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• Laura Pana

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1 PRINCIPIOS ALFABETICO POR RAZONES SOCIALES

La razón social o firma social es el nombre bajo el cual se conoce la empresa y debe encontrarse registrada en la Cámara de comercio.

FONDO NACIONAL DEL AHORRO

1.1 NORMAS PARA ORDENAR NOMBRES DE RAZONES SOCIALES a. Debe clasificarse tal y como está registrada. Ejemplo: Compañía de Gas y Electricidad

Por esta razón, las empresas tendrán tantas unidades cuantas resulten de su firma social, salvo el caso de los artículos, preposiciones y conjunciones, que no se consideran como unidades de conservación.

b. En los nombres de empresas, se debe evitar toda abreviatura que pueda inducir a error, salvo el caso de que una razón social esté registrada en esa forma. Ejemplos: J.V MOGOLLON

J.GOMEZ

LABORATORIOS J.G.B MUEBLES I.M.P c. Las letras sueltas que no pertenecen a abreviaturas, se consideran como unidades independientes. Ejemplos: ALMACEN A. B. C. EMISORA H. J. C. K. CONFECCIONES LA Y d. Cuando en el nombre de una empresa existen números, deben tratarse como si estuvieran escritos en letras. Sin embargo, cuando en el nombre de una razón social exista un número que sea consecutivo, como en el caso de

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Notarías, Juzgados, Almacenes en cadena, etc., éste conserva el orden numérico. Ejemplos: EMISORA 1020

EMISORA MIL VEINTE

Almacén Avenida 100

ALMACEN avenida Cien

Notaría 7a.

NOTARIA 7a.

Juzgado 23 Civil Municipal e. En algunas razones sociales hay palabras comunes, tales como: Compañías, Sociedades, Empresas. Estas son las que vienen a constituir un grupo genérico y para efecto de archivo, no constituyen “palabra de orden”, sino la subguía. En la clasificación se organiza a partir de la segunda. Ejemplos: COMPAÑÍA Siderúrgica del Muña Nacional de Chocolates Industrial Colombiana Transportadora Ltda. Aseguradora S. A. Sudamericana de Seguros f. Se debe evitar el uso de sigla. Pueden aparecer después de la razón social, entre paréntesis, para aclarar y además evitar el uso de la referencia cruzada. Las más aparecen como tales Aerovías Nacionales de Colombia (AVIANCA) Instituto Colombiano de Administración (INCOLDA) Instituto de Mercadeo Agropecuario (IDEMA) Instituto Colombiano Agropecuario (ICA) Asociación Colombiana de Aviadores Civiles (ACDACI)

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1.2 EJERCICIO 4 De acuerdo con las instrucciones suministradas en el archivo de personas naturales, debe organizar las carpetas de nombre de Razones Sociales de la “Distribuidora El Dorado S. A.”. Ediciones Tercer Mundo Todo Empleo Céntrico Pedro Gómez y Cía. Compañía Financiera Internacional S. A. Radio 1020 Acerías de los Andes Ltda. Juzgado 27 Civil Municipal Casa de Toro S.A.

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1.3 EJERCICIO 5

Siguiendo las instrucciones de los ejercicios anteriores, organice la lista de contribuyentes del Ministerio de Hacienda Crédito Público. Huacales Ltda. Curtiembres y Manufacturas Bogotá Ltda. Talleres Parra José M. Rojas R. Industria de Caucho Superior, Ltda. Industria de Caucho Jol. Industria Nacional de Caucho. Industria Colombiana de Llantas (ICOLLANTAS). Industria Eléctrica Edec.

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2 NORMAS PARA CONSULTAR EL ARCHIVO

Los TIPOS DOCUMENTALES se archivan en determinado orden, principalmente para encontrarlos rápidamente en el momento en el cual se necesitan. Para que la búsqueda sea rápida y segura, siga estos pasos:

1. Determine el nombre, número o fecha correspondiente al documento que se deba buscar. 2. Imagine el nombre, número o fecha escrito en el archivo, es decir, con la primera unidad. 3. Determine la primera unidad . 4. Localice la guía principal (letra, número o fecha). 5. Localice la subguía. 6. Localice la carpeta. 7. Localice el legajo dentro de la carpeta. 8. Localice el documento dentro del legajo 9. Ponga una señal en este sitio y entregue al interesado. 10. Haga firmar la guía de afuera y de seguimiento. 11. Coloque una guía de afuera en el sitio de donde se retiró la carpeta. 12. Coloque la guía de seguimiento en el archivador correspondiente.

