• Author / Uploaded
• MIIIGUEL

Citation preview

Gerencia de Proyectos

PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMA

PROYECTO: GERENTE: PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

DECLARACIÓN DE CRONOGRAMA CÓDIGO SCI-01 versión 1.0 OPTIMIZACIÓN DEL CONTROL DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA DECDATA PERÚ S.A.C. GERENTE DE PROYECTOS ANALISTA DE PROYECTOS FECHA 03 02 2017 DEPARTAMENTO DE PROYECTOS FECHA 04 02 2017 GERENTE DE PROYECTOS FECHA 05 02 2017

A. PROCEDIMIENTO DE DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES Para poder definir de la manera más óptima las actividades del proyecto, el gerente de proyectos a reunido a su equipo de trabajo entregando la siguiente información para su respectivo análisis: -

El acta de constitución Lista de requerimiento del cliente EDT aprobado por el cliente El alcance del proyecto detallando excepciones y restricciones

Como parte adicional, también se consideraron las siguientes apreciaciones: -

-

Reuniones: Se celebrarán reuniones donde estarán presentes los key user e interesados involucrados en los procesos que forman parte de proyecto para que indiquen cual es el detalle de las actividades Juicio de Expertos: Se tomara en cuenta la base historia de los proyectos similares ejecutados en la organización para determinar las actividades del cronograma

Asimismo el resultado de las actividades que incluye los recursos necesarios de la frecuencia y la mano de obra por actividad se detallarán en el Anexo, además de remarcas los hitos de proyecto.

B. PROCEDIMIENTO DE SECUENCIAMIENTO DE ACTIVIDADES

Se identificará el orden de la ejecución o secuencia de las actividades del proyecto, como también la duración, comienzo temprano y tardío, término temprano y tardío, holguras y rutas críticas del proyecto, se deberá realizar lo siguiente: -

Relacionar cada actividad con su actividad predecesora, siguiendo una secuencia lógica y adecuada para cada inicio y fin de actividad. Identificar las actividades principales del proyecto Cálculo de las holguras para determinar la ruta crítica del proyecto. Se indicará el nombre de la actividad y la duración de acuerdo a los interesados.

Plan de Gestión del Cronograma

Gestión del Tiempo

Página 1

Gerencia de Proyectos

-

-

Calculamos los comienzos temprano y tardío. Asimismo, calculamos los términos temprano y tardío del proyecto. En la última actividad obtendremos la duración del proyecto. Determinar la secuencia de las actividades, realizando un diagrama de tal forma que una cada actividad con una flecha unidireccional hasta el fin de la actividad.

Para mayor detalla ver cuadro de Identificación y secuencia de actividades y el diagrama de precedencias. PROCESO DE DEFINICIÓN DE ALCANCE: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO PARA ELABORAR EL

C. SPROCEDIMIENTO DE ESTIMACIÓN DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES Para generar la estructura de desglose de recursos (RBS) se utilizarán las siguientes herramientas durante el proyecto: -

Juicio de Expertos: Los key user de la organización nos brindarán información sobre las personas, materiales, etc. que estarán involucradas en el desarrollo de las actividades para su exitoso desarrollo.

-

Análisis de Alternativas: Se identificara las características especiales de cada recurso a ser utilizado dentro del desarrollo de la actividad de tal que se seleccionara el adecuado para su exitoso desarrollo.

Asimismo, para los entregables y actividades que se ha identificado para el proyecto se procede a realizar la estimación y duración del proyecto, como también los tipos de recursos para el desarrollo del proyecto, donde además para ejecutar estas actividades el personal de la empresa DECDATA PERÚ S.A.C. SAC, estará involucrado en los siguientes puntos: Recursos de tipo material o consumibles, Recurso tipo de personal, donde se necesitaran especificar lo siguiente: -

Nombre del recurso Duración Supuestos y base de estimación Cálculo

Para este proceso se utilizarán las estimaciones de recursos y duraciones. C O

D. D. PROCESO DE ESTIMACIÓN DE DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES Para la obtención de las estimaciones de la duración de las actividades se utilizarán las siguientes herramientas dentro de proyecto: -

Estimación Análoga: La duración está sujeta a datos que se recopilan en la investigación del proyecto, datos históricos de proyectos similares con los que cuenta la organización para poder determinar los tiempos de duración de cada actividad y así cada paquete de trabajo.

Plan de Gestión del Cronograma

Gestión del Tiempo

Página 2

Gerencia de Proyectos

-

-

Juicio de Expertos: Junto con la herramienta anterior se utilizara también el juicio de expertos para identificar plenamente el tiempo sobre las características especiales de este proyecto en base al histórico con que ya se cuenta. Recursos: Si es de tipo personal, se estima la duración que tomará realizar dicha actividad Recurso material o máquina, se define la cantidad que se va a utilizar

Las estimaciones de la duración de las actividades se deben realizar en base al tiempo total del proyecto que comprende de 120 días, es decir 4 meses y cada entregable se divide en 4 grupos con duración de 30 días, donde además cada actividad debe estar dentro de cada grupo y estar dentro del tiempo planificado. PE STATEMENT DEFINITIVO A PARTIR DEL CUÁNDO, DÓNDE, Y CON QUÉ.

