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FASE 5 IMPLEMENTACIÓN AP09-AA10-EV03. Elaboración del manual de usuario y manual de configuración del sistema.

LUIS ADRIAN CORTES ORREGO

Instructor YENIS ZÚÑIGA ESCOBAR Ingeniera de sistemas

Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información Virtual (1749809)

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CENTRO DE FORMACIÓN TURÍSTICA, GENTE DE MAR Y SERVICIOS REGIONAL SAN ANDRES ISLA 2020

TABLA DE CONTENIDO

1° INTRODUCCIÓN.................................................................................1 2° OBJETIVO...........................................................................................1 3° CONVENCIONES.................................................................................1 4° ESPECIFICACIONES TECNICAS..........................................................2 4.1 Módulo Iniciar Sesión............................................................................3 4.2 Módulo Registro de Usuarios..................................................................4 4.3 Módulo Registro de Clientes...................................................................5 4.4 Modulo de Proveedores.........................................................................6 4.5 Módulo Ingreso de Productos.................................................................7 4.6 Modulo Generar Venta...........................................................................8 5° INGRESO A LA APLICACIÓN WEB......................................................9 5.1 Registro de Usuarios...........................................................................10 5.2 Registro de Clientes............................................................................14 5.3 Registro de Proveedores......................................................................18 5.4 Ingreso de Productos..........................................................................22 5.5 Ventas..............................................................................................24 6° CONSIDERACIONES.........................................................................27 7° GLOSARIO........................................................................................27

MANUAL DE USUARIO 1° INTODUCION Este módulo de ventas es un software que nos permite obtener un adecuado manejo de la información, creando pautas para tener el control adecuado de las diferentes áreas del sistema como las son: inicio de sesión, registro de usuarios, registro de clientes, registro de proveedores, ingreso de productos y facturas de venta, a su vez clasificar todas aquellas operaciones contables y financieras del día a día para poder generar informes finales de forma oportuna y la verificación del funcionamiento de la empresa. Este Módulo de Ventas va orientado a dos esquemas de venta, uno es el de venta con despacho, orientado a empresas cuyas operaciones se realizan a través de despachos parciales en base a una orden de pedido. El otro esquema es el de venta mostrador, orientado a empresas con operaciones donde el despacho al cliente es inmediato. 2° OBJETIVO El objetivo de este manual es el de brindar una comunicación técnica y asistencia a todos los usuarios que usaran el sistema de información, adema de proporcionar la información necesaria para su utilización. 3° CONVENCIONES MDV: Acrónico que hace referencia al sistema de información (Modulo de ventas). PHP: (acrónimo recursivo de PHP: Hypertext Preprocessor) es un lenguaje de código abierto muy popular especialmente adecuado para el desarrollo web y que puede ser incrustado en HTML XAMPP: es un paquete de software libre, que consiste principalmente en el sistema de gestión de bases de datos MySQL, el servidor web Apache y los intérpretes para lenguajes de script PHP y Perl. El nombre es en realidad un acrónimo: X (para cualquiera de los diferentes sistemas operativos), Apache, MariaDB/MySQL, PHP, Perl. HTML: siglas en inglés de HyperText Markup Language, hace referencia al lenguaje de marcado para la elaboración de páginas web.

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WAMPSERVER: es el acrónimo usado para describir un sistema de infraestructura de Internet que usa las siguientes herramientas: Windows como sistema operativo; Apache, como servidor web; MySQL, como gestor de bases de datos; PHP, Perl, o Python, como lenguajes de programación. S.O: es el acrónico de sistema operativo que es el software principal o conjunto de programas de un sistema informático que gestiona los recursos de hardware y provee servicios a los programas de aplicación de software, ejecutándose en modo privilegiado respecto de los restantes. SQL: es un lenguaje de dominio específico utilizado en programación, diseñado para administrar, y recuperar información de sistemas de gestión de bases de datos relacionales. MySQL: es un sistema de gestión de bases de datos relacional desarrollado bajo licencia dual: Licencia pública general/Licencia comercial por Oracle Corporation y está considerada como la base de datos MariaDB: es un sistema de gestión de bases de datos derivado de MySQL con licencia GPL. Es desarrollado por Michael Widenius —fundador de MySQL—, la fundación MariaDB y la comunidad de desarrolladores de software libre. BBDD: Es el acrónico de base de datos, que es una colección de datos organizados y estructurados según un determinado modelo de información que refleja la relación entre ellos.

4° ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MDV es una aplicación web que se desarrolló utilizando PHP (versión 7.4.1) lenguaje de scripting (lenguaje interpretado). Se requiere de un servidor web para alojar la aplicación. Hay diferentes paquetes de software que se pueden utilizar para ejecutar MVD como lo son XAMPP, WAMPSERVER por mencionar algunos. MDV se ejecuta sin modificaciones, bajo S.O como, Linux, Windows, Mac Os y otros sistemas que soportan PHP, incluyendo la mayoría de proveedores de almacenamiento en internet. Los datos son almacenados en una sola base de datos SQL (Lenguaje estructurado). Hace uso total de abstracción de la base de datos, para que los 2

instaladores puedan elegir entre alguno de los diversos tipos de servidores de bases de datos (Oracle y Microsoft SQL server son dos ejemplos de sistemas administradores de datos). MDV se compone de seis módulos que a continuación, haremos la descripción de cada uno de ellos, con base en los casos de uso del sistema:

4.1 Caso de uso Descripción Precondición

secuencia Post condición

Excepciones

4.2

Caso de uso Descripción

Precondición

MÓDULO INICIAR SESIÓN Iniciar Sesión Este Módulo se encarga de validar al usuario para entrar en el sistema con su respectivo usuario y contraseña El usuario debe estar registrado en el sistema, con su respectivo usuario y contraseña paso Acción 1 El sistema solicita usuario y contraseña. 2 El actor introduce usuario y contraseña. 3 El sistema confirma los datos. 4 El sistema lo envía al módulo principal El sistema deberá validar el usuario y contraseña, enviar mensajes de error o advertencia siempre y cuando los datos no sean correctos, posterior mente dar ingreso al módulo principal del sistema Acción 3 El sistema comprueba la validez de los datos, si los datos no son correctos envía un mensaje al actor permitiéndole que lo corrija. MÓDULO REGISTRO DE USUARIOS

Registro de usuarios Este Módulo se encarga de hacer el registro de los diferentes usuarios, que harán uso del sistema de información. Dichos usuarios solo podrán ser registrados por el administrador del sistema de información. El usuario (administrador) debe estar registrado en el 3

secuencia

sistema, con su respectivo usuario y contraseña pas Acción o 1 El sistema solicita al usuario: Nombre, Correo, Usuario, Clave y tipo de Usuario. 2 El actor introduce los datos solicitados 3 4

Post condición

Excepciones

4.3

Caso de uso Descripción Precondición

secuencia

El sistema confirma los datos. El sistema registrara los datos correspondientes en la BBDD El sistema deberá validar los datos ingresados en el formulario, y posteriormente hacer el registro en la base de datos. Acción 3 El sistema comprueba la validez de los datos, si los datos son correctos envía un mensaje de validación al actor, de lo contrario envía un mensaje de error permitiéndole que lo corrija.

MÓDULO REGISTRO DE CLIENTES

Registro de Clientes Este Módulo se encarga de hacer el registro o ingreso de los nuevos clientes, almacenando la información descrita en el ítem de entradas. Los usuarios que van a ser el registro deben a ver ingresado previamente al sistema y llenar todos los campos descritos en el formulario. pas Acción o 1 El sistema solicita al usuario: Nit, Nombre, Teléfono, Direccion. 2 El actor introduce los datos solicitados 3 4

Post condición

El sistema confirma los datos. El sistema registrara los datos correspondientes en la BBDD El sistema deberá validar los datos ingresados en el 4

Excepciones

4.4

Caso de uso Descripción Precondición

secuencia

formulario, y posteriormente hacer el registro en la base de datos. Acción 3 El sistema comprueba la validez de los datos, si los datos son correctos envía un mensaje de validación al actor, de lo contrario envía un mensaje de error permitiéndole que lo corrija.

