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APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA PHVA PARA UN PROYECTO DE EN UNA EMPRESA CONSTRUCTORA Caruajulca Mercado Airton [email protected]

Universidad Privada del Norte Diplomado en Gestión de la Calidad 2019

1. INTRODUCCIÓN El Dr. Williams E. Deming, físico y matemático americano, trabajó en la década de 1950 en Japón como consejero del censo de este país. Sus conceptos de calidad fueron rápidamente aplicados en Japón en el área industrial y en la alta gerencia. El ciclo, ruta o rueda de Deming, también conocido con la denominación de ciclo de Shewart, ciclo PDCA («plan-do-check-act») o ciclo PHVA (planificar-hacer-verificar-actuar), es uno de los pilares fundamentales para la planificación y la mejora de la calidad que se aplica en la familia de las normas UNIT-ISO 9000 y en las demás normas sobre sistemas de gestión. Este ciclo actúa como una verdadera espiral, ya que al cumplir el último paso, según se requiera, se vuelve a reiniciar con un nuevo plan dando lugar así al comienzo de otro ciclo de mejora. Teniendo en cuenta la renovación constante en terminos de gestión de calidad, la utilización continua del PHVA nos brinda una solución que realmente nos permite mantener la competitividad de nuestros productos y servicios, mejorar la calidad, reduce los costos, mejora la productividad, reduce los precios, aumenta la participación de mercado, supervivencia de la empresa, provee nuevos puestos de trabajo, aumenta la rentabilidad de la empresa. Hidalgo (SN) Ante todo este contexto, en este artículo se analiza como primer aspecto las posibles definiciones del Ciclo de Deming a través de sus cuatro etapas, seguidamente se realiza una aplicación del PHVA en base a los procesos que lleva un proyecto al interior de una constructora, explicando a través de figuras cada fase que conlleva a partir de sus etapas y/o procesos para generar una mayor comprensión y por ultimo se finaliza con las conclusiones del estudio.

2. REVISIÓN LITERARIA 1.1. ¿Qué es el Ciclo de Deming? Según Clares (2005) afirma: “Este ciclo fue desarrollado originalmente por Shewhart, el creador del control estadístico de la calidad, fue popularizado por Deming y a menudo se le llama el Ciclo Deming. Debe su nombre a que contiene las cuatro funciones generales de administración” (p.52). El ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar) es de gran utilidad para estructurar y ejecutar proyectos de mejora de la calidad y la productividad en cualquier nivel jerárquico en una organización. En este ciclo, también conocido como el ciclo de Shewhart, Deming o ciclo de la calidad, se desarrolla un plan (planear), este se aplica en pequeña escala o sobre una base de ensayo (hacer), se evalúa si se obtuvieron los resultados esperados (verificar) y se actúa en consecuencia (actuar). La filosofía de este ciclo lo hace de gran utilidad para perseguir la mejora; y hay muchas metodologías de desarrollo de un proyecto que de alguna forma incorporan la filosofía del ciclo PHVA. (Gutiérrez, 2014, p.120). El uso del ciclo de Deming es importante en cada tarea que se realiza y conducirá a una mejora continua en las metodologías de trabajo. Puede aplicarse a cualquier proceso y puede ser empleado, también, para encontrar las causas especiales detectadas mediante herramientas estadísticas. Figura 1 El ciclo de Deming

Fuente: http://nossadata.datafactory.la/2016/05/27/circulo-de-deming/

1.2. Las cuatro etapas del Ciclo de Deming: Planificar: En esta etapa es establecer los objetivos y procesos de la organización para obtener información hacia donde tenemos que llegar, implementando la mejora. También es necesario comprender las necesidades de los clientes, así como también conseguir todos los datos suficientes y útiles. La planificación consta de las siguientes etapas: -

Análisis de la situación actual o diagnostico

-

Establecimiento de principios y objetivos

-

Fijación de los medios para lograr los objetivos

-

Adjudicación de los recursos para gestionar los medios.

