• Author / Uploaded
• lisbett16

Citation preview

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

TABLA DE CONTENIDO 1

Introducción ............................................................................................................ 3

2

Descripción del Proyecto.......................................................................................... 3

3

Objetivo ................................................................................................................... 4

4

Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) .................................................................. 5

5

Diccionario de la EDT ............................................................................................... 6

6

Gestión del Cronograma .......................................................................................... 9

6.1 Planificar la Gestión del Cronograma ........................................................................... 9 6.1.1 Entradas ...................................................................................................................... 9 6.1.2 Herramientas / Técnicas ............................................................................................. 9 6.1.3 Salidas ....................................................................................................................... 10 6.2 Definir Actividades (Lista de actividades, códigos y descripción de las mismas) ......... 15 6.2.1 Entradas .................................................................................................................... 15 6.2.2 Herramientas / Técnicas ........................................................................................... 15 6.2.3 Salidas ....................................................................................................................... 15 6.3 Secuenciar Actividades .............................................................................................. 27 6.3.1 Entradas .................................................................................................................... 27 6.3.2 Herramientas / Técnicas ........................................................................................... 28 6.3.3 Salidas ....................................................................................................................... 28 6.4 Estimar Duración de las Actividades .......................................................................... 30 6.4.1 Entradas .................................................................................................................... 30 6.4.2 Herramientas / Técnicas ........................................................................................... 31 6.4.3 Salidas ....................................................................................................................... 31 6.5 Desarrollar el Cronograma ........................................................................................ 36 6.5.1 Entradas .................................................................................................................... 36 6.5.2 Herramientas / Técnicas ........................................................................................... 36 6.5.3 Salidas ....................................................................................................................... 37 6.5.4 Ruta crítica ................................................................................................................ 39 6.5.5 Simulación de compresión ....................................................................................... 42 6.6 Controlar el Cronograma ........................................................................................... 45 6.6.1 Entradas .................................................................................................................... 45 6.6.2 Herramientas / Técnicas ........................................................................................... 46 6.6.3 Salidas ....................................................................................................................... 46

7

Conclusiones .......................................................................................................... 49

8

Recomendaciones .................................................................................................. 49

9

Bibliografía ............................................................................................................ 50

10

Anexos ............................................................................................................... 51

2

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

1

Introducción

Según la Guía PMBOK Sexta Edición, los proyectos se realizan con el fin de cumplir los objetivos mediante el desarrollo de entregables. Un proyecto es el esfuerzo temporal que se realiza para crear un producto, servicio o único resultado. Un entregable es cualquier producto, capacidad o resultado único y verificable realizar un servicio que complete un proceso, fase o proyecto, estos pueden ser tangibles o intangibles. Un objetivo busca dirigir al trabajo hacia un fin que se desea alcanzar. La gestión del Cronograma del Proyecto establece procesos para poder administrar la finalización de un proyecto a tiempo. Programar un proyecto nos da como resultado un plan detallado en el que se indica el modo y el momento de la entrega de los productos, servicios y resultados, de igual forma es una herramienta para la comunicación, la gestión de expectativas de los interesados y nos sirve como base para informes de desempeño. En el presente trabajo se desarrollarán todos los procesos de la gestión del cronograma, aplicados al proyecto “Sistema de Detección Rápida de Enfermedades Infecciosas – EBIOPHY” con el objetivo de identificar todas las herramientas y salidas de los procesos con los cuales se podrá identificar la ruta crítica, para darle una adecuada gestión.

2

Descripción del Proyecto

A nivel mundial se están desarrollando diversas alternativas de solución en base a las denominadas “moléculas inteligentes” aplicadas a distintos sectores productivos tales como: Salud, agrícola, agroindustria, pecuario, avícola, textil, entre otros. El acceso a dichas soluciones aún es restringido sobre todo para los países en desarrollo, debido a los altos costos. En el sector salud, uno de los problemas más importantes es la detección oportuna de enfermedades infecciosas. Por ello, varias empresas se encuentran enfocadas en el mercado de Point of Care (POC) test, ya que la industria ha mostrado un crecimiento exponencial en los últimos dos años. 1 Point of Care (POC) son técnicas avanzadas para un rápido diagnóstico de enfermedades, reduciendo tiempo y costos. 2 El crecimiento de la industria se debe al uso de dispositivos portátiles, teléfonos inteligentes y chips como tecnología de laboratorio, por la portabilidad y la usabilidad que implica. 3 Habiendo identificado una oportunidad de crecimiento en ese sector, BIODYANMOLS decidió desarrollar e implementar un Sistema de Detección Rápida de Enfermedades Infecciosas. Para lo cual en el año 2014 participó de la convocatoria Ideas Audaces I de Grand Challenges Canadá que estuvo administrado por CIENCIACTIVA, se postuló con el proyecto Sistema de Detección Rápida de Enfermedades Infecciosas - EBIOPHY, el fondo financiado fue de 100,000.00 dólares canadienses, siendo EBIOPHY uno de los beneficiados. En esta primera fase se buscaba desarrollar la prueba de concepto del sistema con énfasis en la producción de las moléculas inteligentes. La primera fase se cerró satisfactoriamente en diciembre del 2016, obteniendo resultados favorables que justificaban la realización de la Fase II.

The future of Point of Care Diagnostics - LinkedIn CISION PR Newswire – Point of Care Diagnostics Market 3 The future of Point of Care Diagnostics - LinkedIn 1 2

3

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto En diciembre del 2016 el proyecto obtuvo financiamiento del fondo Ideas Audaces II, financiado por FONDECYT (Fondo Nacional de Desarrollo Científico, Tecnológico y de Innovación Tecnológica) y administrado por “CIENCIACTIVA” por el monto de S/1’299,326.81 soles. En esta etapa se busca desarrollar y validar el sistema que está compuesto por: Lector óptico, Test de diagnóstico y BioCloud, esta segunda etapa está programada para cerrar el 12 de enero del 2019. Para el desarrollo de esta fase cuenta con dos aliados estratégicos importantes: Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas – UPC y AM-BIOTECHNOLOGIES INC. La composición del programa EBIOPHY, se detalle en el grafico siguiente:

EBIOPHY es un sistema de detección rápida de enfermedades infecciosas que afectan mayormente a las poblaciones vulnerables, tales como: Malaria, Dengue, Chagas, Chikunguña, Tuberculosis y Leishmaniasis para el sector Salud; y Newcastle, Salmonella y Laringotraqueitis aviar para el sector Avícola. El sistema utiliza un test de diagnóstico programado molecularmente para desarrollar señales en función de la presencia de elementos característicos de patógenos microbianos. El sistema consta de un Lector Óptico, un test de diagnóstico, una plataforma de almacenamiento y gestión de información denominado BioCloud, estos tres componentes interactúan analizando las muestras biológicas y se conectan mediante cualquier dispositivo móvil como celulares, tablets y laptops a través de bluetooth permitiendo almacenar y gestionar la información. Con los resultados obtenidos en la fase II, se elaborará el modelo de negocio y todos los estudios de mercado correspondientes en la fase III e iniciará la etapa de certificación (fase IV) para poder comercializar EBIOPHY. Como caso de estudio, se desarrollará únicamente la Fase II del proyecto, la cual comprende: Desarrollo y Validación del Sistema de Detección Rápida de Enfermedades Infecciosas – EBIOPHY. Teniendo como producto final el Sistema validado.

3

Objetivo

El proyecto tiene como objetivo principal, desarrollar y validar el Sistema de Detección Rápida de Enfermedades Infecciosas – EBIOPHY, durante el periodo de dos años (13/01/2017 al 12/01/2019). Para lograr el desarrollo y validación del sistema, primero se desarrollarán y validarán de manera independiente los tres componentes: Lector Óptico, Test de Diagnóstico y BioCloud.

4

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

4

Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)

Para el caso de estudio, se desarrollará el modelo de Cronograma para las actividades de los paquetes de trabajo: •

2.1 Diseño del Lector Óptico

•

3.1 Prototipo del Lector Óptico

•

3.4 Versión Beta del BioCloud

5

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

5

Diccionario de la EDT

Se presentan los 3 Diccionarios de la EDT referentes a los paquetes de trabajo seleccionados. DICCIONARIO DE LA EDT versión 0.1 PROYECTO PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

“Sistema de Detección rápida de enfermedades infecciosas” Pohl Milón (Director del Proyecto)

FECHA 17

01

17

Anneth Rios (Gerente General)

FECHA 19

01

17

Anneth Rios (Gerente General)

FECHA 19

01

17

ID DEL ENTREGABLE

2.1

CUENTA CONTROL

DE Diseño o Conceptualización

NOMBRE DEL Diseño del lector óptico ENTREGABLE DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO El Coordinador Administrativo le presentará los currículos de tres Diseñadores Industriales para poder elegir al que más experiencia tenga en diseño de equipos médicos. Una vez elegido el Diseñador con el que se quiera trabajar el Gerente del Proyecto junto con el equipo técnico definirán los requisitos y criterios de aceptación del Lector Óptico. El diseñador deberá presentar tres bocetos que contengan los requisitos solicitados por el equipo de proyecto, en una reunión se elegirá el boceto y se trabajará en el diseño final de este. HITOS (evento en el cual se aprueba el entregable) FECHA 03 05 17 • Primer diseño 03 07 17 • Levantamiento de observaciones del diseño 25 08 17 • Aprobación del diseño final del lector óptico FECHA DURACIÓN 121 días 03 03 17 FECHA FIN 25 08 17 INICIO REQUISITOS Y SU CRITERIO DE ACEPTACIÓN El criterio de aceptación es una métrica o norma de calidad que se debe cumplir para verificar el entregable

•

El lector óptico debe de cumplir con las especificaciones técnicas entregadas al diseñador industrial que se encuentran en el documento de “especificaciones técnicas del lector óptico” aprobado el 20 de febrero del 2017. • Contar con la aprobación del Director del Proyecto. REFERENCIAS TÉCNICAS Referencias o fuentes de documentación técnica referida al entregable

• Especificaciones técnicas del lector óptico • Benchmarking de productos existentes CONSIDERACIONES CONTRACTUALES (SI APLICA) En caso aplicase, qué condiciones, requerimientos o restricciones establece el contrato para el presente entregable

No aplica

6

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

DICCIONARIO DE LA EDT versión 0.1 PROYECTO PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

“Sistema de Detección rápida de enfermedades infecciosas” Pohl Milón (Director del Proyecto)

FECHA 17

01

17

Anneth Rios (Gerente General)

FECHA 19

01

17

Anneth Rios (Gerente General)

FECHA 19

01

17

ID DEL ENTREGABLE

3.1

CUENTA CONTROL

DE Desarrollo Tecnológico

NOMBRE DEL Prototipo del Lector Óptico ENTREGABLE DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Este trabajo se ejecutará luego de que el gerente del proyecto revise y apruebe el diseño del lector óptico que será presentado por el diseñador industrial al 05 de julio del 2017. En este caso, será responsabilidad del diseñador construir el prototipo físico del Lector Óptico que vendrá acompañado de un manual de usuario y especificaciones técnicas según lo detallado en el documento “especificaciones técnicas del Diseño del Prototipo”. Finalmente, el lector óptico deberá pasar por validación a través de un juicio experto, pruebas de dureza hasta obtener la aprobación del Gerente del Proyecto. HITOS (evento en el cual se aprueba el entregable) FECHA 12 10 17 • Prototipo de Lector Óptico 15 01 17 • Manual de Usuario 15 01 17 • Especificaciones Técnicas FECHA DURACIÓN 96 días 28 08 17 FECHA FIN 15 01 17 INICIO REQUISITOS Y SU CRITERIO DE ACEPTACIÓN El criterio de aceptación es una métrica o norma de calidad que se debe cumplir para verificar el entregable

• Aprobación del prototipo por parte del Gerente del Proyecto. • Prueba de dureza en la UNI. • Validación con juicio experto. REFERENCIAS TÉCNICAS Referencias o fuentes de documentación técnica referida al entregable

•

Especificaciones técnicas detalladas en el documento “especificaciones técnicas del Diseño del Prototipo” aprobado el 20 de febrero del 2017 CONSIDERACIONES CONTRACTUALES (SI APLICA) En caso aplicase, qué condiciones, requerimientos o restricciones establece el contrato para el presente entregable

No aplica

7

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

DICCIONARIO DE LA EDT versión 0.1 PROYECTO PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

“Sistema de Detección rápida de enfermedades infecciosas” Pohl Milón (Director del Proyecto)

FECHA 17

01

17

Anneth Rios (Gerente General)

FECHA 19

01

17

Anneth Rios (Gerente General)

FECHA 19

01

17

ID DEL ENTREGABLE

3.4

CUENTA CONTROL

DE Desarrollo Tecnológico

NOMBRE DEL Versión Beta del BioCloud ENTREGABLE DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Una vez aprobado el diseño del BioCloud por el Director del Proyecto, se convocará a reunión para determinar los alcances del software en base a las especificaciones validadas del diseño y el cronograma a disposición que tendrá el especialista para construirlo. Al terminar la versión Beta del BioCloud, esta deberá ser sometida a testeo para validar el funcionamiento de los accesos y, para ello, se requerirá que el especialista externo proporcione un manual de usuario. HITOS (evento en el cual se aprueba el entregable) FECHA 09 11 17 • Entrega de accesos 09 11 17 • Entrega del Manual de Usuario FECHA DURACIÓN 88 días 06 07 17 FECHA FIN 09 11 17 INICIO REQUISITOS Y SU CRITERIO DE ACEPTACIÓN El criterio de aceptación es una métrica o norma de calidad que se debe cumplir para verificar el entregable

• Validación de la funcionalidad por parte del Ingeniero de Software del Proyecto. • Aprobación del Director del Proyectos. • Juicio de experto REFERENCIAS TÉCNICAS Referencias o fuentes de documentación técnica referida al entregable

• Diseño del Cloud aprobado por el Director del Proyecto. CONSIDERACIONES CONTRACTUALES (SI APLICA) En caso aplicase, qué condiciones, requerimientos o restricciones establece el contrato para el presente entregable

No aplica

8

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

6

Gestión del Cronograma

La Gestión del Cronograma comprende seis procesos de los cuales cinco están relacionados a la Planificación y uno al control y monitoreo del Cronograma. Estos se desarrollaran a continuación:

6.1

Planificar la Gestión del Cronograma

Este proceso provee la guía para un Gestión del Cronograma eficiente, ya que establece políticas, documentación y procedimientos para la planeación, desarrollo, control de cambios y seguimiento del cronograma del proyecto EBIOPHY. Adicionalmente, se define el uso de las reservas para contingencias del cronograma.

6.1.1 Entradas •

Acta de Constitución del Proyecto. (Ver Anexo 1) Este documento nos servirá para identificar los hitos y restricciones de alto nivel del proyecto.

•

Plan para la Gestión del Alcance del Proyecto. (Ver Anexo 2) Este documento define como se gestionan los cambios en el alcance del proyecto.

•

Factores ambientales de BIODYANMOLS. Dentro de los factores ambientales internos contamos con: Misión, Visión y valores y Código de conducta. Además, contamos con personal especializado en Biología molecular, Bioquímica, Biotecnología e Ingeniería de Software. Como factores ambientales externos consideramos: Papers de investigaciones relacionados a aptámeros, reglamentaciones establecidas por la OMS y la FDA en temas relacionados a la detección de enfermedades.

•

Activos de los Procesos de las organizaciones. En esta entrada consideramos por parte de BIODDYNAMOLS el Manual de Gobernanza, los Protocolos de Laboratorio elaborados durante la Fase I del Proyecto, el Plan Operativo del Proyecto aprobado por CIENCIACTIVA a la firma del contrato y los informes de resultados y lecciones aprendidas al cierre de la Fase I del proyecto. Por el lado de UPC los protocolos, procedimientos y formatos para registro de propiedad intelectual. En cuanto a AM-Biotechnologies se considerarán los protocolos de laboratorio, procedimientos y experiencia en el registro de propiedad intelectual en EEUU y experiencia en certificación y comercialización de productos farmacéuticos.

