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• Yanhnik Neftali Prudencio

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INSTITUTO TECNOLÓGICO DE MORELIA

FUNDAMENTOS DE AUDITORIA

CONTADOR PÚBLICO

PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORIA

ALUMNO: YANHNIK NEFTALI PRUDENCIO TZINTZUN

No. DE CONTROL: 18121059

MAESTRO: JUAN GABRIEL OCHOA DIAZ GRUPO “B”

FECHA DE ENTREGA: 07 DE ENERO DE 2021

Papeles de trabajo de auditoria ÍNDICE I. Importancia de los papeles de trabajo ................................................................. 1 Concepto ............................................................................................................ 1 Importancia ......................................................................................................... 1 II. Organización de los papeles de trabajo ............................................................. 2 Clasificación ....................................................................................................... 2 III. Elaboración del archivo permanente ................................................................. 3 Concepto de archivo permanente ....................................................................... 3 Objetivo de la elaboración del archivo permanente ............................................ 3 Contenido del archivo ......................................................................................... 3 Método de elaboración ....................................................................................... 4 IV. Supervisión de los papeles de trabajo ............................................................. 6 La supervisión .................................................................................................... 6 V. Ejemplos de ajustes y reclasificaciones ............................................................ 9 Asientos de ajuste .............................................................................................. 9 Asientos de reclasificación ................................................................................. 9 Referencias .......................................................................................................... 10

I. Importancia de los papeles de trabajo Concepto Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la información obtenida por el auditor en su revisión, así como los resultados de los procedimientos y pruebas de auditoría aplicados; con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente. Importancia La importancia radica en la información que sustentan y la utilización que de ella hacen el auditor la cual sirve para: a) Proporcionar el soporte principal del dictamen incluyendo las observaciones hechas, argumentos, etc., con que respalda el cumplimiento de la Norma de Ejecución del Trabajo que está implícita al referirse en el dictamen a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. b) Ejecutar y supervisar el trabajo, así como para capacitar a los ayudantes de Auditoría que están involucrados. c) Mediante la preparación de los papeles de trabajo en estos se deja conformada la evidencia suficiente y competente mediante la realización del examen. d) Sirve para darle seguimiento a los hallazgos determinados en su período; e) Sirven para emitir una opinión acerca de los Estados Financieros de la entidad a una fecha determinada.

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II. Organización de los papeles de trabajo Clasificación 1. - Por su uso: Papeles de uso continuo. Los papeles de trabajo pueden contener información útil para varios ejercicios (acta constitutiva, contratos a plazos mayores a un año o indefinidos, cuadros de organización, catálogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.). Por su utilidad más o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra a conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del Auditor son requeridos por varios ejercicios contables. Papeles de uso temporal. De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener información útil solo para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo menor de un año, conciliaciones bancarias, etc.); en este caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditoría del ejercicio a que se refieran. 2. - Por su contenido: ➢ ➢ ➢ ➢

Hoja de trabajo. Cédulas sumarias o de Resumen. Cédulas de detalle o descriptivas. Cédulas analíticas o de comprobación.

Aunque en diseño y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la propia imaginación, existe en el transcurso del trabajo de auditoría papeles claves cuyo contenido está más o menos definido.

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III. Elaboración del archivo permanente Concepto de archivo permanente Los archivos del auditor que contienen datos de una naturaleza histórica o continua pertinentes a la auditoría actual como son copias de actas constitutivas, estatutos, contrato de emisión de bonos y contratos.

Objetivo de la elaboración del archivo permanente El objeto de este archivo es de singular significación. Incluye datos y documentos de interés no sólo ejercicio en revisión sino a futuros ejercicios, historia de la empresa los siguientes propósitos: I.

