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Modulo 3 Papel de trabajo de auditoria importancia y finalidades Identificar los diferentes etapas de planeación de auditoria Marca de auditoria (universal) evidencia y muestra tipos de muestras programa de auditoria objetivos,funciones sinbologia y cedula de auditoria modulo 4 auditoria de efecto, caja y banco auditoria de cuentas y efecto por cobrar

Papeles de trabajo Los papeles de trabajo son los archivos que guarda el auditor de los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones pertinentes a las que se llegaron en la auditoria. El auditor emplea papeles de trabajo para facilitar Su examen y proporcionar un registro de la auditoria realizada. No existe una forma standard para los papeles de trabajo. No deberá ser inflexible la forma y contenido de los papeles de trabajo. Mas bien los papeles de trabajo se diseñaran para satisfacer las preferencias del auditor relativas a conceptos tales como planeación, índices y formas de la cedula. Funciones de los papeles de trabajo: • Facilitar la preparación del informe. • Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe. • Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia del estado. • Coordinar y organizar todas las fases del trabajo. • Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de auditoria aplicados. • Servir de guía en revisiones subsecuentes. • Cumplir con las disposiciones legales. Propiedad de los papeles de trabajo Los papeles de trabajo preparados durante la auditoria, incluyendo aquellos que preparó el cliente par ale auditor, son propiedad del auditor. La única vez en que otra persona, incluyendo

el cliente, tienen derechos legales de examinar los papeles es cuando los requiere un tribunal como evidencia legal. Al término de la auditoria los papeles de trabajo se conservan en las oficinas del despacho de contadores para referencia futura. Preparación • Cliente y ejercicio a revisar • Fecha • Nombre y apellidos del sujeto • Objeto de los mismos • Cuando el auditor utilice marca o símbolo tiene que explicar su significado Contenido mínimo • Evidencia que los estados contables y demás información, sobre los que va a opinar el trabajador, están de acuerdo con los registros de la empresa. • Relación de los pasivos y activos, demostrando de cómo tiene el auditor evidencia de su existencia física y valoración. • Análisis de las cifras de ingresos y gastos que componen la cuenta de resultados. • Prueba de que el trabajo fue bien ejecutado, supervisado, revisado. • Forma el sistema de control interno que ha llevado el auditor y el grado de confianza de ese sistema y cuál es el alcance realizado para revisar las pruebas sustantivas. • Detalle de las definiciones o desviaciones en el sistema de control interno y conclusiones a las que llega. • Detalle de las contrariedades en el trabajo y soluciones a las mismas. No deben contener • No ser copia de la contabilidad de la empresa • No ser copia de los estados financieros • No ser copia de la auditoria del año pasado.

Estructura general de los papeles de trabajo Los papeles de trabajo deben contener los requisitos mínimos siguientes: • El nombre de la compañía sujeta a examen • Área que se va a revisar • Fecha de auditoria • La firma o inicial de la persona que preparó la cédula y las de quienes lleven a cabo la supervisión en sus diferentes niveles. • Fecha en que la cédula fue preparada • Un adecuado sistema de referencias dentro del conjunto de papeles de trabajo • Cruce de la información indicando las hojas donde proceden y las hojas a donde pasan • Marcas de auditoria y sus respectivas explicaciones • Fuente de obtención de la información • Los saldos ajustados en los papeles de trabajo de cada cédula analítica debe concordar con las sumarias y estas con el balance de comprobación. Tipos de papeles de trabajo En función de la fuente de la que procedan los papeles de trabajo, éstos se podrán clasificar en tres grupos: a) Preparados por la entidad auditada: Se trata de toda aquella documentación que la empresa

pone al servicio del auditor para que pueda llevar a cabo su trabajo: estados financieros, memoria, escritura, contratos, acuerdos. b) Confirmaciones de terceros: Una parte del trabajo de auditoría consiste en la verificación de los saldos que aparecen en el balance de situación a auditar. c) Preparados por el auditor: Este último grupo estará formado por toda la documentación elaborada por el propio auditor a lo largo del trabajo a desarrollar: cuestionarios y programas, descripciones, detalles de los diferentes capítulos de los estados financieros, cuentas, transacciones. Organización de los papeles de trabajo Archivos permanentes: Los archivos permanentes tienen como objetivo reunir datos de naturaleza histórica o continua relativos a la presente auditoria. Son una fuente conveniente de información sobre la auditoria que es de interés continuo de un año a otro en estos se incluye lo siguiente: • Resúmenes o copias de documentos de la compañía que son de importancia continúa como el acta constitutiva, los estatutos, los convenios legales de emisión y compra de bonos y los contratos. • Análisis de años anteriores de cuentas que tienen importancia continúa para el auditor. • Información relacionada con el conocimiento de la estructura de control interno de la compañía • Los resultados analíticos de de auditorias de años anteriores. Archivos presentes Incluyen presentes incluyen todos los documentos de trabajo aplicables al año que se esta aplicando. Existe un conjunto de archivos permanentes para el cliente y otro para el año de la auditoria. Cedula de Auditoria Es el documento o papel que consigna el trabajo realizado por el auditor sobre una cuenta, rubro, área u operación sujeto a su examen. Las cédulas de auditoria se pueden considerar de dos tipos: • Tradicionales. • Eventuales. Las tradicionales, también denominadas básicas: son aquellas cuya nomenclatura es estándar y su uso es muy común y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran las: • Cedulas sumarias: Que son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación. • Cedulas analíticas: En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cédula sumaria. Las cedulas eventuales: No obedecen a ningún tipo de patrón estándar de nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser cédulas de observaciones, programa de trabajo, cedulas de asientos de ajuste, cedulas de reclasificaciones, confirmaciones, cartas de salvaguarda, cédulas de recomendaciones, control de tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre muchos más tipos de cedulas que pudieran presentarse. Las marcas de auditoria Son aquellos símbolos convencionales que el auditor adopta y utiliza para identificar, clasificar y dejar constancia de las pruebas y técnicas que se aplicaron en el desarrollo de una auditoria. Son