Hacer: implementar los procesos. Es ejecutar y aplicar las tareas tal como han sido planificadas. Es poner a prueba e implementar la mejora y verificando los problemas para poder solucionarlos, lo cual nos llevara a un mejor desempeño en la organización y así empezar a utilizar los nuevos procesos establecidos. Verificar: En esta etapa se verifica y analiza los datos obtenidos para preguntarnos y poder responder a la siguiente pregunta: ¿Hemos logrado alcanzar los resultados deseados o anhelados?, dependiendo la respuesta de la pregunta si no es lo que esperábamos comprobar si ha ocurrido algún error o problemas, para realizar una mejora y así solucionarlo lo más rápido posible. Realizar el seguimiento y medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar los resultados. Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos. Si hay que modificar el modelo, ello remite nuevamente a la etapa de planificación. A los efectos de su uso como herramienta se recomienda seguir las siguientes etapas para la aplicación del ciclo de Deming: Etapa 1: Estudiar un proceso y decidir cuál cambio podría mejorarlo. En esta etapa es recomendable hacerse preguntas como las siguientes: -

¿Cuáles podrían ser los logros más importantes de esta prueba?

-

¿Qué cambios podrían ser deseables?

-

¿Qué resultados son fáciles de alcanzar?

-

¿Es necesario hacer nuevas observaciones?

Etapa 2: Efectuar las pruebas o hacer el cambio, de preferencia a escala piloto. En esta etapa es fundamental conseguir resultados que puedan ser ordenados y analizados rápidamente obteniendo la información deseada. Etapa 3: Observar los efectos. Etapa 4: Verificar qué cosas se aprendieron y repetir la prueba, de ser posible en condiciones diferentes (ambiente, personal, metodología operativa, etc.). Observar la posibilidad de que ocurran cambios secundarios. El ciclo se debe girar continuamente, de modo que al final se alcance el objetivo inicial establecido en la etapa 1. 3. APLICACIÓN PARA FUTURAS INVESTIGACIONES A continuación se presenta un estudio con la metodología del PHVA hacia una constructora teniendo en cuenta lo dicho anteriormente sobre la perspectiva diferente que tiene cada organización en relación a sus procesos, este enfoque esta dado en base a fases o etapas, a una planeación y a los mismos procesos dentro de una empresa constructora. 3.1. Aplicación del PHVA en una empresa constructora Proyecto De acuerdo con la definición de Sapag y Nassir (2008), un proyecto no es más que la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema pendiente por resolver, entre tantos. Cualquiera que sea la idea que se pretende implementar, la inversión, la tecnología por aplicar, ella conlleva necesariamente a la búsqueda de proposiciones coherentes designadas a resolver las necesidades de la persona humana. Según el Proyect Management Institute (2008), un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único, Su naturaleza indica un principio y final definido. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto. Etapas o fases de los proyectos

Figura 2 Fases básicas de un proyecto

Fuente: tomado de: Guido y Clemens, 1999 y adaptado por el autor En la figura 2 se encuentran las cuatro fases básicas del ciclo de vida del proyecto y la cantidad relativa de acciones y tiempo dedicados a cada fase. Según el proyecto se desplaza a través de su ciclo de vida, diferentes organizaciones, personas y recursos desempeñan papeles dominantes. Primera fase: identificación de la necesidad. Los proyectos “nacen” cuando el cliente, las personas o las organizaciones identifican una necesidad, un problema o una oportunidad y deciden involucrar los fondos y recursos para satisfacerla. Segunda fase del ciclo de vida del proyecto es el desarrollo de una propuesta para solucionar la necesidad o el problema. Esta fase da como resultado la presentación de una propuesta al cliente por parte de una o más personas u organizaciones (contratistas). En esta fase el esfuerzo del contratista es predominante. Los contratistas interesados en contestar a la SPD (solicitud de propuesta) quizá dediquen varias semanas a desarrollar enfoques para solucionar el problema, estimar el tiempo que haría falta para diseñar y poner en práctica la solución propuesta. Cada contratista documenta esta información en una propuesta por escrito y la entrega al cliente. Después de que el cliente evalúa las presentaciones y soluciona la propuesta ganadora, el cliente y el contratista ganador negocian y firman un contrato. Tercera fase del ciclo de vida del proyecto es la puesta en práctica de la solución propuesta. Esta fase se inicia después de que el cliente decida cuál de las soluciones propuestas satisface mejor la necesidad. Esta fase, conocida como “desarrollar el proyecto”, incluye hacer la planeación detallada del proyecto y después poner en práctica ese plan para lograr el objetivo del proyecto. Durante esta etapa se utilizaran diferentes tipos de recursos. Esta fase da como resultado el logro del objetivo del proyecto, dejando al cliente satisfecho de que el alcance total del trabajo se completó con calidad, dentro del presupuesto y a tiempo.