II. III. IV.

Conocimiento por parte de personas ajenas en asuntos del cliente, pueden rápidamente conocer el desarrollo normal de operaciones financieras y económicas. Proporciona el resumen de partidas, de manera inmediata, evitando la revisión de algunos rubros; Sirve para evitar de preparar nuevas cédulas sobre rubros de poco o ningún movimiento; Agenda para separar y organizar datos especializados para auditorías subsecuente

Contenido del archivo • Historia de la empresa, expansión, financiamiento, cambio de giro, organización, etc. • Organigrama estructural y funcional de la empresa. • Escritura de constitución, modificatoria de los estatutos • Copia de contratos importantes, proyecto de distribución de excedentes convenios sindicales, etc. • Cuestionario de control y auditoría internos. • Política contable. • Copia del registro de Acciones. • Plan o catálogo de cuentas. • Procedimientos de inventarios. • Copia de Declaraciones juradas sobre impuestos. • Circularización de cuentas por pagar y cobrar, • Extractos de Actas de Junta General de Accionistas y acuerdos importantes del Directorio. • Contrato de Alquileres. • Principales formatos y papeles utilizados por el cliente, etc.

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Método de elaboración Estructura: Para la creación del archivo permanente, se debe tomar como referencia la siguiente estructura básica, la cual no es limitativa, sino por el contrario, es indicativa, por lo tanto, el contenido final de cada archivo dependerá entre otros aspectos, de la naturaleza de la entidad, sus operaciones y las necesidades de información de la Unidad de Auditoría Interna. a) Carátula La Carátula debe elaborarse de la siguiente forma: • Nombre de la entidad • Archivo Parmente • Nombre de la dependencia • México (mes y año) b) Elaboración del índice La elaboración del índice debe hacerse con base a la estructura y al análisis y clasificación de la información recopilada, cada sección del archivo permanente debe identificar los documentos que contiene, con base en el número correlativo asignado, con el fin de asegurar su fácil localización y control. c) Información general • Identificación de la dependencia (programa, proyecto, dirección etc.) • Dirección, teléfono, fax, E mail, etc. • Autoridades superiores y sus generales • Misión y visión institucional. d) Estructura organizacional • Manuales de Organización • Manuales de Funciones • Manuales de Normas y Procedimientos (operativos técnicos, recursos humanos, informática etc.) • Organigramas • Ubicación geográfica de programas y proyectos • Integración de unidades ejecutoras por programa e) Leyes y Regulaciones • Ley Orgánica • Reglamento Orgánico y reglamentos internos • Decretos, acuerdos gubernativos que regulen la entidad • Acuerdos internos, dictámenes, resoluciones etc. f) Planificación de Operaciones • Plan Operativo Anual • Planes de trabajo

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• Cronogramas de actividades • Estudios de pre y factibilidad g) Información Administrativa • Extractos de Contratos administrativos (prestamos, donaciones, fideicomisos, asistencia técnica construcción, arrendamientos, personal etc.) • Extractos de actas de Junta Directiva, de Juntas de Licitación etc.) • Principales políticas institucionales (compras, personal etc.) • Flujogramas de los procesos más importantes (compras, nóminas) • Ubicación y composición del personal h) Información Presupuestaria, Contable y Financiera • Políticas, contables y presupuestarias • Normas presupuestarias • Manuales contables • Manuales de presupuesto • Estados financieros • Estados de ejecución y liquidación del presupuesto • Informes de auditoría • Integraciones de las principales cuentas de activos y pasivos. Actualización: La actualización del archivo permanente es indispensable para que los auditores se apoyen eficientemente en el proceso de la auditoría. El archivo será de utilidad en la medida que la información que contiene esté debidamente clasificada y actualizada. La clasificación y actualización de la información del archivo permanente es una actividad que debe estar inmersa en el proceso de toda auditoría. La consulta de la información permitirá al auditor evaluar la utilidad de esta para decidir si se desecha, o si, por el contrario, debe seguir figurando. Acceso y utilización: El archivo permanente, es una de las principales fuentes de evidencia, de consulta constante por parte de los auditores, por lo tanto, su acceso o utilización debe estar normado por la Unidad de Auditoría Interna. Identificación de la información, análisis, clasificación, y archivo: Este proceso deberá delegarse a una persona de la Unidad de Auditoría Interna, quien realizará sus actividades conforme a los procedimientos que establezca el jefe de esta.