MODULO REGISTRO DE PROVEEDORES

Registro de Proveedores Este Módulo se encarga de hacer el registro o ingreso de los nuevos Proveedores, almacenando la información descrita en el ítem de entradas. Los usuarios que van a ser el registro deben a ver ingresado previamente al sistema y llenar todos los campos descritos en el formulario. pas Acción o 1 El sistema solicita al usuario: Proveedor, Contacto, Teléfono, Direccion. 2 El actor introduce los datos solicitados 3 4

Post condición

Excepciones

El sistema confirma los datos. El sistema registrara los datos correspondientes en la BBDD El sistema deberá validar los datos ingresados en el formulario, y posteriormente hacer el registro en la base de datos. Acción 3 El sistema comprueba la validez de los datos, si los datos son correctos envía un mensaje de validación al actor, de lo contrario envía un mensaje de error permitiéndole que lo corrija.

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4.5

Caso de uso Descripción Precondición

secuencia

MODULO INGRESO DE PRODUCTOS

Ingreso de Productos Este Módulo se encarga de hacer el registro o ingreso de los nuevos Productos, almacenando la información descrita en el ítem de entradas. Los usuarios que van a ser el registro deben a ver ingresado previamente al sistema y llenar todos los campos descritos en el formulario. pas Acción o 1 El sistema solicita al usuario: Proveedor, producto, Precio, Cantidad 2 El actor introduce los datos solicitados 3 4

Post condición

Excepciones

4.6

El sistema confirma los datos. El sistema registrara los datos correspondientes en la BBDD El sistema deberá validar los datos ingresados en el formulario, y posteriormente hacer el registro en la base de datos. Acción 3 El sistema comprueba la validez de los datos, si los datos son correctos envía un mensaje de validación al actor, de lo contrario envía un mensaje de error permitiéndole que lo corrija.

MODULO DE GENERAR VENTA

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Caso de uso Descripción Precondición

secuencia

Post condición

Generar Venta Este es el Módulo encargado de generar una venta a sí mismo como las facturas de venta Los usuarios que van a ser la venta deben a ver ingresado previamente al sistema. pas Acción o 1 El sistema solicita al usuario: Nit del cliente, código del producto, cantidad del producto 2 El actor introduce los datos solicitados 3 El sistema confirma los datos. 4 El sistema registrara la venta. El sistema deberá validar los datos ingresados en los formularios, y posteriormente hacer el registro de la venta Acción

Excepciones

5° INGRESO A LA APLICACIÓN WEB Ingresamos al módulo de apertura al aplicativo, digitamos el usuario y contraseña, posteriormente damos click en el botón INGRESAR

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Una vez hecho esto, el sistema nos dará ingreso a su Modulo principal donde tendremos todo el menú de opciones del sistema

Una vez en el modulo principal tendremos acceso a las siguientes funcionalidades: 5.1 REGISTRO DE USUARIOS Para hacer el registro de un nuevo USUARIO colocamos el cursor sobre el ítem de 8

USUARIOS del módulo principal, se nos despliegan dos opciones damos click sobre NUEVO USUARIO

Posteriormente se nos despliega el formulario con los datos correspondientes al nuevo usuario el cual debemos diligenciar.

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cómo se puede observar en la ilustración, en el ítem Tipo Usuario se nos despliega tres opciones (Administrador, Supervisor, Vendedor). Admirador: Tiene acceso a la totalidad del sistema Supervisor: Tiene acceso a las opciones de CLIENTES, PRODUCTOS, VENTAS Vendedor: Tiene acceso a las opciones de CLIENTES, VENTAS debemos seleccionar la opción de acuerdo con el tipo de usuario que estamos registrando. Posteriormente damos click en CREAR USUARIO

Posteriormente el sistema comprueba la validez de los datos y nos envía la notificación de que el usuario se ha creado correctamente. 10

De lo contrario, si los datos no son correctos envía un mensaje al actor permitiéndole que lo corrija.

