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• Norka Calderón Quesada

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CICLO PHVA PARA LA MEJORA CONTÍNUA Y RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Código: S/C Versión del documento: 01 Fecha de Aprobación: Página: 1 de 5 Elaborado por: Responsable de Análisis de Procesos

Ciclo PHVA o de Deming Implementación del ciclo PHVA en la Gerencia de Equipos Contenido 1.

Objetivo:.......................................................................................................................................................1

2.

Alcance:.......................................................................................................................................................1

3.

Introducción..................................................................................................................................................1

4.

Definiciones:.................................................................................................................................................1

5.

Descripción:.................................................................................................................................................3

6.

Formato PHVA - Story:..............................................................................................................................15

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1. Objetivo: Aplicar los conceptos establecidos en la metodología del ciclo PHVA para la solución de problemas y mejora continua de procesos.

2. Alcance: Esta implementación tendrá como alcance la mejora de procesos definidos, o la solución de problemas, en el ámbito de competencia de la Gerencia de Equipos.

3. Introducción La metodología PHVA (o PDCA por sus siglas en inglés) proporciona un método de resolución de problemas o la mejora continua de procesos, ya que asegura que se atacan las causas raíces, proporcionando el camino más corto para la resolución de un problema o la consecución de la mejora pretendida. Esta metodología aporta un camino eficaz para erradicar los costes de la no calidad, reduciendo los costos y permitiendo obtener los beneficios requeridos por la compañía. Este ciclo refleja un mecanismo de evolución para la mejora continua. Es un proceso reiterado que busca la mejora en cada ciclo. La filosofía básica del ciclo PHVA es hacer pequeños incrementos en lugar de hacer grandes rupturas a la vez. Mejora continua es el proceso de eliminar defectos, la cual está orientada a facilitar la identificación de mejores niveles de desempeño con la finalidad de alcanzar el estado “cero defectos” y lograr de esta manera la plena satisfacción del cliente. Debido a la variabilidad inherente en los procesos, estadísticamente es imposible alcanzar un nivel de cero defectos, motivo por el cual la mejora debe ser continua y debe existir una actividad interminable.

4. Definiciones: 4.1 Ciclo PHVA: Metodología que se aplica para el mejoramiento continuo, en donde la principal característica es obtener incrementos moderados en la calidad del servicio, de manera sostenida. Fases del ciclo PHVA: a) Planear (Plan): Desarrollar objetivos y planes de implementación (Fase de comprensión e identificación del problema, análisis de causas y planificación de acciones correctivas). b) Hacer (Do): Ejecutar los planes para alcanzar los objetivos determinados en la fase de planificación y recoger datos para evaluar los resultados.

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c) Verificar (Check): Comparar los resultados obtenidos con los esperados, analizando las causas de las desviaciones. d) Actuar (Act): Actuar para eliminar las causas de rendimiento insatisfactorio, o estandarizar los rendimientos óptimos, así como volver a planificar acciones sobre resultados indeseables todavía existentes, volviendo al inicio. Las etapas del ciclo PHVA Fase del ciclo PHVA Planear / Plan Hacer / Do Verificar / Check Actuar / Act

Etapa asociada Etapa 0: Conformación del equipo de trabajo. Etapa 1: Selección del proyecto. Etapa 2: Comprensión de la situación actual. Etapa 3: Análisis. Etapa 4: Acciones correctivas Etapa 5: Resultados Etapa 6: Estandarización Etapa 7: Conclusiones y planes futuros

4.2 Calidad: conjunto de características de un producto, proceso o servicio, que le confieren su aptitud para satisfacer necesidades del usuario. 4.3 Proyecto de mejora: es aquella situación, problema o proceso al que se le debe dar solución, o aumentar su capacidad de satisfacción al cliente. 4.4 Equipo de trabajo: grupo de colaboradores conformado para identificar el proceso, diseñar planes de acción/mitigación, implementar los planes y medir el impacto de los cambios, de tal forma que la mejora sea perceptible, y su eficacia sea sostenida en el tiempo. Estará conformado por

