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TABLA DE IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Fecha Descripción de la modificación 02/05/2019

Revisión Inicial.

ELABORADO

REVISADO

APROBADO

02/05/2019

02/05/2019

02/05/2019

FIRMA: NOMBRE: CARGO: FECHA:

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1. OBJETIVOS Establecer las directrices para el control de los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo. 2. ALCANCE Toda la información documentada que se aplica en los procesos del Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el trabajo. 3. DEFINICIONES Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Instructivo: Descripción detallada sobre alguna tarea o actividad específica propia de un proceso. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Proceso: Conjunto de actividades, tareas, etapas mutuamente relacionadas para transformar los elementos de entrada en resultados. Especificación: Documento que establece requisitos. Documento Físicos: Documento escrito que ilustra o informa y que tiene como soporte hojas de papel. Documentos informáticos: Documento escrito que tiene como soporte medios magnéticos informatizados. Documentación interna: Información y medio de soporte que tiene internamente la empresa. Documentación externa: Documento que tiene origen externo a la empresa, y se utiliza dentro del Sistema de Gestión de la empresa, como por ejemplo Leyes, Reglamentos, Normativas y otros. Objetivos: intención o propósito del procedimiento o instructivo (para que se lo redacta). Alcance: descripción de las organizaciones, funciones, procesos o productos afectados por el procedimiento o instructivo (a que se aplica). Definiciones: términos especiales o únicos del procedimiento. Responsabilidades: que funciones en la empresa son responsables del procedimiento (quién). Documentos de referencia: documentos asociados al procedimiento. Diagrama de flujo: son diagramas que emplean símbolos gráficos para representar los pasos o etapas de un proceso y su interacción. Descripción del proceso: descripción clara de los pasos necesarios para cumplir con el procedimiento (como se desarrolla la tarea). Registro: documento para registrar evidencia de una actividad que contemple o este asociado al procedimiento. 4. RESPONSABILIDADES  Gerentes de las áreas, aprueban la documentación del Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el trabajo de concerniente a sus áreas.  Responsables de Área/proceso  Archivar y mantener la información documentada de acuerdo con este procedimiento mientras tenga vigencia.

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

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 Informar acerca de los documentos obsoletos y de las posibles mejoras a realizar.  Devolver una vez caducado y recibida la nueva versión. Encargado de SST, revisa la información documentada de acuerdo al formato establecido, emite, controla el uso y utilidad de instructivos, procedimientos, registros y otros documentos en general del Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el trabajo de la empresa, que estén aprobados.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5.1. Referencia Interna  Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo. 5.2. Referencia Externa  Norma ISO 45001:2018  Requisito 7.5 Información documentada 6. POLÍTICAS Sobre el control de la información documentada. La información documentada requerida por el Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo se debe controlar para asegurarse de que: a) Esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite; b) Esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de integridad). Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades: a) La distribución de la información documentada será de forma física y electrónica a cada uno de los responsables de los procesos; teniendo en cuenta que la información documentada de forma electrónica debe ser distribuida en formato pdf. b) Cualquier cambio o modificación que los responsables de las áreas deseen realizar en la información documentada debe ser informado a la dirección del sistema de gestión de la calidad para su revisión, con el objetivo de cuidar el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 45001 y la integridad del sistema. c) Almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad Niveles de control y autorizaciones de la información documentada Tipo de información documentada

Aprobación del documento

Forma de controlar el documento

Responsable de control

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Manual de calidad Manual de funciones Procedimientos

Instructivos trabajo

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Gerente general Gerente de administración Gerente responsable del área

de Gerente del área

responsable

Formato de Gerente responsable registros del área o el Registros llenos Responsable de área o proceso en caso de no estar presente el primero. Planes Gerente responsable del área

Revisión por la dirección anual. Revisión por la dirección anual. Lista de documentos vigentes, registro de entrega de documentos. Lista de documentos vigentes, registro de entrega de documentos. Revisión semanal de formato aprobado.

Revisión diaria del llenado correcto del registro. Revisión de acuerdo a fecha de culminación, realizada por el jefe directo al responsable de la ejecución de los planes establecidos Listas Responsable de área o Lista de documentos proceso vigentes, Certificados de Asistente de producción Lista maestra de calidad productos Documentos No aplica Lista de documentos externos externos. Lista de entrega de documentos

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Gerente general Gerente de administración Encargado de SST Encargado SST

de

Encargado SST

de

Jefes de área

Encargado SST Encargado SST Encargado SST

de de de

La información documentada se utilizará para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia del cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 45001. La protección y confiabilidad de la información documentada son responsabilidad de las áreas que los resguardan. La generación, uso y control de la información documentada, se evaluará con respecto a la eficacia y eficiencia del SGSST. Cuando termine el tiempo de conservación de la información documentada, se eliminara archivo digital y la copia impresa. Versión y cambios a la información documentada Los cambios de firmas de responsables no generan cambio de revisión.

