• Author / Uploaded
• Yoli mariel Moreno viafara

Citation preview

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

CODIGO: PD-RH-01 VERSION: 01 FECHA APROBACIÓN: 20/04/2020 PAGINA: 01 de 11

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

PRESENTADO POR: ANGIE PAOLA GÓMEZ MURILLO ANDREA CAROLINA CARABALI VIAFARA YOLI MARIEL MORENO VIAFARA

DOCENTE: NANCY RODRIGUEZ

GRUPO: S7491

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA ANTONIO JOSÉ CAMACHO FACULTAD EDUCACIÓN A DISTANCIA Y VIRTUAL SALUD OCUPACIONAL SANTIAGO DE CALI 2020

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

3

CODIGO: PD-RH-01 VERSION: 01 FECHA APROBACIÓN: 20/04/2020 PAGINA: 01 de 11

OBJETIVO

Definir metodología que permita estandarizar el control de la documentación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, con el fin de elaborar, revisar, aprobar, actualizar, distribuir y publicar la documentación del HOSPITAL ESE NORTE, para asegurar su disponibilidad y vigencia. 4

ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los documentos internos, externos y registros del Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el Trabajo del HOSPITAL ESE NORTE. 1. DEFINICIONES Documento: Recopilación de datos que arrojan un significado, impresas en papel, medio magnético o sistematizado. SST: Seguridad, Salud en el Trabajo. SG-SST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. AS: Área Asistencial RH: Recurso Humanos DE: Direccionamiento estratégico AC: Área Contable AF: Área Financiera AL: Área Comercial AR: Área de Riesgos y cumplimiento AD: Área Administrativa AA: Aportes y Ahorro CC: Crédito y Cobranza. GC: Gestión Compras

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

CODIGO: PD-RH-01 VERSION: 01 FECHA APROBACIÓN: 20/04/2020 PAGINA: 01 de 11

Control de Documentos: Es el procedimiento por el cual se establece la metodología para identificar, distribuir y controlar los documentos (internos y externos) que componen la gestión documental del HOSPITAL ESE NORTE. Control de Registros: Es el procedimiento por el cual se definen los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros. Documento Interno: Información o datos que posee y elabora la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías. Documento Externo: Información o datos que poseen y elaboran organismos o personas ajenas a la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías. Este documento sirve de guía o apoyo para el desarrollo de las actividades. Elaboración: cuando se reúne la información y se prepara el borrador del documento . Revisión: Cuando se verifica la adecuación de los documentos para que sean versión inicial (o cuando sea necesario). Publicación: Es el proceso que permite dar a conocer un documento. Distribución: Es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se entrega a los interesados para su aplicación. Modificación: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los documentos. Pueden ser de forma o de fondo. Documento obsoleto: Son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han generado nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente identificados como tal. Documento electrónico de archivo: “Registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Divulgar: Actividad mediante la cual se da a conocer un documento del Sistema Integrado de Gestión a los funcionarios que lo deben aplicar. Estandarizar: Tipificar (Ajustar a un tipo o norma). Formato: Instrumento que facilita el registro de la información necesaria para realizar los procedimientos y/o para dejar evidencia de que éste se realizó de acuerdo a los lineamientos previamente establecidos.