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IV. Supervisión de los papeles de trabajo La supervisión Debe ejercerse en las etapas de planeación, ejecución y terminación del trabajo. La supervisión en la etapa de planeación de la auditoria comprende: a) Análisis de los grados de experiencia y capacidad profesional de los auditores que participarán en el trabajo, para asegurarse de que son los adecuados b) La revisión del plan general de trabajo, así como la definición de los objetivos que se persiguen en el examen, con las personas que van a ejecutarlo o supervisarlo, para asegurarse de que se darán los pasos necesarios tendientes a lograr un trabajo de máxima calidad profesional. c) Discusión del plan de trabajo preparado por el auditor encargado d) Discusión y fijación del presupuesto de tiempo que va a utilizar el personal que participe en el trabajo.

La supervisión en las diferentes fases de la ejecución de la auditoria comprende: a) Revisión del programa de auditoria, preparado con base en el resultado del estudio y la evaluación del control interno, así como las modificaciones que se hagan durante el desarrollo de la auditoría. b) Explicación a los auditores, de acuerdo con el grado de experiencia que cada uno tenga, de la forma en que debe realizarse el trabajo, los elementos del cliente con que se cuenta para efectuarlo y el tiempo estimado para la realización de las pruebas de auditoria. c) Presentación de los auditores al personal del cliente con el que van a tratar y explicación de los sistemas contables, registros y demás elementos con los que van a trabajar. d) Vigilancia constante y estrecha del trabajo que están realizando los auditores, y aclaración oportuna de las dudas que les van surgiendo en el transcurso de su trabajo, evitando de esta manera que por falta de solicitud de aclaraciones se vaya a realizar un trabajo que no sea efectivo para el objetivo que se persigue. e) Control del tiempo invertido por cada uno de los auditores, analizando las variaciones contra el presupuestado. La vigilancia oportuna de estas variaciones puede detectar ineficiencias, O áreas en las que se requiera modificar el programa de auditoria. f) Revisión oportuna y minuciosa de todos los papeles de trabajo preparados por los auditores de niveles inferiores. Si las pruebas no fueron realizadas satisfactoriamente, se exigirán pruebas adicionales que deben realizarse para completar el trabajo. Esta revisión debe ser fundamentalmente del

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contenido, pero también abarca la forma en que se prepararon los papeles, para dejar constancia del trabajo en la forma más electiva posible.

La supervisión en la etapa de la terminación del trabajo comprende: a) Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que éstos están completos y de que se ha cumplido con las normas de auditoria. b) Revisión y aprobación del contador público que dictamina el informe que resulta del trabajo de auditoria realizado. En esta etapa se repasan todos los problemas importantes que se encontraron y que deben estar reflejados en los papeles de trabajo; las soluciones que se les dieron y la forma en que se reflejan en los estados financieros en el dictamen. c) Es recomendable que antes de emitir el informe, una persona del despacho, pero ajena al trabajo específico, revise los borradores y ciertos papeles, a fin de satisfacerse de que se ha cumplido con todas las normas de auditoria y que la opinión que se pretende emitir está justificada y debidamente amparada por el trabajo realizado. Debe dejarse en los papeles de trabajo evidencia de la supervisión ejercida. Es indispensable dejar evidencia de la supervisión ejercida, puesto que es necesaria para la supervisión en el nivel inmediato superior, hasta llegar al contador público que dictamina. Además, existe la posibilidad de que dicho contador tenga, en un momento dado, que probar que cumplió con las normas personales y de ejecución del trabajo correspondiente. La evidencia de la supervisión debe quedar incluida en los papeles de trabajo; sin embargo, parte de ella puede quedar en cartas al cliente o memorandos de carácter interno sobre problemas específicos.

Es recomendable dejar evidencia de la supervisión del trabajo en las siguientes formas: a) Poniendo su inicial sobre los papeles preparados por los auditores o supervisores. Es conveniente que el contador público que dictamina iníciale aquellos papeles que por su importancia lo ameriten. b) Haciendo anotaciones en papeles de trabajo, complementando las efectuadas por los auditores de menos experiencia para describir de mejor manera el trabajo efectuado y las conclusiones. c) Preparando informes sobre la actuación de los auditores en donde normalmente se indiquen los trabajos que efectuaron, la efectividad con que los hicieron, el grado de preparación técnica y el grado de capacidad alcanzada. d) Mediante cuestionarios de supervisión diseñados para diferentes niveles.