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ORIGINAL Nombre David jhmpCO Referencia Gfhf fuytuJ Cotpet Tomado por PAUL WILLIAMS Firma PgW

Fecha Devolución 11/1 Fecha Documento 9/12 Fecha Préstamo 11/1 Dpto. Vantes

Archivo de seguimiento para préstamo de documentos Guía Diaria: van detrás de la guía del mes en curso Guías Mensuales: la correspondiente al mes en curso va siempre al frente.

COPIA

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3 REFERENCIAS CRUZADAS

Las referencias cruzadas son una ayuda para encontrar documentos cuyo sitio en el archivo no sea muy práctico y pueden ser buscados bajo deferentes denominaciones. En cada uno de los sitios dudosos se coloca la Hoja de Referencia Cruzada, indicando bajo qué nombre o número se encuentra archivo realmente el material. Ejemplo:

INSTITUTO NACIONAL DE ABASTECIMIENTO Apareciera en el archivo la carpeta rotulada, así INA Posteriormente se cambió el nombre de esta organización por el INSTITUTO DE MERCADEO AGREPECUARIO. Se procedió entonces a abrir una nueva carpeta, a donde se trasladó toda la documentación con la siguiente denominación. IDEMA En la carpeta anterior, INA, se colocó una tarjeta de Referencia Cruzada, así: Nombre:

INA

Archivado en:

IDEMA (nueva razón social)

Aunque en ocasiones la referencia cruzada se utiliza una vez creada la necesidad, por ejemplo:

1. Cuando una firma comercial se conoce con dos nombres. 2. Cuando hay duda en la interpretación de la sigla de una razón social. 3. En razones sociales que indiquen dos o más personas de apellidos diferentes. 4. En nombres de organizaciones que tienen determinada persona actuando como administrador y bajo el cual podría referirse al archivo. 5. Cuando haya cambiado de nombre o razón social. 6. Cuando se identifica más a una persona por un mote o apodo, que por su propio nombre.

En los archivos por asuntos o materias es frecuente encontrar gran número de Referencia Cruzada. Sin embargo, no es práctico que tenga que recurrirse 7

siempre a ellas. Los nombres escogidos deben ser los más significativos y técnicos y las Referencia Cruzadas deben limitarse a casos determinados, en donde presten solamente una ayuda para localizar documentos.

HOJA DE REFERENCIA CRUZADA

NOMBRE O MATERIA Ramos, S. J (ver)

NOMBRE O MATERIA Alvarez Jorge

4 ARCHIVO DE HISTORIA LABORAL

Las HISTORIAS LABORALES se archivan alfabéticamente, siguiendo para cada caso las normas establecidas, en el sistema Alfabético Onomástico. Este archivo por su carácter confidencial se lleva en la oficina de Talento Humano, Relaciones Laborales, o de Personal

Cada documento de un legajo de Historia Laboral, debe ir foliado (numerado y rubricado); no debe retirarse ningún documento de él. En el caso de las llamadas 8

de atención, sanciones, suspensiones, etc., según el Código Laboral y el Reglamento Interno de la Empresa, pierden vigencia después de determinado tiempo, pero se continúan conservando dentro del archivo. De acuerdo con el tipo de empresa, existe un índice de ordenamiento de los documentos de las Historia laboral, siempre siguiendo el orden cronológico, al interior del expediente. Este tema será objeto de estudio más adelante.

4.1 PROCEDIMIENTO PARA ORGANIZAR UN ARCHIVO ALFABETICO POR NOMBRES DE PERSONAS NATURALES Y RAZONES SOCIALES

1. Rotular correctamente las carpetas. 2. Marcar los legajos. 3. Hacer guías principales, y si es necesario, guías auxiliares o subguías. 4. Armar el archivo, agrupando las carpetas detrás de las guías o subguías, siguiendo las normas para la ordenación de los nombres

PRUEBA FINAL 1. Cite los procedimientos generales para archivar.

2. Interprete los principios de ordenamiento.

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3. Concepto de Referencia Cruzada y cite dos razones para su utilización con ejemplos.

4. Identifique las normas para consultar el archivo.

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BIOGRAFIA Gorbea, Josefina Q. de; García Díaz, Eva S, de; Vela, Olga M, de. Sistema de Archivo y Control de DOCUMENTOS. V97 South-Western Publishing Co., 1977, cuarta edición.

Kahn, Gilbeto; Yerian, Theodoro; Stewart Jeffrey R. Sistema de Archivo, Documento No. 150, Bogotá, 1974. Ortega torres, Jorge. Código de comercio. Editorial Temis, Bogotá, 1978, seta edición. “SENA”, Servicio Nacional De Aprendizaje. Guía de técnicas de Oficina. Archivo, Documento No. 150, Bogotá, 1974.

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