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Taller Programa y Plan de auditoria Auditoria I (Universidad Santiago de Cali)

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UNIDAD 2: TALLER PROGRAMA Y PLAN DE AUDITORIA Realice el taller Programa y Plan de auditoría - AA2 que se muestra a continuación: Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa (real o simulada). Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad ISO 19011:2011 y conteste los siguientes puntos: 1. Diseño del programa de auditorías: el programa de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: a. Objetivos y alcance del programa de auditoría. b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año. c. Criterios de auditoría. d. Auditores seleccionados por procesos. e. Recursos necesarios. f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría. 2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: a. Objetivos y alcance de la auditoría. b. Procesos a ser auditados. c. Criterios de auditoría y documentación de referencia. d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría. e. Métodos de auditoría a utilizar. f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor. 3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad.

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Para realizar esta actividad de aprendizaje debe: • Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 2: Objeto de aprendizaje llamado "Planificación y preparación de auditorías". • Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.

SOLUCION Alumna: Marcela Rincón Salazar a) OBJETIVO Plantear una metodología para realizar las auditorías internas con el fin

de

verificar si el sistema de gestión institucional y el sistema de gestión de la calidad se está ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado y está acorde con las políticas administrativas y legales, para asegurar el control del cumplimiento de las actividades de la empresa CONSTRUCCIONES COMERCIALES DEL VALLE S.A.S realizando recomendaciones sobre la base de las evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, como también oportunidades de mejora en las actividades; apoyando a la alta gerencia en la toma de decisiones para corregir las problemáticas presentadas. Alcance del programa de auditoría. Desde la planificación, programación, ejecución y documentación, así como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditorías internas del cumplimiento de la gestión y sistema de gestión de la calidad en la empresa CONSTRUCCIONES COMERCIALES DEL VALLE S.A.S en el periodo fiscal vigente.

b) CRONOGRAMA DE AUDITORIAS A REALIZAR EN EL AÑO MAYO 2020

DETALLE

2 3 4 5 6 7 8

9

11 12 13

14 15 16 18 19

20 21 22 23

Elaborar el programa de auditoria Preparar La Auditoria Realizar reunión de apertura Recolección de Información Preparar Conclusiones de la Auditoria Ejecutar reunión de Cierre Informe de Auditoria Distribuir el Informe y Socialización

Detalle Seguimiento

JUNIO 2020 1

13

19

28

c) CRITERIOS DE AUDITORIA PROVEEDOR ENTRADAS *Programa de Auditoria *Plan *Alta Gerencia

de Auditoria

*Dependencias *Procesos de la entidad *Organismos de Control

de la Entidad *Planes de Mejoramiento Vigentes *Auditorias Anteriores

ACTIVIDADES Elaborar el programa de Auditoria Elaborar Planes de Auditoria Preparar la auditoria Realizar reunión de apertura Recolección de la Información Preparar conclusiones de la auditoria Ejecutar reunión de cierre

SALIDAS

RESPONSABLE

*Evidencias de la Auditoria *Hallazgos *Acciones Correctivas y Preventivas. *Informes de Auditoria *Planes

Informe de Auditoria Distribuir el Informe

CLIENTE

de Mejoramiento

*Alta Gerencia

Jefe de Control Interno

*Dependencia s y/o procesos de la entidad Líder auditor Organismos de Control

grupo

Realizar Seguimiento. DOCUMENTOS

REGISTROS

Manual de procedimientos

Plan de mejoramiento

Manual de implementación

Programa de auditoria

Manual de competencias

Informes de auditorías anteriores

auditorias

Lista de verificación Formato de programa de auditoria

Formato de informe de auditoria

auditorias

d) AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS DETALLE NOMBRE ELABORO Marcela Rincón Salazar REVISO

Claudia Arango Paz

APROBO

Mayra Lozano Cano

CARGO FECHA Auxiliar en seguridad y 18/05/202 0 salud en el trabajo. Jefe del área de 20/05/202 0 producción 23/05/202 0 Representante legal

FIRMA

e) RECURSOS NECESARIOS RECURSOS HUMANOS: Profesionales de la oficina, Auditores de calidad de la empresa, Viáticos, papelería y útiles. TECNOLOGICOS HARDWARE: Equipos de computadoras e impresoras Software: Internet, aplicativos, Office.

INFRAESTRUCTURA: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los auditores en la oficina de gerencia f) IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA IMPACTO

MANEJO DEL MEDIDAS RIESGO

Cumplimiento

Que el programa de auditoria no se Deficiencia en el certifica con lo seguimiento a la planteado en la gestión y la calidad norma en su totalidad Incumplimientos en Informes no documentaciones , basados en las planeamientos evidencias Equivocados, reales informes no incumpliendo ajustados a la con las mismas realidad de la organización.