6.1.2 Herramientas / Técnicas •

Análisis de datos. Con toda la información obtenida en la Fase I, relacionada a tiempos de ejecución real de las actividades, comportamiento y tiempo de entrega de los insumos y materiales por parte de los proveedores, los recursos utilizados para ejecutar las actividades y las lecciones aprendidas, se definirá y determinaran los datos que se establecen en el Plan de Gestión del Cronograma.

•

Juicio Experto. El Director de Proyecto cuenta con experiencia en el desarrollo e implementación de proyectos similares. Los especialistas que conforman el equipo que hayan tenido experiencia previa en procesos similares tales como: Biólogos moleculares, Bioinformático, Bioquímico, Ingeniero Electrónico, Ingeniero

9

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto de Software. En temas de propiedad intelectual se contará con la experiencia del Director de Investigación de UPC y su equipo, AM-Biotechnologies con experiencia en registro de propiedad intelectual en EEUU y obtención de las certificaciones de comercialización con la FDA. Para los temas de Dirección del Proyecto es necesario validar el proceso de Gestión del Cronograma planteado con un experto en Dirección de Proyectos de Investigación externo. •

Reuniones con el equipo. Con el fin de involucrar a todo el equipo de proyectos en la Planificación de la Gestión del Cronograma, se tendrán reuniones los días lunes.

6.1.3 Salidas •

Plan de Gestión del Cronograma del Sistema EBIOPHY. PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMA versión 0.1

PROYECTO PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Componente

Sistema de Detección Rápida de Enfermedades Infecciosas - EBIOPHY Pohl Milón (Director del Proyecto) Anneth Rios (Gerente General) Anneth Rios (Gerente General)

FECHA

20/01/2017

FECHA FECHA

22/01/2017 22/01/2017

Descripción Para Gestionar el Cronograma del proyecto de llevaran a cabo los siguientes procesos:

Descripción de cómo será gestionado el cronograma del proyecto

1. Planificar la Gestión del Cronograma: este proceso proveerá la guía para la gestión del cronograma. Entradas: Acta de Constitución del Proyecto, Plan de Gestión del Alcance del proyecto, Factores ambientales internos y externos de BIODYNAMOLS y Activos de los procesos de la BIODYNAMOLS. Herramientas / Técnicas: Análisis de datos, Juicio experto y reuniones con el equipo. Salidas: Plan de Gestión del Cronograma. 2. Definir Actividades: En este proceso se generará la lista de actividades tomando como base la EDT y utilizando la herramienta de descomposición. Entradas: Plan de gestión del cronograma, Línea base del alcance del proyecto, Factores ambientales internos y externos de BIODYNAMOLS y Activos de los procesos de la BIODYNAMOLS. Herramientas / Técnicas: Descomposición. Salidas: Lista de actividades, Atributos de las actividades y Lista de hitos. 3. Secuencias Actividades: En este proceso se establecerá la secuencia de actividades, identificando y documentando las relaciones entre las mismas. Entradas: Plan de Gestión del Cronograma, Línea base del

10

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

proyecto, Documentos del Proyecto (Lista de actividades, atributos de las actividades y lista de hitos), Factores ambientales internos y externos de BIODYNAMOLS y Activos de los procesos de la BIODYNAMOLS. Herramientas / Técnicas: Método de diagramación por precedencia (PDM), Determinación de dependencias y Adelantos y retrasos. Salidas: Diagrama de Red, Actualizaciones a los documentos del proyecto (Ej. Atributos de las actividades). 4. Estimar Duración de las Actividades: Entradas: Plan para la Gestión del Cronograma, Línea Base del alcance del proyecto, Documentos del Proyecto (Lista de actividades, atributos de las actividades, registro de riesgos y lecciones aprendidas), Factores ambientales internos y externos de BIODYNAMOLS y Activos de los procesos de la BIODYNAMOLS. Herramientas / Técnicas: Juicio experto, Estimación basada en 3 valores – Estimación PERT, Análisis de reservas y Reuniones con los miembros del equipo. Salidas: Estimados de la duración de las actividades, Base de las Estimaciones (Indicar los riesgos asumidos, nivel de confianza de las estimaciones y otros supuestos que se consideraron para la estimación) y Actualización de los documentos del proyecto. 5. Desarrollar el Cronograma: En este proceso se determinarán las fechas de inicio y fin planificadas para las actividades del proyecto; se integran los procesos de listar, secuenciar y estimar la duración. Entradas: Línea base del alcance del proyecto, Plan de Gestión del Cronograma, Documentos del Proyecto (Lista de actividades, atributos de actividades, diagrama de red y estimaciones), Acuerdos (Contratos con el cliente, acuerdos con los socios estratégicos y acuerdos con proveedores), Factores ambientales internos y externos de BIODYNAMOLS y Activos de los procesos de la BIODYNAMOLS. Herramientas / Técnicas: Método de la Ruta Crítica, Análisis de Reservas, Adelantos y Retrasos; y Compresión del cronograma. Se utilizará el software MS Project. Salida: Línea base del cronograma (Cronograma aprobado por el Director del Proyecto y sobre el cual se controlará la ejecución de las actividades), Cronograma del Proyecto, Datos del Cronograma, Calendario del Proyecto (Considerando feriados y disposición de ambientes), Actualización a los documentos del proyecto. 6. Controlar el Cronograma: En este proceso se controlará la ejecución del cronograma respecto a la línea base. Entradas: Plan para la Dirección del Proyecto, Documentos del Proyecto (Lista de actividades, atributos y estimación de las mismas), Datos de desempeño del trabajo, Informes de avance

11

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

del proyecto, Activos de los procesos de la BIODYNAMOLS. Herramientas / Técnicas: Análisis de datos, Método de la ruta crítica, Adelantos y atrasos, Compresión del Cronograma, software MS Project. Salidas: Información del desempeño del trabajo, Actualización de los documentos del proyecto, Informes de avance del proyecto y actividades. Modelo de Elaboración del Cronograma del Proyecto Nivel de precisión de las actividades Unidades de medida Enlaces con procedimientos de la organización Umbrales de control

Reglas del valor ganado

Formatos de informe del Cronograma

Para la elaboración del cronograma se utilizará la técnica de descomposición para listar las actividades, la herramienta PERT para la estimación de la duración y para programar el cronograma se utilizará el método de la Ruta Crítica y el Software MS Project. El nivel de precisión para las estimaciones será considerando un redondeo por exceso, es decir si la estimación por calculo PERT resulta 4.20 se considerará 5 días útiles. El nivel de exactitud de las estimaciones de las actividades mediante la herramienta PERT tendrá por lo menos un nivel de precisión del 95.46%. Todas las duraciones de las actividades se medirán en días útiles, considerando que se trabajará de lunes a viernes. Para una Gestión eficiente del Cronograma se debe considerar el sistema de autorización de uso de recursos, los procedimientos logísticos para la adquisición de insumos, materiales y equipos. Para ejercer una acción correctiva como compresión del cronograma, se debe calcular el SPI y tener en cuenta que la holgura total sea de -4 días útiles, ya que el seguimiento se hará semanalmente. Las técnicas para medir el desempeño que se utilizarán son las de Fórmula Fija de 20/80 (Se asignará el 20% de avance al iniciar la actividad y el 80% al finalizar la actividad) para la etapa de diseño y conceptualización y la técnica de Porcentaje Completado con Puertas Hito se aplicará para las etapas de Desarrollo y Validación. En cuanto a la gestión de dirección de proyecto se utilizará la técnica de Nivel de Esfuerzo. Ver Anexo 3. (Formato del informe del avance de las actividades). Los informes se presentarán semanalmente en reuniones del equipo de proyectos, en las cuales se presentará el avance de cada actividad, las actividades que iniciaron durante la semana, las que terminaron y las que van a iniciar en la semana próxima y se identificaran los retrasos o inconvenientes presentados durante el periodo.

12

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

El responsable para analizar los cambios en el cronograma será el Coordinador Administrativo del proyecto, el cual reportará al Director del Proyecto y al Gerente General de BIODYNAMOLS las desviaciones que puedan impactar en la línea base del cronograma del proyecto. Los cambios serán clasificados de dos maneras: Identificación y clasificación de los cambios al cronograma del proyecto

• •

Aquellos derivados de las desviaciones generadas por procesos internos. Aquellos derivados de las desviaciones generadas por intervención de terceros, tales como proveedores de insumos o servicios.

Tipificación de cambios: • Muy grande: Cuando la desviación sea mayor 10 días útiles. • Grande: Cuando la desviación este entre 5 y 9 días útiles. • Mediana: Cuando la desviación este entre 3 y 4 días útiles. • Pequeña: Cuando la desviación sea menor a 2 días útiles. El proceso que sigue la evaluación e implementación de un cambio es el siguiente:

Procedimiento de control de cambios al cronograma

Responsables de aprobar los cambios al cronograma

•

Identificación de la necesidad de hacer un cambio.

•

Las solicitudes de cambios deberán ser presentados mediante los formatos establecidos.

•

Las solicitudes de cambio serán evaluadas por el Gerente del Proyecto y la Gerente General de BDM antes de su aprobación. Para lo cual se tomará en cuenta el costo en el que se implicaría y el efecto en la línea base del cronograma.

•

Se generará una lista de alternativas de solución, cada una de ellas con su impacto en tiempo y costo, para ser evaluadas.

•

Al finalizar la reunión de análisis de alternativas se decidirá la mejor opción, la cual se especificará en un acta que será firmada por el Gerente de Proyecto y la Gerente General.

•

Se generará un plan de implementación del cambio el cual será presentado por el o los responsables de la actividad.

•

Semanalmente se hará seguimiento del estado de los cambios y el impacto que generarán en la línea base del cronograma.

•

Se generará una carpeta que contendrá: La solicitud de cambio, las alternativas planteadas, el acta de aceptación y el plan de implementación.

Los responsables de aprobar los cambios en el cronograma son el Director del Proyecto y el Gerente General.

13

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

Definición de cambios que pueden ser aprobados sin revisiones (Cambios urgentes)

Integración del control de cambios del cronograma con el control integrado de cambios

Los cambios considerados como urgentes están relacionados a: - Cuando está en riesgo la integridad de un miembro del equipo. - Cuando un insumo que cuesta más de $300.00 y sólo se consigue en el extranjero esta por vencer. - Cuando esta en riesgo un entregable crítico para el proyecto. Si se presenta una de estas situaciones, el Director del Proyecto es quien toma la decisión inmediata, posterior a esto deberá registrar los cambios en la línea base del cronograma y llenar los formatos establecidos para regularizar los procesos. •

Una vez aprobado el cambio por el Gerente del Proyecto, el responsable de la actividad y el coordinador administrativo Integrarán los cambios a la Línea Base del Cronograma del Proyecto.

•

El Coordinador Administrativo registrará el costo y tiempo que significa la implementación de dicho cambio y planificará su implementación con el responsable de la actividad.

•

El Gerente General de BDM aprobará la actualización del Plan para la Dirección del Proyecto.

•

Se comunicará al equipo del proyecto los cambios y la nueva versión del Plan de Dirección del Proyecto.

•

El Gerente del Proyecto monitoreará la implementación de los cambios, y reportará las acciones y resultados de los mismos.

Documentación requerida: Utilizar el formato de solicitud de cambio al cronograma. (ver anexo 4). El formato contiene la descripción del cambio solicitado, los impactos de este, alternativas de solución a evaluar y plan de implementación del cambio.

Información para solicitud de cambios al cronograma proyecto

Sistemas de seguimiento: Cambios pequeños: Serán aprobados en un día útil. Cambios Medianos: Serán aprobados en 2 días útiles. Cambios Grandes: Serán aprobados de 2 a 4 días útiles. Cambios Muy Grandes: Serán aprobados de 3 a 5 días útiles. El registro de solicitudes de cambios será administrado por el Coordinador Administrativa, en el cual especificará la fecha de solicitud del cambio, la descripción, el responsable de aprobación y el estatus del mismo. Procedimientos de resolución de disputas En caso haya una disputa para generar cambios en el cronograma se procederá a la resolución de la disputa mediante la negociación. Niveles requeridos de aprobación Cambios pequeños: Serán aprobados por el Coordinador Administrativo. Cambios Medianos: Serán aprobados por el Coordinador de Administrativo y el Director de Proyecto. Cambios Grandes: Serán aprobados por el Director de Proyectos y el Gerente General. Cambios Muy Grandes: Serán aprobados por el Director de Proyectos y el Gerente General.

14

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

6.2

Definir Actividades (Lista de actividades, códigos y descripción de las mismas)

En este proceso identificaremos y documentaremos todas las actividades para completar los entregables seleccionados del proyecto.

6.2.1 Entradas •

Plan de gestión del cronograma. Este documento nos indica que herramienta debemos usar para identificar las actividades que se deben gestionar y controlar.

•

Línea base del alcance. (Enunciado del alcance del proyecto, EDT y Diccionario de la EDT). Estos documentos nos sirven de base para definir las actividades con el fin de lograr los entregables del proyecto.

•

Factores ambientales de BIODYNAMOLS. Los factores internos que influyen en este proceso son: El personal especializado en Biología molecular, Bioquímica, Biotecnología e Ingeniería de Software. Como factores ambientales externos consideramos: Papers de investigaciones relacionados a aptámeros y validación de sistemas de detección de enfermedades.

•

Activos de los Procesos de las organizaciones. En esta entrada consideramos por parte de BIODDYNAMOLS el Manual de Gobernanza, los Protocolos de Laboratorio elaborados durante la Fase I del Proyecto, el Plan Operativo del Proyecto aprobado por CIENCIACTIVA a la firma del contrato y los informes de resultados y lecciones aprendidas al cierre de la Fase I del proyecto. Por el lado de UPC los protocolos, procedimientos y formatos para registro de propiedad intelectual. En cuanto a AM-Biotechnologies se considerarán los protocolos de laboratorio, procedimientos y experiencia en el registro de propiedad intelectual en EEUU y experiencia en certificación y comercialización de productos farmacéuticos.

6.2.2 Herramientas / Técnicas •

Descomposición. Esta herramienta nos permitirá subdividir los paquetes de trabajo de la EDT en actividades. Este trabajo se llevará a cabo con los miembros del equipo de proyecto.

6.2.3 Salidas •

Lista de actividades. En esta salida se encontrará la lista de actividades de los 3 paquetes de trabajo seleccionados y la descripción de cada una de ellas.

15

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

Paquete de Trabajo: 2.1 Diseño del Lector óptico CODIGO ACTIVIDAD

Elaborar las especificaciones técnicas y requisitos mínimos del Lector óptico. Buscar, seleccionar y contratar al diseñador seleccionar y industrial que tenga experiencia en el diseño al diseñador de equipos biomédicos. El director del Proyecto es quien da el visto bueno para contratar al diseñador.

2.1.A

Elaborar el Brief de diseño

2.1.B

Buscar, contratar industrial

2.1.C

Aceptar el informe sustenta el diseño

2.1.D

2.1.E

2.1.F

DESCRIPCIÓN

que El diseñador presentará el informe de sustentación del diseño el cual será revisado y aprobado por el director del Proyecto. Posterior a la aprobación del informe de sustento, el diseñador presentará el Aprobar el modelado 3D del modelado 3D del prototipo, el cual debe ser prototipo aprobado por el Ingeniero de Software y el Biólogo Molecular. El diseñador Industrial presentará una propuesta para la Identidad gráfica del Lector Aceptar la identidad gráfica Óptico, el cual debe ser aprobado por el del prototipo Director de Proyectos y la Gerente General de BIODYNAMOLS. El diseñador industrial deberá presentar los planos técnicos de fabricación, tomando en Aprobar los planos técnicos cuenta las especificaciones técnicas de fabricación consideradas en el modelado 3D del prototipo aprobado.

