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• Leidy Molina Barrera

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UNIDAD 2: TALLER PROGRAMA Y PLAN DE AUDITORIA Realice el taller Programa y Plan de auditoría - AA2 que se muestra a continuación: Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa (real o simulada). Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad ISO 19011:2011 y conteste los siguientes puntos: 1. Diseño del programa de auditorías: el programa de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: a. Objetivos y alcance del programa de auditoría.  Objetivos: -

verificar que

el sistema de gestión de calidad se está ejecutando

adecuadamente. -

identificar los aspectos e impactos de las actividades, productos y servicios de la empresa THE WORLD BOOK COMPANY para mejorar y seguir fortaleciendo esos puntos.

 Alcance: Contempla desde la planificación, programación, ejecución y documentación, así como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditorías internas y externas del cumplimiento del sistema de gestión de calidad dentro de la empresa THE WORLD BOOK COMPANY

b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año.

DETALLE

MAYO 2017 2 3 4 5 8 9 10 11 12 16 17 18 19 22 23 24 25 26 30 31

Elaborar el programa de auditoria Preparar La Auditoria Realizar reunión de apertura Recolección de Información Preparar Conclusiones de la Auditoria Ejecutar reunión de Cierre Informe de Auditoria Distribuir el Informe y Socialización JUNIO 2017 Realizar Seguimiento

c. Criterios de auditoría. PROVEE ENTRAD DOR AS ACTIVIDADES

SALIDA S

RESPONS CLIENTE ABLE

-Alta dirección Depende ncias de la entidad Organism os de Control

Program a de Auditoria -Planes de Mejorami ento Vigentes Auditoria s Anteriore s

Evidenci Elaborar el programa de as de la Auditoria Auditoria Elaborar Planes de Auditoria Hallazgo Preparar la auditoria s Realizar reunión de apertura Acciones Recolección de la Correctiv Información as y Preparar conclusiones de Preventiv la auditoria as. Ejecutar reunión de cierre Informes Informe de Auditoria de Distribuir el Informe Auditoría Realizar Seguimiento. -Planes de Mejorami ento

-Alta Dirección Jefe de Depende Control ncias y/o Interno procesos Líder grupo de la auditor entidad Organism os de Control

d. Auditores seleccionados por procesos. DETALLE NOMBRE ELABORO LEIDY MOLINA REVISO APROBÓ

CAMILO QUINTANA FELIPE SALAMANCA

CARGO FECHA RESPONSABLE GESTIÓN POR PROCESOS JEFE DE OFICINA CONTROL INTERNO JEFE OFICINA CONTROL INTERNO

FIRMA

e. Recursos necesarios.  Recursos humanos: grupo auditor, responsables de cada área.  Medios tecnológicos: computadores, video beam, etc. 

 Infraestructura: oficinas, salas de juntas.

f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría.

No se cuente Personal con la insuficiente disponibilidad del personal

Auditoría poco exitosa, falta de información.

x

3

1

x

2 3

6 Inaceptable

2

5 Importante

1

4 Moderado

POSIBLES DESCRIPCIÓN CONSECU DEL RIESGO ENCIAS

3 Tolerable

NOMBRE DEL RIESGO

VALORACIÓN PROBAB DEL RIESGO ILIDAD (I+P) 2 Aceptable

IMPACTO

5. IMPORTANTE

MANEJO DEL MEDIDAS RIESGO

disponer previamente con el Reducir el personal que riesgo residirá la auditoría.

Que programa Incumplimi auditoría no ento cumpla en totalidad

el de se su

Deficiencia en el seguimiento X a la gestión y la calidad Decisiones Equivocada s basadas Informes no en informes basados en las Inexactitud no X evidencias ajustados a reales la realidad de la entidad

X

5 IMPORTANTE

Asumir y Capacitación enfrentar constante el riesgo

X

5 IMPORTANTE

Asumir y Capacitación enfrentar constante el riesgo

2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: a. Objetivos y alcance de la auditoría. OBJETIVO: Examinar los métodos y procedimientos utilizados en el control y operaciones en las diversas áreas, observando el grado de confiabilidad y eficacia de la empresa THE WORLD BOOK COMPANY. ALCANCE: verificar la capacidad de los procesos para lograr alcanzar los resultados planificados. b. Procesos a ser auditados. Procesos estratégicos:



Planeación estratégica.



Desarrollo del Plan Estratégico

 Desarrollo de planes  Procesos Misionales  Proceso operativo Procesos de apoyo conexos: 

Proceso de servicio al cliente.



PQR

Procesos de Apoyo. 

Proceso estratégico.



Proceso de contratación.



Proceso financiero.



Proceso de Gestión Humana.



Procesos administrativos.

Procesos de evaluación y control

c. Criterios de auditoría y documentación de referencia. 1. Elaborar el Plan de visita de Auditoría. Precisar los detalles de la auditoría tales como:  Determinación del tipo de auditoría.  Determinación de equipos electrónicos almacenamiento a utilizar.

 Consideración y definición de fechas, inicios y terminación, actividades, preparación y entrega de informe.  Asignación de tareas al equipo auditor.  Determinación de recursos necesarios.

Definir:  Objetivo.  Alcance  Antecedentes 2. Someter el Plan de visita de Auditoría a aprobación del jefe de la oficina de Control Interno. 3. Generar comunicaciones necesarias. 4. Abrir archivo documental de la auditoria.

d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría. La secuencia de las etapas a seguir, teniendo en cuenta la Norma ISO 19011:2011, para realizar la auditoría, sería:

 Establecer contacto inicial con el auditado  Determinar la viabilidad de la auditoría  Prepara la actividad de la auditoria  Prepara el plan de auditoria

 Asignar trabajos al equipo auditor  Preparar los documentos de trabajo  Realizar actividades de auditoria  Realizar reunión de apertura  Revisión documental durante la realización de la auditoria  Comunicación durante la auditoria  Asignación de roles y responsabilidades de guías y observadores  Recolección y verificación de la información.  Generación de hallazgos de auditoria  Prepara las conclusiones de la auditoria  Realizar reunión de cierre  Preparar el reporte de auditoria  Distribuir el reporte de la auditoria  Finalizar la auditoria  Realizar seguimiento a la auditoria

e. Métodos de auditoría a utilizar.

 Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar  Una declaración de las normas de auditoría generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptación.  Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen.

 Aplicación de normas generales a situaciones específicas  Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto. f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor. Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito asignado, en coordinación con las unidades administrativas correspondientes.  Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes programados, tomando en cuenta para su integración, entre otros aspectos, las condiciones técnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.  Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos, tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución, número de auditores por equipo y las instrucciones específicas, entre otros.  Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito de lograr el objetivo general propuesto para la auditoría específica.  Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo, la asistencia técnica necesaria para que éstos cumplan eficientemente con sus obligaciones.  Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la planificación específica previa a la ejecución del trabajo y examen de áreas críticas. 3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad.

Se puede entender que las auditorias aplicadas a una empresa, ayudan a precisar el nivel de desempeño y presentar oportunidades de mejora. Con la aplicación de las auditorias, se puede definir las acciones pertinentes que una empresa llevaran a cabo la mejorar de su desempeño, de igual forma, la auditoria permite encontrar las causas que hacen que las empresas, no tenga un desenvolvimiento exitoso para con el mercado, así como los elementos que la dificultan o la obstaculizan. Por ello es tan importante llevar acabo auditorias en las empresas todo con el fin de buscar mejoras en los puntos críticos que estas presenten.

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:

• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 2: Objeto de aprendizaje llamado "Planificación y preparación de auditorías". • Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.