SCOPE STATEMENTPRELIMINAR. DEFINICIÓN DE QUÉ, QUIÉN, CÓMO,

E. E. PROCEDIMIENTO DE DESARROLLO DEL CRONOGRAMA Para generar el cronograma del proyecto se utilizará: -

Método de la Ruta Crítica: Con la ayuda de una secuencia de actividades identificaremos la red en donde el proyecto tiene una holgura de 0 para identificar la ruta crítica y de tal manera identificar en que actividades no se deben de alterar los tiempos para no afectar la fecha fin de proyecto.

Asimismo para la realización de este procedimiento se cuenta con los siguientes documentos: - La identificación de secuencia de actividades - El diagrama de precedencias - Estimación de recursos y duraciones Para la realización del cronograma del proyecto se debe contar con los siguientes puntos: - Establecer las fechas y duración del proyecto - Registrar las tareas de cada actividad - Identificar los hitos principales del proyecto - Realizar una secuencia de actividades y una secuencia a los entregables del proyecto - Identificar los entregables del proyecto por cada hito Para la aprobación del cronograma, primero debe ser enviado a los interesados y deberá ser aprobado para continuar con el proyecto, posteriormente al obtener el cronograma final deberá ser gestionado para cumplir con lo acordado. Para ello se debe visualizar el diagrama de Gantt, indicado al final de este plan.

F. F. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CRONOGRAMA Para tener sobre el proyecto se utilizará el software Microsoft Project que nos permitirá identificar si estamos a tiempo con las fechas de fin de cada actividad estimada contra la real y planificar si es que existiese algún cambio de proyecto verificar la nueva fecha de fin de este. Asimismo, se han planificado las reuniones con la finalidad de ver el avance del proyecto y si es que se encuentra dentro de las fechas establecidas indicadas en el cronograma. Como también se debe realizar el seguimiento de cada entregable que tiene asignado un responsable. Es importante mencionar que algunos puntos que se deberán tocar en las reuniones establecidas con todos los encargados del proyecto serían: Plan de Gestión del Cronograma

Gestión del Tiempo

Página 3

Gerencia de Proyectos

-

Razones aceptables para cualquier tipo de cambio en el cronograma Ante cualquier eventualidad de cambio ante el cronograma se debe describir y calcular el impacto que generaría en el proyecto. Si se realizan los cambios en el cronograma, se debe describir cómo se va a manejar o administrar.

G. GESTIÓN DE CAMBIOS AL CRONOGRAMA Persona(s) autorizada(s) a solicitar cambio en cronograma: Nombre Cargo Ubicación Jefe de Logística LOGISTICA Jefe de Almacén LOGISTICA Gerente Financiero FINANZAS Persona(s) que aprueba(n) requerimiento de cambio de cronograma: Nombre Cargo Ubicación Gerente General PRESIDENCIA Comité de Logística --LOGISTICA Razones aceptables para cambios en cronograma del Proyecto(por ejemplo, retrasos debido a entrega de materiales o disponibilidad de personal; clima; adelantar el cumplimiento debido a término de fase o proceso, etc.):  Disponibilidad de personal  Retrasos en los entregables  Retrasos con los proveedores  Aparición de nuevos riesgos no identificados inicialmente Describir cómo calcular y reportar el impacto en el proyecto por el cambio en cronograma. (tiempo, costo, calidad, etc.):  Tiempo. - Se calculará los tiempos de cada modificación presentada en el proyecto por hora/hombre y se actualizará la línea base.  Costo. - Se calculará los costos de cada modificación presentada en el proyecto por hora/hombre y se actualizará la línea base.  Calidad.- Se generaran nuevos entregables con respecto a los nuevos entregables generados en los cambios con una necesaria aprobación. Describir cómo los cambios al cronograma serán administrados:  Solicitud de Aprobación: Se creada un documento indicando la solicitud del cambio y la descripción de ello solo por los usuarios encargados.  Comité de Gestión de Cambios: Analizara la solicitud de cambios y brindara la aprobación o negación con la explicación del caso.

Hitos CATALOGACION Y 2 ESTUDIO DE INVETARIOS

Plan de Gestión del Cronograma

H. HITOS DE PROYECTO EDT/WBS Fecha Descripción 16/05/2017 Estudio de inventarios concluida

Gestión del Tiempo

Página 4

Gerencia de Proyectos

INSTALACION Y 3 10/05/2017 Instalación del software CONFIGURACION DE concluida SOFTWARE CAPACITACION 4 21/05/2017 Capacitación concluida PUESTA EN MARCHA 5 02/06/2017 Ejecución de puesta en vivo Comentarios: Los hitos presentados son los más importantes dentro del proyecto y nos permitirá verificar que no se están teniendo problemas en el cronograma ya que se encuentran en la ruta crítica.

Plan de Gestión del Cronograma

Gestión del Tiempo

Página 5