Paquete de Trabajo: 3.1 Prototipo del Lector Óptico CODIGO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN En base a los planos técnicos de fabricación en los cuales el diseñador sugiere cuales son Seleccionar el material y los materiales idóneos para cada pieza del 3.1.A construir el prototipo Lector óptico, se seleccionará el material y se construirá el prototipo tomando en cuenta la parte electrónica. El diseñador Industrial debe de realizar las pruebas de dureza y caída en la UNI y Aprobar el prototipo, realizar presentar los resultados al Director de 3.1.B pruebas de caída y hacer el Proyectos y a los Ingenieros de Software y seguimiento de uso Electrónico para que puedan hacer el seguimiento del uso adecuado. El diseñador industrial debe presentar un informe en el que se detallen las Aprobar el informe técnico especificaciones técnicas del prototipo, 3.1.C del prototipo incluyendo materiales utilizados. Este debe ser revisado por los ingenieros involucrados y aprobado por el director del Proyecto.

16

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

3.1.D

3.1.E

Ensamblar circuitos El Ingeniero Electrónico deberá ensamblar los eléctricos y probar el circuitos eléctricos al prototipo del Lector funcionamiento del prototipo Óptico y probar el funcionamiento. Después de que se hayan ensamblado los circuitos eléctricos y haber realizado pruebas para validar el buen funcionamiento, se debe Levantar observaciones y levantar las observaciones y realizar pruebas aprobar el prototipo final para validar que se hayan subsanado. El director del Proyecto debe aprobar el prototipo final.

Paquete de Trabajo 3.4 Versión Beta del BioCloud CODIGO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Solicitar cotizaciones y seleccionar al Cotizar y seleccionar el proveedor que desarrollará la plataforma 3.4.A proveedor que desarrollará BioCloud, considerando las restricciones de la plataforma BioCloud tiempo y presupuesto.

3.4.B

3.4.C

3.5.D

•

El Ingeniero de Software debe hacer las Probar primera versión de pruebas correspondientes para validar que desarrollo y dar feedback al todas las funcionalidades requeridas se han proveedor considerado y en caso haya solicitudes de mejora dar feeback al proveedor. El Desarrollador Web debe levantar las Levantar observaciones y observaciones hechas por el Ingeniero de entregar accesos de prueba Software y entregar accesos de prueba para que otros usuarios puedan subir información y validar el funcionamiento. Validar funcionamiento aprobar la versión beta

El Ingeniero de Software debe hacer las y pruebas correspondientes para validar que el BioCloud funcione correctamente e informa al director del Proyecto aprueba la versión Beta.

Atributos de actividades. En esta salida se mostrarán los atributos de las actividades mencionadas anteriormente:

Lista de Atributos de las actividades paquete de trabajo 2.1: Identificador en la EDT Nombre Código

2.1 Elaborar el Brief de diseño 2.1.A

Descripción

Elaborar las especificaciones técnicas y requisitos mínimos del Lector óptico. 3/03/18 Hito Inicio 2.1.B Interna No Aplica Un biólogo molecular, un bioinformático y un ingeniero de software.

Fecha de inicio Actividad predecesora Actividad sucesora Relación de dependencia Adelanto o retraso Requisitos de recursos

17

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

Fechas impuestas Restricciones Supuestos Persona Responsable

No debe finalizar después del 14 de marzo del 2017 Tiempo máximo de dedicación a la actividad 8 días. Se cuenta con información del lector desarrollado en la fase I Gestor Técnico Biomolecular

Lugar de realización

Laboratorio de Investigación UPC

Identificador en la EDT Nombre Código

2.1 Buscar, seleccionar y contratar al diseñador industrial 2.1.B Buscar, seleccionar y contratar al diseñador industrial que tenga experiencia en el diseño de equipos biomédicos. El director del Proyecto es quien da el visto bueno para contratar al diseñador.

Descripción Fecha de inicio

Fechas impuestas Restricciones

15/03/2018 2.1.A 2.1.C Discrecional No aplica Un Coordinador Administrativo No debe finalizar después del 30 de marzo del 2017 Tiempo máximo de dedicación a la actividad 12 días.

Supuestos Persona Responsable

El diseñador seleccionado cuenta con experiencia en diseño de equipos biomédicos Coordinadora Administrativa

Lugar de realización

Oficina Administrativa

Identificador en la EDT

2.1

Nombre Código

Aceptar el informe que sustenta el diseño 2.1.C El diseñador presentará el informe de sustentación del diseño el cual será revisado y aprobado por el director del Proyecto. 31/03/17 2.1.B 2.1.D Obligatoria No Aplica Diseñador Industrial y director del Proyecto No debe finalizar después del 03 de mayo del 2017 Tiempo máximo de dedicación a la actividad 21 días.

Actividad predecesora Actividad sucesora Relación de dependencia Adelanto o retraso Requisitos de recursos

Descripción Fecha de inicio Actividad predecesora Actividad sucesora Relación de dependencia Adelanto o retraso Requisitos de recursos Fechas impuestas Restricciones Supuestos Persona Responsable Lugar de realización

Director del Proyecto Oficina Administrativa

18

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

Identificador en la EDT Nombre Código Descripción Fecha de inicio Actividad predecesora Actividad sucesora Relación de dependencia Adelanto o retraso Requisitos de recursos Fechas impuestas Restricciones Supuestos Persona Responsable

2.1 Aprobar el modelado 3D del prototipo 2.1.D Posterior a la aprobación del informe de sustento, el diseñador presentará el modelado 3D del prototipo, el cual debe ser aprobado por el Ingeniero de Software y el Biólogo Molecular. 04/05/2017 2.1.C 2.1.E Obligatoria No Aplica Diseñador Industrial, Ingeniero de Software y Biólogo Molecular No debe finalizar después del 03 de julio del 2017 Tiempo máximo de dedicación a la actividad 42 días. Ingeniero de Software

Lugar de realización

Laboratorio de Investigación UPC

Identificador en la EDT Nombre Código

2.1 Aceptar la identidad gráfica del prototipo 2.1.E El diseñador Industrial presentará una propuesta para la Identidad gráfica del Lector Óptico, el cual debe ser aprobado por el Director de Proyectos y la Gerente General de BIODYNAMOLS. 04/05/2017 2.1.C 2.1.F Obligatoria No Aplica – en paralelo con 2.1.D Diseñador Industrial, Director de Proyectos y Gerente General No debe finalizar después del 23 de mayo del 2017 Tiempo máximo de dedicación a la actividad 14 días.

Descripción Fecha de inicio Actividad predecesora Actividad sucesora Relación de dependencia Adelanto o retraso Requisitos de recursos Fechas impuestas Restricciones Supuestos Persona Responsable Lugar de realización

Director de Proyectos Oficina Administrativa

19

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

Identificador en la EDT Nombre Código Descripción Fecha de inicio Actividad predecesora Actividad sucesora Relación de dependencia Adelanto o retraso Requisitos de recursos Fechas impuestas Restricciones Supuestos Persona Responsable Lugar de realización

2.1 Aprobar los planos técnicos de fabricación 2.1.F El diseñador industrial deberá presentar los planos técnicos de fabricación, tomando en cuenta las especificaciones técnicas consideradas en el modelado 3D del prototipo aprobado. 04/07/2017 2.1.D y 2.1.E 3.1.A Obligatoria No Aplica Diseñador Industrial, Ingeniero de Software y Director de Proyectos No debe finalizar después del 25 de agosto del 2017 Tiempo máximo de dedicación a la actividad 38 días. Ingeniero de Software Laboratorio de Investigación UPC

Lista de Atributos de las actividades paquete de trabajo 3.1: Identificador en la EDT Nombre Código

Descripción

Fecha de inicio Actividad predecesora Actividad sucesora Relación de dependencia Adelanto o retraso Requisitos de recursos Fechas impuestas Restricciones

3.1 Seleccionar el material y construir el prototipo 3.1.A En base a los planos técnicos de fabricación en los cuales el diseñador sugiere cuales son los materiales idóneos para cada pieza del Lector óptico, se seleccionará el material y se construirá el prototipo tomando en cuenta la parte electrónica. 28/08/2017 2.1.F 3.1.B Discrecional No Aplica Diseñador Industrial, Ingeniero Electrónico e Ingeniero de Software No debe finalizar después del 18 de setiembre del 2017 Tiempo máximo de dedicación a la actividad 15 días.

Persona Responsable

Los planos técnicos de fabricación consideran todas las especificaciones técnicas requeridas. Ingeniero Electrónico

Lugar de realización

Laboratorio de Investigación UPC

Supuestos

20

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

Identificador en la EDT

3.1

Nombre

Aprobar el prototipo, realizar pruebas de caída y hacer el seguimiento de uso. 3.1.B El diseñador Industrial debe de realizar las pruebas de dureza y caída en la UNI y presentar los resultados al Director de Proyectos y a los Ingenieros de Software y Electrónico para que puedan hacer el seguimiento del uso adecuado. 19/09/2017 3.1.A 3.1.C Obligatoria No Aplica

Código

Descripción

Fecha de inicio Actividad predecesora Actividad sucesora Relación de dependencia Adelanto o retraso

Fechas impuestas Restricciones

Diseñador Industrial, Ingeniero Electrónico, Ingeniero de Software y Director del Proyecto No debe finalizar después del 12 de octubre del 2017 Tiempo máximo de dedicación a la actividad 18 días.

Supuestos

El prototipo debe pasar satisfactoriamente las pruebas de caída y dureza realizadas en la UNI.

Persona Responsable

Ingeniero Electrónico

Lugar de realización

Laboratorio de Investigación UPC

Identificador en la EDT Nombre

Actividad predecesora

3.1 Aprobar el informe técnico del prototipo 3.1.C El diseñador industrial debe presentar un informe en el que se detallen las especificaciones técnicas del prototipo, incluyendo materiales utilizados. Este debe ser revisado por los ingenieros involucrados y aprobado por el director del Proyecto. 13/10/2017 3.1.B

Actividad sucesora Relación de dependencia Adelanto o retraso

3.1.D Obligatoria No Aplica

Requisitos de recursos

Diseñador Industrial, Ingeniero Electrónico, Ingeniero de Software y Director del Proyecto No debe finalizar después del 24 de octubre del 2017 Tiempo máximo de dedicación a la actividad 8 días.

Requisitos de recursos

Código

Descripción

Fecha de inicio

Fechas impuestas Restricciones Supuestos Persona Responsable Lugar de realización

Director del Proyecto Laboratorio de Investigación UPC

21

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

Identificador en la EDT Nombre Código Descripción Fecha de inicio Actividad predecesora Actividad sucesora Relación de dependencia Adelanto o retraso Requisitos de recursos Fechas impuestas Restricciones Supuestos Persona Responsable

3.1 Ensamblar circuitos eléctricos y probar el funcionamiento del prototipo 3.1.D El Ingeniero Electrónico deberá ensamblar los circuitos eléctricos al prototipo del Lector Óptico y probar el funcionamiento. 13/10/2017 3.1.B 3.1.E Obligatoria No aplica – en paralelo con 3.1.C Ingeniero Electrónico e Ingeniero de Software No debe finalizar después del 17 de noviembre del 2017 Tiempo máximo de dedicación a la actividad 25 días. Ingeniero Electrónico

Lugar de realización

Laboratorio de Investigación UPC

Identificador en la EDT Nombre

3.1 Levantar observaciones y aprobar el prototipo final 3.1.E Después de que se hayan ensamblado los circuitos eléctricos y haber realizado pruebas para validar el buen funcionamiento, se debe levantar las observaciones y realizar pruebas para validar que se hayan subsanado. El director del Proyecto debe aprobar el prototipo final. 20/10/2017 3.1.C y 3.1.D Hito Fin Discrecional No Aplica Ingeniero Electrónico e Ingeniero de Software No debe finalizar después del 15 de enero del 2018 Tiempo máximo de dedicación a la actividad 38 días.

Código

Descripción

Fecha de inicio Actividad predecesora Actividad sucesora Relación de dependencia Adelanto o retraso Requisitos de recursos Fechas impuestas Restricciones Supuestos Persona Responsable Lugar de realización

Ingeniero Electrónico Laboratorio de Investigación UPC

22

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto Lista de Atributos de las actividades paquete de trabajo 3.4: Identificador en la EDT

3.4

Nombre Código

Cotizar y seleccionar el proveedor que desarrollará la plataforma BioCloud 3.4.A

Descripción Fecha de inicio Actividad predecesora Actividad sucesora Relación de dependencia Adelanto o retraso Requisitos de recursos

Solicitar cotizaciones y seleccionar al proveedor que desarrollará la plataforma BioCloud, considerando las restricciones de tiempo y presupuesto. 06/07/2017 Hito Inicio

Persona Responsable

3.4.B Discrecional No Aplica Ingeniero de Software y Coordinador Administrativo No debe finalizar después del 25 de julio del 2017 Tiempo máximo de dedicación a la actividad 14 días. La propuesta no debe superar el monto presupuestado. Coordinador Administrativo

Lugar de realización

Oficina Administrativa

Identificador en la EDT

Supuestos Persona Responsable

3.4 Probar primera versión de desarrollo y dar feedback al proveedor 3.4.B El Ingeniero de Software debe hacer las pruebas correspondientes para validar que todas las funcionalidades requeridas se han considerado y en caso haya solicitudes de mejora dar feeback al proveedor. 26/07/2017 3.4.A 3.4.C Obligatoria No Aplica Ingeniero de Software y Desarrollador Web No debe finalizar después del 27 de setiembre del 2017 Tiempo máximo de dedicación a la actividad 44 días. El proveedor tomo en consideración los requerimientos mínimos. Ingeniero de Software

Lugar de realización

Laboratorio de Investigación UPC

Fechas impuestas Restricciones Supuestos

Nombre Código

Descripción

Fecha de inicio Actividad predecesora Actividad sucesora Relación de dependencia Adelanto o retraso Requisitos de recursos Fechas impuestas Restricciones

23

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

Identificador en la EDT Nombre Código Descripción Fecha de inicio Actividad predecesora Actividad sucesora Relación de dependencia Adelanto o retraso Requisitos de recursos Fechas impuestas Restricciones Supuestos Persona Responsable

3.4 Levantar observaciones y entregar accesos de prueba 3.4.C El Desarrollador Web debe levantar las observaciones hechas por el Ingeniero de Software y entregar accesos de prueba para que otros usuarios puedan subir información y validar el funcionamiento. 28/09/2017 3.4.C 3.4.D Obligatoria No aplica Ingeniero de Software y Desarrollador Web No debe finalizar después del 27 de octubre del 2017 Tiempo máximo de dedicación a la actividad 22 días. Ingeniero de Software

Lugar de realización

Laboratorio de Investigación UPC

Identificador en la EDT Nombre

3.4 Validar funcionamiento y aprobar la versión beta 3.4.D El Ingeniero de Software debe hacer las pruebas correspondientes para validar que el BioCloud funcione correctamente e informa al director del Proyecto aprueba la versión Beta. 30/10/2017 3.1.C Hito Fin Obligatoria No Aplica Ingeniero de Software t Director de Proyectos No debe finalizar después del 09 de noviembre del 2017 Tiempo máximo de dedicación a la actividad 8 días.