2

X

3

X

X

X

6 Inaceptable

1

5 Importante

3

4 Moderado

2

3 Tolerable

1

Certificación

DEL

DESCRIPCION POSIBLES DEL RIESGO CONSECUENCIAS 2 Aceptable

NOMBRE DEL RIESGO

VALORACION PROBABILIDAD RIESGO (I+P)

6 INACEPTABLE

Asumir y enfrentar el riesgo

Certificaciones requeridas, en documentación presente

5 IMPORTANTE

Asumir y enfrentar el riesgo

Cumplir con los objetivos planteados Capacitación constante

2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: A. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORIA Ejercer un control de la información de la gestión Económica y de Producción de la empresa Construcciones comerciales del valle S.A.S ALCANCE:

Ejecución

presupuestal

de

la

organización

y

Productiva

correspondiente al 2020 por el concepto de gastos generales y la producción Operativa B. PROCESOS A SER AUDITADOS

Procesos estratégicos: 

Planeación estratégica.



Desarrollo del Plan Estratégico

 Desarrollo de planes  Procesos Misionales  Proceso operativo Procesos de apoyo conexos: 

Proceso de Producción en planta.

Procesos de Apoyo. 

Proceso estratégico.



Proceso de contratación.



Proceso Económico.



Proceso de Gestión Humana.



Procesos administrativos.

 Procesos de evaluación y control. C) CRITERIOS DE AUDITORIA Y DOCUMENTACION DE REFERENCIA a. Elaborar el Plan de visita de Auditoría. Precisar los detalles de la auditoría tales como:  Determinación del tipo de auditoría.  Determinación de equipos electrónicos almacenamiento a utilizar.

 Consideración y definición de fechas, inicios y terminación, actividades, preparación y entrega de informe.  Asignación de tareas al equipo auditor.  Determinación de recursos necesarios.

Definir:  Objetivo.  Alcance  Antecedentes b. Someter el Plan de visita de Auditoría a aprobación del gerente del área de produccion. c. Generar comunicaciones necesarias. d. Abrir archivo documental de la auditoria. D)

UBICACIÓN, FECHAS, TIEMPO ESPERADO Y DURACION DE LAS

ACTIVIDADES DE AUDITORIA. Cronograma. Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria. Siguiendo la Norma Técnica Colombiana NTC-19011:2002 Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad, así como por las buenas prácticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sería la siguiente: • Preparación del Plan de Auditoría.

• Asignación de las tareas al equipo auditor •Preparación de los documentos de trabajo •Realización de la reunión de apertura. Fecha prevista para su celebración. •Recopilación y verificación de la información •Generación de hallazgos de la auditoría •Preparación de las conclusiones de la auditoría •Realización de la reunión de cierre. Fecha prevista para su celebración. •Preparación del informe de auditoría • Aprobación y distribución del informe de auditoría. E) METODOS DE AUDITORIA A UTILIZAR Para aplicar el método deductivo a la auditoría se necesita: •Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar •Una declaración de las normas de auditoría generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptación. •Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen. • Aplicación de normas generales a situaciones específicas •Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto. F) ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR



Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito asignado,

en

coordinación

con

las

unidades

para

realizar

administrativas

correspondientes. 

Organizar

equipos

de

auditoría

los

exámenes

programados, tomando en cuenta para su integración, entre otros aspectos,

las

condiciones

técnicas,

conocimiento,

experiencia,

habilidades y relaciones interpersonales. 

Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos, tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución, número de auditores por equipo y las instrucciones específicas, entre otros.



Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito de lograr el objetivo general propuesto para la auditoría específica.



Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo, la asistencia técnica necesaria para que estos cumplan eficientemente con sus obligaciones.



Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la planificación específica previa a la ejecución del trabajo y examen de áreas críticas. 3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. Fue una actividad un poco complicada, donde se necesitaba apoyo para tener un análisis en cada punto propuestos aprendí a realizar un plan de auditoria, mirando que para dicha realización se debe tener en cuenta las fallas que está teniendo una empresa y que no está dejando que tenga un óptimo funcionamiento, fue una actividad muy interesante

aprender a desarrollar este tipo de trabajos nos ayuda a crecer personalmente y a analizar detalladamente cada proceso necesario para ayudar a una organización en su producción o como tal en su área afectada, pero de todo lo que más me pareció interesante es el grado que debe tener la persona a auditar, ya que tiene que estar involucrada y saber sobres los distintos procesos que se llevan en distintas áreas, es un trabajo bastante creativo pero con procesos los cuales sirven para un gran desarrollo empresarial y productivo.