los símbolos que posteriormente permiten comprender y analizar con mayor facilidad una auditoria. Objetivos de las marcas de auditoria. Entre los objetivos de las marcas de auditoria tenemos: • Dejar constancia del trabajo realizado. • Facilitar el trabajo y ayudar a que se aproveche al máximo el espacio de la cédula, pues evitan describir detalladamente las actividades efectuadas para la revisión de varias partidas. • Agilizar la supervisión, ya que permiten comprender de inmediato el trabajo realizado. • Identificar y clasificar las técnicas y procedimientos utilizados en la auditoria.

Clasificación de las marcas de auditoria Por las características especiales de cada una, las marcas de auditoria pueden ser de dos tipos: Marcas de auditoria estándar: Las marcas estándar se utilizan para hacer referencia a técnicas o procedimientos que se aplican constantemente en las auditorias y son interpretadas de la misma manera por todos los auditores que las emplean. Son de utilización y aceptación general. Marcas de auditoria específicas: Las marcas específicas no de uso común; en la medida en que se adopten deberán integrarse al índice de marcas correspondiente y señalarse con toda claridad al pie o calce de los papeles de trabajo. Estas dependen de cada auditoria específica y según el usuario. No son las mismas marcas en una empresa que en otra, ni son las mismas en un tipo de auditoria que en otro. ETAPAS PARA EL DESARROLLO DE LA AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS. Son tres etapas a considerar en un trabajo de examen de estados financieros a practicar por un contador publico independiente: preliminar, intermedia y final. ETAPA PRELIMINAR. a. Objetivo: La etapa preliminar en una auditoria de estados financieros tiene como objetivo identificar y sentar las bases sobre las cuales se llevara a cabo un examen de estados financieros. b.

c.

d.

Esta etapa se inicia, de hecho, desde el momento mismo en que un contador publico independiente es llamado por el dueño o representante legal de una entidad para solicitarle sus servicios. De este modo el contador publico establecera un primer contacto con la entidad a auditar y procedera, en seguida, a efectuar n estudio y evaluación de la organización, de sus sistemas y procedimientos, de su sistema de control interno, del análisis de sus factores clave de operación. Una vez que los servicios han sido formalmente aceptados y contratados, el contador publico procedera a efectuar la planeacion definitiva de su auditoria. En esta etapa se diseñaran las cedulas e auditoria a utilizar durante la revisión, se entregaran a ola entidad aquellas que puedan ser llenadas por su personal, se programara la asignación de auditores y las tareas que se les encomendaran. Se elaboraran los programas de auditoria a utilizar. PROGRAMAS DE AUDITORIA: Durante el desarrollo de la etapa preliminar conveniente que el auditor desarrolle los programas especificos de auditoria que van a ser utilizados durante la revisión; ello a efecto de conectar el conocimiento que hasta ese momento se tiene de la entidad con los elementos técnicos de que se dispondra para auditarla. IINFORME DE SUGERENCIAS: Derivado de todos los estudios, análisis, evaluaciones e investigaciones llevados a cabo por el auditor, durante esta etapa preliminar y la planeacion en conjunto de la auditoria, ya debio de haberse hecho de un conocimiento de la entidad y de sus debilidades en materia de control y en su operación.

ETAPA INTERMEDIA.

a.

OBJETIVO: Efectuar pruebas de los registros, procedimientos y explicaciones dadas por el cliente con el propósito de determinar el grado de confianza que se puede tener en ellos. Iniciar los trabajos de auditoria de resultados de operación y otras a fin de reducir la carga de trabajo en la etapa final.

b.

DESARROLLO: En esta etapa se efectuaran pruebas que permitan corroborar la calidad del control interno existente en la entidad; pruebas que serviran de base para determinar el alcance del examen a practicar y la oportunidad en la aplicación de los procedimientos de auditoria. Se definira el plan de muestreo a seguir. Es practica comun que durante la etapa intermedia de un trabajo de revisión de información financiera, ademas de los señalado en el parrafo precedente, se inicie en si la auditoria partiendo del examen de las transacciones efectuadas durante los primeros meses de operación.

c.

EXCEPCION: No olvidar que un examen intermedio de información financiera se da cuando el contador publico es contratado con oportunidad; es decir, durante el ejercicio que sera examinado, como en el ejemplo apuntado al inicio de este capitulo. En aquellos casos en que el contador publico es contratado despues de haber concluido el ejercicio fiscal a examinar, y por ende su labor inicia durante el ejercicio siguiente, ya no se dara la oportunidad de un examen intermedio. Se estara ante el caso de una auditoria de estados financieros a practicar en dos etapas: preliminar y final.