Código Descripción Fecha de inicio Actividad predecesora Actividad sucesora Relación de dependencia Adelanto o retraso Requisitos de recursos Fechas impuestas Restricciones Supuestos Persona Responsable

Director de Proyectos

Lugar de realización

Laboratorio de Investigación UPC

Los atributos de cada actividad, han sido modificados durante los procesos de Gestión del Cronograma, por lo que los datos anteriores son la versión final de todas las actualizaciones realizadas.

24

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

•

Lista de Hitos. En Esta salida se muestran los hitos, para el caso de estudio se han considerado hitos de control interno con fecha previa a los hitos de entrega establecidos en el Acta de Constitución (ver anexo 1).

PROYECTO PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Hitos Diseño de Lector Óptico, aprobado.

Diseño de prueba de concepto de los aptámeros (Moléculas inteligentes), aprobado.

HITOS DEL PROYECTO versión 0.1 Sistema de Detección Rápida de Enfermedades Infecciosas - EBIOPHY FECHA 22 01 Pohl Milón (Director del proyecto) Anneth Rios (Gerente General) FECHA 24 01 Anneth Rios (Gerente General) FECHA 24 01 Autoridad que acepta el WBS Fecha Descripción entregable 2.1

2.2

17 17 17

25/08/2017

Director del Proyecto (Director Aprobación del diseño del lector Científico) óptico.

13/03/2017

Aprobación de la prueba de Director del Proyecto (Director concepto de las moléculas Científico) inteligentes, para empezar con el desarrollo de estas. Patrocinador (Gerente General de BIODYNAMOLS). Director del Proyecto (Director Científico) Patrocinador (Gerente General de BIODYNAMOLS). Director del Proyecto (Director Científico)

Aprobación del diseño del Test de diagnóstico, con las especificaciones mínimas requeridas.

Diseño del Test de diagnóstico, aprobado.

2.3

27/07/2017

Diseño de aprobado.

2.4

30/06/2017

3.4

09/11/2017

Aprobación de la implementación Director del Proyecto (Director de la versión Beta de la Científico) plataforma BioCloud.

3.2

29/09/2017

Gestor Técnico Biomolecular

Aprobación de la identificación de 15 moléculas inteligentes desarrolladas y que cumplen todas las especificaciones requeridas.

3.1

15/01/2018

Director del Proyecto (Director Aprobación del primer prototipo Científico) del lector óptico.

3.3

20/11/2017

3.4

20/02/2018

Validación del Lector óptico, aprobado.

3.1

25/03/2018

Validación del Test de diagnóstico, aprobado.

3.3

15/03/2018

15

3.2

26/03/2018

BioCloud,

Plataforma BioCloud Beta de EBIOPHY, implementada y aprobada. 15 moléculas inteligentes identificadas y aprobadas. Primer prototipo del Lector Óptico, aprobado. Prototipo del test de diagnóstico, aprobado. Validación de uso (focus group) de la plataforma BioCloud, aprobado.

moléculas

Aprobación BioCloud.

del

diseño

del

Director del Proyecto (Director Aprobación del primer prototipo Científico) del test de diagnóstico. Aprobar el proceso de validación del BioCloud con posibles Coordinador Administrativo usuarios, mediante la herramienta Focus Group. Aprobar el proceso de validación Director del Proyecto (Director del buen funcionamiento del Científico) Lector Óptico. Aprobar el proceso de validación Director del Proyecto (Director del buen funcionamiento del test Científico) de diagnóstico. Gestor Técnico Biomolecular Aprobación de la identificación

25

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto inteligentes identificadas aprobadas.

y

Prototipo final del lector óptico, aprobado.

3.1

26/06/2018

Prototipo final del test de diagnóstico, aprobado.

3.3

11/06/2018

Versión final de la plataforma BioCloud, aprobada.

3.4

21/06/2018

15 moléculas inteligentes identificadas y aprobadas.

3.2

02/07/2018

Validación del Sistema EBIOPHY en laboratorio, aprobada.

4.1

12/10/2018

Validación del Sistema EBIOPHY en campo, aprobada.

4.2

05/11/2018

Cinco solicitudes de patentes presentadas 5.1 y 20/11/2018 y registradas, 5.2 aprobadas. Informes de resultados finales, aprobado.

6.1

21/12/2018

Informe Técnico Financiero, aprobado.

6.2

10/01/2019

de 15 moléculas inteligentes desarrolladas y que cumplen todas las especificaciones requeridas. Aprobación del prototipo final del Director del Proyecto (Director lector óptico, el cual será Científico) replicado para ser validado. Aprobación del prototipo final del Director del Proyecto (Director test de diagnóstico, el cual será Científico) replicado para ser validado. Patrocinador (Gerente General de BIODYNAMOLS). Aprobar y verificar el buen Director del Proyecto (Director funcionamiento del BioCloud. Científico) Aprobación de la identificación de 15 moléculas inteligentes Gestor Técnico Biomolecular desarrolladas y que cumplen todas las especificaciones requeridas. Patrocinador (Gerente General Aprobar el proceso de validación de BIODYNAMOLS). y los resultados obtenidos en las Director del Proyecto (Director pruebas hechas en el laboratorio. Científico) Patrocinador (Gerente General Aprobar el proceso de validación de BIODYNAMOLS). y los resultados obtenidos en las Director del Proyecto (Director pruebas hechas en campo, tanto Científico) en el sector Salud como Avícola. Patrocinador (Gerente General Aprobar y validar la presentación de BIODYNAMOLS). y registro de cinco solicitudes de Director del Proyecto (Director patentes ante INDECOPI. Científico) Patrocinador (Gerente General Aprobar el informe de resultados de BIODYNAMOLS). finales obtenidos en los procesos Director del Proyecto (Director de diseño, desarrollo y validación Científico) del Sistema EBIOPHY. Aprobar el informe Técnico Financiero final, que contiene los Patrocinador (Gerente General resultados técnicos según lo de BIODYNAMOLS) especificado en el POP y el detalle de los gastos realizados durante el proyecto.

Comentarios: • Estos hitos son de uso interno, las fechas de entrega interna son antes que las fechas de entrega pactadas con el cliente. Ver acta de Constitución.

26

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

Cronograma de hitos internos del proyecto EBIOPHY

6.3

Secuenciar Actividades

En este proceso se establecerá la secuencia de las actividades, identificando y documentando las relaciones lógicas entre las actividades.

6.3.1 Entradas •

Plan para la Gestión del Cronograma. En este documento encontramos las técnicas y herramientas para poder secuenciar las actividades de los paquetes de trabajo del proyecto.

•

Línea Base del Proyecto. En estos documentos se describen los paquetes de trabajo, los supuestos, restricciones y se define el alcance del proyecto.

•

Documentos del proyecto. Lista de Actividades, Atributos de las Actividades y Lista de Hitos que servirán como base para el proceso de Secuenciar.

•

Factores ambientales de la empresa. Entre los factores internos encontramos el personal especializado y sus capacidades lo cual permitirá el desarrollo correcto y adecuado de este proceso. Entre los factores externos encontramos los papers de investigación, protocolos y procedimientos de las entidades externas que realizarán pruebas a los modelos del proyecto (UNI para la prueba de dureza del prototipo)

•

Activos de los Procesos de las organizaciones. En esta entrada consideramos por parte de BIODDYNAMOLS el Manual de Gobernanza, los Protocolos de

27

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto Laboratorio elaborados durante la Fase I del Proyecto, el Plan Operativo del Proyecto aprobado por CIENCIACTIVA a la firma del contrato y los informes de resultados y lecciones aprendidas al cierre de la Fase I del proyecto. Por el lado de UPC los protocolos, procedimientos y formatos para registro de propiedad intelectual. En cuanto a AM-Biotechnologies se considerarán los protocolos de laboratorio, procedimientos y experiencia en el registro de propiedad intelectual en EEUU y experiencia en certificación y comercialización de productos farmacéuticos.

6.3.2 Herramientas / Técnicas •

Método de diagramación por precedencia (PDM). Con este método representaremos a las actividades en los nodos y las flechas nos indicarán la precedencia. Las dependencias entre las actividades serán de Final a Inicio como la más utilizada, sin embargo utilizaremos Inicio a Inicio o Final a Final acorde a las situaciones de las actividades.

•

Determinación de dependencias. Esto nos permitirá identificar el tipo de dependencia existente entre las actividades. Se definirán si las actividades tienen dependencia obligatoria, discrecional, externa o interna según corresponda.

•

Adelantos y retrasos. Esto nos permitirá identificar y proponer adelantos y retrasos a las actividades según corresponda.

6.3.3 Salidas •

Diagrama de Red

Para la elaboración del diagrama de red, primero determinaremos las actividades predecesoras, sucesoras, el tipo de dependencia y si es factible los adelantos y retrasos para cada paquete de trabajo. Paquete de Trabajo: 2.1 Diseño del Lector Óptico Código 2.1.A 2.1.B 2.1.C 2.1.D 2.1.E 2.1.F

Actividad Elaborar el Brief de Diseño Buscar, seleccionar y contratar al Diseñador Industrial Aceptar el Informe que sustente el Diseño Aprobar el modelado 3D del Prototipo Aceptar la Identidad Gráfica del Prototipo Aprobar los Planos técnicos de Fabricación

Precedencia

Predecesora Sucesora Dependencia

SS

Hito Inicio

2.1.B

Interna

FS

2.1.A

2.1.C

Discrecional

FS

2.1.B

FS

2.1.C

2.1.D y 2.1.E 2.1.F

FS

2.1.C

2.1.F

Obligatoria

FS

2.1.D y 2.1.E

Hito Fin

Obligatoria

Obligatoria Obligatoria

28

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

Diagrama de Red: Diseño de Lector Óptico

Paquete de Trabajo: 3.1 Prototipo del Lector Óptico Código 3.1.A 3.1.B 3.1.C 3.1.D 3.1.E

Actividad

Precedencia

Seleccionar el material e construir el prototipo Aprobar el prototipo, realizar pruebas de caída y hacer el seguimiento de uso Aprobar el informe técnico del prototipo Ensamblar circuitos eléctricos y probar el funcionamiento del prototipo Levantar observaciones y aprobar el prototipo final

Predecesora Sucesora Dependencia

SS

Hito Inicio

3.1.B

Discrecional

FS

3.1.A

3.1.C Y 3.1.D

Obligatoria

FS

3.1.B

3.1.E

Obligatoria

FS

3.1.B

3.1.E

Obligatoria

FS

3.1.C y 3.1.D

Hito Fin

Discrecional

Diagrama de Red: Prototipo del Lector Óptico Paquete de Trabajo: 3.4 Versión Beta del BioCloud Código 3.4.A 3.4.B 3.4.C 3.4.D

Actividad

Precedencia

Cotizar y seleccionar el proveedor que desarrollará la plataforma BioCloud Probar primera versión de desarrollo y dar feedback al proveedor Levantar observaciones y entregar accesos de prueba Validar funcionamiento y aprobar la versión beta

Predecesora Sucesora Dependencia

SS

Hito Inicio

3.4.B

Discrecional

FS

3.4.A

3.4.C

Obligatoria

FS

3.4.B

3.4.D

Obligatoria

FS

3.4.C

Hito Fin

Obligatoria

Diagrama de Red: Versión Beta del BioCloud

29

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto Diagrama de Red de los 3 Paquetes de Trabajo:

•

Actualizaciones a los documentos del proyecto. Posterior al proceso de Secuenciar las actividades, se procederá a la actualización de los documentos del proyecto como la actualización de los atributos de las actividades.

6.4

Estimar Duración de las Actividades

En este proceso se estimará la duración de cada una de las actividades con las técnicas y herramientas establecidas en el Plan de Gestión del Cronograma.

6.4.1 Entradas •

Plan para la Gestión del cronograma. En este documento se encontrarán las herramientas y técnicas para poder estimar la duración de las actividades del proyecto.

•

Línea Base del alcance del Proyecto. En estos documentos se describen los paquetes de trabajo, los supuestos, restricciones y se define el alcance del proyecto.

•

Documentos del proyecto. En estos documentos encontraremos la lista de actividades y sus atributos los cuales servirán para el proceso de estimación. Además se tomará en cuenta el registro de riesgos y lecciones aprendidas.

•

Factores ambientales de la empresa. Entre los factores internos se encuentra el personal especializado y sus capacidades lo cual permitirá el desarrollo de las estimaciones. Entre los factores externos se encuentran los papers de investigación, protocolos y procedimientos de entidades externas que participarán en el desarrollo del proyecto.

•

Activos de los Procesos de las organizaciones. En esta entrada consideramos por parte de BIODDYNAMOLS el Manual de Gobernanza, los Protocolos de Laboratorio elaborados durante la Fase I del Proyecto, el Plan Operativo del Proyecto aprobado por CIENCIACTIVA a la firma del contrato y los informes de resultados y lecciones aprendidas al cierre de la Fase I del proyecto. Por el lado de UPC los protocolos, procedimientos y formatos para registro de propiedad intelectual. En cuanto a AM-Biotechnologies se considerarán los protocolos de laboratorio, procedimientos y experiencia en el registro de propiedad intelectual en EEUU y experiencia en certificación y comercialización de productos farmacéuticos.

30

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

6.4.2 Herramientas / Técnicas •

Juicio experto. Para la estimación de la duración de las actividades utilizaremos el juicio experto del personal especializado en biología molecular, bioquímica, biotecnología e ingeniería de software.

•

Estimación basada en 3 Valores. Utilizaremos la estimación PERT, la cual consiste en estimar las duraciones de una actividad utilizando las estimaciones pesimista, más probable y optimista. Se utilizarán 2 desviaciones estándar a cada duración de la actividad.

•

Análisis de reservas. Esto nos permitirá agregar a las actividades una reserva de tiempo para contingencias.

•

Reuniones. Mediante estas sesiones se buscará el aporte de todos los miembros del equipo especializados para el proceso de estimación.

6.4.3 Salidas •

Estimados de la duración de las actividades: Las actividades se han estimado aplicando el método PERT, como se trata de un proyecto nuevo hemos considerado dos desviaciones estándar para tener un 95.46% de probabilidad de caer entre los límites de control del rango. Se ha tomado el valor del límite superior del rango para la duración de las actividades. Para el cálculo de las estimaciones se han definido tres valores: • Optimista (O): Valor tomados de cotizaciones solicitadas y por juicio experto. • Mas Probable (MP): Valores tomados de los informes y lecciones aprendidas de la ejecución de la Fase I. • Pesimista (P): Por juicio experto, que considera los retrasos habituales. El valor tomado es el límite máximo del rango con una precisión aplicando redondeo por exceso al número entero más próximo. Los buffers de 15 días útiles serán considerados al finalizar las etapas definidas en el Acta de Constitución (Anexo 1).