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En caso de cambio de responsable, la fecha de aplicación e implementación no sufrirá modificación. Para realizar cambios en la información documentada se debe solicitar a la dirección del sistema de gestión de la calidad, el envío de una copia digital con acceso a modificación. Es responsabilidad del responsable de área coordinar la capacitación del personal que se ha designado a la operación de procedimientos, uso de información documentada y/o actividades ligadas al documento modificado. Toda la información documentada que sea actualizada deberá ser difundida a todas las personas que participan en el desarrollo del proceso involucrado. Al sufrir un cambio cualquier tipo de información documentada se deberá registrada en la tabla de control de cambios correspondiente al documento. Difusión a la información documentada Se considera válida cualquier forma de difusión que cumpla con el siguiente objetivo: Que las personas que participan en el proceso conozcan y dominen la manera en que se llevarán a cabo las actividades y responsabilidades establecidas en la información documentada. Toda la información documentada elaborada debe ser difundida a las personas que participan en su ejecución. La información documentada será difundida a través de la entrega de una fotocopia de la última versión del documento con el sello de documento controlado, además de la carga en su computadora de la información documentada en formato pdf. Los registros solo serán difundidos de forma impresa al personal involucrado a su llenado y control. Conservación de la información documentada en los lugares de uso. Al responsable de área le corresponde asegurarse que: La última versión de la información documentada aplicable se encuentra disponible en sus puntos de uso La información documentada permanece legible y fácilmente identificable. Prevenir el uso no intencionado de información documentada obsoleta. 7. PROCESO Responsables Todo el personal

Nº 1. 2.

Descripción Identificar la necesidad de elaboración o actualización del documento. Informar a su jefe inmediato la necesidad de elaboración o actualización del documento.

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Responsables

Nº 3.

4. 5. Gerentes/Jefes / Encargados del área 6.

7.

Encargado de SST

Gerentes/Jefes / Encargados del área

8.

9. 10.

11. Encargado de SST

12. 13. Gerencia General

14.

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Descripción ¿Existe ya un documento? Si: Dirigirse a la operación Nº 4. No: Dirigirse a la operación Nº 7. ¿El documento se encuentra en su punto de uso? Si: Dirigirse a la operación Nº 6 No: Dirigirse a la operación Nº 5 Proporcionar al responsable del área/proceso la última versión El jefe del área correspondiente debe evaluar la aprobación de la solicitud de creación o modificación. ¿Es necesario modificar el documento? Si: Dirigirse a la operación Nº 7. No: Dar por terminado el procedimiento. Nota: Los Encargados o Responsables de áreas verifican que los documentos se encuentren en el tiempo de vigencia, de lo contrario comunican a la encargado de SST, para que someta el documento a una revisión obligatoria. Solicitar evaluación y asignación de un código, Evaluar la factibilidad de creación/modificación del documento que consiste en verificar la existencia de un documento similar e Identificar a que documentos afecta la creación/modificación. En caso de encontrar documentos afectados, se deberá modificarlos de manera conjunta al documento nuevo. En caso de encontrarse un documento similar se deberá incluir las observaciones o modificaciones que se tenga. Finalmente, si se trata de un documento nuevo se le asignará el código, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de codificación. Este será comunicado vía correo electrónico a quien elabora el documento. Elaborar o actualizar uno o varios documentos del Sistema de Gestión ante la necesidad detectada. Siguiendo el procedimiento y en el formato establecido y la estructura establecida para el tipo de documento. Enviar documentos al departamento del sistema de gestión para su revisión. Revisar que el documento tenga:  El formato y forma corresponda al tipo de documento.  La redacción sea clara, adecuada y ordenada.  Las responsabilidades estén definidas.  Las referencias a otros documentos sean los correctos.  Que el documento cumpla con la normativa legal vigente y cualquier otra normativa que la empresa haya decidido adoptar. Una vez revisado el documento, se debe hacer mención en la tabla correspondiente del pie de página de la primera hoja, en la casilla de “Revisado” al SIG. ¿El documento cumple con los requisitos? Si: Dirigirse a la operación Nº 11. No: Dirigirse a la operación Nº 7. Enviar documentos para su aprobación al Gerente General. Revisar el documento a detalle, comprobar si:  La secuencia de actividades sea correcta  La redacción sea clara, adecuada y ordenada  Las responsabilidades estén definidas