ETAPA FINAL. a. OBJETIVO: Concluir con el trabajo de auditoria en su conjunto.

b.

En virtud de que durante la etapa intermedia ya se revisaron algunos meses de transacciones (ingresos, costos y gastos), procede en la etapa final el examen de los meses que quedaron pendientes de revisión. En esta etapa, y por lo que se refiere a las transacciones del ejercicio en su conjunto, independientemente del examen realizado sobre todas las partidas que integran todo ese universo, procede efectuar pruebas globales de dichas transacciones para cerra el circulo de la revisión de este aspecto. Se llevaran a cabo pruebas de corte para cerciorarse que las transacciones han sido registradas en el periodo a que corresponden. Debido a que las transacciones mas criticas son las registradas durante los ultimos dias cercanos a la fecha del balance general, las pruebas de corte deben ser dirigidas a tales transacciones. DESARROLLO:

c.

CIERRE DE AUDITORIA.

Discusión de ajustes y reclasificaciones. Durante el desarrollo de la auditoria el contador publico ha determinado la necesidad de que la entidad auditada da efecto a ajustes y reclasificaciones en su contabilidad a efecto de que sus estados financieros reflejen una razonable situación financiera y resultados de operación. Toca al auditor en este momento presentar a la consideración de la administración la propuesta de sus ajustes y reclasificaciones, discutirlos y, una vez aceptados, registrarlos.

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos17/auditoria/auditoria.shtml#etapas#ixzz4Vn5HrnkT

www.monografias.com

Procedimientos y técnicas de auditoria Papeles de trabajo 1. 2. 3. 4. 5.

Introducción Definición de técnica de auditoria Definición de procedimiento de auditoria Diferencia entre técnica y procedimiento de auditoria Naturaleza, alcance y oportunidad de aplicación

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Ejemplos prácticos Definición de papeles de trabajo Objetivo e importancia Preparación, contenido y estructura general Naturaleza, confidencialidad y propiedad de los papeles de trabajo Clases de papeles de trabajo Marcas de auditoria e índices de referencia Archivos Relación de los papeles de trabajo con las técnicas y procedimientos Conclusiones Bibliografía

INTRODUCCION A través de este trabajo, desarrollaremos una visión general sobre las Técnicas y Procedimientos de Auditoria, así como de Papeles de Trabajo, observaremos los objetivos y alcances de los Papeles de Trabajo dentro de la Auditoria en las empresas. Por medio de dicha visión crearemos las bases para un análisis y estudio de la Auditoría como herramienta administrativa y financiera para encontrar errores y fraudes en las empresas y diferentes entes económicos donde en un futuro laboremos como Contadores Públicos y Auditores. 1. DEFINICIÓN DE TÉCNICA DE AUDITORIA Son los métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener la evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones, su empleo se basa en su criterio o juicio, según las circunstancias. Es un método o detalle de procedimiento, esencial en la práctica acertada de cualquier ciencia o arte. En la auditoria. Las técnicas son métodos accesibles para obtener material de evidencia. 2. DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA Los procedimientos de auditoria son: el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos o circunstancias relativas a los estados financieros. 3. DIFERENCIA ENTRE TECNICA Y PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA Las técnicas son las herramientas de trabajo del Contador Público y los procedimientos la combinación que se hace de esas herramientas para un estudio particular. Las técnicas y los procedimientos están estrechamente relacionados. Si las técnicas son desacertadas, la auditoria no alcanzará las normas aceptadas de ejecución. 4. NATURALEZA, ALCANCE Y OPORTUNIDAD DE APLICACIÓN La naturaleza se refiere al tipo de procedimiento que se va a llevar acabo, el alcance es la amplitud que se da a los procedimientos, es decir, la intensidad y profundidad con que se aplican prácticamente. Y lo referente a lo que es la oportunidad es la época en que deben aplicarse los procedimientos al estudio de partidas específicas. 5. EJEMPLOS PRACTICOS 5.1. TECNICA TÉCNICA DE TASCOI Mediante el TASCOI el equipo auditor establece la identidad en uso de la organización, con el propósito de determinar 1. ¿Qué hace realmente la entidad?, 2. ¿Cómo lo hace?, 3. ¿Para qué lo hace?, 4. ¿Quiénes son sus propietarios?