Paquete de Trabajo: 2.1 Diseño del Lector óptico ACTIVIDAD

O

MP

P

Duración Esperada PERT

Desviación Estándar

Varianza

2.1.A

Elaborar el Brief de diseño

2

5

10

5.33

1.33

1.78

2.67

8.00

8

2.1.B

Buscar, seleccionar y contratar al diseñador industrial

4

7

15

7.83

1.83

3.36

4.17

11.50

12

2.1.C

Aceptar el informe que sustenta el diseño

10

14

25

15.17

2.50

6.25

10.17

20.17

21

2.1.D

Aprobar el modelado 3D del prototipo

20

30

50

31.67

5.00

25.00

21.67

41.67

42

2.1.E

Aceptar la identidad gráfica del prototipo

5

9

17

9.67

2.00

4.00

5.67

13.67

14

2.1.F

Aprobar los planos técnicos de fabricación

20

28

45

29.50

4.17

17.36

21.17

37.83

38

CODIGO

DURACIÓN TOTAL, DEL PAQUETE DE TRABAJO

Rango

Valor Tomado

121

31

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

Paquete de Trabajo: 3.1 Prototipo del Lector Óptico CODIGO

ACTIVIDAD

O

MP

P

Duración Esperada PERT

Desviación Estándar

Varianza

3.1.A

Seleccionar el material y construir el prototipo

7

10

18

10.83

1.83

3.36

7.17

14.50

15

3.1.B

Aprobar el prototipo, realizar pruebas de caída y hacer el seguimiento de uso

7

10

25

12.00

3.00

9.00

6.00

18.00

18

3.1.C

Aprobar el informe técnico del prototipo

2

4

11

4.83

1.50

2.25

1.83

7.83

8

3.1.D

Ensamblar circuitos eléctricos y probar el funcionamiento 12 del prototipo

17

30

18.33

3.00

9.00

12.33 24.33

25

3.1.E

Levantar observaciones y aprobar el prototipo final

28

45

29.50

4.17

17.36

21.17 37.83

38

20

Rango

DURACIÓN TOTAL, DEL PAQUETE DE TRABAJO

Valor Tomado

96

Paquete de Trabajo 3.4 Versión Beta del BioCloud CODIGO

ACTIVIDAD

O

MP

P

Duración Esperada PERT

Desviación Estándar

Varianza

3.4.A

Cotizar y seleccionar el proveedor que desarrollará la plataforma BioCloud

6

10

15

10.17

1.50

2.25

7.17

13.17

14

3.4.B

Probar primera versión de desarrollo y dar feedback al proveedor

28

35

50

36.33

3.67

13.44

29.00 43.67

44

3.4.C

Levantar observaciones y entregar accesos de prueba

8

15

25

15.50

2.83

8.03

9.83

21.17

22

3.5.D

Validar funcionamiento y aprobar la versión beta

3

5

10

5.50

1.17

1.36

3.17

7.83

8

DURACIÓN TOTAL, DEL PAQUETE DE TRABAJO

Rango

Valor Tomado

88

En la estimación de las actividades de los 3 paquetes de trabajo se han sombreado las actividades críticas dentro de cada paquete de trabajo, obteniendo a duración total de cada paquete de trabajo •

Bases de las estimaciones. En esta salida se indicarán las restricciones, riesgos asumidos, nivel de confianza de las estimaciones y todos los detalles adicionales que puedan respaldar las estimaciones. Para el cálculo de la duración de las actividades, se ha utilizado el método PERT con los escenarios antes mencionados. De igual forma hemos tomado dos desviaciones estándar, ya que este proyecto al ser nuevo se busca tener la menor probabilidad de variaciones que puedan existir en las actividades. Al tener un 95.46% de probabilidad de caer dentro de los límites de control del rango, se ha considerado los limites superiores para calcular la duración de las actividades. De igual forma se desarrolla la plantilla para la base de la estimación.

32

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

PLANTILLA DE ESTIMACIÓN DE DURACIÓN DE ACTIVIDADES Nombre del Proyecto: Preparado por: Fecha: Nombre del paquete de trabajo (WBS): # Ítem

Descripción de la actividad

2.1.A

Elaborar las especificaciones técnicas y requisitos mínimos del Lector óptico.

2.1.B

Buscar, seleccionar y contratar al diseñador industrial que tenga experiencia en el diseño de equipos biomédicos. El director del Proyecto es quien da el visto bueno para contratar al diseñador.

2.1.C

El diseñador presentará el informe de sustentación del diseño el cual será revisado y aprobado por el director del Proyecto.

2.1.D

2.1.E

2.1.F

Posterior a la aprobación del informe de sustento, el diseñador presentará el modelado 3D del prototipo, el cual debe ser aprobado por el Ingeniero de Software y el Biólogo Molecular. El diseñador Industrial presentará una propuesta para la Identidad gráfica del Lector Óptico, el cual debe ser aprobado por el Director de Proyectos y la Gerente General de BIODYNAMOLS. El diseñador industrial deberá presentar los planos técnicos de fabricación, tomando en cuenta las especificaciones técnicas consideradas en el modelado 3D del prototipo aprobado.

Sistema de Detección Rápida de Enfermedades Infecciosas - EBIOPHY Polh Milón (Director de Proyecto) 17/01/2017

2.1

Diseño del Lector Óptico Precedencia

Comentarios sobre precedencias

8

Técnica PERT y se incluyen 2 desviaciones para el valor tomado, en base al cronograma ejecutado en la fase I del proyecto.

Hito Inicio

Inicio de actividad

12

Técnica PERT y se incluyen 2 desviaciones para el valor tomado, en base al cronograma ejecutado en la fase I del proyecto.

2.1.A

Discrecional

21

Técnica PERT y se incluyen 2 desviaciones para el valor tomado, en base al cronograma ejecutado en la fase I del proyecto.

42

Técnica PERT y se incluyen 2 desviaciones para el valor tomado, en base al cronograma ejecutado en la fase I del proyecto.

14

Técnica PERT y se incluyen 2 desviaciones para el valor tomado, en base al cronograma ejecutado en la fase I del proyecto.

38

Técnica PERT y se incluyen 2 desviaciones para el valor tomado, en base al cronograma ejecutado en la fase I del proyecto.

Duración requerida

Base de estimación (fuente y ratios)

2.1.B

2.1.C

2.1.C

2.1.D y 2.1.E

Observaciones (Calidad de la información , riesgos asociados a la actividad y estimación de contingencias) Riesgo: Que no se elaboren correctamente los requisitos mínimos requeridos.

Riesgo: Que el diseñador industrial seleccionado no cumpla con los tiempos establecidos.

Obligatoria

Se considerará un buffer de 15 días útiles al final de la etapa de manera general. Riesgo: Que el diseño no cumpla con los requisitos establecidos

Obligatoria

Se considerará un buffer de 15 días útiles al final de la etapa, de manera general. Riesgo: Que el modelado 3D no cumpla con los requisitos establecidos.

Obligatoria

Riesgo: Que el diseñador industrial seleccionado no cumpla con los tiempos establecidos ni con los requisitos especificados.

Obligatoria

Se considerará un buffer de 15 días útiles al final de la etapa, de manera general. Riesgo: Que el diseñador industrial seleccionado no desarrolle los planos acorde a lo solicitado.

33

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

PLANTILLA DE ESTIMACIÓN DE DURACIÓN DE ACTIVIDADES Nombre del Proyecto: Preparado por: Fecha: Nombre del paquete de trabajo (WBS): # Ítem

3.1.A

3.1.B

3.1.C

Descripción de la actividad En base a los planos técnicos de fabricación en los cuales el diseñador sugiere cuales son los materiales idóneos para cada pieza del Lector óptico, se seleccionará el material y se construirá el prototipo tomando en cuenta la parte electrónica. El diseñador Industrial debe de realizar las pruebas de dureza y caída en la UNI y presentar los resultados al Director de Proyectos y a los Ingenieros de Software y Electrónico para que puedan hacer el seguimiento del uso adecuado. El diseñador industrial debe presentar un informe en el que se detallen las especificaciones técnicas del prototipo, incluyendo materiales utilizados. Este debe ser revisado por los ingenieros involucrados y aprobado por el director del Proyecto.

3.1.D

El Ingeniero Electrónico deberá ensamblar los circuitos eléctricos al prototipo del Lector Óptico y probar el funcionamiento.

3.1.E

Después de que se hayan ensamblado los circuitos eléctricos y haber realizado pruebas para validar el buen funcionamiento, se debe levantar las observaciones y realizar pruebas para validar que se hayan subsanado. El director del Proyecto debe aprobar el prototipo final.

Sistema de Detección Rápida de Enfermedades Infecciosas - EBIOPHY Polh Milón (Director de Proyecto) 17/01/2017

3.1

Desarrollo del Lector Óptico

Duración requerida

Base de estimación (fuente y ratios)

15

Técnica PERT y se incluyen 2 desviaciones para el valor tomado, en base al cronograma ejecutado en la fase I del proyecto.

18

Técnica PERT y se incluyen 2 desviaciones para el valor tomado, en base al cronograma ejecutado en la fase I del proyecto.

8

Técnica PERT y se incluyen 2 desviaciones para el valor tomado, en base al cronograma ejecutado en la fase I del proyecto.

25

Técnica PERT y se incluyen 2 desviaciones para el valor tomado, en base al cronograma ejecutado en la fase I del proyecto.

38

Técnica PERT y se incluyen 2 desviaciones para el valor tomado, en base al cronograma ejecutado en la fase I del proyecto.

Precedencia

Comentarios sobre precedencias

2.1.F

Discrecional

3.1.A

2.1.B

3.1.B

3.1.C Y 3.1.D

Observaciones (Calidad de la información , riesgos asociados a la actividad y estimación de contingencias)

Riesgo: Que no se elijan los materiales adecuados.

Obligatoria

Se considerará un buffer de 15 días útiles al final de la etapa, de manera general. Riesgo: Que el prototipo no supere las pruebas de caída y dureza.

Obligatoria

Riesgo: Que las especificaciones técnicas no se encuentren detalladas en el informe.

Obligatoria

Se considerará un buffer de 15 días útiles al final de la etapa, de manera general. Riesgo: Que el modelo 3D no sea compatible con el ensamble de los circuitos eléctricos.

Discrecional

Se considerará un buffer de 15 días útiles al final de la etapa, de manera general. Riesgo: Que se dañe el prototipo antes de finalizar las pruebas.

34

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

PLANTILLA DE ESTIMACIÓN DE DURACIÓN DE ACTIVIDADES Nombre del Proyecto: Preparado por: Fecha: Nombre del paquete de trabajo (WBS): # Ítem

3.4.A

3.4.B

3.4.C

3.4.D

Descripción de la actividad

Solicitar cotizaciones y seleccionar al proveedor que desarrollará la plataforma BioCloud, considerando las restricciones de tiempo y presupuesto.

El Ingeniero de Software debe hacer las pruebas correspondientes para validar que todas las funcionalidades requeridas se han considerado y en caso haya solicitudes de mejora dar feeback al proveedor. El Desarrollador Web debe levantar las observaciones hechas por el Ingeniero de Software y entregar accesos de prueba para que otros usuarios puedan subir información y validar el funcionamiento. El Ingeniero de Software debe hacer las pruebas correspondientes para validar que el BioCloud funcione correctamente e informa al director del Proyecto aprueba la versión Beta.

•

Sistema de Detección Rápida de Enfermedades Infecciosas - EBIOPHY Polh Milón (Director de Proyecto) 17/01/2017

3.4 Duración requerida

Versión Beta del BioCloud Base de estimación (fuente y ratios)

14

Técnica PERT y se incluyen 2 desviaciones para el valor tomado, en base al cronograma ejecutado en la fase I del proyecto.

44

Técnica PERT y se incluyen 2 desviaciones para el valor tomado, en base al cronograma ejecutado en la fase I del proyecto.

22

Técnica PERT y se incluyen 2 desviaciones para el valor tomado, en base al cronograma ejecutado en la fase I del proyecto.

8

Técnica PERT y se incluyen 2 desviaciones para el valor tomado, en base al cronograma ejecutado en la fase I del proyecto.

Precedencia

Comentarios sobre precedencias

Observaciones (Calidad de la información , riesgos asociados a la actividad y estimación de contingencias)

Hito Inicio + 85

Discrecional. Esta actividad inicia 85 días posteriores al hito inicio, ya que necesita el diseño de la Plataforma (paquete de trabajo 2.4) el cual tiene un tiempo de duración de 85 días.

Riesgo: Seleccionar un desarrollador web sin experiencia.

Obligatoria

Se considerará un buffer de 15 días útiles al final de la etapa, de manera general. Riesgo: Que no se hayan tomado en consideración los requerimientos mínimos establecidos.

3.4.B

Obligatoria

Se considerará un buffer de 15 días útiles al final de la etapa, de manera general. Riesgo: La demora en la entrega de accesos.

3.4.C

Obligatoria

Riesgo: Que la plataforma no pueda ser validada.

3.4.A

Actualización de los documentos del proyecto. Posterior al proceso de Estimación de la duración de las actividades se procederá a la actualización de los documentos del proyecto como los atributos de las actividades.

35

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

6.5

Desarrollar el Cronograma

En este proceso se determinarán las fechas de inicio y fin planificadas para las actividades del proyecto. De igual forma en este proceso se integrarán los procesos de listar actividades, secuenciar y estimar duraciones.

6.5.1 Entradas •

Enunciado del Alcance, EDT y Diccionario de la EDT. Estos documentos nos servirán como base para poder identificar fechas, restricciones y supuestos para el desarrollo del cronograma modelo.

•

Plan de Gestión del Cronograma. Este documento nos indicará la herramienta a utilizar para el desarrollo del cronograma así como diversos parámetros establecidos.

•

Documentos del proyecto. Entre estos documentos encontramos la lista de actividades, atributos de las actividades, diagramas de red y estimaciones los cuales se integrarán para el desarrollo del modelo de cronograma.

•

Acuerdos. En esta entrada se encuentran las fechas establecidas en los contratos tanto con los socios estratégicos como fechas de entrega de los proveedores.

•

Factores ambientales de la empresa. Como factores internos se cuenta con las capacidades, habilidades y competencias del personal especializado, el cual colaborará para el desarrollo del cronograma modelo. En cuanto a los factores externos se encuentran los protocolos y procedimientos de entidades externas a la organización que intervendrán en el desarrollo del proyecto.

•

Activos de los Procesos de las organizaciones. En esta entrada consideramos por parte de BIODDYNAMOLS el Manual de Gobernanza, los Protocolos de Laboratorio elaborados durante la Fase I del Proyecto, el Plan Operativo del Proyecto aprobado por CIENCIACTIVA a la firma del contrato y los informes de resultados y lecciones aprendidas al cierre de la Fase I del proyecto. Por el lado de UPC los protocolos, procedimientos y formatos para registro de propiedad intelectual. En cuanto a AM-Biotechnologies se considerarán los protocolos de laboratorio, procedimientos y experiencia en el registro de propiedad intelectual en EEUU y experiencia en certificación y comercialización de productos farmacéuticos.

6.5.2 Herramientas / Técnicas •

Método de la Ruta crítica. Este método nos permitirá identificar las actividades críticas del proyecto.

•

Análisis de Reservas. Esto nos permitirá introducir reservas al cronograma para contingencias.

•

Adelantos y Retrasos. Esto nos permitirá adelantar y retrasar actividades acordes a las restricciones e hitos que se tengan establecidos.

36

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto •

Compresión del cronograma. Esto nos permitirá acortar el cronograma del proyecto sin modificar el alcance del proyecto cumpliendo con las restricciones y fechas establecidas. Se utilizará el método de Ejecución rápida el cual permitirá hacer actividades de forma paralela.

6.5.3 Salidas •

Línea Base del Cronograma. El equipo de dirección del proyecto aceptará y aprobará las fechas de inicio y fin de las actividades teniendo como resultado la Línea Base del Cronograma.

Línea Base aprobada

37

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto •

Cronograma del Proyecto. Modelo de programación en el cual se representará en el programa MS Project utilizando los diagramas de barra.

El cronograma de los tres paquetes de trabajo seleccionados nos da un total de 217 días útiles. Teniendo como fecha de inicio el 03/03/2017 y fecha final el 15/01/2018. No se contemplan los fines de semana (sábados y domingos), ni feriados. •

Datos del Cronograma. En este documento se incluirán los hitos, actividades y sus atributos, reservas de contingencia, supuestos y restricciones.

•

Calendarios del Proyecto. Se representarán las actividades del proyecto en cada semana del mes, sin tomar en cuenta para el cálculo fines de semana y días no laborables.

38

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

Nota: Los fines de semana no son considerados en el cálculo.

•

Actualización a los documentos del proyecto. En esta salida se actualizarán los documentos como los atributos de cada actividad, los registros de supuestos, requisitos de recursos y registros de riesgos establecidos anteriormente.