Para cerciorarnos que nuestro usuario quedo registrado nos dirigimos al ítem de USUARIOS opción LISTA DE USUARIOS

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Posteriormente nos saldrá una pantalla como la que veremos a continuación, con todos los USUARIOS que hemos registrado en el sistema con su respectiva información.

Como se puede observar en este ítem LISTA DE USUARIOS tenemos las opciones de EDITAR, ELIMINAR O BUSCAR un usuario.

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5.2 REGISTRO DE CLIENTES Para hacer el registro de un nuevo CLIENTE colocamos el cursor sobre el ítem de CLIENTES del módulo principal se nos despliegan dos opciones damos click sobre NUEVO CLIENTE

Posteriormente se nos despliega el formulario con los datos correspondientes al nuevo CLIENTE el cual debemos diligenciar. 13

Posteriormente damos click en GUARDAR CLIENTE

Posteriormente el sistema comprueba la validez de los datos y nos envía la notificación de que el CLIENTE se ha creado correctamente.

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De lo contrario, si los datos no son correctos envía un mensaje al actor permitiéndole que lo corrija.

Para cerciorarnos que nuestro CLIENTE quedo registrado nos dirigimos al ítem de CLIENTES opción LISTA DE CLIENTES

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Posteriormente nos saldrá una pantalla como la que veremos a continuación, con todos los CLIENTES que hemos registrado en el sistema con su respectiva información.

Como se puede observar en este ítem LISTA DE CLIENTES tenemos las opciones de EDITAR, ELIMINAR O BUSCAR un CLIENTE.

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5.3 REGISTRO DE PROVEEDORES Para hacer el registro de un nuevo PROVEEDOR colocamos el cursor sobre el ítem de PROVEEDORES del módulo principal se nos despliegan dos opciones damos click sobre NUEVO PROVEEDOR

Posteriormente se nos despliega el formulario con los datos correspondientes al nuevo PROVEEDOR el cual debemos diligenciar. 17

Posteriormente damos click en GUARDAR PROVEEDOR

Posteriormente el sistema comprueba la validez de los datos y nos envía la notificación de que el usuario se ha creado correctamente.

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Para cerciorarnos que nuestro usuario quedo registrado nos dirigimos al ítem de PROVEEDORES opción LISTA DE PROVEEDORES

Posteriormente nos saldrá una pantalla como la que veremos a continuación, con todos los PROVEEDORES que hemos registrado en el sistema con su respectiva 19

información.

Como se puede observar en este ítem LISTA DE PROVEEDORES tenemos las opciones de EDITAR, ELIMINAR O BUSCAR un PROVEEDOR.

5.4 INGRESO DE PRODUCTOS Para hacer el registro de un nuevo PRODUCTO colocamos el cursor sobre el ítem 20

de PRODUCTOS del módulo principal se nos despliegan dos opciones, damos click sobre NUEVO PRODUCTO

Posteriormente se nos despliega el formulario con los datos correspondientes al nuevo PRODUCTO el cual debemos diligenciar.

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Posteriormente damos click en GUARDAR PRODUCTO

De lo contrario, si los datos no son correctos envía un mensaje al actor permitiéndole que lo corrija.

Para cerciorarnos que nuestro usuario quedo registrado nos dirigimos al ítem de PRODUCTOS opción LISTA DE PRODUCTOS

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Como se puede observar en este ítem LISTA DE PRODUCTOS tenemos las opciones de EDITAR, ELIMINAR, AGREGAR O BUSCAR un PRODUCTO.

5.5 VENTAS Para hacer el registro de un nueva VENTA colocamos el cursor sobre el ítem de VENTAS del módulo principal se nos despliegan dos opciones, damos click sobre NUEVA VENTA

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Posteriormente se nos despliega el formulario con los datos correspondientes a la nueva VENTA el cual debemos diligenciar.

Para realizar una venta primero digitamos los datos correspondientes al cliente, si el cliente esta registrado en el sistema solo tenemos que digitar su Nit y aparecerán los datos correspondientes a ese Nit, de lo contrario en el botón nuevo cliente podremos acceder al formulario para hacer el registro del nuevo cliente.