La fase final del ciclo de vida del proyecto es terminarlo. Cuando un proyecto está terminado se necesita realizar ciertas actividades de cierre, por ejemplo, confirmar que: 

Todas las entregas se han hecho al cliente y han sido aceptadas por él.



Que se han cobrado todos los pagos y que se han pagado todas las facturas. Durante esta fase, una tarea importante es avaluar el desempeño del proyecto con

el fin de aprender que se puede mejorar si se llevara a cabo un proyecto similar en el futuro. Esta fase incluye obtener: 

Retroalimentación del cliente para determinar su nivel de satisfacción para saber si el proyecto cumplió con sus expectativas.



También se debe obtener retroalimentación del equipo del proyecto en la forma de recomendaciones, para mejorar el desempeño de proyectos en el futuro. Los ciclos de vida de los proyectos varían en duración. Van desde algunas semanas

hasta años, dependiendo del contenido, complejidad y magnitud del proyecto. Es más, no todos los proyectos pasan formalmente a través de las cuatro fases del ciclo de vida del proyecto. En general, el ciclo de vida del proyecto se sigue de manera más formal y estructurada cuando el proyecto se realiza en un ambiente de negocios. Tiende a ser menos formal cuando el proyecto lo lleva a cabo una sola persona o un grupo de voluntarios. Los proyectos tienen una característica: tienen un principio y un fin. Esto diferencia la administración de proyectos de la administración. Hacia el interior de un proyecto se encuentran partes o componentes tradicionales de la administración como: planificación, ejecución y control. De este modo se puede comprender por procesos tradicionales de la administración, la secuencia de actividades que ocurren desde el principio, pasando por la planificación, la ejecución y el control finalizando con el cierre del proyecto. En la figura 3 se observa las etapas tradicionales de los proyectos y la lógica temporal de los mismos. Figura 3 Etapas en los procesos tradicionales de un proyecto

Fuente: Lledo P., Rivarola G., Mecaru R. y Cucchi D. (2006)

Uno de los errores más comunes en que se incurre a la hora de planificar y ejecutar un proyecto es ordenarlos en forma de “vagones de tren” de manera secuencial y no de forma superpuesta, lo cual genera costos de agenda, que son elevados al momento de ejecutarlos (Lledo P., Rivarola G., Mecaru R., Cucchi D. 2006). Por este motivo la administración de los proyectos de manera eficiente requiere una mejora en el uso del tiempo. Una de las formas en que la administración de proyectos resuelve este tema es a través de la eficiente superposición de las actividades, como se muestra en la figura 4. Figura 4 interrelación entre procesos

Fuente: Lledo P., Rivarola G., Mecaru R. y Cucchi D. (2006)

4. CONCLUSIONES El ciclo de Deming propuesto en este artículo representa una primera aproximación a lo que se requiere para mejorar una empresa en cuanto a sus procesos, cabe resaltar que este ciclo de Deming puede ser interpretado de diferente manera, ya que el proceso va en función de cada empresa. Cada empresa maneja procesos diferentes, hoy en día estos procesos se encuentran camuflados de diferentes perspectivas, el PHVA genera un orden al interior de una empresa como se observa en la figura 1, teniendo en claro los objetivos de acuerdo a los requisitos del cliente, recopilación de datos, realizar un seguimiento y la toma decisiones, permitiendo orden y disciplina en toda una organización.

BIBLIOGRAFÍA Bocangel, G. (2018). Aumentar la productividad de la empresa proyectos y diseño DRD aplicando la metodología PHVA (Tesis para optar el título profesional de ingeniero industrial). Universidad de San Martín de Porres. Lima, Perú. Ingrande, T (2018). William Edwards Deming, el propulsor de la Calidad Total Recuperado de http://kailean.es/william-edwards-deming-el-propulsor-de-la-calidadtotal/ [Consulta: 24 julio 2019]. José. A, Miguel., D (2009). Encontrando al Kaizen: Un análisis teórico de la Mejora Continua. Artículo Escuela de graduados en Administración y dirección de empresas EGADE zona centro, Pecvnia (7), pp. 285-311. doi: Universidad de León. Project Management Institute [PMI] (2017) sexta edición. Guía del PMBOK.Chicago, EE.UU: Editorial. Project Management Institute, Inc. Rojas, M. (2015). Gerencia de la construcción, guía para profesionales. Bogotá, Colombia: Editorial. Ecoe ediciones.