6.5.4 Ruta crítica Se detallará la ruta crítica del proyecto, identificando las actividades críticas para la evaluación y modificación de dicha ruta acorde a las restricciones establecidas. ESTIMACIÓN DE LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES CODIGO

ACTIVIDAD

Duración Esperada PERT

Desviación Estándar

Varianza

5.33

1.33

1.78

2.67

8.00

8

15 25 50 17 45 18

7.83 15.17 31.67 9.67 29.50 10.83

1.83 2.50 5.00 2.00 4.17 1.83

3.36 6.25 25.00 4.00 17.36 3.36

4.17 10.17 21.67 5.67 21.17 7.17

11.50 20.17 41.67 13.67 37.83 14.50

12 21 42 14 38 15

7 2

10 25 4 11

12.00 4.83

3.00 1.50

9.00 2.25

6.00 1.83

18.00 7.83

18 8

O

MP

P

Rango

Valor Tomado

2.1.A

Elaborar el Brief de diseño

2.1.B

Buscar, seleccionar y contratar al diseñador industrial

2.1.C 2.1.D 2.1.E 2.1.F 3.1.A

Aceptar el informe que sustenta el diseño Aprobar el modelado 3D del prototipo Aceptar la identidad gráfica del prototipo Aprobar los planos técnicos de fabricación Seleccionar el material y construir el prototipo

3.1.B

Aprobar el prototipo, realizar pruebas de caída y hacer el seguimiento de uso

3.1.C

Aprobar el informe técnico del prototipo

3.1.D

Ensamblar circuitos eléctricos y probar el funcionamiento del prototipo

12

17 30

18.33

3.00

9.00

12.33 24.33

25

3.1.E

Levantar observaciones y aprobar el prototipo final

20

28 45

29.50

4.17

17.36

21.17 37.83

38

3.4.A

Cotizar y seleccionar el proveedor que desarrollará la plataforma BioCloud

6

10 15

10.17

1.50

2.25

7.17

13.17

14

3.4.B

Probar primera versión de desarrollo y dar feedback al proveedor

28

35 50

36.33

3.67

13.44

29.00 43.67

44

2 4 10 20 5 20 7

5 10 7 14 30 9 28 10

39

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

3.4.C

Levantar observaciones y entregar accesos de prueba

8

15 25

15.50

2.83

8.03

9.83

21.17

22

3.5.D

Validar funcionamiento y aprobar la versión beta

3

5 10

5.50

1.17

1.36

3.17

7.83

8

DURACIÓN DE LA RUTA CRÍTICA

217

En el cuadro se muestran sombreadas las actividades de la ruta crítica, dándonos un total de 217 días para las actividades de los 3 paquetes de trabajo seleccionados. La ruta crítica está representada por las actividades: 2.1.A – 2.1.B – 2.1.C – 2.1.D – 2.1.F – 3.1.A – 3.1.B – 3.1.D – 3.1.E

En el cronograma del proyecto, se puede observar resaltadas en color rojo las tareas de la ruta crítica del proyecto, teniendo como duración 217 días con fecha de término 15/01/2018.

40

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto Holguras: Para poder calcular la cantidad de días que las actividades que no forman parte de la tura crítica pueden aplazar su inicio respecto a su fecha de inicio temprano, se ha calculado las holguras totales y libres de cada una de las actividades que conforman los paquetes seleccionados.

La ruta crítica está representada por las actividades: 2.1.A – 2.1.B – 2.1.C – 2.1.D – 2.1.F – 3.1.A – 3.1.B – 3.1.D – 3.1.E

CODIGO 2.1.A

ESTIMACIÓN DE LA HOLGURA TOTAL Y LIBRE DE LAS ACTIVIDADES HT (LS ACTIVIDAD ES EF LS LF ES) Hito Inicio 0 0 0 0 0 Elaborar el Brief de diseño 0 8 0 8 0

HL 0 0

2.1.B

Buscar, seleccionar y contratar al diseñador industrial

8

20

8

20

0

0

2.1.C 2.1.D 2.1.E

Aceptar el informe que sustenta el diseño Aprobar el modelado 3D del prototipo Aceptar la identidad gráfica del prototipo

20 41 41

41 83 55

20 41 69

41 83 83

0 0 28

0 0 28

2.1.F

Aprobar los planos técnicos de fabricación

83

121

83

121

0

0

3.1.A

Seleccionar el material y construir el prototipo

121 136 121

136

0

0

3.1.B

Aprobar el prototipo, realizar pruebas de caída y hacer el seguimiento de uso

136 154 136

154

0

0

3.1.C

Aprobar el informe técnico del prototipo

154 162 171

179

17

17

3.1.D

Ensamblar circuitos eléctricos y probar el funcionamiento del prototipo

154 179 154

179

0

0

3.1.E

Levantar observaciones y aprobar el prototipo final

179 217 179

217

0

0

3.4.A

Cotizar y seleccionar el proveedor que desarrollará la plataforma BioCloud

85

99

129

143

44

0

3.4.B

Probar primera versión de desarrollo y dar feedback al proveedor

99

143 143

187

44

0

3.4.C

Levantar observaciones y entregar accesos de prueba

143 165 187

209

44

0

41

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

3.5.D

Validar funcionamiento y aprobar la versión beta

165 173 209

217

44

44

Hito Fin

217 217 217

217

0

0

Con ayuda del cálculo, podemos identificar que la actividad 2.1.E tiene una holgura de 28 días, la actividad 3.1.C tiene una holgura de 17 días y las actividades 3.4.A, 3.4.B, 3.4.C y 3.4.D tienen una holgura de 44 días útiles.

6.5.5 Simulación de compresión Acorde a lo solicitado por Gerencia General, se debe comprimir el proyecto en un 10% (22 días) lo que implica la reducción del proyecto de 217 días a 195 días. La reducción se realizará mediante la técnica de Fast Track. El proyecto continuará con fecha de inicio 03/03/2017, y la nueva fecha de término para el proyecto será el 12/12/2017 (reducido en 22 días útiles).

La nueva ruta crítica de las actividades se mantiene, siendo: 2.1.A – 2.1.B – 2.1.C – 2.1.D – 2.1.F – 3.1.A – 3.1.B – 3.1.D – 3.1.E

42

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto Nueva ruta crítica del cronograma: En el cuadro se puede observar que las actividades en las cuales se puede aplicar la ejecución rápida son 2.1.B, 3.1.A y 3.1.E. SIMULACIÓN DE COMPRESIÓN CODIGO

2.1.A 2.1.B 2.1.C 2.1.D 2.1.E 2.1.F 3.1.A

ACTIVIDAD

ES

EF

Hito Inicio Elaborar el Brief de diseño Buscar, seleccionar y contratar al diseñador industrial Aceptar el informe que sustenta el diseño Aprobar el modelado 3D del prototipo Aceptar la identidad gráfica del prototipo Aprobar los planos técnicos de fabricación Seleccionar el material y construir el prototipo

0 0

FAST TRACKING

0 8

Adelantos 0 0

Nuevo ES 0 0

Nuevo EF 0 8

8

20

-4

4

16

20

41

0

16

37

41 41

83 55

0 0

37 37

79 51

83

121

0

79

117

121

136

-10

107

122

3.1.B

Aprobar el prototipo, realizar pruebas de caída y hacer el seguimiento de uso

136

154

0

122

140

3.1.C

Aprobar el informe técnico del prototipo

154

162

0

140

148

3.1.D

Ensamblar circuitos eléctricos y probar el funcionamiento del prototipo

154

179

0

140

165

3.1.E

Levantar observaciones y aprobar el prototipo final

179

217

-8

157

195

3.4.A

Cotizar y seleccionar el proveedor que desarrollará la plataforma BioCloud

85

99

0

85

99

3.4.B

Probar primera versión de desarrollo y dar feedback al proveedor

99

143

0

99

143

143

165

0

143

165

165

173

0

165

173

217

217

0

195

195

3.4.C 3.5.D

Levantar observaciones y entregar accesos de prueba Validar funcionamiento y aprobar la versión beta Hito Fin

43

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto En el siguiente diagrama de red se observa la nueva ruta crítica, y las nuevas duraciones de las actividades.

Holguras: ESTIMACIÓN DE LA HOLGURA TOTAL Y LIBRE DE LAS ACTIVIDADES CODIGO

2.1.A 2.1.B 2.1.C 2.1.D 2.1.E 2.1.F 3.1.A

ACTIVIDAD Hito Inicio Elaborar el Brief de diseño Buscar, seleccionar y contratar al diseñador industrial Aceptar el informe que sustenta el diseño Aprobar el modelado 3D del prototipo Aceptar la identidad gráfica del prototipo Aprobar los planos técnicos de fabricación Seleccionar el material y construir el prototipo

ES

EF

LS

LF

HT (LS - ES)

HL

0 0

0 8

0 0

0 8

0 0

0 -4

4

16

4

16

0

0

16

37

16

37

0

0

37

79

37

79

0

0

37

51

65

79

28

28

79

117

79

117

0

-10

107

122

107

122

0

0

44

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

3.1.B

Aprobar el prototipo, realizar pruebas de caída y hacer el seguimiento de uso

122

140

122

140

0

0

3.1.C

Aprobar el informe técnico del prototipo

140

148

149

157

9

9

3.1.D

Ensamblar circuitos eléctricos y probar el funcionamiento del prototipo

140

165

140

165

0

-8

3.1.E

Levantar observaciones y aprobar el prototipo final

157

195

157

195

0

0

3.4.A

Cotizar y seleccionar el proveedor que desarrollará la plataforma BioCloud

85

99

107

121

22

0

3.4.B

Probar primera versión de desarrollo y dar feedback al proveedor

99

143

121

165

22

0

143

165

165

187

22

0

165

173

187

195

22

22

195

195

195

195

0

0

3.4.C 3.5.D

Levantar observaciones y entregar accesos de prueba Validar funcionamiento y aprobar la versión beta Hito Fin

Riesgos asumidos generados por la aplicación de Ejecución Rápida: 1.- Al adelantar la actividad 2.1.B en 4 días se realizará de manera paralela con la actividad 2.1.A lo cual significa un riesgo en la ejecución de las dos actividades. 2.- Al adelantar la actividad 3.1.A en 10 días, se realizará de manera paralela con la actividad 2.1.F, lo cual significa un riesgo en la ejecución de las dos actividades. 3.- Al adelantar la actividad 3.1.E en 8 días, se realizará de manera paralela con la actividad 3.1.D, lo cual significa un riesgo en la ejecución de las dos actividades.

6.6

Controlar el Cronograma

En este proceso se controlará el cronograma, determinando el estado actual del cronograma del proyecto.

6.6.1 Entradas •

Plan para la Dirección del Proyecto. En este documento encontramos los planes que nos indicarán la forma de cómo se gestionará y controlará el cronograma, su seguimiento y sus indicadores.

•

Documentos del Proyecto. En estos documentos encontramos las actividades, sus atributos, diagramas y estimaciones lo que permite llevar un control del cronograma acorde a lo establecido.

45

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto •

Datos de desempeño del trabajo. Se medirán mediante la técnica de formula fija, porcentaje completado con puertas hito y al área de dirección de proyectos mediante la técnica de nivel de esfuerzo.

•

Informes de avance del proyecto. En estos informes se reportará de manera semanal el avance del proyecto, comparando el avance real con lo planificado.

•

Activos de los Procesos de las organizaciones. En esta entrada consideramos por parte de BIODDYNAMOLS el Manual de Gobernanza, los Protocolos de Laboratorio elaborados durante la Fase I del Proyecto, el Plan Operativo del Proyecto aprobado por CIENCIACTIVA a la firma del contrato y los informes de resultados y lecciones aprendidas al cierre de la Fase I del proyecto. Por el lado de UPC los protocolos, procedimientos y formatos para registro de propiedad intelectual. En cuanto a AM-Biotechnologies se considerarán los protocolos de laboratorio, procedimientos y experiencia en el registro de propiedad intelectual en EEUU y experiencia en certificación y comercialización de productos farmacéuticos.

6.6.2 Herramientas / Técnicas •

Análisis de datos. El análisis de datos permitirá identificar las variaciones ya sean retrasos o riesgos presentes en el cronograma y como afectan en el desarrollo del proyecto.

•

Método de la Ruta Crítica. Ante desviaciones presentadas se buscará hacer seguimiento a la ruta crítica y buscar soluciones para el desarrollo del proyecto en el tiempo establecido.

•

Adelantos y retrasos. Esto nos permitirá adelantar o retrasar actividades acorde al avance y situación actual del proyecto.

•

Compresión del cronograma. Esto nos permitirá comprimir el trabajo ante eventuales retrasos, administrando las actividades para la culminación del proyecto de manera exitosa.

•

Software MS Project. Este programa nos permitirá identificar variaciones del cronograma modelo y los avances reales.

6.6.3 Salidas •

Información del desempeño del trabajo. Incluye la información relacionada al desempeño del trabajo respecto a la línea base del cronograma. Las variaciones en las fechas de inicio y finalización y en las duraciones de las actividades. Incluirán el análisis de valor ganado tomando en cuenta la SV y el SPI.

•

Actualización de los documentos del proyecto. Se realizará la actualización de los documentos.

•

Solicitudes de cambio. Se generará un informe con las solicitudes de cambio presentadas e identificarán las acciones preventivas para incluir los cambios aprobados de ser el caso.

46

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto Formato para solicitud de Cambio

SOLICITUD DE CAMBIO

PROYECTO Sistema de Detección Rápida de Enfermedades Infecciosas

TIPO DE CAMBIO

AREA indicar área que solicita el cambio FECHA fecha del solicitud ELABORACION nombre de la persona que solicita el cambio

Propio

Pequeño

Grande

Externo

Mediano

Muy Grande

DESCRIPCION DE LA SOLICITUD DE CAMBIO

Descripción de la razón por la que se está solicitando el cambio

COMENTARIOS

IMPACTOS DEL CAMBIO EN ALCANCE / COSTO / TIEMPO

Indicar los impactos por el cambio solicitado

ALTERNATIVAS Y PROPUESTAS DE SOLUCION PARA MITIGAR IMPACTO

Comentarios y/o anotaciones referentes a la solicitud

Indicar las alternativas o posibles soluciones para mitigar el impacto del cambio

COMENTARIOS

EVALUACION DE LA SOLICITUD (llenado por el revisor) PROCEDE LA SOLICITUD Indicar la razón por la cual se procederá o no al cambio Si

LISTA DE APROBADORES Comentarios de los aprobadores y/o revisor

No PLAN DE IMPLEMENTACION

FECHA DE IMPLEMENTACION Indicar fecha de implementacion

Indicar el plan para la implementación del cambio de ser factible

CUMPLIMIENTO DE IMPLEMENTACION A Tiempo

•

Retrasado

Modificado

Informes de avance del proyecto y actividades. Mediante reportes con el formato establecido se permitirá identificar si existen variaciones en el cronograma e imprevistos que surgieron durante la semana.

47

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto Formato de Informe semanal de avance

INFORME SEMANAL DE AVANCE

PROYECTO Sistema de Detección Rápida de Enfermedades Infecciosas

AVANCE

AREA indicar área que reporta avance FECHA fecha del reporte ELABORACION nombre de la persona que realizo el reporte de avance

SEMANAL: indicar %

%

ATRASADO: indicar %

%

ACUMULADO: indicar %

%

SEMANA: indicar # de semana

DESCRIPCION TRABAJO SEMANAL

Breve descripción de los trabajos que se realizaron durante la semana. El reporte se elaborará finalizando la semana de trabajo.

