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• Didier Giraldo

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PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

Código: PR-SGC-001 Versión: 1 Fecha de emisión: 11 de Abril del 2018 Página 1 de 5

1. OBJETIVO Este procedimiento tiene por objeto establecer las actividades necesarias para para la identificación, almacenamiento, protección y recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros del sistema de gestión integrado de Tapetes ECCI S.A.S. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los registros que se utilicen dentro de los procesos de Tapetes ECCI S.A.S.

3. NORMATIVIDAD  NTC ISO 9001:2015.  NTC ISO 14001:2015  NTC ISO 18001:2007 4. GLOSARIO ALMACENAMIENTO: Lugar donde se archivan y protegen los registros. CLASIFICACIÓN: Acción de organizar los registros según unos criterios establecidos para facilitar su recuperación. Se recomienda que los criterios de clasificación se relacionen con el producto, el proceso, las actividades y la fecha en que se generen. (Sistemas de Gestión de Calidad según ISO 9000.) DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS: Eliminación de documentos que pasaron su vida útil. DISPOSICIÓN: Acción a tomar cuando se ha cumple el tiempo de retención de los registros. (Sistemas de Gestión de Calidad según ISO 9000.) DOCUMENTO: ”es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia.”(Julián Pérez Porto y María Merino,2009) IDENTIFICACIÓN: Acción que permite reconocer los riesgos de calidad y relacionarlos con el producto, el proceso y/o la actividad que los ha originado. La identificación se logra con el nombre y/o código. (Sistemas de Gestión de Calidad según ISO 9000.)

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

Código: PR-SGC-001 Versión: 1 Fecha de emisión: 11 de Abril del 2018 Página 2 de 5

PARTE INTERESADA: “es cualquier organización, grupo o individuo que pueda afectar o ser afectado por las actividades de una empresa u organización de referencia. ”(Asociación Española para la Calidad) PROCEDIMIENTO: “Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso” (Sistemas de Gestión de Calidad según ISO 9000.) PROTECCIÓN: Condiciones establecidas para conservar la integridad de los registros, incluyendo las de uso y consulta. (Sistemas de Gestión de Calidad según ISO 9000.) RECOLECCIÓN: Acción de recopilar los registros de los sitios donde se originan, con una frecuencia definida, para su posterior clasificación y almacenamiento. (Sistemas de Gestión de Calidad según ISO 9000.) RECUPERACIÓN: Utilizar nuevamente los registros de calidad retenidos con fines de trazabilidad u otra disposición en los procesos. (Sistemas de Gestión de Calidad según ISO 9000.) REGISTRO: “Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades. ”(Sistemas de Gestión de Calidad según ISO 9000.) RENDIMIENTO: “Medida de lo alcanzado por un individuo, equipo, organización o proceso”.(Sistemas de Gestión de Calidad según ISO 9000.) RETENCIÓN: Tiempo durante el cual se considera que el registro es útil, o se va a conservar para efectos de trazabilidad o consulta. (Sistemas de Gestión de Calidad según ISO 9000.) TRAZABILIDAD: “Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración” (Sistemas de Gestión de Calidad según ISO 9000.) VALIDACIÓN: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista. (Sistemas de Gestión de Calidad según ISO 9000.) VERIFICACIÓN: “Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados”.(Sistemas de Gestión de Calidad según ISO 9000.)

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Código: PR-SGC-001 Versión: 1 Fecha de emisión: 11 de Abril del 2018 Página 3 de 5

5. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO (Descripción de las actividades). Flujograma

Actividad

Responsable

Documento

1. Identificar los registros que pertenecen al sistema de gestión integrado de tapetes ECCI S.A.S. Nota: Si se requiere crear, modificar o anular un formato, se debe seguir el Procedimiento de Control de Documentos Internos.

Director de calidad. / Dueño del proceso.

2. Determinar el lugar de almacenamiento y el acceso del personal a los registros.

Director de calidad.

Listado maestro de registros.

3. Establecer en el listado maestro de registros el tiempo de retención o conservación de cada uno de los registros del SGI. Se debe tener en cuenta de ser necesarias las disposiciones legales en cuanto al tiempo de retención para algunos de los registros que aplique.

Director de calidad.

Listado maestro de registros.

Determinar disposición final.

4. Determinar la disposición a aplicar a cada uno de los registros una vez haya terminado el tiempo de retención del registro, registrando esta información en el listado maestro de registros.

Director de calidad.

Listado maestro de registros.

Actualizar listado maestro.

5. Actualizar el listado maestro de registros.

Dueño del proceso.

INICIO

Identificar los Registros.

Determinar lugar de almacenamiento y acceso.

Establecer tiempo de retención.

1

Listado maestro de registros.

Listado maestro de registros.

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Código: PR-SGC-001 Versión: 1 Fecha de emisión: 11 de Abril del 2018 Página 4 de 5

1

Enviar listado para revisión.

6. Enviar listado maestro de registros al Director de calidad para su revisión.

Dueño del proceso.

Listado maestro de registros.

7. Revisar listado maestro de registros referente a los campos actualizados.

Director de calidad.

Listado maestro de registros.

Aprobar listado maestro.

8. Aprobación del listado maestro de registros por parte del Director general.

Director General.

Listado maestro de registros.

Divulgación del listado maestro.

9. Divulgación del listado maestro de registros referente a los campos actualizados a todo el personal.

Director de calidad.

Listado maestro de registros.

10. Publicación del listado maestro de registros.

Director de calidad.

Listado maestro de registros.

Revisar listado maestro.

Publicación del listado maestro.

FIN

Código: PR-SGC-001 Versión: 1 Fecha de emisión: 11 de Abril del 2018 Página 5 de 5

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

6. REGISTROS ● Todos los registros utilizados en los procesos de fabricación de tapetes.

7. CONTROL DE CAMBIOS

No.

Vigencia

Versión

Cambio

Responsable

1

2018-04-11

1

Creación del documento

Director de Calidad

Elaboró: Director de Calidad Fecha: 10/04/2018

Revisó: Representante de la Dirección Fecha:10/04/2018

Aprobó: Representante de la Dirección Fecha: 10/04/2018