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COD: SGI-PR-01

PROGRAMA Y PLAN DE AUDITORÍA

FECHA: 20/12/2020 VERSION: 1

I.

PROGRAMA DE AUDITORIA El PROGRAMA DE AUDITORÍAS que se va a determinar es de carácter ANUAL y debe incluir la programación de auditorías de primera parte, de igual forma el principal cliente ha anunciado dos auditorías (semestrales), a los contratos en ejecución.

NOMBRE DE LA EMPRESA: PUBLICIDAD BARRANQUILLA S.A.S.

OBJETIVO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA:

ALCANCE DEL PROGRAMA DE AUDITORIA: .

Determinar la conformidad del sistema de gestión de calidad SGC, evaluar la capacidad del SGC para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente, los legales, los reglamentarios aplicables al alcance del SGC, Determinar la eficaz implementación del SGC e identificar los riesgos para la organización

Aplicable a todos los procesos de la empresa en su administración y ejecución de sus actividades operativas de instalación de material publicitario en amueblamiento urbano, se podrá realizar de las siguientes forma: - Auditoría parcial: solo se auditaría una parte de la empresa u organización. - Auditoría integral o total: se auditaría toda la organización, todos sus procesos y/o dependencias.

-

CLASE DE

CRITERIO

Sonia A. Esteban C- SENA

OBJETIVO AUDITORÍA

EQUIPO

RECURSOS

CRONOGRAMA ANUAL

COD: SGI-PR-01 FECHA: 20/12/2020

PROGRAMA Y PLAN DE AUDITORÍA

VERSION: 1

AUDITORÍA

Auditoria Interna Parcial

PRINCIPAL DE LA AUDITORÍA (Norma Aplicable)

NTC ISO 9001:2015

AUDITOR

Determinar el cumplimiento de los requisitos aplicables al sistema de gestión de calidad, para los procesos de COMPRAS, OPERACIONES, MANTENIMIENTO.

Auditores internos de SGC Juan Vargas

E F MA MJ J A S ON D  Financieros: Presupuesto asignado

 Humano: auditores internos

 Tecnológico:

Hansel Hernández 

Auditoria Interna Parcial

NTC ISO 9001:2015

Determinar el cumplimiento de los requisitos aplicables al sistema de gestión de calidad, para los procesos de FINANCIERA COMERCIAL DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Auditores internos de SGC



Juan Vargas



Hansel Hernández 

Auditoria Externa Integral

NTC ISO 9001:2015, Manual de Gestión y demás documentos allí referenciados.

Sonia A. Esteban C- SENA

Determinar el cumplimiento de los requisitos aplicables al sistema de gestión de calidad, COMPRAS, OPERACIONES, MANTENIMIENTO FINANCIERA COMERCIAL DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Auditor ICONTEC

P

 

Equipos de cómputo, sistemas de información, redes y correo electrónico Financieros: Presupuesto asignado Humano: auditores internos Tecnológico: Equipos de cómputo, sistemas de información, redes y correo electrónico Financieros: Presupuesto asignado Humano: auditores internos Tecnológico: Equipos de cómputo, sistemas de información, redes y correo electrónico

P

P

COD: SGI-PR-01

PROGRAMA Y PLAN DE AUDITORÍA

FECHA: 20/12/2020 VERSION: 1

Riesgos de detección: • Experticia del auditor • Claridad de los objetivos o alcance • Aptitud y actitud del equipo multidisciplinario • Planificación y administración de los recursos • Enfermedad, contingencia en el grupo auditor o los auditados • Falta de conocimiento de técnicas de auditoría • Comprensión de la metodología, • Comunicación ineficaz del programa de auditoria. • Definir tiempos insuficientes para el desarrollo del programa de auditoria. Riesgos Operacional: • Fallas en los mecanismos de control u gestión operacional, que generen la ocurrencia de un accidente de trabajo o emergencia • Fallas en los sistemas de Información y comunicación • Ocurrencia de un fenómeno natural que afecte la organización o sus funcionarios • Fallas en los Mecanismos de control financiero. Riesgos Inherente: • Resistencia a la auditoría • Estilo de comunicación • Estilo de Gerencia.

Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor: a) Responsabilidad del Auditor Líder             

Cumplir con los requisitos de auditoría aplicables. Transmitir y aclarar al auditado los requisitos en base a los que se va a llevar a cabo la auditoría. Planificar y desarrollar con eficacia y eficiencia los cometidos que le sean encargados. Ser profesional. Documentar adecuadamente sus observaciones. Recoger y analizar evidencias que sean relevantes y suficientes para establecer conclusiones sobre el sistema de gestión auditado. Mantenerse alerta para detectar las indicaciones que puedan afectar a los resultados de la auditoría que pudieran requerir una investigación más profunda. Elaborar los informes necesarios. Si lo solicita el cliente, verificar la efectividad de las acciones correctoras. Garantizar en todo momento la confidencialidad de la información recibida (secreto profesional) asegurándose por tanto de: Devolver la documentación examinada cuando sea requerido. Dar el tratamiento de confidencialidad adecuado a la documentación. Tratar con discreción la información “privilegiada” obtenida. Actuar con independencia, sin prejuicios y con objetividad. Ajustarse a los principios de ética y deontología profesional.

b) Responsabilidad de auditor

Sonia A. Esteban C- SENA

COD: SGI-PR-01

PROGRAMA Y PLAN DE AUDITORÍA

FECHA: 20/12/2020 VERSION: 1



      