5. ¿Cuáles sus clientes? La información para su construcción la obtiene el auditor a través de entrevistas con los directivos de la entidad auditada. La estructura de la herramienta TASCOI es la siguiente: Transformación: Se refiere a las actividades que la organización hace en el día a día para producir sus bienes y/o servicios. Actores: Son las personas o funcionarios de la organización que hacen la transformación. Suministradores o Proveedores: son las personas que proporcionan los recursos, información e insumos para hacer la transformación. Clientes o Usuarios: Son todas aquellas personas a quienes van dirigidos los productos, bienes o servicios que transforma la organización. Owners o Dueños: Son quienes pueden decidir cambios en la transformación de la organización, por ejemplo el gerente, el director, las juntas o consejos directivos. Intervinientes: Son aquellas instituciones del entorno que regulan a las organizaciones que transforman o agregan valor 5.2. PROCEDIMIENTO ASIENTOS DE AJUSTE Los asientos que se hagan de tiempo en tiempo durante el transcurso de la auditoria, deben tener explicaciones suficientemente extensas y detalladas para que cualquier persona que no este familiarizada con las transacciones a que se refieren, pueda comprenderlos. Por ejemplo, no debe hacerse un asiento que diga: “Para ajustar cargo de Los tres, S.A.”, sino más bien: “Para corregir cargo por un ventilador eléctrico, según factura a Los tres, S.A. del 10 de agosto del 2004, comprobante 861”. Esto hará posible que si el cliente pide el comprobante clasificado equívocamente pueda encontrársele con facilidad, ya sea que se haya archivado por orden alfabético o numérico. 6. DEFINICION DE PAPELES DE TRABAJO Son el conjunto de cédulas y documentación fehaciente que contienen los datos e información obtenidos por el auditor en su examen, así como la descripción de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinión que emite al suscribir su informe. 7. OBJETIVO E IMPORTANCIA El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de auditoria generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la auditoria del año actual son una base para planificar la auditoria, un registro de las evidencias acumuladas y los resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditoria, y una base de análisis para los supervisores y socios. Los objetivos fundamentales de los papeles de trabajo son:  Facilitar la preparación del informe.  Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.  Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia del estado.  Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.  Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de auditoria aplicados.  Servir de guía en revisiones subsecuentes.  Cumplir con las disposiciones legales.

Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el contador público debe conceder importancia a la preparación de los papeles de trabajo. Para cumplir con esta finalidad, debe en primer término, efectuar un trabajo completo y libre de información superflua y organizar los papeles de trabajo en forma tal que facilite la rápida localización y entendimiento fácil por parte de otras personas. Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara los datos significativos contenidos en los registros, los métodos de comprobación utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formación de una opinión y preparación del informe. Además, deben identificar claramente las expresiones informativas y los elementos de juicio o criterio. Cualquier información o cifras contenidas en el informe del contador público deberán estar respaldadas en los papeles de trabajo. A medida que el profesional avanza en su trabajo debe considerar los problemas que pueden presentarse en la preparación de su informe y anticiparse a incluir en los papeles de trabajo, los comentarios y explicaciones pertinentes. Se deben hacer amplios comentarios explicativos a cualquier planilla o análisis preparado durante el trabajo. Los papeles de trabajo no están limitados a información cuantitativa, por consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en forma completa el trabajo efectuado por el contador público, las razones que le asistieron para seguir ciertos procedimientos y omitir otros y su opinión respecto a la calidad de la información examinada, lo razonable de los controles internos en vigor y la competencia de las personas responsables de las operaciones o registros sujetos a revisión. Estos también deben ser revisados por los supervisores para determinar lo adecuado y eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a supervisión. En tales revisiones, los papeles de trabajo deberán hablar por sí mismos; estar completos, legibles y organizados sistemáticamente, de tal manera que no sean necesarias informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de quien los preparó. Debe tenerse presente que muchas veces, el informe no es preparado por la persona que efectuó el examen sino por un supervisor, quien debe estar en condiciones de cumplir con su cometido sin la necesidad de interrogar continuamente al auxiliar responsable de la elaboración de los papeles de trabajo. 8.

PREPARACION, CONTENIDO Y ESTRUCTURA GENERAL 8.1. PREPARACION DE PAPELES DE TRABAJO  cliente y ejercicio a revisar  fecha  nombre y apellidos del sujeto  objeto de los mismos  cuando el auditor utilice marca o símbolo tiene que explicar su significado 8.2. CONTENIDO MÍNIMO DE LOS PAPELES  Evidencia que los estados contables y demás información, sobre los que va a opinar el trabajador, están de acuerdo con los registros de la empresa.  Relación de los pasivos y activos, demostrando de cómo tiene el auditor evidencia de su existencia física y valoración.  Análisis de las cifras de ingresos y gastos que componen la cuenta de resultados.  Prueba de que el trabajo fue bien ejecutado, supervisado, revisado.  Forma el sistema de control interno que ha llevado el auditor y el grado de confianza de ese sistema y cuál es el alcance realizado para revisar las pruebas sustantivas.  Detalle de las definiciones o desviaciones en el sistema de control interno y conclusiones a las que llega.  Detalle de las contrariedades en el trabajo y soluciones a las mismas.

