticos de costos • Solicitudes de cambio • Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto • Actualizaciones a los documentos del proyecto • Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 15/41

Controlar los costos

Controlar los costos Proceso por el cual se monitorea la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costos.

¿Qué Implica? 

Registrar gastos reales



Revisar los cambios a través del proceso de control integrado de cambios

16/41

Controlar los costos

Valor ganado ▪

TÍPICAS PREGUNTAS EN LOS PROYECTOS       

▪

¿Cuándo se va terminar el proyecto? ¿Cuánto dinero hemos gastado en el proyecto hasta el momento? ¿Cuánto va a costarnos finalmente este proyecto? ¿Estamos dentro del cronograma aprobado? ¿Estamos dentro del presupuesto aprobado? ¿Cuánto más hay que gastar? ¿Cuánto trabajo hemos realizado?

¿QUIÉNES HACEN ESTAS PREGUNTAS?     

La Alta Gerencia El Cliente El Gerente General El Jefe de Proyecto Los subalternos

17/41

Controlar los costos

Términos utilizados EV

Earned Value

PV

Planned Value

AC

Actual Cost

BAC

Budget at completion

EAC

Estimate at completion

ETC

Estimate to complete

VAC

Variance at completion

18/41

Controlar los costos

Técnica del Valor ganado

19/41

Controlar los costos

Análisis de valor ganado

20/41

Controlar los costos

Variación del Costo

CV = EV – AC

Positivo  costo menor al presupuestado

Negativo  presupuesto excedido 21/41

Controlar los costos

Variación del tiempo SV = EV – PV Positivo  menor tiempo al planificado Negativo  tiempo excedido

22/41

Controlar los costos

Índice de rendimiento de costo CPI = EV / AC

>1  costo real menor al presupuestado < 1  presupuesto excedido

23/41

Controlar los costos

Índice de rendimiento de cronograma SPI = EV / PV

>1  tiempo empleado menor al planificado < 1  retrasos con respecto a la planificación

24/41

Controlar los costos

Estimate at completion 

Situación 1: sin cambios significativos



EAC = AC + (BAC – EV) EAC = AC + ETC







Situación 2: con cambios significativos en los costos EAC = AC + (BAC – EV)/CPI



Estimate to complete ETC = EAC – AC



Variance at completion VAC = BAC - EAC

25/41

Ejemplo: Valor Ganado

26/41

Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

27

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 27/41

Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 28/41

Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Calcule el valor ganado, SV, SPI, CV, CPI.

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 29/41

Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 30/41

Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 31/41

Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 32/41

Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 33/41

Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 34/41

Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 35/41

Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 36/41

Controlar los costos

Variables clave para medir el desempeño

37

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 37/41

Controlar los costos

Proyecciones

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 38/41

Resumen

Entregable 1

50

Entregable 2

20

460 300 50 100% 180 150 310 370 100 60% 120 250 200 100 100

30

Rendimiento al 6to mes

22/10/2014

22/09/2014

23/08/2014

24/07/2014

24/06/2014

30 40 100

Entregable 3

Entregable 4

25/05/2014

25/04/2014

26/03/2014

Fecha

24/02/2014

 Asumamos un proyecto con 4 entregables que se elaborarán conforme el cuadro N°1, en el que se muestra además el presupuesto aprobado.  El rendimiento al 6to mes de trabajo se muestra en la última columna

25/01/2014

Ejemplo Gestión de Valor Ganado

20 10 20 30

40

30

40

50%

50

100%

Total

100 50 50 300 300 600 600 600 550 50

PV

100 150 200 500 800 1400 2000 2600 3150 3200

Entregable 1 Entregable 2 Entregable 3 Entregable 4

50 20

30

20

30

20

10

Total

100

50

EV

100

150

60 100 20

60 90 60 30

30

180

180

360

50 20

30

186 125 40

Entregable 1 Entregable 2 Entregable 3 Entregable 4

90

30

20

10

240

351

Total

100

50

600

951

AC

100

150

80 200

24/06/2014

25/05/2014

25/04/2014

26/03/2014

24/02/2014

25/01/2014

24/06/2014

25/05/2014

25/04/2014

26/03/2014

24/02/2014

25/01/2014

En los cuadros siguientes se hallan registrados el Valor Ganado (EV) y el costo real (AC) hasta el 6to. mes