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colaboradores de las áreas involucradas y que tengan pleno conocimiento del problema o proceso a mejorar. 4.5 Líder de proyecto de mejora: colaborador encargado de dirigir y moderar, durante todo el proceso, las reuniones de trabajo, así como el guiar al Equipo de trabajo en todo el proceso del ciclo PHVA. 4.6 Reuniones de trabajo: sesiones en donde el Líder de proyecto y el Equipo de trabajo aplican los pasos estipulados en el ciclo PHVA. 4.7 Lluvia de ideas (Brainstorming): técnica con la cual los asistentes a las reuniones de trabajo exponen ideas particulares relevantes para encontrar las posibles causas que contribuyen directa o indirectamente a ocasionar los problemas. 4.8 PHVA – Story: Formato utilizado para guardar la trazabilidad de las acciones realizadas en cada fase del ciclo PHVA, sobre las acciones de mejora propuestas y su posterior implantación. Este documento no estará firmado por ningún integrante del Equipo de trabajo, puesto que es el resultado del grupo.

5. Descripción: 5.1 Lineamientos generales:  Para una exitosa implementación de esta metodología, debe observarse lo siguiente: -

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-

Concienciación y convencimiento de la gerencia: la dirección debe confiar y estar convencida de su implantación. Además, debe ejercer permanentemente un liderazgo situacional, como impulsores y mantenedores del buen funcionamiento de los Equipos de trabajo. Sin esta condición, todos los esfuerzos serán inútiles. Los Líderes de proyecto de mejora deben ser conocedores de las herramientas de trabajo en equipo, y del manejo de grupos a través de reuniones. No siempre el colaborador de mayor jerarquía será el Líder de proyecto. Selección de temas prioritarios: en una primera etapa, se eligen temas prioritarios, o pequeñas áreas de la gerencia, en donde empezar a aplicar la metodología. Estas áreas deben ser elegidas atendiendo a criterios de facilidad, es decir, aquellas en donde las posibilidades de éxito son más evidentes. Los temas y áreas más complicados serían objeto de posteriores etapas, cuando la gerencia alcance la suficiente experiencia. Los criterios para la selección de los temas a tratar en las primeras etapas, pueden estar relacionados con la urgencia y la importancia de problemas o mejoras detectadas por otras áreas.

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Lanzamiento de los primeros Proyectos de mejora: Se convocará a los primeros Equipos de trabajo, con carácter voluntario. Siempre se tendrá en cuenta que lo importante en estas primeras experiencias es el obtener éxitos, por lo que se comenzará con temas que puedan resultar atractivos y de interés para los colaboradores. Si se realiza el lanzamiento de los primeros proyectos y no se obtiene participación, se dejará pasar algún tiempo y se repetirá el lanzamiento modificando los temas propuestos.

 A cada proyecto de mejora, se le asignará un código para guardar la trazabilidad, de la forma: AA – XXXX – YYY – ZZ Donde: AA:

dos últimos dígitos del año en que se comienza a trabajar en el proyecto de mejora

XXXX: código numérico que indica la instalación afectada en el proyecto de mejora, que para efectos de esta implementación, será el mismo código utilizado para el Centro de emplazamiento en SAP. YYY: siglas que indican el área al cual aplicará el proyecto de mejora (ADM: administrativa, TEC: técnica, GPR: gestión de proyectos). ZZ:

número que indica el correlativo del código.

5.2 Etapas en el Ciclo PHVA 5.2.1 Etapa 0: Conformación del equipo de trabajo: -

-

Los miembros del Equipo de mejora deben ser propuestos por el colaborador que sugiere el Proyecto de mejora. El número de miembros puede oscilar entre 2 y 8, en función de la complejidad e impacto interfuncional del proceso a mejorar. La designación de los miembros, así como la asignación de tareas, es importante para la buena marcha y proceso del proyecto. Deberá existir un Líder de proyecto que oriente y guíe al grupo, fomentando la participación de sus integrantes y mediando en situaciones de conflicto. Será escogido en consenso por los miembros del Equipo de trabajo. En ningún caso ejercerá algún efecto moderador sobre las conclusiones o acuerdos propuestos por el grupo. Este Líder de proyecto no tiene la responsabilidad de valorar ni aconsejar en ningún momento las propuestas derivadas del trabajo del equipo.

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Además, deberá nombrarse entre los asistentes a un Secretario que sea el encargado de trasladar los resultados del Equipo de trabajo a los responsables de cada área para que actúen en consecuencia.

El encargado del formato PHVA – Story (elegido por el Equipo de mejora) será el encargado de completar la información en la hoja Excel, así como de archivar los registros que sustenten Medidas de rendimiento

Inicial

Objetivo

Actual

Porcentaje de mejora