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UNIDAD 2: TALLER PROGRAMA Y PLAN DE AUDITORIA Realice el taller Programa y Plan de auditoría - AA2 que se muestra a continuación: Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa (real o simulada). Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad ISO 19011:2011 y conteste los siguientes puntos: 1. Diseño del programa de auditorías: el programa de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: a. Objetivos y alcance del programa de auditoría. b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año. c. Criterios de auditoría. d. Auditores seleccionados por procesos. e. Recursos necesarios. f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría. 2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: a. Objetivos y alcance de la auditoría. b. Procesos a ser auditados. c. Criterios de auditoría y documentación de referencia. d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría. e. Métodos de auditoría a utilizar. f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor. 3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad.

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe: • Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 2: Objeto de aprendizaje llamado "Planificación y preparación de auditorías". • Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.

1.

PROGRAMA DE AUDITORIAS

OBJETIVO Establecer las actividades y los recursos necesarios para la realización de las auditorías internas de calidad con el fin de mantener un seguimiento permanente a los procesos organizacionales definidos como prioritarios para la organización. ALCANCE DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA. Aplica a todas las Auditorías Internas del sistema de gestión de calidad, realizadas por auditores de origen interno o externo para los procesos de Gestión Estratégica y de la Calidad, Proceso de Producción y Proceso de Compras establecidos en la versión 1 del mapa de procesos de ABS S.A.S para el primer ciclo de auditorías del año fiscal vigente 2019. CRONOGRAMA DE AUDITORIAS A REALIZAR

PROCESO

MAYO 2019 2 3 4 5 8 9 10 11 12 16 17 18 19 22 23 24 25 26 30 31

Auditoria Gestión Estratégica y de la Calidad Compras Producción

JUNIO 2019 Realizar Seguimiento

CRITERIOS DE AUDITORIA

 Normatividad legal aplicable a la empresa.  Normas técnicas o modelos ISO 9001:2015  Manual de calidad  Planes de mejoramiento radicados y aprobados por control interno AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS PROCESO Direccionamiento estratégico y planeación Direccionamiento estratégico y planeación GESTIÓN DE COMPRAS

AUDITOR

CARGO

YOLANDA PEREZ CARREÑO

Asesor con funciones de Control Interno

JANETH JOYA AMAYA

GERENTE ADMINISTRATIVA

ERIKA GIL

JEFE DE COMPRAS

Gestión financiera

ISABEL ROMERO

AXILIAR CONTABLE

Gestión administrativa

DARIO MARTINEZ

REVISOR FISCAL

APROVISIONAMIENTO

DEIVIS LIEVANO

Jefe de Producción

Gestión de almacén

EDWAR BAYONA

JEFE DE BODEGA

RECURSOS NECESARIOS Recursos Humanos: equipo de Auditores Internos. Recursos Financieros: presupuesto asignado por plan de acción para el proceso auditor. Recursos Tecnológicos: equipos de cómputo, sistemas de información, sistemas de redes (web de la entidad y entidades proveedoras o usuarias de servicios) y correo electrónico. IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

Que el programa de Incumplim auditoria iento no se cumpla en su totalidad

Inexactitu d

1

2

Deficiencia en el seguimiento X a la gestión y la calidad

Decisiones Informes Equivocadas no basadas en basados informes no X en las ajustados a la evidencias realidad de la reales empresa

3

X

X

6 Inaceptable

1 2 3

5 Importante

POSIBLES CONSECUE NCIAS

4 Moderado

DESCRIP CION DEL RIESGO

VALORACION DEL RIESGO (I+P)

3 Tolerable

NOMBRE DEL RIESGO

PROBABILI DAD

2 Aceptable

IMPAC TO

MANE JO MEDIDA DEL S RIES GO

5 IMPORTANTE

Asumi Capacita ry ción enfren constant tar el e riesgo

5 IMPORTANTE

Asumi Capacita ry ción enfren constant tar el e riesgo

2. PLAN DE AUDITORIAS OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORIA Verificar el cumplimiento de los procedimientos de acuerdo con las normas y objetivos de la empresa, además, diagnosticar posibles fallas en el proceso ALCANCE: todo el proceso de producción de ABS S.A.S y sus registros PROCESOS A AUDITAR Proceso de producción CRITERIOS DE AUDITORIA Y DOCUMENTACION DE REFERENCIA ISO 9001:2015 Requisitos para los sistemas de gestión de la calidad. BPM Buenas prácticas de manufactura.