20

60 200 120 30

450 250 40

100

300

410

740

250

550

960

1700

Ejemplo Gestión de Valor Ganado

BAC

SV= 951 – 1400 SV = -449 CV=951 – 1700 CV = -749 CV SV

SPI= 951/1400 SPI= 0.68 CPI= 951/1700 CPI= 0.56

Ejemplo Gestión de Valor Ganado

EAC 1

SPI= 0.68 CPI= 0.56 ETC = BAC – EV = 2249 Escenario 1 Asumo rendimiento del presupuesto para ETC EAC = AC + ETC = 3949

BAC

ETC

AC

Escenario 2 Asumo rendimiento de costo para ETC EAC = BAC/CPI = 5720

EV

Escenario 2 Asumo impacto de CPI y SPI en ETC EAC= AC + ETC/(CPI*SPI) EAC = 7618

Controlar los costos

Ejercicio de Valor Ganado Datos: Alcance: construir 41 bloques de 10m2 cada uno Cada bloque dura 1 día en construir Cada bloque está presupuestado en $1000 El costo real al día 14 es $14100 Se han construido 12 bloques al día 14 *Se tienen variaciones típicas en costos, ajustadas por su CPI para estimar el trabajo restante.

Pregunta: ¿Cuál es la situación del Proyecto al día 14? CV, CPI, SV, SPI, VAC 43

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 39/41

Ejercicio de Valor Ganado

Controlar los costos

Respuesta: AC= $14100 PV= $14000 EV= $12000 CV= EV – AC = -$2,400 Proyecto sobre costeado al día 14. SV= EV – PV = -$2,000 Proyecto retrasado al día 14

CPI= EV/AC= 0.82 SPI= EV/PV= 0.86 BAC= $41000 ; EAC=BAC/CPI=53,658.54 (53,012, si 0.83) VAC= BAC-EAC= -$9,658.54 (o 9012.05) TCPI= (BAC-EV)/(BAC-AC) = 32000/29600 = 1.08 (por cada dólar gastado debo obtener un trabajo equivalente a $1.08) 44

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 40/41

HASTA AQUÍ! ¿ Qué hemos aprendido hoy ? 

El área de gestión de costos incluye 4 procesos :



Planificar la gestión de los costos Estimar los costos Preparar el presupuesto de los costos Controlar los costos

 



•

La gestión de los costos brinda la posibilidad de gestionar adecuadamente los recursos a partir de el establecimiento de un presupuesto y mecanismos de monitoreo.

41/41

Pregunta tipo examen PMP La planificación está avanzando para un proyecto que trata el estudio de mercado sobre la demanda potencial de un nuevo producto. El director del proyecto y su equipo están listos para iniciar con el proceso de estimar los costos. El cliente ha solicitado estimar los costos lo antes posible. ¿Qué método de estimación recomendarías? a) b) c) d)

Paramétrica. Ascendente. Análoga. Análisis de reserva.

Pregunta tipo examen PMP La reserva de contingencias de los costos debe ser: a) b) c) d)

Ocultada para prevenir que la dirección decida no permitir la reserva. Añadida a cada actividad para proveerle al cliente un camino crítico más corto. Mantenida por la dirección para cubrir los sobrecostos. Añadida a los costos base del proyecto para que pueda dar cuenta de los riesgos.

Pregunta tipo examen PMP Controlar los costos del proyecto:

a) Busca las causas de las variaciones positivas y forma parte del Control Integrado de Cambios. b) Busca las causas de las variaciones positivas y negativas, y no forma parte del Control Integrado de Cambios. c) Busca las causas de las variaciones positivas y negativas, y forma parte del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios. d) Ninguna de las anteriores.