NO DEBEN CONTENER:  no ser copia de la contabilidad de la empresa  no ser copia de los estados financieros  no ser copia de la auditoria del año pasado. 8.3. ESTRUCTURA GENERAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo deben contener los requisitos mínimos siguientes:  El nombre de la compañía sujeta a examen  Área que se va a revisar  Fecha de auditoria  La firma o inicial de la persona que preparó la cédula y las de quienes lleven a cabo la supervisión en sus diferentes niveles.  Fecha en que la cédula fue preparada  Un adecuado sistema de referencias dentro del conjunto de papeles de trabajo  Cruce de la información indicando las hojas donde proceden y las hojas a donde pasan  Marcas de auditoria y sus respectivas explicaciones  Fuente de obtención de la información  Los saldos ajustados en los papeles de trabajo de cada cédula analítica debe concordar con las sumarias y estas con el balance de comprobación. PREGUNTAS SOBRE LOS PAPELES DE TRABAJO  ¿La información que contienen los papeles es necesaria para auditoria?  ¿se puede presentar esta información de forma mejor?  ¿debe darse algún dato más para su comprensión? 9. NATURALEZA, CONFIDENCIALIDAD Y PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO 9.1. NATURALEZA Los papeles de trabajo son diseñados y organizados para cumplir con las circunstancias y las necesidades del auditor para cada auditoria en particular. El uso de papeles de trabajo estandarizados (por ejemplo, listas de control, cartas machote, organización estándar de papeles de trabajo) puede mejorar la eficiencia con que son preparados y revisados dichos papeles de trabajo. Facilitan la delegación de trabajo a la vez que proporcionan un medio para controlar su calidad. 9.2. CONFIDENCIALIDAD De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad respaldan y comprueban los balances y los estados financieros de las empresas, así también los papeles de trabajo constituyen la base del dictamen que el contador público rinde con relación a esos mismos balances y estados financieros. Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo hace a través de los estados financieros que ha preparado, y no mediante los libros y registros contables o procedimientos administrativos. El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo tanto no revelará ninguna información confidencial que haya obtenido en el curso de una auditoria profesional excepto con el consentimiento del cliente. Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional puede recurrir -y en algunos casos se ve obligado-, a presentar sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena fe, como de la corrección técnica de sus procedimientos para llegar a su dictamen.

9.3. PROPIEDAD Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, él los preparó y son la prueba material del trabajo efectuado; pero, esta propiedad no es irrestricta ya que por contener datos que puedan considerarse confidenciales, esta obligado a mantener absoluta discreción respecto a la información que contienen. Es decir, los papeles de trabajo son del auditor, pero queda obligado al secreto profesional que estipula no revelar por ningún motivo los hechos, datos o circunstancias de que tengan conocimiento en el ejercicio de su profesión (a menos que lo autorice él o los interesados y salvo los informes que obligatoriamente establezcan las leyes respectivas). 10. CLASES DE PAPELES DE TRABAJO Se les acostumbra clasificar desde dos puntos de vista: Por su uso  Papeles de uso continuo.  Papeles de uso temporal. Por su contenido  Hoja de trabajo.  Cédulas sumarias o de Resumen.  Cédulas de detalle o descriptivas.  Cédulas analíticas o de comprobación. 10.1. POR SU USO: Los papeles de trabajo pueden contener información útil para varios ejercicios (acta constitutiva, contratos a plazos mayores a un año o indefinidos, cuadros de organización, catálogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.). Por su utilidad más o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del auditor son requeridos por varios ejercicios contables. De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener información útil solo para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo menor de un año, conciliaciones bancarias, etc.); en este caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditoria del ejercicio a que se refieran. 10.2. POR SU CONTENIDO: Aunque en diseño y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la propia imaginación, existe en la secuela del trabajo de auditoria papeles clave cuyo contenido esta más o menos definido. Se clasificarán de acuerdo a la fase de la auditoria, ya sea de planificación o ejecución del trabajo. Entre estos están:  Planificación de auditoria  Hojas de trabajo  Cédulas sumarias o de resumen  Cédulas de detalle  Cédulas narrativas  Cédulas de hallazgos  Cédulas de notas  Cédulas de marcas Papeles de trabajo preparados y/o proporcionados por el área auditada. Entre los que figuran:  Estados financieros  Conciliaciones bancarias  Manuales

 Organigramas  Planes de trabajo  Programación de actividades  Informes de labores Papeles de trabajo obtenidos de otras fuentes. Son los documentos preparados u obtenidos de fuentes independientes al área auditada. Algunos de estos son:  Confirmaciones de saldos  Interpretaciones auténticas y normativa publicada  Decretos de creación de unidades  Opiniones Jurídicas  Opiniones Técnicas Las cédulas de auditoria se pueden considerar de dos tipos:  Tradicionales.  Eventuales. Las tradicionales, también denominadas básicas, son aquellas cuya nomenclatura es estándar y su uso es muy común y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran las:  Cedulas sumarias.- Que son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación.  Cedulas analíticas.- En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cédula sumaria. Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por cobrar a clientes informará, por grupos homogéneos, los tipos de clientela que tiene la entidad sujeta a auditoria: clientas mayoreo, clientes gobierno, así como el saldo total de cada grupo. Las cédulas analíticas se harán una por cada tipo de clientela, señalando en ellas como está conformado el saldo de cada grupo. Las eventuales no obedecen a ningún tipo de patrón estándar de nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser cédulas de observaciones, programa de trabajo, cedulas de asientos de ajuste, cedulas de reclasificaciones, confirmaciones, cartas de salvaguarda, cédulas de recomendaciones, control de tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre muchos más tipos de cedulas que pudieran presentarse. 11. 11.1.