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En la parte inferior del formulario tendremos los datos de venta

Para realizar la venta digitamos el código del producto y su cantidad

Para terminar la venta damos click sobre el botón de procesar si deseamos concretar la venta o en su defecto anular se deseamos cancelar la venta.

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Al procesar la venta se nos muestra la venta con sus respectivos valores

6° CONSIDERACIONES Como aclaratoria cabe mencionar que este software vine inicialmente con una clave genérica de administrador, que será suministrada por el desarrollador del sistema, el administrador final podrá personalizar su usuario y contraseña, una vez el administrador personalicé su clave podrá realizar la asignación de los diferentes tipos de usuarios que admite el sistema, como lo son: Administrador, Supervisor o Vendedor 7° GLOSARIO Web: Web es un vocablo inglés que significa “red”, “telaraña” o “malla”. El concepto se utiliza en el ámbito tecnológico para nombrar a una red informática y, en general, a Internet (en este caso, suele escribirse como Web, con la W

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mayúscula). Usuario: En informática, un usuario es una persona que utiliza una computadora o un servicio de red. Los usuarios de sistemas informáticos y productos de software generalmente carecen de la experiencia técnica necesaria para comprender completamente cómo funcionan. Software: Se conoce como software al soporte lógico de un sistema informático, que comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos que son llamados hardware. Software Libre: El software libre es todo software cuyo código fuente puede ser estudiado, modificado, y utilizado libremente con cualquier fin y redistribuido con cambios y/o mejoras o sin ellas. Hardware: La palabra hardware en informática se refiere a las partes físicas, tangibles, de un sistema informático, sus componentes eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos. Codigo Fuente: es el archivo o archivos con las instrucciones necesarias, realizadas en un lenguaje de programación, que sirve para compilar posteriormente un programa o programas para que puedan ser utilizados por el usuario de forma directa, tan sólo ejecutándolo. Codigo Abierto: El código abierto es un modelo de desarrollo de software basado en la colaboración abierta. Se enfoca más en los beneficios prácticos que en cuestiones éticas o de libertad que tanto se destacan en el software libre. Para muchos el término «libre» hace referencia al hecho de adquirir un software de manera gratuita. Manual de usuario: es un documento de comunicación técnica destinado a dar asistencia a las personas que utilizan un sistema en particular. Servidor Apache: El servidor HTTP Apache es un servidor web HTTP de código abierto, para plataformas Unix, Microsoft Windows, Macintosh y otras, que implementa el protocolo HTTP/1.1 y la noción de sitio virtual según la normativa RFC 2616. Leguaje de Script: es un pequeño lenguaje de programación cuyo código se

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inserta dentro del documento HTML. Este código se ejecuta en el navegador del usuario al cargar la página, o cuando sucede algo especial como puede ser el pulsar sobre un enlace. Windows: es el nombre de una familia de distribuciones de software para PC, teléfonos inteligentes, servidores y sistemas empotrados, desarrollados y vendidos por Microsoft y disponibles para múltiples arquitecturas, tales como x86, x86-64 y ARM. Linux: es un sistema operativo de tipo Unix, multiplataforma, multiusuario y multitarea. El sistema es la combinación de varios proyectos, entre los cuales destacan GNU, encabezado por Richard Stallman y la Free Software Foundation; además del núcleo o kernel «Linux», encabezado por Linus Torvalds. Mac Os: (del inglés Macintosh Operating System, en español Sistema Operativo de Macintosh) es el nombre del sistema operativo creado por Apple para su línea de computadoras Macintosh, Oracle: Oracle Database es un sistema de gestión de base de datos de tipo objeto-relacional, desarrollado por Oracle Corporation. Sistema de Información: es un conjunto de datos que interactúan entre sí con un fin común. En informática, los sistemas de información ayudan a administrar, recolectar, recuperar, procesar, almacenar y distribuir información relevante para los procesos fundamentales y las particularidades de cada organización.

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