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e) Mediante la preparación de un Memorándum resumen de la revisión que ayude, tanto al personal que realiza el trabajo de auditoria, como a las diferentes personas que desarrollan funciones de supervisión, incluyendo al contador público que dictamina, a cerciorarse de que la auditoria fue realizada de acuerdo con las normas de auditoria. Este Memorándum resume información que ya se encuentra en los papeles de trabajo de la auditoria: limitaciones sobre el alcance, problemas especiales encontrados y su solución, decisiones sobre ajustes, cambios en prácticas contables, operaciones discontinuadas, situaciones irregulares, incertidumbres, contingencias y otros.

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V. Ejemplos de ajustes y reclasificaciones Asientos de ajuste Es un asiento que se propone para corregir la contabilidad y que dar lugar a modificaciones de activos y/o pasivos de las cuentas de resultados. Los ajustes permiten presentar saldos razonables mediante la depuración oportuna y apropiada de todas las cuentas que, por diversas causas, no presentan valores que puedan ser comprobados y, por ende, no denota la verdadera situación y estado actual del negocio o empresa. Por ejemplo, Si el cliente no redujo de forma adecuada el inventario en cuanto a materias primas obsoletas, el auditor puede hacer un ajuste para reflejar el valor de realización del inventario. Aunque el asiento de ajuste descubierto en la auditoria típicamente lo prepara el auditor, éstos deben ser aprobados por el cliente porque la administración tiene la responsabilidad principal por la presentación razonable de los estados financieros. Los ajustes más comunes son por: • • • • • • • • •

Omisiones Errores Usos indebidos Pérdidas fortuitas Prepagados y pre cobrados Gastos y rentas pendientes de pago y cobros, respectivamente. Desgaste de propiedad, planta y equipo Provisiones para posibles incobrables Amortización de cargos diferidos, y más.

Asientos de reclasificación Las reclasificaciones están representadas por asientos que no afectan los libros y se llevan únicamente en los papeles de trabajo. Resultan necesarios para presentar adecuadamente los estados financieros y, comprenden la transferencia o reagrupación de saldos entre cuentas del balance o entre cuentas de ingresos y gastos. Para determinar el asiento de reclasificación que se requiere, el auditor deberá asegurarse de la debida composición del saldo de la cuenta. Por lo tanto, si el saldo de la partida de obligaciones en circulación incluya algunas obligaciones que vencen el próximo año, estas deberán presentarse como pasivo circulante. El asiento que corresponde a este caso será cargo a obligaciones en circulación con abono a porción vencida de obligaciones en circulación.

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Referencias Muñoz, Iván (18 diciembre de 2018) Papeles de trabajo de auditoria. Consultado en: https://contadorestec.blogspot.com/2018/12/tema-4-papeles-de-trabajo-deauditoria.html el 14 de diciembre de 2020. Palomino, Julia (2010) Papeles de trabajo. Consultado en: http://juliaenauditoria.blogspot.com/p/papeles-detrabajo.html#:~:text=Los%20papeles%20de%20trabajo%20son,conclusiones%20c ontenidas%20en%20el%20informe el 14 de diciembre de 2020. Alatriste, Miguel (s.f.) Papeles de trabajo en una auditoria de información financiera. Consultado en: https://www.auditool.org/blog/auditoria-externa/2153-papeles-detrabajo-lo-que-todo-auditor-debeconocer#:~:text=Tom%C3%A1ndose%20en%20cuenta%20todo%20lo,Dict%C3% A1menes%20y%20Carta%20de%20observaciones.&text=Ellos%20sirven%20para %20comprobar%20que,un%20trabajo%20de%20calidad%20profesional el 14 de diciembre de 2020. Palencia Erik. (23 de noviembre del 2015) Archivo permanente. Consultado en http://erickpalenciaumg.blogspot.com/2015/11/archivo-permanente.html el 15 de diciembre de 2020 Sin autor (s.f.) Elaboración practica integral de auditoria. Consultado en https://cursos.aiu.edu/Practicas%20De%20Auditoria/PDF/Tema%205.pdf el 15 de diciembre de 2020 Eguizquida, Alfonso (s.f.) Importancia, contenido y transcendencia de los papeles de trabajo de auditoría. Consultado en file:///C:/Users/yanhn/Downloads/5546Texto%20del%20art%C3%ADculo-19223-1-10-20140317.pdf el 15 de diciembre de 2020.

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