MARCAS DE AUDITORIA E INDICES DE REFERENCIA MARCAS DEL TRABAJO REALIZADO Para facilitar la trascripción e interpretación del trabajo realizado en la auditoria, usualmente se acostumbran a usar marcas que permiten transcribir de una manera práctica y de fácil lectura algunos trabajos repetitivos. Por ejemplo; la actividad de cotejar cifras que provienen de los registros auxiliares contra los auxiliares mismos, se pueden dejar transcrita en los papeles de trabajo, anotando una marca cuyo significado fuera justamente el de haber verificado las cifras correspondiente contra el auxiliar relativo. En la práctica la utilización de marcas de trabajo realizado es de lo más común y facilita por un lado la trascripción del trabajo que realiza el auditor ejecutante, y por otro la interpretación de dicho trabajo como el proceso de revisión por parte del supervisor. También en la práctica debido a que hay ciertos trabajos repetitivos de una manera constante se decide periódicamente establecer una marca estándar, es decir, una marca que signifique siempre lo mismo. La forma de las marcas deben ser lo mas sencillas posibles pero a la vez distintiva, de manera que no haya confusión entre las diferentes marcas que se usen en el trabajo. Normalmente las marcas se transcriben utilizando color rojo o

azul, de tal suerte que a través del color se logre su identificación inmediata en las partidas en las que fueron anotadas. MARCAS DE AUDITORIA SIMBOLO

SIGNIFICADO

Ù

Sumado (vertical y horizontal) Cumple con atributo clave de control Cotejado contra libro mayor Cotejado contra libro auxiliar Verificado físicamente Cálculos matemáticos verificados Comprobante de cheque examinado Cotejado contra fuente externa Nota explicativa

£ ? ¥ » W @ A-Z N/A H1-n C/I1-n P/I

Procedimiento no aplicable Hallazgo de auditoria Hallazgo de control interno Papel de trabajo proporcionado por la Institución

11.2. INDICES DE REFERENCIA Para facilitar su localización, los papeles de trabajo se marcan con índices que indiquen claramente la sección del expediente donde deben ser archivados, y por consecuencia donde podrán localizarse cuando se le necesite. En términos generales el orden que se les da en el expediente es el mismo que presentan las cuentas en el estado financiero. Así los relativos a caja estarán primero, los relativos a cuentas por cobrar después, hasta concluir con los que se refieran a las cuentas de gastos y cuentas de orden. Los índices se asignan de acuerdo con el criterio anterior y pueden usarse para este objeto, números, letras o la combinación de ambos. A continuación se presenta un ejemplo de índices usando el método alfabéticonumérico por ser el de uso mas generalizado en la práctica de la auditoria. En este sistema las letras simples indican cuentas de activos, las letras dobles indican cuentas de pasivo y capital y las decenas indican cuentas de resultados: La letra o número: Para las cuentas de: A

Caja y bancos

B

Cuentas por cobrar

C

Inventarios

U

Activo fijo

W

Cargos diferidos y otros

AA

Documentos por pagar

BB

Cuentas por pagar

EE

Impuestos por pagar

HH

Pasivo a largo plazo

LL

Reservas de pasivo

RR

Créditos diferidos

SS

Capital y reservas

10

Ventas

20

Costos de ventas

30

Gastos generales

40

Gastos y productos financieros

50

Otros gastos y productos.

12. ARCHIVOS Para la conservación de los papeles de trabajo se reconocerán tres tipos de archivos: permanente, general y corriente. Las características y usos de cada tipo son las siguientes: 12.1.

PERMANENTE

Contendrá información útil para el auditor en futuros trabajos de auditoría por ser de interés continuo y cumplirá los siguientes propósitos:  Recordar al auditor las operaciones y/o partidas que se aplican por varios años.  Proporcionar a los nuevos miembros del personal un resumen rápido de las políticas, organización y funciones de las diferentes unidades de la Corte de Cuentas de la República y leyes aplicables. Entre la información que contendrá el archivo permanente está:  Leyes y normas  Organigramas  Políticas y manuales  Detalle de personal clave de la Corte 12.2. GENERAL Contendrá los papeles acumulados durante el desarrollo de la auditoria y que podrán ser utilizados para períodos subsecuentes. Entre los que están:  Estados financieros  Planes anuales de trabajo  Programas de auditoria  Hojas de trabajo  Borrador e informe final de cada examen 12.3. CORRIENTE Acumulará todas las cédulas relacionadas con las diferentes pruebas realizadas a cada una de las cuentas o áreas específicas y corresponden al período sujeto a examen. Constituyen el respaldo o evidencia de cada examen y del cumplimiento a las normas de auditoria. 13. RELACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO CON LAS TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS La relación que hay entre papeles de trabajo con técnicas y procedimientos, es que por medio de estas vamos a obtener la información y evidencia necesaria para su correcta elaboración, ya que dentro de las técnicas tenemos: Ocular, Verbal, Escrita, Documental, Inspección Física. Y a la combinación de dos o más de estas técnicas o conjugación de dos o más procedimientos de Auditoria derivan los programas de auditoria y al conjunto de programas de auditoria se le denomina Plan de Auditoria.

14.

EJEMPLO PRACTICO AUDITORIA DE CAJA Y BANCOS

LA INDUSTRIA, S.A. SUMARIO DE CAJA Y BANCOS Periodo al 31 de Diciembre del 2004 (en quetzales)

Saldo Contabilidad 31-12-04 Caja General Caja Chica Banco Promotor, S.A. Monetarios Banco de Occidente, S.A. Ahorro Totales

Q10,000.00 Q2,000.00

PT: _______A Hecho Por: Grupo Nueve Fecha: 02-03-2005

Ajustes y/o Reclasifaciones Debe Haber Q2,500.00 Q945.00 Q895.00

Saldo Anterior 31-12-04

REF.