ACTIVIDADES COMPLETADAS

% AVANCE

Listar actividades de la semana acorde al cronograma

% PENDIENTE

RESTRICCIONES O IMPREVISTOS

Regla 20/80

Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4

Indicar si existio algún imprevisto o se presento alguna restricción para la semana de trabajo

Actividad 5 Actividad 6 Actividad 7 Actividad 8 Actividad 9 HITOS MENSUALES Indicar los hitos mensuales correspondientes Hito 1 Hito 2

PROXIMO

FINALIZADO

RETRASADO

RESTRICCIONES O IMPREVISTOS

Indicar el estado Indicar si existio algún imprevisto o se presento alguna restricción que afecten los hitos indicados

Hito 3 Hito 4 COMENTARIOS

Indicar comentarios y/o anotaciones

RELEVANCIA SEMANA PROXIMA

Indicar actividades, recursos, entregables relevantes para la siguiente semana

48

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

7

8

Conclusiones -

El proceso de Planificación de la Gestión del Cronograma termina con el entregable principal del Plan de Gestión del Cronograma, en el cual se definen las políticas para la gestión y elaboración del cronograma. De igual forma nos indica los procesos y procedimientos para la gestión del cambio.

-

El proceso de definir las actividades nos permitirá indicar todas las actividades de los paquetes de trabajo, mediante esta lista podemos identificar atributos, restricciones y supuestos, estas actividades nos permitirán desarrollar adecuadamente los siguientes procesos para el desarrollo del cronograma.

-

En el proceso de secuenciar las actividades, se establecen las relaciones lógicas y dependencias entre las actividades, permitiendo relacionar de manera correcta todas las actividades del cronograma.

-

En el proceso de Estimar la duración de las actividades, utilizamos diversas técnicas para tener un valor o un rango, al tener la lista de actividades detallada, estos valores pueden ser muy confiables y generar menos incertidumbre en el cronograma.

-

En el proceso de desarrollar el cronograma, el principal entregable es la línea base del cronograma y el cronograma, en este proceso se colocan las fechas a las actividades, es conveniente realizar el desarrollo con un software adecuado para poder gestionar el seguimiento de una manera eficiente y adecuada.

-

El proceso de controlar el cronograma, nos indica la frecuencia y las variables que se evaluarán en este proceso, este proceso se realiza durante toda la ejecución del proyecto.

-

La gestión del cronograma se desarrollará durante todo el proyecto, generando diversos modelos de cronograma y representaciones las cuales irán modificándose y evolucionando a lo largo del proyecto.

Recomendaciones -

Es conveniente detallar e indicar todos los elementos adecuados en el Plan de Gestión del Cronograma, ya que este será la guía y base para el desarrollo del proceso, de igual forma para cualquier controversia durante el desarrollo del proyecto, este plan permite gestionar los cambios y nos da respuesta a diversas preguntas o diferencias que puedan surgir durante el proyecto referentes al cronograma y su gestión.

-

Al listar las actividades adecuadamente y a un nivel de detalle nos permite identificar los recursos, supuestos restricciones y demás que puedan presentarse en cada actividad, de esta forma tendremos un mejor control de los riesgos que se han podido percibir y una mayor probabilidad de éxito en el proyecto.

-

Al realizar la secuencia y duración de las actividades se deben de elegir técnicas y herramientas adecuadas para el desarrollo de los procesos, ya que si la secuencia de las actividades se encuentran en un orden incorrecto, esto puede generar grandes modificaciones en el cronograma, de igual forma si se establecen valores para las actividades erróneos el impacto en el cronograma será mayor.

49

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

9

-

Es conveniente tener un registro de todos los datos y operaciones para las estimaciones, ya que durante el control de las actividades pueden surgir controversias, de igual forma al tener identificados los riesgos y estimaciones podemos enfocarnos en las actividades de mayor influencia en el proyecto.

-

Controlar el cronograma de manera constante y comparando el estado actual con lo planificado nos permite obtener lecciones aprendidas, datos verídicos y data en general para el desarrollo de siguientes proyectos. Controlando el cronograma podemos identificar si los cálculos o métodos de estimación fueron los adecuados, con dichos resultados es conveniente generar las lecciones aprendidas.

-

Es una buena práctica realizar fast tracking cuando tenemos que comprimir el cronograma siempre y cuando las actividades lo permitan, de igual forma debemos de anotar donde se realizó esta compresión para poder llevar un seguimiento adecuado y tomar acciones frente a los posibles riesgos que se han incrementado en el proyecto.

Bibliografía

Project Management Institute, Inc., (2017), Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos – Guía del PMBOK, Sexta Edición, Pensilvania, EEUU: Project Management Institute, Inc. Pablo Lledo, (2013), Director de Proyectos: Como aprobar el examen PMP sin morir en el intento, Segunda Edición, BC, Canadá: Pablo Lledo. Presentaciones de las sesiones en clase del curso “Gestión del Cronograma” – Ing. Juan Vélez Piedra.

50

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

10 Anexos Anexo 1

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO CÓDIGO G1-001 versión 1.0

PROYECTO

EBIOPHY: Sistema infecciosas.

PATROCINADOR

-Anneth Rios - Gerente General – BIODYNAMOLS (Empresa ejecutora del proyecto, cuyo interés es la comercialización del sistema) -Carlos Raymundo – Coordinador Dirección de Investigación – Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas UPC (Socio estratégico que brindará los espacios físicos necesarios para llevar a cabo las investigaciones, cuyo interés es la obtención de Propiedad Intelectual que se logre en el desarrollo del sistema) -Mark Shumbera – CEO de AM-Biotechnologies LLC (Socio estratégico que aportará con la sintonización de las moléculas inteligentes, cuyo interés es la obtención de licencias de uso sobre las moléculas patentadas)

PREPARADO POR:

Dr. Pohl Milón (Gerente del Proyecto)

FECHA

20

11 16

REVISADO POR:

Anneth Rios (Gerente General de FECHA BDM)

22

11 16

APROBADO POR:

Anneth Rios (Gerente General de FECHA BDM)

24

11 16

REVISIÓN (Correlativo)

01

de

detección

rápida

de

enfermedades

DESCRIPCIÓN (REALIZADA POR)

FECHA

(Motivo de la revisión y entre paréntesis quien la realizó)

(de la revisión)

Actualización del POP (Plan Operativo del Proyecto), planteada por el Gerente del Proyecto Dr. Pohl Milón y la 17 Monitora de CIENCIACTIVA.

01 17

BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO (Características, funcionalidades, soporte entre otros)

EBIOPHY es un sistema de detección rápida de enfermedades infecciosas que afectan mayormente a las poblaciones vulnerables, tales como: Malaria, Dengue, Chagas, Chikunguña, Tuberculosis y Leishmaniasis para el sector Salud; y Newcastle, Salmonella y Laringotraqueitis aviar para el sector Avícola. El sistema utiliza un Biochip programado molecularmente para desarrollar señales en función de la presencia de elementos característicos de patógenos microbianos. El sistema consta de un Lector Óptico, un test de diagnóstico, una plataforma de almacenamiento y gestión de información denominado BioCloud, estos componentes interactúan analizando las muestras biológicas y se conectan mediante cualquier

51

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

dispositivo móvil como celulares, tablets y laptops a través de bluetooth permitiendo almacenar y gestionar la información. En el año 2014 se participó de la convocatoria Ideas Audaces I de Grand Challenges Canadá que estuvo administrado por CIENCIACTIVA, se postuló con el proyecto Sistema de Detección Rápida de enfermedades infecciosas, el fondo financiado fue de 100,000.00 dólares canadienses, siendo eBioPhy uno de los beneficiados. En esta primera fase se buscaba desarrollar la prueba de concepto del sistema con énfasis en la producción de las moléculas inteligentes. La primera fase se cerró satisfactoriamente en diciembre del 2016, obteniendo resultados favorables que justificaban la realización de la fase II. En diciembre del 2016 el proyecto obtuvo financiamiento del fondo Ideas audaces II, financiado por FONDECYT (Fondo Nacional de Desarrollo Científico, Tecnológico y de Innovación Tecnológica) y administrado por “CIENCIACTIVA” por el monto de S/ 1 299 326.81 soles. En esta etapa se busca desarrollar y validar el sistema que está compuesto por: Lector óptico, Test de diagnóstico y BioCloud, esta segunda etapa está programada para cerrar el 12 de enero del 2019. Una de las restricciones para ser uno de los beneficiarios de este fondo fue conseguir un aporte no monetario del 100%, es por ello que generamos alianzas con UPC y AM-BIOTECHNOLOGIES LLC. Con los resultados obtenidos en la fase II, se elaborará el modelo de negocio y todos los estudios de mercado correspondientes en la fase III e iniciar la etapa de certificación (fase IV) para poder comercializar eBioPhy. ALINEAMIENTO DEL PROYECTO 1. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ORGANIZACIÓN (A qué objetivo estratégico se alinea el proyecto)

1. Llegar al 2025 con una participación de mercado de 10% en el sector de tamizaje y diagnóstico de enfermedades infecciosas a nivel nacional. 2. Registrar un ROI (Retorno sobre la inversión) de 10% para fines del 2020. 3. Registrar S/ 20,000.00 en ventas hasta fines del 2018.

2. PROPÓSITO DEL PROYECTO (Beneficios que tendrá la organización una vez que el producto del proyecto esté operativo o sea entregado)

1. Contar con un sistema de detección de enfermedades infecciosas validado a fines del 2018, obteniendo de un Lector óptico, Tests diagnóstico (para el sector salud y el sector avícola) y el BioCloud. El cual se debe certificar e iniciar su comercialización en el 2020. 2. Implementar la plataforma BioCloud, de tal forma que se pueda brindar el servicio de administración y gestión de información a partir del primer trimestre del 2018. 3. Lograr la obtención de 5 patentes con cobertura nacional e internacional, a diciembre del 2018. 4. Producir 45 moléculas inteligentes que permitan detectar la presencia de: Malaria, Dengue, Chagas, Chikunguña, Tuberculosis y Leishmaniasis para el sector Salud; y Newcastle, Salmonella y Laringotraqueitis aviar para el sector Avícola.

52

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

3. OBJETIVOS DEL PROYECTO (Principalmente en términos de costo, tiempo, alcance, calidad)

• Establecer una alianza estratégica con un usuario potencial relacionado al sector Salud y dos entidades del sector productivo, para validar el sistema a fines del 2018. • Cumplir con los entregables propuestos en el Plan Operativo del Proyecto (POP) entre enero 2017 y enero 2019. Referentes al desarrollo del Sistema de detección Fase II. • Ejecutar el presupuesto asignado de S/ 1´299,326.81 soles por FONDECYT a través de CIENCIACTIVA, y la contrapartida de S/ 1´300,000.00 que asumirán los socios estratégicos (Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas y AM-Biotechnologies LLC), deberá ser ejecutado en su totalidad desde el 13 de enero del 2017 hasta el 12 de enero del 2019. • Asegurar que el proceso de desarrollo e implementación se llevará a cabo tomando en cuenta los protocolos de laboratorio necesarios, normativas vigentes al 2018 y respetando la propiedad intelectual de los interesados. 4. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO (Componentes o características que deben cumplirse en el proyecto para considerarlo exitoso)

Lector óptico validado

Test de validado

Desarrollar y validar el lector óptico que permita leer el test y capturar la imagen para ser evaluada en el BioCloud, con el cual se debe conectar mediante Bluetooth. Debe ser Fácil de transportar y utilizar.

Desarrollar y validar el test de diagnóstico que reaccione a la presencia de las enfermedades: Malaria, Dengue, Chagas, Chikunguña, Tuberculosis y Leishmaniasis para el sector Salud; y Newcastle, diagnóstico Salmonella y Laringotraqueitis aviar para el sector Avícola. La reacción será medida por la florescencia la cual se verá en la captura de imagen que hará el lector óptico. Cada test podrá identificar hasta tres enfermedades con una sola muestra.

BioCloud validado

Diseñar, desarrollar y validar el BioCloud. La cual debe permitir administrar y gestionar la información de manera didáctica y en tiempo real.

Sistema eBioPhy

Validar el funcionamiento del sistema de manera conjunta, que permita detectar las enfermedades especificadas en menos de 30 minutos, de manera certera y con 2% de probabilidad de falsos negativos o positivos.

Registro de Intelectual

Registrar como mínimo 5 solicitudes de Propiedad Intelectual, dentro de las cuales se puede Propiedad considerar: Registro de marca, solicitud de patente de invención, solicitud de patente de modelos de utilidad.

53

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

Se llegó a un acuerdo con AM-Biotechnologies y la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas para convertirlos en nuestros socios inteligentes.

Según las Bases integradas del concurso: IDEAS AUDACES PERU 2014-FASE II, en los criterios de elegibilidad de la entidad solicitante, el numeral 4 establece que se debe contar por lo menos un socio inteligente (a través de una carta de expresión de interés).

Aporte No-Monetario oportuno de AM-Biotechnologies y la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas.

Que los socios cumplan con su compromiso de aportar en conjunto S/.1,300,000 soles, como aporte No-Monetario. De lo contrario BIODYNAMOLS deberá devolver el monto total o parcial financiado por FONDECYT.

Mantener una relación cooperativa con los socios Mantener una buena estratégicos e involucrarlos con el desarrollo del relación con los socios proyecto con el fin de que sigan contribuyendo en la estratégicos. fase III y IV. EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO 5. FASES DEL PROYECTO (Agrupamiento lógico de actividades relacionadas que usualmente culminan elaborando un entregable principal, que requiere su aprobación para iniciar la siguiente Fase)

6. PRINCIPALES ENTREGABLES (Un único y verificable producto, resultado o capacidad de realizar un servicio que debe ser elaborado para completar un proceso, una fase o un proyecto)

Dirección del Proyecto: Planificación • Acta de Constitución • Plan de Gestión del Alcance • Línea Base del Alcance • Plan de Gestión del Cronograma • Plan de Gestión de Costos • Manual de Gobernanza • Plan de Gestión de Requisitos • Informe Técnico – Financiero Desarrollo y validación del Sistema de Diseño o conceptualización: (etapa1) Detección de Enfermedades Infecciosas. • Diseño de lector óptico. (Fase II) • Diseño de prueba de concepto de los aptámeros (Investigación). • Diseño de Software. • Diseño del test de detección Desarrollo tecnológico: (etapa 2) • Prototipo de lector óptico. • Desarrollo de aptámeros. (Investigación) • Versión beta de Software. • Desarrollo del test de detección

54

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

Validación: (etapa 3) • Validación de aptámeros en laboratorio. Estabilidad de las moléculas. Reacción con muestras ideales. Reacción con muestras de sangre reales. • Validación del Sistema de Detección en campo. Validación realizada por el equipo de laboratorio. Validación realizada por terceros (especialistas médicos). Propiedad Intelectual: (etapa 4) • Solicitudes de Propiedad Intelectual presentadas. • Solicitudes de Propiedad Intelectual registradas. Cierre de proyecto: (etapa 5) • Informe de resultados finales. • Informe Técnico-Financiero de los resultados obtenidos. 7. INTERESADOS CLAVE (Persona u organización que está activamente participando en el proyecto o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o negativamente por le ejecución del proyecto o por el producto que elabora)

BIODYNAMOLS CONCYTEC AM-BIOTECHNOLOGIES Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas - UPC Ministerio de Salud (MINSA) Dirección General de Medicamentos, Insumos y Drogas - DIGEMID Dirección General de Salud Ambiental e Inocuidad Alimentaria - DIGESA SUPERGEN ABBOT Centro de Investigación de la Papa – CIP Centro de Investigación del Cacao – CIC Centros Médicos Privados Ministerio de Agricultura y Riego – MINAGRI SUNAT ADUANAS PRODUCE FDA Organización Mundial de la Salud (OMS) DIRECTOR DEL PROYECTO MERCK PERUANA SA BELOMED INDECOPI

55

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo – MINTRA Ministerio del Ambiente – MINAM Gestor de CTI – BIODYNAMOLS 8. RIESGOS DE ALTO NIVEL (Evento o condición incierta que, si ocurriese, tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetivos del proyecto)

• • • • • • •

Que las tecnologías seleccionadas para desarrollar las moléculas inteligentes no sean las adecuadas y no se logren los resultados necesarios. Que CIENCIACTIVA no ejecute el segundo desembolso y cierre el fondo. La compra de AM-BIOTECHNOLOGIES, lo que podría generar una renegociación de las condiciones con los nuevos dueños. Generar el interés del MINSA sobre los beneficios del Sistema EBIOPHY, para poder validar el funcionamiento en algunas DIGESAS, de lo contrario no podremos validarlo en la red de salud pública. Dificultad para comprar los insumos necesarios, ya que hay pocos proveedores especializados que cuentan con los permisos de importación, que a su vez dependen de sus proveedores internacionales. Riesgo de que ocurran falsos positivos del sistema, superiores a lo permitido según las normas actuales de DIGEMID. Que no se logre un eslabonamiento entre los tres componentes del Sistema de Detección rápido de enfermedades infecciosas.

9. HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO (Evento mediante el cual se aprueba un entregable significativo del proyecto POR UNA AUTORIDAD, debe tener una fecha)

DECLARACION

AUTORIDAD

FECHA

Entregables Hito 1: Diseño de prueba de Director del Proyecto. concepto de los aptámeros (Investigación), 12/04/2017 (Director Científico) aprobado.

Patrocinador (Gerente Entregables Hito 2: Diseño de lector óptico, General de diseño del BioCloud y diseño del test de BIODYNAMOLS). 12/09/2017 detección, aprobados. Director del Proyecto (Director Científico) Patrocinador (Gerente Entregables Hito 3: Plataforma BioCloud General de beta de EBIOPHY implementada, 15 BIODYNAMOLS). 12/12/2017 moléculas inteligentes (aptámeros) Monitor de identificadas y aprobadas. CIENCIACTIVA Patrocinador (Gerente Entregables Hito 4: Primer prototipo del General de lector óptico y de los tests de diagnóstico BIODYNAMOLS). 12/01/2018 aprobados. Monitor de CIENCIACTIVA

56

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

Entregables Hito 5: Validación de uso (focus group) de la plataforma cloud, y del lector óptico y test de diagnóstico, 15 Moléculas inteligentes Identificadas y aprobadas.

Patrocinador (Gerente General de BIODYNAMOLS). Monitor de CIENCIACTIVA

12/04/2018

Entregables Hito 6: Prototipo final del lector óptico y los test de diagnóstico, versión final de la plataforma BioCloud y 15 Moléculas inteligentes Identificadas y aprobadas.

Patrocinador (Gerente General de BIODYNAMOLS). Monitor de CIENCIACTIVA

12/07/2018

Patrocinador (Gerente Entregables Hito 7: Validación del Sistema General de eBioPhy, en laboratorio y en campo, tanto BIODYNAMOLS). en el sector avícola como salud. Monitor de CIENCIACTIVA

12/11/2018

Entregable Hito 8: Cinco solicitudes de Monitor patentes presentadas y registradas. CIENCIACTIVA

12/12/2018

Entregable Hito 9: Informes de resultados Director finales e Informe Técnico Financiero FONDECYT aprobados.

de

Ejecutivo

12/01/2019

10. PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Entregables importantes del proyecto y su costo)

Diseño o conceptualización:

S/

93,838.05

Diseño de lector óptico.

S/

26,009.51

Diseño de prueba de concepto de los aptámeros (Investigación).

S/

19,809.51

Diseño de Software.

S/

28,009.51

Diseño del tests de detección

S/

20,009.51

Desarrollo tecnológico:

S/ S/

2,117,472.47 149,387.87

S/

117,359.85

S/

1,639,785.01

S/ S/

119,799.87 91,139.87

Equipos y Bienes Duraderos Prototipo de lector óptico. Desarrollo de (Investigación) Versión beta de Software.

aptámeros.

Desarrollo del tests de detección

57

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

Validación:

S/ S/

179,016.33 106,532.67

S/

72,483.67

Presentación de solicitudes de PI

S/ S/ S/

187,999.20 119,049.60 68,949.60

TOTAL, DE COSTOS Y GASTOS

S/

2,578,326.06

Validación de aptámeros en laboratorio: Validación del Sistema de Detección en campo: Propiedad Intelectual (PI) Redacción de solicitudes de PI

11. REQUERIMIENTOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO (Quién evalúa los FCE, decide el éxito del proyecto y quien cierra el proyecto)

Evaluador

FCE (Ver punto 4)

(Nombres apellidos y cargo)

Lector óptico, Test de Diagnóstico

Ana María Ponce, Monitora asignada de CIENCIACTIVA – CONCYTEC.

BioCloud

Ana María Ponce, Monitora asignada de CIENCIACTIVA – CONCYTEC.

Sistema eBioPhy

Ana María Ponce, Monitora asignada de CIENCIACTIVA – CONCYTEC.

Registro de Propiedad Intelectual

Ana María Ponce, Monitora asignada de CIENCIACTIVA – CONCYTEC.

Haber cumplido con todos los entregables en la fecha establecida en el POP.

Ana María Ponce, Monitora asignada de CIENCIACTIVA – CONCYTEC.

Haber ejecutado el 100% presupuesto subvencionado.

Ana María Ponce, monitora

del

Firma el Cierre del Proyecto (Nombres apellidos y cargo)

Adolfo Miguel López Bustillo - Director Ejecutivo (FONDECYT)

58

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

asignada de CIENCIACTIVA – CONCYTEC. AM-Biotechnologies y la Ana María Universidad Peruana de Ciencias Ponce, monitora Aplicadas. (Aliados estratégico) asignada de deben cumplir con el aporte NoCIENCIACTIVA – Monetario de S/1,300,000.00 hasta CONCYTEC. diciembre del 2018. Aporte No-Monetario oportuno de Ana María AM-Biotechnologies y la Ponce, monitora asignada de Universidad Peruana de Ciencias CIENCIACTIVA – Aplicadas. CONCYTEC. 12. GERENTE DE PROYECTO ASIGNADO AL PROYECTO (Nombres apellidos y cargo de la persona asignada como gerente del proyecto)

Pohl Milón, Gerente de Operaciones e Investigador Principal 13. AUTORIDAD ASIGNADA (Autoridad asignada al gerente del proyecto para el uso de recursos)

-

Contratar personal. Decidir sobre los insumos o materiales que se deben comprar. Negociación con proveedores. Compra directa hasta S/ 1,000.00

59

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto Anexo 2

PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE PROYECTO: GERENTE: PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

REVISIÓN (Correlativo)

01

CÓDIGO G1-001 versión 1.0 SISTEMA DE DETECCIÓN DE ENFERMEDADES INFECCIOSAS - EBIOPHY PhD. Pohl Milón (Gerente del Proyecto) PhD. Pohl Milón (Gerente del Proyecto) FECHA 18 01 17 Anneth Rios (Gerente General de FECHA 18 01 17 BDM) Anneth Rios (Gerente General de FECHA 18 01 17 BDM)

DESCRIPCIÓN (REALIZADA POR)

FECHA

(Motivo de la revisión y entre paréntesis quien la realizó)

(de la revisión)

Avance de los entregables para 12 de enero del 2018 15 01 18 (Gerente de Proyecto con la Monitora de CIENCIACTIVA CONCYTEC y la Gerente General de BDM).

1. Describir cómo será administrado el alcance del Proyecto A. Definición del Alcance: •

El Director del Proyecto será responsable de gestionar y hacer seguimiento a la línea base del alcance.

•

Reunirse con la Monitora del Proyecto, funcionaria del Consejo Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación – CONCYTEC, la Gerente General de BIODYNAMOLS, el CEO de AM-Biotechnologies y el Vicerrector de Investigación de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas; para validar los requisitos solicitados.

•

El equipo de proyecto será el responsable de definir el alcance, para lo cual: Analizarán los servicios que se requieren contratar para alcanzar los objetivos, se analizará el Acta de Constitución, se utilizará juicio de experto convocando a personas con experiencia en Biología Molecular, Nanotecnología, Bioquímica, Desarrollo de Software y Diseño Industrial, se realizará el análisis de interesados y se tomaran en cuenta las lecciones aprendidas en proyectos similares. Finalmente se obtendrá el enunciado del alcance el cual tendrá los objetivos, requisitos, restricciones y criterios de aceptación para asegurar la calidad del Sistema de Detección.

60

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

B. Crear, mantener la EDT y su diccionario de EDT: •

La verificación del cumplimiento del alcance se hará en base al enunciado del alcance, diccionario de la EDT y EDT.

•

La EDT será diseña por el Gerente de Proyecto en compañía con los miembros del equipo de proyectos. Para lo cual se consultará el juicio experto de investigadores o especialistas con experiencia en proyectos similares.

•

La propuesta de EDT será revisada por el equipo de Proyectos y aprobada por la Gerente General de BDM.

•

En base a la EDT se elaborará el diccionario de la EDT, detallando los paquetes de trabajo.

C. Validación de entregables: •

El Director del Proyectos verificará los hitos internos para asegurar el control del alcance.

•

El Director del Proyectos verificará y presentará los entregables pactados por cada etapa (4 etapas de 6 meses cada una).

•

El Gerente General de BDM verificará y aprobará los Informes Técnico y Financiero, y los informes que sustenten el cumplimiento de cada entregable, los cuales se deben entregar a la Ing. Ana María Ponce - Monitora del proyecto por parte de CIENCIACTIVA al finalizar cada etapa del proyecto, para la validación de cumplimiento.

•

El Director del Proyecto hará seguimiento de la hoja de observaciones y mejoras de los informes hasta su aceptación total.

•

Una vez aceptados los informes se elaborará un acta de aceptación del mismo con la firma del Director del Proyecto, la Gerente General de BDM y la Ing. Ana María Ponce - Monitora del proyecto por parte de CONCYTEC.

61

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto 2. Evaluar la estabilidad del alcance del proyecto (cómo manejar los cambios, la frecuencia e impacto de los mismos) El proceso que sigue la evaluación e implementación de un cambio es el siguiente: 1. Identificación de la necesidad de hacer un cambio. 2. Las solicitudes de cambios deberán ser presentados mediante los formatos establecidos. 3. Las solicitudes de cambio serán evaluadas por el Director del Proyecto y la Gerente General de BDM antes de su aprobación. Para lo cual se tomará en cuenta el costo en el que se implicaría, las variaciones en el tiempo de ejecución y el efecto en los recursos. 4. Se generará una lista de alternativas de solución, cada una de ellas con su impacto en tiempo y costo, para ser evaluadas con la Monitora de CIENCIACTIVA. 5. Al finalizar la reunión de análisis de alternativas se decidirá la mejor opción, la cual se especificará en un acta que será firmada por el Director de Proyecto y la Monitora en representación de CIENCIACTIVA. 6. De ser necesario, se generará una Adenda al contrato, con las especificaciones necesarias y considerando los cambios en costo y tiempo. 7. Se generará un plan de implementación del cambio el cual será presentado por el Director de Proyecto y aprobado por la Monitora del Proyecto. 8. Mensualmente se hará seguimiento del estado de los cambios y el impacto que generarán en el Desarrollo e Implementación del Sistema de Detección del Enfermedades Infecciosas. 9. Se generará una carpeta que contendrá: La solicitud de cambio, las alternativas planteadas, el acta de aceptación y el plan de implementación.

62

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto 3. ¿Cómo los cambios al alcance serán identificados y clasificados? Los cambios al alcance se identificarán de la siguiente manera: • •

Las solicitudes serán evaluadas por la Gerente General de BDM, con el fin de verificar si el cambio genera desviaciones en lo avanzado hasta la fecha de solicitud respecto a lo planificado. El Director del Proyecto deberá evaluar si se requieren medidas correctivas y plantear cuales serán dichas medidas, además deberá evaluar su impacto en costo y tiempo.

Los cambios serán clasificados de dos maneras: • •

Aquellos derivados de las desviaciones generadas en el desarrollo del proyecto. Aquellos cambios solicitados por la Monitora de CIENCIACTIVA.

5. ¿Cómo los cambios del alcance serán integrados al proyecto? •

Una vez aprobado el cambio el Director del Proyecto Integrará los cambios a la Línea Base del Alcance del Proyecto.

•

El Director del Proyecto registrará el costo y tiempo que significa la implementación de dicho cambio y planificará su implementación.

•

El Gerente General de BDM aprobará la actualización del Plan para la Dirección del Proyecto.

•

Se comunicará al equipo del proyecto los cambios y la nueva versión del Plan de Dirección del Proyecto.

•

El Director del Proyecto monitoreará la implementación de los cambios, y reportará las acciones y resultados de los mismos.

63

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

Anexo 3

Formato del informe del avance de las actividades

INFORME SEMANAL DE AVANCE

PROYECTO Sistema de Detección Rápida de Enfermedades Infecciosas

AVANCE

AREA indicar área que reporta avance FECHA fecha del reporte ELABORACION nombre de la persona que realizo el reporte de avance

SEMANAL: indicar %

%

ATRASADO: indicar %

%

ACUMULADO: indicar %

%

SEMANA: indicar # de semana

DESCRIPCION TRABAJO SEMANAL

Breve descripción de los trabajos que se realizaron durante la semana. El reporte se elaborará finalizando la semana de trabajo.

ACTIVIDADES COMPLETADAS

% AVANCE

Listar actividades de la semana acorde al cronograma

% PENDIENTE

RESTRICCIONES O IMPREVISTOS

Regla 20/80

Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4

Indicar si existio algún imprevisto o se presento alguna restricción para la semana de trabajo

Actividad 5 Actividad 6 Actividad 7 Actividad 8 Actividad 9 HITOS MENSUALES Indicar los hitos mensuales correspondientes Hito 1 Hito 2

PROXIMO

FINALIZADO

RETRASADO

RESTRICCIONES O IMPREVISTOS

Indicar el estado Indicar si existio algún imprevisto o se presento alguna restricción que afecten los hitos indicados

Hito 3 Hito 4 COMENTARIOS

Indicar comentarios y/o anotaciones

RELEVANCIA SEMANA PROXIMA

Indicar actividades, recursos, entregables relevantes para la siguiente semana

64

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Gestión del Cronograma del Proyecto

Anexo 4 Formato de Solicitud de cambio

SOLICITUD DE CAMBIO

PROYECTO Sistema de Detección Rápida de Enfermedades Infecciosas

TIPO DE CAMBIO

AREA indicar área que solicita el cambio FECHA fecha del solicitud ELABORACION nombre de la persona que solicita el cambio

Propio

Pequeño

Grande

Externo

Mediano

Muy Grande

DESCRIPCION DE LA SOLICITUD DE CAMBIO

Descripción de la razón por la que se está solicitando el cambio

IMPACTOS DEL CAMBIO EN ALCANCE / COSTO / TIEMPO

COMENTARIOS

Indicar los impactos por el cambio solicitado

ALTERNATIVAS Y PROPUESTAS DE SOLUCION PARA MITIGAR IMPACTO

Comentarios y/o anotaciones referentes a la solicitud

Indicar las alternativas o posibles soluciones para mitigar el impacto del cambio

EVALUACION DE LA SOLICITUD (llenado por el revisor) PROCEDE LA SOLICITUD Indicar la razón por la cual se procederá o no al cambio Si

COMENTARIOS LISTA DE APROBADORES Comentarios de los aprobadores y/o revisor

No PLAN DE IMPLEMENTACION

FECHA DE IMPLEMENTACION Indicar fecha de implementacion

Indicar el plan para la implementación del cambio de ser factible

CUMPLIMIENTO DE IMPLEMENTACION A Tiempo

Retrasado

Modificado

65