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

CODIGO: PD-RH-01 VERSION: 01 FECHA APROBACIÓN: 20/04/2020 PAGINA: 01 de 11

Guía de atención: Documento dirigido a profesionales y pacientes con el objetivo de proporcionar información para la toma de decisiones en intervenciones de salud. Sus orígenes tienen sus bases en los fundamentos de la medicina basada en la evidencia y su elaboración tiene el propósito de reducir la variabilidad de la práctica médica para garantizar un nivel óptimo de calidad y mejorar la atención de la salud. Lista de chequeo: Documento que contiene una lista de verificación que detalla uno a uno distintos aspectos que se deben analizar, comprobar, verificar, con el fin de adoptar acciones de mejora. Manual: Medio a través del cual se establecen lineamientos internos, son de enorme relevancia a la hora de transmitir información que sirva a las personas para desenvolverse en una situación determinada. Política: Directriz u orientación por la cual la Alta Dirección define el marco de actuación con el cual se orientará la gestión de servicio, para el cumplimiento de los fines constitucionales y misionales de la Entidad, de manera que se garantice la coherencia entre sus prácticas y propósitos. Procedimiento: Documento administrativo que describe de forma específica como llevar a cabo una actividad o un proceso. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, los cuales transforman elementos de entrada en resultados. Protocolo: Documento asistencial que describe la secuencia de un proceso de atención de un usuario y que exigen su cumplimiento. Líder de Proceso: Funcionario que dirige el cumplimiento del objetivo de un Proceso y responde por el desarrollo del mismo. Plantilla: Es un instrumento que permite guiar y/o construir un registro siguiendo parámetros o lineamientos preestablecidos por la entidad. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Responsable del Control del Documento: líder de proceso que tiene bajo su responsabilidad la revisión o aprobación del documento, de acuerdo con los parámetros estipulados en el presente protocolo. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

CODIGO: PD-RH-01 VERSION: 01 FECHA APROBACIÓN: 20/04/2020 PAGINA: 01 de 11

Verificación: Conformación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados. El término “verificado” se utiliza para designar el estado correspondiente. Versión: Muestra el estado de los documentos en términos de actualidad. Aprobación de Documentos: Acto mediante el cual damos validez y vigencia a los requisitos que contiene el documento. 5 RESPONSABILIDADES La revisión de la documentación en el hospital ESE NORTE será realizada por el Responsable del SGSST El Responsable del SGSST y /o Copasst - Vigía se encarga de codificar, editar y distribuir la documentación, además autorizar las modificaciones y manejar los registros generados por este procedimiento, así como la documentación obsoleta. La aprobación de la documentación está a cargo de la Gerencia General. NOTA (Todo documento cargado en el listado maestro de documentos, será un documento controlado el cual fue aprobado por la gerencia), no se necesitará firma en físico de aprobación, solo aplicará para políticas o documentos normativos que lo estipulen. REPRESENTANTE LEGAL Es responsabilidad del Representante Legal la aprobación de documentos que se generen dentro del sistema de gestión SST y documentos en general. LIDER RESPONSABLE DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG-SST Es responsabilidad del Líder del SG- SST el control de documentos y registros. 2. DESCRIPCIÓN Y ACTIVIDADES 2.1.

ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos del sistema SST y documentos en general, se elaboran cuando surge la necesidad internamente por la empresa. Partiendo de la aceptación de quien realiza el proceso para la elaboración del documento, se prepara el borrador de éste. El borrador debe ser preparado por personal autorizado e involucrado directamente en la actividad a ser normalizada o por especialistas Internos o externos de la Hospital, según sea la complejidad del documento. 2.2.

CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO

CODIGO: PD-RH-01

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

VERSION: 01 FECHA APROBACIÓN: 20/04/2020 PAGINA: 01 de 11

El analista de riesgos elabora los documentos y los adapta al diseño interno de la empresa, verificando que estén legibles y fácilmente identificables; les coloca su respectiva fecha de vigencia, Numero de revisión y Código de identificación. Posteriormente se direccionan al Líder del SG-SST para su revisión; y finalmente después de ser revisados pasan a la Gerencia para su aprobación final. Después de revisado y aprobados, el Líder del SG-SST los registra en el listado maestro de documentos. 1. Objetivo Establecer criterios que definan el propósito general del documento. 2. Alcance En este ítem se identifican claramente las áreas y funciones a las cuales aplica el procedimiento. 3. Definiciones. 4. Responsables. 5. Descripción y actividades del procedimiento Corresponde a la descripción lógica y ordenada del QUE y CÓMO se debe desarrollar una labor dentro del proceso correspondiente, QUIENES son los responsables directos de las actividades a realizar dentro de cada una de las etapas del mismo, DONDE deben realizarse y QUE registros o evidencias deben quedar de su correcta aplicación. 6. Registros. En este numeral, se enuncian las normas, procedimientos y demás documentos que soportan y/o complementan la aplicación del procedimiento. 7. Control de cambio. Hace referencia a los documentos aplicables mencionados en la descripción del procedimiento. También son todos los cambios del documento que evidencian el cumplimiento de alguna actividad o conformidad con requisitos previamente establecidos. 2.3.