Q7,500.00

A/1 A/2

Q160.00

Q25,000.00

Q6,000.00

Q3,000.00

Q28,000.00

A/3

Q3,000.00 Q40,000.00

Q900.00 Q6,900.00

Q3,900.00 Q39,560.00

A/4

Q7,340.00

De acuerdo con los procedimientos de Auditoria aplicaciones al rubro de Caja y Bancos al 31-12-04 Podemos concluir que el saldo es razonable de conformidad con PCGA. f) _____________________ AUDITOR = Sumado = Cotejado contra Mayor

EMPRESA: LA INDUSTRIA, S.A. AREA DE AUDITORIA: CAJA Y BANCOS PERIODO AUDITADO: al 31 de Diciembre del 2004 PROCEDIMIENTO DESCRIPCION OBJETIVOS Comprobar la autenticidad de los fondos de efectivo y de las cuentas bancarias propiedad 1 de la empresa. Determinar si dentro de este rubro del balance, se presentan todos los fondos y 2 cuentas disponibles propiedad de la empresa. Verificar su adecuada presentación en el 3 Balance General PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA 1 Arqueo 2 Confirmación Bancaria 3 Conciliación de saldos 4 Estudio y Análisis del movimiento 5 Corte de ingresos y egresos 6 Revisión de transferencias entre bancos 7 Examen de hechos y transacciones posteriores Verificación de la valuación en moneda 8 nacional 9 Verificación de la valuación en moneda

HECHO POR

PT: _______AA Hecho Por: Grupo Nueve Fecha: 02-03-2005 REF. A P.T.

extranjera

No. A-1 ARQUEO DE CAJA GENERAL EMPRESA: LA INDUSTRIA, S.A. FECHA: 02-032005 AUDITOR: Grupo Nueve 1. EFECTIVO BILLETES DENOMINACION Q100.00 Q50.00 Q20.00 Q10.00 Q6.00 Q1.00 Q0.50 MONEDAS Q1.00 Q0.50 Q0.25 Q0.10 Q0.05 Q0.01

RECEPTOR: Jacinto López HORA DE ARQUEO: 11:00 Hrs.

CANTIDAD VALOR 40 Q4,000.00 Q0.00 Q0.00 Q0.00 Q0.00 Q0.00 Q0.00 SUB-TOTAL……………...…. 2000

CHEQUES DE EMPLEADOS Leopoldo Portillo Q1,000.00 Panfilo Reyes Q500.00 Total documentos

Q2,000.00 Q0.00 Q0.00 Q0.00 Q0.00 Q0.00 SUB-TOTAL………………... TOTAL DE EFECTIVO

Q1,500.00

Q4,000.00

Q2,000.00 Q6,000.00

arqueados total efectivo y documentos Monto sobre contabilidad Faltante de caja general

Q7,500.00 Q10,000.00 Q2,500.00

A 15 minutos después de iniciado el arqueo le fue devuelto al Sr. Jacinto López la totalidad de efectivo y documentos a su entera satisfacción. f) ____________________ AUDITOR

f) ____________________ CAJERO GENERAL Jacinto López

= Documentos verificados = Libros de contabilidad examinados = Sumado

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EMPRESA: LA INDUSTRIA, S.A. AREA DE AUDITORIA: CAJA Y BANCOS

PT: _______AAA

PERIODO AUDITADO: al 31 de Diciembre del 2004

Hecho Por: Grupo Nueve Fecha: 02-03-2005

DESCRIPCION

SI

NO

N/A

OBSERVACIONES

Segregación de funciones (Separación de labores?) Fianzas de fidelidad? Firmas autorizadas -Fimas mancomunadas? Limites de pago? Depósitos diarios? Arqueo periódico y Conciliaciones regulares? Control sobre la recepción de ingresos diarios? Control efectivo de disponibilidad? f)___________________________ AUDITOR

No. A-2 ARQUEO DE CAJA CHICA EMPRESA: LA INDUSTRIA, S.A. RECEPTOR: Luis Rabe FECHA: 02-03-2005 HORA DE ARQUEO: 11:30 Hrs. AUDITOR: Grupo Nueve 1. EFECTIVO BILLETES DENOMINACION Q100.00 Q50.00 Q20.00 Q10.00 Q6.00 Q1.00 Q0.50 MONEDAS Q1.00

CANTIDAD 4

50

VALOR Q400.00 Q0.00 Q0.00 Q0.00 Q0.00 Q0.00 Q0.00 SUB-TOTAL……………...…. Q50.00

Q400.00

Q0.50 Q0.25 Q0.10 Q0.05 Q0.01

Cheques del Sr. Rabe Comprobanes de gastos

Q0.00 Q0.00 Q0.00 Q0.00 Q0.00 SUB-TOTAL………………...

