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• Aimée Jiménez

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PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTRO

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTRO.

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Tabla de Control de Cambios en Documentos Revisión Fecha

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03

04

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06

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Observaciones

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PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTRO

1.

OBJETIVO. Establecer los lineamientos para la Identificación, Legibilidad, Almacenamiento, Protección, Recuperación, Tiempo de conservación y Disposición de los Registros del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

2.

ALCANCE. Este Procedimiento es aplicable a todos los Registros generados por el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa XXXXXXX SAC, como resultado de la implementación y operación como: •

3.

Programa Anual de Seguridad y

•

Instructivos.

Salud en el Trabajo.

•

Formatos.

•

Documentos Generales.

•

Documentos Externos.

•

Procedimientos.

RESPONSABLES. El responsable de llevar a cabo este procedimiento es la jefatura de Seguridad Industrial y la Administración de la empresa.

4.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS. •

Registros: Documentos que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

5.

6.

•

PER: Personal involucrado.

•

CSST: Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo.

•

JSST: Jefatura de Seguridad y Salud en el Trabajo.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA. • •

PR-XX-SGSST-XX: Procedimiento Control de Documentos. RE-XX-SGSST-XX: Almacenamiento, Identificación, Protección y Disposición de registros.

•

RE-XX-SGSST-XX: Lista maestra de Registros.

DISPOSICIONES ESPECÍFICAS. Control de Disponibilidad, Legibilidad e Identificación de los Registros del SGSST. Controlar que las versiones pertinentes se encuentren disponibles en el punto de uso, y que se encuentren legibles y fácilmente identificables mediante el formato “check list para el control de los documentos del SGSST (Disponibilidad, Legibilidad e Identificación)”.

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7.

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DESARROLLO. 7.1 Conservación de Registros No

RESPONS.

DESCRIPCION

1

JSST

Elabora la lista Maestra de Registros (RE-XX-SGSST-XX). En esta se indica el nombre de los Registros del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, código del formato (si hubiera), responsable de su conservación, ubicación, tiempo de vigencia y disposición.

2

JSST

Distribuye el registro: RE-XX-SGSST-XX, a las jefaturas, según corresponda, para que mantengan informado al personal a su cargo.

3

JSST

Almacenamiento, Identificación, Protección y Disposición de Registros. Archiva y mantiene los registros según: RE-XX-SGSST-XX. Los registros se almacenan de manera ordenada, y se identifican ya sean por fechas, orden alfabético, cronológicos u otro orden. El ambiente donde se ubican, asegura su protección contra daños, pérdidas o deterioro. El acceso a los Registros es determinado por el dueño del proceso.

4

JSST

En caso requiera eliminar algún registro informar a la JSST y pasa a la actividad 5. Si no requiere eliminar ningún registro, finaliza el procedimiento.

5

JSST

Evalúa si corresponde eliminar el Registro, de acuerdo al tiempo de conservación definido en RE-XX-SGSST-XX, u otros considerados.

6

JSST

Si corresponde eliminar el registro, pasa a la actividad 7. Si no corresponde informa a la jefatura correspondiente y se da por finalizado el procedimiento.

7

JSST

Comprueba con RE-XX-SGSST-XX la eliminación de registros y lo autoriza.

7.2 Recuperación de Registros La recuperación de Registros en medios electrónicos es descrita en el procedimiento de datos y registros electrónicos (RE-XX-SIS-XX).

8.

ANEXOS Anexo 1: Flujograma de control de registro. Anexo 2: Formato Lista maestra de registro.

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ANEXO 1 Flujograma de Control de Registro.

JSST

Personal Involucrado

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Inicio

1. - Elabora Lista Maestra de Registro

2.- Distribuye Lista Maestra de Registro según corresponde

5. Evalúa si corresponde eliminación

3.- Archivar y mantiene Registros de acuerdo a Lista maestro.

4. Requiere Eliminar ?

6.Conforme ?

7.- Autoriza eliminación de Registros

8.- Eliminar Registros

Fin

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Final

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ANEXO 2 Formato Lista maestra de Registros

LISTA MAESTRA DE REGISTROS No

Nombre

Código del

Documento

Responsab.

Ubicación

Tiempo

Registro.

formato.

relacionado

D/conserv.

física

conservac.

Fecha; Revisión: JSST:

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de

Dispos. Final