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN

5.3.1. Encabezado y Codificación 2. TIPO DE DOCUMENTO O REGISTRO 1.LOGO

3. NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO

4. CODIGO: 5. VERSION: 6.FECHA APROBACIÓN: 7.PAGINA:

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

CODIGO: PD-RH-01 VERSION: 01 FECHA APROBACIÓN: 20/04/2020 PAGINA: 01 de 11

1. LOGO Se utilizará el logo del HOSPITAL ESE NORTE 2. TIPO Casilla en la cual se colocará el tipo de documento o registro, que servirá a su vez como guía de control y ubicación. 3. NOMBRE DEL DOCUMENTO Casilla en la cual se colocará el nombre del documento o registro. 4. CODIGO Compuesto por dos (3) campos: Iniciales del área a que pertenece (SST, RH, GC, etc.); Tipo de documento (PO) Política, (RE) Registro; (MN) Manuales; (PD) Procedimientos; PG) Programas; (IN) Instructivos; (MZ) Matrices; (MP) Mapa de Procesos; (OR) Organigrama; (PL) Planes; (CM) Comunicados y consecutivo: 00, 01, 02.n 5. No. VERSION Compuesto por un (1) campo, que hace referencia al número de revisiones que ha tenido el documento. Que iniciará con el No. REV 01 6. FECHA DE APROBACION Indicará la fecha a partir de la cual se encuentra aprobada la aplicación del documento o registro. 7. PAGINA 01 de n Esta casilla hace referencia al número de páginas con que cuenta el documento y en cualquier parte del mismo saber en qué pagina nos podemos ubicar.

2.4.

REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Una vez realizado el cambio en un documento, se modifica el número de revisión del documento y la fecha de vigencia del mismo.

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

CODIGO: PD-RH-01 VERSION: 01 FECHA APROBACIÓN: 20/04/2020 PAGINA: 01 de 11

Los cambios realizados se identifican en el listado maestro de documentos y registros. 2.5.

CONTROL DE CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS

Todo documento del sistema de gestión SST y documentos en general que sufran algún cambio, quedarán registrados en el listado maestro de documentos, donde quedan reflejados las revisiones de los documentos, detalles de los cambios, cargo responsable del documento, entre otros.

2.6.

DOCUMENTACIÓN OBSOLETA

Una vez un documento se identifica como obsoleto, el Responsable del SGSST debe bajarlo de la carpeta del proceso y reemplazarlo por la nueva versión del documento. En caso de que se requiera conservar una copia dura del documento obsoleto, este será guardado en la carpeta de la intranet de cada proceso en OBSOLETOS Los documentos externos obsoletos se destruyen o se pueden destinar a ayudas didácticas de la Hospital. Este control está a cargo del responsable o Dueño de proceso. 2.7.

CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Los documentos externos requeridos por el Sistema SST son controlados en el listado maestro de documentos externos. Todo documento externo controlado que pierda vigencia se retira de los puntos de uso, se procede a su actualización y posterior reubicación. El control de los documentos externos, será responsabilidad de cada una de las áreas o procesos. Los responsables de cada proceso deben definir los documentos legales, reglamentarios u otros documentos especiales que aplican en las actividades propias de su proceso y asegurarse que sean incluidos en su Listado Maestro de Documentos Externos. Cada proceso deberá diligenciar el formato y garantizar la custodia de estos documentos. Cada responsable de proceso debe revisar, actualizar y verificar periódicamente los

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

CODIGO: PD-RH-01 VERSION: 01 FECHA APROBACIÓN: 20/04/2020 PAGINA: 01 de 11

documentos externos. El responsable del proceso debe garantizar que el documento esté disponible y controlar su uso. 2.8.