Q50.00

TOTAL DE EFECTIVO

Q450.00

Q900.00 Q700.00

Total documentos arqueados

Q1,600.00

total efectivo y documentos -) Doctos de abono -) Funcionarios y empleados

Q2,050.00

-) Funcionarios y empleados Total doctos. De legitimo abono

Q900.00 Q45.00

Monto sobre contabilidad Faltante de caja chica

Q945.00 Q1,105.00 Q2,000.00 Q895.00

Hago constar que los fondos fueron verificados y devueltos al señor Rabe a su entera satisfacción f) ____________________ AUDITOR

f) ____________________ ENCARGADO Jacinto López

= Sumado = Documentos verificados

CONCILIACION BANCARIA

LA INDUSTRIA, S.A.

PT.: A-3 Hecho Por: Grupo Nueve

al 31 de diciembre del 2004

Fecha: 02/03/2005 MONTO

(+)

(+)

Saldo según contabilidad Cheques en Circulación No. Fecha 0025 10-05-04 0075 11-11-04 0080 25-12-04 0082 28-12-04 Notas de Cargo EL SIC

Q20,000.00

Beneficiario MICIVI Paginas amarillas Empresa Electrica Telgua

Q6,000.00 Q4,000.00 Q2,000.00 Q1,750.00 Q3,250.00

Q13,750.00

(-)

(-) (-)

EMETRA Deposito en transito Los pasaco El FRG La Sexta Nota de cargo Cheques rechazados S/conciliación S/Banco

Q500.00 Q500.00 Q250.00 Q250.00

.

Q3,750.00

Q1,000.00 Q500.00 Q3,000.00 Q42,000.00 Q42,000.00

f) ____________________ AUDITOR = Sumado = diferencia verificada

LA INDUSTRIA, S.A. LIBRETA DE AHORRO

PT.: ______A-4______ Hecho Por: _Grupo Nueve

al 31 de diciembre del 2004 expresado en quetzales

Fecha: _02/03/2005_____

Libreta No. XXXX Cuenta No. XXXX

Fecha

Nombre: ___________________

Concepto

30/06/2004

31/12/2004

Saldo según Banco

Retiro

Deposito

Saldo

Q15,000.00

Q15,000.00

Q900.00

Q15,900.00

= Confirmado por el banco

f) ____________________

AUDITOR

LA INDUSTRIA, S.A. HOJA DE AJUSTES y/o

PT.: A-5 Hecho Por: Grupo Nueve

RECLASIFICACIONES

Fecha:

02/03/2005

al 31 de diciembre del 2004 (en quetzales) DEBE P · 1 -------------------------X----------------------------Funcionarios y empleados Caja general

Q2,500.00 Q2,500.00 Q2,500.00

P · 2 -------------------------X----------------------------Funcionarios y empleados Caja Chica

Q945.00

Q3,000.00

Q900.00 Q900.00

Q895.00 Q895.00 Q895.00

P · 6 -------------------------X----------------------------Caja y Bancos Cuentas por pagar

Q3,000.00

Q900.00 Q900.00

P · 5 -------------------------X----------------------------Funcionarios y empleados Caja Chica

Q945.00

Q3,000.00 Q3,000.00

P · 4 -------------------------X----------------------------Banco (Occidente) Intereses Producto

Q2,500.00

Q945.00 Q945.00

P · 3 -------------------------X----------------------------Cuentas por cobrar Cheques rechazados Banco (Promotor)

HABER

Q895.00

Q6,000.00 Q6,000.00

Q6,000.00

Q6,000.00

f) ____________________ AUDITOR

CONCLUSIONES Hacemos énfasis en la importancia de la Auditoría como herramienta gerencial para la toma de decisiones y para poder verificar los puntos débiles de las organizaciones con el fin de tomar medidas y precauciones a tiempo. Observamos que el riesgo de los auditores se centra en concluir y opinar que los estados financieros tomados en conjunto están presentados razonablemente, cuando en realidad no lo están, esto sucede si las bases que se toman (Papeles de Trabajo), para poder fundamentar dichas conclusiones, carecen de técnicas y procedimientos de Auditoria, los cuales le dan la confiabilidad necesaria. Un trabajo es reconocido cuando es de calidad, para que la auditoría sea considerada por el administrador como actividad indispensable es necesario que los informes de los auditores sean Útiles, relevantes y confiables, lo cual se logra a través de aplicación adecuada de Técnicas y Procedimientos de Auditoria en la recopilación de información. Por lo cual concluimos, que la base esencial para una Auditoria confiable, es el conocimiento y aplicación adecuada de Técnicas y Procedimientos de Auditoria, en la elaboración de Papeles de Trabajo. BIBLIOGRAFIA 1. Auditoria Moderna Autor: Richard E. Ziegler & Walter G. Kell Impresora Rodelo, S.A. Edición 3ra. México, D.F. 2. Manual del Contador Tomo I y II Autor: W.A. Paton Unión Tipografía Editorial Edición 1983 México, D.F. 3. Normas de Auditoria Norma 2 Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores Edición 1992 Guatemala, Guatemala 4. Normas Internacionales de Auditoria Norma 230 y 520 Federación Internacional de Contadores 5. Procedimientos y Técnicas de Auditoria Libro I y II Autor: Mario Leonel Perdomo Salguero Ediciones Contables Administrativas Edición 2005 Guatemala, Guatemala

Jorge Rene Quiñonez Folgar [email protected]