Brindar toda la colaboración a los auditores. A este respecto, se debe tenerse en cuenta que el obtener la información es misión del auditor, por lo que no debe esperarse que el auditado muestre sin más, los defectos o debilidades de su sistema de gestión. Es absolutamente lícito por su parte, el tratar de ocultarlos o tratar de desviar la atención del equipo auditor hacia otras áreas de la organización. Poner todos los medios para asegurar un efectivo y eficiente proceso de auditoría. Comunicar a los miembros más significativos de la organización la realización de la auditoría, su alcance y objetivos. Disponer de guías que acompañen al equipo auditor por las instalaciones. Estos guías, serán personas de cierta responsabilidad, que puedan moverse con suficiente libertad por las diferentes áreas a auditar. Proveer al equipo auditor de todos los recursos necesarios para asegurar que el trabajo se lleva a cabo con eficiencia y eficacia. Dar facilidades al equipo auditor para obtener la documentación o las evidencias que éstos puedan a lo largo de su trabajo de investigación. No obstante, el auditado está en su derecho a ocultar todo aquello que el auditor no le pida. Cooperar en la medida de lo posible con el equipo auditor para conseguir que se cumplan los objetivos previstos. Establecer y poner en marcha las acciones correctoras que se desprenden del informe de auditoría.

Sonia A. Esteban C- SENA

II.

PLAN DE AUDITORIA Para el PLAN DE AUDITORÍAS INTERNAS considere una de las auditoria de primera parte a desarrollar en el primer semestre donde estén claros los procesos a auditar en ese primer ciclo de auditoría. Diseñe el plan para dicha auditoría.

Alcance

Objetivo:

Unidad auditada: Equipo auditor:

Auditoria interna parcial, para determinar confirmada con los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2015, en la ejecución de las actividades de instalación de material publicitario en amueblamiento urbano. Determinar la conformidad del SGC, o partes de esta con los criterios de auditoría y su:  Capacidad para asegurar el cumplimiento de los de los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables.  Eficacia para asegurar al cliente que los objetivos específicos son razonablemente logrados y para identificar cuando aplique áreas de mejora potenciales. Procesos de Compras, Mantenimiento y Operaciones Hansel Hernández auditor interno ISO 9001

REUNIÓN DE APERTURA

FECHA: 22/12/2020 HORA: 7:30 am PROCESO

Sonia A. Esteban C- SENA

REUNIÓN DE CIERRE

FECHA: 22/12/2020 FECHA

HORA DE INICIO Y

HORA: 5:00 pm CRITERIOS A AUDITAR/ DOCUMENTOS DE

AUDITADO

AUDITOR

LUGAR DE LA

FINAL REUNION DE APERTURA

22/12/2020

COMPRAS

22/12/2020

MANTENIMIENTO

7:30 AM

RECESO ALMUERZO

22/12/2020

OPERACIONES

22/12/2020

Líderes de proceso y gestores

HANSEL HERNANDEZ

SALA DE JUNTAS

8:00 AM

NTC 9001:2015, requisitos

10:00 AM

7.5, 8.4, 8.5

ANA MEDRANO

HANSEL HERNANDEZ

OFICINA DE COMPRAS

10:00 AM

NTC 9001:2015 requisitos

12:00 PM

7.1.3., 7.1.4.

JESUS BOLAÑOS

HANSEL HERNANDEZ

TALLER DE MANTENIMI ENTO

WENDY MORALES

HANSEL HERNANDEZ

OFICINA DE OPERACION ES

Líderes de proceso y gestores

HANSEL HERNANDEZ

SALA DE JUNTAS

12:00 PM 2:00 PM 2:00 PM 5:00 PM

REUNIONN DE CIERRE

III.

AUDITORÍA

Reunión de apertura Presentación de la organización, descripción de procesos, actividades y verificación del alcance (ISO 9001)

8:00 AM

22/12/2020

REFERENCIA

22/12/2020

5:00 PM 6:00 PM

NTC 9001:2015 requisitos 8.1,8.2, 8.3, 8.4, 8.5, 8.6, 8.7, 9.1, 10.1, 10.2, 10.3

Preparación de la Auditoría. Método utilizado- Lista de Verificación. Registre mínimo 10  preguntas para el desarrollo de la auditoria, teniendo en cuenta requisitos de la norma o criterio seleccionado por usted para auditar. 

Sonia A. Esteban C- SENA

Requisito 8.4.1 8.4.1 8.4.3 7.1.3, 7.1.4 8.1 8.2.1 8.2.3 8.3.5. 8.3.6 8.7.

IV.

Pregunta ¿Cuáles son los controles que tiene la empresa implementados para la adquisición de productos o servicios externos? ¿Cómo determinar y aplica los criterios para la evaluación, la selección, el seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores externos? ¿La organización como comunica a los proveedores externos sus requisitos para la contratación de productos o servicios? ¿Cómo la organización garantiza que su infraestructura y ambientes, se encuentra en adecuadas condiciones para la operación de sus procesos? ¿Cómo la organización planifica, implementa y controla los procesos para cumplir con los requisitos establecidos por el cliente? ¿Cuál es el mecanismo que utiliza la organización para comunicarse con los clientes? ¿Cómo la organización evalúa su capacidad para dar cumplimiento en las entregas del servicio requerido por el cliente? ¿De qué forma la organización garantiza que el servicio final prestado cumple con los requisitos establecidos por el cliente? ¿Cómo la organización registra y documenta, los cambios realizados en el diseño del servicio? Y que este cumple con requisitos establecidos ¿Qué tratamiento se le da a los servicios No conformes?

CONCLUSIONES DEL APRENDIZAJE QUE OBTUVO TRAS EL DESARROLLO DE ESTA ACTIVIDAD.

Sonia A. Esteban C- SENA

Aprendí a construir un plan y programa de auditoria, identificar los requisitos de la norma NTC ISO 9001, aplicables a cada proceso y formular las preguntas para determinar el cumplimiento de los mismos.

Sonia A. Esteban C- SENA