CONTROL DE REGISTROS

Identificación: la identificación de los registros magnéticos y físicos se hacen como están definidos en el ítem 5.3 de este procedimiento. Almacenamiento: Los registros se almacenan dependiendo del medio en que se encuentren físicos o magnéticos. a. Almacenamiento físico: Se hace de acuerdo a las necesidades en archivadores, escritorios, debidamente marcados en donde los registros pueden organizarse en carpetas o fólderes. b. Almacenamiento magnético: En los equipos de escritorio de cada responsable (por carpetas –identificando el tema o cliente) o en los correros electrónicos. En el caso de los correos electrónico se sugiere las siguientes recomendaciones: 

Clasificar los mensajes por temas, fechas



Crear carpetas personales por tema en el correo electrónico (transitorio)

Protección y legibilidad: Los registros que se encuentran en papel, deben estar protegidos en carpetas, AZ o fólderes, de tal forma que se garantice su preservación contra factores que pueden causarles deterioro como la lluvia y la humedad. Para el caso de la protección de los registros en medio magnético, se realizan Back up de la información de la base de datos que soportan el Sistema como mínimo cada 6 meses, garantizando confidencialidad y uso. Como segunda medida para registros físicos, se debe asegurar que los registros sean legibles y no estará permitidas tachaduras, enmendaduras ni el uso del corrector. En caso de presentarse alguna corrección (Si Aplica), se trazará una línea oblicua sobre el registro erróneo, colocando firma y fecha por parte del usuario responsable.

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

CODIGO: PD-RH-01 VERSION: 01 FECHA APROBACIÓN: 20/04/2020 PAGINA: 01 de 11

Recuperación: Para recuperar los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el trabajo en el listado maestro de documentos y registros se tiene en cuenta la identificación, vigencia, ubicación, responsable del archivo, etc. Este listado es actualizado por el Líder del sistema SST. Tiempo de Retención y Disposición: Los tiempos de retención de registros son determinados por disposiciones legales o por disposiciones de HOSPITAL ESE NORTE con el fin de conservar el registro histórico de los procesos internos, estos tiempos se definen en el Listado Maestro de Registros columna Lugar de conservación y Tiempo de Retención de acuerdo a las necesidades de cada proceso y ajustándose a las disposiciones legales. El tiempo mínimo de retención es de 1 año y máximo 20 años para los documentos del SGSST. Cuando el tiempo de retención no se encuentra especificado, los registros se mantienen en el archivo de cada una de los procesos por un año posterior a su emisión. Si se requiere conservar por más tiempo, el encargado del archivo verifica en enero de cada año, con el dueño del proceso que corresponda, si se requiere conservar por más tiempo éste documento para remitirlo al archivo central o por el contrario autorizar su destrucción.

Disposición final: Acción por tomar cuando se ha cumplido el tiempo final después de la retención establecida para los registros de calidad con base en la Tabla de Retención Documental. Ej.: Destrucción, Microfilmación, digitalización, entre otros 3. REGISTRO  SST-RE -02 Listado Maestro De Documentos  SST-RE -03 Listado Maestro De Registros  Decreto 1072 de 2015  ISO 45001: 2018

4. CONTROL DEL CAMBIO

PROCEDIMIENTO

CODIGO: PD-RH-01

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

VERSION: 01 FECHA APROBACIÓN: 20/04/2020 PAGINA: 01 de 11

CONTROL DEL CAMBIO FECHA DE EMISION/REVISION

VERSION No

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

27/12/2019

02

Se cambia a la Versión 02 por actualización de las iniciales del código y área a la que pertenece; y actualización de definiciones y alcance del documento.

ELABORO:

REVISO:

____________________ Angie-Andrea-Yoli

___________________ Líder del Sistema SST.

APROBO:

_____________________ Representante Legal