ISO 14001 Sistema de gestión ambiental. Documentos: 1. Caracterización de proceso estratégico. 2. Informes de gestión de los últimos 6 meses. 3. Informe trimestral de desempeño. 4. Informe de gestión y auditoria anterior. 5. Indicadores del proceso. 6. Proyectos y presupuestos de actividades. UBICACIÓN,

FECHAS,

TIEMPO

ESPERADO

Y

DURACION

DE

LAS

ACTIVIDADES DE AUDITORIA. Ubicación /Área : Área de Producción Planta Chimita Girón Fecha

Actividades

11/05/2019

Hora

Reunión inicial

11/05/2019

12/05/2019

Evaluación de caracterización, indicadores desempeño y proyectos de mejora Auditoría de infraestructura al área de producción Receso Resultados de auditoría anterior Conformidad con los requisitos del sistema de

Recursos

Observaciones

Líder Yolanda Perez

Papelería Accesorios de aseo

Receso de 12:00 am 1:30 pm Todos los participantes deben asistir

Final

8:00AM

5:00pm

11 mayo

12 mayo

8:00AM

8:30AM

Equipo auditor

8:30 AM

11:00AM

ERIKA GIL

Entrevista y revisión de documentos

11:00AM

3:30PM

Yolanda Perez

Observación directa

12:00AM

1:30PM

1:30PM

5:00PM

Erika Gil

8:00 AM

9:00 PM

Yolanda Perez

Auditoria 12/05/2019

Responsable

Inicial

Revisión de documentos

gestión de la calidad ISO 9001:2015 Conformidad con el sistema de gestión ambiental 14001 Receso Conformidad con el sistema acreditado de BPM Reunión final de auditoría

8:00 AM

11:00 PM

12:00 AM

1:30 PM

1:30 PM

4:00 PM

4:00 PM

5:00 PM

Erika Gil

Equipo auditor

Revisión de documentos

Observación directa, Revisión de documentos Todas las partes deben asistir

METODOS DE AUDITORIA A UTILIZAR Se realizará los métodos de observación directa y deductivo e inductivo para así establecer las fases generales de la auditoria y determinar: 

Conocimiento general de la organización



Establecimiento de los objetivos generales del examen



Evaluación del Control Interno



Determinación de las áreas sujetas a examen



Conocimiento específico de cada área a examinar



Determinación de los objetivos específicos del examen de cada área



Determinación de los procedimientos de auditoría



Elaboración de papeles de trabajo



Obtención y análisis de evidencias



Informe de auditoría y recomendaciones

ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR Nombre Yolanda Perez Erika Gil Responsabilidades:

Rol Auditor líder Auditor de apoyo



Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito asignado,

en

coordinación

con

las

unidades

para

realizar

administrativas

correspondientes. 

Organizar

equipos

de

auditoría

los

exámenes

programados, tomando en cuenta para su integración, entre otros aspectos,

las

condiciones

técnicas,

conocimiento,

experiencia,

habilidades y relaciones interpersonales. 

Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos, tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución, número de auditores por equipo y las instrucciones específicas, entre otros.



Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito de lograr el objetivo general propuesto para la auditoría específica.



Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo, la asistencia técnica necesaria para que estos cumplan eficientemente con sus obligaciones.



Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la planificación específica previa a la ejecución del trabajo y examen de áreas críticas. 3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad.



Elaborar un plan anual de auditoría es un reto importante para los profesionales en auditoría, así como para fortalecer las relaciones con los stakeholders. (quienes son afectados o pueden ser afectados por las actividades de una empresa) Tradicionalmente esta labor consistía en identificar unidades organizacionales con mayor impacto según el valor o volumen de transacciones en los estados financieros o de acuerdo con apreciaciones de los auditores. Hoy en día, diseñar un plan anual de

auditoría se debe centralizar en aquellas áreas de negocios o procesos significativos respecto al tipo de riesgo que enfrenta la empresa. Lo anterior nos obliga a ser creativos para la formulación de un plan anual de auditoría. La realidad es que el área de auditoría dispone de recursos limitados y por consiguiente es imposible auditar todo el universo auditable en un año. Otro aspecto a tener en cuenta es el grado de conocimiento del auditor sobre la marcha de la gestión de riesgos. Tener conocimiento y acceso oportuno a la documentación de la gestión de riesgos se convierte en un tema vital para el desarrollo de este enfoque.