VALOR GANADO DEFINICIONES BÁSICAS

BAC

PV

VALOR PLANEADO (PV) Costo presupuestado del trabajo programado para completar una actividad hasta un momento determinado.

EV

VALOR GANADO (EV) Costo presupuestado para el trabajo realmente completado de una actividad durante un período de tiempo determinado.

* % avance real

AC

COSTO REAL (AC) Costo total incurrido en la realización del trabajo completado durante un período de tiempo determinado.

VALOR GANADO? DEFINICIONES BÁSICAS

BAC

PRESUPUESTO AL TÉRMINO O A LA CONCLUSIÓN (BAC) El valor planificado total para el proyecto. Es la suma de todos los presupuestos asignados a un proyecto.

VALOR GANADO EJEMPLO

Se tiene un proyecto estimado en $18,000 en 10 meses. Al término del cuarto mes se tiene un avance del 26.7%. PV= $7,200 EV= $4,806 (18,000*.267) AC= $5,600

(Valor planeado) (BAC * % avance real) (Costo real)

VALOR GANADO DEFINICIONES BÁSICAS

CV CV = EV – AC

SV SV = EV – PV

VARIACIÓN DEL COSTO (CV) Medida de rendimiento en función de los costos con relación a un proyecto. Un valor positivo indica una condición favorable, una condición negativa una posición desfavorable.

VARIACIÓN DEL CRONOGRAMA (SV) Medida de rendimiento del cronograma en un proyecto. Un valor positivo indica una condición favorable, una condición negativa una posición desfavorable.

VALOR GANADO EJEMPLO VARIACIÓN DEL COSTO (CV) CV = EV – AC

CV = $4,806 - $5,600 = ($794) Condición desfavorable

PORCENTAJE DE VARIACIÓN DEL COSTO (%CV) %CV = CV / EV

Determina qué tan dentro o fuera del presupuesto se encuentra el proyecto.

%CV = ($794) / $4,806 = (0.165) Se encuentra fuera de presupuesto por 16.5%

VARIACIÓN DEL TIEMPO (SV) SV = EV – PV

SV = $4,806 - $7,200 = ($2,394) Condición desfavorable

PORCENTAJE DE VARIACIÓN DEL CRONOGRAMA (%SV) %SV = SV / PV

Determina el retraso o adelanto del proyecto.

%SV = ($2,394)/ $7,200 =(0.332) Se encuentra retrasado el proyecto en un 33.2%

VALOR GANADO DEFINICIONES BÁSICAS

SPI

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL SPI = 1 EN TIEMPO CRONOGRAMA (SPI) Una medida de eficiencia en función del SPI > 1 ADELANTADO cronograma de un proyecto.

SPI = EV/PV Muestra el valor del trabajo realizado comparado con lo que se había planeado

CPI

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL COSTO (CPI) Una medida de eficiencia en función de los costos.

CPI = EV/AC Muestra cuantas unidades de dinero de trabajo se obtuvieron para la cantidad de unidades de dinero gastadas en el trabajo

SPI < 1 RETRASADO

CPI = 1 EN PRESUPUESTO CPI > 1 DEBAJO PRESUPUESTO

DE

CPI < 1 POR ENCIMA DEL PRESUPUESTO

VALOR GANADO EJEMPLO VARIACIÓN DEL COSTO (CV) CV = EV – AC

CV = $4,806 - $5,600 = ($794) Condición desfavorable

VARIACIÓN DEL TIEMPO (SV) SV = EV – PV

SV = $4,806 - $7,200 = ($2,394) Condición desfavorable

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL COSTO (CPI) CPI = EV / AC

CPI = $4,806 / $5,600 = 0.85 El proyecto está por encima del presupuesto

ÍNDICE DE TIEMPO (SPI) SPI = EV / PV

DESEMPEÑO

DEL

SPI = $4,806 / $7,200 = 0.66 El proyecto está retrasado

CPI>1, SPI>1 Bajo presupuesto y adelantado

CPI>1, SPI1.3 Índice de Costo-Tiempo (CSI)

1.3

CSI = CPI * SPI

1.2

0.9