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Responsables

Encargado de SST

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Nº

Descripción  Los puntos de referencia sean los correctos ¿Es necesario realizar alguna modificación? Si: Dirigirse a la operación Nº 9. 15. En caso de que se requiera alguna modificación se notificara al encargado de SST. No: Dirigirse a la operación Nº 15. Aprobar el documento para su implementación. Posteriormente encargado de SST pasa el documento modificado a una copia 16. impresa a colores y procede a firmar la revisión Y hace firmar a la persona que elaboró y aprobó el documento, en el pie de página de la primera hoja. Nota: Todo documento entra en vigencia desde el momento que se aprueba. Para distribuir los documentos: Fotocopiar los documentos que se requiera, para ser entregados en forma impresa, verificando que las copias sean claras y legibles. Sellar en cada hoja de la copia con el enunciado “DOCUMENTO VIGENTE”. Los documentos que no sean de acceso restringidos se subirán al intranet, borrándose las versiones obsoletas. Distribuir el documento a los responsables, haciendo firmar a los receptores en el “Registro Distribución de Documentos” Al mismo tiempo recoger las copias obsoletas. Sellando en cada hoja de la 17. copia con el enunciado “DOCUMENTO OBSOLETO”. Nota: Toda persona que recibe un documento debe verificar que este sea legible, entendible y fácilmente identificable, para luego almacenar este documento en un lugar accesible y conocido por todo el personal.

Gerentes/Jefes / Encargados del área

18.

19. Encargado de SST 20. 21. Gerentes/Jefes / Encargados del área

22-

Nota: Las hojas de documentos obsoletos deben archivarse por dos revisiones, pasadas estas se deberán proceder según el procedimiento de manejo de residuos sólidos. Difundir el documento al personal que deba realizar las operaciones. Para esto se puede emplear charlas, capacitaciones con diapositivas, material de apoyo como folletos, capacitación en el puesto de trabajo con una explicación de cómo realizar las tareas. Registrar estas actividades mediante el “Registro Difusión de Documentos” Nota: Es responsabilidad del responsable a quien se le entrego la copia del documento, cuidar la confidencialidad y disponibilidad, a personal autorizado. Archivar registros de distribución adjuntos al original del documento, en la carpeta correspondiente al área involucrada en el documento. Nota: Con su firma el receptor se compromete a cuidar que el documento entregado y esté libre de daños o pérdidas, para que este sea: identificable, adecuadamente almacenado y manipulado, disponible para todo el personal que lo utiliza y posibilitar su actualización. Actualizar el “Registro Maestro de Documentación” Verificar el estado de las versiones, informar mediante correo electrónico al dueño del proceso, para que revise y actualice los documentos. Dar seguimiento a la implementación del documento. De ser necesario solicitar modificaciones. Si el personal necesitar realizar un refuerzo a las capacitaciones realizadas.

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1.1. DOCUMENTOS EXTERNOS Responsables

Nº

Descripción Identificar la necesidad de adquirir, incluir y/o actualizar documentos externos.

1.

Nota: el encargado de SST es responsable de la actualización de los documentos externos, de carácter legal obligatorio identificados y evaluados. Realizando averiguaciones periódicas de nuevas ediciones o actualizaciones. ¿El documento debe ser comprado? Si: Dirigirse a la operación Nº 2. No: Dirigirse a la operación Nº 5. Solicitar la adquisición de documentos externos. ¿Se aprueba la compra? Si: Dirigirse a la operación Nº 5. No: Dirigirse a la operación Nº 3.

Gerentes/Jefes / Encargados del área 2. 3. Gerencia Ejecutiva/Gere nte Adm. Financiero

4.

5. 6. Encargado de SST

7. 8.

2.

Registrar el documento externo en la lista de documentos externos, sellar el documento con el enunciado “DOCUMENTO EXTERNO”. Proporcionar al responsable del área/proceso la última versión, haciendo firmar a los receptores en el “Registro Distribución de Documentos” Recoger y/o sellar copia obsoleta. Actualizar lista de documento externos con la disposición de la copia obsoleta. Nota: El responsable de la custodia del documento externo puede solicitar quedarse con el documento obsoleto, el cual puede quedarse siempre y cuando este correctamente identificado como obsoleto y no cause confusiones.

ANEXOS

ANEXO 1 – Sellos de Identificación ANEXO 1 – SELLOS DE IDENTIFICACIÓN