• Author / Uploaded
• Mayra Sánchez Cabanillas

• Categories
• Calidad (comercial)
• Business

Citation preview

ABC Certificaciones

PROCEDIMIENTO Control de Documentos y Registros

Código Version Página

: JC-PR-01 : 00 : 1 de 3

1. Objetivo Definir los pasos a seguir para la elaboración, revisión, aprobación, actualización y distribución de los documentos del Sistema de Gestión de la empresa ABC Certificaciones. 2. Alcance Se aplica a los documentos del Sistema de Gestión de la empresa, sean de origen interno o externo. 3. Documentos de referencia Norma ISO 9001 requisito 4.2.3 y 4.2.4 Norma ISO/ IEC 17025 requisito 4.3 Norma ISO/ IEC 17020, requisito 8.6 GP ISO/IEC 65, requisito 4.8 4. Términos y Definiciones Formatos: Es el soporte físico que una vez cumplimentado constituye un registro. Instrucciones: Información técnica sobre la que se basan algunos de los procedimientos de la empresa ABC Certificaciones. Manual: Documento que comprende el SGC y de competencia técnica de una organización, establecido para dotar a su organización de características que le permitan satisfacer las necesidades de los usuarios de sus servicios. Planes de calidad: Documento que específica que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico; Procedimientos: Documento que describe detalladamente las prácticas establecidas por un organismo de evaluación de la conformidad para la prestación de sus servicios, incluyendo la ejecución de actividades de soporte o apoyo, y precisando los responsables de cada actividad y los documentos o formatos empleados en cada caso. Registros: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas; 5. Procedimiento N°

Etapas

1

Elaboración

2

Revisión y Aprobación

3

4

Descripción

Responsable

 Para elaborar un documento se deberá confirmar su necesidad así como verificar que no exista uno similar.  Asignar un responsable para la elaboración del documento Jefe de área el cual recabara sugerencias y opiniones de áreas involucradas.  Elaboración del documento propuesto.  Para la revisión y aprobación del documento se requerirá de la opinión de las diferentes áreas que intervienen de acuerdo al alcance, tipo o datos presentados.  Una vez consensuado el texto, da por revisado y aprobado Jefe de área el documento por el área responsable.  Los documentos entran en vigencia al día siguiente de su aprobación (de no existir disposición escrita diferente)

Codificación

 Se asignará el código y versión (ver Anexo 1), Jefe de seguidamente se procederá a la inclusión del documento Aseguramiento en el Lista Maestra de documentos internos (F01-JCde la Calidad PR-01) indicando la fecha de aprobación del documento.

Distribución

 El Jefe de Área solicitara el número de copias y los nombres de las personas que recibirán dicho documento. Jefe de  Se realizaran las impresiones asignándoles un número de Aseguramiento control y el cargo con la respectiva firma en el Lista de de la Calidad distribución de documentos (F02-JC-PR-01)

(Documento elaborado para fines didácticos, contiene errores / omisiones intencionalmente introducidos)

ABC Certificaciones

5

6

7

PROCEDIMIENTO Control de Documentos y Registros

Código Version Página

 Las personas encargadas de la actualización de los documentos serán preferentemente las mismas personas que lo elaboraron.  Se resaltan las modificaciones en letras cursivas y subrayada, en los casos que se elimine un párrafo se Actualización identifica colocando (*).  Se solicita al Representante de la Dirección la asignación de la nueva versión y su actualización en el Lista Maestra de documentos internos (F01-JC-PR01) y su publicación en la red informática.  En el momento de entregar las copias impresas, se solicita la versión anterior y se destruyen. La entrega de la nueva versión se registra en el Lista de distribución de documentos (F02-JC-PR01) Retiro de  Los documentos obsoletos tendrán un sello que identifique documentos obsoletos a este como obsoleto y se archivara la versión anterior.  Durante las auditorias internas se verifica si los documentos distribuidos físicamente se encuentran vigentes.  Se mantendrán los documentos externos (normas técnicas, decretos supremos, reglamentos, directivas, manuales de equipos o maquinas, etc.) en la Lista maestra de documentos externos (F03-JC-PR01).  Se consignará también un número de copias controladas Documentación así como se identificara la versión o código o edición, la Externa fecha de emisión del documento.  En caso de adquirir la nueva versión del documento externo se actualiza la .Lista maestra de documentos externos (F03-JC-PR01) y se distribuye mediante la Lista de distribución de documentos (F02-JC-PR01)

8

Archivo Documentos

9

Control de los registros

6. Registros Código F01-JC-PR01 F02-JC-PR01 F03-JC-PR01 F04-JC-PR01

: JC-PR-01 : 00 : 2 de 3

Jefe de área

Jefe de Aseguramiento de la Calidad

Jefe de Aseguramiento de la Calidad

Jefe de  Se archivara el documento original (vigente) impreso Aseguramiento aprobado de la Calidad  Los Registros del sistema de gestión (documentos que proveen evidencias objetivas de las actividades efectuadas o de los resultados obtenidos). Se mantendrán legibles, identificables y recuperables.  La generación de estos registros está definida en los Responsables procedimientos correspondientes. de área  Se controla los registros de acuerdo a lo indicado en la Lista Maestra de Registros (F04-JC-PR01).  Los Responsables de área son los encargados de tener los registros al día, actualizados y de garantizar su almacenamiento en lugares apropiados y seguros.

Nombre Lista Maestra de documentos internos Lista de distribución de documentos Lista Maestra de documentos externos Lista Maestra de Registros

(Documento elaborado para fines didácticos, contiene errores / omisiones intencionalmente introducidos)

ABC Certificaciones

PROCEDIMIENTO Control de Documentos y Registros

Código Version Página

: JC-PR-01 : 00 : 3 de 3

ANEXO 1 CODIFICACION Área de responsabilidad del documento GG JL JC JIM JCP JA JCV

= Gerencia General = Jefatura de Laboratorio = Jefatura de Aseguramiento de la Calidad = Jefatura de Inspección y Muestreo = Jefatura de Certificación de Productos = Jefatura de Administración = Jefatura de Comercialización y Ventas

Tipo de documento MC MOF PR IT PC ME ET F

= Manual de la Calidad = Manual de Organización y Funciones = Procedimiento = Instructivo de Trabajo = Plan de Calidad = Métodos de Ensayo = Especificación Técnica = Formato

Asignación de código Para todos los documentos excepto los formatos, la codificación tiene tres campos: Área de responsabilidad

Tipo de documento

Numero correlativo

Ejemplo, para el caso del segundo procedimiento generado por la Jefatura de Administración, se tendrá: JA-PR-01: Gestión de Personal Para el caso de formatos, la codificación se genera colocando la letra F seguida del numero correlativo del formato y a continuación el código del documento al cual esta relacionado. F (N° correlativo de formato)

Código del documento relacionado al formato

Ejemplo, para el caso del segundo formato relacionado al procedimiento JL-PR-01, se tendrá: F02- JL-PR-01

(Documento elaborado para fines didácticos, contiene errores / omisiones intencionalmente introducidos)